Kitabı oku: «Comunicación oral y escrita en la empresa. ADGG0408», sayfa 2

2.5. Formas de comunicación oral: entrevista, reunión, debate

A la hora de comunicarse oralmente, puede hacerse de varias formas. Se puede clasificar la comunicación oral según el número que participe en ella. En este sentido, es posible encontrarse con:

1 Conversaciones singulares: se trata de comunicaciones en las que solo existen uno o varios emisores, sin que estos reciban alguna respuesta inmediata por parte de los receptores.Ejemplo: un discurso o una conferencia.

2 Conversaciones duales: dos personas que se intercambian a lo largo de la comunicación el papel de emisor y receptor.

3 Conversaciones plurales: tres o más personas que se intercambian a lo largo del proceso comunicativo el papel de emisor y receptor.

Entrevista

La entrevista se define como un diálogo que se produce entre dos o más personas. Es una herramienta que se utiliza por distintos motivos (para una investigación, para seleccionar el personal de una empresa, etc.).

Las partes que intervienen en una entrevista son:

1 El entrevistador: debe tener ciertas características para lograr el buen funcionamiento de la entrevista, tales como:Disposición y paciencia.Hablar de manera clara y correcta.Tener buena letra.Realizar preguntas cortas y concisas.Seguro de sí mismo.Nivel de conocimientos alto.Debe poseer información sobre la persona a la que entrevista.

2 El entrevistado: para que pueda realizarse una entrevista, es de vital importancia que el entrevistado la acepte. El entrevistado acepta una entrevista por las siguientes razones:Por aparecer en medios que relancen su opinión.Por hacerse publicidad en algún aspecto (por ejemplo los políticos).Por obtener un beneficio económico como consecuencia de desvelar algún tipo de información.Por hacer un favor al entrevistador.Por poder mediante esa herramienta acceder a un puesto de trabajo.

Existen diferentes tipos de entrevista en función de la finalidad con la que se realice. Así pues, existen las siguientes entrevistas:

1 Laboral: el entrevistador valora las características del entrevistado en función del puesto de trabajo que se pretende ocupar.

2 De personalidad: su función es el análisis psicológico del entrevistado para poder tratarlo en caso de que fuese necesario.

3 Informativa: se redacta como una noticia, sin usar palabras textuales del entrevistado.

4 De divulgación: tiene como finalidad descubrir y dar a conocer temas de actualidad o de mucho interés.

5 Testimonial: aporta datos, descripciones, etc., sobre un hecho.

6 Declarativa: pone de manifiesto juicios, opiniones; recoge palabras textuales del entrevistado.

7 Encuesta: se destina a conocer la opinión de los encuestados sobre algún tema en cuestión.

8 De perfil: se compara este tipo de entrevista con la biografía, pues se pretende mostrar información íntima del entrevistado.

En la entrevista de trabajo, es fundamental tener una actitud directa y segura.

Sabía que…

La primera entrevista que se conoce es de origen norteamericano y la autoría se le otorga a James Gordon Bennett (director del New Cork Herald) en 1836.

Reunión

Es posible definir la reunión como el conjunto de personas que tienen intereses comunes (tomar decisiones, informarse sobre alguna cuestión, formarse, etc.), que coinciden en un determinado momento y lugar.

De dicha definición, se puede extraer que, para que se produzca la reunión, se necesita:

1 Sujetos.

2 Causa.

3 Tiempo.

4 Lugar.

Reunión de una empresa

Existen diferentes tipos de reunión en función del criterio que se utilice para clasificarlas. No obstante, cabe destacar que dicha variedad no solo se produce en el ámbito laboral de una empresa, sino que las reuniones existen en casi todos los ámbitos de la vida de cualquier persona.

Los criterios más utilizados para realizar la clasificación son:

1 Según las personas que participan: se dan reuniones pequeñas (con pocas personas), medianas y grandes (reuniones de masa).Ejemplo: una reunión de masa puede ser una conferencia o un congreso.

1 Según su frecuencia: pueden ocurrir de vez en cuando (esporádicas) o de manera planificada en un determinado momento temporal (de duración continua).

Debate

El debate consiste en una reciprocidad de opiniones sobre una temática determinada que se produce entre varias personas, generalmente dos, y que está regulada por un mediador o moderador.

Este tipo de comunicaciones da a conocer determinados temas a través de la confrontación de opiniones diferentes.

Consejo

A la hora de exponer la opinión propia en un debate, jamás se utilizará esta herramienta para imponer las ideas o intentar convencer al resto de participantes.

Cuando se quiere defender un punto de vista sin caer en errores, es necesario tener en cuenta:

1 Cuáles son los objetivos.

2 Qué tipo de argumento se va a realizar para la exposición de las ideas.

3 Documentarse sobre el tema.

4 Ser consciente de las ventajas e inconvenientes que presenta la postura adoptada.

5 Ser capaz de oír a los demás y hacer uso de la objetividad si se diera el caso.

Para ejercer el acto comunicativo a través del debate, es necesario seguir una serie de pasos a la hora de hablar y exponer una idea. Todo ello se expone en la siguiente tabla.

