Kitabı oku: «Aplicaciones Informáticas de tratamiento de textos. ADGD0308»

Unidad de Aprendizaje 1

Conceptos generales y características fundamentales del programa de tratamiento de textos

Contenido

1. Introducción

2. Entrada y salida del programa

3. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (interface)

4. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

5. Barra de herramientas Estándar/Cinta de opciones

6. Postura corporal ante el teclado

7. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.

1. Introducción

Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información que en estas se genera.

En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos, los procesadores de texto.

Dichos procesadores son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo de dar formato a textos, imágenes u otros objetos que el documento contiene.

De todos los procesadores de texto existentes, es Microsoft Word uno de los más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes del mismo.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word, dirigido a los técnicos de taller de la franquicia central BLASOPTICAL y demás delegaciones.

BLASOPTICAL, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados el uso de esta aplicación mediante la plataforma de formación online.

2. Entrada y salida del programa

HILO CONDUCTOR

Julio es el profesor encargado de impartir el curso Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word a través de la plataforma de formación de BLASOPTICAL. El primer día de clase se presenta a su grupo de alumnos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar, para que pueda valorar como tutor los conocimientos que tiene el grupo en dicha aplicación informática.

Aunque los alumnos/as conocen de oídas la aplicación, no han tenido mucho contacto con la misma. Es por ello que Julio decide empezar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizar al grupo con dichos aspectos.

Los procesadores de texto son herramientas de amplia difusión en la empresa y ordenadores domésticos. En la actualidad, Microsoft Word es uno de los procesadores de texto más populares y en constante desarrollo.

DEFINICIÓN

Procesadores de texto

Son entornos de trabajo de fácil manejo y con un gran número de prestaciones. Además de la introducción de texto, permiten insertar gráficos y enlaces a otros documentos, entre otras posibilidades.

El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutarlo para que comience a funcionar. En el caso de Microsoft Word, tan solo se debe acceder al menú Inicio a través del botón Inicio de Windows, y hacer clic en el enlace Word.

En función de cómo se haya configurado Windows en el ordenador, también es posible que, tras abrir el menú Inicio, se deba abrir un nuevo submenú, Microsoft Office, para llegar hasta Microsoft Word, o que no se necesite de menú alguno, si se dispone de un acceso directo al programa en el Escritorio de Windows.

Icono de Word en el menú Inicio

El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, para salir de Microsoft Word podemos utilizar diferentes alternativas:

1 1. Utilizar el botón Cerrar de la barra de título.

2 2. Pulsar la combinación de teclas [Alt] + [F4].

Cualquiera de estas formas tendrán el mismo efecto, finalizar la ejecución de la aplicación.

Botón Cerrar de la barra de título de Microsoft Word

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Valora cuál es el método más sencillo y fácil para cerrar un documento creado con el procesador de textos.

ACTIVIDAD 1

Ana, alumna del curso, pone en práctica la materia estudiada. Al día siguiente, en el foro de dudas de la unidad didáctica plantea las siguientes afirmaciones. Contesta según tu criterio si estas son verdaderas o falsas.

1 a. El único método para salir de Microsoft Word es a través de la ruta Archivo → Salir.VerdaderoFalso

2 a. Para acceder al programa de tratamiento de textos Microsoft Word, siempre se accederá mediante el acceso directo localizado en el escritorio de Windows.VerdaderoFalso

3. Descripción de la pantalla del tratamiento de textos (interface)

HILO CONDUCTOR

A continuación, Julio detallará las principales partes de las que se compone la interfaz de la aplicación de tratamiento de textos, con el fin de que el alumnado se maneje con dichos conceptos.

Una vez dentro de la aplicación informática, se muestra una ventana similar a la siguiente imagen.

Interface o pantalla de tratamiento de textos en Microsoft Word

Esta pantalla se conoce como interfaz, esta nos va a permitir interactuar con las diferentes opciones que ofrece la aplicación para poder conseguir los resultados esperados en el tratamiento de textos.

DEFINICIÓN

Interfaz

Este término se traduce como ‘superficie de contacto’ y se define como el conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios utilizando formas gráficas e imágenes.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

2. Plantea posibles opciones/utilidades que ofrece la interfaz de la aplicación en el tratamiento de textos. ¿Cuáles añadirías para completarlo un poco más?

3.1. Ventana de documento

En la ventana de documento se genera el documento de texto, la gran hoja o folio de trabajo para escribir. Su aspecto depende del modo de visualización del documento, si están activadas o no las reglas y los ascensores de movimiento de texto. Ocupa generalmente la parte central de la pantalla de la aplicación. En ella, se pueden diferenciar las opciones que a continuación se presentan.

Partes a destacar en la ventana de documento de Microsoft Word

Barra de título

La Barra de título contiene el nombre del documento seguido de Microsoft Word. Utiliza por defecto como nombre temporal Documento 1 hasta que se guarde y asigne un nombre al documento que se está elaborando.

Opciones disponibles en la Barra de título de Microsoft Word

Además de visualizar el nombre del documento activo, la Barra de título contiene a su vez otros elementos a tener en cuenta:

1 1. Barra de herramientas de acceso rápido: la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la parte superior izquierda de la Barra de título. En esta, se muestran las opciones que más se utilizan durante la edición de un documento en Word. Las opciones que incorpora por defecto son los botones Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque estos se pueden personalizar, agregando o quitando las opciones que deseemos.Podemos cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparezcan en el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

2 2. Cambiar la presentación de la cinta de opciones: esta opción nos permite ocultar y restaurar la cinta de opciones en la ventana del documento.

3 3. Minimizar: al hacer clic sobre este botón, conseguiremos que la ventana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de nuevo la ventana, solo deberemos hacer clic sobre el botón correspondiente en la barra de tareas.

4 4. Maximizar: haciendo clic sobre su icono, la ventana adquirirá un tamaño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar aparece el botón Restaurar. Al hacer clic sobre este botón, la ventana recuperará su tamaño original.

5 5. Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir, cerrar Word, finalizar la ejecución de la aplicación.

Cinta de opciones

La Cinta de opciones aparece debajo de la barra de título, contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes de Microsoft Word.

Sería a partir de la versión Microsoft Word 2007, cuando se divide la barra de herramientas estándar en dos barras, barra de herramientas de acceso de rápido, explicada anteriormente, y la que se verá ahora, cinta de opciones.

Estos comandos se agrupan por pestañas o fichas. Para acceder de forma rápida a los grupos de opciones, se debe hacer clic sobre la palabra de la cinta, para desplegar la ficha de comandos asociada a la misma.

Cinta de opciones mostrando la ficha Inicio

SABÍAS QUE...

Si colocas el puntero del ratón sobre un botón de la cinta de opciones, y lo mantienes durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, se consigue una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones que componen la cinta.

Esta cinta de opciones se puede ocultar haciendo doble clic sobre la pestaña o ficha, de esta forma el espacio de trabajo visible será mayor, las opciones se podrán restaurar haciendo clic de nuevo sobre el texto de la pestaña. O también como hemos explicado anteriormente, pulsando en el botón cambiar la presentación de la cinta de opciones de la barra de título.

Más adelante se desarrollará el contenido de la cinta de opciones en mayor profundidad.

Grupos de opciones

Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón Copiar; de esta forma, resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.

Algunos de los grupos de opciones de la cinta disponen también de un pequeño botón en su esquina inferior derecha, que muestra un panel o cuadro de diálogo con más opciones relacionadas con el grupo en cuestión.

Grupo de opciones Fuente de la ficha Inicio

Reglas horizontal/ vertical

Las reglas horizontal y vertical se encuentran debajo de la cinta de opciones. La funcionalidad de estas es la de controlar la posición de los elementos en el texto, así como permitir el cambio de los márgenes, tabulaciones y sangrados.

Para hacer aparecer y desaparecer las reglas deberemos pulsar en la cinta de opciones la opción Vista y a continuación marcar la casilla Regla.

