Kitabı oku: «30 привычек за 30 дней. План-капкан по наведению полного порядка в жизни», sayfa 2

Какие предпринять шаги

1. Стремитесь доводить что-то не до совершенства, а до конца. И не ждите, что успешно перестроитесь сразу же.

Не торопитесь. Меняйте отношение к задачам постепенно. Со временем и опытом новый подход станет привычным. Однако до тех пор знайте: разум будет сопротивляться.

В конце концов вы перестраиваете то, что укоренялось в вашем сознании годами. Потерпите.

2. Задумывайтесь, насколько выгодно тратить на ту или иную задачу то или иное количество времени и сил. Например: вам повысят зарплату, если вы потратите на отчет по доходам и расходам несколько часов? Вас возьмут на более достойную работу, если вы будете часами готовиться к экзамену по химии – и получите пять с плюсом?

Такие вопросы позволят грамотно распределять время и силы.

3. Выставляйте препятствия на пути к совершенству. К примеру, едва заметив, что принимаетесь перепроверять что-то, просто поднимитесь из-за рабочего стола и пройдитесь по офису. Задумайтесь над своим поведением. Настройтесь на то, чтобы довести задачу до конца, а не до совершенства. И только после этого возвращайтесь обратно.

4. Привыкайте ошибаться. Не корите себя за огрехи. Ошибка – возможность вырасти над собой. Расширить познания, выработать полезные трудовые привычки и стать еще грамотнее как сотрудник (обучающийся, преподаватель, создатель чего-то либо, супруг). Когда бы вы ни ошибались – воспринимайте это как повод для развития.

5. Определите наихудшее из того, к чему может привести ошибка. К примеру: уволят ли вас, если опечатаетесь в отчете? Отправят ли вас на пересдачу, если получите за экзамен по химии пять с минусом? Есть вероятность, что конца света не случится, даже если вы оступитесь.

День третий
Прекратите составлять бесконечные списки дел

Бесконечными считаются те списки дел, из которых вы к завершению дня выполняете меньше половины записанного. Выходит, вы берете на себя слишком много.

Но не переживайте. Так поступают многие. И привычка эта обычно обусловлена одной из двух причин (либо обеими сразу).

Причина первая: вы либо переоцениваете количество времени, которое у вас есть в течение рабочего дня, либо недооцениваете количество времени, которое понадобится на ту или иную задачу. Оба обстоятельства ведут к одному исходу – вы не успеваете сделать все, что запланировали.

Причина вторая: вы включаете в один и тот же список все дела, которые приходят на ум. Неудивительно, что он разрастается у вас на глазах. В итоге к концу дня в вашем списке дел обнаруживается даже больше, чем было утром. Как тут не расстроиться!

Что забавно, планы затем и нужны, чтобы мы успевали больше. Вот только большинство людей снижают свою производительность, неграмотно составляя списки. Эта проблема настолько распространена, что многие знатоки в управлении временем призывают вовсе не составлять никаких списков (я против такого – и чуть позже объясню почему).

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Бесконечные списки дел вредят производительности в нескольких аспектах. Во-первых, они пугают и удручают.

Большинство вдохновляется, когда выполняет ту или иную задачу, и расстраивается, если с ней не справляется. С этой точки зрения каждый список дел – сам по себе отдельная задача. А значит, по-настоящему вдохновить он способен лишь в том случае, если выполнить все задуманное до конца. Если останется хотя бы одно положение – ты, считай, не справился. В итоге список только и делает, что расстраивает владельца, из-за чего тот не может сосредоточиться и работать.

Во-вторых, мы сильнее переживаем, когда осознаем, что значительную часть задуманного на сегодня придется переносить на завтра. Легкое беспокойство способно, конечно, подталкивать к плодотворной деятельности, однако в больших количествах оно только вредит – и окончательно выбивает из колеи.

В-третьих, если раз за разом переносишь что-то на завтра, тяжелее распоряжаться временем. Ты не можешь предугадать, сколько времени займет та или иная задача.

