Kitabı oku: «Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial. ADGG0408»

Capítulo 1

Gestión auxiliar de documentación administrativa básica

Contenido

1. Introducción

2. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas

3. Documentos administrativos en la gestión de la compraventa

4. Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal

5. Otros documentos administrativos y empresariales

6. Operaciones informáticas de facturación y nóminas

7. Resumen

1. Introducción

En el ámbito empresarial y, más concretamente, desde el punto de vista administrativo, la actividad se caracteriza por tener como base fundamental la documentación.

Se puede afirmar por ello que los documentos administrativos se consideran el fundamento de los actos llevados a cabo por la organización y que, por ende, una adecuada gestión de los mismos se considera una labor importante.

En el presente capítulo, se van a estudiar los documentos administrativos más habituales de la Administración pública y, más profundamente, los relacionados con la empresa privada, analizando su estructura, sus funciones y sus características.

Asimismo, se estudiará la forma de gestionar toda esta documentación de manera informatizada.

2. Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas

La documentación administrativa utilizada en las entidades públicas y privadas difiere una de otra. Por ello, se va a describir por separado cada una de ellas.

2.1. Entidades públicas. Administración pública

A continuación, se van a desarrollar algunos aspectos relevantes de la documentación de la Administración pública.

Elementos

Con carácter general, los elementos que conforman la estructura de los documentos de la Administración pública son:

1 Encabezamiento: parte inicial, contiene el título del documento al que se refiere (solicitud, acuerdo, alegación, etc.) y datos identificativos tales como datos personales, número de expediente, asunto, referencias, etc.Ejemplo: Como encabezamiento de una resolución tipo, se muestra la siguiente.

1 Cuerpo: parte central, formada por el contenido del documento, que dependerá del que se trate, es decir, exposición de motivos, formulación del recurso, alegaciones, etc.Ejemplo: siguiendo con la estructura de la resolución anterior, se muestra un ejemplo de cuerpo de la misma.

1 Pie o cierre: parte final que incluye lugar, fecha y firma del autor/a del documento, así como datos del destinatario, si existiese.Ejemplo: por último y como parte final, se muestra un ejemplo de pie de resolución.

Además, los documentos administrativos incluyen también el escudo oficial del organismo correspondiente, un lugar reservado al número de registro de salida, el logotipo, el sello y el visto bueno del superior jerárquico.

Funciones

Los documentos de la Administración cumplen principalmente dos funciones:

1 De constancia: esta función permite demostrar la existencia de un acto y su conservación, así como poner de manifiesto los efectos que puedan producir dichos actos y sus posibles errores.

2 De comunicación: utilizados como medio de comunicación entre la Administración y su entorno o con el exterior.

Características

Para que un documento pueda ser considerado como administrativo, debe contener una serie de particularidades:

1 Es necesario que produzca algún tipo de efecto, ya sea informativo o jurídico, frente a terceros o incluso dentro de la propia organización.

2 Debe ser expedido por un órgano administrativo de la Administración o sujeto que lo represente.

3 Tiene que estar emitido de forma válida y, para ello, es necesario que cumpla una serie de requisitos formales contemplados en la normativa que en cada caso corresponda.

4 Su redacción tiene un estilo impersonal, por la utilización forzosa de estilos rígidos. Los formatos están normalizados.

5 Está relacionado con otros documentos administrativos, para formar un expediente.

Sabía que…

Los documentos administrativos también son denominados comunicaciones formales, ya que deben cumplir con una serie de normas, tanto en su redacción como en su forma.

Actividades

1. Contestar a las siguientes cuestiones sobre los documentos administrativos públicos:

1 ¿De qué partes consta su estructura?

2 ¿Cuáles son sus funciones? Explicarlas brevemente.

3 Indicar tres características.

Clasificación

Tal como recoge la siguiente tabla, los documentos administrativos se pueden agrupar en cinco bloques.

Algunos de los documentos de esta clasificación no son exclusivos de las Administraciones públicas, siendo susceptibles de ser utilizados en las gestiones empresariales.

Ejemplo

Las empresas pueden hacer uso de los certificados y las actas.

