Kitabı oku: «Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA»

2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen

In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über SAP S/4HANA mit den wesentlichen Neuerungen gegenüber der alten Business Suite. Anschließend gehen wir auf die SAP-Module und -Organisationseinheiten sowie auf die neuen Möglichkeiten von Embedded Analytics ein.

2.1 Überblick SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3 sind aus Sicht des Rechnungswesens – und insbesondere der Kreditorenbuchhaltung – die folgenden Unterschiede bzw. Neuerungen hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA

SAP-HANA-Datenbank

SAP S/4HANA verwendet die selbst entwickelte In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die Daten des gesamten Unternehmens im Hauptspeicher gehalten werden.

Für die Anwender bedeutet dies ein wesentlich effizienteres Arbeiten. So ist beispielsweise eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung bisher eine Minute dauerte, unter HANA in wenigen Sekunden erstellt.

Universal Journal

Mit der Einführung von SAP S/4HANA entfallen für die Buchhaltung alle aggregierten Tabellen. Sämtliche Informationen des externen (Hauptbuch wie auch die Nebenbücher) und internen Rechnungswesens werden in einer gemeinsamen Tabelle gespeichert.

Diese neue »Supertabelle« für Belege des Rechnungswesens wird Universal Journal genannt. Der technische Tabellenname für Interessierte ist ACDOCA (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Beispiel für das Universal Journal

In dieser Tabelle sind die Informationen der Hauptbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Kostenrechnung gemeinsam gespeichert. Bildlich ausgedrückt teilen sich die Buchhaltung und die Kostenrechnung gemeinsam mit dem Haupt- und Nebenbuch dasselbe Großraumbüro.

SAP-technisch bedeutet dies, dass nun jede Kostenart ein FI-Konto ist, dieses FI-Konto das Kennzeichen »primäre« oder »sekundäre Kostenarten« trägt und jede interne CO-Buchung zusätzlich einen FI-Beleg erzeugt.

Buchung in FI mit Eingabe der Kostenstelle

Bucht die Buchhaltung 500 EUR auf das Aufwandskonto »Miete« mit dem Kennzeichen »Primäre Kostenart« und gibt in der Buchungsmaske die Kostenstelle KST-1 ein, so wird neben dem FI-Beleg 4711 noch ein künstlicher CO-Beleg A123 erzeugt. Alle wesentlichen Informationen für die Buchhaltung und Kostenrechnung sind jedoch im gleichen Datensatz der Tabelle des Universal Journal gespeichert.

Buchung in FI mit Eingabe des Kreditors

Wenn die Buchhaltung 500 EUR auf einen Kreditor bucht, wird nicht nur dieser, sondern auch das dahinterliegende Hauptbuchkonto fortgeschrieben, sodass eine Auswertung sowohl nach Kreditor als auch nach Hauptbuchkonto möglich ist. Zusätzlich kann in der Belegzeile des Kreditors das Aufwandskonto als Gegenkonto und umgekehrt in der Belegzeile des Aufwandskontos der Kreditor als Gegenkonto abgeleitet und gespeichert werden.

Abstimmungen zwischen externem Rechnungswesen (FI) und internem Rechnungswesen (CO) sowie zwischen Haupt- und Nebenbuch entfallen, da es mit dem Universal Journal nur noch »eine einzige Quelle der Wahrheit« gibt.

Zentraler Geschäftspartner

Wenn ein Geschäftspartner sowohl Kreditor als auch Debitor ist, werden nicht ein Kreditoren- und ein Debitorenstammsatz, sondern ein zentraler Geschäftspartner (siehe Abschnitt 4.2) angelegt und diesem dann verschiedenen Rollen wie Lieferant, Kreditor, Kunde, Debitor oder Spediteur zugeordnet.

Benutzeroberfläche SAP Fiori

Seit SAP S/4HANA existiert eine neue, benutzerfreundliche und flexible Oberfläche für den Anwender. Diese wird als SAP Fiori bezeichnet und kann über Personal Computer, Tablet oder Smartphone aufgerufen werden.

