Kitabı oku: «30 Minuten Schluss mit Aufschieben»

1. Die Volkskrankheit Aufschieberitis

In jüngster Zeit hört man immer häufiger das Wort „Prokrastination“ (lat. pro = für, crastinus = der folgende Tag). Umgangssprachlich ist hier die Rede von der „Aufschieberitis“. Gemeint ist eine Erledigungsblockade, ein Aufschiebeverhalten, ein Handlungsaufschub. Es geht also um das Verhalten eines Menschen, der wichtige Tätigkeiten nicht erledigt, sondern auf die Zukunft verschiebt.

Dieses Aufschiebeverhalten ist ein weitverbreitetes Phänomen, das nicht nur auf die Neuzeit beschränkt ist, sondern so alt ist wie die Menschheit selbst. Seit jeher wird unüblich langen Erledigungszeiträumen, Leistungszurückhaltung oder Faulheit nur eine geringe Toleranz entgegengebracht. Dass dies bereits die Auffassung der alten Römer war, dokumentiert Cicero:

„Tarditas et procrastinatio odiosa est.“

(Langsamkeit und Aufschieben sind widerlich.)

1.1 Negative Folgen des Aufschiebens im Berufsleben

Im Berufsleben wird Aufschiebern kaum Wertschätzung entgegengebracht. Sie haben einen schlechten Ruf, weil es durch das Aufschieben wichtiger Aufgaben oder Projekte zu Verzögerungen kommt, die Schäden verursachen können. Der Arbeitsalltag ist oft durch eine Fülle an Aufgaben durchgetaktet, sodass selbst kurze Pausen als lästiges Übel angesehen werden. Demzufolge sind Unternehmen in hohem Maße von einer rechtzeitigen Aufgabenerledigung abhängig, damit wirtschaftliche Ziele erreicht werden und die Wettbewerbsfähigkeit gesichert ist. Benötigen andere Personen bzw. Stellen bestimmte Arbeitsergebnisse und können sie ohne die Zuarbeit des Aufschiebers nicht starten, bauen sich Stress und Frustration auf. Geraten hierdurch komplette Arbeitsabläufe ins Stocken, werden die Beteiligten schnell den Aufschieber als Störungsquelle ausmachen – mit für diesen negativen Folgen.

Zumeist bleibt das Aufschieben auf wenige Situationen beschränkt und wird durch baldiges Handeln aufgelöst. Wenn die vorgesehene Aktion noch rechtzeitig erledigt wird, haben wir es nur mit gelegentlichem Aufschieben zu tun. Kommt es aber häufiger zu entsprechenden Problemen, kann man von chronischem Aufschieben sprechen, das zwangsläufig negative Folgen nach sich zieht.

Aufschieberitis löst Hektik aus

Weil sich eine Aufgabe im Regelfall nicht von selbst erledigt, steigt durch das Aufschieben der Angstpegel, und der Zeitdruck nimmt schließlich so stark zu, dass man sich der Arbeit nicht mehr verweigern kann. Wenn die Luft brennt, bedarf es eines Kraftakts, um im letzten Moment doch noch Ergebnisse liefern zu können. Bei diesem Feuerwehreinsatz kommt es zu einem unnötigen Nervenverschleiß, Hektik tritt ein, und man ist sogar freiwillig bereit, Überstunden zu leisten, eine Nachtschicht einzulegen oder am Wochenende zu arbeiten. Oft genug werden dann letztendlich gerade noch ausreichende Leistungen abgeliefert, mit denen man nicht zufrieden sein sollte.

Aufschieberitis bewirkt Missstimmungen

Unser Gehirn funktioniert wie ein riesiges Schubladensystem: Eine vor uns hergeschobene oder nicht zum Abschluss gebrachte Aufgabe entspricht dabei einer Schublade, die offen bleibt, sodass wir uns daran stoßen und uns blaue Flecken einhandeln. Je mehr Schubladen offen stehen, umso weniger können wir uns auf unsere momentane Arbeit konzentrieren – schließlich müssen wir ja ständig darauf achten, nicht wieder schmerzhafte Bekanntschaft mit einer geöffneten Schublade zu machen.

Nach Erkenntnissen von Psychologen der Ohio State University vergessen wir unerledigte Aufgaben nicht dauerhaft, sondern befördern sie nur vorübergehend ins Unterbewusstsein. Dort „lauern“ sie und können immer wieder Missstimmungen in uns auslösen – ohne dass wir wissen, woher diese kommen.

