Kitabı oku: «5 vor Mündliche Prüfung»

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ISBN: 978-3-482-75655-9

Die Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss Geprüfter Bilanzbuchhalter/Geprüfte Bilanzbuchhalterin ist am 1. 1. 2016 in neuer Fassung in Kraft getreten.¹⁾

Die mündliche Prüfung besteht jetzt aus einer Präsentation und einem anschließenden Fachgespräch. Dabei gelten insbesondere folgende wesentliche Regelungen:

▶Es gibt keine Ergänzungsprüfungen mehr. Eine nicht ausreichende schriftliche Leistung kann durch eine mündliche Prüfung nicht mehr ausgeglichen werden. Wer in der schriftlichen Prüfung weniger als 50 Punkte erreicht hat, wird zur mündlichen Prüfung nicht zugelassen.

▶Das Thema der Präsentation kann selbst gewählt werden. Es muss aus dem Handlungsbereich „Jahresabschlüsse aufbereiten und auswerten“ stammen und ein komplexes betriebliches Problem behandeln.

▶Die Präsentation kann zu Hause vorbereitet werden.

▶In das Fachgespräch können Themen aus allen Handlungsbereichen einbezogen werden.

▶Die Gesamtnote der Prüfung setzt sich gleichwertig aus der Punktbewertung der schriftlichen und der mündlichen Leistung zusammen.

Die Praxis zeigt, dass die Vorbereitung auf die mündliche Prüfung bereits bei Lehrgangsbeginn anfängt:²⁾

▶Je länger die Vorbereitungszeit, desto effektiver können Ideen und Gedanken geordnet werden und desto planmäßiger kann die mündliche Prüfung angegangen werden.

▶Wer die Modalitäten und den Ablauf kennt, baut damit Stress und Unsicherheit ab und kann sich auf das eigentliche Prüfungsgeschehen konzentrieren.

Als Quellen wurden vor allem Unterlagen aus IHK-Schulungen, Hinweise für Prüfer, Veröffentlichungen von DIHK und einzelnen IHKs sowie Erfahrungen aus anderen IHK-Prüfungen genutzt. Dadurch werden sowohl die Vorstellungen der IHKs als auch die bisherigen Erfahrungen in der Darstellung berücksichtigt.

Autor und Verlag wünschen allen angehenden Bilanzbuchhalterinnen und Bilanzbuchhaltern viel Erfolg bei der anspruchsvollen Prüfung.

Köln, im September 2019Hans J. Nicolini

keine Ergänzungsprüfung mehr möglich

Zur mündlichen Prüfung wird zugelassen, wer die schriftliche Prüfung bestanden hat1), wenn also – ggf. auch nach einer Wiederholung der Klausuren – insgesamt eine ausreichende Leistung erzielt worden ist. Weil keine Ergänzungsprüfungen möglich sind, müssen bei den schriftlichen Leistungen mindestens 50 Punkte (= „ausreichend“) erreicht worden sein. Die Punktzahl ergibt sich dabei als arithmetisches Mittel der Bewertungen der einzelnen Klausuren.

Abb. 1: Zusammensetzung der Note der schriftlichen Prüfung

Abb. 2: Bewertung

Hinweis

Die drei Klausuren der schriftlichen Prüfung sind als Einheit zu sehen. Sie müssen zusammen an einem Termin (Frühjahrs- oder Herbstprüfung) geschrieben werden. Es ist nicht möglich, einzelne Klausuren – z. B. wegen Krankheit – zu einem späteren Termin nachzuholen. Konsequent müssen alle drei Klausuren wiederholt werden, wenn die schriftliche Prüfung nicht bestanden ist.

Ziele der mündlichen Prüfung

Während die schriftliche Prüfung dem Nachweis der notwendigen Qualifikationen in den insgesamt sechs Handlungsbereichen dient, soll die mündliche Prüfung dem Prüfungsausschuss

eine abgesicherte Grundlage für die Beurteilung der fachlichen Kenntnisse, Fertigkeiten und Erfahrungen,

eine Vorstellung von den sozialen und kommunikativen Kompetenzen sowie

einen Eindruck vom persönlichen Erscheinungsbild

des Teilnehmers vermitteln. Die Teilnehmer sollen die mündliche Prüfung als selbstgesteuerte Aufgabe verstehen, die sie aufgrund ihrer beruflichen Erfahrung eigenverantwortlich lösen.²⁾

Bestandteile der mündlichen Prüfung

Die mündliche Prüfung besteht aus einer Präsentation und einem anschließenden Fachgespräch.

