Kitabı oku: «Kreditmanagement mit SAP S/4HANA»

1 Vorstellung von SAP Credit Management

Im ersten Kapitel starten Sie mit den Anforderungen an ein modernes Kreditmanagement. Danach lernen Sie die neuen Prozesse im Kreditmanagement kennen. Dieses Kapitel bietet Ihnen eine fachliche und betriebswirtschaftliche Basis für die tägliche Arbeit. Sie kennen am Ende auch die Prozesse der Kreditrisikoprüfung, die sich hinter der Software verbergen. Zusätzlich erhalten Sie Tipps für ein schnelles Projekt.

1.1 Anforderungen an ein zeitgemäßes Kreditmanagement

In diesem Abschnitt lesen Sie die neuesten Empfehlungen für die Mindestanforderungen an ein zeitgemäßes Kreditmanagement. Die Empfehlungen werden vom Bundesverband Credit Management (BvCM) herausgegeben und wurden von über 1000 Firmen und Personen erarbeitet und diskutiert. Daran beteiligt waren Personen aus Firmen aller Größen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund, Vertreter aus Praxis, Forschung und Lehre, namhafte Wirtschaftsdienste sowie Berater und Mitarbeiter der Softwarehersteller, besonders aus dem Hause SAP SE.

Auf dem Bundeskongress des BvCM am 7. und 8. Oktober 2020 wurden die Mindestanforderungen für das Credit Management (MaCM) in der Version 4.0 [2] präsentiert und verabschiedet. Die MaCM werden weltweit angewandt. Sie finden die Bezugshinweise im Literaturverzeichnis. Interessant sind diese Richtlinien für Sie, damit die Umsetzung mit SAP SD (Vertrieb), SAP FI (Finanzen), SAP BP (Business Partner/Geschäftspartner) und SAP Credit Management gut gelingt. Zur Umsetzung eines modernen Kreditmanagements mit dem neuen SAP Credit Management der SAP finden Sie im Buch an vielen Stellen Anregungen. Die SAP arbeitet aktiv mit dem BvCM zusammen.

Elemente und Prozesse im fachlichen Kreditmanagement

Das Kreditmanagement umfasst mindestens die folgenden Elemente Grundsätze, Mitarbeiter, Steuerung, Prozesse, Systeme und Auditierung.

In diesem Buch werden die folgenden Prozesse betrachtet:

 Kundenstammdaten

 Bonitätsprüfung

 andauernde/permanente Bonitätsüberwachung

 Risikoklassifizierung

 Kreditentscheidung

 Forderungssicherung

 Zahlungsbedingungen und Zahlwege

 Rechnungserstellung

 Zahlungsabwicklung

 Mahnwesen

 Reklamationsmanagement

 Liefersperren

 Forderungsbeitreibung

 Einzelwertberichtigung/Ausbuchung

Sie sehen, dass viele Prozesse mit dem Kreditmanagement zusammenhängen. Ich gebe Ihnen daher nachfolgend eine praktische Übersicht darüber, welche Befugnisse für das Kreditmanagement mindestens geregelt sein müssen:

 Festlegung, Änderung und Aufhebung eines Kreditlimits

 Genehmigung von Zahlungsbedingungen, die von den Standardzahlungsbedingungen abweichen oder das maximale Zahlungsziel überschreiten

 Akzeptanz von Teilzahlungsvereinbarungen

 Gewährung von Stundungen

 Akzeptieren von Sicherheiten, die vom Standard abweichen

 Setzen von Mahnsperren

 Verhängung von Liefersperren

 Aufhebung von Liefersperren

 Wertberichtigung und Ausbuchung von Forderungen

Die folgenden Prozesse müssen mindestens dokumentiert sein:

 Festlegung, Änderung und Aufhebung des Kreditlimits

 Einräumung eines Kreditlimits gegen die Empfehlung des Credit Managers (CM)

 Einräumung von Zahlungszielen, die von den Standardzahlungszielen abweichen

 Mahnaktivitäten

 Verhängung und Aufhebung von Liefersperren

 Wertberichtigung und Ausbuchung von Forderungen

Über genau diese vielfältigen Prozesse und Befugnisse muss vor Start des Einführungsprojektes zum Kreditmanagement Klarheit bestehen. Das fachliche Projekt geht der IT voran.

1.2 Beschreibung der betriebswirtschaftlichen Anforderungen und Prozesse

Dieser Abschnitt startet mit den Prozessen zu Mindestanforderungen im Kreditmanagement. Sie erkennen hier die Übergänge zu Prozessen im Vertrieb, Versand und zum Rechnungswesen. Diese Prozesse bestehen aktuell in vielen Firmen. Anschließend werden die neuen Prozesse mit SAP Credit Management beschrieben. Sie integrieren in das neue Kreditmanagement Informationen aus Vertrieb, Versand und Kundenbuchhaltung. Dazu gehören auch Informationen aus den automatischen Verfahren wie Abrechnen, Fakturieren, Zahlen, Mahnen, Klärungsfallbearbeitung, Bonität prüfen und Kreditlimit überwachen. In den Kapiteln 4 und 5 werden die kompletten Prozessketten beschrieben.

Das oberste Ziel bei der Prozessgestaltung ist die konfliktfreie Arbeit von Vertrieb und Buchhaltung/Kreditmanagement. Der Vertrieb (Sales and Distribution) ist der wichtigste Partner eines Kreditmanagers, er zählt zu seiner Kundschaft. Vertriebler bringen Aufträge ein und sichern das Überleben der Firma. Es gibt mit dem neuen Kreditmanagement ein klares Regelwerk zur Beurteilung des Kreditrisikos eines Kunden und zur Verfahrensweise mit dem betreffenden Kunden, die auch an den Vertrieb kommuniziert wird. In ungefähr 90 Prozent der Fälle wird die Kreditrisikoprüfung ungesehen ablaufen. Bei etwa 10 Prozent schlägt eine der Routinen an, um diese Fälle geht es hier im Kreditmanagement. Mit der Softwarekomponente SAP Credit Management, Bestandteil der Lösung SAP FSCM, werden diese Fälle dokumentiert, transparent und nachvollziehbar.

Zu allen Prozessen für ein zeitgemäßes Kreditmanagement gibt es in SAP FSCM, SAP FI, SAP SD und ggf. SAP CRM Entsprechungen, die ich Ihnen in diesem Abschnitt zeigen werde.

Folgende übergeordnete Prozesse sind in jeder Firma Bestandteil eines modernen Kreditmanagements (in Anlehnung an die MaCM 3.0) [1] und werden anschließend im Detail betrachtet:

1 Einrichtung und Pflege der Kundenstammdaten

2 Initiale und folgende Bonitätsprüfungen

3 Klassifizierung des Risikos und Ratings

4 Kreditentscheidungen

5 Vorgabe von Zahlwegen und Zahlungszielen

6 Forderungsbearbeitung und Sicherung

7 Rechnungslegung

8 Mahnwesen und Korrespondenzen

9 Reklamationsbearbeitung und Klärungswesen

10 Sperren von Belegen und Konten für Lieferungen und Leistungen

11 Kaufmännisches und technisches Inkasso

12 (Pauschalwertberichtigung) und Einzelwertberichtigungen

1.2.1 Einrichtung und Bearbeitung der Kundenstammdaten

Bei der Erstanlage von Geschäftspartnern erwartet Sie ein umfangreicher Prozess, um den Stammsatz in ein Füllhorn von ca. 200 Informationen zu verwandeln.

In den Kundenstammdaten bietet SAP Credit Management eine Ergänzung der Geschäftspartnerstammdaten um die Rolle »Geschäftspartner« im Kreditmanagement. Außerdem finden Sie hier zwei extra Registerkarten mit Informationen zum Kreditprofil und den Bonitätsdaten sowie eine komplett neue Benutzungsoberfläche für die Daten zu den Kreditsegmenten mit weiteren Informationen zum Kreditlimit und dessen Steuerung, zu den Kennzahlen und dem Zahlungsverhalten inklusive KPI.

