Kitabı oku: «Aplicaciones informáticas para presentaciones: gráficas de información. ADGN0210», sayfa 2

3.2. La persuasión en la transmisión de la idea

Por muy atractivas y llamativas que resulten las diapositivas, recuerda que lo principal es el transmisor y su mensaje. Los asistentes a una presentación desean escuchar, no contemplar un espectáculo de diapositivas en una pantalla, por muy bien realizadas que estas estén.

Para ello, es importante construir argumentos sólidos con los que poder convencer al público, exponer ideas contundentes que logren persuadir, y conseguir así realizar una presentación con éxito.

Las presentaciones más eficaces son aquellas con gráficos sencillos y fáciles de comprender, con no más de cinco líneas de texto por diapositiva. No es recomendable saturar de información una diapositiva, ni incorporar accesorios superfluos.

RECUERDA

Lo más importante e imprescindible en la transmisión de la idea es el discurso, no lo que se muestra en pantalla, aunque si bien es cierto, que mostrarlo de forma atractiva ayuda a mantener la atención de nuestro público.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

2. Observa la siguiente imagen y da tu opinión teniendo en cuenta el contenido explicado, expón cómo mejorarías la misma atendiendo a la claridad de la información que contiene y la persuasión que podemos conseguir con esta.

ACTIVIDAD 2

Para que una presentación transmita un mensaje claro, es necesario tener en cuenta algunas normas básicas. A partir de las siguientes afirmaciones que se presentan, indica la veracidad o falsedad de estas.

a. Se debe prestar atención al tipo de letra, su tamaño y formato, así como se aconseja combinar mayúsculas y minúsculas, y que las palabras sean legibles desde el lugar más lejano de la sala de exposición.

1 Verdadero

2 Falso

b. Se recomienda utilizar colores brillantes y complementarios en la misma diapositiva para centrar la atención de los asistentes.

1 Verdadero

2 Falso

c. Las viñetas deben ser consistentes y se recomienda más de siete palabras por viñeta, más de siete viñetas en cada diapositiva y más de siete diapositivas de textos seguidas.

1 Verdadero

2 Falso

d. Seaconseja variarlas apariencias de las diapositivas, para ello seintercalarán gráficos con frases y listados con fotos, etc.

1 Verdadero

2 Falso

e. Utilizar diseños muy vistosos ya que fomentan el mensaje.

1 Verdadero

2 Falso

4. Evaluación de los resultados

HILO CONDUCTOR

Tan importante es considerar el diseño de la preparación gráfica de la información, como evaluar los resultados que con esta hemos conseguido, para ello a continuación exponemos las consideraciones que deberás tener en cuenta para que los datos ayuden a optimizar la gestión de los proyectos.

La evaluación de proyectos es un proceso en el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto, a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación, es decir, se intenta conocer si un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos.

En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, más bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

La evaluación de proyectos se puede clasificar de la siguiente manera:

Política-estratégica

La parte política verá la parte social y política y su consistencia para trascender en el tiempo y que sea en cierta forma equitativo.

Administrativa

En el caso administrativo, el fin siempre es la mayor racionalización de todos los recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas, actividades, programas; expresión de la eficiencia y eficacia en su mayor expresión.

Técnica

Lo técnico es una mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en día en el mejor logro de los dos puntos anteriores, por el avance en los descubrimientos, su rapidez, medición y precisión. Ya dependerá de cada ciencia qué enfoque científico y técnico aplicarán.

A su vez la evaluación de los proyectos se puede clasificar en función de su naturaleza y del momento en el que se realiza, en este caso podemos distinguir.

1 Evaluación privada: incluye a la “evaluación económica”, que asume que el proyecto está totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crédito; y por otro lado, la “evaluación financiera”, que incluye financiamiento externo.

2 Evaluación social: en la evaluación social, tanto los beneficios como los costos se valoran a precios sombra de eficiencia. Aquí interesan los bienes y servicios reales utilizados y producidos por el proyecto.

