Kitabı oku: «Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016»

2. Outlook kann viel mehr, als nur Ihre E-Mails zu verwalten

Vertrauen Sie Ihre Aufgaben und Ziele Outlook an. Es ist ein sehr befreiendes Gefühl, wenn man die Gedanken in Outlook abladen kann – besonders, wenn man weiß, dass unser Kurzzeitgedächtnis nicht sehr zuverlässig ist.

Drei Viertel der Anwender arbeiten nur mit dem E-Mail-Teil von Outlook, was sehr schade ist. Mit Outlook kann man wunderbar eine Schaltzen­trale erstellen, die hilft, den Überblick zu bewahren.

Haben Sie gewusst: Pro Tag haben Sie ca. 50.000 Gedanken, die in Ihrem Hirn herumschwirren. Man unterscheidet zwischen bewusstem und unbewusstem Gedächtnis. Das bewusste Gedächtnis hat leider nur eine ­limitierte Kapazität. Ein normaler Mensch kann sich im Schnitt an vier ­Dinge bewusst erinnern. Das unbewusste Gedächtnis hat keine Limits und kennt leider auch keine Deadlines.

Bewusstes und unbewusstes Gedächtnis.

Vor Kurzem wurde ich wieder an die Grenzen des bewussten Gedächtnisses erinnert. Ich reiste mit dem Zug zu meinem Kunden. Ich musste das Ticket entwerten, eine Gratiszeitung mitnehmen und die Post einwerfen. Die Post trug ich den ganzen Tag mit mir herum. Ich hatte eine Schlagzeile in der Gratis­zeitung gelesen, und schon wurde der Gedanke »Post einwerfen« verdrängt. In einem Artikel las ich, dass man sich in diesem Fall noch keine Sorgen machen muss, dement zu werden. Dass man hin und wieder etwas vergisst, ist ganz normal. Sorgen muss man sich erst machen, wenn man seine Schuhe sucht und diese dann am nächsten Tag im Kühlschrank findet.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Informationen niederzuschreiben. Die Outlook-Aufgaben eignen sich hervorragend als Sammelstelle. Erfassen Sie alles, woran Sie sich erinnern müssen, in den Aufgaben. Verschwenden Sie keine Energie damit, sich an Sachen im Kopf zu erinnern. Von Albert Einstein wird erzählt, dass er sich nicht einmal an seine ­eigene Telefonnummer ­erinnern konnte. Darauf angesprochen, erwiderte er: »Warum soll ich damit Energie verschwenden? Ich kann meine Telefonnummer jederzeit nachschauen.« Recht hat er! So bleibt der Kopf frei für wichtige Sachen. Wenn Sie Hirntraining machen wollen, lernen Sie lieber eine Sprache oder machen einen Compu­terkurs.

Wenn der Kopf frei ist, kommen Ihnen vielleicht ganz interessante Ideen, die Sie sonst nicht hätten. Sie können nicht kreativ sein, wenn jede Minute verplant ist. Verwenden Sie die gewonnene freie Zeit zum Beispiel für einen Traumtag. Gehen Sie in die Natur, und lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Sie werden erstaunt sein, welche Ideen Sie auf einmal haben werden.

Erfassen Sie auch Ihre privaten Ziele. Heutzutage erlauben es die meisten ­Firmen, Outlook auch für private Termine und Aufgaben zu verwenden. Überprüfen Sie das Nutzungsreglement Ihrer Firma, und stellen Sie fest, in welchem Rahmen die private Nutzung erlaubt ist.

Verwenden Sie nun etwa zehn Minuten, um Ihren Kopf zu leeren. Erfassen Sie alles, woran Sie denken müssen, in den Outlook-Aufgaben. Kümmern Sie sich momentan noch nicht um Kategorien, Fälligkeiten oder Prio­ritäten. Hier ein paar Ideen, falls Ihnen gerade nichts in den Sinn kommt:

•Telefonate, die Sie erledigen müssen.

•Besorgungen, wie zum Beispiel Katzenfutter oder Stereoanlage kaufen.

•Meetings vorbereiten.

