Kitabı oku: «Soft Skill für Young Professionals», sayfa 7

Interpretation und Verwendung

Kein finales Feedback beim Empfang des Fremdbildes

Ein Fremdbild hat wie ein Selbstbild nur einen persönlichen Mehrwert, wenn Sie aktiv mit ihm arbeiten. Ein Großteil der Interpretation oder Auswertung kann schon durch die gemeinschaftliche Erstellung vorbereitet worden sein. Auch wenn ein Fremdbild vom Ersteller nach oder während der Zusammenstellung erläutert wurde, müssen Sie es dessen ungeachtet noch individuell interpretieren. Dieser eigenen Interpretation kann dann noch nach einer Woche Bearbeitung ein unmittelbares Feedback folgen. Auf keinen Fall sollte ein finales Feedback gleich beim Empfang des Fremdbildes gegeben werden. Bei der Überreichung kann bequem ein Termin in der folgenden Woche vereinbart werden, an welchem Sie die Einschätzung miteinander besprechen.

Individuelle Interessen und Fachkompetenzen

Zur konkreten Interpretation fangen Sie am besten erneut bei den Basisannahmen an. Meistens ist die Fremdeinschätzung von Ihren Werten, Moralvorstellungen und Zielen nicht sehr übereinstimmend mit Ihrem Selbstbild, und Sie sollten diese Punkte eher der sozialen Kompetenz zuordnen. Demzufolge sind es soziale Umgehensweisen, welche anderen Personen bei Ihnen besonders auffallen. Unter anderem können in der Fremdbeurteilung angeführte Punkte wie Ehrgeiz, Eigensinn oder Selbstgerechtigkeit in diese Kategorie fallen.

Die Reflexion der individuellen Interessen ist hingegen äußerst aufschlussreich. Diese Interessen werden größtenteils im Rahmen der beruflichen Arbeit formuliert – spiegeln also nicht freizeitliche Vorlieben ab – und zeigen damit an, auf welchen Gebieten Sie als außerordentlich engagiert und partizipierend wahrgenommen werden. Gilt Ihr individuelles Interesse zum Beispiel der Konzeption von Planungstools, sind Sie bei dieser Arbeit motiviert und leisten auffällig herausragende Ergebnisse. Demnach sind diese erwähnten Interessen substanzielle Stärken, mit welchen Sie sich beruflich positionieren, weiterentwickeln und wahrscheinlich vorankommen können. Umso mehr Interessen Sie vom Beurteilenden zugeordnet bekommen haben, desto enthusiastischer erscheinen Sie bei der Arbeit. Dieses Engagement ist ein beruflicher Mehrwert und kann nahezu überall als solcher eingebracht werden.

Bei der Formulierung der Fachkompetenz werden vorwiegend kleine Fakten erwähnt und keine bedeutenden Orientierungen kristallisiert. Folglich können Sie aber trotzdem aus den vermerkten Einzelheiten gut Konzentrationspunkte für Ihre Zukunft schlussfolgern. Die einzelnen Fachkompetenzen können Sie bedingungslos als Stärke ansehen. Sie sind daher die primären Treiber Ihrer Karriere. Wenn diese Stärken und Fachkompetenzen ausgebaut und kommuniziert werden können, ist die Chance vorhanden, den nächsten Schritt in der Karriereplanung anzugehen. Stärken und Fachkompetenzen müssen zuweilen abstrahiert und gelegentlich konkretisiert werden, da sie fast immer ungeheuer einseitig und pädagogisch dargestellt werden. Diese Pädagogik begründet sich in dem Versuch des Bewertenden, ein professionelles Feedback zu formulieren.