Alle Anwendungen werden als Fiori-Apps bezeichnet.

Für diejenigen Leser, die mit dem Fiori Launchpad noch nicht vertraut sind, haben wir ein eigenes Kapitel zu diesem Thema ergänzt, das Sie im Anhang dieses Buches finden. Dort erfahren Sie, wie Sie sich am Fiori Launchpad anmelden und welche Navigationsmöglichkeiten Ihnen dort zur Verfügung stehen sowie welche Einstellungen Sie vornehmen können.

Embedded Business Warehouse und Embedded Analytics

Mit SAP S/4HANA hat die SAP das bisherige ERP-System mit dem Business Warehouse zu einem gemeinsamen System verbunden. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Embedded BW. Die zahlreichen neuen Reportingmöglichkeiten werden unter dem Begriff Embedded Anaytics zusammengefasst. Details hierzu erfahren Sie in Abschnitt 2.3.

2.2 SAP-Module und -Organisationseinheiten
2.2.1 SAP-Module

Für den Kreditorenbuchhalter sind primär die SAP-Module Finanzwesen (FI), Controlling (CO) und Materialwirtschaft (MM) relevant. Für das Modul bzw. den Begriff Finanzwesen werden häufig auch die Synonyme Finanzbuchhaltung, Buchhaltung oder externes Rechnungswesen verwendet.

Innerhalb des Moduls FI hat es der Kreditorenbuchhalter neben der Kreditorenbuchhaltung in der Regel auch mit der Haupt-, Anlagen- und Bankbuchhaltung zu tun. Die Kürzel und Bezeichnungen dieser Komponenten haben wir in Tabelle 2.1 zusammengefasst.

Tabelle 2.1: Komponenten des Moduls »Finanzwesen«

Die Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbücher der Hauptbuchhaltung und werden mit dieser über Abstimmkonten verbunden.

Alle Komponenten der Buchhaltung sind untereinander sowie mit den beiden anderen Modulen verknüpft (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3: Module und deren Integration

Verzahnung zwischen den SAP-Modulen und -Komponenten

Über die Materialwirtschaft (MM) werden vom Kreditor 1 zwei Notebooks für je 500 EUR + 19% Mehrwertsteuer gekauft. In der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden die Notebooks mit je 500 EUR und in der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) wird der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer in Höhe von 1.190 EUR unter dem Kreditor 1 ausgewiesen.

Nehmen wir an, wir haben zusätzlich eine steuerfreie Mietrechnung von 700 EUR vom Kreditor 2 erhalten. Jetzt sehen wir in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) auf dem Abstimmkonto »Anlagen« den Gesamtbetrag von 1.000 EUR für die beiden Anlagen zu je 500 EUR und auf dem Abstimmkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Betrag von 2.190 EUR.

Zusätzlich kann die Miete von 1.000 EUR im Controlling (CO) auf der entsprechenden Kostenstelle ausgewertet werden.

2.2.2 SAP-Organisationseinheiten

Die SAP-Organisationseinheiten spiegeln die Aufbauorganisation des Unternehmens wider. Für jedes SAP-Modul gibt es unterschiedliche Organisationseinheiten. Durch deren Zuordnung untereinander entsteht eine hierarchische und integrierte Organisationsstruktur.

Die wichtigsten SAP-Organisationseinheiten für den Kreditorenbuchhalter sind der Buchungskreis, der Kostenrechnungskreis und das Werk. In SAP sollten Sie für jede selbstständig bilanzierende Einheit einen Buchungskreis, für jeden Standort ein Werk und für den gesamten Konzern idealerweise einen Kostenrechnungskreis anlegen. Die einzelnen Elemente stehen zueinander in einer 1:n-Beziehung.

An dieser Stelle wollen wir erstmals die Brücke zu unserem durchgängigen Praxisbeispiel schlagen. Unser »Fair Trade Coffee«-Konzern besteht aus einer deutschen und einer amerikanischen Firma. Die deutsche Firma hat einen Standort in Berlin und einen in Hamburg, der einzige Standort der amerikanischen Firma ist New York.