3 Evaluación ex-ante: se efectúa antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar de entre varias alternativas técnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al mínimo costo. Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del proyecto, lo cual podría generar incluso el cambio del grupo beneficiario, su jerarquía de objetivos y el presupuesto.

4 Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua: se hace mientras el proyecto se va desarrollando, y guarda estrecha relación con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en qué medida se consigue el logro de los objetivos (resultados en caso de marco lógico); en relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a identificar lecciones aprendidas. Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo de evaluación para ejecutar los desembolsos periódicos.

5 Evaluación de resultados o de fin de proyecto: se realiza cuando culmina el proyecto. Se basa en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (propósito y resultados en caso de marco lógico). Asimismo, busca demostrar que los cambios producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en interacción con otras fuentes); para esto suele recurrir a un diseño experimental. No solo indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados.

6 Evaluación de impacto: es la que indaga en los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida, producidos por el proyecto, es decir, se enfoca a conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de diseño con marco lógico, se enfoca en la evaluación del fin de la jerarquía de objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser realizada después de un tiempo de culminado el proyecto, y no inmediatamente este concluya. El tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de cinco años.

Cabe considerar que las evaluaciones de resultado y de proceso son consideradas como evaluaciones formativas, debido a que se producen mientras se da la preparación y/o ejecución del proyecto, y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo; en tanto que las evaluaciones de resultados y de impacto vienen a ser evaluaciones sumativas.

NOTA

Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseño específico de investigación.

4.1. Criterios utilizados para evaluar proyectos

La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización que se trate, se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan.

No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto, pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.

Toda evaluación cumple algunos requisitos metodológicos para garantizar que la información que se genera puede ser usada en la toma de decisiones. Así, se espera que todo proceso de evaluación sea:

1 Objetivo: deben medirse y analizarse los hechos, definidos tal y como se presentan.

2 Imparcial: la generación de conclusiones del proceso de evaluación debe ser neutral, transparente e imparcial. Quienes realizan la evaluación no deben tener intereses personales o conflictos con la unidad ejecutora del proyecto.

3 Válido: debe medirse lo que se ha planificado medir, respetando las definiciones establecidas. En caso de que el objeto de análisis sea demasiado complejo para una medición objetiva, debe realizarse una aproximación cualitativa inicial.

4 Confiable: las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente, preferentemente recurriendo a verificaciones in situ.

5 Creíble: todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluación, quienes, a su vez, deben mantener una política de transparencia y rigor profesional.

6 Oportuno: debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso del tiempo.

7 Útil: debe ser útil y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los que accedan a la información elaborada. Los resultados de una evaluación no deben dirigirse solo a quienes tienen altos conocimientos técnicos, sino que debe servir para que cualquier involucrado pueda tomar conocimiento de la situación del proyecto.

8 Participativo: se debe incluir a todos los involucrados en el proyecto, buscando reflejar sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones.

9 Retroalimentador: un proceso de evaluación debe garantizar la diseminación de los hallazgos y su asimilación por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje organizacional.

10 Costo/eficaz: la evaluación debe establecer una relación positiva entre su costo (económico, de tiempo y recursos) y su contribución en valor agregado para la experiencia de los involucrados en el proyecto.

ACTIVIDAD 3

De las siguientes opciones que se presentan, selecciona aquellas que se corresponden con las posibilidades que ofrece evaluar los resultados de una presentación.

a. Mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines.

b. Promover mayor eficiencia en la asignación de recursos.

c. Optimizar la gestión de la presentación y futuros.

d. Identificar inexactitudes de la presentación.

e. Proponer soluciones a los problemas que se presenten.

TAREA 1

Imagina que tienes que preparar para tu empresa BLASOPTICAL una presentación para dar a conocer unas nuevas lentes de contacto que han llegado a la franquicia. Ante la elaboración de la misma te planteas elegir entre varios diseños, atendiendo al formato más adecuado para tal.

Esta diapositiva será presentada a los contactólogos de la franquicia, según el diseño elegido para su presentación, ¿qué medio crees más adecuado?

