Kitabı oku: «Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. ADGG0508», sayfa 2
4. Carpetas, directorios, operaciones
A continuación se podrán ver diferentes operaciones que permiten los sistemas operativos.
4.1. Definición
Una carpeta es el nombre que utilizan los sistemas operativos como Windows para nombrar al espacio de almacenamiento donde se guardan ficheros de datos así como otras carpetas. El icono utilizado para las carpetas es precisamente una carpeta o folder, ya que en realidad tiene su mismo uso.
Toda carpeta posee un nombre único que la identifica y que permite localizarla. Es conveniente crear carpetas para guardar datos homogéneos y asignarles nombres que ayuden a identificar el contenido.
Para facilitar aún más la ordenación de los archivos es útil crear estructuras jerárquicas de carpetas y subcarpetas.
Ejemplo
En una empresa se desea guardar la correspondencia en carpetas ordenadas por categorías y agrupadas de forma jerárquica. Así, se ha optado por esta estructura de carpetas y subcarpetas:
1 Cartas comercialesCartas emitidasCartas de pedidoCartas de reclamaciónCartas de petición de informaciónCartas recibidasCartas de reclamaciónCartas de petición de información
2 Documentos oficialesInstanciasOficios
4.2. Creación
El primer paso para crear una carpeta es acceder al lugar donde se quiere guardar. Este lugar puede ser el escritorio o bien una carpeta ya existente. Para desplazarse por carpetas se utiliza el Explorador que se estudiará más adelante.
Si la carpeta se crea en el escritorio, tan solo se deberá hacer clic con el botón derecho del ratón en el punto del escritorio donde se desee añadir la carpeta. Una vez que se muestre el menú contextual se deberá elegir la opción Nuevo y luego la opción Carpeta si se utiliza Windows 10. Si se utiliza Linux Ubuntu, la opción es Carpeta Nueva.
Si la carpeta se crea dentro de otra carpeta se deberá proceder de igual forma pero en este caso dentro de la ventana del explorador.
Las siguientes imágenes muestran los menús a elegir para añadir la carpeta.
Menú contextual para crear una carpeta en Windows 10
Menú contextual para crear una carpeta en Linux Ubuntu
Una vez hecho esto se añadirá una carpeta llamada Nueva carpeta o Carpeta sin título, dependiendo del sistema operativo, con el nombre resaltado y a la espera de que se modifique. Si se desea aceptar ese nombre tan solo se deberá hacer clic en cualquier punto fuera de la nueva carpeta, pulsar [INTRO] o bien la tecla [ESC].
Carpeta creada y preparada para nombrarla en Windows 10
Sabía que...
Para crear una carpeta desde la ventana del explorador de Windows, también se puede utilizar el siguiente botón que se encuentra en la barra superior izquierda:
Crear carpeta desde la barra de herramientas de acceso rápido
4.3. Cambio de nombre
Para nombrar una carpeta o archivo, hay dos formas de hacerlo. Una es haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de la carpeta o archivo que se quiera nombrar. Se mostrará un menú contextual del que se elegirá la opción Cambiar nombre. De esta forma el nombre de la carpeta o archivo quedará resaltado a la espera de que se escriba el nuevo nombre.
Opción del menú contextual para renombrar en Linux Ubuntu
Opción del menú contextual para renombrar en Windows 10
Otra forma de operar, disponible en Windows 10, requiere hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la carpeta. Esta quedará enmarcada indicando que está seleccionada. Tras esta operación se volverá a hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el nombre de la carpeta. De esta forma el texto del nombre quedará resaltado como en el caso anterior para que se escriba el nuevo.
Nota
No puede haber dos carpetas con el mismo nombre en el mismo lugar. Si se intenta crear una carpeta con el mismo nombre que otra existente, el sistema mostrará un mensaje de error advirtiendo de este hecho.
Sabía que...
Tanto en Windows como en Linux Ubuntu, una forma rápida de renombrar una carpeta o archivo es seleccionarlo previamente con el ratón y pulsar la tecla [F2].
4.4. Apertura
Cuando se desea visualizar el contenido de una carpeta es necesario abrirla y desplegar su contenido. Esta es una operación habitual que se realiza haciendo doble clic sobre el icono de la carpeta. El contenido se muestra mediante el explorador.
Si la carpeta está situada en el escritorio, al hacer doble clic sobre ella se abre el explorador y muestra el contenido de la carpeta. Pero si la carpeta que se va a abrir ya se está visualizando en el explorador, el contenido de la carpeta se mostrará en la misma ventana del explorador, sustituyendo por tanto a la anterior vista.