•Dokumente erstellen (Angebote, Protokolle etc.).

•Nachfassen bzw. Statusberichte einholen.

•Wünsche und Ziele.

•Kurse, die Sie besuchen möchten.

•Administration (Spesen einfordern, Stunden erfassen, Rechnungen schreiben).

•Geräte reparieren lassen.

Legen wir los:

1.Aktivieren Sie die Aufgaben.

Aufgabenbereich aufrufen.

In diesem Buch verwenden wir intensiv die verschiedenen Ansichten. Je nach Aufgabe stehen optimierte Darstellungen zur Verfügung. Im Register Ansicht können Sie die Ansichten aufrufen.

Register »Ansicht«

2.Wechseln Sie in die Ansicht Einfache Liste. Sie finden die Ansicht in der Ansichten-Leiste. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Ansicht ändern.

Ansicht »Einfache Liste«.

Es gibt standardmäßig zwei Bereiche: Vorgangsliste und Aufgaben.

Aufgaben:

Dabei handelt es sich um Outlook-Aufgaben.

Vorgangsliste:

Zusätzlich zu den Outlook-Aufgaben sehen Sie Aktivitäten, die mit anderen Programmen (SharePoint, OneNote etc.) erstellt wurden.

3.Erfassen Sie die Aufgabe im Feld AUFGABENBETREFF und bestätigen Sie mit . Die Aufgabe wird unten in der Liste angezeigt. Die erfassten Aufga­ben werden automatisch der Kategorie Keine Angabe zugeordnet. Kategorien lernen Sie später in diesem Buch kennen.

Eine Aufgabe erfassen.

Wir verfolgen hier das Ziel Fitness verbessern. Erfassen Sie dazu ein paar Aufgaben:

Fitnessaufgaben.

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Outlook Ihre täglichen Arbeiten organisieren können. Ich selbst nutze dieses System schon seit einigen Jahren und kann nicht mehr darauf verzichten. Wenn Sie dieses System übernehmen, dann werden Sie nichts mehr vergessen und Ihre Aufgaben viel effi­zienter erledigen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Geld, weil Sie Leerläufe und Fehler vermeiden, die sehr viel Aufwand erfordern, um korrigiert zu werden. Sie können beruhigt in die Ferien gehen, weil Sie die Gewissheit haben, alles im Griff zu haben. Sie werden in Outlook Ihre Ziele und Aufgaben bzw. Aktionen erfassen. Dadurch wissen Sie immer, wo Sie stehen.

Der Unterschied zwischen Zielen und Aktionen

Die Ziele und Tätigkeiten müssen natürlich zuerst einmal erfasst werden. In einem ersten Schritt definieren wir, was ein Ziel und was eine Aktion ist. Das wird sehr oft verwechselt. Das Ziel ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Aktionen sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Ziel beinhaltet meistens mehrere Aktionen.

Dazu ein Beispiel: Im Badezimmer muss eine defekte Glühbirne ausgewechselt werden. Wenn Sie ohne Vorbereitung in den Laden stürmen und die erstbeste Birne kaufen, dann werden Sie zu Hause höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie die falsche gekauft haben. Sie müssen nochmals in den Laden, um den richtigen Leuchtkörper zu kaufen. Das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie zuvor ein paar Überlegungen anstellen, kommen Sie besser an Ihr Ziel, wieder Licht im Badezimmer zu haben. Zuerst definieren Sie das Ziel: Sie möchten wieder Licht im Badezimmer haben, um nicht mehr im Dunkeln zu stehen. Anschließend überlegen wir uns, mit welchen Aktionen Sie dieses Ziel erreichen können:

1.Wahrscheinlich müssen Sie zuerst eine Leiter organisieren, damit Sie überhaupt den defekten Leuchtkörper erreichen können.

2.Anschließend entfernen Sie die Glühbirne, um herauszufinden, welchen Typ Sie kaufen müssen.

3.Sie gehen in den Laden und kaufen den korrekten Artikel.

4.Wenn Sie wieder zu Hause sind, setzen Sie die Birne ein. Damit haben Sie also Ihr Ziel erreicht.