Abb. 3: Bestandteile der mündlichen Prüfung

Dauer der Präsentation

Die Prüfungsverordnung regelt eindeutig: „Die Präsentationszeit soll nicht länger als 15 Minuten dauern.“3)

Damit darf die Präsentation zwar kürzer, aber nicht länger sein als 15 Minuten. Allerdings ist dringend zu raten, die mögliche Zeit im eigenen Interesse auch auszunutzen. Die Präsentation wirkt sonst oberflächlich und unzureichend vorbereitet.

Tipp

Die Zeiteinteilung muss unbedingt geübt werden. Das geht nur, wenn vor Zuhörern vorgetragen wird: Ein gesprochener Text nimmt mehr Zeit in Anspruch als ein nur „in Gedanken“ vorgetragener.

Üben Sie Ihre Präsentation mehrfach vor Zuhörern.

Dauer des Fachgesprächs

Das Fachgespräch soll nicht länger als 30 Minuten dauern.4) „Soll“ bedeutet hier, dass die halbe Stunde genau eingehalten und auch protokolliert werden muss.6

Einladung

Etwa zehn bis 14 Tage vor ihrer mündlichen Prüfung erhalten die zugelassenen Teilnehmer eine Mitteilung über den genauen Termin und den Ort der Prüfung. Die oft als kurzfristig empfundene Benachrichtigung ist keine Willkür, sie ergibt sich durch die notwendigen organisatorischen Vorbereitungen, die – auch im Interesse der Teilnehmer − sehr umfangreich sein können.7

Anreise

Erscheinen Sie pünktlich zur Prüfung. An diesem Tag finden mehrere Prüfungen statt und eine Verzögerung führt bei allen folgenden Teilnehmern zu unangenehmen Wartezeiten. Für die Anreise sollte ein genügend großer Zeitpuffer berücksichtigt werden. Die Nervosität steigt und die Konzentrationsfähigkeit leidet, wenn z. B. durch Staus oder die Suche nach einem Parkplatz das rechtzeitige Eintreffen gefährdet erscheint.

Verspätung

Die Prüfungsausschüsse reagieren aber im Allgemeinen verständnisvoll und versuchen, auch bei einer unverschuldeten Verspätung die Prüfung noch zu ermöglichen. Das kann aber dann auch zu einer späteren Uhrzeit sein als ursprünglich vorgesehen.

Tipp

Die mündlichen Prüfungen finden nicht in allen Fällen im Gebäude der IHK statt, manchmal werden zusätzliche Räume angemietet. Kontrollieren Sie deshalb die Einladung daraufhin, damit Sie nicht irrtümlich zu einem falschen Ort fahren und dadurch nicht nur Zeit verlieren, sondern auch unnötigen Stress aufbauen.

Treffpunkt

Ein Warteraum steht in aller Regel nicht zur Verfügung, die Teilnehmer warten dann auf dem Flur vor dem angegebenen Prüfungsraum. Sie werden zum Prüfungsbeginn hineingebeten.9

Bestimmungsfaktoren

Der Ablauf der mündlichen Prüfung wird durch inhaltliche, methodische, organisatorische und rechtliche Faktoren bestimmt.5)

Abb. 4: Bestimmungsfaktoren der mündlichen Prüfung

Bei einer überzeugenden mündlichen Prüfung müssen alle vier Komponenten angemessen berücksichtigt werden.

Thema selbst bestimmen

Das Thema der Präsentation muss aus dem Handlungsbereich „Jahresabschlüsse aufbereiten und auswerten“ stammen6). Die Teilnehmer können das Thema selbst bestimmen. Zum Termin der dritten schriftlichen Prüfungsleistung muss es bei der IHK eingereicht werden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie ein komplexes Problem der betrieblichen Praxis erfassen, darstellen, beurteilen und lösen sollen. Wenn Ihre Präsentation kein Problem betrifft, kann auch keins gelöst werden.

