Kitabı oku: «Aplicaciones microinformáticas e internet para consulta y generación de documentación. IFCT0310»

Capítulo 1Procesadores de texto, hojas de cálculo y edición de presentaciones
1.Introducción

En la actualidad, se hace necesario el uso de herramientas para el manejo y edición de documentos ya que no se concibe la vida sin comunicación, ya sea por medios tradicionales o sobre todo por medios digitales.

En este capítulo se mostrará el manejo de los procesadores de texto más extendidos, para poder editar ficheros, así como programas para editar hojas de cálculo y la realización de presentaciones gráficas. De esta forma se podrán elaborar distintos tipos de documentos con las herramientas descritas anteriormente.

Asimismo, cuando se realiza una aplicación es aconsejable crear una documentación apropiada, tanto para el usuario final como para otros programadores. En un futuro ahorrará tiempo en explicar el manejo de la misma, tipos de datos a introducir, copias de seguridad, etc. También si hay que hacer cambios en la aplicación, como en la detección de errores. Por ello también se explicará la creación de la documentación técnica, sus funciones y las distintas guías que la componen.

2.Manejo y conocimiento a nivel de usuario

En este apartado se explicará a nivel de usuario una serie de aplicaciones que se encuentran integradas en lo que se denomina un “paquete ofimático”, o también llamada “suite”.

Las distintas aplicaciones que componen el paquete pueden relacionarse entre sí sin problema, es decir, se pueden incorporar datos y resultados de una hoja de cálculo al texto que se está elaborando, así como también gráficos de una hoja de cálculo a una presentación; esta es la ventaja de utilizar una suite.

Los paquetes de ofimática que se han elegido para el estudio son Microsoft Office 2010 y LibreOffice 4.1. De todas las aplicaciones con las que cuentan estos dos paquetes de ofimática se estudiarán solo los procesadores de texto, la hoja de cálculo y las presentaciones.

2.1.Procesadores de texto

Hay muchos procesadores de texto, desde el bloc de notas hasta los más comerciales, y también muchas versiones de cada uno de ellos, por lo que pueden variar mucho los resultados de unos a otros, pero básicamente con todos se puede hacer lo mismo, crear y editar documentos.

A continuación, se verán los más usados actualmente: Microsoft Office Word 2010 y Writer de LibreOffice 4.1.

Recuerde

Si no se tienen hechos los accesos directos en el Escritorio, se accederá al programa a través del botón de Inicio del sistema operativo → Todos los programas → Carpeta LibreOffice 4.1 → LibreOffice Writer; o botón de Inicio del sistema operativo → Todos los programas → Microsoft Office → Microsoft Word 2010.

La ventana de Aplicaciones de Office

Al iniciar la aplicación aparecerá la ventana que a continuación se explicará; hay una serie de elementos principales que son comunes tanto a Word como a Excel y PowerPoint, por lo tanto se utilizará la ventana de Word para ello:

Pantalla de presentación de Word 2010

La Barra de título aparece en la parte superior de la ventana con fondo negro y contiene el nombre de la aplicación que en ese momento se está utilizando, y el nombre del archivo que en ese momento está abierto si lo tiene, si no aparecerá el nombre que por defecto da la aplicación. En el caso de Word es “Documento1”; en Excel es “Libro1”; y en PowerPoint es “Presentación1”. En la esquina derecha de la barra aparecen los botones de Minimizar, Restaurar/maximizar y Cerrar.

La Barra de herramientas de acceso rápido se utiliza para acceder rápidamente a los comandos más usados y se configura personalmente haciendo clic en su flecha desplegable y se selecciona el comando. Está al mismo nivel que la Barra de título.

La Barra de menús es la siguiente barra por orden y en ella aparecen distintas pestañas que al ser seleccionadas muestran las órdenes correspondientes en la Cinta de opciones.

El área de trabajo es la parte central de la ventana con apariencia de papel en blanco en el caso que se esté utilizando Word, en Excel la apariencia es de papel con cuadrículas y en PowerPoint una diapositiva en blanco. En esta área es donde el usuario va a introducir textos, datos, dar formato u operar con ellos.

En la opción Archivo de la barra de menú, si hace clic en ella, aparecen los comandos básicos de Office que se muestran en la imagen siguiente:

Comandos básicos de Office

La Barra de desplazamiento (vertical) aparece a la derecha de la ventana y permite desplazarse por el documento; puede aparecer también en la parte inferior de la ventana (horizontal).

La Barra de estado, situada en la parte inferior de la ventana, muestra información de estado, tal como número de páginas, número de palabras, idioma seleccionado y página actual. En esta barra también se encuentran los botones de Vistas y el Zoom.

La ventana de LibreOffice 4.1

Cuando se entra en la aplicación de LibreOffice Writer aparece la ventana que a continuación se explica. En esta ventana hay una serie de elementos comunes para las aplicaciones LibreOffice Calc y LibreOffice Impress.

Ventana de LibreOffice Writer

La Barra de título aparece en la parte superior de la ventana con fondo negro y contiene el nombre de la aplicación que en ese momento se está utilizando, y el nombre del archivo que en ese momento está abierto si lo tiene, si no aparecerá el nombre que por defecto da la aplicación, que en este caso es “Sin título 1” para todos los programas del paquete LibreOffice. En la esquina derecha de la barra aparecen los botones de Minimizar, Restaurar/maximizar y Cerrar.

La Barra de menús es la siguiente barra por orden y en ella aparecen los distintos menús de la aplicación con todas sus opciones.

En la Barra estándar se visualizan unos botones con las opciones más utilizadas de los menús.

La Barra de formato presenta los botones más utilizados para el formateo de un texto.