1.2.2 Initiale und folgende Bonitätsprüfungen

Bonität

Die Bonität kennzeichnet die Wertigkeit und Güte eines Kunden. Die Bonitätsprüfung ist der Prozess vor der Risikoklassifizierung. Eine Bonitätsermittlung ist immer von einem positiven Gedanken getragen, jeder Kunde startet wertfrei mit dem Status »neu«.

Im Prozess der Bonitätsermittlung zu einem Neukunden sammeln Sie Daten aus externen und internen Quellen, reichern diese mit zusätzlichen Daten an und verarbeiten sie zu Bonitätsinformationen. Ihnen stehen drei Gruppen von Datenquellen zur Verfügung: Kreditinstitute in Form der Bankenauskunft, Eigeninformationen z.B. als Steuerunterlagen und Bonitätsinformationen von Dienstleistern. Letztere sind vor allem spezielle Bonitätsanbieter, deren Daten Sie mit internen Bonitätsdaten zu wertvollen Informationen aufwerten. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie die Qualität und Struktur der zugekauften Daten kennen und wissen, wie Ihr externer Bonitätsanbieter Daten aus sozialen Netzwerken einbezogen hat.

Ein eigenes Scoring mit selbst entwickelten Berechnungen berücksichtigt am besten Ihre Anforderungen zur Bonität. Sie folgen dabei Ihrem bestehenden oder neu zu erstellenden Regelwerk zur Bonitätsermittlung.

Bonitätsermittlung: Regelwerk zum Start

Eine sehr empfehlenswerte Informationsquelle zum Aufbau einer eigenen Bonitätsermittlung liefert das Regelwerk der Deutschen Bundesbank [4; 5]. Die Bank erstellt zwar ebenfalls Bonitätsauskünfte und Einstufungen. Ein gewichtiger Vorteil ist jedoch die freie Verfügbarkeit des Regelwerks und der zugehörigen Erläuterungen.

Es ist Aufgabe eines Kreditmanagers, Bonitätsregelwerke zu erstellen und in der Software abzubilden. Dazu hinterlegen Sie als Basis die Ergebnisse der Bonitätseinstufungen für Ihre Geschäftspartner im Stammsatz. Immer wenn neue Informationen eingehen, werden die Bonitätsdaten automatisch geprüft und aktualisiert. Somit findet eine ereignisbasierte, andauernde (dynamische) Bonitätsüberwachung statt.

1.2.3 Klassifizierung des Risikos und Ratings

Ist die Bonität des Geschäftspartners bestimmt, wird in Abhängigkeit zu weiteren Einstufungen, z.B. Größenklasse und Branche, das Forderungsausfallrisiko (Kreditausfallrisiko) klassifiziert. Sowohl die Risikoklassifizierung als auch das Rating erfolgen im Kreditmanagement und nicht im Vertrieb. Der Kreditmanager hinterlegt im Stammsatz des Geschäftspartners die Einstufungen zur Bonität und zum Risiko. Er ergänzt Informationen zu Sicherheiten sowie Vorausleistungen und trifft Festlegungen zur Vorauskasse sowie zu Abschlagszahlungen. Diese Informationen finden Sie im Kreditsegment des Geschäftspartners. Weitere gleichartige Sicherungsmaßnahmen gegen Forderungsausfälle folgen den üblichen Verfahrensweisen der Buchhaltung und Bilanzierung. Aufgrund der dynamischen Kreditrisikoüberwachung sind Ratings veränderlich, oft sind sie sogar in jedem Kreditsegment unterschiedlich. Das neue Kreditmanagement basiert auf dem Kundenwert, was dazu beiträgt, Konfliktpotenziale mit dem Vertrieb abzubauen. Ganz im Gegenteil: Kundenbetreuer tragen mit wertvollen Informationen zum Rating bei.

1.2.4 Kreditentscheidungen

Jeder Geschäftspartner, dem Sie einen Lieferantenkredit einräumen, erhält ein Kreditlimit. Sie bestimmen Höhe und Dauer des Kredits, indem Sie die entsprechenden Informationen in den Stammdaten des Geschäftspartners angeben. Der Vertrieb kann an der Bestimmung der Kreditlinie mitwirken, die Entscheidung wird aber im Kreditmanagement getroffen. Die Bewertung hinsichtlich Bonität und Risiko ist der Bestimmung des Kreditlimits vorausgegangen. Für die Entscheidung des Kreditlimits wird der Kunde als rechtliche und wirtschaftliche Gesamtheit betrachtet. Die Festlegung erfolgt für den Kunden insgesamt, für das Kreditsegment und optional auch je Auftrag oder Vertriebsbeleg. Jede Entscheidung ist revisionssicher zu dokumentieren, wobei auch Datenschutz- und Antidiskriminierungsrichtlinien zu berücksichtigen sind.

Es lassen sich erweiterte oder geänderte Kreditentscheidungen mit verbalen und nonverbalen Zusatzeinschätzungen kombinieren. Sind diese politisch oder juristisch motiviert, müssen Sie dafür gesonderte Formulare zum Protokollieren vorsehen.

Nicht kreditwürdige Kunden sind zu kennzeichnen und mit geeigneten Zahlwegen ohne Zahlungsziel (siehe nächster Punkt) zu behandeln.

Zu einem umfassenden Regelwerk gehören neben der Regelung zu Einzelkunden auch Verfahrensweisen zu Kreditentscheidungen bei verbundenen Unternehmen. In Ihrer Firma sollte es genaue Regelungen geben, welche Vorgänge auf das Kreditlimit zu welchem Zeitpunkt anzuwenden sind. Prozesse zu Änderungen des Kreditlimits bzw. der Kreditentscheidungen müssen hinsichtlich der durchführenden Personen und ihrer Bearbeitungsweise genau definiert sein. Für alle Personen im Kreditmanagement legen Sie Vertreter fest. Alle auslösenden Ereignisse, die im positiven Sinn eine Änderung des Kreditlimits bewirken, sind umfassend zu regeln. Ebenso ist ein festgelegtes Szenario mit Regelungen für die Folgeprozesse festzulegen,falls die Kreditprüfung Belege sperrt. Das Ziel ist die Hinführung des Kunden zum Normalprozess oder das Aufgeben der Geschäftsbeziehung, z.B. infolge einer Insolvenz.

1.2.5 Vorgabe von Zahlwegen und Zahlungszielen

Die Vorgabe von Zahlwegen und Zahlungszielen ohne Sofortkasse stellt eine Kreditentscheidung dar. Sie wird im Rahmen der Bonitätsbewertung und Risikoklassifizierung getroffen. Wenn ein Kunde nicht kreditwürdig ist, stehen Ihnen neben den üblichen Sicherheitsleistungen wie Kaution oder Vorauszahlung noch eine Einschränkung der Zahlwege wie Sofortkasse oder Kreditkarte, Regulierungen der Limits und Fälligkeiten offen.

1.2.6 Forderungsbearbeitung und Sicherung

Sie haben eine Einstufung der Bonität vorgenommen. Zusätzlich wurde das Risiko ermittelt. Oberste Priorität haben Geschäftspartner mit Forderungen, die für Ihr Unternehmen bei Ausfall existenzbedrohend werden. Hier sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich. In Ihrem Regelwerk bestehen Vorgaben hierzu, wie die Sicherung zu erfolgen hat. Sie prüfen alle Maßnahmen im Kreditmanagement laufend auf ihre Wertigkeit und ihren Erfolg. Darüber hinaus müssen Sie Vorsorge für Großereignisse treffen. Auch die Eigensicherung und Warenkreditversicherung sollten Sie regelmäßig anpassen.

Als Basis für Auswertungen und Analysen zu allen Sicherungsmaßnahmen dient das Berichtswesen mit den neuen Analysemöglichkeiten im Kreditmanagement. Wählen Sie geeignete Werkzeuge, z.B. Business Intelligence oder Analytics Cloud, und Anbieter aus.