Aufschieberitis schwächt das Selbstwertgefühl

Wenn man sich immer wieder etwas vornimmt und es dann doch nicht tut, macht sich das Gefühl breit, „nichts gebacken zu bekommen“. Wer aufschiebt, untergräbt das Vertrauen zu sich selbst, leidet an Selbstzweifeln und hält sich schließlich für unzuverlässig. Und dies hat zweifellos negative Folgen für das Selbstwertgefühl.

Die dadurch vorherrschende negative Stimmung wirkt sich auch alles andere als förderlich auf das Leistungsverhalten aus. Demgegenüber würde eine positive Stimmung die Denkleistung steigern, neue Sichtweisen eröffnen und zu einer Leistungssteigerung von durchschnittlich 20 % beitragen.

Aufschieberitis tötet die Freude an der Arbeit

Bei einer chronischen Aufschieberitis vermindert sich stetig die Identifikation mit der eigenen Arbeit. Der Betroffene kann kaum Erfolgserlebnisse verbuchen, sondern muss eher kritische Bemerkungen von Vorgesetzten, Kollegen, Geschäftspartnern usw. über sich ergehen lassen. Dabei ist seine Sehnsucht nach der redlich verdienten Wertschätzung seiner Umwelt ungebrochen. Wegen ausbleibender Erfolgserlebnisse empfindet er zunehmend seine Arbeit als ungeliebtes notwendiges Übel.

Bei dieser negativen Einstellung erlahmt die Anstrengungsbereitschaft, die Arbeitszeit scheint sich zäh in die Länge zu ziehen und man fühlt sich schneller erschöpft. Trotz des vom Arbeitgeber gezahlten Gehaltes und der gewährten Sozialleistungen wird das Arbeitsverhältnis als moderne Sklaverei empfunden.

Aufschieberitis führt zum Imageverlust

Weil niemand weiß, ob der Aufschieber seine Arbeit rechtzeitig bewältigen oder wieder mal daran scheitern wird, verkehrt sich schließlich die von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden entgegengebrachte Wertschätzung ins Gegenteil. Durch den Verlust an Ansehen betrachtet man den Aufschieber als „schwarzes Schaf“ des Unternehmens, als „unsicheren Kantonisten“, und entzieht ihm das Vertrauen.

Aufschieberitis erhöht den Arbeitsaufwand

Wird ein kleines Problem nicht rasch gelöst, kann es zu einem größeren oder gar gravierenden Problem anwachsen, mit der Folge, dass sich der damit verbundene Zeitaufwand erhöht, höhere Kosten entstehen und in aller Regel auch der Stresspegel steigt. Und wird ein Konflikt nicht sozialverträglich gelöst, beginnt er zu eskalieren und nimmt Dimensionen an, welche eine gedeihliche Zusammenarbeit der Konfliktparteien wesentlich erschweren, wenn nicht gar unmöglich machen. Das Aufschieben ermöglicht bei Problem- oder Konfliktlösungen eine Vogel-Strauß-Politik, die über kurz oder lang eine zielgerichtete Zusammenarbeit verhindert und schließlich einen unverhältnismäßig hohen Arbeitsaufwand zur Folge hat. Bemerkungen wie „Nur nicht daran rühren“ oder „Die Zeit heilt alle Wunden“ gehören zum Repertoire von Aufschiebern, die hoffen, dass sie durch ihr Nichtstun auch nichts verkehrt machen können. Werden Konflikte verharmlost, verdrängt oder ihre Aufarbeitung immer wieder verschoben, wird allerdings eine Scheinwelt aufgebaut, die irgendwann zusammenbricht. Denn Konflikte, die unter den Teppich gekehrt wurden, weiten sich aus und brechen später umso heftiger über Beteiligte und Unbeteiligte herein.

Was können Vorgesetzte tun?

Der Vorgesetzte eines Aufschiebers kann diesen mit folgenden Maßnahmen unterstützen:

Jeder Auftrag wird mit einem Zeitlimit versehen.

Termine, bis zu denen Aufgaben oder Teilaufgaben begonnen/erledigt werden müssen, werden in handschriftlicher oder elektronischer Form festgehalten.

Die Einhaltung der Termine wird akribisch mittels Stichprobenkontrollen überprüft.

Um Last-Minute-Stress vorzubeugen, sollte der Vorgesetzte Deadlines vorsorglich um einige Tage früher ansetzen als maximal möglich und sich so ein Zeitpolster verschaffen.

Die Vielzahl negativer Auswirkungen wie Hektik, Missstimmungen, verringertes Selbstwertgefühl, verminderte Arbeitsfreude, Imageverlust und erhöhter Arbeitsaufwand macht mehr als deutlich, warum es ratsam ist, das Aufschieben umgehend und konsequent zu bekämpfen.