El área de trabajo es la parte central de la ventana con apariencia de papel en blanco en el caso que se esté utilizando LibreOffice Writer. En LibreOffice Calc la apariencia es de papel con cuadrículas y en LibreOffice Impress una diapositiva en blanco. Esta es la zona de trabajo del usuario.

La Barra de desplazamiento (vertical) aparece a la derecha de la ventana y permite desplazarse por el documento. Puede aparecer también en la parte inferior de la ventana (horizontal).

La Barra de Estado, situada en la parte inferior de la ventana, muestra información de estado tal como número de páginas, número de palabras, idioma seleccionado y página actual. En esta barra también se encuentran los botones de Vistas y el Zoom.

Nota

LibreOffice es una suite ofimática libre y de código abierto desarrollada por The Document Foundation. Se creó como bifurcación de OpenOffice.org en 2010.

Edición de texto

Una vez que se ha abierto el documento, aparece en el área de trabajo una barra vertical parpadeante que es el punto de inserción donde se puede empezar a escribir. Conforme se va escribiendo el punto de inserción se va desplazando hacia la derecha en el sentido de la escritura.

Si el documento que se abre no es nuevo, sino que ya tiene texto escrito, se necesitará colocar el punto de inserción en un determinado lugar para realizar cambios o continuar la escritura. La forma de realizar los desplazamientos puede ser:

Utilizando el ratón, haga clic directamente donde se quiere situar el punto de inserción.

Utilizando el teclado para desplazar el punto de inserción sobre el texto que ya está escrito. A continuación, se detallan en la siguiente tabla una serie de teclas para realizar los desplazamientos.

Mientras no se especifique lo contrario, los apartados que se explican sirven para los dos tipos de procesadores de texto que se están tratando en este capítulo.

Selección de texto

Hay muchas acciones que necesitan indicar a qué parte del texto se hace referencia, y la forma de hacerlo es mediante la selección del texto a tratar. A continuación, se detallan las distintas formas de hacerlo, ya que se puede hacer con el ratón, con el teclado o con una combinación de ambos. Como norma general se puede seleccionar pulsando el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta seleccionar el texto deseado. Otras formas de seleccionar serán:

Borrar. Deshacer y rehacer. Copiar, cortar y pegar

Entre los métodos de edición más utilizados están los arriba mencionados. Se desarrollará la forma más usual de hacerlo, teniendo en cuenta que existen distintas opciones para llevarlos a cabo.

Borrar:para realizar el borrado de caracteres se puede usar la tecla [Supr], que borra el carácter situado a la derecha del punto de inserción, o la tecla [retroceso], que borra el carácter situado a la izquierda del punto de inserción. Si se quiere borrar gran cantidad de texto, primero se selecciona y luego se pulsa la tecla [Supr].

Deshacer y rehacer:para deshacer la última acción realizada se utiliza el botón Deshacer,situado en la barra de herramientas de acceso rápido de Word 2010 y en la barra estándar si es LibreOffice Writer. A continuación, se muestran las imágenes de los mismos. El botón Rehacer estará activo si anteriormente se ha usado el botón Deshacer.

Muestra de los botones Deshacer y Rehacer de Word 2010

Botones Deshacer y Rehacer de Writer

Cortar, copiar y pegar:para realizar las acciones de copiar y cortar debe tener primero seleccionado un texto, luego pulse el botón Cortar o Copiar y, a continuación, sitúese en el lugar donde se quiere pegar lo seleccionado y pulse el botón Pegar. Estos botones se encuentran situados en la ficha de Inicio de Word 2010 y en la barra estándar si se trabaja con LibreOffice Writer.

Muestra de los botones Cortar, Copiar y Pegar de Word 2010

Muestra de los botones Cortar, Copiar y Pegar de Writer

Recuerde

Puede utilizar también para estas acciones las teclas [Ctrl] + [X] para cortar, [Ctrl] + [C] para copiar y [Ctrl] + [V] para pegar, para cualquiera de los dos procesadores que aquí se están tratando.

Guardar el documento

Para guardar documentos se pueden utilizar distintos métodos. Si es un documento que se ha modificado solo habrá que guardar los cambios en el archivo ya existente; si es un documento nuevo o un documento con cambios que se quieren guardar en otro archivo distinto al que se tiene abierto, se deberá guardar proporcionando un nombre nuevo al archivo. A continuación, se detallan estas dos formas:

Para guardar los cambios de un documento ya existente simplemente haga clic en la barra de menú de Word 2010 en Archivo → Guardar; o en el icono del disquete de la barra de acceso rápido; o en la barra de menú de LibreOffice Writer en Archivo → Guardar; o en el icono del disquete de la barra estándar.

Si lo que se va a guardar es un documento nuevo o una nueva versión del documento al que se le han realizado los cambios (con un nombre nuevo), haga clic en la barra de menú tanto de Word 2010 como de LibreOffice Writer en Archivo → Guardar como. En esta opción aparece un cuadro de diálogo para poder decir la ubicación donde se quiere guardar este documento.

Cuadro de diálogo de Guardar como... para Word 2010

Cuadro de diálogo de Guardar como... para LibreOffice Writer

En cualquiera de los dos cuadros de diálogo se elige en qué carpeta se quiere ubicar el archivo y se escribe el nombre elegido en la barra correspondiente (Nombre de archivo o Nombre), y en la barra de abajo se elige el tipo de archivo. Por defecto los archivos de Word 2010 tienen la extensión (tipo de archivo) “nombre de archivo.docx” y los de LibreOffice Writer “nombre de archivo.odt”. Se pueden guardar en otros formatos o para que sean visibles en versiones anteriores desplegando las opciones de Tipo al guardar el archivo.