Das eingereichte Thema nehmen die Prüfungsausschüsse lediglich zur Kenntnis. Es gibt keinerlei Rückmeldung. Das gilt auch dann, wenn das eingereichte Thema den Anforderungen der Prüfungsverordnung nicht entspricht.

visuelle Unterstützung

Bei einer Präsentation soll ein Vortrag mithilfe von Medien visuell unterstützt werden. Die Teilnehmer sollen ohne Unterbrechung vonseiten der Prüfer eine durchgehende Prüfungsleistung zeigen. Fragen oder gar fachliche Diskussionen dürfen die Leistung nicht stören, sie bleiben dem Fachgespräch vorbehalten.

Hinweis

Manche Prüfungsausschüsse bitten um Zustimmung, die beiden Prüfungsteile „Präsentation“ und „Fachgespräch“ nicht zu trennen, sondern bereits während der Präsentation Fragen stellen und diskutieren zu können. Sie sollten das höflich ablehnen, damit Sie Ihre Präsentation so vortragen können, wie sie von Ihnen vorbereitet worden ist.

kein reines Abfragen

Das Fachgespräch soll kein reines Abfragen von auswendig gelerntem Wissen sein, der Charakter einer Ergänzungsprüfung muss vermieden werden. Im Idealfall entwickelt sich ein fachliches Gespräch „auf Augenhöhe“ unter Fachleuten.13

Prüfungsraum

Die Räume, in denen die Prüfungen stattfinden, sind naturgemäß sehr unterschiedlich. Größere IHKs haben oft eigene Prüfungsräume oder eigene Prüfungszentren, andere mieten Räume in Tagungshäusern oder ähnlichen Einrichtungen an.

Die Ausstattung ist im Allgemeinen sachlich mit üblichen Büromöbeln. Eine typische Anordnung zeigt die Skizze:

Abb. 5: Typischer Prüfungsraum

Hinweis

Hilfsmittel, die keinen Täuschungsversuch ermöglichen, können mit in den Prüfungsraum gebracht werden. Sinnvoll sind eine große Uhr und – abhängig von der Art der Präsentation – Stifte, Lineal und ein Laserpointer.

§ 53 BBiG

Die Prüfung wird nach einer Verordnung durchgeführt, die am 26. 10. 2015 von der Bundesministerin für Bildung und Forschung erlassen worden ist. Sie ist für die Industrie- und Handelskammern bindend wie ein Gesetz. Grundlage für die Prüfungsverordnung ist § 53 Berufsbildungsgesetz (BBiG).

Literatur § 53 Abs. 1 BBiG: „Als Grundlage für eine einheitliche berufliche Fortbildung kann das Bundesministerium für Bildung und Forschung . . . nach Anhörung des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Berufsbildung durch Rechtsverordnung . . . Fortbildungsabschlüsse anerkennen und hierfür Prüfungsregelungen erlassen (Fortbildungsordnung).“

Identifizierung

Vor Beginn der Prüfung muss sich jeder Teilnehmer ausweisen, damit seine Identität festgestellt werden kann. Ein gültiger Ausweis und das Einladungsschreiben müssen vorgelegt werden. Es wird außerdem nach dem Gesundheitszustand gefragt, um späteren Anfechtungen wegen gesundheitlicher Einschränkungen vorzubeugen.16

Belehrung

Die Teilnehmer werden vor Beginn der Prüfung über die zur Verfügung stehende Zeit, die erlaubten Arbeits- und Hilfsmittel, die Folgen von Täuschungshandlungen, Ordnungsverstößen, Rücktritt und Nichtteilnahme belehrt.7)17

mindestens drei Prüfer

Die Prüfungsausschüsse sind ein Organ der Industrie- und Handelskammern, die zur verantwortlichen Ermittlung und Bewertung der Prüfungsleistungen errichtet werden. Sie bestehen aus mindesten drei Prüfern – und selten auch Prüferinnen. Das ergibt sich aus der Regelung, dass jedem Prüfungsausschuss Beauftragte der Arbeitgeber und Arbeitnehmer in gleicher Zahl sowie mindestens ein Dozent eines Weiterbildungsträgers angehören.8) Aus diesem Grund müssen immer mindestens drei Prüfer anwesend sein.

18Größere Prüfungsausschüsse können gebildet werden, wenn es aus sachlichen Erwägungen sinnvoll erscheint, z. B. damit auch alle Fächer kompetent geprüft werden können.

