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2.2. Modo de sobrescribir

Es el modo contrario a Insertar, si en el modo Insertar el texto que se teclea se “inserta” en la posición del punto de inserción “empujando” hacia la derecha el texto situado a continuación. Por su parte, en el modo Sobrescribir el texto tecleado “machaca” el texto que exista a la derecha del punto de inserción y lo sustituye por el nuevo texto tecleado.

Este modo a partir de la versión Microsoft Word 2007, está desactivado por defecto, en versiones anteriores sería en la barra de estado donde se visualizaba, pudiéndola activar o desactivar, o también presionando la tecla [Insert] del teclado.

A partir de la versión 2007 en adelante, se podrá activar y desactivar el modo sobrescribir, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado y seleccionando la opción Sobrescribir/Insertar.

Opción Sobrescribir/Insertar en la barra de estado

Nota

El modo sobrescribir se puede entender también como la acción de seleccionar un bloque de texto y, una vez seleccionado, escribir un texto nuevo. Al pulsar la primera tecla, el texto seleccionado desaparecerá automáticamente.

2.3. Borrado de un carácter

Las teclas [Supr] o [Retroceso] se utilizan para borrar el texto. La tecla [Supr] borra el texto que se encuentre a la derecha del cursor, mientras que la tecla [Retroceso] elimina el texto que se encuentre a la izquierda.

Del mismo modo, si pulsamos la tecla [Ctrl] y a continuación cualquiera de las otras dos, eliminaremos una palabra completa en lugar de una letra.

2.4. Desplazamiento del cursor

El desplazamiento del cursor en un documento de Microsoft Word, ya sea para introducir un carácter o hacer una corrección, puede realizarse de múltiples formas, a continuación explicamos las más importantes, mediante el uso del ratón o del teclado.

Desplazamiento con el ratón

Para desplazar el cursor con el ratón en el documento, basta con situar el puntero de este en la posición adecuada y hacer un clic (el cursor se situará en esa posición). Para situar el cursor en una zona nueva del documento sobre la que no existe aún contenido, lo haremos mediante un doble clic.

Desplazamiento con el teclado

Para desplazar el cursor con el teclado en el documento, utilizaremos una serie de teclas o combinaciones de estas. Julio plantea la siguiente pregunta a su grupo de alumnos/as. ¿Cuál crees que sería la relación entre los siguientes movimientos y teclas?

Mediante las siguientes imágenes podrás conocer las teclas o combinación de estas, así como el movimiento que se consigue en el desplazamiento del cursor con el teclado.

Carácter anterior	Carácter siguiente
Línea anterior	Línea siguiente
Palabra anterior	Palabra siguiente
Principio de línea	Final de línea
Principio de párrafo anterior	Principio de párrafo siguiente
Principio ventana gráfica actual	Final de ventana gráfica actual
Pantalla anterior	Pantalla siguiente
Página anterior	Página siguiente
Principio del documento	Final del documento

2.5. Diferentes modos de seleccionar texto

El texto se selecciona para modifi carlo. Estos cambios se aplicarán si el texto está seleccionado. Este se identifi ca claramente, porque el fondo del texto seleccionado se muestra diferente al resto, es decir, resaltando respecto al no seleccionado.

Texto seleccionado en el que puedes apreciar el fondo resaltado

La forma de seleccionar el texto en Microsoft Word es muy sencilla y se podrá realizar tanto con el ratón como con el teclado.

Selección con el ratón

Para seleccionar con el ratón podemos usar varios métodos, en primer lugar, arrastrando y en segundo lugar haciendo clic o doble clic, según el texto a seleccionar.

Arrastrando, colocamos el cursor al principio de la selección, pulsamos el botón izquierdo del ratón, y sin soltar, movemos el ratón (normalmente hacia la derecha y hacia abajo), hasta donde queramos seleccionar, el texto seleccionado quedará resaltado.

Haciendo clic y doble clic, en la siguiente tabla te mostramos las distintas opciones de selección utilizando el ratón y haciendo clic sobre diferentes elementos del documento.

