Kitabı oku: «Schnelleinstieg in die SAP-S/4HANA-Vertriebsprozesse (SD)»
Frank Bechly
Schnelleinstieg in die S/4HANA®-Vertriebsprozesse (SD)
Frank Bechly
Schnelleinstieg in die SAP-S/4HANA®-Vertriebsprozesse (SD)
ISBN:978-3-96012-732-1 (E-Book)
Lektorat:Christine Weber
Korrektorat: Bernhard Edlmann Verlagsdienstleistungen, Raubling
Coverdesign: Philip Esch
Coverfoto: © wragg | ID 168718196 – istockphoto.com
Satz & Layout: Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2021
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021
URL: www.espresso-tutorials.de
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Inhaltsverzeichnis
Cover
Titelseite
Copyright/Impressum
Vorwort
1 SAP Fiori und SAP GUI – ein Vergleich der SAP-S4/HANA-Oberflächen
1.1 Bedienung und Einstellungen der SAP GUI
1.2 Genereller Hinweis zu den Abbildungsbeschreibungen
1.3 Bedienung und Einstellungen der Fiori-Oberfläche
1.4 Zusammenfassung
2 Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA
2.1 Aufbau der Auftragserfassungsmaske
2.2 Kundenauftrag erfassen
2.3 Kundenaufträge bearbeiten
2.4 Folgeprozesse mit SAP GUI
2.5 Folgeprozesse mit dem Fiori Launchpad
2.6 Zusammenfassung
3 Stammdaten in SAP S/4HANA
3.1 Geschäftspartner anlegen
3.2 Materialstammdaten – Vertriebssichten
3.3 Kundeninformationen im Materialstamm hinterlegen
3.4 Konditionen für den Vertrieb
4 Besondere Prozesse im Vertrieb
4.1 Angebote anlegen
4.2 Angebot in Auftrag umwandeln mit SAP Fiori
4.3 Angebot in Auftrag umwandeln mit SAP GUI
4.4 Auftragserfassung für Serviceprodukte
4.5 Rahmenverträge
5 Reklamationsabwicklung
5.1 Kundenreklamationen
5.2 Kundenreklamation mit Gutschrift
5.3 Gutschriften und Lastschriften
5.4 Rechnungskorrekturanforderungen
5.5 Fakturen stornieren
5.6 Kostenlose Lieferung
5.7 Retourenvorgänge mit der Fiori-Maske
5.8 Zusammenfassung Retourenprozesse
6 Sammelverarbeitung
6.1 Arbeitsvorräte als Basis für die Sammelverarbeitung
6.2 Auslieferungen als Sammelverarbeitung anlegen
6.3 Transportaufträge als Sammelverarbeitung anlegen
6.4 Warenausgang buchen
6.5 Fakturen
6.6 Sammelverarbeitungen in der Fiori-Oberfläche
6.7 Zusammenfassung Sammelverarbeitung
7 Auswertungen im Vertrieb
7.1 Verwendung von klassischen Listen und Reports
7.2 Reporting mit S/4HANA Embedded Analytics
7.3 Zusammenfassung
8 Integration mit anderen SAP-Modulen
8.1 Materialwirtschaft
8.2 Rechnungswesen
8.3 Zusammenfassung
9 Zusammenfassung und Ausblick
A Der Autor
B Disclaimer
Willkommen bei Espresso Tutorials!
Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.
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Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:
Ilona Bauer: Preisfindung und Konditionstechniken in SAP S/4HANA® – 2., erweiterte Auflage
Jörg Weißmann: Praxishandbuch Vertrieb (SD) in SAP S/4HANA®
Robin Schneider: Praxishandbuch SAP® CVI (Customer-Vendor-Integration)
Paul-Werner Neiss: Schnelleinstieg in SAP S/4HANA® EAM – Anlagenmanagement
Robin Schneider: Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA® (2., erweiterte Auflage)
Simone Bär, Andreas Wunsch: Abrechnungsmanagement in SAP S/4HANA® – Konditionskontraktabrechnung (2., eweiterte Auflage)
Vorwort
Der Mensch lernt sein ganzes Leben lang. Wie oft hat man diesen Satz gehört oder selbst seinen Kindern immer wieder aufgesagt? Dabei wird das Lernen für uns Erwachsene auf keinen Fall leichter, aber umso notwendiger. Keine Branche entwickelt sich so rasant wie die IT-Branche. Unternehmen werden ständig vor neue Herausforderungen gestellt, um Hard- und Software sowie die Möglichkeiten, die das Internet in der heutigen Zeit bietet, zu vereinen. Die SAP hat seit Beginn ihrer Unternehmensgeschichte diese Entwicklung nie aus den Augen verloren. Nur so ist u.a. zu erklären, was den Erfolg ihrer Software ausmacht. Sie vereint nicht nur alle wesentlichen Bereiche eines Unternehmens in einem Programm, sondern bietet auch deren Integration. Mit der Einführung des Systems SAP S/4HANA hat die SAP neue Maßstäbe gesetzt. Zudem wurde mit SAP Fiori eine moderne Oberfläche entwickelt, die auch auf mobilen Endgeräten läuft. Anwender könnten also künftig ihre Materialbestände über das Handy abrufen.
Für die Endanwender bedeutet dies aber auch, sich umzustellen, zu lernen und die neue Herausforderung anzunehmen. Dieses Buch soll den Mitarbeitern im Vertrieb helfen, SAP S/4HANA schnell zu verstehen und die Vertriebsfunktionen anwenden zu können. Als langjähriger Trainer habe ich hier meine Erfahrungen aus Schulungen und Dokumentationen mit eingebracht.
