Kitabı oku: «Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage»

1 SAP CO oder die Vorzüge eines Gemeinkostencontrollings

Wir bieten Ihnen zunächst einen kurzen Einstieg in SAP, um anschließend direkt auf Grundfragen des Gemeinkostencontrollings überzuleiten. Im weiteren Verlauf des Kapitels werden wir die Stammdaten der Komponenten »Kostenartenrechnung« und »Kostenstellenrechnung« darstellen und das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling anhand der Mitbuchtechnik vorstellen. Zum Abschluss lernen Sie die Möglichkeit der Kostenumbuchung innerhalb des Moduls CO kennen. Als veranschaulichendes Beispiel dient im Weiteren der fiktive Verlag »Neue Medien«, der neben Büchern auch Schulungsvideos und E-Books erstellt sowie eine größere Onlineplattform betreibt.

Felix Buchmacher sitzt im Büro seines neu gegründeten Verlags »Neue Medien« und sollte eigentlich glücklich sein. Vor einigen Monaten ist sein großer Traum in Erfüllung gegangen: Der Wechsel von einer Kanzlei zum eigenen Buchverlag ist geglückt, und die Geschäfte laufen bereits recht gut. Doch er muss sich aktuell mit der wichtigen Frage beschäftigen, wie sich diese positive Entwicklung des Unternehmens auch in Zukunft fortführen lässt. Zwar ist ihm durchaus das Zitat »Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum« bekannt, aber ein wenig Voraussicht, der Blick auf das gesamte Verlagsgeschehen wie auch die Lage des Unternehmens im Einzelnen sind ihm ebenfalls sehr wichtig.

Zur Darstellung aller Geschäftsprozesse hat sich der Verlag für die Firmen-Software der SAP SE entschieden, die als ERP-System (Enterprise Resource Planning oder Unternehmens-Informationssystem) alle für den Unternehmenszweck vorhandenen Ressourcen (wie Kapital, Personal, Betriebsmittel …) darstellen soll. Sie ist modular aufgebaut, sodass aus verschiedenen Anwendungsbereichen nach Art eines Baukastensystems einzelne Bausteine (Module) ausgewählt werden können. Zu den einzelnen Abteilungen (Funktionen) eines Unternehmens wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Produktion oder Personalwesen gibt es entsprechende Module, die untereinander kombinierbar sind. Als Standardsoftware für diesen Bereich bietet SAP ERP den Vorteil, dass viele Unternehmensprozesse bereits im System in einer Grundversion abgebildet sind. Somit kann jedes Unternehmen auf betriebswirtschaftliche Strukturen zurückgreifen und diese wiederum durch Customizing an seine lokalen/spezifischen Bedürfnisse anpassen. Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie diese Anforderungen von SAP grundsätzlich umgesetzt sind.

Sobald Sie sich am SAP-System anmelden, gelangen Sie direkt in das Anwendungsmenü. Sollte stattdessen das Benutzermenü erscheinen, können Sie über die Schaltfläche bzw. über die Tasten Strg und F11 dorthin wechseln. Innerhalb des Anwendungsmenüs erhalten Sie Zugriff auf die einzelnen Module und deren Komponenten, die sich in Teilkomponenten (Teilmodule) gliedern können. Als Beispiel sei hier das Modul Controlling (CO) mit seinen Komponenten zum Gemeinkostencontrolling (CO-OM) genannt. Die Komponente CO-OM ist in Teilkomponenten wie die Kostenartenrechnung (CO-OM-CEL) oder die Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA) differenziert. Im folgenden Text sind diese Zugriffe jeweils als Pfad im Anwendungsmenü angegeben.

Auch wenn dieses Buch einen Einstieg bieten soll, wird teilweise auf Einstellungen im Customizing eingegangen. Um dorthin zu gelangen, starten Sie die Transaktion SPRO und können dann über die Schaltfläche auf das Customizing zugreifen. Auch auf die einzelnen Pfade innerhalb des SAP Customizing Einführungsleitfadens verweisen wir im Text.

Customizing und Transportaufträge

Im Rahmen des Customizings werden i.d.R. Einstellungen festgelegt, die in Form eines Transportauftrags zwischen Entwicklungssystem (CUST), Qualitätssicherung/Testsystem (QTST) und Produktivsystem (PROD) übertragen werden. Hier wird auch von einer »Dreisystemlandschaft« gesprochen. Dabei wird zwischen Customizing-Aufträgen und Workbench-Aufträgen unterschieden. Im Wesentlichen werden Customizing-Aufträge innerhalb der Transaktion SPRO angelegt und beinhalten mandantenabhängige Einstellungen. Hierbei stellt ein Mandant technisch, organisatorisch und auch kaufmännisch eine eigenständige Einheit im SAP-System dar, der eigene Stammsätze und Einstellungen hat. Einstellungen in Workbench-Aufträgen betreffen hingegen mandantenunabhängige systemweite Änderungen und können neu angelegte Tabellen, Transaktionen oder eigene Programme umfassen. Viele Anpassungsmöglichkeiten erfolgen in sogenannten Customizing-Tabellen, deren Ausprägung Sie innerhalb des Customizings füllen und auf diese Weise ebenfalls das SAP-System an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese Modifikationsoptionen sind in einem Produktivsystem beschränkt, sodass Sie sie im Entwicklungs- bzw. Customizingsystem vornehmen und über das Transportsystem übertragen. Die entsprechenden Einstellungen können Sie dann teilweise auch in der von SAP genutzten Datenbank einsehen. Auch wenn wir in diesem Buch das Thema »Customizing« nur streifen, sollte Ihnen dieser kleine Einblicke in ihrer täglichen Arbeit zumindest helfen, wichtige Begriffe aus der Welt der Kollegen von der »SAP-Basis« ein wenig zu verstehen.

Die Wahl für SAP hatte die Firma also bereits getroffen und zwischenzeitlich ein externes Rechnungswesen über das Modul FI (u.a. bestehend aus Kreditoren-, Debitorenrechnung oder auch Anlagenbuchhaltung) erfolgreich umgesetzt. Nun sitzt Felix allerdings über seiner Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und überlegt, wie die daraus ersichtlichen Kosten eigentlich zustande kommen konnten. Um die Erlöse macht er sich derzeit weniger Gedanken, da sich einige Bücher als Bestseller herausgestellt haben. Wir werden die Erlöse in der Ergebnisrechnung im Kapitel 5 intensiver betrachten. Die GuV gibt ihm zwar als Teil des Jahresabschlusses eine Gegenüberstellung aller Aufwendungen und Erträge seines Unternehmens und zeigt ihm grundsätzlich, dass das Unternehmen profitabel arbeitet. Wie es aber im Einzelnen dazu kam, und welche Produkte bzw. Bücher zum Unternehmenserfolg beigetragen haben, wird daraus nicht ersichtlich. Daher müsste seines Erachtens ein Blick auf eine Ebene unterhalb des großen Ganzen möglich sein. Vor allem möchte er nicht erst am Ende des Jahres – beim Jahresabschluss – die Lage und Entwicklung des Unternehmens betrachten können.

