Kitabı oku: «Operaciones auxiliares de almacenaje. COML0110», sayfa 3
6. Resumen
El almacén es aquel lugar o espacio físico que se dedica al almacenaje de mercancías (materias primas, productos semiterminados, productos terminados, bienes e incluso de datos) para su posterior distribución.
Cada almacén cumple con unas funciones específicas y se concibe de acuerdo a las peculiaridades que tiene la empresa, por lo que existe una gran variedad de diseños y de tipos. Una tipificación elemental englobaría los siguientes tipos:
Según el tipo y tamaño de empresa.
Según la naturaleza de los artículos almacenados.
Según su función logística.
Un diseño acertado y bien estudiado es esencial para que un almacén sea eficaz y eficiente. Por ello, se analizan cada una de las particularidades que tiene, buscando ofrecer siempre un mejor aprovechamiento del espacio, unos recorridos mínimos y una mercancía accesible en todo momento. El layout juega un papel importantísimo aquí.
Otro concepto importante es el de flujo de mercancías en un almacén, incluyendo procesos como las entradas y las salidas, las cargas y descargas, y el cross-docking.
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 1
1. Define con tus palabras el concepto de almacén.
2. Indica cuáles de las siguientes son funciones comunes a todo almacén.
a. Recepción de materiales.
b. Elaboración de albaranes.
c. Registro de entradas y salidas del almacén.
d. Preparación y planificación de pedidos (picking).
3. ¿Es posible aplicar lay-out en todo tipo de almacén?
4. Determina si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.
a. En la carga se produce la salida de mercancía del almacén hacía el vehículo de transporte, lo cual implica una disminución del stock.
1 Verdadero
2 Falso
b. La cadena de suministros es un concepto que engloba la entrada de materiales, su transformación y su posterior distribución.
1 Verdadero
2 Falso
5. Analiza la importancia de tener un stock fiable en la gestión del almacén.
6. Determina si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.
a. El cross-docking es un tipo de almacenaje que implica una alta capacidad de almacenamiento y cuya función básica es el tránsito de materiales hacia otros destinos.
1 Verdadero
2 Falso
b. En el diseño del almacén ya se realiza un estudio y un análisis del circuito por el que tienen que pasar todas las mercancías buscando una optimización de los procesos, reduciendo los tiempos de ejecución, las distancias y los costes.
1 Verdadero
2 Falso
7. Cuando las existencias almacenadas no son suficientes para hacer frente a los pedidos de los clientes se genera...
a. ... una salida de mercancía complementaria.
b. ... una ruptura de stock.
c. ... ventas cruzadas.
d. ... incertidumbre.
8. ¿Qué tipo de almacenes tienen como objetivo almacenar productos terminados?
a. Almacenes industriales.
b. Almacenes de servicios.
c. Almacenes de componentes.
d. Almacenes comerciales.
9. ¿Qué tipo de almacenes se sitúan próximos a los centros de consumo?
a. Los almacenes centrales.
b. Los almacenes regionales.
c. Los almacenes de tránsito.
d. Los almacenes industriales.
10. Determina si las siguientes frases son verdaderas o falsas.
a. Los procesos de almacenamiento en los almacenes convencionales están muy automatizados.
1 Verdadero
2 Falso
b. La determinación de la ubicación, el tamaño, o el diseño del almacén ha de ser fruto de una buena planificación.
1 Verdadero
2 Falso
Unidad de Aprendizaje 2
Operaciones de almacenaje
Contenido
1. Introducción
2. Actividades de recepción
3. Actividades de colocación y ubicación en el almacén
4. Grupaje de mercancías: actividades de grupaje
5. Cross-docking. Concepto y características
6. Expedición
7. Aprovisionamiento de líneas de producción: concepto y características
8. Resumen
Objetivos
Los objetivos específicos de esta Unidad de Aprendizaje son:
Diferenciar las funciones y características básicas de distintos tipos de almacén, sus zonas y equipo de trabajo, en empresas/organizaciones tanto industriales como comerciales y de servicios.
Identificar los criterios de actuación, integración y cooperación profesional propios del operario de almacén para ofrecer un servicio de almacén de calidad.
1. Introducción
Con el fin de adentrarse más en el corazón del almacén, a continuación se van a estudiar las distintas operaciones y actividades que se realizan en el mismo.
Las operaciones de almacenaje agrupan un conjunto de actividades que comprenden desde la entrada de mercancías en el almacén hasta su salida; es decir, actividades que engloban el aprovisionamiento de la línea de producción, la recepción de los productos, su colocación y ubicación y su expedición.
Cada una de estas operaciones funciona de forma interrelacionada, como si se tratase de una cadena de procesos en los cuales cada uno de ellos es dependiente en menor o mayor medida de los otros.