Zusätzlich steht Ihnen das Factoring offen. Die Abgabe der Forderungsbestände an spezialisierte Firmen kann direkt über Schnittstellen erfolgen. Einerseits entlastet das Ihre Bilanz, andererseits drückt es aber auch auf den Gewinn. Ihre bisherige Verfahrensweise, z.B. aus dem alten Kreditmanagement mit der Komponente FI, können Sie mit der neuen Komponente SAP Credit Management automatisieren.

1.2.7 Rechnungslegung

Im Rahmen der Rechnungslegung müssen Sie nicht nur die Rechnungslegung selbst, sondern auch die Liefertreue kontrollieren. Oft erfolgt die Rechnungslegung konsequent, die Lieferung jedoch verspätet. Während der Fakturierung wird daher nochmals geprüft, ob Positionen in der Rechnung mit der Lieferung übereinstimmen. Sodann werden Lieferungen und Leistungen zeitnah und vollständig abgerechnet. Zur Sicherheit werden das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsbedingungen nochmals auf der Rechnung vermerkt. Die weltweiten Formvorschriften für Rechnungen sind dabei wie bisher einzuhalten. Es empfiehlt sich, Rechnungen elektronisch in den landesüblichen Formaten zu versenden. Verträge und Vereinbarungen in elektronischer Form erleichtern den Dokumentenaustausch, denn auch Folgekorrespondenzen können dann elektronisch verarbeitet und den Kundenverträgen zugeordnet werden. Bei der Migration auf SAP Credit Management ist dafür Sorge zu tragen, dass in der Übergangszeit keine Ausfälle in der Rechnungslegung und bei den Zahlungseingängen entstehen.

1.2.8 Mahnwesen und Korrespondenzen

SAP FSCM bietet neben dem neuen SAP Credit Management auf der gleichen technischen Basis mit SAP FIN-FSCM die Unterkomponenten SAP Dispute Management und SAP Collections Management. Aus den dort ablaufenden Prozessen »Klärungsfallbearbeitung« und »Forderungsbearbeitung« werden die Informationen vollumfassend in SAP Credit Management fortgeschrieben. Sie verfügen damit über alle erforderlichen Daten für eine Entscheidung zu den Prozessen »Mahnen« und »Korrespondenz«, wenn der Geschäftspartner z.B. wegen fehlender Zahlungseingänge ausgesteuert wird. Die meisten Fälle werden automatisch nach Ihrem Regelwerk prozessiert.

Das Mahnwesen findet nicht in SAP Credit Management statt. Erst wenn eine Kreditentscheidung zu treffen ist und ein Kreditlimitantrag zur Bearbeitung ansteht, wird der Kreditmanager aktiv. Alternativ wendet sich der Vertrieb bei gesperrten Belegen über den Prozess »dokumentierte Kreditentscheidung« an das Kreditmanagement. Die bisherigen Dokumente und die Historie aus dem Mahnwesen liegen dort zur Berücksichtigung vor.

1.2.9 Reklamationsbearbeitung und Klärungswesen

Erst am Ende der Bearbeitungskette aus Klärungsfallbearbeitung (inkl. Reklamationen) und Mahnwesen folgt das Kreditmanagement. Letzteres umfasst dennoch alle drei Bereiche, da im Kreditmanagement jegliche Informationen zusammenlaufen. In das Kreditmanagement fließen die Entscheidungen aus allen Bereichen ein, sodass Ihnen dort die Ergebnisse zur Beurteilung der Kreditentscheidungen vorliegen. In der Übersicht zu den Fällen Ihrer Kunden im Kreditmanagement sehen Sie auch die anderen Fallarten, wie z.B. Klärungsfälle. Die Erfahrung hat gezeigt, dass über 90 Prozent der Reklamationen ganz oder teilweise berechtigt sind und damit auch die Zahlungsabweichungen. Sie ermitteln den strittigen Betrag und stellen für den unstrittigen Anteil die Zahlungswilligkeit des Geschäftspartners her oder führen eine Kreditentscheidung durch. Noch in Bearbeitung befindliche Fälle gehen in die terminierte Wiedervorlageliste.

1.2.10 Sperren von Belegen und Konten für Lieferungen und Leistungen – Sanktionierung

Der normale Prozess startet im Vertrieb mit dem Anlegen einer Kundenbestellung, dem Kundenauftrag. Es folgt die Kommissionierung und Auslieferung der Ware. Der Lieferschein begleitet die Ware. Aus dieser logistischen Prozesskette ergibt sich die finanzielle Prozesskette, die in den Komponenten des Rechnungswesens abgebildet wird. Mit dem neuen Kreditmanagement wird eine erweiterte Funktionalität zur Überwachung der finanziellen Wertschöpfung entlang der logistischen Prozesskette eingerichtet. Sie soll Ihnen ermöglichen, das Geld schneller und sicherer Ihrem Unternehmen zuzuführen. Dabei schützen Sanktionen Sie vor finanziellen Ausfällen von Lieferungen oder Leistungen. Das Ziel ist immer die Rückkehr in den Normalprozess und die Aufhebung der gesetzten Sperren. Das neue Kreditmanagement bietet Ihnen eine erweiterte Prozessintegrationen und softwarebasierte Folgeprozesse zur Beschleunigung des Workflows für die Bearbeitung der Abweichungen vom Normalfall.

Dazu gehört das Sperren von Belegen im Vertrieb oder von Konten im Kreditmanagement als Ergebnis der Kreditrisikoprüfung. Diese Sperren stellen zwar eher die Ausnahme dar, führen aber bei einem hohen Kundenaufkommen oder bei Großaufträgen schnell zu einer Bindung von vielen Millionen Euro. Daher werden Prozesse speziell mit dem neuen Kreditmanagement und allgemein mit SAP FSCM so eingerichtet, dass automatisch und regelbasiert Entscheidungen zu Folgeaktivitäten getroffen werden. Als Beispiel dienen hier der statische Mahnprozess und seine Schrittfolge, inklusive Korrespondenzen und Folgeaktivitäten wie die Abgabe zum Inkasso. Eine automatische Sperre der Belege zur Auslieferung muss immer auch mit einem Schutz der Ressourcen einhergehen und die Produktion oder Nachbestellung für diesen Kunden sperren.

Es gibt im Regelwerk nach der Sperre von Aufträgen, Lieferungen oder Fakturen einen positiven Weg zurück zum Normalprozess, aber in etwa 10 Prozent der Fälle auch einen negativen Weg: die Rückabwicklung der Aktivitäten und Rückbuchung in den Bestand, ggf. gefolgt von der Einlagerung und dem Weiterverkauf. Diese Fälle werden neu gestaltet und anschließend für die Softwareimplementierung vorgesehen. Nach einem Vortest werden sie von den beteiligten Personen in Vertrieb und Kreditmanagement einem Prozesskettentest unterzogen. Dieser hilft Ihnen, neben der Software auch den Workflow im neuen Kreditmanagement besser kennenzulernen. Außerdem werden Vorgänger im Vertrieb und Nachfolger in der Kreditrisikobearbeitung, die Kreditmanager, trainiert sowie die Qualität der Kreditlimitbearbeitung geprüft. Die durchgängige Qualitätssicherung in der Prozesskette vom Vertrieb bis zur Kreditentscheidung bildet den wichtigsten Teil im Umgang mit den »Negativfällen« im neuen Kreditmanagement. Hier liegen die größten Veränderungen und Potenziale gegenüber dem alten Regelwerk, den bisherigen Prozessen und beteiligten Personen. Mit dem neuen Kreditmanagement erfolgen alle damit verbundenen Arbeiten mit FIN-FSCM-CR, SD und FI.