Identifica los posibles errores cometidos en el diseño de esta, y propón posibles soluciones para mejorarla.

5. Organización y archivo de las presentaciones

HILO CONDUCTOR

Julio explicará a sus alumnos la importancia de tener organizada y archivada la información de las presentaciones, para ello la empresa deberá establecer los aspectos para conseguir una correcta organización, así como las consideraciones de confidencialidad de la misma.

La organización de las presentaciones vendrá determinada por los estándares y necesidades de la empresa. Para cada proyecto de presentación, debes tener en cuenta aspectos a reflejar como:

Código y descripción del proyecto.

Resultados a obtener.

Responsable o coordinador.

Esfuerzo necesario.

Marco temporal (fecha de comienzo y finalización).

Costes asociados.

Requerimientos específicos.

5.1. Confidencialidad de la información

Al hablar de seguridad, siempre se habla de sus tres dimensiones clásicas: confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, algunos controles van más dirigidos a tratar de garantizar alguna de estas características:

a. La confidencialidad se cumple cuando solo las personas autorizadas pueden conocer los datos o la información correspondiente.

b. La integridad consiste en que solo los usuarios autorizados puedan variar (modificar o borrar) los datos. Deben quedar pistas para un control posterior y para autoría.

c. La disponibilidad se cumple si las personas autorizadas pueden acceder a tiempo a la información.

Podemos preguntarnos: ¿qué ocurriría si un archivo con datos de clientes, empleados o una presentación con los próximos objetivos de una empresa fuese cedido a terceros?, ¿cuál sería su uso final?

En algunos casos, interesa registrar quién ha accedido a qué datos, cuándo y desde dónde, aun estando autorizado solo a leer, para poder analizar los accesos producidos en caso necesario y si estaban justificados según la función, o los encargos o áreas asignadas.

IMPORTANTE

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, se refiere a la confidencialidad e integridad de los datos de carácter personal y no a su pérdida, salvo que supusiera un menoscabo de los derechos constitucionalmente protegidos.

Debe existir, además, autenticidad, que los datos o información sean auténticos, introducidos o comunicados por usuarios auténticos y con las autorizaciones necesarias.

ACTIVIDAD 4

De los siguientes aspectos que se presentan, cuál o cuáles puedes considerar a la hora de gestionar la organización de archivos generados en la empresa.

a. Código y descripción del proyecto.

b. Resultados a obtener.

c. Responsable o coordinador.

d. Esfuerzo ya realizado.

e. Marco temporal (fecha de comienzo y finalización).

f. Costes indirectos.

g. Requerimientos específicos.

6. Entrega del trabajo realizado

Tanto el que realiza el trabajo de presentación como el que manda la ejecución del mismo, deben tener en cuenta los siguientes aspectos para tener un éxito asegurado en la entrega de este:

1. Debe quedar perfectamente determinado el plazo de entrega y debe entregarse sin dilación para este tiempo.

2. Pedir a la persona que desarrolle el trabajo que asuma su responsabilidad. Una vez explicado qué es lo que quiere hacer y para cuándo, deberá comprometerse a acabar la tarea.

3. Proporcionar los recursos necesarios. Asegurar los recursos necesarios tanto de equipamiento, materiales, personal, etc.

4. Deben quedar claros los criterios de evaluación del trabajo.

5. Hacer un seguimiento regular para asegurar que las cosas se están desarrollando según unas directrices adecuadas y a un ritmo conveniente.

6. Apreciar el trabajo bien hecho. Si ha realizado el proyecto o tarea exitosamente, dar las gracias y agradecer el trabajo bien hecho.

ACTIVIDAD 5

Ante la entrega de un proyecto finalizado, cuál o cuáles de los siguientes aspectos debes considerar para que la entrega de este sea un éxito.

a. Concreción del plazo de entrega del proyecto.

b. Que la persona que lleve a cabo un proyecto asuma su responsabilidad.

c. Facilitar al ejecutor del trabajo todos los recursos necesarios tanto de equipamiento, materiales, personal, etc.

d. En cualquier momento se podrán establecer los criterios de evaluación del trabajo.

e. El seguimiento y evaluación del trabajo se realizará una vez finalizado el proyecto.

