Kitabı oku: «Gestión de inventarios. COML0210»

Capítulo 1

Elaboración y gestión de inventarios

1. Introducción

Las empresas necesitan aprovisionarse de bienes y servicios para el desarrollo de sus actividades. Estos aprovisionamientos se acumulan en las empresas y deben ser gestionados para su correcta manipulación y conservación.

Para el desarrollo de la gestión del almacén se llevan a cabo los inventarios en los que se detallan de forma ordenada los contenidos de bienes que las empresas tienen en sus instalaciones. Los contenidos de los inventarios pueden estar destinados a la venta, formando parte de la actividad principal de la empresa y de sus operaciones comerciales, y otros inventarios recogen los bienes que forman parte de los activos de la empresa, siendo parte de sus cuentas anuales.

La elaboración, desarrollo y control del inventario en la empresa es una función que está relacionada con el volumen de su actividad, siendo esta función muy compleja e importante en las grandes empresas industriales y comerciales.

El inventario, al igual que la empresa, presenta un tamaño, volumen, estructura y representación, estando este muy ligado a las funciones de aprovisionamiento y distribución de la empresa. Dichas funciones forman parte de la acción logística implantada y desarrollada en la empresa.

Todas estas acciones sirven para valorar y clasificar las existencias del almacén de vital importancia en la empresa, apoyadas hoy día en las aplicaciones informáticas que agilizan y mejoran el proceso.

2. Objetivo e importancia de la gestión de inventarios

Un inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Los bienes de la empresa se encuentran ordenados y detallados dependiendo de las características del bien que forma parte de la empresa, agrupando los que son similares y valorados, ya que se deben expresar en valor económico para que formen parte del patrimonio de la empresa.

Imagen de almacén donde se ordenan los productos recogidos en el inventario de la empresa.

Definición

Patrimonio

En la empresa es el conjunto de sus bienes, de sus derechos futuros y de sus obligaciones futuras, siendo los bienes sus partidas tangibles e intangibles con las que cuenta, sus derechos son bienes futuros y sus obligaciones son los derechos que otros tienen sobre la empresa.

Un inventario se fundamenta y está muy relacionado con dos funciones básicas en la empresa y su logística, como son la función de aprovisionamiento y distribución, ya que la empresa debe tener un gran control de sus inventarios para realizar los aprovisionamientos adecuados y a tiempo y lograr atender a la demanda de su producto.

Los objetivos que persigue todo inventario son, entre otros:

1 Reducir los riesgos manteniendo los stocks de seguridad en la empresa.

2 Reducir los costes, ya que permite programar las adquisiciones y la producción de la empresa de forma más eficiente.

3 Reducir las variaciones entre la oferta de la empresa y la demanda de los clientes.

4 Reducir los costes de la distribución del producto, ya que permite programar el transporte.

Actividades

1. Busque información en internet sobre la repercusión económica que tiene sobre las empresas la existencia de inventarios sobredimensionados.

3. Diferenciación de conceptos

Dentro de los inventarios existe una serie de conceptos que pueden llevar a error, de forma que pueden confundirse ciertos términos. Cada uno de estos conceptos forma parte de una parte del procedimiento de gestión y de su control. Estos conceptos básicos presentan una serie de diferencias como se muestra a continuación.

Los conceptos a diferenciar son:

3.1. Inventario

Un inventario, sea cual sea la naturaleza de lo que contiene, consiste en un listado ordenado y valorado de productos de la empresa. El inventario, por tanto, ayuda a la empresa al aprovisionamiento de sus almacenes y bienes ayudando al proceso comercial o productivo, y favoreciendo con todo ello la puesta a disposición del producto al cliente.

Sabía que...

Un inventario tiene un ritmo, es decir, cuenta con una carencia de entrada y salida de producto que se marcan por fases, y hace que el sistema funcione sin sufrir paradas.

Existen muchas clasificaciones y tipos de inventarios, pero algunos de los más importantes y elementales son los inventarios de:

1 Materias primas. Registran material que forma parte del proceso productivo y es suministrado por el proveedor.

2 Productos semiterminados. Registran las fases por las que pasa el producto dentro de su proceso de fabricación o producción.