Glücklicherweise hat ein guter Freund und Unternehmer mit SAP im Einsatz Felix auf die Möglichkeiten der SAP-Komponente Gemeinkostencontrolling (CO-OM) hingewiesen, das ihm über den Jahresabschluss hinaus die dringende Frage beantwortet, wofür die ganzen Kosten eigentlich angefallen bzw. wo diese verursacht worden sind und ob die erzielten Erlöse ausreichen, alle anfallenden Kosten zu tragen.

Je mehr Gedanken sich Felix Buchmacher macht, umso wichtiger erscheint ihm die Einführung einer funktionierenden Kostenarten- und Kostenstellenrechnung, damit zumindest die beiden Fragen nach der Art der Kosten und der Kostenentstehung geklärt sind.

Grundfragen des Gemeinkostencontrollings

Innerhalb des Gemeinkostencontrollings (SAP Modul CO-OM) stellen wir uns im Wesentlichen drei Fragen:

1. »Welche Kosten sind angefallen?«

2. »Wo sind die Kosten angefallen?«

3. »Wofür sind die Kosten angefallen?«

Diese Fragestellungen werden durch Einzelkomponenten (Teilrechnungen) des Moduls CO beantwortet: die Kostenartenrechnung (Darstellung von Kosten und Erlöse), Kostenstellenrechnung (Ort der Kostenentstehung) und die Kostenträgerrechnung (Grund der Kostenentstehung, z.B. die hergestellten Produkte des Unternehmens).

Letztere Fragestellung werden wir im weiteren Verlauf des Buches durch die Innenauftragsrechnung, aber auch durch das Produktkostencontrolling (CO-PC), die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) bzw. die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) beantworten. In diesen Modulen wird auch das Thema »Erlöse« behandelt.

Felix ist sich relativ klar darüber, dass alle GuV-Konten als Kostenarten anzulegen sind und neben den Buchungskonten auch eine Kostenstelle kontiert werden sollte.

Vokabeln des Rechnungswesens

Nun haben wir schon einige neue Begriffe eingeführt. Um diese richtig einzuordnen, möchten wir diese kurz erläutern.

SachkontoSachkonten sind Kernelemente der Finanzbuchhaltung, bei denen zwischen Bilanz- (als Bestandskonto) und GuV-Konto (als Erfolgskonto) unterschieden wird. Jede Buchung ist dabei einem Hauptbuchkonto zugeordnet, das direkt in die Bilanz oder in die GuV eingeht. Jedes Konto ist einem eigenen Kontenplan zugeordnet, welcher ein Verzeichnis aller Sachkonten enthält. Sachkonten dienen der Klassifizierung und Erfassung von Finanzbewegungen innerhalb der Finanzbuchhaltung und entsprechen damit den Buchungskonten der Finanzbuchhaltung.

KostenartKostenarten sind das Gegenstück zum Sachkonto innerhalb des Controllings. Im Rahmen der Kostenartenrechnung werden alle für CO relevanten Buchungsvorgänge als Kosten- und Erlösarten erfasst. Teilweise leiten sich die Kostenarten (als primäre Kostenarten) von den Sachkonten der Finanzbuchhaltung als Ist-Kosten bzw. Erlöse ab. Kostenarten werden sowohl als Buchungskonten des externen als auch des internen Rechnungswesen genutzt und weisen die Art der Kostenentstehung aus. Mit ihnen beantworten Sie die Frage, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen entstanden sind.

KostenstelleKostenstellen weisen den Ort der Kostenentstehung aus und orientieren sich dabei oftmals an der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sie haben die Aufgabe, angefallene Kosten zu sammeln. Ferner stellen sie Verantwortungsbereiche innerhalb eines Unternehmens dar und ermöglichen, die entstandenen Kosten verursachungsgerecht auf einzelne Unternehmensbereiche zu verteilen.

Dennoch möchte Felix noch einmal mit seinem Buchhalter Erwin Fuchs klären, wie ihre Buchhaltung eigentlich genau aufgebaut ist. Dieser gibt ihm dazu umgehend eine kleine Einführung: Im Verlag »Neue Medien« wird der Industriekontenrahmen (IKR) eingesetzt, und innerhalb der Finanzbuchhaltung sind schon entsprechende Sachkonten angelegt. Der IKR ist in unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt, die anhand der ersten Ziffer des Buchungskontos ersichtlich sind. Diese Konten werden nach Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) sowie Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) getrennt geführt.

Zur Verdeutlichung wird ihm Tabelle 1.1 vorgelegt.

Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (IKR)

1.1 Kostenartenrechnung

Gemeinsam überlegen sie, welche der Verlagskonten für ein Controlling infrage kommen, und einigen sich darauf, mindestens die Ertrags- und Aufwandskonten (Klassen 5–7) als Kostenarten anzulegen.

1.1.1 Anlage von Kostenarten

Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs diese Entscheidung getroffen hat, begleiten wir ihn bei der Anlage der Kostenarten, um die Frage zu beantworten, welche Kosten im Laufe eines Jahres angefallen sind. Daher soll unsere primäre Aufgabe nun sein, passende Kostenarten zu den Sachkonten der Klassen 5 und 6 anzulegen. Als sekundäre Aufgabe werden wir uns im späteren Verlauf des Buches (siehe Abschnitt 3.1.2) um die Konten der Klasse 9 und damit um die interne Kosten- und Leistungsrechnung kümmern.

Grunddaten des Unternehmens (Buchungskreis, Kostenrechnungskreis) einrichten

Innerhalb der Finanzbuchhaltung stellt der Buchungskreis die zentrale Organisationseinheit des externen Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung) dar, für die eine vollständige Buchhaltung abgebildet werden soll. Ein Buchungskreis sollte daher für jedes rechtlich selbstständige Unternehmen angelegt werden, wofür entsprechende Vorschriften zur Erstellung einer Bilanz sowie GuV erforderlich sind.

Innerhalb eines Konzerns können verschiedene Konzerngesellschaften in einzelnen Buchungskreisen abgebildet werden. Im Controlling ist der Kostenrechnungskreis die zentrale Einheit, für die eine Kostenrechnung durchgeführt wird. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere Buchungskreise umfassen. Für den Verlag »Neue Medien« reicht eine Verknüpfung zwischen Buchungskreis und Kostenrechnungskreis. Sobald das Unternehmen allerdings wächst und verschiedene Filialen einen eigenen Buchungskreis innehaben, können diese zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden.

Für unseren Verlag haben wir als Bezeichnung des Buchungs- und Kostenrechnungskreises »BUCH« gewählt und nutzen den hinterlegten Kontenplan »IKR«.

Eine schnelle Möglichkeit der Einzelanlage von Kostenarten zu Sachkonten können Sie in der Stammdatenpflege des Controllings finden. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenart • Einzelbearbeitung • Anlegen Primär oder alternativ über die Transaktion KA01 gelangen Sie auf das Einstiegsbild zur Anlage (siehe Abbildung 1.1). Hier können Sie die Nummer des Sachkontos angeben und einen Zeitraum, von wann bis wann die Kostenart gültig sein soll. Die primären Kostenarten sowie die Erlösarten entsprechen den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) innerhalb der Finanzbuchhaltung.