Analyse der Schwächen

Die Analyse der Schwächen identifiziert unmittelbar Lernfelder für die Zukunft. Die aufgeführten Punkte sind nicht nur unbeträchtliche Mängel Ihrer Kompetenz, sondern Schwächen, welche hervorstechen und folglich angegangen werden müssen. Dabei sollten Sie sich aber nicht einbilden, dass, wenn Sie diese Mängel beseitigt haben, keine neuen Mängel mehr genannt werden. Das Ergründen eines Fremdbildes ruft bei dem Beurteilenden unablässig das Gefühl hervor, etwas Negatives erwähnen zu müssen. Diesbezüglich sollten Sie auf keinen Fall versuchen, den Beurteilenden in kurzer Zeit vom Gegenteil seiner Aussage überzeugen zu wollen, denn dies erscheint unprofessionell und außerordentlich ehrgeizig. Taktvoller ist es, diesen Punkt behutsam anzugehen und, wenn Sie unbedingt Ihren Kritiker involvieren möchten, ihn in Ihre Pläne einzuweihen, wie Sie gedenken, diese artikulierten Schwächen abzubauen. Diese zweite Herangehensweise hüllt den Beurteilenden in den Stolz auf eine professionelle Bewertung und das Gefühl, effektiv geholfen zu haben. Nichtsdestoweniger sollten Sie, um Ihre konstante und starke individuelle Persönlichkeit nicht einzubüßen, die folgenden Schritte behutsam angehen:

Beispielsweise können Sie Ihren Vorgesetzten um konkrete Aufgaben bitten, falls dieser einige Schwächen beleuchtet oder bemängelt hat: „Sie hatten notiert, dass ich noch nicht besonders selbstständig arbeite. Dies betrachte ich auch als massives Defizit. Meinen Sie, Sie könnten mir eventuell im Gebiet Kundenbetreuung etwas mehr Freiraum und Verantwortung überlassen, damit ich mich hier ein bisschen weiterentwickeln kann?“ Auf diese Frage wird kein Vorgesetzter ein uneingeschränktes Nein entgegenbringen, denn ansonsten stellt er den Sinn seiner eigenen Bewertung infrage, indem er dem Mitarbeiter gar nicht die Gelegenheit schenkt, seine Schwäche zu bearbeiten.

Als Letztes müssen Sie die empfundenen Verhaltensweisen analysieren. Erwähnt werden im Fremdbild erfahrungsgemäß Attribute wie freundlich, zuvorkommend, engagiert und noch allgemeinere Floskeln. Gerade aus der Zusammensetzung dieser Eigenschaften können Sie aber auch einzelne konkrete Verhaltensweisen identifizieren, welche negativ und welche positiv bemerkt wurden. Dabei sollten Sie auch die Reihenfolge der notierten Stichpunkte beachten. Häufig lässt sich der Beurteilende von den bereits erwähnten Punkten stark inspirieren und führt sie in neuen, aber eigentlich untergeordneten Einzelheiten weiter aus.

Stärken muss man selbst kommunizieren

Ein Fremdbild deckt stets die Wahrnehmung einer Gruppe von Personen um Sie herum ab. Sind die beschriebenen Eigenschaften unzureichend oder falsch, sind Stärken nicht erkannt oder Präferenzen ungetreu aufgenommen, liegt dies erfahrungsgemäß nur an Ihrer eigenen Kommunikationsfähigkeit. Stärken und andere Fachkompetenz müssen Sie in der Regel konkret einbringen und kommunizieren, damit diese auch wahrgenommen werden. Schwächen sollten Sie möglichst ausweichen – zum Beispiel durch die Vermeidung bestimmter Arbeitsfelder. Mit der Interpretation des Fremdbildes wird sichtbar, wie Sie Ihre Kompetenz in den Alltag einbinden.

Leitbilder und Arbeitspläne entwickeln

Ein weiterer elementarer Punkt ist die Identifikation von zukünftigen Lernfeldern. Diese können Sie dann im Rahmen der Zielsetzung zu einem deutlichen Arbeitsplan weiterentwickeln (Kapitel 1.2.). Fachliche Schwächen und Stärken sind im Endeffekt nur entscheidend, solange sie von anderen Personen wahrgenommen werden. Die durch das Fremdbild kommunizierte Wahrnehmung ist damit das einträglichste Hilfsmittel, Lernfelder zu identifizieren, besonders wenn Sie sich zwar den Schwächen bewusst sind, aber nicht wissen, welchen Sie sich zuerst zuwenden sollen.