3 Productos terminados. Recogen los productos que tienen como destino la venta al cliente.

Actividades

2. ¿El residuo de un proceso productivo puede ser catalogado como producto? Razone la respuesta.

3. ¿Los productos terminados son siempre aquellos que son destinados a los clientes finales? Razone la respuesta.

3.2. Stock

Los bienes o productos de la empresa que necesitan ser almacenados para su posterior venta o incorporación al proceso de fabricación son los que se conoce como stock en la empresa.

Nota

Stock es un concepto anglosajón que se utiliza en las empresas para referirse a las existencias.

En el almacén el stock se analiza desde el punto de vista físico por su recuento y desde el punto de vista económico por su valoración. Desde el punto de vista físico, requieren de un recuento fijado en el inventario, su custodia, mantenimiento y manipulación de forma adecuada y correcta para su conservación en perfecto estado para la venta o incorporación al proceso de fabricación. Desde el punto de vista económico, la empresa, a través del inventario, fijará el criterio de valoración más adecuado para el tipo de stock a inventariar.

3.3. Existencias

Las existencias forman el stock de la empresa y pueden clasificarse según varios criterios, dentro de los cuales el más común en las empresas es el criterio contable.

Definición

Existencias

Según el Plan General Contable, Grupo 3, son: “activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en el proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios”.

Dentro de la clasificación que sigue el Grupo 3 del Plan General Contable de las existencias, las más comunes en los inventarios son:

1 Mercaderías. “Bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación”.

2 Materias primas. “Las que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados”.

3 Otros aprovisionamientos. “Forman parte de estas existencias los combustibles, repuestos, embalajes, envases, etc.”.

4 Productos en curso. “Bienes o servicios que se encuentran en fase de formación o transformación en un centro de actividad al cierre del ejercicio”.

5 Productos semiterminados. “Los fabricados por la empresa y no destinados normalmente a su venta hasta tanto sean objeto de elaboración, incorporación o transformación posterior”.

6 Productos terminados. “Los fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a su utilización por otras empresas”.

Actividades

4. ¿Qué tipo de empresas y qué actividad pueden realizar aquellas que tienen en sus almacenes productos semiterminados? Busque información en internet.

4. Concepto y fundamento de los inventarios físicos

El inventario es una herramienta básica para que las empresas puedan gestionar las necesidades de cada una de las existencias o productos, cuándo realizar el pedido al proveedor y la cantidad necesaria.

Para que los datos registrados sean fiables y se ajusten a la realidad, se realiza un inventario físico que consiste en contar las unidades de existencias que, en un momento, la empresa tiene en su almacén.

Realización del inventario físico en el almacén de la empresa a través del registro con código de barras.

Este recuento físico acerca los datos registrados en la contabilidad y aplicaciones de gestión de inventario con los datos reales, y requiere de una programación a lo largo del año que dependerá de la empresa, el tipo y el volumen de sus existencias.

El proceso del inventario físico debe ser programado y ordenado contando con herramientas que permitan a la empresa agilizar el proceso y registrar los datos reales en el inventario. Estas herramientas pueden ser, entre otras, los terminales con lectura de códigos de barras, lecturas de placas, etc.

Sabía que...

En España las empresas están obligadas por ley a realizar un inventario físico al año.

Las ventajas que el inventario físico aporta a la empresa son:

1 Ordena las existencias en el almacén.

2 Cuantifica de forma real las existencias.

3 Corrige las diferencias entre los datos registrados y los reales.

4 Ofrece datos reales a la empresa ayudando a la purga de existencias deterioradas o perdidas.

Actividades

5. ¿Cada cuánto tiempo ha de realizarse un inventario físico? Razone la respuesta.

5. Variables que afectan a la gestión del inventario

En la aplicación y el desarrollo de los inventarios en la empresa hay una serie de variables que afectan a la toma de decisiones dentro de la gestión del inventario. Las empresas deben tener en cuenta este proceso de inventariar, desde la función de aprovisionamiento hasta la de distribución del producto, para llevar a cabo una correcta gestión del inventario.

Nota

El aprovisionamiento en la empresa es una de las funciones que forman parte de la logística de la empresa y se encarga de las compras y su gestión.