Para una buena gestión de almacén es imprescindible planificar de forma adecuada cada una de las fases del proceso de almacenaje, ya que de ello dependerá un eficiente funcionamiento y una minimización de los costes.
Para el desarrollo del contenido, nos basaremos en el caso de GLM, que antes de comenzar con la construcción del nuevo almacén debe realizar su planificación y diseño, reuniendo toda la información acerca de cuáles son los departamentos y procedimientos que se llevarán a cabo en cada una de las áreas del almacén.
2. Actividades de recepción
Hilo conductor
Antes de comenzar con la construcción del nuevo almacén, GLM debe realizar su planificación y diseño, reuniendo toda la información acerca de cuáles son los departamentos y procedimientos que se llevarán a cabo en cada una de las áreas del almacén.
El responsable del proyecto de construcción del nuevo almacén de GLM ha pedido ayuda a Marta, asesora personal de la gerencia, para que redacte un informe en el que se recojan cuáles son esos departamentos y procedimientos. ¿Qué información deberá incluirse en dicho informe?
En la primera parte del informe se debe analizar la recepción de mercancías, ya que es la actividad que inicia el flujo de trabajo en el almacén.
La recepción de materiales constituye el proceso mediante el cual se reciben productos procedentes de fábricas u otros almacenes. Este proceso de recepción de pedidos corresponde:
Por un lado, a la transferencia de la propiedad de la mercancía entre el productor y el cliente.
Por otro lado, a la finalización del contrato de transporte.
En la recepción de cargas participarán diferentes trabajadores.
La recepción es, por tanto, un proceso planificado de entrada de productos, de descarga y de verificación de los mismos.
Asimismo, va a permitir asegurar la conformidad cualitativa y cuantitativa de la mercancía que entra en el almacén. De ello va a depender directamente la fiabilidad de las existencias, por tanto, la fiabilidad del proceso de salida, siendo más acusado en el caso del cross-docking. En consecuencia, va a repercutir claramente en el nivel de servicio prestado.
Nota
La recepción es una etapa de control muy importante, que garantiza la conformidad de la mercancía antes de su incorporación al almacén y, por tanto, al stock.
Los principales componentes de la recepción de mercancías son los siguientes:
Departamento de Recepción
En este departamento se encuentra el jefe de recepción, responsable de la recepción física de la mercancía, y el cliente, que entrega la mercancía por mediación del transportista.
Transportista
Estará presente en el momento de carga y descarga de la mercancía, ya que es el responsable de las posibles roturas y otras incidencias que se produzcan en el transporte del producto.
Proveedor
Sobre él recae la responsabilidad de la calidad y la cantidad de los productos entregados, así como de la documentación a aportar en relación al pedido.
Departamento de Aprovisionamiento
Está en contacto continuo con el operador de recepción, especialmente en el caso de que haya problemas de entrega con alguno de los pedidos.
Departamento de Compras
Suele encargarse del control de las especificaciones y cualidades del producto en relación a las características convenidas en la compra.
Actividad complementaria
4. Busca información sobre cuál es el personal que se encuentra presente en el momento de descarga de la mercancía y cuáles son sus funciones.
2.1. Proceso de recepción
El proceso de recepción se compone, por norma general, de cinco etapas:
Disposición de un muelle de descarga para el vehículo
Después de comprobar que la mercancía corresponde a su destino, se determina un muelle de descarga y se orienta al chófer del vehículo hacia él.
El muelle de descarga se sitúa elevado para mayor comodidad al descargar.
Verificación de documentos
Una vez dispuesto el camión en el muelle de descarga, se deberá verificar la documentación que aporta el transportista en relación al pedido. Esta documentación está integrada por el documento de transporte y el albarán; de esta manera, se llevará a cabo la comprobación del número de pedido, la fecha de entrega, así como los demás detalles que se contemplen en el albarán.
Descarga de la mercancía
El transportista prepara el vehículo para su descarga realizando las tareas de desprecintado de las puertas, de apertura del portón trasero o de su desentoldado.
A continuación, según lo establecido, se procede a la descarga de la mercancía, bien por el chófer o bien por el personal de recepción y se ubica en una zona habilitada para ello con el fin de no mezclarla con otras mercancías ya recibidas o pendientes de ser recibidas.
Descarga de la mercancía
Nota
Debido al riesgo que conllevan las operaciones de descarga, se emplean unos protocolos donde se detallan las operaciones y el material que ha de utilizarse para realizar dicha descarga.
Control cualitativo y cuantitativo
El operador de recepción procede a un primer control visual de la mercancía, en el que debe tener en cuenta una serie de aspectos.
En el control visual de la mercancía que se hace en el momento de su recepción, se debe tener en cuenta:
El estado de los embalajes, con el fin de detectar posibles desperfectos o roturas del producto.