Als letzten Punkt können Sie die Kongruenz von Selbst- und Fremdwahrnehmung kontrollieren. Die spannende Frage ist, ob die eigenintendierte Positionierung mit der Wahrnehmung dieser einhergeht. Haben Sie beispielsweise versucht, entsprechend Ihres gewünschten Selbstbildes mehr Engagement zu zeigen, kann dieses schnell im Fremdbild als Ehrgeiz aufgenommen werden. Durch das Fremdbild können Sie nunmehr Ihre Verhaltungsweise anpassen bzw. optimieren.

Übung 1.4.

(A) Welche Wahrnehmungsarten gibt es und wie werden die zugehörigen Reize bezeichnet?

(B) Skizzieren und erläutern Sie jemandem das so genannte Johari-Fenster und seine Bedeutung für die Auseinandersetzung mit dem Thema Wahrnehmung und Wahrnehmungslücken.

Skizze:

(C) So weit Sie es noch nicht direkt beim Lesen des entsprechenden Abschnitts getan haben: Beginnen Sie jetzt damit, auf einem separaten Blatt ein persönliches Selbstbild zu erstellen. Bitten Sie im Anschluss einen Bekannten sowie einen Kollegen um ein Fremdbild und vergleichen Sie diese im Anschluss.Was haben Sie aus den Fremdbildern gelernt?

(D) Welche Persönlichkeitsmerkmale finden sich primär in Fremdbildern wieder, welche in der Regel nur in Selbstbildern?

2. Selbstentwicklung

Ausgehend von einer umfassenden Selbstbeobachtung, dem Blick auf Ihre Werte, Ihre Ziele, Ihre Persönlichkeit und Ihre Wahrnehmung, können Sie nun konkret an Ihrer Selbstentwicklung arbeiten. Denn vor aller Interaktion in der Gruppe stehen eine Reihe von Fähigkeiten, Methodenkompetenzen und Techniken, welche Sie sich zuvor selbst vermitteln und auch alleine trainieren können. Viele dieser Kompetenzen bilden die essenzielle Basis für ein erfolgreiches Interagieren mit Mitmenschen, für erfolgreiche Zusammenarbeit und für ein harmonisches, glückliches sowie produktives Miteinander.

Der volkstümliche Ausdruck „sich erst einmal an die eigene Nase fassen“ verdeutlicht, dass vor aller Fokussierung auf andere und auf ein erfolgreiches „Wir“ erst einmal die Selbstentwicklung steht und gezielt angegangen werden soll. Dazu dient dieses Kapitel.

Schnellübersicht: Was erwartet mich in diesem Kapitel?

1) Im ersten Abschnitt „Arbeitstechniken – Ihre Effizienz und Effektivität steigern“ lernen Sie die Grundlagen, Methoden und Techniken zu professionellem Zeitmanagement, Kreativitätstechniken, Lern- und Schnell-Lesetechniken, Gedächtnistraining, wirksames Mitschreiben sowie Informations- und Wissensmanagement.

2) Der zweite Abschnitt „Selbstdarstellung & Ausstrahlung“ bringt Sie fachkundig mit dem Thema Umgangsformen in Kontakt, vor allem mit Anstand, Höflichkeit, Knigge und Etikette. Sie lernen Grundmuster und Besonderheiten der Körpersprache, wie Haltung, Gang, Mimik und Gestik, kennen und setzen sich im Anschluss intensiv mit dem in der Kommunikation besonders wichtigen Thema Rhetorik auseinander. Hier erfahren Sie vom Dreieck der Rhetorik, verbaler, nonverbaler und paraverbaler Rhetorik sowie rhetorischen Stilfiguren. Der Bereich der nonverbalen Rhetorik stellt hier den Zusammenhang zum erworbenen Wissen im Bereich Körpersprache her. Sie erfahren, wie Sie professionell Präsentationen planen, vorbereiten, halten und auswerten. Neben grundsätzlichen Vorgehensweisen profitieren Sie hier von einer Vielzahl konkreter Tipps und Anregungen. Im Anschluss daran ziehen Sie Konsequenzen und erkennen Parallelen zwischen typischen Fachpräsentationen und Präsentationen Ihrer Selbst im Sinne der Selbstvermarktung auf dem Arbeitsmarkt.