Zielgruppe
Das Buch richtet sich grundsätzlich an Endanwender, welche bereits SAP-Erfahrungen gesammelt haben, aber auch an SAP-Neueinsteiger. Erfahrungsgemäß sind diese Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst tätig. Technische Abhandlungen und ausführliche Beschreibungen aus dem Customizing wird man in diesem Buch nicht finden. Es soll dem Leser einen Einblick in die Bedienung wesentlicher Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA geben. Es ist so konzipiert, dass die beschriebenen Prozesse leicht nachvollziehbar und an einem SAP-S/4HANA-System sofort umsetzbar sind.
Das Buch ersetzt keine individuelle Schulung. Es dient als Ergänzung und Hilfestellung, um wesentliche Schritte im System durchführen zu können. Mit kurzen Erläuterungen zu Prozessen und der Erklärung zentraler SAP-Begriffe wird versucht, dem Anwender ein grundlegendes Verständnis für die Zusammenhänge im Vertrieb zu vermitteln. Die Erläuterungen im Buch beziehen sich auf die Bedienung der SAP GUI und der Fiori-Oberfläche. Anwender, die bereits über langjährige SAP-Erfahrungen verfügen, können dank praxisnaher Erläuterungen den Umstieg auf das SAP-S/4HANA-System leicht nachvollziehen. Mit der Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA hat sich bei SAP auch die Modulbezeichnung geändert. Haben wir früher über das Modul SD (Sales and Distribution) gesprochen, so wird dieses heute nur noch »Sales« genannt. Für den Anwender spielt die neue Bezeichnung jedoch keine Rolle.
Aufbau des Buches
Zunächst wird der Vertriebsprozess vorgestellt, der als Standardprozess im SAP-System definiert ist. Dabei werden die Schritte von der Erfassung des Vertriebsauftrags über die Lieferung bis hin zur Fakturierung im Detail beschrieben. Sie bilden die Basis für alle weiteren dargestellten Prozesse, so z.B. die Anlage eines Angebots und dessen Umwandlung in einen Auftrag.
Natürlich dürfen die Stammdaten nicht fehlen. Alles, worauf im Vertrieb typischerweise zurückgegriffen wird – von den Kunden- und Materialstammsätzen bis hin zur Preispflege und kundenindividuellen Informationen – wird in Kapitel 3 behandelt.
Ein wichtiges Thema in jedem Unternehmen ist die Reklamationsabwicklung. In Kapitel 5 erfahren Sie, wie Retourenprozesse mithilfe der SAP-Software abgebildet werden, was auch Lösungsansätze für die Praxis beinhaltet. Gutschriften und Ersatzlieferungen sind wesentliche Bestandteile dieser Erläuterungen.
Neben der Einzelbearbeitung eines Belegs werden in Kapitel 6 auch die Sammelverarbeitung und die Verwendung von Arbeitsvorräten von der Lieferung bis zur Faktura veranschaulicht.
Bei der Skizzierung einiger Reports und von deren Verwendung in Kapitel 7 liegt der Fokus auf der Bearbeitung entsprechender Listen.
Zum Schluss sollen einige Schnittstellen zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen erläutert werden – ein nicht ganz unwichtiger Aspekt in der Praxis. Bei der anschaulichen Beschreibung sämtlicher Vorgänge steht der Vergleich zwischen der SAP-GUI- und der Fiori-Oberfläche im Vordergrund.
Persönliche Widmung
Als SAP-Trainer bin ich in den letzten Jahren vielen Menschen begegnet – immer mit dem Ziel, Wissen zu vermitteln, Lösungsvorschläge für die kleinen und großen Sorgen mit SAP vorzustellen oder Ansätze für eine effizientere Handhabung mit dem System zu zeigen. Oft werde ich dann gefragt, woher ich mein Wissen habe, wie ich mich weiterbilde. Die Antwort liegt auf der Hand: beim Kunden, in Einführungsprojekten, Trainings oder Workshops. Daher gilt zunächst mein Dank allen Kunden und Geschäftspartnern, die mir ihr Vertrauen entgegengebracht haben, indem ich für sie arbeiten durfte. Jedes Training und jedes Projekt sind eine neue Herausforderung, bei der nicht nur die Anwender dazulernen, sondern immer wieder auch ich. Ganz nach dem Motto: Wir wachsen im Austausch mit anderen Menschen.
Mein herzlicher Dank gilt dem Verlag Espresso Tutorials. Ohne das Vertrauen und die hilfreichen Ideen wäre das Buch nicht möglich gewesen. Besonders meinen Lektorinnen Anja Achilles und Christine Weber möchte ich danken. Sie haben einiges wieder geradegerückt und mit ihren konstruktiven Anmerkungen einen erheblichen Anteil am guten Gelingen dieses Buches gehabt.
Mein innigster Dank gebührt meiner Familie, die mich bei der einen oder anderen Formulierung unterstützte und mir auch immer wieder Mut machte, wenn gar nichts mehr ging. Ganz besonders möchte ich mich bei meiner Frau bedanken. Sie musste mich so einige Abende und Wochenenden entbehren. Danke für deine Hilfe und dein Verständnis.
In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 SAP Fiori und SAP GUI – ein Vergleich der SAP-S/4HANA-Oberflächen
Die Anwendungsbeschreibungen in diesem Buch beziehen sich sowohl auf die neue SAP-Fiori- als auch auf die SAP-GUI-Oberfläche. Bevor ich Sie in die Welt der Vertriebsprozesse mitnehme, möchte ich diese beiden in S/4HANA potenziell verwendbaren Oberflächen einem kleinen Vergleich unterziehen und ihre grundsätzliche Bedienung veranschaulichen.