In SAP haben wir dies mit der in Abbildung 2.4 dargestellten SAP-Organisationstruktur umgesetzt.

Abbildung 2.4: SAP Organisationseinheiten

Zunächst haben wir für Zwecke des Controllings für den gesamten Konzern den Kostenrechnungskreis A000 angelegt. Da wir eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung wünschen, haben wir für die »Fair Trade Coffee GmbH« in Deutschland den Buchungskreis 1012 und für die »Fair Trade Coffee Ltd«. in den Vereinigten Staaten den Buchungskreis 1710 definiert sowie beide dem Kostenrechnungskreis A000 zugeordnet. Anschließend haben wir die Werke 1012 für Berlin, 1013 für Hamburg und 1710 für New York erstellt und dem jeweiligen Buchungskreis zugeordnet.

Abgleich der SAP-Organisationseinheiten mit Ihrer Aufbauorganisation

Sie benötigen zunächst die passenden SAP-Organisationseinheiten; erst dann können Sie Stammdaten anlegen und Belege richtig buchen.

Wenn Sie mehr über das Thema SAP-Module und SAP-Organisationseinheiten erfahren wollen, möchten wir Sie auf das Buch »Schnelleinstieg in SAP S/4HANA« (Brunner/Reichhardt/Munzel, Espresso Tutorials, 2021) verweisen.

2.3 Embedded Analytics in SAP S/4HANA

Da Embedded Analytics in SAP S/4HANA vollkommen neue und vielfältige Analysemöglichkeiten bietet, möchten wir Sie bereits am Beginn dieses Buches mit dem Thema vertraut machen.

In einem herkömmlichen ERP-System werden die gebuchten Werte meist täglich, bevorzugt in der Nacht, ins Business-Warehouse(BW)-System übertragen, um anschließend dort ausgewertet zu werden. In SAP S/4HANA können die Buchungen und Analysen im selben System erfolgen.

Abbildung 2.5 zeigt einen Vergleich zwischen dem herkömmlichen und dem neuen Ansatz:

Abbildung 2.5: Transaktion und Analyse in SAP ERP (links) bzw. in SAP S/4HANA (rechts)

Mit »Embedded Analytics« in SAP S/4HANA ist gemeint, dass SAP verschiedene alte und neue Berichtswerkzeuge anbietet, die alle in demselben System verfügbar sind (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Embedded Analytics

Die neue Logik ist so aufgebaut, dass zwischen der physischen Datenbankebene und den unterschiedlichen Berichtswerkzeugen ein virtuelles Datenmodell liegt, das aus sogenannten CDS-Views oder virtuellen BW-Infoprovidern bestehen kann. »Virtuell« bedeutet, dass die Daten kein weiteres Mal gespeichert werden.

Sowohl die alten Standardberichte als auch neue analytische Fiori-Apps und moderne BW-Berichtswerkzeuge wie SAP Analysis for Microsoft Excel oder Lumira greifen über das virtuelle Datenmodell auf dieselben Daten des Universal Journals zu.

2.3.1 Analytische Fiori-Apps

Hier möchten wir Ihnen nur einige der zahlreichen analytischen Apps aus dem Bereich der Kreditorenbuchhaltung vorstellen, die der Standardrolle Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sind (siehe Abbildung 2.7.

Abbildung 2.7: Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung

Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung«

Lassen Sie sich die zur Kreditorenbuchhaltung gehörige Fiori-Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung« zuweisen. Sie werden von den vielfältigen Möglichkeiten dieser Apps überrascht sein.

Die auf den Kacheln (so wird die Darstellung der Fiori-Apps im Launchpad bezeichnet) abgebildeten Zahlen stammen nicht von unserer »Fair Trade Coffee GmbH«, sondern von einer anderen Beispielfirma. Mithilfe dieser in den Apps ausgewiesenen Kennzahlen (Englisch: Key Performance Indikator, kurz KPI) kann jeder Manager sofort kritische Situation erkennen.

Die App Übersicht der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht dem Manager einen grafischen Überblick über die verschiedenen Bereiche und Aspekte der Kreditbuchhaltung. Im Abschnitt 13.1 stellen wir Ihnen diese App näher vor.

