Kitabı oku: «Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410»

Capítulo 1

Conceptos básicos y aspectos organizativos del desarrollo de proyectos

1. Introducción

Diariamente, cualquier persona realiza una serie de actividades de mayor o menor envergadura con el objetivo de obtener un resultado deseado. Para obtener este resultado se lleva a cabo una planificación que determina el camino que se debe seguir marcando un plazo de tiempo y teniendo en cuenta los recursos disponibles para ello.

Para realizar una correcta planificación de un proyecto existen diversos factores que se deben tener en cuenta dependiendo de los objetivos y las características específicas del mismo. Es fundamental llevar a cabo un plan de desarrollo para el cumplimiento de tareas y objetivos durante la ejecución del proyecto. Este desarrollo implica el análisis detallado de los recursos disponibles, el tiempo de ejecución, la definición de objetivos, la planificación y la ejecución, entre otros aspectos, completando así todas las fases del ciclo de vida de un proyecto.

2. Definición y caracterización de un proyecto

Un proyecto se define como una secuencia de actividades con mayor o menor complejidad conectadas y relacionadas entre sí con un objetivo concreto, con un plazo de tiempo definido y un determinado presupuesto para su realización para obtener como resultado un producto, un proceso o un servicio.

Todo proyecto se caracteriza por tener un inicio y un fin, un objetivo concreto y una serie de recursos de tipo humano, material y económico. El ciclo de vida del proyecto determina las actividades, los procesos y las fases de gestión que se deben realizar para llevarlo a cabo.

Sabía que...

Más de 16 millones de personas están involucradas en proyectos y se gasta 10 trillones de dólares en proyectos en todo el mundo.

En la organización de cualquier proyecto deben contemplarse los siguientes aspectos:

1 Objetivos y especificaciones del proyecto.

2 Estudio de viabilidad, financiación y análisis de riesgos.

3 Recursos humanos, equipos y materiales disponibles.

4 Gestión y planificación de tiempo, costes y recursos.

5 Ciclo de vida.

6 Cumplimiento de las normativas de calidad y documentación.

La planificación permite definir el contenido, la organización, los recursos, las acciones, las actividades y los requisitos necesarios para el comienzo del proyecto. Es necesario descomponer cada fase del proyecto en sus diferentes actividades, determinar y establecer un orden en la ejecución de dichas actividades.

Actividades

1 ¿Se puede planificar un proyecto estableciendo únicamente su objetivo, su inicio y su final? Justifique la respuesta.

2. Si un cliente exige mayor calidad en el producto final, ¿qué factores principales del proyecto se ven afectos? ¿Aumentaría o disminuiría el valor de estos factores? Justifique la respuesta.

3. Identificación y descripción de los conceptos implicados (cliente, objetivos, alcance, tiempo, calidad, coste, riesgo, equipo, jefe de proyecto, usuarios, etc.)

Para realizar una correcta organización de un proyecto se deben elaborar unas actividades de gestión basadas en diversos factores teniendo en cuenta su influencia dentro del diseño del proyecto:

1 Cliente: es necesario cuantificar todas las necesidades y las especificaciones requeridas por el cliente ya que serán la base de la planificación. A partir de los requisitos necesarios se pueden calcular los diferentes aspectos incluidos en la gestión y la planificación como tiempo, recursos y presupuesto.

2 Objetivos: todo proyecto parte desde la definición de un objetivo final concreto para el cual se diseña. Todas las fases y la elaboración de un proyecto están enfocadas a conseguir un resultado concreto que determina el cumplimiento exitoso del objetivo marcado en la planificación. Nota: los datos de los últimos años indican que solamente el 16,2 % de los proyectos fue exitoso y que el 31 % fue cancelado antes de su terminación, costando billones de dólares.

3 Alcance: se pueden diferenciar dos tipos de alcance, el alcance del proyecto y el alcance del producto. En el alcance del proyecto se debe analizar la combinación de todas las tareas y el trabajo para llevarlo a cabo. En el alcance del producto se deben identificar las limitaciones con respecto al producto y comprobar si el resultado cumple con las características y las funciones requeridas.