Seleccionar	Método
Una palabra	Doble clic sobre la palabra.
Una línea	Clic en la parte izquierda de la línea.
Una oración	Pulsar la tecla [Ctrl] y manteniéndola pulsada haz clic sobre cualquier carácter de la oración.
Un párrafo	Doble clic en la parte izquierda del párrafo. También triple clic en una palabra de ese párrafo.
Todo el documento	Pulsar la tecla [Ctrl] y sin soltarla haga clic en la parte izquierda del documento.También triple clic en la parte izquierda (zona de margen izquierdo) del documento.

Selección con el teclado

La selección con el teclado es muy sencilla. En este caso se utilizará el teclado y los cursores de movimiento, con el fin de mover el punto de inserción y comenzar la selección. En la siguiente tabla se muestran distintas opciones de selección, utilizando las teclas correspondientes según el texto a seleccionar.

Seleccionar	Método
Un carácter a la derecha	[Mayús.] + [flecha derecha]
Un carácter a la izquierda	[Mayús.] + [flecha izquierda]
Palabra a la derecha	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha derecha]
Palabra a la izquierda	[Ctrl]+ [Mayús.] + [flecha izquierda]
Hasta el final de la línea	[Mayús.] + Fin
Hasta el principio de la línea	[Mayús.] + [Inicio]
Una línea abajo	[Mayús.] + [flecha abajo]
Una línea arriba	[Mayús.] + [flecha arriba]
Hasta el final del párrafo	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha abajo]
Hasta el principio del párrafo	[Ctrl] + [Mayús.] + [flecha arriba]
Una pantalla abajo	[Mayús.] + [AvPág]
Una pantalla arriba	[Mayús.] + [RePág]
Hasta el final del documento	[Ctrl]+ [E]

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

5. Plantea posibles opciones para proceder a la sustitución en la frase, “El gato blanco”, de la palabra “gato” por “pato”. ¿Cuáles son los pasos necesarios para realizar el proceso?

3. Opciones de mover, copiar y pegar texto en el documento

HILO CONDUCTOR

Entre las opciones más empleadas en el manejo del procesador de textos destacan las de mover, copiar y pegar texto en el documento. A continuación se presenta la explicación de estos conceptos, con el fin de conocer su funcionamiento y utilidad en la aplicación.

Las opciones Mover, Copiar y Pegar son indudablemente las más usadas a la hora de trabajar con un procesador de textos.

Mover

Mover, se refiere al movimiento de texto de un sitio a otro, borrándolo de su ubicación original y pegándolo en un nuevo lugar.

Copiar

Por el contrario, con la opción Copiar, no movemos texto de un sitio a otro, sino que lo duplicamos en otro lugar, respetando el original.

Pegar

Pegar, esta opción se encarga de colocar el contenido copiado o cortado en la posición en la que se encuentre el punto de inserción, podemos pegar este contenido tanta veces como queramos.

A continuación, se explicará el proceso para cada una de las opciones. Este proceso variará en función de la forma en la que se haga, bien mediante la ficha Inicio del grupo Portapapeles, bien mediante el teclado o mediante el ratón.

Una vez seleccionado el texto, para copiarlo podemos utilizar la opción Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + C] o, con el ratón situado en la ventana de texto, pulsamos el botón derecho y hacemos clic en la opción Copiar.

En caso de que queramos cortar el texto, una vez seleccionado este, podemos utilizar la opción Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + X] o [Mayús + Supr] o, con el ratón situado en la ventana de texto, pulsamos el botón derecho y hacemos clic en la opción Cortar.

Para pegar el texto que hayamos cortado o copiado, podemos utilizar la combinación de teclas [Ctrl + V] o [Mayús + Insert]. También podemos seleccionar el botón Pegar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio o con la opción del menú contextual al pulsar el botón derecho del ratón, hacemos clic en la opción Pegar.

3.1. Uso y particularidades del portapapeles

En la siguiente tabla, a modo de resumen mostramos las diferentes formas de mover/cortar, copiar y pegar texto.

