Kitabı oku: «Eat that Frog», sayfa 2

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Klarheit – das wichtigste Prinzip persönlicher Produktivität

Es gibt eine Eigenschaft, ohne die man nicht gewinnen kann: Zielorientierung, das Wissen, was man will, und ein brennendes Verlangen, es zu erreichen.

NAPOLEON HILL

Bevor Sie Ihren Frosch bestimmen und sich daranmachen können, ihn zu verspeisen, müssen Sie sich erst einmal klar entscheiden, was genau Sie in den einzelnen Bereichen Ihres Lebens erreichen wollen, welche Ziele Sie haben. Klarheit ist vielleicht das wichtigste Prinzip persönlicher Produktivität. Dass manche Menschen mehr Arbeit schneller erledigen können als andere, liegt vor allem daran, dass sie sich über ihre Ziele absolut im Klaren sind und sie nie aus dem Blick verlieren. Je mehr Klarheit Sie darüber haben, was Sie wollen und was Sie tun müssen, um es zu erreichen, desto leichter wird es für Sie sein, die Neigung zum Aufschieben zu überwinden, Ihren Frosch zu essen und die Aufgabe zu erledigen.

Ein zentraler Grund für Zögern und fehlende Motivation sind Unbestimmtheit, Verwirrung und Verschwommenheit im Hinblick darauf, was Sie in welcher Reihenfolge und warum zu tun versuchen. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie bei Ihren Hauptzielen und Aufgaben nach größtmöglicher Klarheit streben.

Eine wichtige Erfolgsregel lautet: Denken Sie auf Papier!

Nur etwa drei Prozent aller Erwachsenen haben klare, schriftlich fixierte Ziele. Diese Menschen schaffen fünf- bis zehnmal mehr als andere mit der gleichen (manchmal sogar einer besseren) Ausbildung, die sich nie die Zeit genommen haben aufzuschreiben, was sie genau wollen.

Für das Setzen und Erreichen von Zielen gibt es eine sehr wirkungsvolle Methode, die Sie für den Rest Ihres Lebens nutzen können. Sie besteht aus sieben einfachen Schritten. Durch jeden einzelnen dieser Schritte können Sie Ihre Produktivität verdoppeln oder verdreifachen! Vielen meiner ehemaligen Studenten ist es durch diese Methode gelungen, ihr Einkommen in wenigen Jahren oder sogar in ein paar Monaten gewaltig zu steigern.

1. Schritt: Entscheiden Sie, was Sie genau wollen! Sie können das allein entscheiden oder sich mit Ihrem Chef zusammensetzen und mit ihm über Ihre Ziele sprechen, bis Ihnen absolut klar ist, was er von Ihnen erwartet und mit welchen Prioritäten. Erstaunlich viele Menschen arbeiten Tag für Tag an Aufgaben von geringer Bedeutung, weil sie dieses so wichtige Gespräch mit ihrem Chef nicht geführt haben.

Eine der schlechtesten Verwendungen von Zeit besteht darin, etwas, das überhaupt nicht gemacht werden müsste, sehr gut zu tun.

Der Erfolgsautor Stephen R. Covey sagte hierzu: »Solange die Leiter nicht an die richtige Wand gelehnt ist, führt uns jeder Schritt nur schneller an den falschen Ort.«

2. Schritt: Schreiben Sie Ihr Ziel auf! Denken Sie auf Papier! Indem Sie Ihr Ziel schriftlich formulieren, konkretisieren Sie es und geben ihm eine fassbare Form, sodass Sie es berühren und sehen können. Demgegenüber bleibt ein Ziel, das nicht auf Papier festgehalten wird, nur ein Wunsch, eine Fantasievorstellung. Es steckt keinerlei Energie dahinter. Wenn Sie Ihre Ziele nicht aufschreiben, führt das unweigerlich zu Verwirrung, Unbestimmtheit, Verschwommenheit und vielen Fehlern.

3. Schritt: Setzen Sie sich für Ihr Ziel eine Frist – und bei Bedarf auch Zwischenfristen! Zielen oder Entscheidungen ohne Frist fehlt es an Dringlichkeit – sie haben weder einen richtigen Anfang noch ein richtiges Ende. Ohne eine feste Frist und die Übertragung oder Übernahme spezifischer Verantwortlichkeiten für den Abschluss werden Sie Ihre Aufgaben immer nur aufschieben und sehr wenig erledigt bekommen.