Daher können die Primärkostenarten erst angelegt werden, wenn das entsprechende Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bereits existiert. Die Nummer der Kostenart entspricht dann der des zugeordneten Sachkontos, da sie mit den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung verknüpft ist. Neben den primären Kostenarten gibt es auch sekundäre Kostenarten, denen kein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet ist und die ausschließlich in der Kostenrechnung (im internen Rechnungswesen) genutzt werden. Ein Anwendungsgebiet dieser Kostenarten findet sich in der internen Leistungsverrechnung (siehe Abschnitt 3.1). Im weiteren Verlauf legen wir die GuV-Konten (Erfolgskonten) auch im Controlling als primäre Kostenarten an.

Abbildung 1.1: Kostenart anlegen – Einstiegsbild

Nach Bestätigung der Gültigkeit mit Enter werden im folgenden Fenster einige Grunddaten direkt aus dem Sachkontostammsatz übernommen (siehe Abbildung 1.2). Dieses betrifft sowohl die Bezeichnung (Kurztext) als auch die Beschreibung (Langtext).

Abbildung 1.2: Kostenart anlegen – Grunddaten

Als weiteres Datenelement müssen Sie nun noch den Kostenartentyp angeben. Dieser bestimmt, für welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge eine Kostenart verwendet werden soll. Für Kosten der Finanzbuchhaltung (im Beispiel Kontenklasse 5) bietet sich hier der Kostenartentyp 1 »Primärkosten/kostenmindernde Erlöse« an, der für alle in der Finanzbuchhaltung (FI) oder der Materialwirtschaft (MM) gebuchten Kosten verwendet wird. Für Erlöskonten (im Beispiel Kontenklasse 6) bietet sich der Kostenartentyp 11 »Erlöse« an. Nachdem Sie den entsprechenden Kostenartentyp gewählt haben, können Sie die Kostenart über das Icon direkt speichern. Hierdurch ist die Kostenart angelegt.

Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs alle Kostenarten angelegt hat, schwirren ihm nun die einzelnen Nummern im Kopf herum und verwandeln die eigentlich vorhandene Ordnung in ein kleines Zahlenchaos. Beide sind der Meinung, dass seitens SAP doch auch eine Gruppierung der einzelnen Kostenarten möglich sein sollte. Innerhalb der Finanzbuchhaltung hat man wenigstens eine Bilanz bzw. GuV, die einer Gliederungslogik folgt. Entsprechendes sollte es doch auch im Controlling geben.

1.1.2 Gruppierung der Kostenarten

Sie haben es sich sicherlich schon gedacht und werden daher nicht überrascht sein, dass es zu den meisten Stammdaten entsprechende Gruppen gibt, in denen einzelne Stammdaten oder ganze Intervalle zusammengefasst werden können. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenartengruppe oder mit der Transaktion KAH1 finden Sie die Möglichkeit, Kostenartengruppen zu Ihren Kostenarten anzulegen. Für eine erste Gliederung legen wir hier die Kostenartengruppe IKR an. Nach Angabe des Namens gelangen wir in einen Pflegedialog der Kostenartengruppe (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3: Kostenartengruppe anlegen (Transaktion KAH1)

Auf der linken Seite ist der Gruppenname (im Beispiel IKR) angegeben, und wir können im Kasten daneben eine Beschreibung (bspw. Industriekontenrahmen – IKR) zu dieser Gruppe eintragen. Über die Schaltflächen lassen sich weitere Gruppen entweder auf der gleichen Ebene wie die markierte oder eine Ebene darunter anlegen. Über die Schaltfläche können wir der Gruppe sodann Kostenarten als Einzelwerte oder als Intervall zuordnen. Für den Gruppennamen stehen maximal zehn Zeichen zur Verfügung.

Ein Beispiel einer Gruppierung von Kostenarten ist in Abbildung 1.4 dargestellt.

Abbildung 1.4: Kostenartengruppe IKR

Durch die Pflege von Intervallen (bspw. in der Gruppe IKR-682 das Nummernintervall 682000 bis 682999) werden zukünftig anzulegende Kostenarten direkt dieser Gruppe zugeordnet, sofern sie im gleichen Nummernintervall liegen. Innerhalb der Stammdatengruppepflege erfolgt eine Kontrolle auf Eindeutigkeit (jede Kostenart kann nur einer Kostenartengruppe innerhalb der Gesamtgruppe zugeordnet werden).

Felix hat inzwischen ein etwas genaueres Bild von der Kostenstruktur innerhalb seines Unternehmens. Es stellt sich ihm nur noch die Frage, wie nun die einzelnen Kosten auf eine Kostenstelle gelangen.

Bedeutung von Kostenartengruppen

Diese können sowohl für das Berichtswesen im Controlling als auch in späteren Abschnitten für die Umlage von Kosten relevant sein. Hierauf gehen wir in Kapitel 3 näher ein.

1.2 Kostenstellenrechnung

Nachdem die Kostenarten angelegt sind, gibt es schon mal einen Überblick über die angefallenen Kosten. Damit wäre zumindest die Frage »Welche Kosten sind entstanden?« beantwortet. Nun kann jedoch anhand der Kostenart noch nicht festgestellt werden, wo diese Kosten verursacht wurden. Diese Frage soll die Kostenstellenrechnung beantworten, die die einzelnen Kosten ihrem Entstehungsort und damit auch Verantwortungsbereich zuordnet. Die Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Durch sie ist es möglich, nicht nur eine Aussage über z.B. die Höhe entstandener Personalkosten zu machen, sondern auch, die Zuordnung der Personalkosten zu den unterschiedlichen Bereichen zu ermitteln. Die durch die Kombination von Kostenarten- und Kostenstellenrechnung mögliche Kostenkontrolle ist ein Handwerkszeug des operativen Controllings sowie ein wichtiger Bestandteil der kurzfristigen (bis 1 Jahr) und mittelfristigen (unter 3 oder 5 Jahren) Unternehmensplanung. Um die Kostenstellenrechnung zu nutzen, muss innerhalb des Customizings für CO in der Transaktion SPRO über den Pfad Controlling • Kostenstellenrechnung • Kostenstellenrechnung im Kostenrechnungskreis aktivieren für den Kostenrechnungskreis (hier BUCH) eine Kostenstellenstandardhierarchie (hier ebenfalls BUCH) angelegt werden (siehe Abbildung 1.5). Alternativ können Sie sich diese Einstellungen auch direkt über die Transaktion OKKP anzeigen lassen.