Ficha Inicio/Grupo Portapapeles	Teclado	Ratón
Botón Copiar	[Ctrl + C]	Botón derecho > Copiar
Botón Cortar	[Ctrl + X] o [Mayús. + Supr]	Botón derecho > Cortar
Botón Pegar	[Ctrl + V] o [Mayús. + Insert]	Botón derecho > Pegar

Mediante el Portapapeles podemos pasar texto, imágenes, datos, etc. de un lugar a otro del documento, de un documento a otro e incluso de un programa distinto a Microsoft Word o viceversa.

DEFINICIÓN

Portapapeles

Área de almacenamiento temporal propio del entorno Windows, es decir, no es exclusivo de ningún procesador de textos, es una herramienta que siempre está activa (aunque oculta) y que nos servirá de “saco” para transportar imágenes, texto, tablas, etc., de un sitio a otro.

Para hacer visible el panel Portapapeles, debemos ir a la ficha Inicio del grupo Portapapeles, y hacer clic en el botón inferior derecho del grupo.

Ventana del Portapapeles y su configuración

En cuanto a su funcionamiento, a continuación se exponen algunas consideraciones que debemos conocer:

1 El portapapeles, permite el almacenaje de diferentes elementos, se identificará con un icono delante que nos informa de su origen, salvo en el caso de las imágenes, que se ve una previsualización de las mismas.

2 Si haces doble clic sobre un contenido del portapapeles, se pega dicho contenido en el documento, en el lugar donde tenemos situado el cursor.

3 Si haces clic sobre el botón Pegar todo, situado en la parte superior, se pegan en el documento todos los contenidos del portapapeles.

4 Si haces clic sobre el Borrar todo, se borrará todo el contenido del portapapeles. También tienes la opción de borrar solamente parte del portapapeles, para ello sitúa el cursor encima del contenido que quieres borrar, haz clic con el botón derecho del ratón, y en la ventana emergente pulsa Eliminar.

SABÍAS QUE...

El número máximo de archivos que soporta el portapapeles son 24 selecciones, estas se podrán utilizar posteriormente o eliminar si ya no nos interesan. En el caso que no las eliminemos, a partir de la selección 25, se elimina el primer elemento que contenga el portapapeles.

ACTIVIDAD 4

Pedro, alumno del curso, para practicar los conceptos vistos en clase, propone a modo de esquema circular los pasos necesarios para realizar la copia de un párrafo, y situar esta al final del documento.

Según tus conocimientos aprendidos, ¿qué orden darías a las siguientes opciones?

1 a. Pulsar las teclas [Ctrl] + [Fin].

2 b. Seleccionar el párrafo deseado.

3 c. Realizar un clic en el botón Pegar situado en la cinta de opciones.

4 d. Realizar un clic en el botón Copiar situado en la cinta de opciones.

4. Inserción de símbolos y caracteres especiales

El procesador de texto no se utiliza solo para incluir textos. Microsoft Word permite al usuario introducir en su documento caracteres y símbolos especiales que no aparecen en el teclado. Para ello, utilizaremos la ficha Insertar de la cinta de opciones.

En ciertas ocasiones, podemos necesitar incluir algún carácter especial, tales como una letra del alfabeto griego, el símbolo de una hoja de trébol o cualquier otro símbolo que no se encuentre en el teclado convencional.

En estos casos, hay que recurrir a la opción Símbolo del grupo Símbolos de la ficha Insertar. Al hacer clic sobre esta opción, aparece un pequeño listado de los caracteres especiales más utilizados. Si se desea insertar un carácter que no aparece en este listado, deberemos seleccionar la opción Más símbolos de dicho menú, que hará que aparezca el cuadro de diálogo Símbolo, compuesto por dos pestañas: Símbolos y Caracteres especiales.

Pestañas Símbolos y Caracteres especiales

RECUERDA

Algunas fuentes son dibujos sencillos que se pueden incorporar al documento (OpenSymbol, Webdings, Wingdings, etc.). Otras contienen símbolos matemáticos y letras griegas. Estas fuentes pueden variar en función del sistema operativo instalado.