4. Schritt: Erstellen Sie eine To-do-Liste von allem, was anzupacken ist, um Ihr Ziel zu erreichen! Ergänzen Sie Ihre Liste, wenn Ihnen weitere Aktivitäten einfallen – so lange, bis sie vollständig ist. Durch solch eine Liste bekommen Sie ein Bild von der ganzen Aufgabe. Sie liefert Ihnen quasi eine Richtschnur, an der Sie sich orientieren können. Dadurch wird es viel wahrscheinlicher, dass Sie das von Ihnen definierte Ziel rechtzeitig erreichen.

5. Schritt: Machen Sie aus der Liste einen Plan! Ordnen Sie Ihre Liste nach Priorität und zeitlicher Abfolge. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie zuerst tun müssen und was Sie später tun können. Entscheiden Sie, welches Ihrer To-dos Vorrang hat und was nach dessen Erledigung in Angriff zu nehmen ist.

Noch besser ist eine grafische Darstellung: Visualisieren Sie Ihren Plan auf einem Blatt Papier in Form von Kästchen und Kreisen und mit Linien und Pfeilen, die zeigen, wie die Aufgaben miteinander zusammenhängen. Sie werden schnell merken, wie viel einfacher es ist, Ihr Ziel zu erreichen, wenn Sie es in einzelne Aufgaben aufschlüsseln!

Mit einem schriftlich formulierten Ziel und einem gut durchdachten Aktionsplan werden Sie viel produktiver und effizienter sein als Menschen, die ihre Ziele nur im Kopf haben.

6. Schritt: Setzen Sie Ihren Plan sofort in die Tat um! Tun Sie etwas – irgendetwas! Ein durchschnittlicher Plan, der energisch umgesetzt wird, ist viel besser als ein brillanter Plan, der reine Theorie bleibt. Erfolg kann man nur haben, wenn man aktiv wird.

7. Schritt: Nehmen Sie sich fest vor, jeden Tag etwas zu tun, das Sie Ihrem Hauptziel näher bringt! Bauen Sie diese Aktivität in Ihren täglichen Zeitplan ein. Lesen Sie beispielsweise fünf bis zehn Seiten zu einem wichtigen Thema. Oder rufen Sie eine bestimmte Anzahl von Kunden oder möglichen neuen Kunden an. Verbringen Sie eine vorher festgelegte Zeit damit, sich körperlich fit zu halten, oder lernen Sie 20 oder 30 Wörter einer Fremdsprache. Wozu auch immer Sie sich entscheiden, verpassen Sie nie einen Tag!

Bleiben Sie immer in der Vorwärtsbewegung, wenn Sie einmal angefangen haben. Halten Sie nicht an! Allein durch diesen Entschluss, durch diese Disziplin, können Sie die Geschwindigkeit, mit der Sie sich Ihrem Ziel nähern, und Ihre persönliche Produktivität dramatisch steigern.

Die Kraft schriftlich fixierter Ziele

Klare, schriftlich fixierte Ziele haben einen wunderbaren Einfluss auf Ihre Gedanken. Sie motivieren Sie dazu, wie elektrisiert zu handeln; sie stimulieren Ihre Kreativität, setzen Ihre Energie frei und helfen Ihnen, die Neigung zum Aufschieben und alle anderen Hindernisse zu überwinden.

Ziele sind der Treibstoff für Erfolg. Je größer und klarer Ihre Ziele sind, desto aufgeregter werden Sie bei der Vorstellung, sie zu erreichen. Je mehr Sie über Ihre Ziele nachdenken, desto stärker wird Ihr innerer Antrieb und Wunsch, sie zu verwirklichen.

Denken Sie jeden Tag über Ihre Ziele nach und überprüfen Sie sie. Beginnen Sie jeden Morgen mit der wichtigsten Aufgabe, die Sie erledigen können, um Ihr derzeitiges Hauptziel zu erreichen.

Eat that Frog

1.Nehmen Sie ein leeres Blatt Papier und erstellen Sie eine Liste mit zehn Zielen, die Sie im nächsten Jahr erreichen wollen. Schreiben Sie Ihre Ziele so auf, als wenn das Jahr bereits vergangen und aus den Zielen Realität geworden wäre.