1.2.11 Kaufmännisches und technisches Inkasso

Das Inkasso soll alle Maßnahmen beinhalten, die Ihre Ware sichern und finanzielle Ansprüche geltend machen. Da Sie parallel Pauschalwertberichtigungen vornehmen, wirkt sich hier jeder Erfolg direkt auf den Gewinn aus. Gewöhnlich wird das Inkasso dem Mahnwesen zugeordnet. Eine Aufsicht im Kreditmanagement ist aber sehr zu empfehlen. Alle Ergebnisse aus dem Mahnwesen, also dem Collections Management, sind wertvolle Informationen für die Bonitäts- und Risikoprüfung und damit letztlich für die Kreditentscheidung. Mit dem neuen Kreditmanagement sollen neue Informationen automatisch eine Änderung in den Stammdaten des Geschäftspartners bewirken. Dies gilt für Mahnstufen, Bonität, Änderung der Risikoklasse sowie für das Kreditlimit im Kredit-und im Hauptkreditsegment. Alle Daten sind archivierbar. Die Historie, auch die Änderungshistorie, wird fortgeschrieben und bietet Ihnen eine wertvolle Hilfe bei der Kreditentscheidung. Der Funktionsumfang geht weit über das bisherige Kreditmanagement hinaus, gerade was die Fortschreibung der Informationen und die Aufzeichnung der Historie angeht. Die Gestaltung der Folgeprozesse bei Sanktionierung ist jetzt bereits im Standard vorhanden. Eine wesentliche Neuerung ist die Einrichtung eines zentralen Kreditmanagements über alle Kundenbestände in der gesamten Firma und über alle Softwaresysteme hinweg. Dies erfolgt durch die technische Zusammenführung aller Kreditsegmente als Untereinheiten in SAP Credit Management als Hauptkreditsegment. Ab dem Zeitpunkt der Nutzung des Hauptkreditsegments führen Sie alle Informationen für das Kreditmanagement zusammen.

1.2.12 Einzelwertberichtigungen

Einzelwertberichtigungen, d.h. das zumeist ganz oder teilweise Ausbuchen von Forderungen, sind das »bittere Ende« im Kreditmanagement. In mittleren und größeren Firmen gibt es immer ein striktes Verfahren, wie der Weg zur Einzelwertberichtigung aussieht. Jedoch gibt es auch Ereignisse, durch die eine Einzelwertberichtigung als Normalprozess gilt. So können politische oder ethische Gründe zu einer Ausbuchung führen, z.B. wenn ein Patient stirbt oder eine politische Absicht – Deutschland erhält einen ständigen Sitz im UN-Sicherheitsrat – nicht erreicht werden kann. Das neue Kreditmanagement unterstützt Sie dynamisch in der Überwachung der Ziele mit Frühwarnindikatoren, Berichten und ereignisbasierter Aussteuerung im Standard bis auf Geschäftspartner- und Belegebene. Oberstes Ziel ist stets, dass Einzelwertberichtigungen reduziert werden und dass Geld im Unternehmen bleibt. Doch steht Ihnen für extreme, unvorhergesehene Ereignisse wie eine Katastrophe, Epidemie oder Pandemie die schnelle Anpassung via Massenänderung für alle relevanten Datenfelder zur Verfügung.

1.3 Neue Prozesse mit dem Kreditmanagement in SAP S/4HANA

Das neue Kreditmanagement mit SAP Credit Management ermöglicht zwei wichtige Prozesse:

 Kreditlimitantrag (positiver Prozess)

 dokumentierte Kreditentscheidung (negativer Prozess)

Die Unterscheidung in positiv und negativ bezieht sich auf das auslösende Ereignis: die Kreditprüfung. Während im positiven Prozess »Kreditlimitantrag« kein Beleg oder Konto gesperrt sein muss, liegt im negativen Fall immer ein gesperrter Beleg oder ein gesperrtes Konto vor. Die Kreditprüfung ist dort zu einem ablehnenden Ergebnis gekommen.

Beide Prozesse unterliegen im Standard der Steuerung durch einen eingerichteten, ausgelieferten Workflow. Dieser Workflow verfügt über eine Ereignissteuerung. Sie können diese im Rahmen einer Fallbearbeitung verfeinern oder ändern und so an Ihre Firmenerfordernisse anpassen. Der eingerichtete Workflow kann als Laufweg der Akte oder des Falles angesehen werden. Die Steuerung der Bearbeitung im Workflow unterliegt einer aufwärtsgerichteten Statusverwaltung. Jeder Schritt in der Bearbeitungsfolge (dem Workflow), vom Start bis zum Ende, wird mit einer aufsteigenden Nummerierung versehen und hat definierte Vorgänger und Nachfolger. Diese Statusverwaltung, die für viele SAP-Prozesse verwendet wird, definieren Sie im Customizing des Kreditmanagements. Die Beschreibung finden Sie in Kapitel 7. Mit dem Umsetzen der Status verfügen Sie so gleichzeitig über einen Genehmigungsworkflow. Sie finden im selben Kapitel auch Tipps zur Anwendung des Vier-, Sechs- oder Acht-Augen-Prinzips.

Schauen wir uns nun die beiden Prozesse im Detail an.

1.3.1 Die dokumentierte Kreditentscheidung

Die dokumentierte Kreditentscheidung ist Bestandteil der Kreditprüfung im Verkaufsprozess. Angestoßen wird sie wie bisher durch gesperrte Vertriebsbelege. Dabei werden der Kundenauftrag, die Lieferung und die Faktura mit dem Betrag als Obligo gegen das verfügbare Kreditlimit im Kreditsegment geprüft. Schlägt die Kreditlimitprüfung fehl, ist die Toleranzgrenze oder die Kreditlinie ausgeschöpft, und die Belege werden gesperrt. Als Folgeaktion wird automatisch die Fallart Dokumentierte Kreditentscheidung angelegt, wie das Beispiel in Abbildung 1.1 für einen Vertriebsbeleg mit der Fall-ID 30000000502 zeigt.

Abbildung 1.1: Dokumentierte Kreditentscheidung – Fall 30000000502

Alternativ ist es möglich, eine dokumentierte Kreditentscheidung mit der Fallart »FDCA« für ein ganzes Geschäftspartnerkonto anzulegen. Diese Variante wird seltener und vorzugsweise aus dem Kreditmanagement heraus verwendet. Im Ergebnis wird das komplette Konto des Geschäftspartners gesperrt, und es sind keine Aktionen im Vertrieb möglich.

Wir betrachten weiterhin unseren gesperrten Vertriebsbeleg in Abbildung 1.1. Sie rufen diesen Fall entweder in der SAP-Fiori-App »Kreditfälle verwalten« im SAP-Fiori-App-Katalog unter »Kreditgesperrte Verkaufsbelege« oder im S/4HANA-Menü über die Transaktionen UKM_CASE und UKM_MY_DCDS auf. Alternativ nutzen Sie folgenden Menüpfad: SAP Easy Access • SAP Menü • Rechnungswesen• Financial Supply Chain Management • Credit Management• Dokumentierte Kreditentscheidungen • UKM_CASE – Fälle im SAP Kreditmanagement und/oder UKM_MY_DCDS – Meine Dokumentierten Kreditentscheidungen.

Aufruf der Fälle im Kreditmanagement

Ihnen werden in den jeweiligen Transaktionen immer beide Fallarten angezeigt. Achten Sie in der Anfangsphase auf die richtige Auswahl. Sie können Zug um Zug Auswahl und Anzeige für Ihre Arbeit anpassen.

Die bisherige Verfahrensweise für gesperrte Belege über die Transaktion VKM1 bleibt sichtbar, wird aber sukzessive durch den Prozess der dokumentierten Kreditentscheidung abgelöst. Sobald Sie einen Beleg sperren, wird immer automatisch ein Fall im Kreditmanagement erstellt. Eine manuelle Erstellung ist im Standard nicht vorgesehen.

Eine dokumentierte Kreditentscheidung soll veranschaulichen, wie es zu dieser Kreditentscheidung gekommen ist. Sie verwalten alle diesbezüglichen Dokumente und Berechnungen, das Kreditlimit, die verwandten Auszüge zu Zahlungen, Mahnungen, Belege und Notizen zum Zeitpunkt der Entscheidung.