Die App Überfällige Verbindlichkeiten zeigt den Betrag der Verbindlichkeiten, die schon hätten bezahlt werden müssen, getrennt nach kritisch und unkritisch. Da der aktuelle (im gezeigten Beispiel vor 20 Minuten ermittelte) Wert der kritischen offenen Verbindlichkeiten bereits über 400 Mio. EUR liegt, lässt dies die Alarmglocken beim Management läuten. Klickt der Manager auf die App, werden ihm Details zu dieser Kennzahl in grafischer oder tabellarischer Form angeboten, und er kann die überfälligen offenen Posten nach Land, Kreditor oder anderen Kriterien analysieren.

In der App Automatische und Manuelle Zahlungen erkennt der Manager, dass 221 Mio EUR bezahlt wurden, und in der rot und damit als kritisch dargestellten Kennzahl der App Inanspruchnahme von Skonti , dass aufgrund der knappen finanziellen Möglichkeiten nur 26% des möglichen Skontos ausgenutzt wurde.

Auf jede dieser Apps kann der Manager mittels Doppelklick weitere Anwendungen aufrufen und hat so die Möglichkeit, die dargestellten Kennzahlen näher zu analysieren.

Eigenes SAP-Smart-Business-Cockpit

Apps, mit denen sich KPIs darstellen lassen, werden mit SAP Smart Business erzeugt. Lassen Sie sich von der IT auf Basis der Standard-KPI-Kacheln Ihr eigenes buchhaltungsspezifisches SAP-Smart-Business-Cockpit erstellen.

2.3.2 SAP Analysis for Microsoft Excel

Mithilfe von SAP Analysis for Microsoft Excel können Sie SAP-Berichte direkt aus Excel heraus aufrufen und können so SAP und Excel in idealer Weise kombinieren. Die Berichte werden in diesem Zusammenhang auch als Queries bezeichnet. Sie können sowohl SAP-Standardberichte verwenden als auch Berichte selbst bzw. von Ihrer IT-Abteilung erstellen lassen.

Nachdem Analysis for Microsoft Excel auf Ihrem PC installiert wurde, steht Ihnen die gleichlautende Ikone als Windows-Anwendung zur Verfügung. Durch einen Doppelklick starten Sie das Programm Microsoft Excel und stellen fest, dass die Excel-Oberfläche um die Schaltfläche Analysis erweitert wurde (siehe Abbildung 2.8). Anschließend klicken Sie auf Insert Data Source und dann auf Select Data Source for Analysis .

Im SAP-Anmeldebildschirm wählen Sie das SAP-S/4HANA-System (wird im Bild nicht gezeigt) aus, an dem Sie sich mit Ihrem User und Ihrem Passwort anmelden. Hatten Sie zuvor schon einmal BW-Queries aufgerufen, werden Ihnen die zuletzt aufgerufenen angezeigt. In diesem Beispiel sind das die Query GuV - Istdaten aus der Hauptbuchhaltung oder die Queries Kreditorenlaufzeit bzw. Altersstrukturanalyse und Altersraster aus der Kreditorenbuchhaltung.

Abbildung 2.8: Einfügen von Datenquelle und Systemanmeldung

Wählen Sie jetzt die Query GuV - Istdaten aus und geben Sie die gewünschten Selektionskriterien wie Geschäftsjahr, Buchungsperiode, Buchungskreis und Sachkontenhierarchie ein. Daraufhin wird der Bericht genau an der Position des Cursors in Excel eingefügt (siehe Abbildung 2.9).

Abbildung 2.9: Quer-Einstiegsbild mit Navigationsmöglichkeit

Der große Vorteil von Analysis und Excel ist, dass Sie beliebige Felder im Analysis-Fenster als Aufrissmerkmale in die Zeilen oder Spalten ziehen bzw. von dort wieder entfernen können. In dem hier gezeigten Beispiel haben wir mittels Drag-and-drop das Buchungsdatum in die Spalten und die Belegnummer in die Zeilen gezogen und die Menge wurde entfernt. Zudem wurden links die Passiva über das +-Zeichen bis zum bebuchten Konto 21100 – Verbindlichkeiten Inland aufgerissen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 2.10: Am 29.05.2020 wurden die Einlage des Stammkapitals und am 02.06.2020 die beiden Eingangsrechnungen auf das Konto 21100 gebucht.