Las variables a tener en cuenta dentro de la gestión del aprovisionamiento son, entre otras:

1 Tiempo. Teniendo en cuenta el concepto de tiempo de entrega, que es el tiempo desde que se necesita la mercancía hasta que llega a la empresa. Esta cuantificación se basa en el tiempo de entrega del proveedor, tiempo de realización del pedido y el tiempo de recepción en el almacén, entre otros.

2 Demanda. Tener prevista la demanda futura del producto hace que la gestión del inventario y la disponibilidad del mismo sea más eficiente y rentable. La demanda tiene una serie de características propias como son su variación con relación al entorno y el volumen en el que esté comercializado el producto (kilos, unidades, litros, etc.), en relación al conocimiento del comportamiento futuro (estable o aleatorio), en relación a su implicación con el tiempo (homogénea o heterogénea) y en relación con la disponibilidad del producto (diferida o perpetua).

3 Costes. La gestión y tenencia de un inventario en la empresa lleva consigo asociados una serie de gastos en los que se pueden destacar entre otros:Adquisición al aprovisionarse del producto o fabricarlo (materias primas, transporte, etc.).Almacenamiento al crear el almacén de productos de la empresa (instalaciones, vigilancia, suministros, etc.).Demanda no cubierta al no tener producto en el almacén, se debe hacer un sobrecoste para tener disponible el producto para el cliente (entregas urgentes, fabricación urgente, etc.).

6. Tamaño, estructura y representación del inventario

La existencia de un inventario en la empresa está sujeta, en ocasiones, a la política que en este caso lleve la empresa, pero en otros supuestos es inevitable. Un inventario en la empresa, sea cual sea su naturaleza, representa una inversión económica para la compañía que debe ser planificada, gestionada y controlada.

Definición

Inventario

Listado ordenado de la mercancía de un almacén detallada en unidades y valorada económicamente siguiendo un criterio elegido por la empresa.

Algunos conceptos del inventario que se deben tener en cuenta son su tamaño, su estructura y su representación. A continuación se profundiza en ellos.

Tamaño

En relación al tamaño, ha de preguntarse por qué las empresas almacenan existencias, es decir, poseen un inventario. La existencia de este es debida básicamente a evitar roturas de stock, obtener economías de escala, poder tener una mayor flexibilidad en la producción, etc. Pero entonces surge una pregunta: si tantos beneficios tienen, ¿por qué no almacenar todo lo que se pueda? La respuesta a esta cuestión son los costes que tiene asociado el almacenamiento y tratamiento de todas estas materias primas y productos. Estos costes serán:

1 Costes de órdenes: aquellos costes en los que se incurre cuando se realizan los pedidos.

2 Costes de mantener el inventario: arrendamientos, maquinaria, salarios, etc.

3 Costes por roturas de stock: costes mucho más difíciles de cuantificar, ya que implican la pérdida de la confianza del cliente.

Para la determinación de un tamaño óptimo de inventario, los responsables de su gestión tendrán en cuenta una serie de variables que, de una manera u otra, afectan a los costes descritos anteriormente. Para ello se calcula la cantidad económica de pedido, obteniendo así, en función de la demanda, los costes de pedido, los costes asociados al almacenamiento y tratamiento y las cantidades óptimas a pedir de cada producto, sabiendo así el tamaño adecuado del inventario.

1 Q = la cantidad optima a pedir.

2 S = coste de emitir una orden.

3 D = la demanda en unidades por año.

4 H = coste asociado a mantener una unidad en el inventario durante un año.

Actividades

6. ¿Qué tipo de inventarios son los más adecuados para la empresa teniendo en cuenta el factor tamaño? Justifique la respuesta.

Estructura

En cuanto a la estructura del inventario, evidentemente esta irá determinada por el tamaño del mismo. No obstante, las empresas en general (sobre todo aquellas que poseen una actividad productiva) suelen tener tres clases de inventarios.

En estas empresas, el primer inventario se encontrará formado por las existencias básicas para mantener un equilibrio entre las entradas y las salidas de artículo.

El segundo inventario estará formado por las existencias que han de estar a mano en caso de que existan desajustes en la demanda, es decir, estará constituido por el inventario o stock de seguridad.