Formulieren Sie Ihre Ziele in der Gegenwartsform, positiv und als Ich-Aussage, sodass Ihr Unterbewusstsein sie sofort akzeptiert. Sie könnten zum Beispiel schreiben: »Ich habe ein Jahreseinkommen von 50 000 Euro.« Oder: »Zur Hochzeit meines besten Freundes am Tag XY wiege ich nur noch 75 Kilo.« Oder: »Bis zum Beginn meines Sommerurlaubs am Tag XY spreche ich fließend Spanisch.«

2.Welches der zehn Ziele auf Ihrer Liste hätte die größten positiven Auswirkungen auf Ihr Leben, wenn Sie es erreichen würden? Schreiben Sie dieses Ziel auf ein anderes Blatt, setzen Sie sich eine Frist dafür, machen Sie einen Plan zur Zielerreichung, werden Sie auf der Grundlage dieses Plans aktiv und tun Sie dann jeden Tag etwas, das Sie diesem Ziel näherbringt. Diese Übung allein könnte Ihr ganzes Leben verändern!

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Jeden Tag im Voraus planen

Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, sodass man schon jetzt an ihr arbeiten kann.

ALAN LAKEIN

Bestimmt haben Sie schon mal die alte Scherzfrage gehört: »Wie isst man einen Elefanten? – Einen Bissen nach dem anderen!«

Und wie isst man seinen größten, hässlichsten Frosch? Nun, auf die gleiche Weise: Man zerlegt ihn in spezifische schrittweise Aktivitäten und fängt mit der ersten an.

Ihr Verstand, Ihre Fähigkeit zu denken, zu planen und Entscheidungen zu treffen, ist Ihr bestes Werkzeug zur Überwindung von Aufschieberitis und zur Steigerung Ihrer Produktivität. Der Verlauf Ihres Lebens hängt vor allem von Ihrer Fähigkeit ab, sich Ziele zu setzen, ihre Umsetzung zu planen und dann entsprechend zu handeln. Allein durch Denken und Planung werden Ihre mentalen Kräfte freigesetzt, Ihre Kreativität angeregt und Ihre geistigen und körperlichen Energien gesteigert.

Umgekehrt gilt das, was Alec Mackenzie geschrieben hat: »Probleme entstehen häufig dadurch, dass wir handeln, ohne die Dinge bis zu Ende zu denken.«

Ihre Fähigkeit, gut zu planen, bevor Sie handeln, ist ein Maß für Ihre Gesamtkompetenz. Je besser Ihr Plan ist, desto leichter ist es für Sie, die Aufschieberitis zu überwinden und anzufangen, Ihren Frosch zu essen.

Steigern Sie die Rendite auf Ihren Energieeinsatz

Eines Ihrer obersten Ziele bei der Arbeit sollte darin bestehen, für die Investition Ihrer mentalen, emotionalen und körperlichen Energie die größtmögliche Rendite einzufahren. Durch jede Minute, die Sie mit der Planung verbringen, sparen Sie zehn Minuten bei der Ausführung! Um Ihren Tag zu planen, brauchen Sie nur zehn bis zwölf Minuten – doch durch diese kleine Zeitinvestition werden Sie im Laufe des Tages bis zu zwei Stunden (100 – 120 Minuten) an vergeudeter Zeit und Kraft einsparen.

Vielleicht haben Sie ja schon einmal von der »6-P-Formel« gehört. Sie lautet: Proper Prior Planning Prevents Poor Performance. (Durch richtige vorherige Planung lässt sich schlechte Leistung verhindern.)

Wenn man sich überlegt, wie nützlich Planung für die Steigerung der Produktivität und Leistung sein kann, ist es erstaunlich, dass so wenige Menschen sich jeden Tag damit beschäftigen. Und Planung ist eigentlich ganz einfach! Man benötigt dafür nur ein Blatt Papier und einen Stift. Auch das ausgefeilteste Outlook-System, die raffinierteste Computer-App und der beste Zeitplaner beruhen auf diesem Prinzip. Sie brauchen sich nur hinzusetzen und eine Liste Ihrer To-dos zu erstellen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen.

Zwei zusätzliche Stunden täglich

Arbeiten Sie stets konsequent auf der Grundlage einer Liste. Wenn sich etwas Neues ergibt, sollten Sie es zu Ihrer Liste hinzufügen, statt einfach damit zu starten. Dadurch können Sie Ihre Produktivität und Ihre Ergebnisse um mindestens 25 Prozent – rund zwei Stunden täglich – steigern!