Abbildung 1.5: Grunddaten Kostenrechnungskreis – Standardhierarchie für Kostenstellen

Innerhalb der Standardhierarchie (die ebenfalls eine Stammdatengruppe darstellt) sind automatisch alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises zusammengefasst. Jede anzulegende Kostenstelle ist mit einer Gruppe der Standardhierarchie zu verbinden, sodass über diese alle Kostenstellen erfasst sind und sichergestellt werden kann, dass in dieser Gruppe sämtliche Buchungen innerhalb CO erfasst werden. Hierdurch erfüllt die Standardhierarchie die Anforderungen der Eindeutigkeit und Vollständigkeit, da zum einen alle Kostenstellen in ihr erfasst sind und zum anderen jede Kostenstelle nur einmal in der Hierarchie zugeordnet werden kann.

1.2.1 Anlegen einer Kostenstellenstruktur

Um nun das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling zu testen, entschließen sich Felix und Herr Fuchs, Kostenstellen anzulegen und diese zur Buchung zu verwenden. Beiden erscheint es aber sinnvoll, sich vorab Gedanken darüber zu machen, wie ihre Kostenstellenstruktur aussehen soll. Dabei sind sowohl organisatorische und funktionale als auch gemischte Aspekte innerhalb des Verlages zu berücksichtigen. So entscheiden sie sich, die Kostenstellenstruktur analog zu den einzelnen Abteilungen innerhalb des Buchverlags aufzubauen, sodass sowohl die Verwaltung (mit Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung) als auch der Vertrieb die einzelnen Produktionszweige, aber auch deren Gebäude und die Druckerei innerhalb der Kostenstellenrechnung ihr Pendant finden.

Aufbau einer Kostenstellenhierarchie

Bei der Konzeption einer Kostenstellenhierarchie können die einzelnen Kostenstellen nach unterschiedlichen Aspekten gegliedert werden. Diese können sich je nach Branche und Organisationsstruktur des Unternehmens unterscheiden. So käme eine Orientierung nach räumlichen Aspekten bei sehr regional orientierten Unternehmen infrage. Denkbar wäre dies bspw. auch bei mehreren Standorten, die intern verglichen werden sollen. Eine weitere Möglichkeit ist die Gliederung nach Verantwortungs- und Funktionsbereichen. Meistens entspricht diese der organisatorischen Struktur des Unternehmens und hat gleichzeitig den Vorteil, dass eindeutige Kostenverantwortliche mit benannt werden können.

Die eigentliche Schwierigkeit bei der Gliederung von Kostenstellen ist, die Balance zwischen einer zu hohen Detailliertheit und einer handhabbaren pragmatischen Ordnung zu halten, um gleichzeitig alle Informationen sowie eine ausreichende Transparenz der Kostenentstehung zu erlangen.

Felix und Herr Fuchs entscheiden sich für eine funktionale Gliederung, die gleichzeitig die Kostenverantwortung berücksichtigt. Hier entscheiden Sie sich für die Einführung eines sprechenden Kostenstellenschlüssels. Anhand der Kostenstellennummer soll unmittelbar erkennbar sein, in welchem Bereich diese Kosten anfallen. Alternativ könnten auch alphanummerische Schlüssel verwendet werden, bei denen der Bereich anhand eines Buchstabens festgelegt wird. Eine nummerische Schlüsselung hat jedoch den Vorteil, dass diese leichter erweitert werden kann, wenn bspw. neue Abteilungen gegründet werden. Nach einigem Hin und Her haben sie einen siebenstelligen Nummerncode (siehe Tabelle 1.2) festgelegt.

Tabelle 1.2: Sprechender Kostenstellenschlüssel

Nun stellt sich für beide noch die Frage, wie die einzelnen Bereiche ihres Unternehmens in diese Struktur eingefügt werden sollen. Nachdem sie das Firmen-Organigramm ausführlich betrachtet haben, einigen sie sich auf die in Tabelle 1.3 festgehaltene Kostenstellenstruktur.

Mit dieser Struktur könnten später bei Bedarf unterhalb der Printredaktion auch einzelne Themenredaktionen (SAP, Office, Internet) aufgenommen oder bestehende Abteilungen noch weiter untergliedert werden. Damit kann künftig auch die Frage »Wo sind die Kosten entstanden?« beantwortet werden.

Tabelle 1.3: Kostenstellenplan Verlag Neue Medien

Sobald die Struktur des Unternehmens entschieden ist, sollte diese Kostenstellenhierarchie auch innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden. Dazu rufen Sie unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Standardhierarchie • Ändern oder alternativ über die Transaktion OKEON die zentrale Pflege der Standardhierarchie auf. Die leere Standardhierarchie wird wie in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6: OKEON Einstieg Kostenstellen-Standardhierarchie

Der oberste Knoten Buch wurde im Customizing schon vorbelegt. Hier können Sie unter Grunddaten neben den Gruppennamen auch direkt eine Bezeichnung – in unseren Fall »Verlag Neue Medien« – eintragen. Danach können die Gruppe BUCH markiert und über die Schaltfläche die einzelnen Gruppen ihrer Kostenstellenhierarchie angelegt werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen Untergeordnete Gruppe oder Gruppe auf gleicher Stufe. Die Gruppen sind entsprechend der Verlagsstruktur anzulegen. Dies entspricht der Nummernlogik bis zur Ebene der Bereiche (vgl. Tabelle 1.2). Für die Verwaltung wäre dieses also »1« und »101« für die Geschäftsleitung usw. Die einzelnen Abteilungen eines Bereichs werden im folgenden Abschnitt als Kostenstellen angelegt.

1.2.2 Kostenstellen in Standardhierarchie anlegen

Nachdem alle Kostenstellengruppen angelegt wurden, können die Gruppe 101 (Geschäftsleitung) und über , wie in Abbildung 1.7 dargestellt, die Funktion Kostenstelle einfügen ausgewählt werden.

Abbildung 1.7: Kostenstelle in Standardhierarchie einfügen

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre erste Kostenstelle anlegen können. Anhand der Nummernlogik (siehe Tabelle 1.3) ist hier die oberste Kostenstelle 1010000, das wäre die Unternehmensleitung, als erste Kostenstelle anzulegen. Wie Abbildung 1.8 zeigt, erscheint nach Auswahl der Option Kostenstelle eine neue Maske, in der Sie die einzelnen Daten der Kostenstelle eintragen können. An der vorgesehenen Position ist diese als $TMP000001 unter der Gruppe Geschäftsleitung eingeordnet, und Sie können im unteren Abschnitt die Stammdaten der Kostenstelle ergänzen.

Abbildung 1.8: Kostenstelle in OKEON anlegen

Die Stammdaten einer Kostenstelle verteilen sich auf die einzelnen Reiter

 Grunddaten,

 Organisation,

 Kennzeichen,

 Templates,

 Anschrift,

 Kommunikation sowie

 Historie.

Auf diesen Reitern sind Pflichtfelder mittels gekennzeichnet. Jede Kostenstelle kann für einen bestimmten Zeitraum gültig sein. In der Grundeinstellung wird automatisch der Zeitraum bis 31.12.9999 vorgeschlagen. Die Grunddaten der Kostenstelle sind wie in Abbildung 1.9 einzutragen.