1.1 Bedienung und Einstellungen der SAP GUI
In vielen Unternehmen wird die SAP GUI von den Endanwendern und SAP-Beratern weiterhin genutzt, da die jahrelangen Erfahrungen hiermit für viele von ihnen unersetzlich sind. Auch für Neueinsteiger kann die Bedienung unter der SAP GUI ein guter Anfang sein, um schnell die wichtigsten Funktionen kennenzulernen. Durch die Einführung von S/4HANA und der damit verbundenen Fiori-Oberfläche mit ihren Apps werden die Funktionen aus der SAP GUI nach und nach ersetzt.
Die Einrichtung der SAP-GUI-Oberfläche kann individuell erfolgen. Sicher haben Sie schon feststellen können, dass der Bildschirm bei einem Kollegen anders aussieht als bei Ihnen, und dennoch sind Sie alle im selben System unterwegs. Die Layouteinstellungen können Sie in der SAP-Logon-Maske vornehmen.
Klicken Sie dazu, wie in Abbildung 1.1 zu sehen, links in der Ecke das Menüsymbol 
an und wählen Sie dann den Eintrag Optionen… 
aus.
Abbildung 1.1: Menü im SAP Logon für »Optionen«
Wie Abbildung 1.2 zeigt, wurde hier das Thema SAP Signature Theme ausgewählt. In der Ansicht Theme-Vorschau/-Einstellungen ist zusätzlich in den Detaildaten der Haken bei SAP-Fiori-Theme annehmen 
gesetzt. Dies bedeutet, dass die Maske der SAP-GUI-Oberfläche identisch ist mit jener der Fiori-Oberfläche.
Abbildung 1.2: Layouteinstellung für die SAP-GUI-Oberfläche
Tipp für erfahrene SAP-Anwender
Setzen Sie den Haken nicht, so erhalten Sie Ihre gewohnte Oberfläche. Das Design entspricht dann den Einstellungen aus dem Vorgängersystem SAP ECC 6.0.
Haben Sie Änderungen für das Layout vorgenommen, müssen Sie diese mit Klick auf den Übernehmen-Button annehmen, alle Fenster im Programm SAP schließen, auch das SAP Logon, und sich anschließend neu anmelden.
In diesem Buch wurde die Einstellung verwendet, die in Abbildung 1.2 zu sehen ist. Der Vorteil hierbei besteht darin, dass viele Anwendungen auf der Fiori-Oberfläche sogenannte transaktionale Anwendungen (Apps) sind (siehe auch Abschnitt 1.3). Diese sind hinsichtlich Optik und Bedienung identisch mit den dazugehörigen Transaktionen aus der SAP GUI.
Nachteilig ist, dass z.B. gewohnte Symbole nun nicht mehr abgebildet werden und der Aufruf der Funktionen aus der Menüleiste umständlicher ist.
In Abbildung 1.3, dem SAP-Easy-Access-Menü mit der Einstellung für die Fiori-Themenanzeige, ist die gesamte Symbolleiste verschwunden. Die gewohnten Funktionen finden Sie nun unter dem Menü Mehr .
Abbildung 1.3: SAP-Easy-Access-Menü mit Fiori-Thema
SAP Easy Access
Haben Sie sich über die SAP-Logon-Maske angemeldet, gelangen Sie in das Menü von SAP Easy Access. Dies ist die Oberfläche mit den Hauptmenüordnern. Von hier starten Sie Ihre Transaktionen.
Die in Abbildung 1.4 dargestellte Oberfläche wurde ohne den Fiori-Haken aus Abbildung 1.2 erzeugt. Es handelt sich hierbei um das gleiche System wie in Abbildung 1.3, also auch ein SAP-S/4HANA-System. Die Oberfläche dürfte Nutzern, die mit SAP-Programmen schon länger vertraut sind, bekannt vorkommen.
Abbildung 1.4: SAP-Easy-Access-Menü ohne Fiori-Thema
In allen Abschnitten, in denen eine Beschreibung zu einer SAP-GUI-Oberfläche zu finden ist, wird der Transaktionscode zum Aufrufen der Maske angegeben.
Transaktionscode
Der Transaktionscode ist ein technischer Code, der eine spezifische Anwendung in der SAP-GUI-Oberfläche beschreibt. Er ist daher diesbezüglich stets eindeutig und in allen SAP-Systemen gleich. Individuell eingerichtete Transaktionen in Unternehmen fangen in der Regel mit »Z« oder »Y« an.
Der schnellste Weg, eine Transaktion aufzurufen, ist die Verwendung des Kommandofeldes (siehe Abbildung 1.5). Tragen Sie auf der Ebene von SAP EasyAccess den gewünschten Code ein und bestätigen Sie dann mit Enter. In diesem Beispiel wurde der Transaktionscode VA01 im Kommandofeld eingetragen. Dies bedeutet, dass damit die Einstiegsmaske zur Erfassung eines Vertriebsauftrags geöffnet werden kann.
Abbildung 1.5: Eingabe eines Transaktionscodes im Kommandofeld
Eine andere Möglichkeit bestünde darin, die Transaktion über das SAP Menü aufzurufen. Häufig stehen dem Anwender aber nur Benutzermenüs mit individuellen Unterordnern zur Verfügung. Dort wäre dann der Menüpfad ein anderer.
In Abbildung 1.6 ist als Alternative der Menüpfad aufgezeigt, der zur Transaktion VA01 – Auftrag anlegen führt. Die einzelnen Ordner öffnen oder schließen Sie mit Doppelklick auf den Ordner oder einem einfachen Klick auf den Pfeil vor dem Ordner.
