Kitabı oku: «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010»

Читайте и пробуйте!

Современная жизнь, тем более жизнь в бизнесе – это постоянная динамика.

Темп наших рабочих будней с каждым днем становится все жестче и интенсивнее. Чтобы спокойно и уверенно справляться с новыми задачами, нам нужны правильные инструменты и умение ими пользоваться.

Я рад представить вниманию читателей первую российскую книгу о тайм-менеджменте на базе программы Microsoft Outlook 2010. Программы, делающей жизнь современного человека динамичнее и мобильнее, и при этом еще и комфортнее.

Microsoft Outlook давно знаком российскому пользователю, но зачастую его практическое применение реализует лишь малую часть заложенных в нем возможностей. Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области управления временем, перевернул привычный подход к описанию программы: взяв за основу технологию эффективной самоорганизации, он показал, насколько универсальным, многозначным, гибким инструментом может быть Microsoft Outlook, особенно в его новейшей версии.

Данная книга уникальна не только тем, что целостно и одновременно доступно объясняет как основные приемы современного тайм-менеджмента, так и их реализацию на базе Microsoft Outlook. «Формула времени» показывает нам преемственность культуры мысли, культуры планирования, культуры целенаправленного действия сквозь все времена и эпохи. Только уникальный программный продукт, представляющий собой нечто большее, чем просто некую совокупность технических усовершенствований, может породить такой неожиданный и яркий социокультурный резонанс.

Желаю всем читателям «Формулы времени» получить удовольствие от оригинальных историй о том, как могли бы использовать Microsoft Outlook Гай Юлий Цезарь, Евгений Онегин, барон Мюнхгаузен и другие замечательные люди и литературные персонажи. Помните главное: знания должны побуждать к действию. Прочитав о технологии, которая вам понравилась, об элементе программы, который не догадывались ранее эффективно использовать, постарайтесь их опробовать и внедрить в свою ежедневную работу. И когда вы начнете применять эти технологии, то станете значительно искуснее в том, чем вы занимаетесь сегодня, будь то бизнес, учеба или еще что-либо. Поэтому читайте и пробуйте!

С наилучшими пожеланиями,

Биргер Стен, генеральный директор Microsoft в России и странах СНГ

От автора

Во многих областях нашей жизни, чтобы получить результат, нужно придерживаться некоторой четко определенной системы. Например, в спорте, музыке, фигурном катании, классической хореографии, шахматах, публичных выступлениях, мастерстве продаж, искусстве управления и т. п.

Вспомните ощущение маленькой победы – в любом из этих искусств. Не кубка и первого места: они не всегда бывают, да и не всегда нужны. Вспомните ощущение той победы над самим собой, которую вы одерживали, сделав на десять отжиманий больше, чем вчера.

Большинству нравится энергия победы, переполняющая нас при достижении цели. Гораздо меньшее число людей способно испытывать удовольствие от самого процесса движения к цели, от усилия, которое для этого необходимо приложить. От цепочки побед над самим собой. От сосредоточенности, настроенности, включенности, которые пронизывают каждое действие.

Тайм-менеджмент, управление временем, – это некий род аскетической практики, технологии самосовершенствования, осознанного и осмысленного управления своей жизнью. Он требует такой же спокойной, уверенной включенности и самодисциплины, как воинское искусство или монашество.

В большинстве мировых религий аскеза предполагает единство внутреннего и внешнего. Двор монастыря должен быть подметен не менее тщательно, чем прочитаны вечерние молитвы. Одно без другого невозможно.

Наша жизнь никогда не будет успешной, если в делах царит хаос. Наши встречи, задачи, контакты, мысли должны быть выстроены. Этот порядок не мешает жизни – наоборот, как обрезка лишних веток у дерева, он помогает ей цвести и зеленеть.

Outlook – идеальное техническое воплощение для обзора всех элементов нашей работы и жизни. Outlook ведь и означает «обзор». С его помощью можно создать полную картину ваших дел – и придать им детальность, красоту, тщательность, проработанность, в принципе недостижимые в бумажном ежедневнике.

Это потребует определенных усилий, некоторой самодисциплины в выполнении инструкций. Но, как говорили отцы-аскеты, вода, свободно разливающаяся по равнине, не имеет свободы двигаться вверх. Когда же ее свободу ограничивают, ставя плотину, – у воды появляется новая свобода. Свобода движения в направлении, которое раньше было недоступно.

В нашем случае эта свобода – свобода достижения результатов. Свобода всегда найти время на то, что хочешь. В конечном итоге – свобода управления собой. Своим временем. Своей жизнью.

Как сказали на одном из ТМ-тренингов: «На одной чаше весов – твоя жизнь. На другой – твоя лень. Что ты выбираешь?»