El tercer inventario estará formado por las cantidades de materias primas o productos que puedan ser necesitados de manera adicional en caso de crecimientos futuros de la demanda, que no crecimientos repentinos como en el caso del stock de seguridad. Sería, en esta situación, un inventario con existencias previsoras para medio y largo plazo.

En cualquier caso, la estructura del inventario estará ligada a su tamaño el cual, según se ha visto, puede ser calculado mediante su tamaño óptimo, teniendo en cuenta los costes de mantenimiento, así como los costes de realizar un pedido junto con la demanda de dicho material o producto.

Aplicación práctica

Se requiere, para la gestión adecuada del inventario de la empresa, el cálculo del tamaño óptimo del mismo. Para ello se tienen los siguientes datos:

1 Demanda anual en unidades: 1.000 €.

2 Coste de emitir una orden de pedido: 10 €.

3 Coste de almacenamiento unitario de dicho producto: 2,5 €.

Determine el nivel óptimo del inventario para este producto en concreto.

SOLUCIÓN

Teniendo en cuenta los datos aportados y sabiendo que el nivel óptimo del inventario se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

El resultado sería:

1 Q = raíz cuadrada de (2 × (1.000) × (10) / 2,5) = 89,40.

El resultado indica que el nivel óptimo de inventario para este producto en concreto se sitúa alrededor de las 90 unidades.

Representación

La representación de todo inventario viene determinada por la entrada y salida de las existencias del mismo, en la que se pueden apreciar los picos de subida en el momento en el que las mercancías entran en el almacén y, conforme van siendo dispuestas para el proceso productivo o al cliente final, van reduciéndose hasta alcanzar el stock de seguridad o stock mínimo, donde el responsable del almacén volverá a realizar un pedido de dicha mercancía para reponer las existencias antes de que las mismas se agoten, provocando en el peor de los casos una rotura de stock y, por consiguiente, una paralización de la producción o la incapacidad de servir los productos al cliente final.

Actividades

7. ¿Qué puede provocar en los inventarios de las empresas la rotura de stock de determinados artículos?

7. Análisis del conflicto básico entre disponibilidad e inventario

Un correcto desarrollo y gestión del inventario pasa por analizar el equilibrio que debe existir entre la disponibilidad del producto y la existencia del mismo en el almacén.

En ocasiones las empresas no pueden decidir sobre la existencia o no de un inventario, ya que su actividad requiere de su existencia, pero sí pueden tomar decisiones sobre la cantidad de producto que debe haber en el almacén equilibrando el inventario y la disponibilidad del producto.

Sabía que...

Un cálculo basado en previsiones debe estar muy bien definido y planificado, ya que consiste en adelantarse a los resultados reales.

El problema fundamental entre disponibildad de las existencias y el tamaño o existencia o no del inventario dependerá, en gran medida, de la demanda de dicho producto o materia prima.

Existen empresarios que defienden la idea de que, ante los graves costes que incurre la empresa en las situaciones de rotura de stock, es preferible mantener un elevado tamaño del inventario, a pesar de que ello le suponga elevados costes de mantenimiento y de almacenamiento de dichas materias o producto.

La rotura de stock supone graves perjuicios para las empresas.

El problema de una rotura de stock es la dificultad para calcular todos los costes que se derivan de ello. Hay que tener en cuenta que, si este hecho se produce, existirá una parte de la demanda que quedará insatisfecha y otra que, al quedar insatisfecha, buscará otras alternativas en la competencia que, a la larga, pueden provocar la pérdida de futuras compras. ¿Y cómo calcular pérdidas? Los cálculos deberán ser aproximados. Lo que sí es cierto es que la imagen de la empresa se verá seriamente dañada, lo que sin lugar a dudas provocará que, si bien la demanda en principio insatisfecha se mantenga fiel a la empresa, la duda sobre futuras compras y el hecho de que pueda volver a existir otra rotura de stock harán que, con el tiempo, dichos clientes vayan a satisfacer sus necesidades con la competencia.

En el caso de empresas productoras, los costes de las roturas de stock son algo más fáciles de calcular, ya que, de entrada, los costes fijos asociados a la producción estarán controlados y cuantificados, pero, al final, los costes de la no venta a los clientes, ya sean finales o no, serán más complejos de calcular.