Abbildung 1.9: Grunddaten Kostenstelle

Die drei Felder Bezeichnung, Beschreibung und Verantwortlicher sind Textfelder, sodass Sie hier in der Wahl des Eintrags relativ frei sind. So können als Verantwortlicher entweder ein Personenname (im Beispiel Buchmacher), Funktionen (Gesellschafter) oder auch das allseits beliebte »N. N.« eingetragen werden. Letzteres sollte aus naheliegenden Gründen vermieden werden, wenn eine tatsächliche Verantwortung für einen Kostenbereich gegeben sein soll.

Daneben müssen Sie noch die Art der Kostenstelle definieren.

Kostenstellenarten in SAP

Das Feld Art der Kostenstelle wird ebenfalls im Customizing-Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellen • Kostenstellenarten definieren angelegt. Darin sind bestimmte Steuerungsparameter einer Kostenstelle schon als Vorschlag hinterlegt. Eine weitere Verwendung finden diese auch bei der Leistungsartenverrechnung, die wir in Abschnitt 3.1 beschreiben.

Im obigen Beispiel haben wir die Kostenstellenart 4 »Verwaltung« gewählt. Im SAP-System stehen grundsätzlich folgende Kostenstellenarten zur Auswahl:

 1 – Fertigung,

 2 – Hilfskostenstelle,

 3 – Vertrieb,

 4 – Verwaltung,

 5 – Leitung,

 6 – Forschung und Entwicklung,

 7 – Service,

 8 – Beratung,

 9 – Verr.tech.Kst.

Kostenstellenarten in der BW-Lehre

Im SAP-System werden die Kostenstellenarten nach ihren einzelnen Tätigkeitsbereichen unterschieden. Die angesprochene klassische Unterscheidung nach der Betriebswirtschaftslehre gliedert die Kostenstellen entsprechend ihrer Position innerhalb eines Fertigungsprozesses hin zu den Produkten eines Betriebes. Unter Endkostenstellen sind Kostenstellen zuzuordnen, die ihre Kosten nicht auf andere Kostenstellen, sondern direkt in das Betriebsergebnis verrechnen. Die Hauptkostenstellen geben dagegen ihre Leistungen direkt an das Produkt des Unternehmens ab und sind damit direkt für das fertige Erzeugnis des Unternehmens verantwortlich. Je nach Unternehmensstruktur können diese auch als Endkostenstellen verstanden werden, sofern sie direkt die primären Produkte des Unternehmens erzeugen. Im Verlag »Neue Medien« könnte hier bspw. die Druckerei so betrachtet werden. Eine Vorkostenstelle (auch als Hilfskostenstelle bezeichnet) ist nicht für die direkte Erzeugung des Produktes verantwortlich, sondern liefert hierzu Vorleistungen. Normalerweise sind diese im Fertigungsprozess vor den Hauptkostenstellen angesiedelt. Ein Beispiel hierfür könnte die Redaktion sein.

Unter einer Nebenkostenstelle sind solche Kostenstellen zu verstehen, die Nebenprodukte erzeugen. Ein Nebenprodukt des Verlags »Neue Medien« ist bspw. die E-Book-Sparte, auch wenn diese zunehmend an Bedeutung gewinnt. Grundsätzlich kann unter einer Verrechnungskostenstelle ebenfalls eine Hilfskostenstelle verstanden werden. Der Unterschied ist hier nur, dass diese Kostenstelle nur temporär Gemeinkosten erfasst und diese dann an Endkostenstellen weiterleitet. So wäre z.B. im Rahmen einer Personalkostenverrechnung denkbar, dass auf den Verrechnungskostenstellen die Personalkosten im Ist gebucht und von dort im Durchschnitt auf die einzelnen Kostenstellen verrechnet werden, sofern dieses aus Datenschutz- oder Sozialisierungsgründen (bspw. bei unterschiedlichen Vergütungen nach Altersstufen) erforderlich sein sollte.

Nachdem Sie alle Angaben übernommen haben, können Sie diese mit sichern

In der Ansicht der Kostenstellen-Standardhierarchie erhalten Sie nun einen genaueren Überblick über die einzelnen Objekte der Kostenstellenrechnung (siehe Abbildung 1.10) inklusive der neu angelegten Kostenstelle für die Unternehmensleitung.

Abbildung 1.10: Kostenstelle in Hierarchie aktiv

Innerhalb der Pflege der Kostenstellen-Standardhierarchie wird zwischen Kostenstellengruppen und den eigentlichen Kostenstellen unterschieden. Diese sind in Abbildung 1.10 mit dem entsprechenden Symbol grafisch gekennzeichnet. So stellt 1010000 eine Kostenstelle, aber 101 eine Kostenstellengruppe dar. Die Standardhierarchie besteht dabei aus unterschiedlichen Gruppen und umfasst alle Kostenstellen des Unternehmens.

1.2.3 Direktanlage einer Kostenstelle

Neben der Pflege in der Kostenstellen-Standardhierarchie können Kostenstellen aber auch innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstelle • Einzelbearbeitung • Anlegen bzw. über die Transaktion KS01 direkt angelegt werden. Über die Funktion Ändern (Transaktion KS02) lassen sich bereits bestehende Kostenstellen modifizieren. Im Einstiegsbild der Transaktion legen Sie wiederum die Gültigkeit der Kostenstelle fest (Gültig ab und bis) und gelangen dann, wie in Abbildung 1.11 dargestellt, in die Kostenstellenpflege. Im Unterschied zur vorherigen Darstellung müssen Sie nun im Feld Hierarchiebereich die Standardhierarchie hinterlegen.

Abbildung 1.11: Kostenstelle anlegen (Transaktion KS01)

Das war innerhalb der Pflege der Standardhierarchie nicht notwendig, da dieses Feld automatisch mit dem jeweiligen Knoten, unter dem Sie die Kostenstelle in der Transaktion OKEON eingefügt hatten, gefüllt war. Über die Wertauswahlhilfe F4 erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen (von Ihnen in der Standardhierarchiepflege schon angelegten) vorhandenen Kostenstellengruppen und können hier für die Kostenstelle 1010101 die Gruppe 101 – Geschäftsleitung wählen. Auch in dieser Pflege können Sie neben den Grunddaten der Kostenstelle noch weitere Daten eingeben. Insbesondere die Kontaktdaten können später sehr hilfreich sein, falls Sie Kontakt zum Kostenstellenverantwortlichen aufnehmen wollen.

Betrachtungszeitraum von Kostenstellen

Neben der Gültigkeit einer Kostenstelle kann bei deren Pflege über Bearbeiten • Betracht.zeitraum ein Betrachtungszeitraum innerhalb der Gültigkeit dieser Kostenstelle gewählt werden. Für diesen Betrachtungszeitraum können zeitabhängige Daten wie Verantwortliche oder Bezeichnungen gepflegt werden. Im Register Steuerung können auch Sperren bspw. für Ist-Buchungen gesetzt werden, sofern in einem vorgelagerten Zeitraum (Vorjahr) keine Buchungen auf der Kostenstelle erfolgen sollen.