Regla horizontal y vertical de Word

Área de escritura

El área de escritura, o zona de la ventana disponible para la edición y diseño del texto, recibe el nombre de página. Una de las principales ventajas de esta área es el número ilimitado de páginas que el documento puede contener. Además, ofrece la posibilidad de escribir, modificar y corregir el mismo texto tantas veces como se desee.

Área de escritura en un documento de Word

Punto de inserción o cursor

El punto de inserción o cursor permanece intermitente para indicar el lugar en el que aparecerá el próximo carácter que se escriba.

Barra de desplazamiento

Las barras de desplazamiento son pulsadores móviles que aparecen en los bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el texto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican según sea necesario en la parte inferior y/o en la parte derecha de la ventana del documento.

Barras de desplazamiento en un documento de Word

Barra de estado

La barra de estado proporciona información sobre el documento que se está ejecutando. En ella se indica el número de páginas del documento, la posición actual del cursor, el número de palabras, el idioma, etc.

A la derecha de la barra de estado se pueden ver los Botones de las vistas del documento, que proporcionan una visualización diferente del documento en función del botón que se pulse, entre ellas, destacan la vista diseño impresión, lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador. Al final de esta barra se dispone de la herramienta zoom, que permitirá establecer el nivel de zoom con el que se podrá ver el documento.

Barra de estado de Word

TAREA 1

Tras la explicación de las principales partes que componen la ventana del documento de Microsoft Word, se adjunta una imagen de la misma, para que identifiques los conceptos estudiados y redactes un breve texto de su principal función y/o cometido ante el tratamiento de textos.

4. Ayuda de la aplicación de tratamiento de textos

HILO CONDUCTOR

De gran importancia es el conocimiento de la Ayuda que la aplicación ofrece al usuario para resolver cualquier duda. Julio explicará la utilidad de esta herramienta y le explicará al grupo las diferentes formas de buscar con la misma.

Para abrir la ayuda, se debe presionar la tecla [F1] o bien seleccionar la ficha Ayuda de la cinta de opciones y pulsar el botón Ayuda.

Después de cualquiera de estas acciones aparece el panel de Ayuda. En este panel aparecen varios temas básicos predefinidos de ayuda para que podamos consultar directamente.

El panel de Ayuda aparece en un cuadro de texto, donde se podrá escribir sobre el tema de ayuda que se necesite, y a continuación pulsar la tecla [Enter], con lo que comenzará una búsqueda, es decir, el programa intentará recabar la información solicitada.

Aparecerán en el panel los distintos resultados de la búsqueda, con lo que solo se tendrá que hacer clic sobre algún enlace para que se abra una nueva ventana, mostrando así el tema de ayuda solicitado.

Panel de Ayuda de Word

Nota

El panel de ayuda puedes redimensionarlo en la ventana de Word, o moverlo para que aparezca en una ventana independiente a la de Word.

En segundo lugar, si no se sabe exactamente qué buscar, se puede pulsar el botón Mostrar aprendizaje de la ficha Ayuda. Aparecerán una serie de temas de ayuda a modo de pequeños tutoriales para aprender a utilizar Word. Al ir haciendo clic sobre ellos, se irán abriendo y mostrando el contenido de cada uno de los temas de ayuda.

Mostrar Aprendizaje de Word

RECUERDA

El uso de la ayuda puede ser muy útil cuando olvides cómo realizar alguna operación en concreto y no tengas a mano un manual o libro. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda, te darás cuenta de que es un sistema fácil e intuitivo de usar.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

3. Practica con la herramienta Ayuda del procesador de textos. Para ello, te planteamos que hagas uso de esta herramienta para saber cómo podemos insertar imágenes en el documento, es importante ver las posibles opciones de búsqueda que la herramienta ofrece.

¿Cómo funciona la Ayuda en el programa?

ACTIVIDAD 2

Tras la explicación de la ayuda de Microsoft Word, Pedro, alumno del curso, a través del correo electrónico, plantea las siguientes dudas a su profesor. ¿Cuál sería tu respuesta a las mismas?

1 a. El panel de ayuda puede extraerse a una ventana independiente de Word.VerdaderoFalso

2 b. El botón Mostrar aprendizaje, contiene los principales temas, distribuidos en apartados o categorías relacionadas con otro programa diferente a Word.VerdaderoFalso

5. Barra de herramientas Estándar/Cinta de opciones

HILO CONDUCTOR

Una vez vistas las principales partes de las que se compone la ventana del documento, es necesario identificar los iconos o botones disponibles en las barras de herramientas que ofrece la aplicación, ya que facilitarán el acceso a las principales funciones de la barra de menús.

Como ya explicamos anteriormente, sería a partir de la versión Microsoft Word 2007 cuando la barra de herramientas estándar pasa a dividirse en dos: la barra de herramientas de acceso rápido y la cinta de opciones.

La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de manera rápida a los grupos de opciones que, a su vez, permitirán usar las tareas más comunes, que con toda seguridad se utilizarán durante el desarrollo del texto.

Fichas de la Cinta de opciones

Como su propio nombre indica, la ficha Inicio reúne una colección de botones cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas se pueden encontrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los diferentes estilos y las opciones de edición.

Para acceder a otras funciones tan solo se debe cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma. Se podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el siguiente icono:

Acceso al cuadro de diálogo del grupo de opciones elegido

De esta forma, aparecerá la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado. Cuando una opción aparece sin resaltar, significa que está inhibida y, por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Microsoft Word es a través del teclado, bastará con que se pulse la tecla [Alt] y a continuación la letra del menú que aparece resaltada en pantalla. Por ejemplo, si se pulsa la tecla [Alt] aparecen resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación de teclas [Alt + O] se abrirá dicho menú. Una vez abierta dicha ficha se podrá continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y ejecutarlas pulsando la tecla [Enter].

Selección de opciones desde el teclado

También podemos utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [Ctrl] (control) más otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P], y para copiar un texto seleccionado se usa [Ctrl + C]. No obstante, se pueden consultar dichas combinaciones en la ayuda de Microsoft Word.

Cuando se pulsa con el botón derecho del ratón sobre el área de escritura o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados.

Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú, así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que se pueden encontrar en los menús y su significado.

1 Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Se podrá seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

1 Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

1 Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que se sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.

6. Postura corporal ante el teclado

HILO CONDUCTOR

Antes de entrar de lleno a trabajar con el procesador, es importante conocer cuáles son los factores laborales que pueden incidir en la salud del usuario, así como los elementos del entorno laboral a tener en cuenta para obtener una protección efectiva de la salud.

A la hora de trabajar con el procesador de textos, debemos considerar fundamentalmente la postura corporal ante el teclado, ya que la adopción de posturas corporales inadecuadas puede generar lesiones a largo plazo.

Si observas la siguiente imagen, puedes ver que la posición de muñecas y antebrazos puede originar problemas al usuario del teclado, ya que la muñeca no mantiene una posición neutra o natural, mientras que los antebrazos comienzan a pesar a medida que el trabajo avanza, con lo que tienden a ir hacia abajo, tirando de las muñecas y poniéndolas en una peligrosa posición de hiperextensión.

El problema es aún mayor cuando el usuario trabaja con los codos en flexión, lo que puede llegar a producir una compresión de los nervios mediano y cubital en el codo, además de dificultar la circulación sanguínea hacia las manos.

A esto habría que añadir el hecho de que trabajar con los antebrazos levantados aumenta la carga muscular en las extremidades superiores, hombros y cuello, y conllevará inevitablemente una notoria fatiga muscular en caso de trabajar más de tres o cuatro horas. Para evitar estos inconvenientes, el teclado deberá cumplir una serie de requisitos para adaptarse a la posición ergonómica:

Superficie

 La superficie del teclado deberá ser mate, para evitar los reflejos.

Altura

 El teclado no debe ser demasiado alto. Como norma general, la parte central del teclado (fila de la A) debe estar a menos de 3 cm de altura sobre la mesa. En caso de sobrepasar los 3 cm, deberá disponer de almohadillas que eleven el punto de apoyo de las muñecas (apoya muñecas) y antebrazos.