Kommt es zu einem ablehnenden Beschluss, wird der Geschäftspartner mittels des Formulars »Momentaufnahme« (Snapshot) informiert. Als nächster Schritt ist dann beispielsweise die Rückabwicklung der logistischen Aktivitäten einzuleiten. Bei Bedarf sichern Sie unterwegs befindliche Ware oder verfolgen andere Aktionen, die hierzu in Ihrer Firma festgelegt sind.

Alle Dokumente, Notizen und Belege zu einem Fall lassen sich nachverfolgen. Nachdem Ihre Bearbeitung abgeschlossen ist, ändern Sie den Bearbeiter und Status und weisen den Fall so dem nächsten Bearbeiter oder der nächsten Gruppe zu. Auf diese Weise verfahren Sie mit dem Workflow, bis der Fall abgeschlossen werden kann. Dann sind keine Änderungen mehr möglich.

Der Kreditmanager sperrt während der Fallbearbeitung ggf. das Konto des Geschäftspartners und überwacht es, bis alle offenen Posten ausgeglichen oder geklärt sind. Die weitere Verfahrensweise richtet sich nach den Richtlinien in Ihrem Unternehmen.

Wenn Ihr Kunde positiv auf die Fallbearbeitung reagiert, indem er z.B. den ausstehenden Betrag zahlt, hat der Kreditmanager die Möglichkeit, die Kreditentscheidung zu ändern. Er eröffnet dazu einen Fall in der Fallart »Kreditlimitantrag« und strebt darüber eine teilweise oder gänzlich positive Entscheidung an. Dies sichert den Fortbestand der Geschäftsbeziehung.

1.3.2 Der Kreditlimitantrag

Ein Kreditlimitantrag hat die Änderung der Kreditlinie zum Ziel. Diese Fallart folgt gleichfalls einem Workflow. Sie kann jederzeit manuell oder automatisch angelegt sowie solo oder als Teilprozess eingerichtet werden. In vielen Einzelschritten lässt sich der Workflow sehr detailliert ausgestalten. Wie zuvor wird der Prozess des Kreditlimitantrags mit Statusänderungen und dem Setzen des Folgebearbeiters weitergeleitet. Dieses Grundprinzip ist der Fallbearbeitung eigen und dem Laufweg einer Akte entlehnt. Zum Schluss wird die Fallakte geschlossen.

Die inhaltliche Bearbeitung eines Kreditlimitantrags ist schnell beschrieben: Es gibt einen Anlass, das Kreditlimit in einem oder mehreren Kreditsegmenten zu ändern. Ob die Bonität, das Risiko oder Rückmeldungen aus dem Mahnprozess Anlass dazu geben, sei hier nicht diskutiert. Wichtig für die Bearbeitung ist eine vollständige Übersicht über die Stammdaten und Bewegungsdaten des Geschäftspartners. Diese liefert Ihnen die Fallakte. Darin sammeln Sie Belege, Notizen sowie Historiendaten und können im Stammsatz des Geschäftspartners zu jedem Zeitpunkt eine Kreditberechnung ausführen. Damit treffen Sie eine zeitnahe Entscheidung zur neuen Höhe des Kreditlimits und Weiterführung der Geschäftsbeziehung. In der Anzeige zum Fall sehen Sie zudem die Historie der Bearbeitung des Kreditlimits und alle aktuellen Entscheidungen (siehe Abbildung 1.2). Die Inanspruchnahme wird zusätzlich angezeigt.

Abbildung 1.2: Kreditlimitantrag

Diese Kurzbeschreibung sollte Ihnen aufzeigen, warum alle Prozesse jetzt softwarebasiert stattfinden. Eine weitere Verwaltung ist nicht vorgesehen, die Daten werden einmalig übernommen. Bitte denken Sie auch an die Übernahme Ihrer Schattendaten aus Exceldateien im Rahmen der Datenmigration.

1.3.3 Die Prozesse im Kreditmanagement

Die Prozesse für die Kreditrisikoüberwachung mit SAP Credit Management erfolgen in den Komponenten SD und in FI komponentenübergreifend unter Einbeziehung des Vertriebs. Je nach Firma sind weitere Komponenten oder Industrielösungen in die Kreditüberwachung oder die Korrekturen eingebunden. Die Ergebnisse werden in die Stammdaten der Geschäftspartner geschrieben. Ihnen ist nun schon mehrfach das wichtige neue Element Kreditsegment begegnet. Ein Kreditsegment ist eine frei vorgenommene Einteilung nach Kriterien, wie sie in etwa für den Buchungskreis, Finanzkreis oder Kostenrechnungskreis gelten. Oft wird der Buchungskreis als Basis genommen. Sie sind jedoch frei in der Festlegung, wie Sie Ihre Kreditsegmente sinnvoll definieren (mehr dazu finden Sie in Kapitel 7).

Die Daten im Kreditsegment ergänzen die allgemeinen, für alle SAP-Komponenten gültigen Informationen des Geschäftspartners (siehe auch Abschnitt 3.1) und den damit verbundenen Prozessen (siehe auch Abschnitt 3.2 und Kapitel 5). Sie finden in der Ansicht des Geschäftspartners in Ihrem SAP-S/4HANA-System die bekannten Drucktasten und Reiter vor. Die zusätzlichen Informationen, Button und Registerkarten für das SAP Credit Management lernen Sie in diesem Buch kennen. Wir starten im nächsten Absatz mit der Registerkarte Risikoermittlung.

Kreditprofil für die Risikoermittlung

Die Angaben auf der Registerkarte Risikoermittlung sind sehr umfangreich, und einige Informationen erwarten Sie vermutlich eher an anderer Stelle. Ich empfehle Ihnen, auf dieser Registerkarte keine Umgruppierung der Felder vorzunehmen. Erfahrungsgemäß werden nicht alle Zuordnungen in Programmen berücksichtigt, was eine hohe Fehlerquote zur Folge hat.

Die Risikoermittlung ist in den allgemeinen Daten zum Geschäftspartner angesiedelt und damit unabhängig vom Kreditsegment gültig. Über die Einträge in die Felder des Geschäftspartnerstammsatzes erstellen Sie das Kreditprofil. Die Risikoermittlung erfolgt über eine Kombination aus Bonitätsermittlung und firmenspezifischer Risikoklassifizierung.

Der erste Schritt für die Risikoermittlung ist die Bonitätsermittlung. Sie folgt einem internen Schema, welches im Customizing für die Komponente SAP Credit Management hinterlegt wird (siehe Kapitel 7). Dort definieren Sie für den Geschäftspartner auch das Verfahren zur Bonitätsermittlung, z.B. auf Basis der Kundengruppe wie Privatkunde, Geschäftskunde, Neukunde oder Bestandskunde. Im Stammsatz des Geschäftspartners wählen Sie dann die im Customizing hinterlegten Verfahren aus. Sie können anschließend im Modus »Ändern« die Bonität des Geschäftspartners berechnen. Das Ergebnis wird im Feld Interne Bonität sichtbar. In der Risikoklasse wird die berechnete Einstufung ausgegeben. Sie können alternativ via Feldauswahl Werte eintragen. Die genaue Verfahrensweise wird in Ihrer Firma festgelegt. Der Normalfall ist die Berechnung anhand eines hinterlegten Schemas. Im Feld Prüfregel wählen Sie das Verfahren für die Bestimmung des Kreditlimits. Anschließend legen Sie über die Vorauswahl eine Kreditgruppe fest. Die Felder zu den externen Kreditauskünften im mittleren Bereich des Screens werden automatisch oder manuell ergänzt. Für die Arbeit im Kreditmanagement müssen sie nicht gefüllt sein.