4.1. Inserción de símbolos

Al pulsar en el grupo Símbolos, se mostrará una tabla con los caracteres que se pueden insertar en el texto. El juego de caracteres de la tabla podemos cambiarla seleccionando de la lista desplegable Fuente otro tipo de letra y automáticamente se cambiará la gama de símbolos que se puede insertar en el texto.

Para insertar un símbolo en el texto solo tendremos que utilizar el ratón o las teclas del cursor para seleccionar el carácter que deseemos y, a continuación, pulsaremos el botón Insertar.

Elección de caracteres a partir de Fuentes

IMPORTANTE

Puede ocurrir que necesites con cierta frecuencia insertar un determinado símbolo, para lo cual te será muy útil el botón Teclas. Este botón te permite establecer una combinación de teclas para la inserción de un carácter especial, haciendo esta operación mucho más rápida.

4.2. Inserción de caracteres especiales

Al pulsar en esta pestaña, aparece una lista de caracteres especiales que, en general, se utilizan más frecuentemente que el resto.

Junto a la lista de caracteres especiales, aparecen las combinaciones de teclas de cada carácter. Así, para insertar el símbolo de Copyright, se deben presionar las teclas [Alt + Ctrl + C], mientras que para insertar espacios de no separación, se pulsará la siguiente combinación de teclas: [Ctrl + Mayús + Espacio].

Caracteres especiales

5. Inserción de fecha y hora

El procesador de texto Microsoft Word permite insertar en el documento la fecha actual o la hora, por ejemplo, al escribir una carta, podemos utilizar esta opción, evitará la tarea de teclearla. Para insertar la fecha o la hora en el texto, debemos hacer clic en la posición del documento deseada; de esta forma, se activará el botón Fecha y Hora del grupo Texto de la ficha Insertar.

Para insertar la fecha o la hora en el texto, debemos hacer clic en la posición del documento deseada; de esta forma, se activará el botón Fecha y Hora del grupo Texto de la ficha Insertar.

Opciones de Fecha y Hora

El cuadro de diálogo de esta opción ofrece numerosas posibilidades, entre las que cabe destacar las siguientes:

1 Formatos disponibles: elegir en la lista Formatos disponibles el formato en el que se insertará la fecha o la hora en el documento al pulsar el botón Aceptar.

2 Idioma: en la lista desplegable Idioma, seleccionar el idioma al que se adaptarán los tipos de fecha y hora más comunes en el país o países en los que se habla ese idioma.

3 Actualizar automáticamente: mediante la opción Actualizar automáticamente se renueva la fecha y la hora cada vez que se abre el texto, tomando automáticamente la del ordenador en ese instante.

4 Predeterminar: mediante el botón Predeterminar se establece el formato de la fecha y la hora que se insertará al documento.

IMPORTANTE

La fecha y la hora se extrae del sistema operativo, por lo que, si son incorrectas, debemos utilizar el icono Fecha y hora del Panel de control de Windows.

TAREA 2

Atendiendo a la inserción de textos, símbolos y caracteres especiales, en la siguiente tarea vamos a poner en práctica lo aprendido, para ello abre Microsoft Word y sigue las instrucciones que a continuación te proponemos:

1 1. Escribe tu nombre 10 veces (cada nombre debe aparecer en una línea distinta), puedes ayudarte de las opciones copiar y pegar explicadas.

2 2. Inserta la fecha en el documento que estás editando, con un formato semejante al que se muestra.

Ejemplo: martes, 28 de abril de 2053. Inserta al final del documento estos símbolos o algunos que se le asemejen.

Explica el proceso que has seguido para cada una de las instrucciones planteadas.

6. Deshacer, rehacer y repetir los últimos cambios

Cualquier programa de Microsoft Office permite anular las operaciones que vayamos desarrollando. Por lo general, podemos utilizar estos comandos para los casos en que por equivocación hayamos realizado una operación incorrecta o que no sea lo que se esperaba. Para ello, se usarán los botones de la barra de acceso rápido localizada a la izquierda de la barra de título en la ventana del documento.