Distancia del borde de la mesa al teclado

 Entre el teclado y el borde de la mesa debe existir un espacio suficiente (10 cm como mínimo) para poder apoyar las muñecas y antebrazos sobre la mesa.

Teclas

 Los símbolos de las teclas deberán resaltar lo suficiente y ser legibles desde la posición normal de trabajo.

Inclinación

 El teclado deberá poderse inclinar y ser independiente de la pantalla, para permitir que el trabajador adopte una postura cómoda.

Para una postura adecuada los brazos deberán formar un ángulo de 90°, los hombros con los codos pegados al cuerpo, y los antebrazos horizontales al suelo. De igual forma, el usuario deberá mantener la distancia adecuada a la pantalla, y la distancia correcta desde el borde de la mesa al teclado.

Otro aspecto importante es la posición de las manos, que descansarán sobre el teclado con las muñecas en posición neutra, es decir, una posición natural y recta sobre el teclado. Hay que evitar doblar o colocar las muñecas en ángulos, de esta forma se evitará la rigidez de los dedos.

En cuanto al movimiento de la mano con el ratón, este debe tener una forma que permita su utilización cómoda, tanto por personas diestras como zurdas. Los zurdos deben colocar el ratón a la izquierda y cambiar la configuración de las teclas en el menú de configuración.

Consejo

Es recomendable aprender a utilizar el ratón con ambas manos, para no recargar el trabajo de un solo brazo. En unas tres semanas se puede adquirir este hábito.

El ratón debe situarse de tal forma que pueda manejarse con facilidad, sin torsión ni extensión del brazo. A continuación, describimos mediante imágenes las posiciones correctas e incorrectas de utilización del ratón.

A modo de resumen se presentan las medidas posturales que se deberán adoptar para que nuestra salud no corra ningún riesgo.

1 1. Debes apoyar los antebrazos y muñecas en los apoyabrazos de la silla o en el borde de la mesa.

2 2. Mantener la pantalla frente a la línea visual, evitando los giros del cuello. Evitar las posturas torcidas de todas las partes del cuerpo.

3 3. La distancia a la pantalla debe ser de unos 60 cm, aunque también dependerá del tamaño de la pantalla y del tipo.

4 4. Ajustar el respaldo del asiento hasta que entre los muslos y la espalda haya unos 90°.

5 5. Colocar el teclado y el ratón a unos 10 o 15 cm del borde de la mesa. Esto te permitirá tener apoyadas las muñecas sin tener que separar excesivamente el brazo.

6 6. El borde superior de la pantalla ha de estar al nivel de los ojos.

7 7. Cambia de postura mientras te encuentres sentado, es decir, no permanezcas inmóvil. Las posturas dinámicas facilitan la circulación y reducen la fatiga muscular.

8 8. Haz pausas cada cierto tiempo, levantándote de la silla. Se recomienda que cada hora se esté de pie unos 5 o 10 minutos para fortalecer algunas zonas del cuerpo que pueden resentirse.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

4. Ahora que conoces las posturas ergonómicas en el teclado, elabora un listado con las posturas incorrectas que adoptas con el terminal informático.

ACTIVIDAD 3

Tras explicar la importancia de considerar posturas corporales ante el terminal informático o teclado, con el fin de prevenir dolencias y posibles problemas, indica la veracidad o falsedad de las afirmaciones que se plantean.

1 a. Coloca el teclado y el ratón a unos 10 o 15 cm del borde de la mesa.VerdaderoFalso

2 b. La distancia a la pantalla debe ser de unos 20 cm.VerdaderoFalso

3 c. Mantén la pantalla frente a la línea visual, evitando los giros del cuello.VerdaderoFalso

4 d. Ajusta el respaldo del asiento hasta que entre los muslos y la espalda haya unos 90°.VerdaderoFalso

5 e. No deben apoyarse los antebrazos y muñecas en los apoyabrazos de la silla.VerdaderoFalso

7. Resumen

Para la creación y edición de documentos de texto, utilizaremos el procesador de texto, aplicación informática que nos va ayudar en el tratamiento y formato de los textos, incluidos en los mismos.

En esta unidad de aprendizaje, se han expuesto los conceptos y características fundamentales de Microsoft Word, uno de los procesadores con mayor popularidad en la actualidad.

Entre los conceptos explicados, podemos destacar: cómo entrar y salir de la aplicación informática, descripción del interface y ventana del documento, así como, uso de la ayuda de la aplicación.

En el siguiente esquema se presentan las principales partes de las que se compone la ventana del documento en Microsoft Word.

Por último, se presentan las posturas a considerar ante el teclado, para prevenir de este modo los riesgos ergonómicos que pueden ocasionar no tenerlas en cuenta.

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 1

1. Cuando se habla de la “barra” que en Word contiene la mayoría de los comandos de la aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las versiones precedentes a Word 2007, nos referimos a:

a. La barra de herramientas de acceso rápido.

b. La cinta de opciones.

c. La barra de desplazamiento.

d. La barra de pestañas.

2. Cita cuáles son las cinco vistas que le ofrece Word para un documento.

3. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. La barra de herramientas de acceso rápido puede ser personalizada de una forma sencilla.

1 Verdadero

2 Falso

b. Un procesador de textos solo se podrá cerrar pulsando el botón Cerrar en la barra de título.

1 Verdadero

2 Falso

4. Describe qué es un procesador de textos.

5. ¿Cómo se denomina la barra que contiene el título del documento?

a. Barra de título

b. Cinta de opciones

c. Barra de opciones

d. Barra de herramientas de acceso rápido

6. ¿Qué botón habrá que pulsar para conseguir que la ventana de Word se oculte en la barra de tareas?

a. El botón cerrar

b. El botón maximizar

c. El botón minimizar

7. ¿Con qué herramienta de Word se controlan los márgenes, tabulaciones y sangrado?

a. Con la barra de desplazamiento.

b. Con la regla horizontal.

c. Con el grupo de opciones “Fuente”.

d. Con la barra de estado.

8. ¿Qué botón del teclado habrá que presionar para abrir la ayuda de Word?

a. [Ctrl] + [a]

b. [F6]

c. [Ctrl] + [Shift]

d. [F1]

9. ¿Cuál es la distancia aproximada que debe haber entre la pantalla y los ojos?

a. De 25 a 45 cm.

b. De 45 a 50 cm.

c. De 60 a 65 cm.

d. De 70 a 80 cm.

10. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. El borde superior de la pantalla ha de estar al nivel de los ojos.

1 Verdadero

2 Falso

b. Ajusta el respaldo del asiento hasta que entre los muslos y la espalda haya unos 75°.

1 Verdadero

2 Falso

Unidad de Aprendizaje 2

Introducción, desplazamiento del cursor, selección y operaciones con el texto del documento

Contenido

1. Introducción

2. Generalidades en la introducción de texto en el documento

3. Opciones de mover, copiar y pegar texto en el documento

4. Inserción de símbolos y caracteres especiales

5. Inserción de fecha y hora

6. Deshacer, rehacer y repetir los últimos cambios

7. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.

1. Introducción

Una vez explicadas las características fundamentales del programa y conceptos generales, se da paso a aspectos más concretos que facilitarán la tarea de creación y modificación de textos, generados en las actividades administrativas en relación con el cliente.

Entre las tareas y actividades administrativas es fundamental el tratamiento de texto en los documentos que se manejan, es por ello que se hace necesario conocer las principales generalidades en la inserción del texto, entre las que cabe destacar: sobrescribir, borrado de caracteres, selección de texto, copiado y pegado, caracteres especiales, fecha y hora, así como deshacer y rehacer textos en el documento creado.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word, que tras la explicación de conceptos generales y características fundamentales al grupo de alumnos/as de la franquicia BLASOPTICAL, va a profundizar en conceptos más concretos para la inserción de texto y posibles operaciones con el mismo.