Einen Überblick zu bereits vorhandenen Kostenstellen erhalten Sie im SAP-Menü über Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Stammdatenverzeichnis • Kostenstellen: Stammdatenbericht (Transaktion KS13). Die zwischen Felix Buchmacher und Erwin Fuchs abgestimmten Kostenstellen sind in Abbildung 1.12 aufgeführt.

Abbildung 1.12: Kostenstellenliste (Transaktion KS13)

1.2.4 Kostenstellengruppen pflegen

Sofern Sie innerhalb einer Abteilung weitere Untergruppen einfügen wollen (etwa unterschiedliche Fachredaktionen), können Sie dies entweder durch weitere Kostenstellen (bspw. durch Aufteilung der Printredaktion in 4020100 SAP, 4020200 Office, 4020300 Internet) erreichen oder zusätzliche Untergruppen anlegen, und zwar neben der Bearbeitung in der Standardhierarchie (Transaktion OKEON) auch direkt über die Gruppenpflege der entsprechenden Kostenstellengruppe. Hierzu können Sie über den Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Ändern (Transaktion KSH2) einzelne Knoten der Standardhierarchie bearbeiten und dort weitere Knoten einfügen (siehe Abbildung 1.13).

Abbildung 1.13: Kostenstellengruppe ändern (Transaktion KSH2)

Entsprechend der Stammdaten-Hierarchiepflege lassen sich über die Schaltflächen weitere Gruppen auf gleicher Ebene oder eine Ebene darunter bzw. über die Schaltfläche weitere Kostenstellen anlegen. Neben der Pflege von Gruppen innerhalb der Standardhierarchie können Sie über den SAP-Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Anlegen (Transaktion KSH1) auch Gruppen außerhalb anlegen.

Hier ermöglicht die Schaltfläche das Eintragen von Kostenstellen als Intervalle in einer Gruppe. Diese Funktion ist vergleichbar mit den von Ihnen am Anfang des Kapitels gepflegten Kostenartengruppen. Eine mögliche Alternativgruppe wäre z.B. die in Abbildung 1.14 dargestellte NEWMEDIA.

Abbildung 1.14: Kostenstellengruppe NEWMEDIA (Transaktion KSH1)

In dieser Kostenstellengruppe sind unterschiedliche Abteilungen bzw. Kostenstellenintervalle zu neuen Bereichen zusammengestellt. Sie stellt eine alternative Verdichtung zur Standardhierarchie dar und ermöglicht u.a. eine Auswertung aller Kostenstellen, die mit der direkten Produktion in Verbindung stehen.

Bedeutung von Kostenstellengruppen

Solche Kostenstellengruppen können, ebenso wie die Kostenartengruppen, sowohl für das Berichtswesen als auch für die Verrechnung von Kosten von Bedeutung sein. Eine konkrete Verwendung von Kostenstellen- und Kostenartengruppe ist im Abschnitt 3.2 beschrieben.

1.3 Schnittstelle zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling

Nun haben Felix und Herr Fuchs einzelne Kostenarten, Kostenstellen und verschiedene Stammdatengruppen erfolgreich angelegt. Jetzt stellt sich die abschließende Frage, wie die Kostenstellen seitens der Finanzbuchhaltung genutzt werden können.

Probeweise nimmt Erwin Fuchs eine Rechnung und bucht diese in FI ein. Dabei handelt es sich um die Erfassung einer Weiterbildungsveranstaltung auf die Kostenstelle der Geschäftsleitung. Wie in Abbildung 1.15 zu sehen, können Sie hier Kostenstellen als Kontierungsobjekte bei der Belegerfassung angeben.

Abbildung 1.15: Kreditorenrechnung mit Kostenstelle kontieren

Plötzlich befürchtet der Buchhalter, dass sich durch die neue Rechnung möglicherweise das Ergebnis der GuV verändern könnte, da ja neue Belege gebucht werden und ggf. ein Beleg dann doppelt erfasst werden würde.

Einführung in Finanzbuchhaltung

Dieses Buch soll nicht weiter auf die Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung eingehen. Bei Interesse möchten wir auf das ebenfalls im Verlag Espresso Tutorials erschienene Buch »Schnelleinstieg in das SAP-Finanzwesen (FI)« von Peter Niemeier und Jörg Siebert verweisen.

Aus Sicht der Finanzbuchhaltung hat sich allerdings bis auf die Angabe einer Kostenstelle kaum eine Veränderung gegenüber den bisher erfassten Rechnungen ergeben. Trotzdem wirft Erwin Fuchs einen Blick in die relevanten Belege der Finanzbuchhaltung. Wie bisher werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) die Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditorenkonto im Erfolgskonto der GuV dargestellt (siehe Abbildung 1.16).

Abbildung 1.16: Belegansicht (FB03) Kreditorenbuchhaltung

Innerhalb der Hauptbuchhaltung wird der Beleg am Bestandskonto 440000 (für die Bilanz) und Erfolgskonto 664000 (für die GuV) ausgewiesen (siehe Abbildung 1.17).

Abbildung 1.17: Belegansicht (FB03) Hauptbuch

Nachdem Herr Fuchs sich die Belegansichten der Kreditorenrechnung und des Hauptbuchs angeschaut hat, stellt er beruhigt fest, dass beide wie bisher dargestellt werden und er problemlos weiterhin Bilanz und GuV erstellen kann. Aus der Belegansicht (Transaktion FB03) kann über den Menüpfad Umfeld • Belegumfeld • Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg gewechselt werden (siehe Abbildung 1.18).

Abbildung 1.18: Belegansicht (KB5) Kostenrechnungsbeleg

Sobald eine Buchung auf ein CO-Objekt (im oberen Beispiel eine Kostenstelle) erfolgt, wird tatsächlich ein weiterer Beleg in SAP erzeugt. Die Belege der Finanzbuchhaltung werden hier als Buchhaltungsbelege (siehe Abbildungen 1.18 und 1.19) und im Controlling als Kostenrechnungsbelege (Abbildung 1.18) dargestellt. In unserem Beispiel hat der Kostenrechnungsbeleg nur eine Position, in der die Aufwandskostenart »Fort-Weiterbild« und die entsprechende Kostenstelle »Unternehmensleitung« aufgeführt sind.

Mitbuchtechnik/Überleitung FI nach CO

Während man in der Finanzbuchhaltung zwischen Haupt- (mit Bestands/Erfolgskonten) und Nebenbuchhaltung unterscheidet, werden durch die sogenannte Mitbuchtechnik Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgeführt (auf sogenannten Abstimmkonten). Aufgrund des Mitbuchprinzips weisen Haupt- und Nebenbücher den gleichen Stand auf, sodass jederzeit eine Bilanz und/oder eine GuV-Rechnung erstellt werden kann. Durch Verknüpfung der primären Kostenarten mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung werden alle dort angefallenen Kosten nicht direkt in CO erfasst, sondern auf primäre Kostenarten fortgeschrieben (»mitgebucht«), sofern ein kostenrelevantes Aufwands- oder Ertragskonto betroffen ist. Hier wird ergänzend zum Beleg der Finanzbuchhaltung ein zweiter Beleg (siehe Abbildung 1.18) erstellt. Dieses ist auch der Grund, warum der CO-Beleg keine Gegenposition hat, sondern »nur« auf der Kostenstelle ausgewiesen ist.