Abbildung 2.10: Query nach geändertem Aufriss

Fehlende Erfahrung mit SAP Analysis for Excel

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Beschreibung für Ihre ersten eigenen Versuche mit SAP Analysis for Excel finden Sie im Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« (Karlheinz Weber, Espresso Tutorials, 2019).

Für die Kreditorenbuchhaltung hat die SAP erst verhältnismäßig wenige Queries ausgeliefert. Suchen Sie beispielsweise nach »Kreditorenlaufzeit«, um sich diese Auswertung anzeigen zu lassen und als Basis für selbst erstellte Queries zu verwenden.

Erproben Sie selbst die Möglichkeiten von Analysis

Lernen Sie die vielfältigen Funktionen von Analysis kennen, und verwenden Sie diese in Kombination mit Excel.

3 Überblick Hauptbuchhaltung und Nebenbücher

Nach einem Überblick über die Komponente Hauptbuchhaltung (FI-GL) und die damit verknüpften Nebenbücher zeigen wir Ihnen anhand der »Fair Trade Coffee GmbH« unseren ersten einfachen Geschäftsprozess: die Verbuchung der Einzahlung des Stammkapitals auf das Bankkonto unserer Beispielfirma.

Das Kernmodul der Finanzbuchhaltung stellt die Hauptbuchhaltung dar, deren zentrale Aufgabe darin besteht, die laufenden Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und am Jahresende die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen.

Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung sind Nebenbuchhaltungen zur Hauptbuchhaltung und werden über Abstimmkonten mit dem Hauptbuch verbucht.

Die Buchhaltungsmodule sind aber nicht nur untereinander (siehe dazu auch Abschnitt 2.2.1), sondern auch mit anderen Modulen wie beispielsweise mit der Logistik, dem Vertrieb sowie mit dem Controlling integriert.

Abbildung 3.1: Komponenten FI und deren Integration

In Abbildung 3.1 stellen wir Ihnen diese Integration anhand von vier Prozessen (vereinfacht ohne Steuer) dar:

Kauf von zwei Notebooks:

 Ausweis im Nebenbuch der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) mit 500 EUR und 600 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Aktiva auf dem Konto Anlagen mit 1.100 EUR.

Kauf von Waren zu 1.000 EUR sowie Kauf von Dienstleistungen zu 1.500 EUR über die Materialwirtschaft (MM):

 Darstellung im Nebenbuch der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) auf den Kreditoren mit 1.000 EUR und 1.500 EUR sowie

 im Hauptbuch (FI-GL) unter Passiva auf dem Konto Verbindlichkeiten mit 2.500 EUR.

 Der Kauf von Waren wird in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) mit 1.000 EUR auf der Aktivseite unter Vorräte, der Kauf der Dienstleistung hingegen wird in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand und im Controlling (CO) als Kosten mit 1.500 EUR ausgewiesen.

Die Banksalden von 2.000 EUR und 3.000 EUR in der Bankbuchhaltung (FI-BL) werden in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) je Bankkonto unter den Aktiva in der Bilanz dargestellt.

Fakturierung von Waren zu 2.000 EUR und 2.500 EUR über den Vertrieb (SD):

 Darstellung in der Debitorenbuchhaltung (FI-AP) mit 2.000 EUR und 2.500 EUR und in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) unter Forderungen mit 4.500 EUR sowie

 den gleichen Betrag von 4.500 EUR als Ertrag in der Gewinn- und Verlustrechnung und als Erlös im Controlling (CO).