3) Im dritten Abschnitt „Emotionale Intelligenz“ lesen Sie, was hinter dem berüchtigten EQ wirklich steckt. Sie erfahren, welche Rolle Selbstreflexion, Selbstkontrolle und Selbstmotivierung für Ihre konkrete Selbstentwicklung haben und wie Sie diese Elemente im Rahmen Ihres persönlichen Wachstumsprozesses tatsächlich nutzen.

4) Der vierte Abschnitt „Geistiges Wachstum“ legt Schwerpunkte auf Ihren intellektuellen Ausgleich und Ihre ganzheitliche Persönlichkeitsentwicklung durch Einbeziehung von Literatur, Philosophie, Musik, Kunst und Kultur. Konkreten Anregungen zum Arrangieren verschiedener Interessengebiete folgen praktische Tipps zu kostengünstiger und zeitsparender, effektiver und effizienter Weiterbildung. Letztlich rückt die Auseinandersetzung mit dem Thema „Spiritualität“ auch die Rolle von Religion, Meditation, Mystik und Glauben als Per-spektiven geistigen Wachstums und intellektuellen Ausgleichs in den Fokus.

5) Der fünfte und letzte Abschnitt „Regeneration & Freizeit“ macht letztlich klar, dass Selbstentwicklung auch einer nachhaltigen Gesundheit und optimaler Arbeits- und Lebensbedingungen bedarf. Betrachtungen zu Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsart bilden die Grundlage für präventive Stressbewältigung.Verschiedene Tipps zum Umgang mit auftretenden Stressphasen sollen Ihnen helfen, schnell die Balance zurückzufinden. Anregungen zu Fitness, Wellness sowie konkrete Tipps zu Ernährung und Sport schließen dieses Kapitel ab.

2.1. Arbeitstechniken – Ihre Effizienz und Effektivität steigern

Gründe für Arbeitstechniken

Ausschlaggebend für Ihren beruflichen Erfolg ist nicht nur, dass Sie gute Arbeitsergebnisse abliefern, sondern diese auch im Zuge einer immer dynamischer werdenden Arbeitswelt schnell erarbeiten. Die Effektivität Ihrer Arbeit misst sich daran, dass Sie die gewünschten Ergebnisse in der geforderten Qualität überhaupt erzielen. Ihre Arbeitseffizienz ist darüber hinaus ein quantitativer Ausdruck der für die Zielerreichung aufgewendeten Mittel. Hier handelt es sich neben dem Kostenaspekt (beispielsweise Materialeinsatz oder Schulungen) vor allem um die Zeitperspektive. Die Entwicklung eines effektiven Zeitmanagements hat daher höchste Priorität, um Ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Sie bildet deswegen den ersten Teil und Schwerpunkt dieses Abschnitts. Es folgen Kreativitätstechniken, Lerntechniken sowie Schnell-Lesetechniken.

Zeitmanagement

Knappheit der Zeit

Stress, Unzufriedenheit, Rastlosigkeit, Gereiztheit, Erschöpfung, Hilflosigkeit oder Burn-out, dies alles sind Symptome der modernen Arbeitsgesellschaft. Es scheint paradox: Obwohl wir immer schneller reisen und kommunizieren können, immer mehr Dinge automatisiert, delegiert oder direkt nach Hause geliefert werden können, scheint die Zeit für viele Menschen immer knapper zu werden. Immer mehr Dinge sollen oder wollen geplant, erledigt oder unternommen werden. Ursache sind die beständig zunehmenden Möglichkeiten, seine Zeit zu verbringen, und die im harten Wettbewerb auf dem Arbeitsmarkt steigenden Anforderungen an jeden Arbeitnehmer. In diesem Umfeld alle Optionen wahrzunehmen, ist so gut wie unmöglich. Die richtige Zeiteinteilung ist deshalb eine wesentliche Voraussetzung für die persönliche Entfaltung, für erfolgreiches Arbeiten, Lernen und Leben, für weniger Stress und letztlich einen ausgewogenen und gesunden Lebensentwurf.