Si se desea abrir una carpeta desde el explorador abriendo una nueva ventana se deberá hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta que se desea abrir y elegir la opción Abrir en ventana nueva del menú contextual.
4.5. Copiado
Una operación de copiado consiste en duplicar y guardar una copia de una elemento en otro lugar. Esta acción puede realizarse de dos formas, la primera consiste en hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y elegir la opción Copiar del menú contextual. Esto realiza una copia de la carpeta en el Portapapeles, por lo que el siguiente paso es dirigirse al lugar donde se desea copiar la carpeta y hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ese lugar y elegir la opción Pegar del menú contextual.
Sabía que...
El Portapapeles es un espacio en memoria donde se almacena temporalmente información que se copia o corta y que está a la espera de ser pegada o movida. El Portapapeles solo guarda una copia y se pierde al apagar el sistema.
En Windows 10 existe otro método para copiar, desde el explorador de archivo, hay que hacer clic en la pestaña Inicio y se mostrarán las opciones disponibles, que están agrupadas en el grupo denominado Portapapeles, como se muestra en la siguiente imagen.
Grupo Portapapeles de la pestaña Inicio
Importante
Para que el botón de Copiar esté activado, la carpeta o archivo a copiar tendrá que ser seleccionada previamente, si no es así, este botón se mostrará inactivo.
En Linux Ubuntu existe la opción de utilizar el menú contextual del botón derecho y elegir la opción Mover a que mostrará algunas ubicaciones de copiado.
4.6. Cambio de ubicación
El cambio de ubicación consiste en mover una carpeta de un lugar a otro. Esta operación está íntimamente relacionada con la anterior en cuanto a la forma de realizarse, ya que los dos procedimientos para efectuarla son similares.
El primero requiere hacer clic con el botón derecho sobre la carpeta y elegir la opción Cortar en el menú contextual. Tras este paso habrá que dirigirse al lugar donde se va a situar la carpeta y elegir la opción Pegar del menú contextual al hacer clic con el botón derecho del ratón.
Igual que sucede con la opción de copiado, desde el explorador, haciendo clic en la pestaña Inicio, se puede elegir la opción Mover a que muestra un desplegable con las carpetas disponibles para mover la carpeta o archivo en cuestión o bien se puede elegir la ubicación de destino. Esta opción está en otro grupo de botones, denominado Organizar, como se muestra en la siguiente imagen.
Grupo Organizar de la pestaña Inicio
Sin embargo, para esta operación hay una solución más simple e intuitiva. Ya que lo que se desea es mover la carpeta tan solo se deberá hacer clic con el botón izquierdo y arrastrar el icono hasta el lugar deseado. La carpeta desaparecerá de su antigua ubicación y se colocará en la nueva.
Nota
Se pueden realizar todas las operaciones de copiar, cortar y pegar mediante el uso de teclado:
1 [Ctrl] + [C]: realiza la operación de copiar.
2 [Ctrl] + [X]: realiza la operación de cortar.
3 [Ctrl] + [V]: realiza la operación de pegar.
Tanto en el caso de mover una carpeta como en el caso de copiarla hay que tener en cuenta las siguientes cuestiones:
1 Si se mueve o copia una carpeta que tiene contenido, este también se copia o se mueve con la carpeta.
2 Se pueden mover o copiar varias carpetas a la vez si previamente se seleccionan todas. Se pueden seleccionar varias carpetas de tres métodos distintos:Pinchar en la cercanía del primer icono que se desea seleccionar y manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastrar formando un rectángulo que englobe todos los iconos a elegir.Otra opción consiste en ir seleccionando los iconos uno a uno mientras se mantiene pulsada la tecla [Ctrl]. Esta opción permite seleccionar carpetas dispersas.Una última opción es elegir el primero y el último de una lista de iconos mientras se mantiene pulsada la tecla [Mayúsculas] en cuyo caso se seleccionará todo el bloque de elementos contiguos, desde el primero al último.Si en Windows 10 el usuario se equivoca al mover o copiar, se puede deshacer la operación haciendo clic en el botón derecho del ratón y eligiendo la opción Deshacer copiar o Deshacer mover dependiendo de la acción realizada.Si se mueve o copia una carpeta a un lugar donde ya existe otra carpeta con ese nombre, el sistema operativo advertirá de este hecho con una ventana que muestra la información de las dos carpetas. La ventana dará opción a combinar el contenido de las carpetas o no hacerlo, cancelando así la operación.•Desde el explorador de Windows también se puede deshacer la acción realizada. Para ello basta hacer clic en el icono en forma de flecha que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido que se muestra en la imagen. Si no aparece dicho icono, para incluirlo hay que hacer clic en el triángulo que aparece en la barra de herramientas del que se desplegará los distintos elementos disponibles. A continuación se marcan los elementos, en este caso se marcaría Deshacer, y pasaría a formar parte de la barra de herramientas.