Abb. 6: Zusammensetzung des Prüfungsausschusses⁹⁾

Hinweis

Gelegentlich entspricht die Zahl der Anwesenden trotzdem nicht den Darstellungen in der Abbildung. Dann ist i. d. R. ein Hospitant anwesend: Um neue Prüfer zu gewinnen und in die Arbeit einzuführen, ermöglichen die IHKs potenziellen Prüfern, zunächst einmal als Gast zuzuhören. Diese Personen dürfen nicht an den Beratungen und auch nicht an der Notenfindung teilnehmen. Die Teilnehmer müssen der Anwesenheit dieser Personen zustimmen.

Ehrenamt

Die Prüfer (insgesamt mehr als 180.000 in ca. 50.000 Prüfungsausschüssen10)) sind ehrenamtlich tätig und erhalten lediglich eine geringe Aufwandsentschädigung. Sie sind i. d. R. schon viele Jahre tätig, etwa die Hälfte haben schon mehr als zehn Jahre Erfahrung, d. h. sie haben bereits an mindestens 20 Prüfungsterminen teilgenommen.20

sachkundige Prüfer

Prüfer müssen „für die Prüfungsgebiete sachkundig“ sein, also über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Für „die Mitwirkung im Prüfungswesen geeignet“ ist,11) wer

berufs- und arbeitspädagogische Kenntnisse und Erfahrungen hat,

über Bereitschaft zur Weiterbildung verfügt,

menschliche Reife und Verantwortungsbewusstsein besitzt,

Prüfungsergebnisse kompetent feststellen und bewerten kann,

zeitlich ausreichend für die Prüfungstermine verfügbar und

verschwiegen ist.¹²⁾

Hinweis

Alle Prüfungsausschüsse prüfen großzügig und wohlwollend. Eine – von Teilnehmern immer wieder vermutete – vorgegebene Durchfallquote gibt es nicht.

Protokoll

Über die Präsentation und das anschließende Fachgespräch fertigt der Prüfungsausschuss ein Protokoll an, das Bestandteil der Prüfungsakte wird. Darin werden stichwortartig die relevanten Aufgabenstellungen und die Leistungen des Prüfungsteilnehmers erfasst. Zur Gewährleistung des Rechtsschutzes ist ein Ergebnisprotokoll ausreichend, ein Wortprotokoll ist nicht erforderlich.13)

22Es hat drei hauptsächliche Funktionen:

Bei der Beratung zur Notenfindung sind nach der Prüfung der Verlauf und die fachlichen Aspekte leicht rekonstruierbar. Das führt in vielen Fällen zu einer besseren Einschätzung als aus dem Gedächtnis, weil man Fehler stärker in Erinnerung behält als die erwarteten richtigen Antworten.

Das Prüfungsprotokoll ist Grundlage für den Prüfungsbescheid. Es muss von allen beteiligten Prüfern unterzeichnet werden.

Im Falle eines Widerspruchs ist das Protokoll Grundlage für die rechtliche Würdigung.

Rücktritt

Die Teilnehmer sollen in einer körperlich und seelisch guten Verfassung sein, um ihre Fähigkeiten in der Prüfung zeigen zu können.14) Wenn jemand die Prüfung nicht antreten kann, muss zwar im Einzelfall über den Rücktritt entschieden werden, aber aus § 23 der Prüfungsverordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen15) ergeben sich eindeutige Regeln:24

vor der Prüfung

Vor Beginn der (gesamten) Prüfung ist ein Rücktritt durch schriftliche Erklärung möglich. Der späteste Termin ist also am ersten Prüfungstag im Prüfungsraum, aber noch vor Beginn der Prüfung. Das ist folgenlos, die Prüfung kann dann zu einem späteren Zeitpunkt abgelegt werden.16)25

nach Beginn der Prüfung

Nach Beginn der Prüfung führen Rücktritt oder Nichtteilnahme – wenn kein wichtiger Grund vorliegt − zum Nichtbestehen der Prüfung.26

wichtiger Grund

Liegt ein wichtiger Grund für einen Rücktritt vor, muss er unverzüglich mitgeteilt und auch nachgewiesen werden. Es wird dann eine Einzelfallentscheidung getroffen.