Abbildung 1.6: Menüpfad für Transaktion VA01
1.2 Genereller Hinweis zu den Abbildungsbeschreibungen
Häufig werden Sie bei Klickanweisungen in diesem Buch aufgefordert, zu speichern, auszuführen, auf eine Weiter-Schaltfläche zu klicken oder einfach nur mit Enter Ihre Eingaben zu bestätigen. Aus Gründen der besseren Darstellung der Abbildungen wurden die entsprechenden Buttons nicht immer mit abgebildet. Sie befinden sich meist unten rechts in den gerade geöffneten Fenstern. Abbildung 1.7 zeigt Ihnen ein Beispiel mit einer Auswahl an möglichen Befehlen.
Abbildung 1.7: Befehle rechts unten im Bild
Für den Abschluss einer Transaktion sollten Sie daher immer die Statusleiste im unteren Bereich des Bildes im Blick haben.
1.3 Bedienung und Einstellungen der Fiori-Oberfläche
Mit SAP S/4HANA stellt die SAP eine neue Benutzeroberfläche in den Vordergrund. Das SAP Fiori Launchpad soll dem Anwender eine vereinfachte und übersichtlichere Oberfläche bieten und ihm so ermöglichen, seine Arbeitsweise zu optimieren. Um SAP Fiori nutzen zu können, benötigen Sie einen Internetbrowser auf Ihrem Rechner oder den mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones.
Die Anmeldemaske für das Fiori Launchpad, siehe Abbildung 1.8, enthält alle Felder zur Anmeldung, die Sie auch aus der SAP GUI kennen.
Abbildung 1.8: Fiori Launchpad, Anmeldemaske
Sind Sie im Fiori Launchpad angemeldet, erinnern die angezeigten Kacheln an die Darstellung von Apps auf Smartphones oder Tablets. Die korrekte Bezeichnung des Symbols für eine App ist hier Kachel.
Kachel oder App?
Über das Fiori Launchpad greifen Sie auf Apps zu. Diese werden mithilfe von Kacheln angezeigt. Der Zugriff auf die einzelnen Apps erfolgt also über Kacheln. Ich verwende in den Anleitungen den Begriff App, da er in der Praxis gebräuchlicher ist.
Mehrere Kacheln können zu einer Kachelgruppe zusammengefasst werden. In Abbildung 1.9 sehen Sie einige Kachelgruppen aus dem Einkauf, z.B. Lieferantenrechnungsbearbeitung, Einkaufsboni oder Einkaufsbonusabwicklung.
Abbildung 1.9: Fiori Launchpad, Startseite
Die Kachelgruppe Meine Startseite könnte man mit dem Favoritenordner in der SAP GUI vergleichen. Sie können hier die Kacheln einordnen, die Sie am häufigsten verwenden. Die Standardgruppen werden aufgrund Ihrer persönlichen Rollenzuordnung angezeigt.
Rollenzuordnung
Der SAP-Administrator weist Ihrem User eine Rolle zu. In dieser sind die Autorisierungen festgelegt, die Sie in einem SAP-System haben, und ebenso mögliche Kacheln, welche Sie aufrufen können und welche in vordefinierten Kachelgruppen zusammengefasst sind.
Die App Kundenaufträge anlegen VA01 ist eine transaktionale App. Die hinterlegte Funktionsweise entspricht der Transaktion VA01 in der SAP GUI. Die App Kundenaufträge verwalten ist eine Fact-Sheet-App, die Ihnen Auswertungen zu bestimmten Themen liefert. Aber auch Anwendungen können von hier aus gestartet werden.
Persönliche Einstellungen zum Layout und weitere nützliche anwendergebundene Einstellungen nehmen Sie über das Symbol rechts oben in der Ecke vor 
.
Die in diesem Buch vorgestellten Apps sind Standardanwendungen, die von der SAP entwickelt wurden. In den nachfolgenden Kapiteln ist immer angegeben, welche App für die jeweils vorgestellte Anwendung verwendet wird.
Sollten Sie eine App nicht in den Kachelgruppen finden, wird der App Finder empfohlen. Diesen starten Sie mit Klick auf 
rechts oben in Ihrem Benutzermenü und dann auf 
.
App Finder
Nicht alle Apps, die dem Benutzer durch die Rolle zugeordnet wurden, sind in Kachelgruppen zusammengefasst. Um sie dennoch zu nutzen, können Sie die Funktion des App Finder verwenden und gezielt nach Apps suchen.
Abbildung 1.10: App Finder im Fiori Launchpad
Geben Sie im Suchfeld des App Finder (siehe Abbildung 1.10) einen Begriff ein, der in der Bezeichnung der zu suchenden App auftreten kann , und bestätigen Sie mit Enter. Es ist auch möglich, nur einen Teil eines Wortes in das Suchfeld einzugeben. Ihnen werden nach dem Bestätigen alle Apps angezeigt, in deren Bezeichnung dieser Begriff oder die Wortteile vorkommen. Voraussetzung ist, dass Sie berechtigt sind, diese App zu verwenden.
Kachelbearbeitung
Damit Sie nicht immer wieder die gleiche App suchen müssen, können Sie mithilfe der Pinn-Nadel die gewünschte App einer Gruppe, z.B. der Gruppe Meine Startseite, zuordnen.
Die dargestellte Bedienung der SAP-GUI- und Fiori-Oberfläche kann lediglich einen Einstieg bieten, um die in den folgenden Kapiteln skizzierten Schritte nachzuvollziehen. Möchten Sie tiefer in die Bedienung und Möglichkeiten der Fiori-Oberfläche einsteigen, empfehle ich das Buch »Schnelleinstieg in SAP S/4HANA« (Reichhardt/Munzel/Brunner, Espresso Tutorials, 2021).