3.1 Buchungen auf Sachkonten

Zu den wichtigsten Aufgaben des Buchhalters zählt eine lückenlose, zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge (= Buchungen) anhand von Belegen. Der Beleg ist sowohl die Basis jeder Buchung in der Finanzbuchhaltung (manueller Beleg) als auch das Ergebnis der erfolgten Buchung in SAP S/4HANA (gebuchter EDV-Beleg).

Jeder in SAP gebuchte Beleg kann durch eine eindeutige Belegnummer (je Buchungskreis und Jahr) identifiziert werden. Die Belegnummer wird normalerweise vom System durch die Zuweisung der nächsten freien Nummer innerhalb eines Belegnummernkreises vergeben.

Im Allgemeinen besteht ein Buchhaltungsbeleg aus dem Belegkopf und den dazugehörigen Belegpositionen (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Originalbeleg und SAP-Beleg

Der Belegkopf umfasst all jene Informationen, die für den ganzen Beleg gültig sind.

Um die diversen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung unterscheiden zu können, werden in SAP S/4HANA verschiedene Belegarten verwendet. Zudem steuert die Belegart auf Belegkopfebene, welche Kontenarten (S für Sachkonten, K für Kreditoren, D für Debitoren bzw. A für Anlagen) bebucht werden können. Über die Zuordnung eines Belegnummernkreises wird zusätzlich auch die Vergabe der Belegnummer gesteuert. Die von der SAP im Standard ausgelieferten Belegarten können firmenspezifisch angepasst werden. Die gebräuchlichsten Belegarten sind in Tabelle 3.1 dargestellt. Solche, die primär für den Kreditorenbuchhalter Relevanz haben, sind in Fettdruck hervorgehoben.

Belegart	Bezeichnung
AA	Anlagenbuchhaltung
DG	Debitorengutschrift
DR	Debitorenrechnung
DZ	Debitorenzahlung
KG	Kreditorengutschrift
KN	Kreditorenrechnung netto
KR	Kreditorenrechnung
KZ	Kreditorenzahlung
RE	Rechnung (MM)
RN	Rechnung netto (MM)
RV	Fakturenübernahme (SD)
SA	Sachkontenbeleg
WA	Warenausgang (MM)
WE	Wareneingang (MM)
ZP	Zahlungsbuchung
…	Weitere

Tabelle 3.1: Belegarten in SAP

Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen

Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.

Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel, ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.

Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:

Buchungsschlüssel	Bezeichnung
01	Debitor (Soll)
11	Debitor (Haben)
21	Kreditor (Soll)
31	Kreditor (Haben)
40	Hauptbuch (Soll)
50	Hauptbuch (Haben)
70	Anlage (Soll)
75	Anlage (Haben)

Tabelle 3.2: Buchungsschlüssel in SAP

Die primär für den Kreditorenbuchhalter relevanten Buchungsschlüssel haben wir wieder hervorgehoben. Bei den neuen Fiori-Apps sind diese Buchungsschlüssel bereits fest mit der Anwendung verknüpft und müssen nicht mehr eingegeben werden.

Die geforderte chronologische Darstellung aller Geschäftsvorfälle erreichen Sie über verschiedene Datumsfelder:

 Das Belegdatum ist der Tag, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Dieses Datum wird in der Regel vom Belegersteller auf dem Originalbeleg vermerkt. So ist beispielsweise auf Eingangsrechnungen neben der Rechnungsnummer meist das Rechnungsdatum (= Belegdatum) ausgewiesen.

 Das Buchungsdatum weist den Tag aus, dem der Beleg in der Buchhaltung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auf Basis des Buchungsdatums wird automatisch die Buchungsperiode abgeleitet. Die SAP-Hauptbuchhaltung kennt nicht nur zwölf Buchungsperioden für die zwölf Monate, sondern auch bis zu vier Sonderperioden: Jahresabschlussbuchungen per 31.12. können in eine Sonderperiode (13 bis 16) gebucht werden. Für den Kreditorenbuchhalter sind die Sonderperioden allerdings meist nicht relevant.

 Das Erfassungsdatum stellt den Tag der Eingabe im System dar. Es ist nicht manuell eintragbar, sondern wird vom System automatisch bei jeder Buchung vergeben.