7. Resumen

La implantación de las presentaciones en la vida activa de las empresas como potentes herramientas visuales de resumen de datos y valoración de resultados, hace necesario conocer la importancia de los estándares de calidad y uniformidad que la imagen empresarial demanda, así como los parámetros de seguridad y fiabilidad a los que toda documentación empresarial está sometida.

Toda presentación se encuentra vinculada a una imagen corporativa, que las personas asocian con ideas, sensaciones, etc. que repercute en el deseo de consumo de los servicios o productos que ofrece dicha empresa.

Todo proyecto que una empresa presente debe contar con los siguientes requisitos metodológicos:

Ejercicios de autoevaluación Unidad de Aprendizaje 1

1. ¿Cuál de los siguientes no es un requisito metodológico que garantice que la información que se genere pueda ser usada en la toma de decisiones?

a. Eficiencia

b. Objetividad

c. Utilidad

d. Retroalimentación

2. Escribe cuatro aspectos que cada proyecto de presentación debe tener en cuenta:

3. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. En lo referente a la seguridad de la información, la confidencialidad consiste en que solo los usuarios autorizados puedan variar (modificar o borrar) los datos.

1 Verdadero

2 Falso

b. En lo referente a la confidencialidad de la información, la disponibilidad se cumple si las personas autorizadas pueden acceder a tiempo a la información.

1 Verdadero

2 Falso

4. ¿Qué es la imagen corporativa?

5. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. Cada persona puede tener una imagen diferente de una misma empresa.

1 Verdadero

2 Falso

b. Las campañas de imagen corporativa de las empresas no suelen reflejar lo que las empresas son, es decir, no reflejan la realidad de la empresa.

1 Verdadero

2 Falso

6. ¿Cómo puede una buena imagen corporativa añadir valor a la empresa? Indica al menos cuatro aspectos.

1 Aumenta el valor de sus acciones.

2 Tiene más posibilidades de obtener buenas negociaciones en la adquisición de otros negocios y empresas.

3 Mejora la imagen de sus productos y servicios, las marcas que ofrece al mercado, etc.

4 En mercados muy saturados, una empresa con buena imagen se diferencia mejor y logra ser recordada sin problemas.

5 Cuando la empresa tiene que lanzar nuevos productos, las actitudes del consumidor son más favorables.

6 Ante cualquier adversidad, el público objetivo actúa mejor y confía en mayor medida en la empresa que tiene una imagen positiva.

7 Los mejores profesionales quieren trabajar en compañías cuya imagen corporativa es positiva.

8 Los empleados se sienten orgullosos de trabajar en una empresa con buena imagen, sobre todo si el esmero de conseguirla no solo se refiere a los públicos externos, sino también a los internos.

7. La evaluación de los proyectos que incluye la parte económica y financiera es la denominada…

a. … evaluación privada.

b. … evaluación social.

c. … evaluación ex-ante.

d. … evaluación de impacto.

8. ¿Cómo se denomina la evaluación de proyectos que se realiza justo al finalizar el proyecto?

a. Evaluación de impacto.

b. Evaluación continua.

c. Evaluación operativa.

d. Evaluación de resultados.

Unidad de Aprendizaje 2

Introducción y conceptos generales

Contenido

1. Introducción

2. Ejecución y salida de la aplicación para presentaciones

3. Estructura de la pantalla

4. Creación de una presentación

5. Grabación de una presentación

6. Cierre y apertura de una presentación

7. Vistas de la aplicación para presentaciones

8. Ayuda de Office

9. Resumen

Objetivos

Los objetivos específicos de esta Unidad de Aprendizaje son:

 Establecer el diseño de las presentaciones teniendo en cuenta las características de la empresa y su organización.

 Utilizar las funciones de las aplicaciones de presentaciones gráficas presentando documentación e información en diferentes soportes, e integrando objetos de distinta naturaleza.