К счастью, выполнив несколько простейших шагов, вы сможете создавать списки дел, которые будут не мешать, а помогать. Шагов этих семь, и внедрить их в свою жизнь вы сможете уже сегодня.

Какие предпринять шаги

1. Привыкайте отказывать себе (и окружающим). Списки дел разрастаются потому, что все время хочется добавить в них что-то еще. Записать новое положение – дело пары мгновений. Оттого и кажется, будто мы все успеем. Почаще запрещайте себе добавлять новые дела в план – чтобы тот разрастался как можно медленнее.

2. Оставляйте в списке только те задачи, выполнить которые необходимо по некой весомой причине. Иначе зачем растрачивать и без того ограниченное время и внимание? Прежде чем вписывать новое положение, ответьте на вопрос: а оно мне надо?

3. Оцените задачи в списке по степени важности. Используйте числа от одного до трех. Единица означает, что задача очень важная. Тройка – не особо.

После этого изучите еще раз те задачи, которым вы выставили тройки. Они помогут вам как-то продвинуться на пути к важнейшим жизненным целям? Если нет, смело вычеркивайте их из списка.

4. Ограничьте количество положений. К примеру, запретите себе записывать больше пяти. Ограниченное количество дел выполнить проще. Одно это вдохновит вас на то, чтобы справиться с поставленными задачами как можно скорее.

5. Начинайте со «слона». То есть с наиболее важной задачи. Выберите одну из самых значимых на сегодня, без которой не достичь некой цели. Можно также выбрать задачу, которая наверняка займет больше всего времени, вызовет больше всего трудностей, а потому привлекает вас меньше прочих.

Я случайно узнал о такой уловке благодаря Лео Бабауте¹, он сам, скорее всего, вдохновлялся Стивеном Кови. В общем, отдаю должное этим двум людям.

6. Установите для каждой задачи разумное ограничение по времени. Так работается быстрее. Существует закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет время, отпущенное на нее». Если выделите на задачу два часа, будете выполнять ее два часа. Если дадите себе 45 минут и поставите таймер, то наверняка справитесь за 45 минут.

7. Составляйте два списка. В первом ограничьте количество положений – и записывайте туда дела только на текущий день. Во второй – все, что приходит в голову.

При этом оценивайте дела во втором списке по степени важности. И время от времени проверяйте, не стоит ли выставить иную оценку каждой из задач.

Дополнительный совет

Если вам нравится отслеживать список дел через интернет, то очень советую сайт Todoist.com. Разобраться в нем несложно, а полезные опции позволят успешнее организовать деятельность в течение дня. Вы можете создавать разные списки, оценивать каждую из задач по степени важности, перемещать положения из списка в список, устанавливать сроки выполнения и расставлять разноцветные ярлычки, что очень удобно.

И самое важное. Сайт бесплатный.

День четвертый
Не выделяйте на задачи слишком много времени

Во вчерашней главе уже упоминался закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет время, отпущенное на нее». Сегодня мы сосредоточимся именно на нем.

Большинство выделяет на задачи слишком много времени. Либо, что еще хуже, вовсе не устанавливает никаких крайних сроков. И работает как работается.

Исход в обоих случаях один: мы выполняем задачи слишком долго. Вспомните, к примеру, последний раз, когда начальник давал вам неделю на отчет. Вы наверняка закончили его ровно к сроку. И не потому, что начальник все грамотно рассчитал. А потому что подействовал закон Паркинсона. Вы дали себе неделю – и составляли отчет неделю.

Когда крайнего срока вообще нет, человек не в силах даже понять, насколько успешно справляется. Прошел час – а ты и не знаешь даже, браться тебе за следующий шаг или повременить. Неудивительно, что многие задачи в итоге занимают больше времени, чем нужно.

Из-за этого мы успеваем значительно меньше.

Как эта пагубная привычка вредит производительности

Привычка выделять на задачи чрезмерно много времени снижает производительность в шести местах. Во-первых, вы успеваете меньше. Над каждой задачей вы работаете дольше нужного, а потому у вас остается меньше времени на что-то еще.