Der häufigste Fall ist Krankheit. Dann ist ein aussagefähiges ärztliches Attest¹⁷⁾ erforderlich, in dem die objektive Prüfungsunfähigkeit bescheinigt wird. Bezüglich der Schwere und des Umfangs der körperlichen oder psychischen Auswirkungen (nicht aber bezüglich der Diagnose) muss dazu der Arzt von der Schweigepflicht befreit werden. Erfolgt der Rücktritt aus wichtigem Grund, wenn bereits selbstständige Prüfungsleistungen (z. B. Klausuren) erbracht worden sind, ist die Prüfung nur unterbrochen und kann später fortgesetzt werden. Die erbrachten Leistungen werden dann angerechnet.

Hinweis

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist nicht ausreichend.¹⁸⁾

kein wichtiger Grund

Liegt kein wichtiger Grund vor, wird der Prüfungsteil bei Nichtteilnahme mit 0 Punkten gewertet und ist damit nicht bestanden. Teilnehmer müssen alles Zumutbare unternehmen, um an den festgesetzten Terminen an der Prüfung teilnehmen zu können.

Beispiele

Ein Stau bei der Anreise mit dem Pkw ist kein wichtiger Grund.¹⁹⁾ Bei einem absehbaren Bahnstreik müssen andere Verkehrsmittel genutzt werden.²⁰⁾

28In jedem Einzelfall ist die Zumutbarkeit für die Teilnehmer mit dem Aufwand für die Prüfer und die Organisation bei der IHK abzuwägen.

Hinweis

Ein Rücktritt muss in jedem Falle schriftlich erfolgen.

29Eine Präsentation ist ein mündlicher Vortrag, bei dem strukturierte Inhalte unter Verwendung visueller Hilfsmittel zielgerichtet aufbereitet und vermittelt werden. Ziel ist die Information und Überzeugung der Zuhörer.

AIDA

Hilfreich ist dabei die Orientierung an dem AIDA-Modell:1)

Tipp

Überprüfen Sie, ob die inhaltliche Struktur Ihrer Präsentation und Ihre Argumentationen jederzeit kompatibel und zielführend sind.

berufstypisches und realitätsnahes Problem

Dem Prüfungsausschuss soll ein komplexes betriebliches Problem in freier Rede und ohne Unterbrechungen erläutert werden. Zur Unterstützung werden geeignete zielgruppenbezogene Präsentationstechniken eingesetzt. Die Bewertung bezieht sich auf

die fachliche Kompetenz,

die kommunikative Kompetenz,

die zielgruppengerechte Verwendung der Fachsprache,

die Auswahl der Präsentationsmedien,

die Art der Visualisierung,

den Einsatz der Präsentationsmittel,

die Einhaltung der Zeitvorgabe.

Transfer muss enthalten sein

Bei der Präsentation soll unter realitätsnahen Bedingungen festgestellt werden, ob eine berufliche Aufgabenstellung zielgruppenbezogen, nachvollziehbar und richtig erläutert werden kann. Der Prüfungsteilnehmer soll nachweisen, dass er ein komplexes Problem der betrieblichen Praxis erfassen, darstellen, beurteilen und lösen kann.2) Die Präsentation darf sich also nicht allein auf theoretische Erörterungen eines Problems beschränken, wie sie z. B. in Fachbüchern zu finden sind. Vielmehr muss ein Transfer enthalten sein, durch den der klare Bezug zur Umsetzung in der Praxis hergestellt wird.

Tipp

Wenn eine Fragestellung diskutiert wird, die aus dem eigenen Unternehmen bekannt ist, wird die Ausarbeitung erheblich erleichtert. Weil Details durch den Prüfungsausschuss nicht genau nachgeprüft werden können, können trotzdem eigene Vorstellungen einfließen.

zwei Bedingungen

Die Prüfungsordnung verlangt, dass zwei Bedingungen erfüllt sind:

Es muss ein komplexes Problem aus der betrieblichen Praxis dargestellt werden.

Merke

Wenn kein Problem formuliert wird, kann auch keine Problemlösung gezeigt werden.