Die Felder im unteren Drittel, Notizen und Zusatzinformationen, füllen Sie bei Bedarf. Hier werden auf den ersten Blick Besonderheiten zu den Kreditsegmenten ersichtlich. Die chronologische Übersicht ist für interne Bearbeiter und externe Zulieferer eine gute Basis für die Wiedervorlageliste und den Stand der Aktivitäten. Mittels Kundenerweiterungen können diese Felder mit wertvollen Zusatzinformationen gefüllt werden. Im Standard sind manuelle Einträge vorgesehen. Eine Besonderheit für die Zusatzinformationen ist die Möglichkeit der Verwaltung in mehreren Sprachen, da die Informationen hier für alle Kreditsegmente gültig sind.

Bonitätsprüfung

Auch die Bonitätsdaten sind im allgemeinen Teil des Kreditpartners hinterlegt und somit unabhängig vom Kreditsegment, also universell gültig. »Kreditpartner« bezeichnet hier den Geschäftspartner oder Kunden in seiner Rolle für das Kreditmanagement. In den Abschnitten 3.1 und 3.2 sehen Sie Beispiele zum Aufbau der Geschäftspartnerstammdaten.

Der Prozess zur Bonitätsprüfung wird von vielen Firmen ausgelagert. Die Daten werden von Dienstleistern bezogen, periodisch eingespielt und in das firmeninterne Schema gemappt. Sie sehen diese Daten dann im Geschäftspartnerstammsatz. Wenn Sie die Bonitätsprüfung in Eigenregie durchführen, erfolgt eine Berechnung auf Basis dieser Ergebnisse extern durchgeführter Aktivitäten. Dieser Vorgang findet automatisch statt oder wird bei Bedarf manuell angestoßen. Die Ergebnisse werden in die Felder auf der Registerkarte Bonitätsdaten geschrieben. Im Standard von SAP Credit Management verfügen Sie jetzt über mehr Felder und Möglichkeiten zur Berechnung (siehe Abschnitt 3.1 und Kapitel 7). Die Formeln werden im Customizing hinterlegt. Im unteren Bereich der Registerkarte kann Ihre juristische Abteilung Daten einpflegen. Sie finden folgende Felder im Standard vor:

 Bonität mit einer Feldauswahl aus den im Customizing hinterlegten Stufen

 Datum der letzten Bonitätsänderung

 Stand der Bonitätsauskunft

 Ein Feld für den Freitext oder den mitgelieferten Text Ihres Anbieters

 Name des liefernden Bonitätsanbieters

 Rating, das Sie selbst ermittelt oder von extern übernommen haben

 zusätzliche Merker für notleidende Geschäftspartner wie Insolvenz, eidesstattliche Versicherung

 Daten zum gerichtlichen Verfahren

Bei einem sehr großen Kundenbestand beziehen Sie die Werte oder Informationen für Felder wie Insolvenzen aus amtlichen Quellen, z.B. dem Bundesanzeiger.

Kreditlimit und Steuerung

Die Felder und Prozesse für das Kreditlimit und die Steuerung in der Kreditrisikoüberwachung sind wie die folgenden Angaben zum Zahlungsverhalten immer auf das jeweilige Kreditsegment bezogen. Sie finden zwei Gruppen von Informationen: zum Kreditlimit und zur Steuerung. In den Stammdaten des Geschäftspartners im oberen Bereich des Bildschirms finden Sie unter Kreditlimit Felder zu Ihrem Verfahren für das Kreditlimit, z.B. Neukunde privat. Die Vorauswahl treffen Sie bei der Erstellung des Geschäftspartners im jeweiligen Kreditsegment. Dazu versehen Sie die Festlegung des Kreditlimits und Angaben zur Ausschöpfung des Kreditlimits durch offene Posten/Obligo mit Datumsangaben. Für eine Gesamtübersicht zum Geschäftspartner wählen Sie das Hauptkreditsegment.

Kennzahlen zum Zahlungsverhalten

Das Zahlungsverhalten ist bei fast allen Geschäftspartnern unauffällig. Für die Geschäftspartner, denen in der Kreditüberwachung erhöhte Aufmerksamkeit geschenkt wird, stehen Ihnen im Stammsatz des Geschäftspartners die bewährten Mahnstufen und Sperren, die erweiterte Mahnhistorie und die Daten aus dem FSCM Collections Management für Länder zur Verfügung, in denen Mahnen nicht üblich ist. Auf der Registerkarte Kennzahlen zum Zahlungsverhalten gibt es im Standard vier Gruppen:

1. Höchste Mahnstufe mit Angaben zum offenen Betrag und der Währung, der Belegkennung aus der Buchhaltung oder einem externen System und der Anzahl der Mahnungen

2. Ältester offener Posten mit Angaben zum Betrag sowie zu der Währung, Nettofälligkeit, Belegkennung und den Verzugstagen

3. Letzte Zahlung mit den Angaben Datum der letzten Zahlung, Betrag und Währung sowie Belegkennung

4. Days Sales Outstanding (DSO) als Kennzahl (oder Formel) aus der Buchhaltung oder einem Fremdsystem, Angaben zu Betrag und Währung, ohne Skonto, mit Skonto sowie jeweils Währung und Verzugstage, Umsatz, maximaler Umsatz und Inkassobetrag mit Währung absolut und relativ

Kennzahl »Kapitalbedarf«

Die Kennzahl DSO kann in Kombination mit dem Gegenstück Days Payments Outstanding (DPO) zu einer Berechnung der Kapitaldeckung herangezogen werden. Lagerdauer plus DSO ergeben den Gesamtzahlungszyklus. Davon ziehen Sie wiederum DPO ab und erhalten den Nettozahlungszyklus in Tagen. Für diese Zeit muss Ihre Firma finanzielle Mittel vorhalten, um den Kapitalbedarf zu decken.

Oft werden diese Kennzahlen mittels SAP BI oder SAP Analytics Cloud ermittelt und wieder in das Kreditsegment zurückgeschrieben. Meine Empfehlung für Ihr Berichtswesen ist die Nutzung des Hauptkreditsegments. Kreditmanager erhalten auf diese Weise einen Überblick über das gesamte Unternehmen.

KPI zum Zahlungsverhalten

Üblicherweise werden aus anderen Systemen und Komponenten Kennzahlen fortgeschrieben, die im Kreditsegment sichtbar werden. Eine häufige Integration findet sich etwa zu SAP BI oder zu den Cloudlösungen. Die Aktualisierung dieser Fortschreibung erfolgt nach Ihrer Vorgabe.

Die Art der Anbindung zu SAP BI, in die Cloudlösung oder in Ihr favorisiertes Analysetool hängt von den festgelegten Kennzahlen, den Key Performance Indicators (KPI), und Ihren Unternehmensanforderungen ab. Beim Kreditvektor handelt es sich um Kennzahlen zum Zahlungsverhalten des Geschäftspartners und um Analyseergebnisse aus Business Intelligence (BI). Diese Kennzahlen können berechnet bzw. fertig aus Ihrem Analysetool in die Felder für die KPI zum Zahlungsverhalten der Geschäftspartner geliefert werden. Die KPI zum Zahlungsverhalten werden je Kreditsegment zugeordnet. Im Standard sind die folgenden Gruppierungen vorgesehen:

 MahnungenWerte für Betrag und Währung, Anzahl der Mahnungen mit Datum und Mahnstufe mit der zugehörigen ID

 Ältester offener PostenBetrag und die Währung je Kreditsegment, die Verzugstage und Nettofälligkeit sowie die zugehörige (mitgegebene) ID

 ZahlungenBeträge und Währungen, das Datum im Feld Zahlung und eine mitgegebene ID

 VerkaufWerte für Beträge und Währung, Verzugstage, Beträge mit und ohne Skonto, den maximalen Umsatz, den Umsatz, DSO sowie die zum Inkasso gegebenen Beträge absolut und relativ zum Umsatz

Auf der Registerkarte KPI erhalten Sie so eine schnelle Übersicht zum Verhalten und zur Wertigkeit Ihres Geschäftspartners. Das soll helfen, die Kreditentscheidung schneller herbeizuführen. Die Daten auf der Registerkarte KPI können aus Analysesystemen wie dem BI gespeist werden. Für das Senden der Debitorendaten in SAP Credit Management steht Ihnen der Report UKM_TRANSFER_VECTOR (Kennzahlen zum Zahlungsverhalten senden) zur Verfügung. Den Report führen Sie mittels Transaktion SA38 aus. Sie erreichen ihn alternativ über den Menüpfad SAP Easy Access • SAP Menü • Rechnungswesen • Financial Supply Chain Management • Credit Management • Integration Credit Management mit FI-AR • UKM_TRANSFER_VECTOR – Fortschreibung von Kennzahlen zum Zahlungsverhalten.