Deshacer desde la barra de herramientas de acceso rápido
Nota
Con las combinaciones de teclas siguientes se puede deshacer o rehacer la última acción:
1 [Ctrl] + [Z] realiza la opción de deshacer.
2 [Ctrl] + [Y] realiza la opción de rehacer.
Ventana para confirmar el reemplazo de carpetas en Windows 10
Ventana para confirmar el reemplazo de carpetas en Linux Ubuntu
4.7. Eliminación
Como en las ocasiones anteriores existen distintas formas de realizar esta tarea. Aunque lo primero que se debe tener en cuenta es que si se elimina una carpeta también se eliminará todo su contenido, ya sean archivos o carpetas.
Una primera forma de eliminar una carpeta es seleccionar la carpeta con un clic en el botón izquierdo del ratón y posteriormente pulsar la tecla [Supr]. El mismo resultado se obtiene haciendo clic con el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Eliminar o Mover a la papelera del menú contextual.
En Windows 10 existe otra manera de eliminar una carpeta o archivo, desde el explorador, haciendo clic en la pestaña Inicio, en el grupo de botones Organizar, el botón Eliminar. Al hacer clic se despliegan una serie de opciones:
Eliminar desde la pestaña Inicio
Opciones de Eliminar
1 Reciclar, que envía la carpeta o archivo a la papelera de reciclaje.
2 Eliminar permanentemente el archivo.
3 Mostrar la confirmación de reciclaje, si se marca esta opción, Windows preguntará cada vez que se elimine una carpeta o archivo si se está seguro de su eliminación antes de enviarla a la papelera. Si no se marca está opción, eliminará los archivos de forma permanente.
Recuerde que si no está seleccionada la carpeta o el archivo a eliminar, este botón estará inactivo. Es imprescindible que se haga una selección previa para que aparezca activo.
En Windows 10, cuando se elimina una carpeta o archivo, no preguntan si se quiere o no eliminar dicho elemento, sino que el sistema lo elimina directamente. Para que siempre se muestre este cuadro de diálogo, hay que indicarlo al sistema operativo. Para ello, desde a la papelera de reciclaje y con el botón derecho del ratón se hace clic en Propiedades y se mostrará un cuadro de diálogo como el que se muestra en la imagen.
Propiedades de la Papelera de reciclaje
Hay que marcar la casilla Mostrar cuadro de diálogo para confirmar eliminación. De esta manera siempre que se suprima algún archivo o carpeta se mostrará el siguiente mensaje:
Cuadro de diálogo que se muestra al eliminar carpetas o archivos
También se puede realizar esta operación desde el explorador, en la pestaña Inicio, grupo Organizar, al desplegar Eliminar hay que marcar la última opción: Mostrar confirmación de reciclaje. Como se muestra en la imagen:
Mostrar confirmación de reciclaje
Cuando se elimina una carpeta o cualquier otro elemento, este se mueve a la papelera de reciclaje. La papelera de reciclaje es un espacio reservado para almacenar aquellos elementos eliminados. Mientras permanezcan en la papelera es posible recuperarlos en su ubicación anterior. Pero si la papelera de reciclaje se vacía eliminando todos sus elementos, estos serán suprimidos definitivamente.
Sabía que...
Los documentos eliminados de la papelera de reciclaje pueden ser recuperados mediante aplicaciones especiales de recuperación de datos perdidos. Aun así, es probable que algunos ficheros no puedan ya recuperarse.
Puesto que los elementos eliminados se mueven a la papelera de reciclaje, realizar la operación de mover una carpeta directamente a la papelera, tal y como se ha explicado anteriormente, tiene los mismos efectos que eliminarla. En este caso no se pedirá confirmación.
4.8. Aplicaciones prácticas
Aplicación práctica 1
En su empresa le piden que cree una carpeta llamada “Documentos” situada en el escritorio donde guardar los documentos de la empresa. Sabiendo que debe clasificarlos según el departamento, cree las carpetas necesarias. Los departamentos son: administración, comercial y aprovisionamiento.
Solución
Para resolver esta práctica el alumno deberá situarse en el escritorio de su ordenador y hacer clic con el botón derecho del ratón para mostrar el menú contextual. Después se ha de elegir la opción Carpeta nueva (N), en caso de Linux Ubuntu (K)-> Nuevo-> Carpeta, si utiliza Windows 10. Justo después se podrá modificar el nombre de la carpeta por “Documentos”.
Para crear el resto de carpetas se deberá hacer doble clic sobre la nueva carpeta para abrirla. Se abrirá el explorador y dentro se repetirá la operación anterior para cada una de las carpetas de los departamentos.