 Zusätzlich kann auf Buchungskreisebene ein für die Steuermeldung relevantes Steuermeldedatum aktiviert werden.

Daneben existieren noch mehrere andere Datumsfelder auf Belegpositionsebene, beispielsweise das Valutadatum für das Cash-Management oder das Bezugsdatum für die Anlagenbuchhaltung.

Rechnungsdatum = Belegdatum = Buchungsdatum

Wir empfehlen Ihnen, bei der Verbuchung von Rechnungen das Rechnungsdatum als Belegdatum UND Buchungsdatum zu verwenden. So ist der Beleg stets der richtigen Buchungsperiode zugeordnet. Sollte die Buchungsperiode aufgrund des späten Eintreffens einer Rechnung bereits geschlossen sein, dann müssen Sie ein Buchungsdatum der offenen Periode wählen.

Einfache Sachkontenbuchung auf Bilanzkonten

Die wichtigste Aufgabe jedes Buchhalters ist die Verbuchung der im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorfälle.

Damit kommen wir zum ersten der angekündigten Buchungsbeispiele. In »Szenario 1« unserer Firma »Fair Trade Coffee GmbH« wird nach der Firmengründung das Stammkapital eingezahlt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die dafür notwendige Buchung durchführen.

Abbildung 3.3: »Szenario 1« – Buchung im Hauptbuch

Für die Erfassung einer Buchung im Hauptbuch rufen Sie die App »Hauptbuchbelege buchen« auf (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4: App »Hauptbuchbelege buchen«

Um die Eingabe auf Positionsebene zu erleichtern, stehen unterschiedliche Erfassungsvarianten zur Verfügung (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5: Auswahl Erfassungsvariante

In unserem Fall verwenden wir die Erfassungsvariante Standard 2. Bei dieser stehen Ihnen die wichtigsten Eingabefelder auf Positionsebene zur Verfügung, weshalb sie auch von vielen Buchhaltern häufig genutzt wird. Wenn Sie keine passende Erfassungsvariante auswählen, werden Ihnen zu viele nicht benötigte Eingabefelder angeboten.

Anlage von eigenen Erfassungsvarianten

Überlegen Sie sich, welche Eingabefelder Sie und Ihre Kollegen beim Buchen oft benötigen, und lassen Sie sich von der IT eine oder mehrere kundenspezifische Erfassungsvarianten anlegen. Damit können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern.

In Abbildung 3.6 sehen Sie die wichtigsten Felder für die Buchung der Einlage des Stammkapitals in der Eingabemaske hervorgehoben.

Abbildung 3.6: Buchung der Kapitaleinlage

Im Belegkopf erfassen Sie zunächst das Buchungsbelegdatum und das Buchungsdatum . Die Periode (Buchungsperiode) wird automatisch vom Buchungsdatum abgeleitet und muss nur dann manuell gepflegt werden, wenn Jahresabschlussbuchungen in die Sonderperioden 13 bis 16 gebucht werden sollen. Die Belegart , der Buchungskreis , die Währung und die Ledger-Gruppe sind in der Regel ebenfalls bereits vorbelegt.

Die Ledger-Gruppe 0L ist mit dem Ledger »0L« verknüpft, welches als führendes Ledger und führende Rechnungslegungsvorschrift definiert ist. Üblicherweise lassen Sie das Feld Ledger-Gruppe leer; dadurch wird der Beleg in alle Standard-Ledger gebucht. Für den Fall, dass Sie eine Buchung nur in einem Ledger vornehmen wollen, müssen Sie im entsprechenden Feld die zugehörige Ledger-Gruppe erfassen.

Abschließend können Sie noch einen Belegkopftext erfassen.

Ledger: Bedeutung und Verwendung

Der Begriff Ledger kommt aus dem Angloamerikanischen und bedeutet »Buch«. Erstellt Ihr Unternehmen die Bilanz nur nach einer Rechnungslegungsvorschrift, so ist für Sie immer nur das Ledger »0L« relevant. Erstellen Sie die Bilanz zusätzlich nach einer zweiten Rechnungslegungsvorschrift, brauchen Sie ein zweites Ledger und Sie müssen sich entscheiden, welche Rechnungslegungsvorschrift und welches Ledger führend sein soll. In unserem Beispiel verwenden wir das Ledger »0L« für »IFRS (international GAAP)« und »2L« für »HGB (Local GAAP)«.