1.2 Schieben Sie auf?

Ermitteln Sie anhand des folgenden Tests, inwieweit Sie von Aufschieberitis bedroht oder gar schon befallen sind, indem Sie ankreuzen, welche der Aussagen auf Sie zutreffen bzw. welchen Sie zustimmen.

Improvisation steht bei mir hoch im Kurs. Bei Arbeitsbeginn weiß ich noch nicht, was auf mich zukommt. Da bin ich sehr flexibel.

Stimmt

Stimmt nicht

Indem ich zunächst die vielen störenden Kleinigkeiten erledige, bekomme ich den Rücken frei für die wichtigen Aufgaben.

Stimmt

Stimmt nicht

Wenn ich ein schwieriges Problem zu lösen habe, bin ich für Ablenkungen dankbar.

Stimmt

Stimmt nicht

Um mich nicht mit unangenehmen Dingen beschäftigen zu müssen, fallen mir plausible Entschuldigungen ein.

Stimmt

Stimmt nicht

Ich schaffe meine Arbeit nicht immer in der vorgegebenen Zeit, sodass ich manchmal Arbeit mit nach Hause nehmen muss.

Stimmt

Stimmt nicht

Erheblicher Druck hilft mir, meine Aufgaben zu erledigen.

Stimmt

Stimmt nicht

Meine Arbeit kommt mir wie ein großer Berg vor, der mir Respekt einflößt.

Stimmt

Stimmt nicht

Kreuzten Sie mehr als zweimal „Stimmt“ an, ist Ihnen der Aufschieberitis-Bazillus bekannt. Als jemand, der gelegentlich zu Aufschiebeverhalten neigt, befinden Sie sich in bester Gesellschaft, da es kaum einen Menschen gibt, der völlig gegen das Aufschieben immun ist.

Problematisch wird es allerdings, wenn Sie mehr als viermal zugestimmt haben. Dann sind Sie ein notorischer Aufschieber, der ständig Aufgaben auf die lange Bank („des Teufels liebstes Möbelstück“) schiebt.

Der innere Schweinehund kommt zu Wort

Wenn Sie zu den notorischen Aufschiebern zählen, sind Ihnen sicher Aussagen wie die Folgenden nicht fremd:

Ich fange gleich an. Aber vorher muss ich noch schnell …

So schnell schießen die Preußen nicht.

Wenn ich bloß wüsste, wo ich anfangen soll.

Das ist mir jetzt viel zu anstrengend. Am Montag bin ich besser ausgeruht, da sollte es gelingen.

Morgen ist auch noch ein Tag.

Weshalb diese Hektik? Ich habe doch noch alle Zeit der Welt.

Mache ich morgen – versprochen!

Jeder will immer alles sofort haben. Wer bin ich denn? Das kann man mit mir nicht machen!

Ich mache es, sobald es meine Zeit zulässt.

Das bekomme ich heute doch nicht mehr fertig.

Ich habe einfach keine Lust.

Ich arbeite unter Druck besser, also mache ich es später.

Auf einen Tag mehr oder weniger kommt es jetzt nicht mehr an.

Erst muss ich den Rücken freihaben, bevor ich starte.

Wieso muss ich so viele Aufgaben erledigen? Das ist anstrengend und unfair. Erledige ich es gleich, merkt niemand etwas von meiner Überlastung und man drückt mir möglicherweise noch mehr auf.

Das bisschen Arbeit kann ich auch später erledigen.

Diese Vertröstungen sind Ausreden und lassen sich als mehr oder weniger geschickter Selbstbetrug entlarven.

Kann Aufschieben doch sinnvoll sein?

Ein Wort an die Befürworter des Aufschiebens: In eher seltenen Fällen kann das Aufschieben positive Auswirkungen haben, z. B.:

wenn durch Abwarten die Reduzierung einer Forderung erreicht werden soll,

wenn man sich von Last-Minute-Reisen günstigere Preise verspricht,

beim Warten auf den Schlussverkauf, um sich Preisvorteile zu sichern,

beim Kaufen elektronischer Geräte, die günstiger werden, sobald ein neueres Modell auf den Markt kommt, oder

in Konfliktsituationen, in denen es hilft, zunächst eine Nacht „darüber zu schlafen“, bevor man sich an einen Lösungsvorschlag heranwagt.

Vielleicht bewahrt das Aufschieben vor übereilten Handlungen oder voreiligen Entscheidungen. Auch hat es sich herumgesprochen, dass sich Arbeiten manchmal durch längeres Liegenlassen („Abwarten und Tee trinken“) von selbst erledigen. Im Normalfall entstehen jedoch durch das Aufschieben gravierende Nachteile.