Успехов!

Глеб Архангельский,

генеральный директор ОАО «Организация Времени»,

Microsoft Outlook MVP (Most Valuable Professional)

Обратная связь

Автор будет признателен за ваши комментарии, дополнения, и главное – за ваш личный опыт настройки тайм-менеджмента на Outlook. Также с благодарностью будет принята информация обо всех возможных пробелах или неточностях. Пишите мне по адресу info@improvement.ru, звоните по телефону (495) 228-17-47, 950-83-85, задавайте вопросы в блоге http://glebarhangelsky.livejournal.com.

«Представьте себя на месте Евгения Онегина. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно и отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы».

1. Недельный круг
Создайте ваше расписание с помощью «Календаря»

«Мы живем в великом круге жизни» – помните песню, которой начинается известный мультфильм? Этот великий круг делится на несколько циклов – кругов меньшего масштаба: дневной, недельный, годовой.

Когда-то давно недельный круг большинства людей был достаточно четко определен. В воскресенье или субботу – богослужение и отдых, в назначенные дни – пост, каждый вторник пекут пирожки и каждый четверг идут на реку стирать белье. Изменения если и происходили, то крайне редко – например, в село зашел бродячий проповедник, и народ, бросив все дела, собрался на площади его послушать.

Но теперь человек выпал из средневекового круга жизни, в котором время было четко распределено религиозным уставом, порядком городских или сельских работ, обычаями и традициями. Ориентиры потерялись. Множество людей в наше время не живет в круге недели, а бежит в нем, как белка в колесе. В понедельник такой человек думает: «Скорее бы пятница!», в пятницу – «Боже мой, неужели еще одна неделя жизни прошла?», в воскресенье – «Эх, опять завтра на работу».

Внутри недели при этом царит полная неопределенность. В пятницу, за час до совещания у генерального директора, вспоминается, что нужно было подготовить к этому совещанию прогноз по региональным продажам. Для этого крайне необходимо переговорить с территориальным менеджером, который, как назло, в среду уехал в командировку и недоступен по мобильному телефону (ах, если бы вспомнить об этом деле хотя бы во вторник!..). А подчиненные задерживают подготовку к выставке, потому что вы никак не можете выделить пару часов на разрешение их вопросов. И друг обиделся: специально ради вас перенес празднование дня рождения со среды на четверг, вы обещали, что будете, но именно на это время важный клиент назначил вам встречу. И ведь он предупреждал, что «скорее всего, в четверг вечером»… В общем, неразбериха и завал, и ваши дети помнят вас по семейным фотографиям.

Как быть, если в вашем недельном круге нет столь желанной определенности и предсказуемости? Как суметь предусмотреть все важное, выделить время на все необходимое и при этом найти время на то, что хочется?

Как успеть на бал с государем

Оставим и средневековье, и наше суматошное время – перенесемся мыслью в благословенный XIX век. Высшее общество живет насыщенной культурной и деловой жизнью. Строятся железные дороги и заводы. Дипломаты плетут свои сети, укрепляя позиции Российской империи в мировой политике. На балах обсуждаются премьеры опер и последние события большой европейской и азиатской политики. Страна процветает. Человеку, желающему вносить свой вклад в общее дело, занимать достойное место в жизни великой империи, необходимо многое успевать.

Время и деньги планируются, и планируются вдумчиво. Ежегодно издаются адрес-календари с полным перечнем чиновников определенного ранга. По каждой персоналии – круг решаемых вопросов, почтовый адрес и даже день именин. Предприниматели планируют поставки в специальных книгах. Ведь купеческое слово твердо, не поставишь товар в срок – потеряешь репутацию навсегда. Дамы на балах заносят кавалеров в «карточку танцев» – кому отдана кадриль, кому полонез, кому мазурка. Никакой путаницы и неразберихи.

Представим себе занятого человека высшего света того времени. Пофантазируем немного. Вот, например, Евгений Онегин. Онегин той поры, когда Татьяна уже сказала: «Но я другому отдана, я буду век ему верна». Пройдены метания и шатания молодости: пустое бездельное убивание времени, увлечение идеями декабристов, путешествия… Сейчас Евгений – начальник департамента в Министерстве иностранных дел. Он в расцвете сил и возможностей, ему нравится дело, которым он занимается. Подчиненные уважают его и как знающего человека, разбирающегося во всех тонкостях внешней политики, и как достойного руководителя.

Как и другим людям его положения, все успевать ему помогает адрес-календарь, в котором расписаны значимые даты, дела и встречи на предстоящую неделю.