1.4 Zusammenfassung
In diesem Kapitel habe ich Ihnen die Unterschiede und Kern-Bedienungselemente der Fiori-Oberfläche und der SAP GUI aufgezeigt. Nun können Sie die Anleitungen in den Folgekapiteln besser umsetzen. Egal welche Oberfläche nachfolgend beschrieben wird – Sie werden sehr schnell merken, dass sich viele Befehle wiederholen und die Bedienung Ihnen immer leichter fallen wird.
2 Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA
Der Vertriebsprozess beginnt mit der Anlage des Kundenauftrags. Hier werden alle relevanten Informationen erfasst, die für die weitere Abwicklung wichtig sind. Dabei greifen Sie auf die zuvor angelegten Stammdaten und Steuerungsparameter zurück. Ist die Ware verfügbar, starten Sie den Versandprozess durch Anlegen der Lieferung. Diese unterstützt Versandfunktionen wie z.B. Kommissionierung, Verpackung und Buchung des Warenausgangs. Am Ende des Vertriebsprozesses wird die Faktura angelegt.
2.1 Aufbau der Auftragserfassungsmaske
Die Auftragserfassungsmaske in SAP ist in drei Ansichten unterteilt: die Übersichtsmaske, die Kopfdaten und die Positionsdaten. Für eine schnelle Erfassung genügt die Übersichtsmaske, da Sie hier den Auftraggeber, die Materialnummer und die Auftragsmenge eintragen und anschließend den Auftrag sichern können. Möchten Sie detaillierte Angaben für den gesamten Beleg erfassen oder nur ansehen, springen Sie in die Kopfdaten. Für genauere Angaben zu einer Position können Sie in die Positionsübersicht und von jeder Position wiederum in die Einteilungen wechseln.
Abbildung 2.1: Aufbau Verkaufsbeleg
Jeder Verkaufsbeleg ist in drei Ebenen gegliedert (siehe Abbildung 2.1):
Auftragskopf – enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten, z.B. die Kunden- oder Bestellnummer.
Verkaufsbelegpositionen – enthält Daten wie z.B. Materialnummer, Menge oder Preis. In jedem Verkaufsbeleg kann es mehrere Positionen geben, die unterschiedlich ausgeprägt sind.
Positionseinteilungen – enthält Liefermengen und -termine. Jede Position muss über mindestens eine Einteilung verfügen. Mehrere Einteilungen werden benötigt, wenn es z.B. diverse Teillieferungen zu einer Position geben soll.
Die Daten der drei Ebenen werden zur besseren Übersicht in verschiedenen Sichten angezeigt und können dort auch geändert werden. Bei der Erfassung und beim späteren Aufruf eines Auftrags gelangen Sie immer zuerst auf das Übersichtsbild. Hier werden die wichtigsten und die am häufigsten verwendeten Daten aus Kopf- und Positionsebene zusammengefasst abgebildet.
2.2 Kundenauftrag erfassen
Für die Erfassung eines Kundenauftrags rufen Sie die Transaktion VA01 oder im Fiori Launchpad die App »Kundenaufträge anlegen« auf. Letztere ist eine transaktionale App und dementsprechend mit der genannten Transaktion vergleichbar.
In der Einstiegsmaske (siehe Abbildung 2.2) müssen Sie zunächst eine Auftragsart eintragen . Diese kann bei Bedarf auch über den Suchbutton 
ausgewählt werden.
Abbildung 2.2: Einstiegsmaske für die Auftragserfassung
Definition: Auftragsart
Die Auftragsart ist ein zentrales Objekt in der Vertriebsabwicklung und wird im Customizing definiert. Mögliche vor- oder nachgelagerte Vorgänge sowie ein Nummernkreis für die interne oder externe Nummernvergabe werden hier zugeordnet. Bei der internen Nummernvergabe vergibt das SAP-Programm während des Speicherns automatisch eine Auftragsnummer.
Die Auftragsart ist somit ein Mittel, um beim Abbilden Ihrer Vertriebsprozesse den Vorgang in eine bestimmte Richtung zu lenken. Wir werden in anderen Kapiteln Vorgänge erfassen, die genau an dieser Stelle beginnen, aber einer anderen Auftragsart zugeordnet sind und somit einen anderen Prozess beschreiben. Die Auftragsart KA (Terminauftrag) soll hier einen normalen Kundenauftrag darstellen.
Im Bereich der Organisationsdaten können Sie den Vertriebsbereich erfassen.
Definition: Vertriebsbereich
Der Vertriebsbereich ist eine Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte. Er ist die zentrale Organisationseinheit im Vertrieb. Alle Verkaufsbelege werden innerhalb eines Vertriebsbereichs erfasst.
Erfassen des Vertriebsbereichs
Der Vertriebsbereich muss in der Einstiegsmaske nicht zwingend erfasst werden. Spätestens im nächsten Schritt, nachdem Sie im Auftrag die Kundennummer eingetragen und mit Enter bestätigt haben, wird der Vertriebsbereich automatisch aus dem Kundenstamm gezogen. Sind Daten zum Kunden in verschiedenen Vertriebsbereichen angelegt, können Sie diese Bereiche aus einer Tabelle wählen, die Ihnen bei der Erfassung der Auftraggeber angezeigt wird.
Das Verkaufsbüro und die Verkäufergruppe (siehe in Abbildung 2.2) sind interne Organisationsstrukturen. Werden diese in Ihrem Unternehmen nicht verwendet, müssen die entsprechenden Felder nicht ausgefüllt werden.
Klicken Sie auf Enter oder auf den Weiter-Button. Sie gelangen in die Maske Terminauftrag anlegen: Übersicht . In Abbildung 2.3 können Sie dazu einen Ausschnitt sehen.