2. Generalidades en la introducción de texto en el documento

HILO CONDUCTOR

Una vez explicados los conceptos generales, Julio va a profundizar en aspectos más concretos como, por ejemplo, la inserción de texto y las posibles operaciones con el mismo. Para ello, plantea al grupo una lluvia de ideas, con objeto de que los alumnos determinen qué significado les merece cada uno de los conceptos, así como su principal función en el tratamiento y gestión de textos.

Tras la valoración, Julio explicará al grupo los conocimientos más teóricos, planteándoles a continuación una serie de simulaciones-prácticas para que afiancen dichos conceptos.

Al igual que el resto de procesadores, el procesador de texto Microsoft Word presenta como principal ventaja el poder modificar el texto tantas veces como el usuario desee. La introducción de texto en esta aplicación informática es sumamente sencilla, ya que resulta muy semejante al uso de la máquina de escribir.

Al abrir un documento Word, este se encuentra preparado para insertar el contenido. El punto de inserción está situado por defecto en la esquina superior izquierda, por tanto se puede empezar a escribir y, en caso de querer cambiar la posición del punto de inserción, hacer clic en el lugar deseado.

2.1. Modo de insertar texto

El modo Insertar texto es, por defecto, el modo activo. Al abrir la aplicación informática, observamos una barra que parpadea. Se trata del cursor o punto de inserción, de manera que para escribir solo faltará presionar las teclas del teclado, introduciéndose así el texto a la derecha de este punto.

Modo Activo insertar texto en la ventana del documento

Al escribir un carácter, el cursor desplaza al carácter o los caracteres que pudiera tener a su derecha, una vez que llega al margen derecho, automáticamente da un salto de línea. En el caso de querer cambiar de línea sin haber llegado al margen derecho, se utilizará la tecla [Enter o retorno de carro].

Para mover el punto de inserción en un texto se pueden utilizar las teclas de desplazamiento o teclas de dirección del teclado. También se puede reubicar el punto de inserción haciendo clic en cualquier otro lugar de la ventana edición, siempre y cuando ese sitio haya sido editado. Esto quiere decir, que si se hace clic en una zona donde no se ha escrito, ni hay retornos de carros, el punto de inserción se situará justo al final del texto que hayamos escrito. Por el contrario, si la zona está editada se podremos situar el punto de inserción donde deseemos, bien para realizar una modificación o simplemente para añadir más texto.

DEFINICIÓN

Retorno de carro

Es uno de los caracteres de control que hace que se mueva el cursor a la primera posición de una línea, junto con el salto de línea.

El término viene de las máquinas de escribir, que tienen un cilindro llamado carro que es donde se apoya el papel. Cuando se ha escrito una línea completa, se acciona una palanca o mecanismo (llamada retorno de carro) que lo mueve hacia la izquierda.

2.2. Modo de sobrescribir

Es el modo contrario a Insertar, si en el modo Insertar el texto que se teclea se “inserta” en la posición del punto de inserción “empujando” hacia la derecha el texto situado a continuación. Por su parte, en el modo Sobrescribir el texto tecleado “machaca” el texto que exista a la derecha del punto de inserción y lo sustituye por el nuevo texto tecleado.

Este modo a partir de la versión Microsoft Word 2007, está desactivado por defecto, en versiones anteriores sería en la barra de estado donde se visualizaba, pudiéndola activar o desactivar, o también presionando la tecla [Insert] del teclado.

A partir de la versión 2007 en adelante, se podrá activar y desactivar el modo sobrescribir, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado y seleccionando la opción Sobrescribir/Insertar.

Opción Sobrescribir/Insertar en la barra de estado

Nota

El modo sobrescribir se puede entender también como la acción de seleccionar un bloque de texto y, una vez seleccionado, escribir un texto nuevo. Al pulsar la primera tecla, el texto seleccionado desaparecerá automáticamente.

2.3. Borrado de un carácter

Las teclas [Supr] o [Retroceso] se utilizan para borrar el texto. La tecla [Supr] borra el texto que se encuentre a la derecha del cursor, mientras que la tecla [Retroceso] elimina el texto que se encuentre a la izquierda.

Del mismo modo, si pulsamos la tecla [Ctrl] y a continuación cualquiera de las otras dos, eliminaremos una palabra completa en lugar de una letra.

2.4. Desplazamiento del cursor

El desplazamiento del cursor en un documento de Microsoft Word, ya sea para introducir un carácter o hacer una corrección, puede realizarse de múltiples formas, a continuación explicamos las más importantes, mediante el uso del ratón o del teclado.

Desplazamiento con el ratón

Para desplazar el cursor con el ratón en el documento, basta con situar el puntero de este en la posición adecuada y hacer un clic (el cursor se situará en esa posición). Para situar el cursor en una zona nueva del documento sobre la que no existe aún contenido, lo haremos mediante un doble clic.

Desplazamiento con el teclado

Para desplazar el cursor con el teclado en el documento, utilizaremos una serie de teclas o combinaciones de estas. Julio plantea la siguiente pregunta a su grupo de alumnos/as. ¿Cuál crees que sería la relación entre los siguientes movimientos y teclas?

Mediante las siguientes imágenes podrás conocer las teclas o combinación de estas, así como el movimiento que se consigue en el desplazamiento del cursor con el teclado.

Carácter anterior	Carácter siguiente
Línea anterior	Línea siguiente
Palabra anterior	Palabra siguiente
Principio de línea	Final de línea
Principio de párrafo anterior	Principio de párrafo siguiente
Principio ventana gráfica actual	Final de ventana gráfica actual
Pantalla anterior	Pantalla siguiente
Página anterior	Página siguiente
Principio del documento	Final del documento

2.5. Diferentes modos de seleccionar texto

El texto se selecciona para modifi carlo. Estos cambios se aplicarán si el texto está seleccionado. Este se identifi ca claramente, porque el fondo del texto seleccionado se muestra diferente al resto, es decir, resaltando respecto al no seleccionado.

Texto seleccionado en el que puedes apreciar el fondo resaltado

La forma de seleccionar el texto en Microsoft Word es muy sencilla y se podrá realizar tanto con el ratón como con el teclado.

Selección con el ratón

Para seleccionar con el ratón podemos usar varios métodos, en primer lugar, arrastrando y en segundo lugar haciendo clic o doble clic, según el texto a seleccionar.

Arrastrando, colocamos el cursor al principio de la selección, pulsamos el botón izquierdo del ratón, y sin soltar, movemos el ratón (normalmente hacia la derecha y hacia abajo), hasta donde queramos seleccionar, el texto seleccionado quedará resaltado.

Haciendo clic y doble clic, en la siguiente tabla te mostramos las distintas opciones de selección utilizando el ratón y haciendo clic sobre diferentes elementos del documento.

Seleccionar	Método
Una palabra	Doble clic sobre la palabra.
Una línea	Clic en la parte izquierda de la línea.
Una oración	Pulsar la tecla [Ctrl] y manteniéndola pulsada haz clic sobre cualquier carácter de la oración.
Un párrafo	Doble clic en la parte izquierda del párrafo. También triple clic en una palabra de ese párrafo.
Todo el documento	Pulsar la tecla [Ctrl] y sin soltarla haga clic en la parte izquierda del documento.También triple clic en la parte izquierda (zona de margen izquierdo) del documento.

Selección con el teclado

La selección con el teclado es muy sencilla. En este caso se utilizará el teclado y los cursores de movimiento, con el fin de mover el punto de inserción y comenzar la selección. En la siguiente tabla se muestran distintas opciones de selección, utilizando las teclas correspondientes según el texto a seleccionar.

Seleccionar	Método
Un carácter a la derecha	[Mayús.] + [flecha derecha]
Un carácter a la izquierda	[Mayús.] + [flecha izquierda]
Palabra a la derecha	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha derecha]
Palabra a la izquierda	[Ctrl]+ [Mayús.] + [flecha izquierda]
Hasta el final de la línea	[Mayús.] + Fin
Hasta el principio de la línea	[Mayús.] + [Inicio]
Una línea abajo	[Mayús.] + [flecha abajo]
Una línea arriba	[Mayús.] + [flecha arriba]
Hasta el final del párrafo	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha abajo]
Hasta el principio del párrafo	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha arriba]
Una pantalla abajo	[Mayús.] + [AvPág]
Una pantalla arriba	[Mayús.] + [RePág]
Hasta el final del documento	[Ctrl]+ [E]

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

5. Plantea posibles opciones para proceder a la sustitución en la frase, “El gato blanco”, de la palabra “gato” por “pato”. ¿Cuáles son los pasos necesarios para realizar el proceso?