Carpetas creadas dentro de “Documentos” en Windows 10
Se observa en la imagen que está activa la pestaña Vista, desde la cual se pueden seleccionar las distintas formas de ver los iconos en la ventana. En el ejemplo está seleccionado el diseño de Iconos grandes, pero hay muchas opciones a elegir: iconos pequeños, en forma de lista, detalles, etc.
Carpetas creadas dentro de “Documentos” en Linux Ubuntu
Aplicación práctica 2
En la empresa en la que trabaja le piden que renombre la carpeta “Comercial”, creada en la práctica anterior, por “Compra-Venta”. Además le piden que la carpeta “Aprovisionamiento” esté ahora dentro de la carpeta “Compra-Venta”.
Solución
Para resolver la práctica, se deberá visualizar en la pantalla la carpeta que desea renombrar. Para ello se hará doble clic sobre la carpeta “Documentos”. Una vez allí, se puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la carpeta “Comercial” y elegir la opción Cambiar nombre en el menú contextual (tanto si se utiliza Windows 10 como Linux Ubuntu) y escribir “Compra-Venta”.
Cambiando el nombre a la carpeta “Comercial” en Windows 10
Cambiando el nombre a la carpeta “Comercial” en Linux Ubuntu
La siguiente parte se puede resolver haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de la carpeta “Aprovisionamiento” y sin soltarlo arrastrar el icono encima de la carpeta “Compra-Venta”. Tras esta acción, la carpeta “Aprovisionamiento” se moverá a la carpeta “Compra-Venta”.
Moviendo la carpeta “Aprovisionamiento” a “Compra-Venta” en Windows 10
Moviendo la carpeta “Aprovisionamiento” a “Compra-Venta” en Linux Ubuntu
5. Ficheros, operaciones
A continuación se verán los ficheros y las diferentes operaciones que se pueden realizar con ellos.
5.1. Definición
Un fichero o archivo es un conjunto de información almacenado con un nombre que lo identifica. Este fichero de datos ha sido creado y podrá ser leído por alguna aplicación del ordenador. Los ficheros se guardan dentro de las carpetas y siguiendo con el símil anterior, estos corresponden a los papeles o documentos físicos.
Como en el caso de las carpetas, no pueden existir dos ficheros con el mismo nombre y en el mismo lugar. Sin embargo, el nombre de los ficheros tiene una peculiaridad, pues se compone de dos partes:
1 La primera se corresponde con el nombre propiamente dicho y que se podrá modificar a voluntad.
2 La segunda no siempre será visible directamente, pero en caso de serlo, se mostrará a continuación de un punto. Esta parte, llamada extensión, no debe ser modificada puesto que la utiliza el sistema para identificar el tipo de fichero y saber que aplicación lo creó o cuál puede leerlo.
Importante
Algunas extensiones usuales de ficheros son:
1 Pdf: documento de texto, puede ser abierto con Acrobat Reader.
2 Docx: documento de texto, son creados por Microsoft Word.
3 Odt: documento de texto creados con OpenOffice.org Write o LibreOffice Writer.
4 Txt: documento de texto simple que pueden abrirse con el Bloc de notas.
5 Jpg, Gif, Tif, bmp, png: documentos de imagen.
6 Avi, mp4, mpeg, mwv: archivos de video.
7 Mp3, wav, wma: son archivos de audio.
8 Exe, bat, dll, sys: son archivos de ejecución o del sistema.
9 Rar,zip: archivos comprimidos.
5.2. Creación
Habitualmente, la creación de un fichero se realiza desde una aplicación concreta. Así por ejemplo, un documento de texto sencillo puede ser creado mediante la aplicación Bloc de notas o Editor de textos. La aplicación permitirá redactar el texto y una vez terminado lo guardará en un fichero.
Sin embargo, ambos sistemas operativos disponen de una forma de crear ficheros de determinadas aplicaciones instaladas en ellos de una forma rápida. Ahora bien, se debe tener en cuenta que esto tan solo crea el fichero, el contenido deberá ser creado mediante la aplicación adecuada.
La forma de operar para crear un fichero nuevo para una aplicación es similar a la forma en que se crea una carpeta nueva. Para ello se deberá situar el ratón en el lugar donde se desee crear el fichero y hacer clic con el botón derecho de este. Se mostrará el menú contextual del que se debe elegir la opción Nuevo y escoger en el submenú la aplicación para la que se desea crear el fichero.
La siguiente imagen muestra el menú contextual con una lista de ficheros que pueden ser creados a través de este método.
Menú contextual de creación de un documento de Word en Windows 10