Das Präsentationsthema muss aus dem Handlungsbereich „Jahresabschlüsse aufbereiten und auswerten“ stammen. ³⁾

Hinweis

Beide Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein. Andernfalls sind die Anforderungen des § 6 der Prüfungsverordnung nicht erfüllt und die Prüfungsausschüsse dürfen – auch bei einer ansonsten ansprechenden Präsentation – für die fachliche Leistung keine (!) Punkte vergeben.

Berechnungen stehen bei der Präsentation nicht im Vordergrund, sprachliche und visuelle Darstellung, Körpersprache, Gestik und Mimik und besonders eine logische Argumentationsführung sind wichtigere Beurteilungskriterien. Bei der Formulierung des Themas ist deshalb auch darauf zu achten, dass es überzeugend dargestellt bzw. vorgetragen werden kann.

31. 12. des Vorjahres

Die schriftliche Prüfung erfolgt jeweils nach dem Rechtsstand des 31. 12. des Vorjahres, in der mündlichen Prüfung kann aber auch auf die aktuelle Rechtslage Bezug genommen werden. Bei der Ausarbeitung der Präsentation muss deshalb insbesondere darauf geachtet werden, dass keine veralteten Gesetzestexte benutzt werden.

35Das Thema der Präsentation wird von dem Prüfungsteilnehmer selbst gewählt. Deshalb sind strategische Überlegungen im Hinblick auf das Bestehen der Prüfung nicht nur möglich, sondern selbstverständlich. Die Auswahl sollte also im Hinblick auf gut bekannte Probleme aus der betrieblichen Praxis und eine – inhaltlich und methodisch – überzeugende Präsentationsmöglichkeit getroffen werden.

keine umfangreichen Themen

Kleine, übersichtliche, konkrete Fragestellungen aus der betrieblichen Praxis sind besser darstellbar als vielleicht besonders interessante und wichtige, aber umfangreiche Probleme.

Sehr konkrete Themen sind einfacher zu bearbeiten, bieten logische Strukturierungsmöglichkeiten, ermöglichen Angebote für das anschließende Fachgespräch – und ihre Bearbeitung ist weniger angreifbar.

Empfehlung: handlungsorientiertes Thema

Obwohl die Prüfungsverordnung dazu keine Aussage macht, ergibt sich aus dem Gesamtzusammenhang die Empfehlung, ein handlungsorientiertes Thema aus dem beruflichen Umfeld zu wählen. Weil der Prüfungsteilnehmer nachweisen soll, dass er „in der Lage ist, ein komplexes Problem der betrieblichen Praxis zu erfassen, darzustellen, zu beurteilen und zu lösen“4), ist es sinnvoll, ggf. auch ein zunächst ausgewähltes theoretisches Thema handlungsorientiert umzuformulieren.

Beispiel

Einstieg

Bei der Formulierung eines handlungsorientierten Themas können Einstiege wie

„Ich bin von der Geschäftsleitung beauftragt, . . .“

„In meiner Funktion als Assistent/-in des Vorstandes soll ich . . .“

„Ich soll den Mitarbeitern der Abteilung eine Einführung geben in . . .“

u. Ä. hilfreich sein.

Themenwahl

Teilnehmer, die Schwierigkeiten haben, ein Thema zu einem betrieblichen Problem zu formulieren, das den Anforderungen der Prüfungsordnung entspricht, können z. B. „rückwärts“ vorgehen:

Abb. 7: Themenwahl in 4 Schritten

Tipp

Überprüfen Sie Ihr gewähltes Thema auf jeden Fall nochmals anhand des Rahmenplans. Es wäre mehr als ärgerlich, wenn Ihre Präsentation die Grundbedingung nicht erfüllen würde, nämlich aus dem Handlungsbereich „Jahresabschlüsse aufbereiten und auswerten“ zu stammen.

Benutzen Sie auf keinen Fall eine Vorlage aus einem Lehrbuch oder aus einer anderen Quelle. Sie sind den Prüfern meistens bekannt und Ihre Präsentation kann dann nicht als eigenständige Leistung gewertet werden.

Verschwiegenheitspflicht

Die Prüfer müssen gegenüber Dritten über alle Prüfungsvorgänge Verschwiegenheit wahren. Die Geheimhaltung betrifft selbstverständlich auch vertrauliche Informationen, die Teilnehmer in ihrer Präsentation verarbeitet haben.

Unter Umständen kann sich daraus sogar eine Schadenersatzpflicht ergeben.