Erstellen Sie die Liste am Abend vor Ihrem nächsten Arbeitstag. Setzen Sie alles darauf, was Sie noch nicht geschafft haben, und fügen Sie dann alles hinzu, was Sie am nächsten Tag tun müssen. Wenn Sie die Liste am Abend vorher anfertigen, arbeitet Ihr Unterbewusstsein die ganze Nacht hindurch an ihr, während Sie schlafen. Als Folge werden Sie oft mit großen Ideen und Erkenntnissen aufwachen, durch die Sie Ihre Arbeit schneller und besser erledigen können, als Sie ursprünglich dachten.

Je mehr Zeit Sie sich dafür nehmen, im Voraus schriftliche Listen all Ihrer To-dos anzulegen, desto effektiver und effizienter werden Sie.

Verschiedene Listen für unterschiedliche Zwecke

Sie brauchen mehrere Listen, die unterschiedliche Zeiträume abdecken. Zunächst sollten Sie eine Hauptliste anlegen, auf die Sie alles schreiben, was Sie in absehbarer Zeit tun wollen. Halten Sie hier alle Ideen fest, die Ihnen kommen, und alle neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die entstehen. Später können Sie die einzelnen Punkte nach Priorität und zeitlicher Abfolge ordnen.

Als Nächstes benötigen Sie eine Monatsliste, die Sie am Monatsende für den folgenden Monat anlegen. Sie kann Punkte enthalten, die Sie aus Ihrer Hauptliste dorthin übertragen.

Die dritte Liste ist Ihre Wochenliste. Hier planen Sie Ihre ganze Woche im Voraus. Diese Liste sollten Sie im Laufe der Woche immer wieder überarbeiten.

Diese systematische Zeitplanung kann sehr nützlich für Sie sein. Viele Leute haben mir erzählt, dass ihre Produktivität durch die Gewohnheit, sich am Ende der Woche zwei Stunden Zeit für die Planung der kommenden Woche zu nehmen, dramatisch gestiegen ist und ihr Leben sich dadurch völlig verändert hat. Auch bei Ihnen wird diese Technik sich bewähren!

Schließlich müssen Sie Punkte von Ihrer Monats- und Ihrer Wochenliste auf Ihre Tagesliste setzen. Sie ist ein vollständiger Plan für Ihren Tag, vom Morgen bis zum Abend, und enthält die spezifischen Aktivitäten, die Sie für diesen Tag vorgesehen haben.

Während Sie sich durch den Tag arbeiten, sollten Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste abhaken, den Sie erledigt haben. Dadurch bekommen Sie ein Bild von dem, was Sie erreicht haben, und werden von dem Gefühl erfüllt, erfolgreich zu sein und voranzukommen. Wenn Sie sehen, dass Sie einen Punkt nach dem anderen erledigen, gewinnen Sie neue Motivation und Energie sowie mehr Selbstachtung und Zutrauen zu sich selbst. Der stete, sichtbare Fortschritt treibt Sie weiter an und hilft Ihnen, die Neigung, bestimmte Dinge aufzuschieben, zu überwinden.

Ein Projekt planen

Egal um was für ein Projekt es sich handelt: Beginnen Sie immer damit, dass Sie eine Liste aller Schritte anlegen, die ausgeführt werden müssen, um das Projekt von Anfang bis Ende zu erledigen. Organisieren Sie die Schritte nach Priorität und zeitlicher Abfolge. Stellen Sie das Projekt auf Papier oder auf einem computergestützten Projektplaner grafisch dar, sodass Sie jeden Schritt und jede Aufgabe sehen können. Arbeiten Sie dann eine Aufgabe nach der anderen ab. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie auf diese Weise schaffen können!

Während Sie sich durch Ihre Listen arbeiten, werden Sie sich immer effektiver und stärker fühlen. Sie werden das Gefühl bekommen, mehr Kontrolle über Ihr Leben zu haben; Sie werden auf natürliche Weise motiviert werden, noch mehr zu tun; Sie werden besser und kreativer denken und mehr und bessere Erkenntnisse gewinnen, was Sie dazu befähigt, Ihre Arbeit noch schneller zu erledigen.

Sie erleben einen positiven Schub nach vorne, der es Ihnen ermöglicht, die Aufschieberitis zu überwinden. Dieses Gefühl des Vorankommens verleiht Ihnen mehr Energie und treibt Sie den ganzen Tag über weiter vorwärts.

Eine der wichtigsten Regeln für persönliche Effektivität ist die 10/90-Regel: Durch die ersten zehn Prozent Zeit, die Sie dafür aufwenden, Ihre Arbeit vor dem Beginn zu planen und zu organisieren, sparen Sie ganze 90 Prozent der Zeit, die Sie brauchen, um die Arbeit zu erledigen, nachdem Sie angefangen haben. Probieren Sie diese Regel doch einmal aus – Sie werden feststellen, dass sie zutrifft!