3. Opciones de mover, copiar y pegar texto en el documento

HILO CONDUCTOR

Entre las opciones más empleadas en el manejo del procesador de textos destacan las de mover, copiar y pegar texto en el documento. A continuación se presenta la explicación de estos conceptos, con el fin de conocer su funcionamiento y utilidad en la aplicación.

Las opciones Mover, Copiar y Pegar son indudablemente las más usadas a la hora de trabajar con un procesador de textos.

Mover

Mover, se refiere al movimiento de texto de un sitio a otro, borrándolo de su ubicación original y pegándolo en un nuevo lugar.

Copiar

Por el contrario, con la opción Copiar, no movemos texto de un sitio a otro, sino que lo duplicamos en otro lugar, respetando el original.

Pegar

Pegar, esta opción se encarga de colocar el contenido copiado o cortado en la posición en la que se encuentre el punto de inserción, podemos pegar este contenido tanta veces como queramos.

A continuación, se explicará el proceso para cada una de las opciones. Este proceso variará en función de la forma en la que se haga, bien mediante la ficha Inicio del grupo Portapapeles, bien mediante el teclado o mediante el ratón.

Una vez seleccionado el texto, para copiarlo podemos utilizar la opción Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + C] o, con el ratón situado en la ventana de texto, pulsamos el botón derecho y hacemos clic en la opción Copiar.

En caso de que queramos cortar el texto, una vez seleccionado este, podemos utilizar la opción Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + X] o [Mayús + Supr] o, con el ratón situado en la ventana de texto, pulsamos el botón derecho y hacemos clic en la opción Cortar.

Para pegar el texto que hayamos cortado o copiado, podemos utilizar la combinación de teclas [Ctrl + V] o [Mayús + Insert]. También podemos seleccionar el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio o con la opción del menú contextual al pulsar el botón derecho del ratón, hacemos clic en la opción Pegar.

3.1. Uso y particularidades del portapapeles

En la siguiente tabla, a modo de resumen mostramos las diferentes formas de mover/cortar, copiar y pegar texto.

Ficha Inicio/Grupo Portapapeles	Teclado	Ratón
Botón Copiar	[Ctrl + C]	Botón derecho > Copiar
Botón Cortar	[Ctrl + X] o [Mayús. + Supr]	Botón derecho > Cortar
Botón Pegar	[Ctrl + V] o [Mayús. + Insert]	Botón derecho > Pegar

Mediante el Portapapeles podemos pasar texto, imágenes, datos, etc. de un lugar a otro del documento, de un documento a otro e incluso de un programa distinto a Microsoft Word o viceversa.

DEFINICIÓN

Portapapeles

Área de almacenamiento temporal propio del entorno Windows, es decir, no es exclusivo de ningún procesador de textos, es una herramienta que siempre está activa (aunque oculta) y que nos servirá de “saco” para transportar imágenes, texto, tablas, etc., de un sitio a otro.

Para hacer visible el panel Portapapeles, debemos ir a la ficha Inicio del grupo Portapapeles, y hacer clic en el botón inferior derecho del grupo.

Ventana del Portapapeles y su configuración

En cuanto a su funcionamiento, a continuación se exponen algunas consideraciones que debemos conocer:

1 El portapapeles, permite el almacenaje de diferentes elementos, se identificará con un icono delante que nos informa de su origen, salvo en el caso de las imágenes, que se ve una previsualización de las mismas.

2 Si haces doble clic sobre un contenido del portapapeles, se pega dicho contenido en el documento, en el lugar donde tenemos situado el cursor.

3 Si haces clic sobre el botón Pegar todo, situado en la parte superior, se pegan en el documento todos los contenidos del portapapeles.

4 Si haces clic sobre el Borrar todo, se borrará todo el contenido del portapapeles. También tienes la opción de borrar solamente parte del portapapeles, para ello sitúa el cursor encima del contenido que quieres borrar, haz clic con el botón derecho del ratón, y en la ventana emergente pulsa Eliminar.

SABÍAS QUE...

El número máximo de archivos que soporta el portapapeles son 24 selecciones, estas se podrán utilizar posteriormente o eliminar si ya no nos interesan. En el caso que no las eliminemos, a partir de la selección 25, se elimina el primer elemento que contenga el portapapeles.

ACTIVIDAD 4

Pedro, alumno del curso, para practicar los conceptos vistos en clase, propone a modo de esquema circular los pasos necesarios para realizar la copia de un párrafo, y situar esta al final del documento.

Según tus conocimientos aprendidos, ¿qué orden darías a las siguientes opciones?

1 a. Pulsar las teclas [Ctrl] + [Fin].

2 b. Seleccionar el párrafo deseado.

3 c. Realizar un clic en el botón Pegar situado en la cinta de opciones.

4 d. Realizar un clic en el botón Copiar situado en la cinta de opciones.

4. Inserción de símbolos y caracteres especiales

El procesador de texto no se utiliza solo para incluir textos. Microsoft Word permite al usuario introducir en su documento caracteres y símbolos especiales que no aparecen en el teclado. Para ello, utilizaremos la ficha Insertar de la cinta de opciones.

En ciertas ocasiones, podemos necesitar incluir algún carácter especial, tales como una letra del alfabeto griego, el símbolo de una hoja de trébol o cualquier otro símbolo que no se encuentre en el teclado convencional.

En estos casos, hay que recurrir a la opción Símbolo del grupo Símbolos de la ficha Insertar. Al hacer clic sobre esta opción, aparece un pequeño listado de los caracteres especiales más utilizados. Si se desea insertar un carácter que no aparece en este listado, deberemos seleccionar la opción Más símbolos de dicho menú, que hará que aparezca el cuadro de diálogo Símbolo, compuesto por dos pestañas: Símbolos y Caracteres especiales.

Pestañas Símbolos y Caracteres especiales

RECUERDA

Algunas fuentes son dibujos sencillos que se pueden incorporar al documento (OpenSymbol, Webdings, Wingdings, etc.). Otras contienen símbolos matemáticos y letras griegas. Estas fuentes pueden variar en función del sistema operativo instalado.

4.1. Inserción de símbolos

Al pulsar en el grupo Símbolos, se mostrará una tabla con los caracteres que se pueden insertar en el texto. El juego de caracteres de la tabla podemos cambiarla seleccionando de la lista desplegable Fuente otro tipo de letra y automáticamente se cambiará la gama de símbolos que se puede insertar en el texto.

Para insertar un símbolo en el texto solo tendremos que utilizar el ratón o las teclas del cursor para seleccionar el carácter que deseemos y, a continuación, pulsaremos el botón Insertar.

Elección de caracteres a partir de Fuentes

IMPORTANTE

Puede ocurrir que necesites con cierta frecuencia insertar un determinado símbolo, para lo cual te será muy útil el botón Teclas. Este botón te permite establecer una combinación de teclas para la inserción de un carácter especial, haciendo esta operación mucho más rápida.

4.2. Inserción de caracteres especiales

Al pulsar en esta pestaña, aparece una lista de caracteres especiales que, en general, se utilizan más frecuentemente que el resto.

Junto a la lista de caracteres especiales, aparecen las combinaciones de teclas de cada carácter. Así, para insertar el símbolo de Copyright, se deben presionar las teclas [Alt + Ctrl + C], mientras que para insertar espacios de no separación, se pulsará la siguiente combinación de teclas: [Ctrl + Mayús + Espacio].