Für die Kreditrisikoüberwachung mit der dokumentierten Kreditentscheidung oder den Kreditlimitantrag zur Anpassung des Kreditlimits liefern Ihnen die Kennzahlen schnelle Informationen zum Zahlungsverhalten.

1.4 Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung des neuen Kreditmanagements

In Abschnitt 1.1 wurde aufgezeigt, dass das fachliche Projekt dem IT-Projekt zur Einführung des neuen Kreditmanagements vorangeht. »Mit dem Business zusammenarbeiten« heißt, zielgerichtet an die Verantwortlichen heranzutreten und ihnen vorab Arbeitsmittel an die Hand zu geben, die sie später zur Implementierung der Prozesse im neuen Kreditmanagement mit SAP Credit Management nutzen. Ein Vorteil dieser Verfahrensweise, die ich Ihnen in diesem Abschnitt vorstellen möchte, ist die Möglichkeit zur parallelen Arbeit an den fachlichen und IT-Themen im Projekt. Zur Einleitung sind hier die Phasen für ein vorbildliches Kreditmanagement zusammengefasst:

 Phase 1: Kundenakquise

 Phase 2: Kreditwürdigkeitsprüfung

 Phase 3: Kreditentscheidung

 Phase 4: Kreditsicherung

 Phase 5: Kreditüberwachung

 Phase 6: Inkasso

Diese Phasen entsprechen den Prozessen in SAP Credit Management und sind den »IT-Lösungen für das Credit Management« des BvCM entnommen [3]. Sie lassen sich für Ihr FSCM-Projekt passgenau umsetzen. Mit dieser Prozesskette haben Sie für das Kreditmanagement an alles gedacht.

Vorbetrachtung für das SAP Credit Management

Bevor Ihr Projekt startet, sollten Sie sich einige allgemeine Fragen beantworten:

1. Wie wollen Sie zukünftig arbeiten? Nutzen Sie Mobilgeräte und damit SAP-Fiori-Apps? Ein S/4HANA-System muss selbstverständlich immer zugrunde liegen. Für einen optionalen Einsatz von SAP-Fiori-Apps lesen Sie zusätzlich Kapitel 2.

2. Wie sieht Ihre zukünftige Softwarelandschaft mit dem neuen SAP Credit Management aus? Nutzen Sie zusätzlich Cloudlösungen und SAP CRM oder weitere Premiumsoftware? Deren Integration wird an vielen Punkten im Buch beschrieben.

3. Welche Dienstleister für Wirtschaftsinformationen werden Sie zukünftig beliefern, welche Informationen im Kreditmanagement generieren Sie selbst?

4. Gibt es in Ihrem FSCM-System Prozesse, die mithilfe des SAP Dispute Management geklärt oder über das SAP Collections Management eingefordert werden müssen?

Die Einrichtung des SAP Credit Management ist auch ein fachliches Projekt zum Kreditmanagement. Die Personen in den Fachbereichen Kundenbuchhaltung, Treasury, Vertrieb/Sales usw. wissen noch nicht, was für die Einrichtung der Prozesse mit SAP vorausgesetzt wird. Das Ziel ist die Verlagerung aller Arbeiten in SAP, keine Arbeit am System vorbei. Früher gab es Laufmappen mit Laufwegen, dann E-Mails und jetzt kommt der Kreditmanagement-Workflow mit Dokumenten und Notizen.

Für die beiden Prozesse »Kreditlimitantrag« und »dokumentierte Kreditentscheidung« zeichnen Sie alles auf. Dazu gehört der komplette Durchlauf mit allen Entscheidungen, reduziert auf Ja/Nein, mit einem Durchlaufplan. Benutzen Sie für die Prozessabbildung eine Software wie MS Visio, Aris oder ein anderes Prozessmodellierungstool; stellen Sie damit den Laufweg nach: Alles wird von Hand zu Hand gegeben oder per E-Mail weitergeleitet und dokumentiert. Jede Person im Prozess dokumentiert, was Sie erhalten hat, was sie in welcher Reihenfolge getan und was sie weitergereicht oder -geschickt hat. Beide Prozesse finden sich im Standard von SAP S/4HANA. Die Workflows lassen sich in einer grafischen Variante ausgeben, in der jede Änderung sofort berücksichtigt wird. Die Darstellung dient Ihnen als Basis für die genaue Beschreibung Ihres Kreditmanagement-Projektes. Für alle weiteren Teilprozesse können Sie Ihre betrieblichen Prozesshandbücher verwenden.

Damit Ihnen das fachliche Projekt und dessen Abbildung mit SAP Credit Management gut gelingen, finden Sie im Weiteren wichtige Aspekte für Ihr Konzept. Darin stellen Sie die Fragen an den Fachbereich, deren Antworten Sie für die Implementierung benötigen. So, wie Sie für eine Zahlungsträgerimplementierung genau zwei Unterlagen brauchen: ein Zahlträgermuster in minimaler und maximaler Formatversion und die Regeln für die Belegung der Felder. Anschließend haben Sie ein Gerüst für das vorgelagerte Konzept und die Einrichtung von SAP Credit Management (siehe Customizing in Kapitel 7).

Zuarbeiten für das Customizing und die Anwendungsvorbereitung

Für die fachliche Einrichtung im Customizing und in der Anwendung des SAP Credit Management erheben Sie vorher oder parallel zur Einrichtung Ihres Projektes die im Folgenden beschriebenen Daten und Informationen. Wir orientieren uns dabei an der Gliederung, die das Customizing von SAP Credit Management mit den verbundenen Komponenten vorgibt. Es existiert ein weiterer Ansatz, der sich für Aufwandsschätzungen sehr bewährt hat: Die zu füllenden Felder und ihre Verwendung werden ermittelt und danach dokumentiert. Dieser Ansatz wird hier nicht verfolgt, weil es sich dabei nicht um ein reines IT-Projekt handelt und vor dem Projektstart noch keine Klarheit über den endgültigen Aufgabenumfang herrscht. Für spätere, detaillierte Erweiterungen gemäß Kundenwunsch wird der »Felder-Ansatz« jedoch präferiert.

Das Customizing erfolgt in den Komponenten SAP Records Management (RM) und Case Management (CM), den anwendungsübergreifenden Funktionen, z.B. für SAP Business Partner, sowie in der Komponente SAP Credit Management in der Lösung SAP Financial Supply Chain Management (SAP FSCM).

Schneller bei der Projektarbeit

Sie sparen durch die parallele Einrichtung der Geschäftspartner in SAP Business Partner, der Fälle im Case Management, der Angabe der gewünschten Kommunikation und Nachrichtensteuerung, der Basisangaben für den Workflow und das Kreditmanagement viel Zeit. Die zentral verwaltete Dokumentation steht allen Projektmitgliedern zur Verfügung, sodass Abfragen aus den Fachbereichen nur einmalig erfolgen.