4 Tiempo: en la planificación se define una fecha de inicio y fin para el proyecto, siendo este plazo de tiempo considerado el tiempo total del proyecto. En este tiempo se definen la secuenciación de las actividades y la estimación de plazos para cada actividad.

5 Calidad: es necesario que el proyecto asegure la satisfacción sobre los requisitos y las necesidades establecidas. Es imprescindible elaborar una planificación y un control de la calidad tanto del proceso como del producto mediante actividades de seguimiento.

6 Coste: partiendo de un presupuesto establecido y definido, es muy importante llevar a cabo un proceso de gestión del coste que asegure la realización del proyecto con el presupuesto aprobado y por tanto hacer una planificación de recursos, estimaciones y control del coste.

7 Recursos: un recurso se define como la fuente de la cual se extrae un beneficio y pueden ser de tipo humano, económico, temporal, material, equipos, instrumentos o instalaciones.

8 Riesgo: en cualquier proyecto existe multitud de riesgos que posteriormente, si se materializan, se convierten en problemas que provocan situaciones adversas, por ello es necesario realizar actividades para la gestión de riesgos.

9 Seguimiento: cada determinado tiempo se debe realizar una comprobación periódica sobre el cumplimiento de las previsiones de la planificación, la funcionalidad y la productividad. Importante: para realizar un buen seguimiento del proyecto se deben aplicar técnicas como la elaboración de documentación, reuniones con el equipo e individuales, revisiones de productos y utilización de alguna herramienta software de planificación y gestión.

10 Revisiones: se aplican determinadas revisiones en varios momentos durante el desarrollo del proceso. Estas revisiones abarcan los diferentes aspectos y fases del proyecto como la planificación, la documentación producida, los procedimientos o las partes específicas del producto que pueden considerarse críticas.

11 Equipo: la organización del equipo de proyecto es un pilar básico en la planificación y tiene como objetivo diseñar la estructura de equipo. El jefe de proyecto debe asignar a cada integrante del grupo su función dentro del equipo dependiendo de sus habilidades, conocimientos, características y perfil.

12 Jefe de proyecto: el jefe de proyecto es el encargado de asignar los recursos, gestionar las prioridades, la planificación, la gestión de riesgos y de mantener al equipo de proyecto enfocado en los objetivos propuestos.

13 Usuarios: dependiendo de la orientación del proyecto, se deben tener en cuenta las condiciones de éxito enfocadas en los usuarios finales. Se debe interactuar con los usuarios para conocer las necesidades y analizar el tipo o grupo de usuarios directos para el cual la planificación y el proyecto estarán orientados.

4. Descripción breve de las tareas y los objetivos de las distintas fases del ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto se define como la duración del proceso y la secuencia de actividades necesarias que intervienen en el mismo para alcanzar el objetivo final. Este ciclo abarca desde un estudio inicial de viabilidad, especificación de requisitos del producto, planificación, desarrollo, fabricación y pruebas hasta finalmente su uso operacional. El ciclo de vida de un proyecto está compuesto por las fases de aprobación, definición, planificación, ejecución y cierre.

4.1. Aprobación

Inicialmente se realiza una fase preparatoria donde intervienen todos los miembros participantes en el proyecto con la intención de lograr el entendimiento del proyecto y estudiar todos sus aspectos. El objetivo de esta fase es identificar el problema o la necesidad para posteriormente trasladarlo como proyecto identificando igualmente su solución y respuesta.

Se realiza un estudio de viabilidad técnica y operativa además de un análisis económico, análisis de mercado y legal del proyecto. El resultado del estudio en esta fase de aprobación se refleja mediante documentos de tipo presupuestario. Una vez analizada esta propuesta de proyecto, en el caso de ser aprobada por la compañía, se iniciarán las siguientes fases de desarrollo sobre el proyecto.

4.2. Definición

La fase de definición comienza a partir de la identificación de una idea que se convertirá en un nuevo proyecto. El principal trabajo en esta fase es establecer los objetivos del proyecto dependiendo de las necesidades y los requisitos del cliente o mercado. Es una fase de gran importancia para alcanzar el éxito en el proyecto ya que unos objetivos mal planteados darán lugar al fracaso a pesar de una correcta gestión.