Caracteres especiales

5. Inserción de fecha y hora

El procesador de texto Microsoft Word permite insertar en el documento la fecha actual o la hora, por ejemplo, al escribir una carta, podemos utilizar esta opción, evitará la tarea de teclearla. Para insertar la fecha o la hora en el texto, debemos hacer clic en la posición del documento deseada; de esta forma, se activará el botón Fecha y Hora del grupo Texto de la ficha Insertar.

Para insertar la fecha o la hora en el texto, debemos hacer clic en la posición del documento deseada; de esta forma, se activará el botón Fecha y Hora del grupo Texto de la ficha Insertar.

Opciones de Fecha y Hora

El cuadro de diálogo de esta opción ofrece numerosas posibilidades, entre las que cabe destacar las siguientes:

1 Formatos disponibles: elegir en la lista Formatos disponibles el formato en el que se insertará la fecha o la hora en el documento al pulsar el botón Aceptar.

2 Idioma: en la lista desplegable Idioma, seleccionar el idioma al que se adaptarán los tipos de fecha y hora más comunes en el país o países en los que se habla ese idioma.

3 Actualizar automáticamente: mediante la opción Actualizar automáticamente se renueva la fecha y la hora cada vez que se abre el texto, tomando automáticamente la del ordenador en ese instante.

4 Predeterminar: mediante el botón Predeterminar se establece el formato de la fecha y la hora que se insertará al documento.

IMPORTANTE

La fecha y la hora se extrae del sistema operativo, por lo que, si son incorrectas, debemos utilizar el icono Fecha y hora del Panel de control de Windows.

TAREA 2

Atendiendo a la inserción de textos, símbolos y caracteres especiales, en la siguiente tarea vamos a poner en práctica lo aprendido, para ello abre Microsoft Word y sigue las instrucciones que a continuación te proponemos:

1 1. Escribe tu nombre 10 veces (cada nombre debe aparecer en una línea distinta), puedes ayudarte de las opciones copiar y pegar explicadas.

2 2. Inserta la fecha en el documento que estás editando, con un formato semejante al que se muestra.

Ejemplo: martes, 28 de abril de 2053. Inserta al final del documento estos símbolos o algunos que se le asemejen.

Explica el proceso que has seguido para cada una de las instrucciones planteadas.

6. Deshacer, rehacer y repetir los últimos cambios

Cualquier programa de Microsoft Office permite anular las operaciones que vayamos desarrollando. Por lo general, podemos utilizar estos comandos para los casos en que por equivocación hayamos realizado una operación incorrecta o que no sea lo que se esperaba. Para ello, se usarán los botones de la barra de acceso rápido localizada a la izquierda de la barra de título en la ventana del documento.

Barra de acceso rápido

Para Deshacer la última modificación realizada sobre el texto y dejarlo como estaba, contamos con las siguientes opciones: hacemos clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido, o, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + Z].

No obstante, puede ser que la modificación que se ha hecho fuese correcta. En ese caso, para volver atrás, debemos pulsar la opción Rehacer de la barra de acceso rápido, que anula la última acción del comando Deshacer, o bien, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + Y].

Nota

Si haces clic sobre los botones deshacer o rehacer, aparece una relación con las últimas funciones que hemos realizado, para poder deshacerlas o rehacerlas, (dependiendo del botón que se pulse). Se pueden elegir varias funciones, para ello solo hay que seleccionarlas desplazando el ratón por la lista y hacer clic en el conjunto.

Para repetir el último comando o acción, si fuese posible, podemos hacer clic en la opción Repetir de la barra de herramientas de acceso rápido en la barra de título, o bien pulsamos las teclas [Ctrl + Y].

Rehacer

 Rehacer anula las modificaciones hechas con el comando Deshacer.

Repetir

 Repetir vuelve a aplicar al texto la última acción realizada. Cambia de nombre a Imposible Repetir si no se puede repetir la última acción. Y cuando se utiliza el comando Deshacer para invertir una acción, el comando Repetir cambia de nombre a Rehacer.

EJEMPLO

Si ponemos una palabra en negrita, la acción que se realizará con el comando Repetir es poner en negrita otro texto seleccionado.

7. Resumen

En la gestión y tareas administrativas en relación con el cliente, es fundamental el tratamiento de los textos con los que se trabajan, de ahí la importancia, de manejar correctamente estas aplicaciones que van a hacernos más fácil nuestro trabajo.

Es importante conocer muchas opciones que, no por simples, son menos útiles. Así, por ejemplo:

Distinguir el modo de Insertar y Sobrescribir

Deshacer o Rehacer

Insertar símbolos, caracteres especiales, fechas y horas

Copiar, mover y pegar texto

Borrar texto

Seleccionar texto

Todo esto hace que estas herramientas sean imprescindibles en el trabajo de un buen administrativo.

Hay aspectos más concretos que van a ayudar en la tarea de creación, modificación y/o corrección de textos, mediante el uso del procesador de texto Microsoft Word. Estas opciones son las iniciales y no por ello menos importantes, ya que sobre ellas se fundamenta el trabajo posterior con dichos programas.

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2

1. Las teclas más comunes para llevar a cabo el borrado de un carácter son:

a. [Retroceso] y [Ctrl].

b. [Supr] y [Ctrl].

c. [Retroceso] y [Supr].

d. [Mayús] y [Supr].

2. Relaciona cada combinación de teclas con su función.

a. [Ctrl] + [C].

b. [Ctrl] + [V]

c. [Ctrl] + [Mayús] + [Espacio]

1 Inserción de espacio de no separación

2 Copiar

3 Pegar

3. ¿En qué consiste el modo Sobrescribir?

4. ¿Qué ocurre si se pulsa la combinación de teclas [Ctrl] + [Supr]?

a. Borrarás la palabra que se encuentre situada a la derecha del cursor.

b. Borrarás la palabra que se encuentre situada a la izquierda del cursor.

c. Borrarás la letra que se encuentre situada a la derecha del cursor.

d. Borrarás la letra que se encuentre situada a la izquierda del cursor.

5. ¿Cómo se selecciona un párrafo con el ratón?

a. Haciendo clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

b. Haciendo doble clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

c. Haciendo triple clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

d. Haciendo clic a la derecha del párrafo.

6. Identifica cuál de las siguientes combinaciones de teclas te permite cortar el texto.

a. [Mayús + Supr]

b. [Mayús + Fin]

c. [Ctrl + V]

d. [Ctrl + S]

7. ¿Cuántas selecciones soporta el portapapeles?

a. 16

b. 22

c. 24

d. 35

Unidad de Aprendizaje 3

Archivos de la aplicación de tratamiento de textos, ubicación, tipo y operaciones con ellos

Contenido

1. Introducción

2. Creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto

3. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones

4. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones del procesador de textos, con exactitud y destreza, en la elaboración de documentos, insertando texto con diferentes formatos, imágenes, u otros objetos, de la misma u otras aplicaciones.

1. Introducción

Tras la creación, edición y/o modificación de textos con el procesador, es importante generar un archivo, el cual se actualizará cada vez que se haga algún tipo de cambio en el mismo.

Aspectos como crear, abrir, guardar, duplicar y cerrar archivos, serán de gran relevancia a lo largo de esta unidad, sin olvidar, la importancia de la versión y aplicación empleada para generar y manejar los archivos.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas para el tratamiento de textos: Microsoft Word, que tras la explicación de conceptos más concretos para la inserción de texto y posibles operaciones con el mismo, se centrará en explicar al grupo de alumnos/as de la franquicia BLASOPTICAL, cómo generar, tratar y ubicar archivos con esta aplicación informática.

2. Creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto

HILO CONDUCTOR

A través del foro de la unidad de aprendizaje, el grupo de alumnos/as le ha planteado a Julio las siguientes preguntas. ¿Dónde se ubica el texto insertado? ¿Puede estar solo en un lugar o en varios? ¿Es posible modificarlo y guardarlo cada vez que se desee?

Tras el interés mostrado por el grupo y sus ganas por seguir avanzando, Julio les propone conocer los principales aspectos ante la creación, tratamiento y ubicación de los documentos generados.