Kontierungsrichtlinien

Erstellen Sie eine Kontierungsrichtlinie, in der Sie nicht nur vorgeben, welcher Sachverhalt mit welchem Sachkonto gebucht wird, sondern legen Sie auch fest, welche Felder mit welchen Informationen gefüllt werden sollen. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die Rechnungsnummer in das Feld Referenz und die nähere Darstellung des Sachverhalts in den Positionstext zu schreiben.

Zudem sollten Sie vorab bestimmen, ob die Angabe »Kapitalerhöhung« genügt oder ob eine ausführlichere Variante wie »Kapitalerhöhung gemäß Beschluss Aufsichtsrat vom 02.05.2020« einzugeben ist. Eine genauere Beschreibung ist meist nur mit einem geringen Mehraufwand verbunden, bietet aber den Vorteil, die gebuchten Geschäftsvorfälle genauer zu dokumentieren und Ihnen eine spätere Suche und Analyse zu erleichtern.

Nachdem Sie die Daten im Belegkopf erfasst haben, ergänzen Sie jene für die Belegpositionen. In unserem ersten einfachen Beispiel wollen wir die Einzahlung des Stammkapitals auf dem Bankkonto verbuchen. Dazu erfassen wir für die erste Position das Sachkonto der Commerzbank und den Betrag unter Soll sowie für die zweite Position als Gegenkonto das Sachkonto für das Stammkapital und den Betrag unter Haben . Sie können jede Belegposition auch aufklappen und weitere Informationen wie beispielsweise einen erläuternden Text ergänzen. Sobald Sie die Buchung vollständig erfasst haben, können Sie den Buchungsbeleg über den Button Buchen sofort buchen.

Verwendung der Hilfefunktion

Wenn Sie mit der Bedienung einer App nicht so vertraut sind, können Sie jederzeit die Hilfefunktion aufrufen. Dazu drücken Sie rechts oben auf das Fragezeichen (siehe Abbildung 3.7). Im gezeigten Beispiel werden u.a. die Felder Buchungsbelegart und Transaktionswährung erklärt.

Abbildung 3.7: Hilfefunktion zur App »Hauptbuchbelege buchen«

Wenn Sie nicht sicher sind, wie die Buchung anhand Ihrer Eingaben aussehen wird, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu simulieren (Button Simulation in Abbildung 3.6) und die einzelnen Belegpositionen genau zu überprüfen (siehe Abbildung 3.8). Hier können Sie über das linke Symbol die gewünschten Felder einblenden oder über das rechte Symbol die Buchung in Excel herunterladen. Für den Fall, dass die Buchung fehlerhaft ist, etwa weil Sie sich bei der Eingabe der Kontonummer oder des Betrags vertippt haben, können Sie die Buchung noch anpassen. Ist die simulierte Buchung in Ordnung, klicken Sie auf den Buchen-Button .

Abbildung 3.8: Simulation der Buchung

Unten links im Bildschirm erscheint die Meldung »Beleg xx erfolgreich gebucht«, und der gebuchte Beleg wird mit Klick auf diese Meldung angezeigt (siehe Abbildung 3.9).

Abbildung 3.9: Anzeige des gebuchten Belegs

Jeder Buchhalter hat einmal die Darstellung von Buchungen in Form von T-Konten gelernt. SAP S/4HANA bietet Ihnen drei verschiedene Optionen, einen gebuchten Beleg in dieser Form anzuzeigen, und zwar über:

 den Button T-Konto-Sicht (siehe Abbildung 3.10),

 die Fiori-App »Buchungsbelege anzeigen in T-Konto-Sicht« oder

 die Fiori-App »Buchungsbelege verwalten«.

Abbildung 3.10: Anzeige Stammeinlage in T-Konto-Sicht