Lo que se debe hacer	Lo que no se debe de hacer
Hablar con claridad y rigor.Mediar el volumen de la voz conforme a las características del lugar.Al realizar la exposición del tema, hay que hacerlo de manera ordenada.Usar un vocabulario amplio y variado.No hacer uso de muletillas.Hacer que la intervención sea ágil y fluida.	HablarHablar sobre una temática que no se conoce.Realizar la intervención de manera desordenada.Ser suntuoso y charlatán.Hablar un tema tras otro sin haber concluido ninguno.Hacer uso de un vocabulario barroco que no exprese nada.

Actividades

7. Investigar si existen más formas de comunicación oral.

8. ¿Qué elementos destacan en la comunicación oral?

Aplicación práctica

En el departamento de marketing de una empresa, se pretende dar información acerca de las nuevas pautas que se van a seguir para comercializar un nuevo producto. ¿Qué forma de comunicación oral es más adecuada?

SOLUCIÓN

Por el contenido de la información que se va a dar, se utilizará la reunión, ya que una de las funciones de esta es usarse para comunicar alguna cuestión de la empresa.

3. La comunicación no verbal

Puede definirse la comunicación no verbal como aquella que no utiliza ningún signo lingüístico a la hora de realizar el acto comunicativo. Aunque no se presta mucha atención a este tipo de comunicación, ya que es usual que no se perciba de manera directa como la oral, es igual o más importante que otros tipos de comunicación.

3.1. Recursos no verbales en la comunicación oral: entonación, gestuales y espaciales

A la hora de comenzar una actividad comunicativa oral, no solo hay que echar mano de los recursos lingüísticos, sino que además hay que prestar atención a la entonación, los gestos y al espacio donde se esté.

La entonación es un recurso que se utiliza a la hora de expresar o comunicar algún tipo de sentimiento o emoción. Esto sucede porque en ocasiones se está ante situaciones en las que no basta el vocabulario para expresar algo, por ejemplo ocurre cuando queremos expresar sarcasmo, desinterés, etc.

Ejemplo

La entonación es esencial cuando se quiere expresar sarcasmo, desinterés, etc.

Por tanto, dependiendo de la variación que se utilice a la hora de comunicarse oralmente, así será el sentimiento que se transmita, por ejemplo si se habla con una entonación escasa y con volumen bajo, ello indicará algún grado de tristeza o aburrimiento.

Ejemplo

Si se habla con una entonación escasa y con volumen bajo, ello indicará algún grado de tristeza o aburrimiento.

Es importante a lo largo de la conversación usar distintas entonaciones, ya que el proceso comunicativo será más dinámico y más entretenido.

A rasgos generales, una entonación que sube se aprecia positivamente, mientras que si ocurre al contrario se evaluará de forma negativa. Si se utiliza una entonación fija, resultará monótona.

Otro aspecto importante a tener en cuenta son los gestos. Se pueden definir los gestos como cualquier acción que envía un estímulo visual a un individuo. No todos los actos pueden considerarse gesto. Para que una acción pueda considerarse gesto, ha de ser percibida por algún individuo y, al mismo tiempo, dicha acción ha de comunicar alguna información.

Nota

Las partes del cuerpo que más gestos producen son las manos y la cabeza.

Los gestos pueden considerarse un segundo canal de comunicación, ya que acompañan a las palabras, acentuando el mensaje.

Ambos recursos (entonación y gestos) quedan sujetos al contexto situacional y espacial en el que se produce el acto de comunicación.

El espacio o lugar en donde se dé el intercambio de información condiciona la comunicación no verbal de manera positiva o negativa.

Ejemplo

Los recursos no verbales pueden ser muy útiles entre dos personas que se encuentren en un lugar donde, a causa del ruido, no puedan intercambiar ningún tipo de información oral.

3.2. Aspectos importantes en la comunicación no verbal: mirada, posturas, gestos y otros

Como se ha comentado anteriormente, la comunicación no verbal se corresponde con los mensajes a través de muchos medios sin hacer uso de las palabras.

Actividades

9. Investigar y definir qué se conoce como comunicación no verbal.

10. ¿Qué elementos pertenecen a una comunicación no verbal?