Fast jeder schiebt gelegentlich mal etwas auf, doch für notorische Aufschieber wird diese Tendenz zum Problem. Die meisten Versuche, diesem Verhalten etwas Positives abzugewinnen, sind Ausreden oder eine Form von Selbstbetrug.

1.3 Der Blick in die Zukunft

Sie haben erkannt, dass Sie aufgrund Ihres Aufschiebeverhaltens viele Nachteile in Kauf nehmen müssen. Nun sollten Sie sich auch bewusst machen, welche erheblichen Vorteile Sie verbuchen können, sobald Sie Ihre störende Erledigungsblockade besiegt haben.

Bei einem Sieg über die Aufschieberitis werden Sie:

Ihr Leben unbeschwerter genießen können.

kein schlechtes Gewissen wegen unerledigter Arbeiten mehr haben.

sich besser entspannen können.

Ihre Arbeit und Ihr berufliches Umfeld positiver bewerten.

den Eindruck gewinnen, über mehr Zeit zu verfügen.

auf sich selbst stolz sein, weil Sie Ihre Aufgaben jetzt zeitnah erledigen.

das gute Gefühl haben, Ihren Arbeitstag trotz vielfältiger Aufgaben im Griff zu haben.

sich durch die Arbeit viel seltener unter Druck gesetzt fühlen.

Ihre Zusagen einhalten.

den negativen Stress reduzieren, weil Sie kaum noch etwas auf den letzten Drücker erledigen müssen.

produktiver und effektiver arbeiten.

von Ihren Mitmenschen mit einem erhöhten Vertrauen belohnt, weil alle wissen, dass auf Sie Verlass ist.

Halten Sie Vorsätze schriftlich fest

Vermutlich werden Sie den Ausführungen in den folgenden Kapiteln Strategien entnehmen, die Sie künftig praktizieren wollen. Damit diese nicht nach kurzer Zeit wieder vergessen werden, tragen Sie die für Sie relevanten Vorsätze besser in eine To-do-Liste ein.

Ihre schriftlichen Festlegungen formulieren Sie positiv, präzise und unmissverständlich, zum Beispiel:

Ich werde ab sofort bei Arbeitsbeginn mit meinen Aufgaben starten.

Ich sorge ab sofort für einen aufgeräumten, sauberen und einladenden Schreibtisch, an dem ich mich gern aufhalte.

Ich beschließe ab nächsten Montag erst dann den Arbeitstag, wenn ich für den kommenden Arbeitstag einen Tagesplan aufgestellt habe.

Selbst wenn Sie nicht alle Empfehlungen aus diesem Buch künftig durchgehend in die Praxis umsetzen, führen die von Ihnen übernommenen Tipps zu einer Verbesserung Ihrer Situation und damit zu einem höheren Maß an Zufriedenheit mit Ihrer Tätigkeit.

Machen Sie den ersten Schritt

Wer sich etwas vornimmt, muss nach der 72-Stunden-Regel möglichst schnell mit der Umsetzung beginnen. Diese Regel besagt nämlich: Wird innerhalb von 72 Stunden der erste Schritt gemacht, bestehen gute Erfolgsaussichten, andernfalls sinkt die Chance, dass das Projekt begonnen wird, auf ein Prozent. Legen Sie also umgehend los!

Üben Sie das neue Verhalten ein

Sie sind fest entschlossen, mit der Gewohnheit des Aufschiebens zu brechen und Ihr Verhalten auf Dauer zu ändern. Sie haben sich dieses Ziel gesetzt und sind nun guten Mutes, es auch zu erreichen. Das neue Verhalten muss von Ihnen eingeübt werden – als Richtwert wird von Experten ein Zeitraum von mindestens 21 Tagen empfohlen. Dieser Zeitraum ist einerseits überschaubar, zugleich aber auch so lange, dass sich eine neue Gewohnheit entwickeln kann.

Ein notorischer Aufschieber muss im Berufsleben gravierende Nachteile in Kauf nehmen: Er gilt als „unsicherer Kantonist“, muss mit Missstimmungen leben, gerät immer wieder in Hektik, muss oft gegen einen immensen Arbeitsaufwand ankämpfen und verliert schließlich die Freude an seiner Arbeit. Zudem kann es zu Schäden für das Unternehmen kommen. Wer dagegen nicht (mehr) aufschiebt, der geht ohne massiven Zeitdruck zu Werke, erhält für die rechtzeitige bzw. zeitnahe Aufgabenerledigung Anerkennung und hat das Gefühl, über mehr Zeit zu verfügen. Es gibt also viele motivierende Beweggründe für eine entschiedene Abkehr vom Abschiebeverhalten!