El procesador de texto Microsoft Word, al igual que otros procesadores, una vez se ha generado un documento, permite el tratamiento y ubicación final del mismo en alguna unidad del equipo o memoria externa.

Entre las principales aplicaciones podemos destacar cómo crear un nuevo documento, abrir un documento ya existente, guardar el documento generado, así como posibles cambios hechos sobre el mismo y la utilidad de la acción guardar como y cierre final del documento.

Para ello, lo primero que debemos hacer es abrir la aplicación y a continuación poner en práctica las aplicaciones citadas.

2.1. Creación de un nuevo documento

A la hora de Crear documentos en Microsoft Word, documentos en blanco o plantillas predeterminadas para empezar a trabajar, es necesario saber que podemos emplear varios caminos o posibilidades.

Opción Nuevo de la ficha Archivo

Seleccionar la opción Nuevo, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. En la ventana que se carga, podremos elegir el tipo de archivo a crear; en este caso, se seleccionaremos el documento en blanco. A continuación pulsaremos el botón Crear o se haremos doble clic sobre el icono del documento en blanco.

Plantillas disponibles para la creación de un nuevo documento

Como puedes ver, se podrán crear diferentes tipos de documentos, ya que el asistente Microsoft Word cuenta con un variado número de plantillas que se podrán personalizar según convenga.

Opción Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido

Seleccionar la opción Nuevo, de la barra de herramientas de acceso rápido, para ello haremos clic sobre el icono de una hoja de papel, en este caso se inserta un nuevo documento.

Crear documento en blanco desde la barra de herramientas de acceso rápido

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido no esté activo el botón Nuevo, para activarlo pulsamos el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcamos la opción Nuevo.

Con esta opción, Microsoft Word, no da a elegir el tipo de documento, de forma predeterminada inserta el nuevo documento en blanco.

Combinación de teclas

Otra opción para abrir un nuevo documento en blanco, en Microsoft Word, será pulsando la combinación de teclas [Ctrl + U], en este caso aparece directamente la hoja en blanco para que se comience a trabajar.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Julio acaba de entrar a trabajar como dependiente de un comercio de decoración, y su responsable le ha pedido que elabore un documento de Word en el que recoja un listado de proveedores de lámparas.

¿De qué forma podrá crear el documento?

Solución

Crear un nuevo documento a través de la ficha Archivo, opción Nuevo, Documento en blanco, no es la única forma, ya que, también podemos crear un nuevo documento desde la barra de herramientas de acceso rápido, botón nuevo, o también mediante la combinación de teclas [Ctrl + U].

2.2. Cierre de un documento

En el caso que deseemos abandonar el texto actual del documento, esto es, cerrarlo sin salir del programa, se puede hacer de las siguientes formas que describimos.

Opción Cerrar de la ficha Archivo

Una opción para cerrar el documento, será pulsar la opción Cerrar de la ficha Archivo.

Cerrar documento desde la ficha Archivo

Combinación de teclas

También se puede cerrar el documento, pulsando la combinación de teclas [Ctrl + F4].

Si el documento con el que se está trabajando fue modificado, Microsoft Word preguntará si se desea guardar las modificaciones realizadas antes de cerrar. Como se verá posteriormente, las tres opciones que ofrecen son: Guardar, que guardará las modificaciones antes de cerrar el documento; No guardar, cerrará el documento sin guardar los cambios; y Cancelar, cancelará la operación de cerrar el documento.

Cuadro de diálogo donde se avisa guardar cambios

2.3. Guardado de los cambios realizados en un documento

Una vez se ha escrito o modificado el documento con el que se está trabajando, existe la posibilidad de almacenarlo y posteriormente recuperarlo y modificarlo. Para ello, se deberá ejecutar una acción, a partir de la cual, mediante un cuadro de diálogo, se tendrán en cuenta una serie de cuestiones, con el fin de ubicar dicho documento en el lugar deseado.

Cuadro de diálogo de la opción Guardar

Vamos a ver ahora las distintas fases para guardar un nuevo archivo mediante el cuadro de diálogo de la opción Guardar como:

1 1. Indicar la ubicación: buscar la ubicación en la que queremos guardar el documento. Esto lo podemos conseguir mediante el explorador que aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows, o bien desde la barra de direcciones del cuadro de diálogo.

1 2. Nombrar el documento: una vez nos hemos situado en la carpeta que queremos almacenar el documento, asignar un nombre de archivo.

1 3. Asignar formato de archivo: indicar el formato en que se almacenará el documento, debemos utilizar la lista Tipo, donde elegiremos el formato deseado. Normalmente, los archivos de Microsoft Word se suelen almacenar con extensión .docx. Para ello, seleccionaremos la opción Documento de Word. Aunque puede ocurrir que deseemos guardarlo con otro formato, como, por ejemplo, con el formato de una página web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Word. Por último, hacer clic en el botón Guardar.

Ventana Guardar como

Nota

En versiones anteriores a Microsoft Word 2007, la extensión en la que por defecto se guardaban los documentos, era en .doc, será a partir del año 2007 cuando la extensión con la que se almacenen los documentos es en .docx.

A continuación te detallamos las opciones de las que dispone el usuario para llegar a ese cuadro de diálogo.

Opción Guardar de la ficha Archivo

Una de las opciones para guardar un documento es seleccionando la opción Guardar, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. Si el documento no tiene nombre asignado, como ocurre cuando se crea un documento nuevo, este pedirá que se le dé un nombre, mostrando el cuadro de diálogo de la opción guardar como. Un poco más adelante explicaremos las partes de las que se compone esta ventana, de forma más detallada.

En el caso que se hubiera guardado previamente, se actualizará con el nombre que ya tuviese anteriormente.

Opción Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido

Otra forma de guardar un documento nuevo o ya existente es mediante la barra de herramientas de acceso rápido, para ello, pulsa sobre el botón Guardar.

Al igual que la opción anterior, si el documento aún no ha sido guardado, la aplicación ofrecerá la posibilidad de darle un nombre y guardarlo, en el caso que este tenga ya nombre se podrá actualizar.

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido, no esté activo el botón Guardar, para activarlo pulsar el botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcar la opción Guardar.

Combinación de teclas

Para guardar el documento que está en pantalla, ya tenga nombre o no, también podemos utilizar la combinación de teclas [Ctrl + G].

2.4. Apertura de un documento ya existente

Una vez que el documento ha sido almacenado, se puede volver a recuperarlo y trabajar con él, bien para añadir y/o modificar el contenido del mismo. Para abrir un documento debemos acceder a la ficha Archivo y seleccionar la sección Abrir.

Sección Abrir de la ficha Archivo

En esta sección podremos seleccionar la ubicación del archivo a abrir en la zona central. Por defecto aparece seleccionada la ubicación Recientes, que muestra a la derecha una lista de los archivos recientes, con lo que podremos seleccionar un documento de la lista de editados recientemente para abrir.

Para poder abrir un archivo que no aparece en la lista de recientes o bien para abrirlo en un modo especial debemos seleccionar la opción Examinar, que mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

Mediante el cuadro de diálogo Abrir seleccionamos el documento que se quiera recuperar y a continuación, pulsar el botón Abrir.

Cuadro de diálogo Abrir

Como se puede observar en la imagen superior, el botón Abrir, contiene a su vez otro botón más pequeño, identificado con una flecha. Este permite acceder a una lista desplegable de opciones, en la que se puede decidir cómo abrir el documento; de solo lectura, como una copia, en el explorador, en vista protegida, para reparar, entre otras opciones.

En cuanto a la forma que se utilizará para llegar a este cuadro de diálogo, se cuenta con distintas opciones, a continuación las detallamos.

Opción Abrir de la ficha Archivo

Una de las opciones para abrir un documento es seleccionando la opción Abrir, que se encuentra en el menú de la ficha Archivo. En esta ventana se selecciona el documento que se quiere abrir, y haciendo doble clic sobre el documento seleccionado, se consigue abrir el documento deseado.

Opción Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido

Otra forma de abrir un documento ya existente es mediante la barra de herramientas de acceso rápido, para ello, se pulsa sobre el botón Abrir.