So langsam erkennt Felix durchaus Vorteile im Controlling. Durch die Mitgabe einer Kostenstelle ist eindeutig ersichtlich, dass die Geschäftsleitung die Kosten dieses Vortrags verursacht und sie zu verantworten hat. Aber je mehr er über das Thema »verursachungsgerechte Verteilung von Kosten« nachdenkt, umso überzeugter ist er, dass doch eigentlich die Abteilung »Controlling« die Kosten zumindest zum Teil mittragen müsste. Zum einen war das Thema der Veranstaltung »CO«, und zum anderen nahm auch diese Abteilung an der Schulung teil. Nach kurzer Rücksprache mit Kirsten Lotse (der neu eingestellten Controllerin) ist man sich einig, dass 500 € dieser Veranstaltung von der Kostenstelle 1040000 »Controlling« zu übernehmen sind. Erwin Fuchs ist nicht wirklich erfreut über dieses Vorhaben und befürchtet, alle Buchungen stornieren und dann mit mehreren Positionen und Kostenstellen erneut buchen zu müssen. Insbesondere wenn so etwas öfter vorkommen sollte, raubt ihm allein der Gedanke an die Diskussion mit den Wirtschaftsprüfern den Schlaf. Glücklicherweise weist Kirsten Lotse darauf hin, dass Umbuchungen auch direkt im Controlling möglich sind, ohne dass der eigentliche Beleg der Finanzbuchhaltung angepasst werden muss.

1.4 Manuelle Kostenumbuchung in CO

Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Istbuchungen • Manuelle Umbuchung Kosten • Erfassen (Transaktion KB11N) veranlassen. Wie in Abbildung 1.19 zu sehen, kann hier von der Kostenstelle 1010000 (KostSt Alt) auf die Kostenstelle 1040000 (Kostst Neu) ein entsprechender Betrag umgebucht werden.

Abbildung 1.19: Manuelle Umbuchung von Primärkosten (KB11N)

Die Kostenart ist bei beiden Kostenstellen identisch. Insgesamt können im Rahmen der Listerfassung (welche als Eingabetyp direkt ausgewählt ist) auch mehrere Positionen erfasst werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, mit nur einem Beleg die Kosten auf mehrere Kostenstellen umzubuchen. Somit könnte ein Teil der Kosten auch auf die Kostenstelle der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Kleiner Praxistipp

Nach Erfassung einer Position kann mittels der Taste Enter eine Prüfung der einzelnen Daten erfolgen (gleichzeitig wird die Belegposition durchnummeriert). Hierdurch ist bei mehreren Positionen direkt ersichtlich, ob eine Kostenart/Kostenstelle vorhanden und bebuchbar ist. Während der Belegtext im Belegkopf identisch ist, können auf der Belegposition unterschiedliche Texte mitgegeben werden. Sofern eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, ist hier z.B. ein erläuternder Hinweis möglich. Auch auf diese Weise könnte die Umbuchung der Kosten »Weiterbildung« mit Anteil Controlling, Anteil Finanzbuchhaltung etc. auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt und über den Text darauf hingewiesen werden.

Zur Beruhigung der Finanzbuchhaltung sei hier nochmals erwähnt, dass der Saldo der Kostenart stets gleich bleibt, sodass keine Veränderung des Erfolgskonto verursacht wird. Wurden alle Positionen korrekt angegeben, kann der Beleg über die Schaltfläche direkt gebucht werden. Sofern alle Daten richtig sind, ist nun ein CO-Beleg erzeugt. Die CO-Belege lassen sich im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Einzelposten • Kostenstellen Einzelposten Ist (Transaktion KSB1) anzeigen. Wie in Abbildung 1.20 zu sehen, können hier die Positionen Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe), Kostenart (oder Kostenartengruppe) sowie das Buchungsdatum eingeschränkt werden.

Abbildung 1.20: Kostenstellen Einzelposten Istkosten (KSB1)

Im Beispiel haben wir die Kostenstellengruppe 1 (»Verwaltung«) gewählt. Alternativ wäre es aber auch möglich, über die Schaltfläche mehrere Kostenstellen (im Beispiel 1010000 und 1040000) zu verwenden. Als Anzeigevariante wird im Beispiel 1SAP »Primärkostenbuchung« angegeben, die im Standard innerhalb des SAP-Systems schon vorhanden ist. Es können daneben auch eigene Varianten angelegt werden. Diese Anzeigevariante birgt die Möglichkeit, die einzelnen Felder der Belege darzustellen. Wenn wir nun die Auswertung starten, erhalten wir alle Belege, die auf den jeweiligen Kostenstellen gebucht sind. Diese sind in Abbildung 1.21 dargestellt.

Abbildung 1.21: KSB1 – Belegdarstellung Umbuchung

Der Beleg 200000000 stammt dabei aus der Finanzbuchhaltung (Gegenkonto K = Kreditorenbuchhaltung), wohingegen der Beleg 200000001 ein reiner CO-Beleg ist. Im Beispiel sind die Belege nach den einzelnen Kostenstellen gruppiert. Der Saldo der Kostenstellen weist jeweils 500 € aus. Die Ursprungsrechnung in Höhe von 1.000 € wurde durch die Umbuchung zu gleichen Teilen auf die einzelnen Kostenstellen umgebucht. Betrachten wir die Belege einzeln (nach Belegnummer), so sehen wir direkt, dass sich der Saldo durch die CO-Umbuchung nicht verändert hat (siehe Abbildung 1.22).

Abbildung 1.22: Darstellung nach Belegnummer

Hiermit endet unsere kurze Darstellung der Zusammenhänge zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung. Gemeinsam mit Kirsten Lotse wollen wir uns im folgenden Abschnitt noch einer weiteren wichtigen Aufgabe innerhalb des Controllings widmen: den Möglichkeiten des Berichtswesens bzw. des Informationssystems in SAP.

1.5 Informationssystem der Kostenstellenrechnung

Neben der Darstellung der Einzelposten (Transaktion KSB1, siehe Abschnitt 1.4) gibt es in jeder Komponente auch ein Informationssystem. Gesammelt finden Sie die einzelnen Berichte innerhalb des SAP-Menüs unter Infosysteme (z.B. unter Infosysteme • Rechnungswesen • Controlling). Daneben enthält aber auch jede Komponente der einzelnen SAP-Module einen Ordner Infosystem (als Teil des Berichtswesens), etwa im Kontext der Einzelkomponenten des Controllings – u.a. unterhalb von Rechnungswesen • Controlling in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung oder auch Innenaufträge. Neben den Einzelpostenberichten möchten wir Ihnen hier einen Summenbericht im Bereich der Kostenstellenrechnung vorstellen. Da sich die Handhabung von Berichten grundsätzlich sehr ähnelt, soll sie anhand dieses Berichtes gezeigt werden.