Typische Zeitfresser und Zeitfallen

Jeder hat 24 Stunden Zeit am Tag

In Ihrer fortschreitenden Karriere und mit der Übernahme zusätzlicher Lebensrollen scheinen Sie immer weniger Zeit zu haben. So trivial es klingt, sollten Sie sich jederzeit bewusst bleiben, dass für jeden Menschen der Tag 24 Stunden hat. Hilflose Aussagen wie „Ich habe keine Zeit“ sind so gesehen also falsch und zudem ein ungünstiger Ansatz. Eine richtige Herangehensweise besteht in der Einstellung „Dafür nehme ich mir keine Zeit“ oder „Andere Dinge haben eine höhere Priorität für mich als diese Angelegenheit“. Damit machen Sie sich und anderen klar, dass Sie sich sehr wohl Ihrer Zeitkapazitäten und deren Verwendung bewusst sind. Die Verwendung dieser Zeit kann dabei aus aktiver Entscheidung oder Fremdbestimmung heraus resultieren. Da Sie die Zahl der Stunden pro Tag schlecht anpassen können, gilt es also, erstens eine sinnvolle Priorisierung ihrer Aktivitäten vorzunehmen sowie zweitens mögliche Zeitfresser zu identifizieren und einzuschränken.

Es mag enttäuschend sein, aber Sie haben nicht zu wenig Zeit, sondern zu viele Aufgaben oder sich zu viel vorgenommen. Eine der wesentlichen Fähigkeiten im Rahmen des Zeitmanagements ist dabei so simpel wie effektiv: Sie müssen lernen „Nein“ zu sagen. Dieses „Nein“ zielt als Erstes auf typische Zeitfresser.

Kategorien von Zeitfressern

Die meisten Ursachen für Zeitineffizienzen lassen sich dabei in vier Kategorien unterteilen: Ihre persönliche Arbeitsweise oder Arbeitsmethodik, Störungen oder Ablenkung, persönliche Schwächen und schlechte Zusammenarbeit. Die Tabelle 4 nennt Beispiele aus der Arbeitswelt.

Tabelle 4: Typische Ursachen und Beispiele für ineffiziente Zeitnutzung

Ursache	Beispiele
Arbeitsmethodik	Unklare Ziele
	Zu viel auf einmal tun zu wollen
	Mangelnde Ordnung und Überblick
	Zu viele Notizen, schlechtes Ablagesystem
Störungen	Unangemeldete Besucher
	Private Ablenkung Lärm
	Langwierige Besprechungen
	Eingehende Anrufe
Persönliche Schwächen
	Unfähigkeit „Nein zu sagen“
	Aufschieben von Aufgaben, mangelnde Selbstdisziplin
	Hast, Nervosität
	Unfähigkeit effektiver Prioritätensetzung
Zusammenarbeit
	Mangelhafte Information und Kommunikation
	Zu wenig Delegation
	Wartezeiten (bei Terminen)

Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung

Fünf Schritte erfolgreichen Zeitmanagements

Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Techniken, von denen die wichtigsten weiter unten erläutert werden. Grundsätzlich basiert jede Verbesserung Ihres Zeitmanagements aber auf fünf wesentlichen Schritten:

▪1. Ziele definieren

▪2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

▪3. Prioritäten setzen

▪4. Langfristige Planung

▪5. Wochen- und Tagesorganisation

1. Ziele definieren

Zielorientierte Zeitplanung

Zeitmanagement besteht zu einem Großteil aus der Planung von Aktivitäten. Eine solche Planung setzt Kenntnis darüber voraus, wie lange eine Aktivität dauert, wann sie anfängt und wann sie endet. Diese Zeitorientierung erfordert wiederum Messbarkeit, das heißt, Sie müssen in der Lage sein festzustellen, wann das gewünschte Ergebnis erreicht bzw. die Aktivität abgeschlossen ist. Dies erfordert eine konkrete Zielformulierung, die im Idealfall die im Abschnitt „Ziele richtig definieren“ (Kapitel 1.2.) detailliert analysierten Merkmale Schriftlichkeit, Realismus, Terminierung, Messbarkeit, positive und aktive Formulierung, Verantwortungszuweisung und Visualisierung aufweist. Rekapitulieren Sie noch einmal, wie zuträglich die richtige Zielformulierung für eine erfolgreiche Zeiteinteilung und effektives wie effizientes Arbeiten ist. Insbesondere die Terminierung von Aktivitäten, also das Zeitziel, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement.