Abbildung 2.3: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 1)
Zunächst erfassen Sie die Kundennummer, hier im Feld Auftraggeber , sowie die Kundenreferenz und das Kundenreferenzdatum (Kundenref.datum) . Erst nachdem Sie diese Eintragungen vorgenommen haben, sollten Sie mit Enter bestätigen, da die Felder zur Kundenreferenz oft als Pflichtfelder eingestellt sind und Sie dadurch unnötige Fehlermeldungen vermeiden.
Kundenreferenz
Das Feld Kundenreferenz ist für die Bestellnummer des Kunden vorgesehen. Das Feld Kundenref.datum wird für das Bestelldatum des Kunden verwendet.
Das Wunschlieferdatum (WunschliefDatum) ist das Datum, an dem der Kunde die Ware erhalten möchte. Dieses ist häufig systemseitig voreingestellt. Es sollte auf jeden Fall geprüft und dem Kundenwunsch angepasst werden. Möchte der Kunde die Ware so schnell wie möglich erhalten, können Sie das aktuelle Datum eintragen. Das System ermittelt das früheste Lieferdatum automatisch anhand eines Abgleichs mit Verfügbarkeiten und Lieferzeit.
Im unteren Teil der Übersichtsmaske finden Sie die Tabelle für die Erfassung der Positionen, siehe Abbildung 2.4.
Abbildung 2.4: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 2)
In der Spalte Material geben Sie in der ersten Zeile die Materialnummer und in der Spalte Auftragsmenge die gewünschte Bestellmenge ein. In der Spalte 1.Datum wird Ihnen das Wunschlieferdatum vorgeschlagen. Falls Ihnen die Materialnummer nicht vorliegt, können Sie nach ihr mithilfe des Buttons 
suchen .
Erst wenn Sie die Materialnummer und die Menge erfasst haben, sollten Sie Ihre Eingaben mit Enter bestätigen. Damit werden im Hintergrund alle relevanten Stammdaten geprüft und die für den gesamten Vertriebsprozess benötigten Daten ermittelt. Ebenso findet die Verfügbarkeitsprüfung statt, bei der kontrolliert wird, ob das Wunschlieferdatum eingehalten werden kann.
Nun werden Ihnen die Bezeichnungen der Materialien (Positionsbezeichnung) sowie über die Spalte Versand-/… die ermittelte Versandstelle im Werk angezeigt (siehe Abbildung 2.5).
Abbildung 2.5: Auftragserfassung, Übersichtsbild (Teil 3)
Um weitere Informationen zu der erfassten Position sehen zu können, wie z.B. den Preis, schieben Sie die Bildlaufleiste nach rechts.
Spaltendarstellung in der Positionsübersicht
In Abbildung 2.5 sehen Sie die Versandstelle in der Spalte Versand-/…; um den gesamten Spaltennamen lesen zu können, müssen Sie die Spalten mit der linken Maustaste verkleinern oder vergrößern, wie Sie es beispielsweise von Excel kennen.
Klicken Sie auf den Button Sichern. Sie erhalten die Meldung, dass Ihr Terminauftrag gesichert wurde:
Die vergebene Nummer resultiert aus dem zur Auftragsart zugeordneten Nummernkreis. Erfassen Sie später Aufträge mit anderen Auftragsarten, werden Sie durchaus Nummern aus anderen Nummernkreisen erhalten. Dies ist auch aus praktischen Gründen sinnvoll, da Sie anhand der Nummer erkennen können, um welche Art Vorgang es sich handelt.
Definition: Werk
Als Werk wird im SAP-Programm eine Produktionsstätte, Niederlassung oder Filiale abgebildet. Im Vertrieb wird es für den Versandprozess benötigt. Hier wird es als Auslieferungswerk bezeichnet. Ein Werk ist immer genau einem Buchungskreis zugeordnet. Einem Buchungskreis können mehrere Werke zugeordnet sein.
Definition: Versandstelle
Die Versandstelle ist eine eigenständige organisatorische Einheit, in der die Einplanung, Bearbeitung und Überwachung von Lieferungen an den Kunden erfolgt. Typische Versandaktivitäten sind daher:
Kommissionierung
Verpacken
Verladen
Transportieren
Disposition
Jede Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet. Das System führt im Hintergrund eine Versandstellenfindung durch. Dabei werden verschiedene Abhängigkeiten, die Versandbedingungen aus dem Debitorenstammsatz, die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz sowie das Auslieferungswerk geprüft. Sie können die vorgeschlagene Versandstelle in vorgegebenen Grenzen ändern.
2.3 Kundenaufträge bearbeiten
Erfasste Kundenaufträge müssen unter Umständen vom Sachbearbeiter erneut aufgerufen werden, um Änderungen zu erfassen oder Informationen herauszusuchen. Vom System wird in Anzeige- und Änderungsmodus unterschieden. Das Aufrufen des entsprechenden Modus ist dabei von den zugeordneten Berechtigungen abhängig. In S/4HANA gibt es im Fiori Launchpad eine spezielle App zum Suchen der Kundenaufträge. Wir betrachten daher zunächst das Handling des Fiori Launchpad und anschließend die Handhabung in der SAP GUI.
2.3.1 Kundenaufträge suchen im Fiori Launchpad
Für das Fiori Launchpad wurde die App Kundenaufträge verwalten entwickelt (Abbildung 2.6).
Abbildung 2.6: App »Kundenaufträge verwalten«
Die auf der Kachel angegebene Zahl bedeutet, dass hier in etwa 32.000 Kundenaufträge aufrufbar sind. Dies ist eine technische Einstellung, die sich in der hinterlegten App verbirgt. Anwender haben meist keine Berechtigung, eigene Einstellungen zur Darstellung der App zu hinterlegen.