De igual forma, a través de esta vía se accede a la ventana Abrir, explicada anteriormente y desde la cual se elige el documento a editar.

Puede darse el caso, que en la barra de herramientas de acceso rápido, no esté activo el botón Abrir, para activarlo se tendrá que pulsar el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, y marcar la opción Abrir.

Combinación de teclas

En este caso, la combinación de teclas para abrir la ventana Abrir será, pulsar las teclas [Ctrl + A].

2.5. Menú ventana. Manejo de varios documentos

El menú ventana está localizado en la ficha Vista de la cinta de opciones. Las tres primeras opciones del menú ventana son:

Nueva ventana

 Abre otra ventana con el mismo texto que el documento que esté abierto en ese momento. De este modo, se pueden realizar cambios distintos en ambos, aunque, a la hora de grabarlos, se debe hacer solo con uno, ya que si se graba uno y a continuación el otro, el segundo sobrescribirá al primero.

Organizar todo

 Divide la pantalla en tantos documentos como haya en la lista del menú ventana. El efecto es similar al que se obtiene al pulsar el botón Restaurar en la parte superior derecha de la ventana de texto. Para volver al modo normal, pulsar el botón maximizar de cualquiera de las ventanas.

Dividir

 Divide la ventana del documento que esté abierta en dos mitades, obteniendo dos copias del documento, cada una en una ventana. Cuando esta opción está activa, la opción del grupo Ventana cambia de nombre a Quitar División, que deja la ventana como estaba antes de la división.

Las opciones que siguen, Ver en paralelo, Desplazamiento sincrónico y Restablecer posición de la ventana, están desactivadas por defecto, pero entrarán en funcionamiento en el momento que tengamos más de un documento abierto.

Por último, el botón Cambiar ventanas nos permite ver un listado de los documentos que están abiertos en ese momento. La numeración que tiene cada documento en la lista muestra el orden en el que han sido abiertos, de tal modo que el 1 indica el primer documento que se ha abierto, 2 el segundo, y así sucesivamente.

Botón Cambiar ventanas, documentos abiertos con la aplicación.

Para abrir cualquiera de estos documentos, se hace clic en el documento que queramos abrir. Para indicar que ese documento es el activo, Microsoft Word lo etiquetará con la marca de verificación que se ve en la imagen.

Manejo de varios documentos

Microsoft Word nos permite trabajar con varios documentos a la vez. La forma de abrirlos es idéntica a las que hemos visto, pero, por ejemplo, en el cuadro de diálogo Abrir, en lugar de señalar un solo archivo, podemos pulsar la tecla [Ctrl] e ir marcando los archivos que deseemos abrir. A continuación, pulsamos el botón Abrir, de este modo se abrirían todos automáticamente.

Por cada documento se abrirá una ventana distinta. Podemos ir recorriendo los distintos documentos al pulsar la combinación de teclas [Ctrl + F6], seleccionándolos en la ficha Vista, el grupo de opciones Ventana, botón Cambiar Ventanas, o bien, al pulsar las teclas [Alt + Tab], cada vez que se teclee esta combinación se abrirá una ventana que indicará, de entre los documentos abiertos, cuál se activará.

2.6. Duplicación de un documento con guardar como

Entre sus utilidades, Microsoft Word te permite guardar una copia duplicada de un documento mediante la opción Guardar como.

Para proceder a una duplicación, se debe tener abierto el documento a duplicar, ir a la ficha Archivo y pulsar la opción Guardar como. Mediante esta opción se hace la copia en la misma ubicación con otro nombre, o bien, con el mismo nombre pero en una ubicación diferente a la que se guardó por primera vez.

TAREA 3

Atendiendo a la creación, tratamiento y ubicación de los documentos de texto, en la siguiente tarea vamos a poner en práctica lo aprendido, para ello abre Microsoft Word y sigue las instrucciones que a continuación se indican:

1 1. Copia el siguiente texto en un nuevo documento en blanco, haciendo uso de la combinación de teclas que ya conoces para copiar.Cocer la pasta en una olla con agua salada. Mientras, dorar la cebolla picada en el aceite. Añadir los guisantes y el jamón y dejar cocer durante unos 10 minutos. Si es preciso, agregar una cucharada de agua (H2O).Batir los huevos e incorporar a ellos el queso rayado. Una vez terminada la cocción, escurrir la pasta y verterla en la sartén con el sofrito de guisantes. Añadir también los huevos batidos hasta que cuaje ligeramente. Salpimentar y esparcir la albahaca partiéndola con los dedos.

2 2. Una vez copiado, guárdalo en tus documentos con el nombre tarea03.doc.

3 3. Vuelve a abrir el documento generado, y observa que la palabra rayado no es correcta, debemos cambiar la ‘y’ por ‘ll’. Cuando el texto sea modificado, volver a guardar, utilizando la opción guardar como y poniendo tu nombre tras tarea03, por ejemplo: ana_tarea03.

ACTIVIDAD 5

Carlos, alumno del curso, extrae a modo de esquema los comandos o combinación de teclas empleadas en la creación, tratamiento y ubicación de documentos de texto y su principal cometido.

Según tus conocimientos aprendidos, ¿qué relación crees que guardan?

1 a. [Ctrl + U]

2 b. [Ctrl + F4]

3 c. [Ctrl + G]

4 d. [Ctrl + A]

1 1. Cerrar documento

2 2. Abrir documento

3 3. Nuevo documento

4 4. Guardar documento

3. Compatibilidad de los documentos de distintas versiones y aplicaciones

HILO CONDUCTOR

Tras la explicación de cómo guardar el documento generado y la duplicación del mismo, Julio expone a su alumnado la importancia de la versión y/o aplicación utilizada para generar el documento, ya que se puede dar el caso de incompatibilidad.

Al trabajar con el procesador de textos Microsoft Word, se debe tener en cuenta que los archivos que se generan se guardan por defecto con la extensión .docx. Esta extensión se implanta a partir de la versión 2007 en adelante.

Esta novedad hace que los documentos creados sean incompatibles con versiones anteriores del programa, por lo que no se podrán abrir en equipos con procesadores de texto del paquete Microsoft Office con versiones anteriores al 2007. Sin embargo, para salvar esta diferencia, los archivos se pueden guardar con el formato universal de Microsoft Word, esto es .doc, lo que permitirá utilizar archivos en otras versiones del programa.

La compatibilidad sí se mantiene a la inversa, es decir, con el programa Microsoft Office 2007 en adelante se pueden abrir documentos generados con versiones anteriores del programa.

RECUERDA

Al guardar un documento mediante la opción Guardar como, además de poner el nombre, se debe buscar en el desplegable que aparece bajo el título Guardar como Tipo la opción Documento Word 97-2003 (*.doc); de esta forma, no implicará incompatibilidad alguna.

Si lo que necesitamos es que el documento pueda ser abierto por otros procesadores de textos, lo más adecuado es guardarlo en el formato Texto de OpenDocument (*.odt). Este formato es un estándar abierto perteneciente a ODF (Open Document Format), por lo que casi cualquier aplicación de proceso de textos podrá abrirlo y editarlo.

También podemos guardar únicamente el texto sin guardar el formato del texto, para ello utilizaremos la opción guardar como Texto sin formato (*.txt), que es un formato que almacena únicamente los caracteres como texto plano.

Otra opción, si el texto tiene un formateado muy sencillo, es guardarlo como Formato RTF (*.rtf), que es un formato de texto enriquecido con formateo simple de caracteres (Rich Text Format), como por ejemplo fuentes y tamaños de fuentes, negritas y cursivas, pero pocas características más.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

6. Estás redactando una carta de presentación con la última versión del procesador de textos, aún no la has terminado, así que te la envías por correo electrónico para continuar elaborándola en el trabajo, donde tienes el procesador de textos Microsoft Word 2003. Al guardarla lo haces en el formato que por defecto guarda Microsoft Word. ¿Cuál o cuáles son los problemas que te vas a encontrar? ¿Qué deberías haber considerado a la hora de guardar la carta?