2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

Aufgabenanalyse

Der Anfang aller Zeitplanung liegt im Erfassen und Festhalten aller Aufgaben, Aktivitäten und Termine. Um diese Aktivitäten zu konkretisieren, notieren Sie sie auf einer Liste. Nutzen Sie dafür am besten den Computer, um die einzelnen Elemente später leichter ordnen zu können. Alternativ können Sie auch Karteikarten oder eine Pinnwand verwenden. Auch Mindmaps sind hilfreich, um die verschiedenen Aktivitäten zu sammeln und später zu organisieren. Zu Beginn sind Post-it-Klebezettel am Monitor vielleicht noch praktisch; früher oder später benötigen Sie jedoch einen Kalender. Dabei ist vorerst irrelevant, ob Sie dafür einen Time-Planer für die Tasche, einen PDA, Palm bzw. ein Smartphone oder eine Software am Computer verwenden.

Erfassen von Arbeitspaketen

Hilfreich kann im Rahmen der Ist-Aufnahme Ihrer Aktivitäten auch eine detaillierte Aufzeichnung aller Betätigungen im Laufe eines Tages oder einer Woche sein. Scheint es auch aufwendig, einmal eine Woche lang minutiös Tagebuch zu führen, so zeigt sich im Ergebnis doch, wie viele Tätigkeiten Sie zwischendurch und ungeplant im Laufe eines Tages durchführen.

Häufig wird Ihnen erst in diesem Moment bewusst, wie viel Zeit die normalerweise ungeplanten täglichen Routinearbeiten tatsächlich in Anspruch nehmen. Wichtige Methoden, um diese Arbeiten so effizient wie möglich zu erledigen, lesen Sie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

3. Prioritäten setzen

Wichtiges von Unwichtigem trennen

Haben Sie alle derzeit anliegenden Aufgaben gesammelt und eine „To do“-Liste erstellt, gilt es, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Die einfachsten Möglichkeiten, mehr Zeit zu gewinnen und entspannter zu werden, sind zusätzliche Aufgaben abzulehnen, also „Nein“ zu sagen. Sind alle Dinge, die scheinbar dringend anliegen, wirklich wichtig? Wo können Sie relativ problemlos auch einmal „Nein“ sagen, Dinge verschieben oder zusammenlegen?

Das Setzen von Prioritäten ist ein Kernelement erfolgreichen Zeitmanagements. Auch hier finden Sie konkrete Modelle und Anleitungen in den weiter unten folgenden Abschnitten:„Dringend und/ oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“, „Das Pareto-Prinzip“ sowie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

4. Langfristige Planung

Für Ihre Ziele und damit auch für Ihre Zeitplanung existieren unterschiedliche Zeithorizonte: Langfristige Ziele und Visionen sind wichtig, um dem Leben Sinn und Richtung zu geben. Sie sind aber wenig geeignet, um im Jetzt und Hier wirklich Aktionen anzustoßen. Deshalb macht es Sinn, langfristige Ziele auf mittelund kurzfristige Ziele herunterzubrechen. Überlegen Sie sich, was Sie im Laufe Ihres Lebens erreichen möchten: Was möchten Sie in den nächsten zehn Jahren erreichen? Was in den nächsten fünf Jahren? Was sind Sie bereit, im Lauf dieses Jahres dafür zu leisten?

„Begin with the end in mind“

Sobald Sie sich bewusst gemacht haben, was Sie langfristig wollen, können Sie Ihr Tun im Hier und Jetzt danach ausrichten. Das gibt Ihnen Kraft und Motivation, auch wenn es am einen oder anderen Tag mal nicht so gut läuft. Sie haben jederzeit im Hinterkopf, warum Sie das alles machen und worauf Sie in langfristiger Sicht hinarbeiten. Die motivierende Kraft einer konkreten Zielvorstellung findet Ihre besondere Erwähnung in Stephen R. Coveys Grundsatz „Begin with the end in mind“ in seinem Buch „The 7 Principles of Highly Effective People“. Erfolgreiche Zeiteinteilung basiert also darauf, langfristige Ziele zu definieren und diese auf einen mittelund kurzfristigen Zeithorizont herunterzubrechen. Jahresziele und Monatspläne bilden somit die Grundlage für Ihre kurzfristige Zeitplanung.