Wenn Sie jeden Tag im Voraus planen, werden Sie es viel leichter finden, anzufangen und immer weiterzumachen. Die Arbeit geht Ihnen dann schneller und leichter von der Hand als je zuvor. Sie fühlen sich stärker und kompetenter. Sie werden in kürzerer Zeit mehr erledigen, als Sie für möglich gehalten haben. Nichts kann Sie schließlich mehr aufhalten!

Eat that Frog

1.Fangen Sie gleich heute damit an, jeden Tag, jede Woche und jeden Monat im Voraus zu planen. Nehmen Sie einen Block oder ein Blatt Papier (oder verwenden Sie ein Smartphone) und machen Sie eine Liste von allem, was Sie in den nächsten 24 Stunden erledigen müssen. Ergänzen Sie diese Liste immer dann, wenn sich eine neue Aufgabe ergibt. Erstellen Sie Listen von allen Ihren Projekten – den großen, aus vielen Schritten bestehenden Aufgaben, die für Ihre Zukunft wichtig sind.

2.Ordnen Sie Ihre Hauptziele, Ihre großen Projekte oder Aufgaben nach Priorität (Was ist am wichtigsten? Was ist am zweitwichtigsten? …) und zeitlicher Abfolge (Was muss zuerst erledigt werden? Was kommt als Zweites? …). Behalten Sie dabei das Ende im Blick und arbeiten Sie von dort aus zurück.

Denken Sie auf Papier! Arbeiten Sie immer nach einer Liste. Sie werden überrascht sein, wie viel produktiver Sie dadurch werden und wie viel leichter es Ihnen fallen wird, Ihren Frosch zu essen.

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Die 80/20-Regel konsequent anwenden

Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig nutzen.

JOHANN WOLFGANG VON GOETHE ZUGESCHRIEBEN

Die 80/20-Regel ist eines der nützlichsten Zeit- und Lebensmanagementkonzepte überhaupt. Nach ihrem Entdecker, dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto, wird sie auch Pareto-Prinzip genannt. Pareto war aufgefallen, dass die Menschen in der Gesellschaft, in der er lebte, sich scheinbar in zwei Gruppen aufteilten: die »wenigen Wichtigen« – die obersten 20 Prozent im Hinblick auf Geld und Einfluss – und die »vielen Unbedeutenden« – die unteren 80 Prozent.

Später fand Pareto heraus, dass praktisch alle wirtschaftlichen Aktivitäten ebenfalls diesem Prinzip unterliegen. Die 80/20-Regel besagt beispielsweise, dass 20 Prozent Ihrer Aktivitäten zu 80 Prozent Ihrer Ergebnisse führen. 80 Prozent Ihrer Verkäufe gehen auf 20 Prozent Ihrer Kunden zurück. 80 Prozent Ihrer Gewinne resultieren aus 20 Prozent Ihrer Produkte oder Dienstleistungen. 80 Prozent des Wertes von dem, was Sie tun, beruhen auf 20 Prozent Ihrer Aufgaben usw. Das bedeutet: Wenn Sie eine Liste mit zehn Aufgaben haben, die Sie erledigen müssen, werden sich zwei dieser Aufgaben als wertvoller erweisen als die acht anderen zusammen.

Anzahl der Aufgaben vs. Bedeutung der Aufgaben

Was für eine interessante Entdeckung! Selbst wenn Sie für die Erledigung der zehn Aufgaben jeweils die gleiche Zeit brauchen, tragen ein oder zwei von ihnen fünf- bis zehnmal so viel zum Wert bei wie jede der anderen.

Oft ist sogar eine einzige von zehn Aufgaben, die Sie erledigen müssen, mehr wert als die neun anderen zusammen. Diese Aufgabe ist immer der Frosch, den Sie zuerst essen sollten.

Können Sie erraten, welche Aufgaben der Durchschnittsmensch meistens aufschiebt? Unglücklicherweise ausgerechnet die obersten 10 oder 20 Prozent, die am wertvollsten und wichtigsten sind – die »wenigen wichtigen«. Stattdessen beschäftigt er sich mit den unwichtigeren 80 Prozent, den »vielen unbedeutenden«, die nur geringfügig zu den Ergebnissen beitragen.