Rufen Sie diese App mit einem Klick auf. Im oberen Bereich des sich öffnenden Screens haben Sie nun die Möglichkeit, abhängig von bereits vorliegenden Informationen nach unterschiedlichen Kriterien zu suchen (siehe Abbildung 2.7).
Abbildung 2.7: App »Kundenaufträge verwalten«, Suche
Bei dem in der Abbildung gezeigten Vorgehen wurde nach der Kundenreferenz gesucht, also der Bestellnummer des Kunden. Haben Sie diese eingetragen, klicken Sie auf den Button Start . Mit dem Button Filter anpassen können Sie individuell Felder zum Suchen ein- oder ausblenden. Haben Sie sich vertippt oder nur Teile der Auftragsnummer oder eines Begriffs eingetragen, greift die Technik der Fuzzy-Suche.
Fuzzy-Suche
Die Fuzzy-Suche ist eine schnelle und fehlertolerante Suchfunktion. Sie gibt auch Ergebnisse aus, wenn der Suchbegriff zusätzliche bzw. fehlende Zeichen oder andere Arten von Tippfehlern enthält.
Das Feld Suchen 
können Sie für die verschiedensten Suchkriterien (Kundennummer, Materialnummer, Auftragserfasser usw.) verwenden. Im unteren Bereich wird Ihnen das Ergebnis Ihrer Suche angezeigt .
2.3.2 Kundenaufträge im Fiori Launchpad bearbeiten
In diesem Abschnitt soll gezeigt werden, wo Änderungen im Kundenauftrag mittels der App »Kundenaufträge verwalten« möglich sind. Für den angelegten Auftrag aus Abschnitt 2.2 sind hier keine Änderungen vorgenommen worden.
Haben Sie Ihren Auftrag gefunden, steht Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung. Wie in Abbildung 2.8 zu sehen, können Sie in der gewünschten Zeile die Auftragsnummer anklicken. Es öffnet sich eine Maske, die der Transaktion VA03 (Auftrag anzeigen) aus der SAP GUI entspricht.
Abbildung 2.8: Auftragsbearbeitung Fiori Launchpad (1)
Andere Bearbeitungsmöglichkeiten bieten sich aber auch in der Maske direkt an (Abbildung 2.9). Dabei sollte zuerst immer der entsprechende Vorgang markiert werden .
Abbildung 2.9: Auftragsbearbeitung Fiori Launchpad (2)
Anschließend stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Alle Positionen absagen – Damit werden sämtliche zuvor markierten Positionen storniert. Zusätzlich müssen Sie einen Absagegrund auswählen, der dann in allen markierten Positionen gesetzt wird.
Liefersperre setzen – Der Kundenauftrag wird für den Versand gesperrt. Ein Liefersperrgrund muss hier zusätzlich ausgewählt werden. Soll die Liefersperre wieder aufgehoben werden, wählen Sie Liefersperre aufheben.
Fakturasperre setzen – Der Kundenauftrag wird für die Fakturierung gesperrt. Auch hier ist die Auswahl eines Sperrgrundes erforderlich.
Werden nicht alle Bearbeitungsoptionen angezeigt, müssen Sie über den Button unter ggf. die gewünschten Funktionen aufrufen.
Bearbeitung mehrerer Aufträge
Sie können bis zu 25 Vorgänge (Aufträge) gleichzeitig bearbeiten. Markieren Sie die benötigten Aufträge und setzen Sie beispielsweise für alle eine Fakturasperre .
Der Gesamtstatus 
zeigt den Fortschritt der Abwicklung Ihres Auftrags an. Gleichzeitig verbirgt sich hinter dem Statusfeld ein Link (per Klick auf den Status offen) zum Prozessablauf. Sie erhalten eine schematische Darstellung zum Belegfluss, siehe Abbildung 2.10.
Abbildung 2.10: Darstellung zu Prozessablauf nach Auftragserfassung
Der abgebildete Prozessablauf bietet Ihnen eine Übersicht zu den bis zu diesem Zeitpunkt absolvierten und noch anstehenden Verkaufsphasen. Gleichzeitig werden Ihnen mögliche Probleme dargestellt und Sie haben die Möglichkeit, diese aus dieser Maske heraus zu klären (siehe Abbildung 2.11), indem Sie z.B. direkt in den Auftrag springen.
Abbildung 2.11: Absprung in Auftragsdetails
Klicken Sie hierfür auf das Feld Terminauftrag . Es werden Ihnen folgende Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten:
Absprung in den Auftrag – So können Sie Änderungen direkt vornehmen.
Weitere Links – Mit Klick auf diesen Button öffnet sich ein Menü, welches eine Fülle von Bearbeitungsmöglichkeiten zum Vorgang oder zu den Stammdaten bietet.
Klicken Sie dort auf OK, um zurück in die Maske Kundenaufträge verwalten zu gelangen. Die Vorgehensweise des Absprungs in die weitere Bearbeitung von Aufträgen wiederholt sich an vielen Stellen. So können Sie aus der Ergebnisliste der App »Kundenaufträge verwalten« direkt auf die Auftragsnummer klicken und in den gewünschten Auftrag abspringen (siehe Abbildung 2.12).
Abbildung 2.12: Absprung in Auftrag aus Ergebnisliste
Klicken Sie nun auf Weitere Links . Sie erhalten erneut eine Liste mit möglichen Verlinkungen (Abbildung 2.13). In dieser Abbildung ist der Link Kundenaufträge – Istdaten bereits markiert.