5. Wochen- und Tagesorganisation

Zeithorizont der Planung

Wie kurzfristig Ihre Zeitplanung aussieht, hängt sehr von persönlichen Präferenzen, Ihrer Persönlichkeit und bevorzugten Arbeitsweise ab. Es gibt dafür kein theoretisches Optimum. Wie detailliert die Ziele zeitlich aufgebrochen werden, müssen Sie praktisch selbst ausprobieren und für sich den goldenen Mittelweg finden. Sie werden im Laufe der Zeit sehr klar merken, ob Sie für die kurzfristige Planung lieber mit flexiblen Wochenplänen oder mit detaillierter Tagesplanung arbeiten wollen.

Wochen- oder Tagespläne

Wochenpläne haben den Vorteil, sich mehr auf die insgesamt (und auch auf langfristiger Ebene) wichtigen Dingen zu konzentrieren. Tagespläne hingegen verlocken dazu, sie nur mit derzeit dringenden Aufgaben zu füllen, die aber nicht wirklich im Zusammenhang mit den wichtigen Wochenaufgaben stehen. Gerade für Menschen mit eher flexibler Arbeit und sehr wechselnden Auslastungen sind Wochenpläne das bessere Orientierungs- und Motivierungswerkzeug im Zeitmanagement. Wer jedoch klar strukturierte Aufgaben zu erledigen hat, ist mit ebenso strukturierten und detaillierten Tagesplanungen häufig besser beraten. Für eine detaillierte Tagesplanung ist es ungemein hilfreich, sich bereits am Vorabend Gedanken zu machen und den Tagesplan zu fixieren, denn dann haben Sie sich schon beim Aufstehen die Richtung und Motivation für den heutigen Tag gegeben und starten nicht orientierungslos in wieder irgendeinen Tag. Auch hier gilt der Grundsatz „Begin with the end in mind“.

Die fünf dargestellten Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung geben Ihnen ein Rahmenkonzept für Ihr Zeitmanagement. Ausgehend von diesem Paradigma erhalten Sie in den folgenden Abschnitten konkrete Tipps und Anregungen, wie Sie bei Ihrer Zeitplanung und Ihrem Umgang mit Zeit die Effektivität erhöhen.

Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb

Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig!

LOTHAR J. SEIWERT

Was stresst Sie am meisten?

Was stresst Sie am meisten? Sind es die Dinge, auf die Sie gerade gar keine Lust haben, die aber ziemlich dringend gemacht werden müssen? So zumindest geht es den meisten Menschen, und die Zahl dringender Angelegenheiten scheint im Laufe des Arbeitslebens immer größer zu werden. Es scheint immer mehr Arbeit zu geben, das Telefon klingelt immer öfter, es gibt immer mehr Besprechungen. Insbesondere der berufliche Alltag ist von dringenden Dingen geprägt – von Aufgaben, die schnell noch gemacht werden sollen, und von Terminen, bis zu denen etwas fertig sein muss. Kaum ist der eine Stapel abgearbeitet, gibt es das nächste Aufgabenpaket oder Projekt. Es bleibt scheinbar immer weniger Zeit für Freunde und Familie, immer weniger Zeit für Freizeitaktivitäten.

Prioritäten

Ein erster und immer wieder grundlegender Schritt aus der Misere ist, sich zu überlegen, was für Sie wirklich wichtig ist. Diese Dinge müssen eine höhere Priorität haben, als die vielen kleinen auch dringenden, aber letztlich nebensächlicheren Angelegenheiten.

„Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen.“

STEPHEN R. COVEY

Wichtiges nie dringend werden lassen

Sie sollten niemals Dinge, die Ihnen wichtig sind, so lange verschieben, bis sie dringend werden. Wenn Sie etwas Wichtiges klären müssen, warten Sie nicht, bis es dringend wird! Wenn Ihnen Ihr Gewissen sagt, es wäre wichtig, endlich mal wieder bei bestimmten Verwandten, einem Freund oder einer Freundin vorbeizuschauen – verschieben Sie es nicht permanent, bis es aus irgendwelchen Gründen dringend wird oder nicht mehr möglich ist.

Abbildung 28: Priorisierung von Aktivitäten nach dem Wichtig-Dringend-Paradigma

Zeitmanagementkonzepte

Die Idee verschiedener Zeitmanagementkonzepte, ob sie nun Prioritätenmatrix, ABC-Analyse oder Eisenhowersches Prioritätenkreuz heißen, liegt im Abwägen von „dringend“ und „wichtig“. Dies lässt sich am einfachsten in einer Skizze veranschaulichen. Zeichnen Sie dazu ein Koordinatensystem. Die x-Achse beschriften Sie mit „Dringlichkeit“, die y-Achse mit „Wichtigkeit“. Die zwischen den Achsen eingeschlossene Fläche teilen Sie in vier gleich große Quadrate und versehen diese mit Prioritäten.

A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Es handelt sich hier meist um bedeutende Probleme oder Krisen. Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen.

B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend. Sie sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Es sind Aufgaben, die Sie aufgrund ihrer Bedeutung und Wichtigkeit langfristig auf Ihrem Lebensweg weiterbringen, da sie in direktem Zusammenhang mit Ihren langfristigen Zielen stehen. Sie sind für den Moment nie dringend, wenn Sie sie jedoch nicht kontinuierlich angehen, werden Sie nie dort ankommen, wo Sie in Ihrem Leben hinwollen. Diese Aufgaben sollten Sie niemals verschieben, bis sie dringend werden. B-Aufgaben wollen rechtzeitig geplant und auch durchgeführt werden.

C-Aufgaben sind sehr dringend, aber weniger wichtig, zum Beispiel Routinearbeiten. Häufig sind es aber auch Zeitfresser und ineffiziente Tätigkeiten. Versuchen Sie, C-Aufgaben möglichst zu reduzieren, abzusagen und zu delegieren. Lernen Sie bei solchen Aufgaben auch „Nein“ zu sagen.

P – Papierkorb: Der verbleibende Quadrant enthält Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Tätigkeiten sollten Sie sofort absagen bzw. in den Papierkorb schieben. Sie rauben die Zeit für die bedeutenden B-Aufgaben.

Das Pareto-Prinzip

Die 80/20-Regel

Eine wichtige Erkenntnis, die sich in der Praxis immer wieder bestätigt, ist das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, wurde vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erstmals schematisiert. Pareto beschrieb damals, dass 80 Prozent des italienischen Volksvermögens auf nur 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war. Später stellt er fest, dass diese Regel scheinbar wie ein Naturgesetz für die meisten Beobachtungen des Alltags zutrifft.

Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer eingesetzten Zeit rund 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Im Umkehrschluss benötigen Sie für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent Ihrer Zeit.

Abbildung 29: Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)

Dieses Prinzip gilt nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch in anderen Bereichen. So können Sie zum Beispiel im Vertrieb feststellen, dass regelmäßig 20 Prozent der Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip für Sie und Ihr Zeitmanagement: Ebenso, wie sich die Verkäufer auf die lukrativen 20 Prozent A-Kunden konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die wenigen wichtigen Tätigkeiten.

Konzentration auf Kernaufgaben

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich um relativ viele, aber nebensächliche Probleme zu kümmern. Bleibt nach der Bearbeitung Zeit übrig, können Sie diese auf die restlichen Angelegenheiten verteilen. Haben Sie Prioritäten zentraler Aufgaben gesetzt, brauchen Sie auch kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn kleinere Angelegenheiten einmal nicht berücksichtigt werden können. Das Wesentliche haben Sie dann bereits getan. Es ist wirklich so – nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis: 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie liefern im Schnitt 80 Prozent der Ergebnisse. Nutzen Sie das für sich!