Во-вторых, вы чаще откладываете по-настоящему важные задачи. Пока вы возитесь с одними задачами из списка, другие проседают.

В-третьих, вам чаще приходится оставлять на потом недоделанную работу. В третьей главе мы уже говорили, что из-за этого вы сильнее беспокоитесь, а это, в свою очередь, снижает вашу производительность.

В-четвертых, вы работаете непоследовательно. Щадящие ограничения по времени мы, как правило, выставляем себе сами. И руководствуемся при этом собственным удобством. К примеру, мы выделяем два часа на задачу, которую можем на самом деле выполнить за час, если сосредоточимся как следует. Чем меньше в работе упорядоченности, тем больше времени растрачивается впустую.

В-пятых, мы расслабляемся. А значит, теряем боевой настрой. Другими словами, ленимся.

В-шестых, мы работаем сверхурочно – поскольку меньше успеваем. Со временем мы не только сильнее устаем, но и приближаемся к выгоранию.

Как быть? Вырабатывать и закреплять полезные привычки. К счастью, тут все в наших руках. А теперь – семь шагов, благодаря которым вы уже сегодня начнете справляться с задачами быстрее.

Какие предпринять шаги

1. Выберите из списка дел одно и установите такой дедлайн, который заставит вас сосредоточиться. Если вы не знаете точно, сколько времени уйдет на задачу, прикиньте хотя бы примерно. Потом, если что, добавите еще минут. Сейчас важнее всего привыкнуть устанавливать самому себе строгие ограничения по времени.

2. Заведите таймер. Пусть отсчитывает, сколько времени у вас осталось. Разместите его перед глазами так, чтобы вы постоянно видели, как утекает выделенное время. Можно использовать таймер на телефоне или компьютере. Я лично предпочитаю громкий кухонный. Меня дополнительно вдохновляет его старомодный вид.

3. Пользуйтесь «методом помидора». Его смысл в том, чтобы работать по 25 минут и делать перерывы по 5 минут. Так рабочий день разбивается на небольшие отрезки времени. Во время таких перерывов ваш мозг отдыхает, благодаря чему вы работаете сосредоточеннее и быстрее в течение следующих 25 минут.

Еще одно преимущество «метода помидора» в том, что он позволяет отслеживать, насколько успешно вы справляетесь. К примеру, если вы выделили на задачу 40 минут, но за прошедшие 25 выполнили меньше половины, то в следующие 25 наверняка ускоритесь.

4. Не отвлекайтесь на почту, соцсети, сообщения и звонки. Работать плодотворно не выйдет, если отвлекаться на такие мелочи. Особенно когда стоит строгое ограничение по времени. Отвлекаться в таких условиях – непозволительная роскошь. Если вы работаете по «методу помидора», отложите все на пятиминутный перерыв.

5. Заканчивайте работать строго в пять вечера. Тогда вы еще охотнее будете укладываться в ограниченные сроки. Прежде я говорил, что обычно люди работают сверхурочно потому, что меньше успевают за день. Не оставляйте себе выбора. Заранее настройтесь: «В пять я заканчиваю».

6. Отслеживайте свои успехи. Как упоминалось выше, оценить скорость работы бывает сложно, когда вы только начинаете выставлять ограничения по времени. Однако с опытом станет проще.

К примеру, допустим, что вы еженедельно составляете некий отчет. В первую неделю вы, возможно, лишь примерно прикинете, сколько на этот отчет уйдет времени. Однако к пятой неделе вы, основываясь на опыте, уже будете весьма точно представлять, сколько времени необходимо выделять на эту задачу.

7. Уточняйте ограничения по времени. Если вы раз за разом выполняете одну и ту же задачу, ваша скорость увеличится. Все потому, что вы становитесь опытнее. Не применяйте к задачам, которые теперь даются проще, устаревшие ограничения. Выделяйте на них еще меньше времени, чтобы сохранить боевой настрой. В итоге ваша скорость будет расти и дальше.