Technischer Hintergrund

Im Wesentlichen handelt es sich bei den Berichten im Controlling um Report Painter- oder Recherche-Berichte. Auf deren Erstellung soll nicht weiter eingegangen werden, aber durch die Art der Handhabung können Sie später vorhandene bzw. selbst entwickelte Berichte besser verstehen. Eine Übersicht über die diversen Auswertungsmöglichkeiten jenseits von Standardberichten ist z.B. auf der Seite http://fico-forum.de/auswertung.php zu finden.

Nachdem Kostenstellen und Kostenarten angelegt und teilweise auch schon Buchungen im CO erfolgt sind, möchte Kirsten Lotse einen aktuellen Bericht über die aufgelaufenen Kosten und den Ort ihrer Entstehung angezeigt bekommen. Hierzu startet sie im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Plan/Ist-Vergleiche • Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611) einen entsprechenden Summenbericht (siehe Abbildung 1.23).

Abbildung 1.23: Transaktion S_ALR_87013611 (Selektion)

Dessen Ziel ist eine Auswertung der Kostenstellengruppe NEWMEDIA und der Kostenartengruppe IKR, die wir in den vorherigen Abschnitten angelegt haben. Hierdurch werden alle primären Kostenarten (entsprechend der GuV-Konten und gemäß Kontenplan IKR, siehe Abschnitt 1.1.2) und die entsprechend aufgeteilten Kostenstellen (über die Kostenstellengruppe NEWMEDIA, siehe Abschnitt 1.2.4) ausgewertet. Als Zeitraum haben Sie dabei das Geschäftsjahr 2019 innerhalb der Perioden 1 bis 12 und der Planversion »0« ausgewertet. Letztere wird später bei der Erfassung von Plankosten im Abschnitt 3.1.5 erläutert. Der fertige Bericht ist in Abbildung 1.24 ersichtlich.

Abbildung 1.24: Kostenstellenbericht NEWMEDIA

Bei der Auswertung sind im rechten Teil (Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung) die einzelnen Kostenarten (Konten innerhalb der Kostenartengruppe IKR) ausgegeben. Dabei werden auf Ebene der einzelnen Kostenartengruppen (z.B. Löhne) Zwischensummen gebildet. Die einzelnen Hierarchien der Kontengruppe können auch zugeklappt werden, sodass nur die Gruppe und nicht die einzelnen Kostenarten angezeigt werden. In den Spalten Istkosten und Plankosten werden die Summen je Kostenart dargestellt. Sobald Sie per Doppelklick hierauf klicken, bekommen Sie die Möglichkeit, auf einen Einzelpostenbericht zum jeweiligen Saldo zu springen, um dadurch die einzelnen Buchungen hinter diesen Werten dargestellt zu bekommen.

Neben der reinen Datendarstellung ist in der linken Spalte im Abschnitt Variation: Kostenstelle eine Auswahl einzelner Kostenstellen innerhalb der Gruppe NEWMEDIA möglich. So können hier neben der gesamten Gruppe auch einzelne Kostenstellen ausgewertet werden (siehe Abbildung 1.25).

Abbildung 1.25: Variation Kostenstelle Controlling

Für unser Beispiel ist hier die Kostenstelle von Kirsten Lotse (1040000 Controlling) dargestellt, die nun weitere Informationen wie bspw. die Verantwortliche im Kopf des Berichtes sowie die von Ihnen veranlasste Umbuchungen der Kosten für die Weiterbildung ausweist.

Darstellung von Erlösen im Controlling

Bei Auswertungen ist darauf zu achten, dass Erlöse im Controlling mit negativen Vorzeichen dargestellt werden. Im Berichtswesen kann somit über eine Auswertung aller Kostenarten ein Saldo von Kosten und Erlösen gebildet werden. Erlöse selbst werden auf Erlösarten (primäre Kostenarten des Kostenartentyps 11 »Erlöse«) abgebildet, könnten aber grundsätzlich auch auf Kostenstellen gebucht werden. Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass der Wertausweis nur statistisch (als Information) erfolgt. Sofern es sich bei der Buchung um eine Gutschrift handelt, die auch auf der Kostenstelle berücksichtigt werden soll, wäre hier die Kostenart 01 für kostenmindernde Erlöse zu wählen. Eine entsprechende Gutschrift wird dann als negative Kosten behandelt. Innerhalb dieses Buches werden wir uns dem Thema »Erlöse« jedoch erst im Kapitel 5 widmen und uns im Folgenden mit den tatsächlichen Kosten beschäftigen.

Damit können Sie nun sowohl die Frage beantworten, welche Kosten im Verlag entstanden sind, als auch, wer diese Kosten verursacht hat. Es ist nur noch zu klären, wofür die ganzen Kosten angefallen sind. Darauf soll Kapitel 2 zur Innenauftragsrechnung eine mögliche Antwort geben.

1.6 Fragen zum Verständnis

Dieses Kapitel hat sich intensiv mit der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung sowie mit Kostenbuchungen innerhalb des Gemeinkostencontrollings beschäftigt. Die folgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, die angesprochenen Themen noch einmal in Erinnerung zu rufen, und können dabei zugleich als Lernkontrolle dienen. Wir haben dabei bewusst nur Fragen formuliert und denken, dass Sie die Antworten beim Nachblättern in den vorherigen Abschnitten leicht finden.

Was ist SAP?

 Welche Funktionen können über eine ERP-Software angeboten werden?

 Was ist unter einer »Dreisystemlandschaft« zu verstehen?

 Über welche grundsätzlichen Transportaufträge werden Customizingeinstellungen zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivsystemen ausgetauscht?

Fragen rund um das Gemeinkostencontrolling

 Welches sind die drei Grundfragen des Gemeinkostencontrollings, und in welchem SAP-Modul werden diese bearbeitet?

Kostenartenrechnung

 Wie unterscheiden sich primäre von sekundären Kostenarten?

 Welches sind die zentralen Organisationseinheiten im Controlling und in der Finanzbuchhaltung?

 Welche Ziele sind mit Kostenarten zu erfüllen, und wie lassen sich Kostenarten bei der Steuerung eines Unternehmens verwenden?

Fragen zur Kostenstellenrechnung

 Wie kann der Anspruch auf »Eindeutigkeit und Vollständigkeit« in der Kostenstellenhierarchie gewahrt werden?

 Welche Aspekte können bei der Gestaltung der Kostenstellen relevant sein, und welche Gesichtspunkte sollen damit abgebildet werden?

 Was ist unter einer »alternativen Kostenstellenhierarchie« zu verstehen?

Mitbuchtechnik/ Unterschiede zwischen FI- und reinen CO-Buchungen

 Was ist unter der Mitbuchtechnik innerhalb des SAP-Systems zu verstehen, und inwieweit erfolgt darüber eine Verbindung zwischen FI und CO?

 Wie unterscheidet sich eine FI-Buchung auf Kostenstellen von einer reinen CO-Buchung?