Tipp

Besprechen Sie vorsichtshalber mit Ihrem Arbeitgeber, welche internen Informationen Sie für Ihre Präsentation nutzen dürfen.

Thema frühzeitig einreichen

Das Thema der Präsentation muss frühzeitig, nämlich „zum Termin der dritten schriftlichen Prüfungsleistung“5) eingereicht werden. Die Termine für die nächsten Prüfungen liegen bereits fest:6)

Abb. 8: Termine der dritten schriftlichen Prüfungsleistung

bei Wiederholungsprüfung Thema nochmal einreichen

Das Thema muss also (mit Gliederung und Kurzbeschreibung) bereits zu einem Zeitpunkt feststehen, an dem die schriftliche Prüfung noch nicht beendet ist, d. h. die Ergebnisse können noch nicht vorliegen und folglich ist nicht sicher, ob die schriftliche Prüfung bestanden wird und die Präsentation überhaupt zu diesem Prüfungstermin vorgetragen werden kann. Bei einer Wiederholungsprüfung könnte dann allerdings dasselbe Thema nochmals eingereicht werden.

Tipp

Diese Regelung stellt eine besondere Herausforderung für das Selbst- und Zeitmanagement dar:

Die Wochen unmittelbar vor der schriftlichen Prüfung sind besonders arbeitsintensiv, weil in der Vorbereitungszeit praktisch alle Prüfungsthemen nochmals wiederholt werden. Zusätzlich soll auch noch das Thema der Präsentation eingereicht und jedenfalls in seinen Grundzügen (mit Kurzbeschreibung und Gliederung!) ausgearbeitet sein.

Bei einer optimalen persönlichen Organisation der Prüfung muss deshalb das Thema der Präsentation sehr frühzeitig festgelegt werden. Auf keinen Fall darf es unmittelbar vor den Klausuren zu einer Kumulation der Vorbereitung der schriftlichen Prüfung und der Ausarbeitung der Präsentation kommen.

zwei ergänzende Elemente

Die Mitteilung des Themas an den Prüfungsausschuss muss zwei ergänzende Elemente enthalten:7)

Kurzbeschreibung der Problemstellung: Auf nicht mehr als einer halben DIN-A4-Seite wird das Thema so weit beschrieben, dass sich der Prüfungsausschuss auf die Präsentation inhaltlich vorbereiten kann.

Gliederung: Durch die Gliederung wird sichergestellt, dass bereits zu diesem Zeitpunkt ein schlüssig ausgearbeitetes Konzept der Präsentation vorliegt. Der Teilnehmer muss sich also frühzeitig mit den Inhalten seiner Präsentation auseinandersetzen.

Vordrucke

In welcher Form genau das Präsentationsthema eingereicht werden muss, bleibt jeder IHK überlassen. Viele stellen zur Vereinfachung der Abläufe einen (jeweils anderen) Vordruck zur Verfügung.

Hinweis

Die Prüfungsverordnung sieht nicht vor, dass das eingereichte Präsentationsthema geprüft oder zugelassen wird. Die Teilnehmer erhalten keinerlei Rückmeldung durch den Prüfungsausschuss. Sie sind selbst verantwortlich dafür, dass die Anforderungen der Prüfungsverordnung erfüllt werden.

Das gilt auch dann, wenn das eingereichte Thema ungeeignet ist.

eidesstattliche Erklärung

Eine eidesstattliche Erklärung, dass die Präsentation eigenständig erarbeitet worden ist, ist in der Prüfungsverordnung nicht vorgesehen.

46Dieser Themenvorschlag entspricht nicht den Anforderungen des § 6 Abs. 5 Satz 1 der Prüfungsverordnung:

Beispiel 2

Dieser Meldebogen macht keine Lust auf die Präsentation:

sorgfältige Gliederung Grundvoraussetzung

Eine sorgfältige Gliederung, ist eine wichtige Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Präsentation. Erst wenn die Gedanken zur Präsentation übersichtlich und nachvollziehbar geordnet werden, besteht überhaupt die Möglichkeit, einen „roten Faden“ zu erkennen und die Logik in der Präsentation nachzuvollziehen.48

Grundgliederung

Die Erarbeitung der Gliederung setzt voraus, dass die relevanten Teile des Themas klar benannt und zueinander in eine logische Beziehung gesetzt werden. Aus der Gliederung soll deutlich werden, dass für ein komplexes betriebliches Problem eine konkrete Lösung erarbeitet und dargestellt wird. Folgende Grundgliederung bietet sich an:

Abb. 9: Grundgliederung

nicht einheitlich

Eine einheitliche Gliederung für alle Präsentationen kann es selbstverständlich nicht geben. Zu unterschiedlich können die Themen sein und zu unterschiedlich wird die persönliche Herangehensweise ausfallen.