Sie starten mit dem Einrichten in SAP Records Management, gefolgt vom Case Management. Dazu benötigen Sie folgende Informationen:

1. Zur Einrichtung des SAP-Records-Management-Systems (RMS) treffen Sie die Entscheidung, wie viele unabhängige RMS Sie betreiben möchten. Fast alle Kunden betreiben nur ein RMS, damit das neue Kreditmanagement zentral gesteuert werden kann. Wir gehen in diesem Buch daher auch von genau einem RMS aus, da eine RMS-übergreifende Suche nicht möglich ist. Wenn Sie sich aus Sicherheitsgründen für eine Variante mit mehreren RMS entscheiden, dann erfolgt die Einrichtung für alle Systeme gleich. Branchenspezifische Anforderungen werden nicht vorausgesetzt, daher empfehle ich die Nutzung im Standard. Sie müssen dafür keine weiteren Vorbedingungen erfüllen. Ihnen stehen direkt die in Kapitel 7 beschriebenen Funktionalitäten zur Verfügung: ein RMS mit den Fallarten »Kreditlimitantrag« und »dokumentierte Kreditentscheidung« für Konto und Beleg, die Nutzung der Fallarten mit der Standardsuche, Dokumente und Notizen sowie die Standardverwaltung. Für Erweiterungen können Sie nach einer kurzen Laufzeit ein Folgeprojekt aufsetzen.

2. Für die Bearbeitung von Kreditstammdaten der Geschäftspartner (GP) ist im Standard die Rolle UKM000 vorgesehen. Die Einrichtung des Geschäftspartners ist in Abschnitt 7.2.2 beschrieben. Für dessen Nutzung in der Rolle UKM000 benötigen Sie keine weiteren Informationen.

3. Für die Einrichtung der Berechtigungen zu den Objekten sind sehr umfangreiche Zuarbeiten notwendig, die von den firmenspezifischen Anforderungen abhängen. Alle Mitarbeiter im Vertrieb, in der Kundenbuchhaltung und dem Kreditmanagement sind ihren neuen Aufgaben zuzuordnen. Sie benötigen die neuen Rollen Kreditsachbearbeiter und Kreditentscheider im Kreditmanagement. Zu deren Einrichtung verwenden Sie Ihren firmeninternen Nutzerantrag für Berechtigungen. In Abschnitt 3.3 sind die neuen SAP-Berechtigungsobjekte für das Kreditmanagement aufgeführt. Sofern Sie SAP Fiori für Mobilgeräte und PC einsetzen, müssen Sie ein komplett neues Berechtigungskonzept erarbeiten. Hinweise hierzu finden Sie in Kapitel 2 und in Abschnitt 7.5.

Fassen wir die fachlichen Vorgaben für das Kreditmanagement mit SAP Credit Management in der abschließenden Übersicht noch einmal zusammen:

1. Sie starten mit der Kreditrisikoüberwachung:

 Dazu müssen Sie zunächst die Kreditsegmente festlegen. Der Standard geht von einem hierarchischen Aufbau aus. Die oberste Einheit ist das Hauptkreditsegment. Es überwacht das Kreditrisiko für die gesamte Firma. Es kann nur ein einziges Hauptkreditsegment geben. Alle weiteren Kreditsegmente sind gleich strukturiert. Die Vorgaben sollten zentral erfolgen, z.B. nach Vertragsarten, Kundensegmenten usw. Hier sind Vertrieb und Kreditmanagement bis hin zur kaufmännischen Geschäftsführung gefragt.

 Nächster Punkt ist die Angabe der Bewertungsverfahren und Bonitätsstufen. Wenn sich die bisherigen Verfahren zur Bewertung bewährt haben, übernehmen Sie diese. Sie hinterlegen alle aktuell genutzten Berechnungsverfahren und bestimmen entsprechende Bonitätsstufen oder geben Ihre bisherigen Bonitätsstufen an. Bei Nutzung externer Dienstleister tragen Sie die Namen der externen Bewertungsverfahren ein und ordnen diese wie bisher internen Bonitäten zu, damit firmeneinheitliche Zuordnungen existieren. Sollten noch keine Bewertungsverfahren vorliegen, ist der Kreditmanager für deren Entwicklung zuständig. Er entscheidet auch über die Nutzung oder Archivierung von Altverfahren.

 Die nächste Zuordnung ist die Kundenkreditgruppe als ergänzendes Merkmal für die Bewertung. Kunden werden z.B. nach der Größe des Unternehmens geordnet. Die Einstufung erfolgt vom Kreditmanager gemeinsam mit dem Vertrieb. Bisherige Kundenkreditgruppen können Sie übernehmen, insbesondere für Neukunden.

 Die Folgeaufgabe ist das Hinterlegen der Formeln für die Bonitätsbestimmung. Die Formeln dienen dem Scoring. Ihre eigenen Formeln müssen Sie in der SAP-Logik definieren. Dazu steht Ihnen ein Formeleditor zur Verfügung, der von erfahrenen Nutzern und Beratern leicht zu bedienen ist. Der formalen Logik und mathematischen Kreativität sind dabei wenig Grenzen gesetzt. Im Bedarfsfall erledigt diese Aufgabe ein Programmierer für Sie. Die Formeln werden nach der Entwicklung umfangreich getestet.

 Zur Risikobewertung nutzen Sie neue Risikoklassen für Ihre Kunden oder migrieren die bisherigen.

 Mit der Darstellung der Attribute definieren Sie alle Kennzahlen zum Zahlungsverhalten (KPI), die Sie im Kreditmanagement nutzen wollen. Eine Ergänzung ist jederzeit möglich. Als Startoption übernehmen Sie die Angaben aus Ihren bisherigen Listen und Berichten.

 Zum Schluss der Kreditrisikodefinition benötigen Sie die Zuarbeit vom Basisteam für die Web- oder Cloudanbindung an externe Auskunfteien und Wirtschaftsdienste. Diese übernehmen Sie in das Customizing.

2. Es folgt die Einrichtung der Geschäftspartner, sie ist Standard und kann wie in Kapitel 7 gezeigt übernommen werden.

3. Für die Feldauswahl benötigen Sie folgende Angaben aus dem Kreditmanagement:

 Sperrgründe in der Kreditlimitprüfung

 Infotypen und Infokategorien in der Kreditlimitprüfung

 Prüfregeln für die Kreditlimitprüfung als Schrittverfahren

 Verfahren zur Kreditlimitprüfung

Diese Informationen stellt der Kreditmanager bereit. Sollte der Kreditmanager seine Arbeit erst mit diesem Projekt aufnehmen, ist die Kundenbuchhaltung der geeignete Ansprechpartner.

4. Sie benötigen weiterhin vollumfängliche Informationen zur Statusgestaltung (Schrittfolge) der Genehmigung und zur Bearbeitung der Fälle im Workflow. Hier reichen jeweils die Bezeichnungen der Positionen. Für Vorgänger und Nachfolger müssen keine strikten Einträge hinterlegt werden. Die Bearbeitung sollte aufsteigend erfolgen. Ich empfehle Zehnerschritte für spätere Ergänzungen.

5. Zum Schluss benötigen Sie für die Momentaufnahme zur dokumentierten Kreditentscheidung ein Formular zur Korrespondenz. Die Vorgabe kommt vom KAbbildungreditmanager in Abstimmung mit dem Formularverantwortlichen. Für viele Einträge finden Sie Anregungen in Kapitel 7.

Sie haben bisher viele Hinweise zu Personen, Aufgaben und Rollen für das neue Kreditmanagement erhalten. Hier nochmals die Aufstellung, wer im Projekt zur Einführung des neuen Kreditmanagements mitarbeiten sollte:

 Projektleiter

 Projektmanagement

 Basisberater

 Programmierer

 Kreditmanager

 Vertrieb

 Kundenbuchhaltung

 Geschäftsbuchhaltung

 Formularverantwortlicher

 Workflowprogrammierer oder Berater

 FIN-FSCM-CR-Berater

 Berechtigungen

 Administrator

 Tester

Alle Personen werden in Teilzeit mit unterschiedlichen Anteilen geplant. Nur der Berater für SAP Credit Management ist in Vollzeit vorzusehen. Die Ressourcenplanung für einen Entwickler richtet sich nach dem Umfang gewünschter Kundenerweiterungen. Das Projekt kann unterjährig umgesetzt werden und startet nach dem Jahresabschluss. Die Laufzeit ist mit sechs Monaten gut bemessen.