Ziele und Aktionen.

Aktionen dürfen keine Abhängigkeiten haben. In unserem Beispiel muss »Leiter organisieren« die erste Aktion sein, weil Sie nur mit einer Leiter die Glühbirne erreichen können – es sei denn, Sie sind über zwei Meter groß.

Übung: Ziele definieren

Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit, um Ihre Jahresziele zu überdenken, und geben Sie diese in den Outlook-Aufgaben ein. Denken Sie daran, dass ein Ziel folgende Punkte erfüllen muss: Ein Ziel muss motivierend, messbar und machbar sein. Das Ergebnis des Ziels muss klar definiert werden. Was wollen Sie wirklich erreichen?

•Ein Ziel wird längerfristig realisiert.

•Normalerweise benötigen Sie diverse Ressourcen. Ich benötige zum Beispiel jemanden, der dieses Buch durchlesen wird und Fehler korrigiert. Ich brauche einen Verlag, der das Buch veröffentlicht.

•Ein Ziel wird in mehrere unterstützende Projekte, auch Etappenziele genannt, unterteilt. Beispiel: Kunden akquirieren. Dazu braucht es zuerst das Projekt »Werbebroschüre erstellen«. Anschließend das Projekt »Werbe­veranstaltung organisieren« etc.

•Ziele haben eine Deadline. Falls nicht, setzen Sie sich selbst eine. Ein weiteres Phänomen ist, dass man immer so viel Zeit braucht, wie man hat (Parkinsonsches Gesetz), darum setzen Sie sich Grenzen.

Hier ein paar Beispiele von geschäftlichen Zielen:

•Den Umsatz um 15 % steigern.

•Zehn neue Kunden akquirieren.

•Eine Ausbildung in Angriff nehmen.

•Die Zusammenarbeit im Team verbessern.

•Einen Messestand bei einer relevanten Messe planen.

Persönliche Ziele:

•Dreimal in der Woche ins Fitnessstudio gehen.

•Sechs Monate auf eine Weltreise gehen.

•Das Badezimmer renovieren.

Ziele lassen sich nachweislich besser erreichen, wenn man sie aufschreibt und ihren Fortschritt schriftlich verfolgt. Und genau dazu können Sie Outlook verwenden.

Man hört in diesem Zusammenhang immer wieder von der Harvard-­Studie, die sich damit beschäftigt, ob es etwas bringt, sich Ziele zu setzen. Kurz zusammengefasst, geht es um Folgendes: Diese Fakultät hat ihre Studenten in drei Gruppen unterteilt: Gruppe 1 hat sich keine Ziele gesetzt. Gruppe 2 formulierte Ziele, aber nur mündlich. Gruppe 3 legte ihre Ziele schriftlich fest. Die Studenten wurden in die Arbeitswelt entlassen.

Nach ein paar Jahren wurde überprüft, wie erfolgreich die Studenten beim Erreichen der Ziele waren. Man tat dies, indem man ihre Gehälter analysierte. Gruppe 2 verdiente schon einiges mehr als Gruppe 1. Mit Abstand am ­meisten, Sie ahnen es sicher, verdiente Gruppe 3. Die übertraf Gruppe 2 um ein Vielfaches.

Diese Harvard-Studie ist aber ein Mythos. Ich habe sie im Internet nicht gefunden. Stattdessen habe ich aber eine andere Studie gefunden, die zum gleichen Ergebnis kam. Gail Matthews von der Dominican University of California hat diese Studie durchgeführt: http://www.dominican.edu/academics/ahss/psych/faculty/fulltime/gailmatthews/researchsummary2.pdf. Es lohnt sich also auf jeden Fall, Ziele aufzuschreiben.

4. Darstellung optimieren

Damit Ihnen die Arbeit mit Outlook einfach von der Hand geht, lohnt es sich, die Oberfläche umzubauen.

Diese können Sie flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Im Menü Ansicht finden Sie die verschiedenen Einstellungen.

Startbildschirm.

Menü »Ansicht/Wichtige Optionen«.