Abbildung 2.13: Linkliste für Auftragsbearbeitung
Linkliste
In der Liste kommen einige Links doppelt vor (siehe Abbildung 2.13). Hierbei handelt es sich sowohl um transaktionale Masken (z.B. Kundenauftrag anzeigen – VA03, siehe Abschnitt 2.4.4) als auch um Apps, die es nur im Fiori Launchpad gibt (Kundenauftrag anzeigen).
Wenn Sie einen Link häufiger benötigen, können Sie ihn ebenfalls mit einem Haken markieren und anschließend mit Klick auf OK bestätigen .
Ihre neue Verlinkung wird nun sofort beim ersten Klick auf die Auftragsnummer sichtbar (siehe Abbildung 2.14).
Abbildung 2.14: Ergebnis nach Bearbeitung der Linkliste
Personalisierung
Die Einstellung zur Verlinkung ist userspezifisch.
Die Möglichkeiten zur Bearbeitung des Auftrags über Kundenauftrag ändern – VA02 beschreibe ich in Abschnitt 2.3.4.
Um den Auftrag im Fiori Launchpad zu ändern, klicken Sie auf die Auftragsnummer (Abbildung 2.14). Sie gelangen in den gewünschten Terminauftrag und sehen wesentliche Informationen für dessen Abwicklung (siehe Abbildung 2.15). Diese sind in verschiedene Abschnitte untergliedert, die Sie durch Scrollen oder direktes Anklicken aufrufen können – hier die Abschnitte Allgemeine Informationen und Positionen .
Abbildung 2.15: Kundenauftrag ändern
Über den Button Verwandte Apps öffnen Sie eine Auflistung mit Verlinkungen zu anderen Funktionen. Liegen entsprechende Berechtigungen vor, können Sie diese aufrufen. Für Änderungen am Kundenauftrag empfiehlt sich der Absprung in die App Kundenauftrag ändern – VA02 . Mit einem Klick auf den Pfeilbutton gelangen Sie später zurück in die Ausgangsansicht.
Wollen Sie in die Positionsebene wechseln, so klicken Sie in die gewünschte Position . Es öffnet sich eine Maske, die Details zur Kundenauftragsposition anzeigt (siehe Abbildung 2.16).
Abbildung 2.16: Kundenauftrag ändern, Positionsdetails
Auch auf der Positionsebene können Sie sich mit einem Klick den gewünschten Bereich anzeigen lassen oder über den Pfeilbutton wieder zurück in die Kundenauftragsmaske springen.
Fazit
Die Änderungsmöglichkeiten am Auftrag sind für den Anwender in der Fiori-Ansicht überschaubar. Lediglich der Informationscharakter und die Möglichkeit, in Sichten zu anderen Funktionalitäten zu wechseln, sind sehr vielseitig. In der Praxis bietet es sich an, Änderungen durch den Absprung in die Maske Kundenauftrag ändern – VA02 (siehe Abbildung 2.15) oder direkt in der SAP GUI mit der Transaktion VA02 vorzunehmen.
2.3.3 Kundenaufträge suchen mit SAP GUI
Rufen Sie in der SAP-GUI-Oberfläche die Transaktion VA02 auf. Haben Sie vorher einen Auftrag angelegt oder bearbeitet, so wird Ihnen die letzte Auftragsnummer angezeigt. Sie können dann mit Weiter oder Enter den Auftrag aufrufen. Bei einer Neuanmeldung am System ist das Feld Auftrag leer (siehe Abbildung 2.17). Liegt Ihnen die Auftragsnummer nicht vor oder wird Ihnen nicht die gewünschte Nummer vorgeschlagen, können Sie danach über den Button suchen.
Abbildung 2.17: Transaktion VA02, Einstieg für Auftragssuche
Eine zweite Suchoption bietet der Menüpfad Mehr • Aufträge . Diese Variante eröffnet Ihnen nicht nur mehr Suchmöglichkeiten, sondern ist zudem im Handling komfortabler. In Abbildung 2.18 ist ein Ausschnitt aus der sich daraufhin öffnenden Selektionsmaske dargestellt.
Abbildung 2.18: Suchoptionen für Kundenaufträge
Im Beispiel wurden die Auftragsart und die Kundennummer (Auftraggeber) als Suchkriterien eingetragen. Mithilfe der Buttons für die Mehrfachselektion können Sie in den entsprechenden Zeilen nach Einzelwerten, Bereichen (Intervallen) oder beiden Optionen suchen bzw. diese ausschließen (siehe Abbildung 2.19).
Abbildung 2.19: Mehrfachselektion
Wählen Sie den benötigten Reiter aus und erfassen Sie die erforderlichen Einzelwerte. Anschließend klicken Sie auf den Button zum Übernehmen .
Haben Sie alle Kriterien übernommen, können Sie die Suche starten. Klicken Sie dazu in der Selektionsmaske (Abbildung 2.18) auf Ausführen oder drücken Sie die Funktionstaste F8. Sie erhalten eine Ergebnisliste zu Ihren Suchkriterien (siehe Abbildung 2.20).
Abbildung 2.20: Ergebnisliste Kundenaufträge
Sollte das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entsprechen, kehren Sie mit dem Button Beenden zurück in die Selektionsmaske und korrigieren Ihre Suchkriterien.
In der Ergebnisliste wird jede Auftragsposition in einer Zeile angezeigt. Markieren Sie eine Position und klicken Sie anschließend auf das Lupensymbol . Alternativ ist ein Doppelklick in die gewünschte Position möglich.
Sie gelangen direkt in die Positionsübersicht des gewählten Auftrags, in der diese Position bereits markiert ist (einen Teil der Sicht zeigt Abbildung 2.21).
Abbildung 2.21: Positionsanzeige im Auftrag nach Suche
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