Andererseits ist es für die meisten Teilnehmer durchaus schwer, das – endlich gefundene – Thema so zu strukturieren, dass die Prüfer überzeugt werden können und die Präsentation sicher gelingen wird.

Tipp

Die Grundgliederung sollten Sie auf keinen Fall in dieser Form übernehmen! Sie kann nur eine Orientierung sein:

Sie „passt“ nicht. Eine Anpassung an das gewählte Thema ist unbedingt notwendig.

Für die Prüfer ist leicht erkennbar, dass es sich um eine Mustergliederung und nicht um eine eigene Leistung handelt.

sinnvolle Gliederungsformen

Die einzelnen Sinnabschnitte der Präsentation bilden das Grundgerüst für die hierarchische Gliederung. Die Gliederungsebenen werden durch Zahlen oder Kombinationen aus Zahlen und Buchstaben gekennzeichnet. Dazu gibt es viele Möglichkeiten, die als gleichwertig angesehen werden müssen, wenn sie die Gliederungsebenen und ihren Zusammenhang deutlich machen. Mögliche sinnvolle Gliederungsformen sind die alphanumerische und die dezimale Klassifikation.

Abb. 10: Gliederungsformen

Bei geringer Erfahrung bietet sich die Gliederung mit arabischen Ziffern (dezimale Gliederung) an. Sie ist einfach, übersichtlich und auch mit wenig Erfahrung sind Unstimmigkeiten leicht erkennbar. Sie wirkt übersichtlich und souverän.

starke Untergliederung unübersichtlich

Bei der Entscheidung, wie tief die Gliederung entworfen werden sollte, in wie viele Ebenen also gegliedert wird, ist die persönliche Präferenz ausschlaggebend. Bei einer Präsentation von (nur) 15 Minuten Dauer wirken mehr als drei Ebenen aber überladen und gezwungen. Eine zu starke Untergliederung führt in diesem Fall zu Unübersichtlichkeit. Zudem erleichtern wenige Gliederungsebenen letztlich die Umsetzung.

mindestens zwei Unterpunkte

Gliederungen machen nur Sinn, wenn auf derselben Ebene tatsächlich eine Unterteilung sinnvoll und möglich ist. Jede Gliederungsebene muss also mindestens zwei Unterpunkte enthalten.

In dem falschen Beispiel ist derselbe Fehler mehrfach enthalten: Der Hauptteil besteht nur aus einem Kapitel. Dann aber ist dieses Kapitel der Hauptteil und benötigt keine zusätzliche Ebene. Ebenso macht ein einzelner Unterabschnitt (hier 2.1.1) keinen Sinn. Diese Gliederungsebene ist überflüssig.

Tipp

Eine logisch überzeugende Gliederung muss geübt werden. Trainieren Sie die souveräne Handhabung, indem Sie Ihre schriftlichen Ausarbeitungen (Protokolle, Berichte, Schreiben, E-Mails, SMS usw.) nach dem von Ihnen gewählten Schema strukturieren.

„roter Faden“

Eine erfolgreiche Präsentation folgt einem roten Faden, der für die Prüfer während der gesamten Zeit erkennbar bleibt. Unabhängig vom Thema erfolgt immer eine Einteilung in Einleitung, Hauptteil und Schluss. Ihrer Bedeutung entsprechend sind die Abschnitte unterschiedlich lang und können selbst wiederum nach verschiedenen Kriterien strukturiert werden.

Abb. 11: Strukturierung der Präsentation

Begrüßung und Vorstellung

Die Einleitung soll in wenigen Minuten gleichzeitig den ersten Kontakt herstellen und Aufmerksamkeit für das Thema wecken. Sie beginnt nach der Begrüßung mit einer kurzen persönlichen Vorstellung, und enthält neben dem Namen auch

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