Barra de acceso rápido

Para Deshacer la última modificación realizada sobre el texto y dejarlo como estaba, contamos con las siguientes opciones: hacemos clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido, o, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + Z].

No obstante, puede ser que la modificación que se ha hecho fuese correcta. En ese caso, para volver atrás, debemos pulsar la opción Rehacer de la barra de acceso rápido, que anula la última acción del comando Deshacer, o bien, pulsamos la combinación de teclas [Ctrl + Y].

Nota

Si haces clic sobre los botones deshacer o rehacer, aparece una relación con las últimas funciones que hemos realizado, para poder deshacerlas o rehacerlas, (dependiendo del botón que se pulse). Se pueden elegir varias funciones, para ello solo hay que seleccionarlas desplazando el ratón por la lista y hacer clic en el conjunto.

Para repetir el último comando o acción, si fuese posible, podemos hacer clic en la opción Repetir de la barra de herramientas de acceso rápido en la barra de título, o bien pulsamos las teclas [Ctrl + Y].

Rehacer

 Rehacer anula las modificaciones hechas con el comando Deshacer.

Repetir

 Repetir vuelve a aplicar al texto la última acción realizada. Cambia de nombre a Imposible Repetir si no se puede repetir la última acción. Y cuando se utiliza el comando Deshacer para invertir una acción, el comando Repetir cambia de nombre a Rehacer.

EJEMPLO

Si ponemos una palabra en negrita, la acción que se realizará con el comando Repetir es poner en negrita otro texto seleccionado.

7. Resumen

En la gestión y tareas administrativas en relación con el cliente, es fundamental el tratamiento de los textos con los que se trabajan, de ahí la importancia, de manejar correctamente estas aplicaciones que van a hacernos más fácil nuestro trabajo.

Es importante conocer muchas opciones que, no por simples, son menos útiles. Así, por ejemplo:

Distinguir el modo de Insertar y Sobrescribir

Deshacer o Rehacer

Insertar símbolos, caracteres especiales, fechas y horas

Copiar, mover y pegar texto

Borrar texto

Seleccionar texto

Todo esto hace que estas herramientas sean imprescindibles en el trabajo de un buen administrativo.

Hay aspectos más concretos que van a ayudar en la tarea de creación, modificación y/o corrección de textos, mediante el uso del procesador de texto Microsoft Word. Estas opciones son las iniciales y no por ello menos importantes, ya que sobre ellas se fundamenta el trabajo posterior con dichos programas.

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2

1. Las teclas más comunes para llevar a cabo el borrado de un carácter son:

a. [Retroceso] y [Ctrl].

b. [Supr] y [Ctrl].

c. [Retroceso] y [Supr].

d. [Mayús] y [Supr].

2. Relaciona cada combinación de teclas con su función.

a. [Ctrl] + [C].

b. [Ctrl] + [V]

c. [Ctrl] + [Mayús] + [Espacio]

1 Inserción de espacio de no separación

2 Copiar

3 Pegar

3. ¿En qué consiste el modo Sobrescribir?

4. ¿Qué ocurre si se pulsa la combinación de teclas [Ctrl] + [Supr]?

a. Borrarás la palabra que se encuentre situada a la derecha del cursor.

b. Borrarás la palabra que se encuentre situada a la izquierda del cursor.

c. Borrarás la letra que se encuentre situada a la derecha del cursor.

d. Borrarás la letra que se encuentre situada a la izquierda del cursor.

5. ¿Cómo se selecciona un párrafo con el ratón?

a. Haciendo clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

b. Haciendo doble clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

c. Haciendo triple clic sobre una palabra que se encuentre en ese párrafo.

d. Haciendo clic a la derecha del párrafo.

6. Identifica cuál de las siguientes combinaciones de teclas te permite cortar el texto.

a. [Mayús + Supr]

b. [Mayús + Fin]

c. [Ctrl + V]

d. [Ctrl + S]

7. ¿Cuántas selecciones soporta el portapapeles?

a. 16

b. 22

c. 24

d. 35