La identificación de los distintos productos del albarán.
El número de unidades.
En el momento que se comprueba la mercancía recepcionada, se pueden dar tres sucesos:
| Ninguna anomalía |
| El recepcionista firma y sella los documentos del transporte. Se da conformidad al pedido y se guarda una copia. |
| Alguna anomalía |
| Se describe la anomalía y se anota en el albarán y el documento de transporte. Se incluirá la fecha y firma del chófer y el recepcionista. |
| Rechazo de la mercancía |
| Puede deberse a un error documental, a la falta de identificación o a un error de codificación. |
En el caso de que la mercancía sea conforme, se procede a su recepción secundaria, en la que se analizará más exhaustivamente para comprobar que lo recibido coincide con lo marcado en el albarán.
Sabías que...
Dependiendo de la mercancía, se puede realizar un control que exige de personal técnico cualificado e incluso medios o salas especializadas. Es frecuente tomar una muestra para su posterior inspección o toma de temperaturas.
En todo proceso de recepción se puede generar:
1 Un registro de entrada.
2 Un registro de incidencias (si las hubiese).
3 Un registro de rechazo (si se dieran motivos para no aceptar la mercancía).
Recepción informática
Exceptuando el caso particular del cross-docking, en el resto de almacenes el operador deberá reflejar en la herramienta informática correspondiente que la recepción ha sido satisfactoria, integrando la mercancía recibida en el stock de la empresa e iniciando el procedimiento de pago al proveedor.
Es importante que en todo proceso de recepción se disponga de una buena planificación de la actividad que permita asegurar la calidad del servicio y así evitar reducir la efectividad y la productividad de dicho proceso.
Para realizar el proceso de recepción de forma eficiente se deberá:
Programar las recepciones con el fin de mantener una carga homogénea de trabajo.
Programar las entregas de los transportistas de la forma que mejor convenga al almacén.
Anticipar las necesidades de la actividad, tanto de mano de obra como de equipo.
2.2. Muelles de descarga
Hilo conductor
Teniendo en cuenta que el almacén de GLM será una construcción nueva, Marta ha explicado en su informe que es necesario incluir muelles de carga y descarga para que la recepción y expedición de la mercancía se realice de forma más eficiente.
Los muelles son construcciones elevadas que facilitan la carga y descarga de mercancías. Para referirse a ellos también se usa el término andén o plataforma.
Nota
Los muelles hacen referencia a las zonas habilitadas y diseñadas para la carga y descarga de mercancías en transporte marítimo, aéreo y terrestre.
Suelen ser construcciones diseñadas “a medida”, que se adaptan a los requerimientos de los productos y medios de transporte que se emplearán. Se encuentran normalizados en materia de seguridad y presentan elementos comunes en cuanto a su construcción. Se caracterizan por tener:
Sabías que...
El ratio medio de utilización de los muelles de recepción, es de un muelle para seis camiones diarios.
Básicamente, los muelles de carga y descarga de la mercancía se pueden clasificar en dos grandes grupos:
| Muelles automatizados |
| Construcciones dotadas de una infraestructura totalmente mecanizada y automatizada. La descarga de la mercancía se realiza prácticamente sin medios humanos, por lo que se reduce el tiempo de descarga de camiones de forma considerable. Suelen ser mercancías homogéneas. |
| Muelles de descarga manual |
| Construcciones que no disponen de elementos automáticos de descarga, necesitando medios humanos (aunque sí se utilizan equipos como carretillas elevadoras o transpaletas eléctricas). |
Por regla general, se utilizan frecuentemente los sistemas de descarga manual (transpaletas, toritos, grúas, etc.). Solo en empresas con abundante volumen de trabajo se utilizan los muelles de descarga automatizados.
Ejemplo de muelles de descarga automatizados
Sabías que...
Se estima que solo el 10 % de los muelles de descarga son automatizados.
2.3. Documentación
La documentación de recepción puede variar considerablemente tanto en modelos como en formatos, dependiendo del tipo de empresa y sector al que pertenece, de las características y la procedencia de los productos o incluso de la tipología de la propia gestión de la empresa.
Nota
No requerirá la misma documentación el transporte de mercancía peligrosa que el transporte de productos seguros.
Incluso dependiendo del tipo de transporte, se puede encontrar distinta documentación:
Si el transportista es una agencia
La mercancía viene catalogada por número de bultos y peso en un albarán de transporte.
Si el transportista es el suministrador
La mercancía viene con un albarán de los materiales que se entregan.