Представьте себя на месте Евгения. Хмурое петербургское утро понедельника. Просторный кабинет, дубовый стол, покрытый зеленым сукном, тяжелое кожаное кресло. Чашка хорошего кофе. Вы смотрите на обзорный календарь недели – и точно знаете, что и в какой день вам предстоит. На что необходимо найти время обязательно, а что можно отложить. Где стоит побывать и к чему подготовиться. В вашем недельном круге есть место и для определенности, предсказуемости, и – для свободы.

Недельное расписание Евгения Онегина

Синий цвет – жесткие встречи, привязанные к точно определенному моменту.

Зеленый – бюджетируемые (плавающие) задачи.

Красный цвет – важное.

Желтый – личное.

Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено многодневное событие.

Ваш личный недельный круг

Универсального «недельного круга» не существует: общие правила остались в средних веках, вместе с упорядоченным сословно-кастовым укладом жизни. Давайте определим свои правила и сформируем ваш личный обзорный график недели. Для этого сначала разделим все дела на несколько основных типов.

1. Жесткие встречи – дела, исполнение которых назначено на заранее определенное точное время дня. Например, «пятница, с 15.00 до 17.00», «суббота, 21.00». Как правило, жесткие встречи подразумевают договоренность о точном времени с кем-либо: вашим руководителем, клиентом, подчиненными, фитнес-клубом и т. п. К жестким встречам могут относиться, например, такие дела:

▪ собеседование с соискателем вакансии: четверг, с 17.00 до 18.00;

▪ переговоры с клиентом: 25 мая, 15.00;

▪ поход с детьми в театр: суббота, с 18.00 до 22.00.

Жесткие встречи в календаре мы будем выделять синим цветом. Синий – цвет строгости, дисциплины, четкого исполнения обязательств и соблюдения назначенного времени.¹

2. Регулярные жесткие встречи – жесткие встречи, имеющие строго определенную периодичность. Например:

▪ планерка с подчиненными: каждый понедельник с 11.00 до 12.00;

▪ телефонная конференция с регионами: каждая вторая среда в 15.00;

▪ бассейн: каждые вторник, четверг и суббота в 19.00.

Повторяющиеся встречи удобны тем, что в Outlook их можно запланировать всего один раз. Он автоматически расставит их по всем будущим неделям вашего календаря. Открывая календарь в понедельник, вы уже увидите ключевые предстоящие дела, создающие костяк недельного круга. Повторяющиеся встречи в Outlook отличаются специальным значком – круговыми стрелками в правом нижнем углу встречи.

3. Многодневные события – продолжающиеся несколько дней и не требующие вашего личного участия в строго определенное время. Например:

▪ выставка: неплохо бы посетить, но не принципиально, в какой день и в какое время;

▪ командировка: нужно заранее иметь в виду;

▪ отпуск коллеги: знаем, что не сможем в это время к нему обращаться.

В Outlook такие события изображаются горизонтальными полосами в верхней части календаря. Например, «Масленица в Петергофе» у Евгения Онегина. Не перепутаешь с жестко запланированными делами, но и не забудешь.

4. «Гибкие» задачи – дела, не имеющие жестко определенного момента выполнения. Например:

▪ уточнить место проведения переговоров: сегодня;

▪ проконтролировать подготовку к совету директоров: к 15 мая;

▪ изучить коммерческие предложения поставщиков: до конца месяца.

При этом «гибкие» не означает «не имеющие срока исполнения» или «неважные». Задача может иметь срок исполнения; более того, она может быть горящей, неотложной. Но у нее нет четкой привязки ко времени, ее можно сделать и в 11.00, и в 13.50 – в любое время дня.

В Outlook такие задачи отображаются справа от календаря, в панели задач (о ней пойдет речь в следующей главе). Если у задачи установлен срок исполнения – в Outlook 2007 и 2010 она отображается также под соответствующим днем календаря.

5. Бюджетируемые («плавающие») задачи – дела, не имеющие жесткого срока выполнения, но требующие выделения некоторого бюджета времени. Например:

▪ подготовить отчет – потребуется 2–3 часа;

▪ сделать слайды к презентации – потребуется около часа;

▪ написать статью – необходимо 2 часа.

Если задача не очень срочная или срочная, но займет не слишком много времени (краткий телефонный звонок), мы записываем ее как гибкую, в «Задачи». Если же задача требует заметного ресурса времени (больше часа) и при этом является достаточно срочной, ее полезно занести в календарь в качестве бюджетируемой. Таким образом, мы сможем увидеть, хватает ли нам времени на ее исполнение, реалистично ли распределен наш рабочий день. Чтобы отличить бюджетируемые задачи от жестких встреч, будем выделять их зеленым цветом.