Actividades

8. Busque en internet información sobre la forma de realizar sus huelgas los trabajadores de Japón. ¿Qué tienen que ver con los inventarios?

8. Importancia de la ubicación geográfica con respecto a los centros de distribución

Una de las variables a tener en cuenta en la gestión de los inventarios es la ubicación de los centros de distribución con respecto a los centros de venta, ya que el producto debe estar disponible para la venta pero teniendo en cuenta mantener controlados los costes.

Cadena de transporte de un centro de distribución

Nota

Un centro de distribución está compuesto por una cadena de logística centrada en un gran almacén o almacenes que centralizan el almacenamiento de la empresa. Este centro recibe mercancía y la distribuye por toda la cadena de puntos de venta de la empresa.

Para una correcta ubicación geográfica de los centros de distribución, se deben tener en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:

1 La demanda del cliente y su concentración geográfica.

2 Los costes de la inversión.

3 Los costes del transporte de la distancia de la demanda del producto.

4 Las rutas desde los centros de distribución y los lugares de entrega del producto.

5 La agrupación de los productos por categorías.

6 Disposición del suelo para la localización de los centros.

7 El precio del suelo para la localización de los centros.

8 Acceso a carreteras, vías marítimas, de ferrocarriles, así como su proximidad.

Aplicación práctica

Ante la nueva apertura de un nuevo centro logístico de una conocida marca nacional de centros comerciales, la empresa se encuentra en la situación de tener que decidir cuál va a ser su emplazamiento.

Actualmente tiene centros logísticos en Sevilla, Madrid y Bilbao. Recientemente esta empresa ha abierto tres nuevos centros comerciales (Valencia, Murcia y Palma de Mallorca).

Los asesores del equipo directivo de la empresa han propuesto varias ubicaciones, entre las que se encuentran: Valencia, Toledo y Almería. Teniendo en cuenta que las ciudades con el suelo más caro son aquellas donde se concentra un mayor número de población, y en función de los aspectos esenciales para la determinación de la ubicación de los centros de distribución, determine y argumente cuál debería ser la ubicación adecuada de las propuestas o, si estima conveniente otra distinta, indique cuál debería de ser.

SOLUCIÓN (Posible solución)

Dado que las variables son muchas, para la toma de decisiones podría realizarse una tabla como la siguiente, que ayude a tomar la decisión definitiva sobre la ubicación. La tabla expone, por un lado, las variables a tener en cuenta y las ubicaciones propuestas catalogadas con 1, 2 o 3, en función de su menor a mayor viabilidad.

En conclusión, y dados los datos de los que se dispone, la mejor ubicación sería la ciudad de Almería, que, a pesar de encontrarse más distante de ciudades como Valencia o Palma, posee excelentes vías de comunicación marítimas, terrestres y aéreas, así como un menor coste del suelo y, por tanto, de inversión para el proyecto.

9. Modelos de gestión del inventario del almacén

Una vez establecida la necesidad de almacenar la mercancía en la empresa, se hace necesario establecer el modelo o modelos que se van a llevar a cabo en la gestión del inventario del almacén. Para su elección, se deben tener en cuenta una serie de cuestiones previas:

1 Los tipos de mercancías que se almacenan.

2 Mantener siempre equilibrada la demanda y el almacenamiento del producto para no aumentar los costes del almacenamiento de forma innecesaria.

3 La inversión en el inventario como el personal, transporte, gestión de perecederos, seguridad, mantenimiento del almacén, etc.

4 La demanda del producto, la entrega de proveedores, entrega al cliente, ciclo de vida del producto, etc.

Definición

Ciclo de vida de un producto

Consiste en cómo evolucionan las ventas de un producto mientras este permanece en el mercado, desde su lanzamiento hasta su retirada.

Dentro de los modelos de inventario más utilizados y extendidos, se pueden destacar:

1 Modelo determinista. Marcado por que los componentes que lo configuran son estables y facilitan los cálculos. La demanda del producto es conocida y se estable a lo largo del tiempo. El proveedor realiza las entregas de forma constante y la distribución del producto al cliente es efectiva y constante, existiendo en ambos casos cero nulidad en los retrasos. Son conocidos también y expresados en unidades económicas los costes tanto del pedido como del almacenamiento, siendo conocidos al mismo tiempo que constantes.