Fundamentalmente, se pueden distinguir los siguientes documentos:
Albarán
Es un documento que confecciona el proveedor y que se envía junto con la mercancía. Sirve de justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y para la posterior confección de la factura. En él aparecerá la descripción de la mercancía (referencias y cantidades de producto), el número de pedido, los datos del proveedor y el cliente, el lugar de entrega, así como la fecha de envío y entrega. En ocasiones se sustituye por una nota de entrega del transportista.
https://redirectoronline.com/mf13250103
Documento de transporte
Documento que emite el transportista y que contiene toda la información necesaria para efectuar un transporte. Existen diversas clases de documentos y se utilizan para combinar entregas, especificar etapas de transporte o asignar mercancías y agentes de servicios. En resumen, da fe de la existencia de un contrato de transporte y un recibo de la carga que será transportada y entregada al destinatario en el lugar de destino. El recepcionista deberá firmar y sellar el documento una vez se haya entregado la mercancía.
https://redirectoronline.com/mf13250104
Formulario de recepción
Es el documento que permite al operador de recepción llevar un control de la conformidad de una recepción con las mercancías pendientes de entrega.
https://redirectoronline.com/mf13250105
3. Actividades de colocación y ubicación en el almacén
Hilo conductor
Todos los almacenes del grupo GML están diseñados para minimizar los costes derivados del desplazamiento de mercancías, por tanto, en el informe de Marta se tendrán en cuenta una serie de parámetros a la hora de colocar y ubicar las mercancías en el recinto.
Una vez que se ha realizado la recepción de los productos, se procede a su colocación y ubicación dentro del almacén. Estos productos pasan a ser existencias y deben ser resguardadas conforme a las normas y los procedimientos establecidos en función de su cuidado y protección, con el fin de que no sufran daños ni accidentes.
Toda la mercancía que entra en el almacén ha de estar convenientemente identificada y ubicada para facilitar su posterior localización.
No hay que olvidar que el objetivo fundamental de todo almacén es intentar minimizar los costes totales. Por ello, es fundamental tener en cuenta las características físicas de los productos almacenados, el precio, el embalaje y el tipo de unidad de carga.
Ciertos productos presentan unas características especiales, lo cual supone un aspecto muy importante a tener en cuenta a la hora de su almacenamiento y posterior distribución.
Distribución mediante estanterías numeradas
3.1. Situación en el almacén
Cada almacén presenta unas particularidades que dependerán de las características de la unidad de almacenamiento y que determinarán el tipo de equipo necesario.
El primer paso para diseñar un almacén es conocer el tipo de producto que va a contener, ya que cada uno demandará diferentes equipos para su manutención y almacenaje. Por ello, en el diseño se planifica la localización y la ubicación que tendrán los productos durante el proceso de almacenaje.
Nota
Las prácticas más habituales para la identificación de las diferentes zonas es su delimitación por colores o carteles.
Una vez que la mercancía ha sido recibida, se procede a etiquetar y codificar el material con una etiqueta de identificación en la que se inscribe la fecha de recepción, el número de parte, la cantidad y la unidad de medida, la fecha de expiración y su localización. Todo ello tendrá como finalidad facilitar su localización posterior y garantizar su trazabilidad.
A continuación, se expone la clasificación y la separación de la mercancía teniendo en cuenta las siguientes características:
Se colocará la mercancía en el lugar asignado, optimizando el tiempo y el espacio, siguiendo los criterios de organización y colocación establecidos, utilizando el equipo adecuado y respetando las normas de seguridad e higiene.
Estrategias de ubicación y almacenamiento
Las estrategias de colocación y de picking de mercancías son usadas para determinar cuáles son las ubicaciones más apropiadas para el desarrollo de estas actividades. Cada vez que se crea una nueva tarea en el almacén se generará una estrategia que analizará las ubicaciones óptimas, procesando así los movimientos internos de mercancías.
Toda ubicación ha de poseer una codificación única y distinta del resto. Estas ubicaciones se pueden codificar por distintos medios como pueden ser:
Nota
Cada empresa utilizará el método de codificación que más se adapte a sus necesidades (por ejemplo, en función del número de almacenes o zonas de cada uno de ellos).
Identificación y trazabilidad de mercancías
En la mayoría de los casos, la mercancía almacenada es codificada comprendiendo numerosa y valiosa información para la empresa. No solo se identifica el producto o la ubicación de este en el almacén, sino que también queda un registro del resto de procesos que ha sufrido desde su recepción. Con estos registros, es decir, la trazabilidad, se consigue disponer de todos los movimientos de la mercancía.
Los avances tecnológicos permiten una rápida y cómoda codificación normalizada de mercancías mediante una identificación automática. Principalmente son dos los sistemas que se emplean:
| Código de barras |
| Es un sistema de codificación internacional de los productos que ofrece grandes posibilidades en la gestión de bases de datos de productos. Cada artículo queda identificado de forma única. |
| Etiquetas electrónicas |
| Es un sistema de etiquetas que incorporan un pequeño chip a través del cual se puede rastrear un producto. |
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