Kitabı oku: «Hinweisgebersysteme», sayfa 8

2. Künftige allgemeine Rechtspflichten nach Maßgabe der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern

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Bis zur Veröffentlichung des Richtlinienvorschlags zum Schutz von Hinweisgebern durch die Europäische Kommission am 23.4.2018 lieferten weder die Rechtsprechung noch das Schrifttum den (europäischen) Unternehmen besondere Vorgaben hinsichtlich der Ausgestaltung eines effektiven Hinweisgebersystems.[1] Dies ist bemerkenswert, da Whistleblowing primär im öffentlichen Interesse erfolgt und mittelbar der Einhaltung von Rechtsvorschriften, Normen und Standards dient.[2] In den USA wird Whistleblowing in jüngerer Vergangenheit zunehmend in einem positiveren Licht betrachtet und als selbstverständlich angesehen. Die globale Diskrepanz in Bezug auf Hinweisgeber führt im Ergebnis zu Konflikten zwischen den im Einzelfall betroffenen Rechtsordnungen.[3]

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Seit In-Kraft-Treten der EU-Hinweisgeberrichtlinie können sich die Unternehmen jedenfalls an folgenden Vorgaben bei der Ausgestaltung eines Hinweisgebersystems orientieren:

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Entgegennahme und Untersuchung: Das Hinweisgebersystem soll es Unternehmen ermöglichen, vertrauliche Berichte von Mitarbeitern des Unternehmens und seinen Tochtergesellschaften oder verbundenen Unternehmen sowie von allen Vertretern und Lieferanten entgegenzunehmen und zu untersuchen.[4] Für die Entgegennahme und Untersuchung von diesen vertraulichen Berichten soll ein kleiner Personenkreis innerhalb des Unternehmens zuständig sein. Diese Personen müssen unabhängig sein und es darf kein Interessenkonflikt bestehen.[5]

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Information des Hinweisgebers: Der Hinweisgeber soll innerhalb von drei Monaten über den Ausgang der Untersuchung und die geplanten Maßnahmen informiert werden. Eine Information des Hinweisgebers kann unterbleiben, wenn dies die Untersuchung oder die Rechte der betroffenen Person beeinträchtigen würde. Eine Rückmeldung an den Hinweisgeber kann divers ausfallen: Von der Information über die Schließung der Untersuchung aufgrund nicht plausibler Tatsachen oder unzureichender Beweise über die Einleitung einer internen Untersuchung und Details zu den getroffenen Feststellungen bis hin zur Weitergabe an eine zuständige Behörde zur weiteren Untersuchung. Für den Fall, dass es nicht möglich ist, innerhalb der Drei-Monats-Frist den Hinweis zu konkretisieren oder geeignete Schritte einzuleiten, sollte der Hinweisgeber auch darüber und über weitere Rückmeldungen, die er erwarten kann, informiert werden.[6]

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Information der Mitarbeiter und Geschäftspartner über das Hinweisgebersystem: Damit Hinweisgeber eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob, wann, an wen und in welcher Form sie zu berichten haben, müssen Unternehmen Informationen über das unternehmensinterne Verfahren sowie über die Möglichkeit zur externen Meldung an die zuständige Behörde bereitstellen. Die Informationen über das Hinweisgebersystem müssen leicht verständlich und zugänglich sein.[7] Die Informationen müssen auch für andere Personen und Mitarbeiter anderer Einrichtungen verfügbar sein, die mit dem betroffenen Unternehmen durch ihre arbeitsbezogenen Aktivitäten in Kontakt stehen (z.B. Dienstleister, Händler, Lieferanten und Geschäftspartner).[8] Dies kann durch sichtbaren Aushang an öffentlich zugängliche Orte oder durch Veröffentlichung im Internet erfolgen.[9]

a) Historische Entwicklung hin zur Pflicht einer Implementierung von Hinweisgebersystemen für deutsche Unternehmen

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Vor Veröffentlichung der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern und den weiteren Regelungen nach deutschem Recht, konnte eine Pflicht zur Implementierung von Hinweisgebersystemen für Unternehmen in Deutschland lediglich mittelbar aus dem amerikanischen Sarbanes-Oxley-Act (SOX) hergeleitet werden.[10] Die im SOX enthaltenen Regelungen zum Thema Whistleblowing betreffen vornehmlich die Einrichtung einer Anlaufstelle im Unternehmen (Sec. 301), den strafrechtlichen (Sec. 1107 = 18 U. S. C. § 1513 (e)) und zivilrechtlichen (Sec. 806 = 18 U. S. C. § 1514A) Schutz von Hinweisgebern.[11] Ferner betreffen die Vorschriften eine an Rechtsanwälte und Bevollmächtigte, die mit der US-Börsenaufsichtsbehörde (United States Securities and Exchange Commission, SEC) zusammenarbeiten, adressierte Pflicht, Regelverstöße unmittelbar zu melden (Sec. 307).

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Die dem Audit Committee[12] im Sec. 301 SOX auferlegte Pflicht zur Implementierung eines Hinweisgebersystems beschränkt sich jedoch lediglich auf die Bereiche Buchführung, interne Buchführungskontrollen und Abschlussprüfung.[13] Im Hinblick auf diese Teilbereiche sind Unternehmen, die dem SOX unterfallen verpflichtet, sämtlichen Mitarbeitern die Möglichkeit einer vertraulichen, anonymen Hinweiserteilung zu eröffnen.[14] Weitere inhaltliche Vorgaben zur Ausgestaltung des Hinweisgebersystems bestehen nicht.

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Sec. 301 SOX richtet sich an alle Emittenten (Issuer) i.S.d. Sec. 2 (a) SOX, also an die Unternehmen, die einer fortwährenden Berichtspflicht bei der SEC unterliegen (vgl. Sec. 13 (a), 15 (d) SEA). Vereinfacht ausgedrückt sind das sämtliche Unternehmen, deren Wertpapiere an einer US-amerikanischen Börse gehandelt oder in den USA anderweitig öffentlich angeboten werden.[15] Dabei kann es sich um amerikanische oder ausländische Unternehmen (so genannte Foreign Private Issuers) handeln.[16] Darüber hinaus muss die Vorschrift auch von Tochtergesellschaften beachtet werden, deren Muttergesellschaft an einer US-amerikanischen Börse notiert ist.[17]