Métodos de registro

Las pautas a seguir en el registro de la documentación administrativa en organismos públicos están reguladas en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Los órganos administrativos dispondrán de un registro electrónico general en el que se anotarán todos los documentos que sean presentados o que se reciban en cualquier órgano administrativo. De igual forma, se deberá registrar la salida de documentación oficial, ya sea para otro órgano o para un particular.

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.

Nota

Las anotaciones se realizarán por orden de llegada o salida de los documentos, indicándose la fecha del día correspondiente.

Una vez registrada la documentación, pasará a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.

El registro electrónico de cada Administración u Organismo debe garantizar la constancia en cada anotación de:

1 Un número.

2 Un epígrafe que exprese la naturaleza del registro realizado.

3 La fecha y hora de su presentación.

4 La identificación del interesado.

5 Si procede, el órgano administrativo que remite el documento.

6 Si procede, la persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra.

Para ello, se emitirá de forma automática un recibo consistente en una copia legitimada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen.

Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse:

1 En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan.

2 En los registros electrónicos de la Administración General del Estado y de las Comunidades Autónomas, de las Entidades que integran la Administración Local y del sector público institucional.

3 En las oficinas de Correos.

4 En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.

5 En las oficinas de asistencia en materia de registros.

6 En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.

Aquellos documentos que sean presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico.

Sabía que…

Las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

Normativa básica para su elaboración

La normativa básica que rige la elaboración de la documentación administrativa en las entidades públicas, depende del objetivo a conseguir en su aplicación. En este sentido, se contempla la siguiente legislación:

1 Regulación de los requisitos textuales de los documentos administrativos: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

2 Obligatoriedad de suministrar la información en la lengua solicitada por el interesado: Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público.

3 Claridad en la gestión administrativa: Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

4 Normalización de documentos administrativos: Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado.

5 Derecho de acceso a la información pública y protección de datos personales: Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

6 Sobre la Administración electrónica: Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Actividades

2. Buscar en internet un modelo de recurso y otro de notificación y enumerar las diferencias que existen entre ambos.

3. Los requisitos formales que deben cumplir los documentos administrativos para su registro en la Administración, ¿dependen del registro electrónico al que van dirigidos? Argumenta la respuesta, buscando información si lo requieres.

2.2. Entidades privadas. Empresas

En el ámbito empresarial, a través de los documentos comerciales, se tiene constancia de la realización de operaciones mercantiles.

Elementos, funciones y características

Con carácter general, los elementos que conforman la estructura de un documento expedido o recibido en la empresa son similares a los ya indicados para las entidades públicas:

1 Encabezamiento.

2 Cuerpo.

3 Pie.

Aunque, en este caso, se debe tener en cuenta que el contenido de cada una de las partes es diferente, según el documento que se esté tratando. Por ello, es más adecuado no desglosar la estructura en estas tres partes, sino indicar en líneas generales el contenido mínimo que debe existir en el documento, siendo este el siguiente:

1 Nombre o razón social de las partes intervinientes en la operación comercial.

2 Dirección social o fiscal de ambas partes.

3 NIF o CIF.

4 Datos del agente comercial, si procede.

5 Datos generales de los productos objeto de la operación.

6 Datos identificativos del documento, tales como fecha de expedición, número y serie, vencimientos, etc.

7 Datos bancarios para la formalización de la operación.

Los documentos comerciales en las entidades privadas tienen una serie de funciones definidas y relevantes:

1 Constituyen un medio de verificación de la realización de actos de comercio en la empresa.

2 Contienen la relación jurídica derivada de la operación comercial, es decir, derechos y obligaciones establecidos entre las dos partes que intervienen.

3 Son la base para la correcta contabilización de las operaciones comerciales llevadas a cabo en la empresa y su posterior comprobación.

4 Sirven para establecer un control sobre las actividades realizadas.

Las características de los documentos administrativos en las entidades privadas se desglosarán más específicamente en cada uno de los apartados dedicados a ellos, aunque, con carácter general, se pueden nombrar las siguientes:

1 Son documentos únicos e irremplazables.

2 Surgen como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo en la actividad de la empresa.

3 Están relacionados con otros documentos.Ejemplo: el albarán está relacionado en primer lugar con el pedido y, a continuación, con la factura.

4 El papel que los contiene suele estar normalizado, aunque su formato depende de la propia empresa.