4.3. Planificación

El objetivo de esta fase es planificar todo el trabajo que se debe realizar en el desarrollo del proyecto y enumerar todas las tareas necesarias para poder completarlo en función del tiempo y los recursos disponibles. La planificación incluye las siguientes actividades:

1 Estimación de costes, plazos y cronogramas de tiempo.

2 Razones que justifican el proyecto y su inversión.

3 Elaborar una estrategia, gestionar riesgos y organizar el equipo de trabajo.

4.4. Ejecución

La fase de ejecución del proyecto consiste en reunir todos los recursos disponibles y utilizarlos para realizar todas las tareas anteriormente planificadas cumpliendo los requisitos de tiempo, coste y resultado, además de realizar los informes oportunos sobre el estado del proyecto.

Esta fase de ejecución es considerada la más larga y complicada del ciclo de vida de cualquier proyecto y puede estar llena de problemas provocados por una mala gestión de recursos.

Nota

Durante la fase de ejecución se debe realizar un control y una supervisión sobre el plan establecido con el objetivo de identificar los cambios y los riesgos durante la ejecución del proyecto, generando además la documentación necesaria para su aceptación.

4.5. Cierre

Una vez que el cliente aprueba la entrega, el trabajo del equipo de proyecto será realizar un informe y una evaluación posteriores al cierre que serán presentados a los directivos de la empresa en base al éxito global del proyecto.

Actividades

3. ¿Es conveniente comenzar la planificación del proyecto sin antes reunirse con el cliente? ¿Qué se necesita del cliente?

4. ¿Cuál es la fase más duradera del ciclo de vida de un proyecto? ¿Por qué cree que es la más duradera?

5. ¿Qué ocurriría si en la fase de ejecución se observa la necesidad de tener más recursos de los establecidos en la planificación? ¿A qué parámetros del proyecto afectaría este problema?

Aplicación práctica

Un cliente ofrece un proyecto para realizar el diseño y la instalación de un sistema de domótica para uso privado que controle el sistema de calefacción en su hogar. Usted es designado como jefe de proyecto y tiene la siguiente información:

1 El cliente quiere la instalación completada en un plazo de 6 meses y exige máxima calidad.

2 Pagaría por la instalación un máximo de 9.000 € y quiere un mantenimiento periódico.

3 Su casa tiene 150 m2 de superficie.

4 Solo necesita climatización, no pretende instalar otras prestaciones.

Las condiciones impuestas por su director general son las siguientes:

1 Tiene a su disposición para formar el grupo de proyecto a cinco personas como máximo, incluido el jefe de proyecto.

2 El presupuesto máximo disponible para desarrollar el proyecto es de 3.500 € sin subvención.

3 Diseñe de forma esquematizada las fases de diseño y planificación del proyecto en función de los requisitos que el cliente impone.

SOLUCIÓN

Se comienza detallando los objetivos, las características y los requisitos del proyecto en función de los requisitos del cliente. Así pues, se realiza la definición del proyecto:

El cliente únicamente pretende instalar un sistema de climatización, por tanto, la tecnología elegida irá dirigida a cubrir esta necesidad, siendo menor el coste del equipo domótico únicamente para climatización que un sistema domótico de control de alarmas, iluminación, puertas y ventanas.

Se diseña la planificación del proyecto en base a los requisitos y enumerando las actividades, estableciendo los plazos de tiempo y los recursos necesarios:

A continuación se muestra un cronograma que refleja las etapas de planificación del proyecto.

A continuación se muestra una tabla donde se representan todas las actividades, los plazos de tiempo y una estimación de los recursos empleados en función del cronograma:

La planificación está prevista para un total de 5 meses, por tanto, se tiene un mes de margen, lo cual es positivo ya que este mes se considera como un margen para posibles atrasos en las tareas y problemas de cualquier tipo que puedan surgir.

Además, hay que considerar la etapa de mantenimiento posterior a la instalación, pues requiere de una revisión periódica del sistema instalado acordada con el cliente.