2 Modelo aleatorio o de probabilidades. Marcado por la aleatoriedad en el inventario producida por la demanda (cuánto pedir y cuándo pedir) y por la entrega (retraso en la distribución al cliente o del proveedor en la entrega).

10. Tipos de inventarios

La gestión empresarial de los inventarios es fundamental para tener un control exhaustivo de las existencias y, por consiguiente, de las inversiones que las empresas realizan en productos para su venta o en materias primas para la producción de los productos finales.

En función de los tipos de materiales o productos que van a ser inventariados, existirán distintas clases de inventarios. A continuación se detalla una primera clasificación en función de diferentes características:

1 Según el momento:Inventario inicial.Inventario final.

2 Según la periodicidad:Inventario intermitente.Inventario perpetuo.

3 Según la forma:Inventario de materias primas.Inventario de productos en fabricación o en curso.Inventario de productos terminados.Inventario de suministros de fábrica.Inventario de mercancías.

4 Según la función:Inventario de tránsito.Inventario de ciclo.Inventario de seguridad.Inventario de previsión.Inventario de desacoplamiento.

5 Otros tipos:Inventario físico.Inventario mínimo.Inventario máximo.Inventario disponible.Inventario en línea.

Los siguientes párrafos se centrarán en el inventario según su forma.

Actividades

9. ¿Qué son los inventarios iniciales y finales? ¿Para qué sirven?

10.1. Materias primas y componentes

El inventario de materias primas y componentes es aquel que se encuentra compuesto de aquellos materiales, ya sean simples materias primas como piezas y artilugios que son necesarios para los procesos productivos de las empresas.

Las materias primas son los elementos necesarios básicos para el proceso productivo de la empresa.

Materias primas

Se catalogan como materias primas a todos los elementos extraídos de la naturaleza que necesitan de un proceso de transformación para ser convertidos bien en componentes o en los productos finales en sí.

Como ejemplos claros de materias primas se pueden citar la madera, piedra, agua, algodón, etc.

Componentes

A diferencia de las materias primas, los componentes van a formar parte también del proceso productivo para el producto final o en curso, pero se encuentran formados por los elementos más básicos, es decir, por las materias primas.

Son productos que, por sí solos, son incapaces de formar un único producto final. No obstante, la combinación de varios de ellos dará lugar al producto semiterminado o terminado que será destinado a la venta.

Los distintos componentes de los que se compone un vehículo. (© Fotografía: Aaron “tango” Tang Vía Web - CC BY 2.0)

10.2. Piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales

Los inventarios de las empresas, además de estar compuestos por materias primas y componentes, también pueden estar formados por piezas de repuesto y de suministro industriales.

Hay que tener en cuenta que, para la elaboración de los productos semiterminados o terminados, se requerirán herramientas y maquinaria especial, así como repuestos de piezas y componentes para la reparación de dicha maquinaria de fabricación.

Asimismo, dicha maquinaria de producción requerirá de diferentes materias o elementos necesarios para su funcionamiento; es ahí donde entran a formar parte del inventario los suministros.

Definición

Suministrar

Acto por el que una empresa abastece a otra o a un cliente final de un bien de manera continuada e ininterrumpida.

Piezas de repuesto de equipos

Una pieza de repuesto o refacción es una pieza que se utiliza para reemplazar aquellas piezas originales de las máquinas que se utilizan en el proceso productivo y que han sufrido una avería.

Repuestos de una máquina de producción

Suministros industriales

Todas las máquinas o sistemas de producción que utilizan las empresas para sus procesos productivos requerirán de una serie de suministros para su correcto funcionamiento. Energía eléctrica, combustibles como gas, gasoil, etc., son necesarios para el funcionamiento de las mismas.

En otras ocasiones, suministros como aceites son necesarios para la elaboración de determinados componentes, como en el caso de piezas metálicas donde grandes máquinas fresadoras necesitan de estos aceites para evitar el sobrecalentamiento de las brocas o de las piezas que se están elaborando.

Los suministros de aceites son necesarios para la elaboración de determinadas piezas y componentes.

Actividades

10. ¿Todos los suministros industriales son inventariables? Enumere algunos de ellos.