11. Investigar sobre la importancia de los gestos en un acto comunicativo.

A continuación, se van a nombrar algunos de los aspectos más importantes en la comunicación no verbal:

1 La mirada: instrumento muy importante a la hora de entablar una comunicación, puede definirse como la acción de mirar a una persona a los ojos o a la mitad superior de la cara. Según el tipo de mirada que se use, se obtendrán distintos significados, como:Actitudes: las personas que suelen mirar a los ojos transmiten seguridad, aunque si se mira de manera fija puede resultar incómodo.Expresiones de emoción: cuando se intenta expresar algún tipo de emoción, basta con intensificar la mirada.Acompañamiento del habla: la mirada, a la vez que se produce con la conversación, sirve para armonizar lo que se está transmitiendo.Expresión facial: en la cabeza, más concretamente en la cara, es donde se refleja cualquier tipo de expresión o sentimiento. Se pueden identificar siete emociones y tres lugares en la cara responsables de su expresión. Las principales emociones que el ser humano expresa son:Alegría.Sorpresa.Tristeza.Miedo.Ira.Asco.Desprecio.

Los principales lugares que hacen posible la expresión de las emociones son:

1 La frente y las cejas.

2 Los ojos y los párpados.

3 La parte de la cara.

Diferentes emociones que se pueden transmitir a través de la cara

1 La sonrisa: otro aspecto a tener en cuenta en la comunicación no verbal es la sonrisa. La sonrisa puede usarse como una ofensiva, una actitud amigable o un gesto de pacificación.

2 Los gestos: como se ha visto, también son un elemento no verbal relevante, ya que forman un canal de comunicación secundario al principal.

3 La postura: se define como la posición que adopta el cuerpo, según la cual se obtienen los siguientes significados:Actitudes: si mediante la postura se quiere mostrar amabilidad y una actitud amigable, el cuerpo se inclina hacia delante con las extremidades inferiores y superiores abiertas; por el contrario, si se quiere mostrar una actitud de rechazo, el cuerpo se retrae y se echa hacia atrás.Emociones: mediante la postura, se muestran diferentes emociones, como por ejemplo la indiferencia, encogiendo los hombros con las manos extendidas.Acompañamiento del habla: los cambios de postura sirven para marcar tiempos en el habla.

1 La orientación: indica el grado de formalidad y compenetración de una relación.

2 El contacto físico: hace alusión a la proximidad que se emplea a la hora de iniciar la comunicación oral. Depende del contexto social y, según el tipo de contacto que se tenga, se denotará una emoción diferente.

3 La apariencia personal: hace alusión a la ropa, los complementos o el aspecto personal. Este punto es muy importante, ya que forma parte de la impresión que se lanza a terceros.

Sabía que…

La forma del pelo suele ser el aspecto más importante en la apariencia de cualquier individuo.

3.3. Los mensajes en la comunicación no verbal: voluntarios e involuntarios. Importancia de la imagen en el proceso de comunicación

En la comunicación no verbal, puede ocurrir que se trasmita información sin darse cuenta, en lo que se conoce como comunicación no verbal involuntaria. En el caso opuesto, está la comunicación no verbal voluntaria, es decir, aquella de la que se es consciente. Dicha voluntariedad o involuntariedad le puede ocurrir tanto al emisor como al receptor.

Un aspecto que se puede controlar y que afecta al desarrollo de la comunicación no verbal es la imagen personal.

La imagen personal es la encargada de crear la primera impresión y está basada en un conjunto de agentes que afecta positiva o negativamente al proceso de comunicación no verbal y, como consecuencia, al proceso de comunicación en general. Estos agentes son:

1 Los gestos.

2 La manera de vestir.

3 La manera de comportarse.

4 El vocabulario.

5 El tono y la entonación.

6 La higiene.

Normalmente, cuando se habla de la imagen personal, se hace referencia solo a la manera de vestir, aunque la realidad es que afecta a más factores, como son los movimientos, los rasgos físicos, la postura, etc.

Nota

En la actualidad, a parte de la formación que posea un individuo, poseer una buena imagen personal es fundamental para tener éxito en el mundo profesional.

No existe ninguna forma de acertar acerca de cuándo se da una buena imagen o cuándo no, pero lo que sí es cierto es que para transmitir una buena imagen es fundamental estar a gusto y seguro de uno mismo.

Actividades

12. Si vienen unos clientes a su empresa, ¿por qué es tan importante que cuide su imagen? ¿En qué elementos se percibe?

13. Definir imagen de la empresa.

4. La comunicación verbal y no verbal en la comunicación presencial

A la hora de realizar cualquier tipo de comunicación, hay que tener una serie de principios verbales y no verbales, para que, a la hora de realizar cualquier comunicación presencial, sea de manera adecuada y efectiva.

Así pues, además de atender a los principios de la comunicación verbal y a los aspectos más relevantes de la comunicación no verbal, hay que seguir unas pautas de comportamiento, normas de conversación y escucha y saber tratar objeciones, quejas y reclamaciones.

A manera de recordatorio, se muestran dos esquemas de los principios de la comunicación verbal y los aspectos de la comunicación no verbal.

Actividades

14. ¿Qué es más importante en una conversación, la comunicación verbal o la no verbal?

15. En cuanto a la comunicación verbal y no verbal dentro de la empresa, ¿se puede afirmar que existen diferencias entre ellas? ¿Cuál es la más importante?