10.3. Productos terminados

Los productos terminados son aquellos elementos que, una vez que han salido del proceso de producción y pasados todos aquellos controles de calidad, son destinados a la venta al cliente final o a empresas mayoristas que distribuirán a lo largo de la cadena de suministro a los clientes finales.

Por tanto, estos productos terminados son el objeto fundamental del proceso de producción de la empresa y del que realizan su principal actividad económica.

Algunos productos alimenticios terminados (© Fotografía: Akimov Igor / Shutterstock.com)

10.4. Otros

Otro tipo de productos que pueden encontrarse inventariados por las empresas en sus almacenes son:

1 Productos en curso: aquellos que se encuentran semielaborados y esperan en determinadas zonas del almacén a su incorporación al proceso productivo para la elaboración del producto final.

2 Subproductos: es aquel producto obtenido a partir de la elaboración del producto terminado. En algunos casos, estos subproductos son obtenidos en los residuos de la elaboración de los productos finales o terminados, pero no pueden ser considerados como residuos, ya que poseen una segunda oportunidad y pueden ser comercializados tal cual.

3 Residuos: son aquellos subproductos que, no teniendo una reutilización económicamente viable, son desechados según las normas aplicables al respecto.

11. Elaboración de inventarios: control y recuento de stocks

Los inventarios físicos se realizan para llevar a cabo el control y recuento de las existencias que se encuentran en el almacén para, de esa forma, hacer coincidir dichas cifras con el inventario contable que el departamento de compras o el departamento financiero tiene registrado en su contabilidad.

Con la realización de los inventarios se consigue determinar el valor total y el número de unidades totales existentes en el almacén en la fecha en la que se realiza, detectando así aquellos elementos que se encuentran deteriorados, con desperfectos, no aptos para la venta o el proceso productivo o que simplemente han desaparecido.

La realización de inventarios pondrá de manifiesto los errores en las existencias del almacén.

Las empresas saben que deben realizar un inventario como mínimo una vez al año, que normalmente suele coincidir con épocas en las que los movimientos de existencias suelen ser menores, ya que eso facilita el conteo de las mismas.

A la hora de realizar el inventario, se ha de tener claro qué es lo que se ha de contar. Para ello se deben clasificar las existencias por rango de precios, por ubicación en el almacén, etc. El método será establecido por la empresa en función de sus características y, sobre todo, en función de la experiencia. Para su realización, dependiendo del tipo de elementos, tamaño o estructura del almacén, se requerirán una serie de herramientas partiendo siempre de una base de datos con la que iniciar el conteo. Aparatos de lectura de códigos de barras, etc., serán muy útiles para realizar el inventario.

Con la realización del inventario se conocerá con exactitud todos los elementos que se encuentran en el almacén susceptibles de ser inventariados, conociéndose entonces, una vez realizado, aquellos materiales o productos que se encuentran obsoletos, con desperfectos, dañados e incluso aquellos que han sido sustraídos.

Importante

Para poder realizar un control más exhaustivo de las existencias de un almacén, el inventario habrá de ser realizado de manera periódica y escalonada. De esa forma los desajustes con el inventario contable no serán excesivos.

12. Criterios de elaboración de inventarios

La realización de los inventarios físicos anuales ha de contemplarse no como una obligación a realizar por la empresa, sino como una oportunidad de mejorar el conocimiento y la gestión de las existencias que se encuentran en los almacenes.

En muchos casos, la realización de los inventarios requerirá la paralización de la actividad normal de la empresa, lo que sin duda supondrá una serie de costes extraordinarios para la misma. Es muy importante que el recuento físico de las existencias se planifique de manera minuciosa, con el fin de evitar posibles contratiempos y así poder facilitar la toma de decisiones sobre la situación de determinadas existencias.

Al finalizar la realización del inventario, los responsables deberán emitir el correspondiente informe final donde se detallarán:

1 Las diferencias encontradas entre el inventario inicial y final, las diferencias y porcentajes por valor y por unidades.

2 El listado de las diez primeras diferencias absolutas encontradas indicando cuáles son las posibles motivaciones.

3 Una comparativa con los resultados del inventario anterior.

4 Las medidas propuestas para mejorar el stock.