Kitabı oku: «Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGD0108»

Unidad de Aprendizaje 1

Conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Instalación e inicio de la aplicación

3. Configuración de la aplicación

4. Entrada y salida del programa

5. Descripción de la pantalla de aplicación de hoja de cálculo

6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

8. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Las aplicaciones informáticas denominadas Hojas de cálculo han supuesto una auténtica revolución dentro del mundo empresarial.

Estas hojas contienen una serie de datos distribuidos en celdas, dispuestas por filas y columnas, como se verá, estos datos pueden ser de varios tipos y se pueden relacionar unos con otros para resolver un cálculo.

Este programa es capaz de dar respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo financiero, empresarial, educativo y doméstico. En resumen, todo aquello que tenga que ver con números y fórmulas, sea cual sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas.

Otra de sus aplicaciones fundamentales es la creación de gráficos a partir de los datos de la hoja, para interpretar más clara y eficientemente las información contenida en ella. Microsoft Excel es, actualmente, la hoja de cálculo más utilizada del mercado. La versión para Windows ofrece unas prestaciones difícilmente superables por sus programas competidores.

Para el desarrollo del contenido, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, dirigido a los nuevos integrantes del Departamento Financiero de la sede central de Salamanca, BLASOPTICAL.

BLASOPTICAL, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados, el uso de la aplicación, mediante la plataforma de formación online.

2. Instalación e inicio de la aplicación

HILO CONDUCTOR

Antes de entrar de lleno en el funcionamiento de la aplicación, Julio explicará al grupo de alumnos/as las consideraciones a tener en cuenta, a la hora de instalar e iniciar, para de esta forma sacar el máximo partido de la misma.

A pesar de que en el mercado existen soluciones para manejar hojas de cálculo muy interesantes como Sun StarOffice Calc, del paquete StarOffice, Calc del paquete OpenOffice, IBM/Lotus 1-2-3 del paquete SmartSuite, Corel Quattro Pro del paquete WordPerfect, KSpread del paquete KOffice, paquete gratuito de Linux, etc., pero es sin duda, Microsoft Office Excel incluido en el paquete Microsoft Office, el líder mundial en uso.

Aplicación informática para el manejo de hojas de cálculo

DEFINICIÓN

Hoja de cálculo

Es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos desde un nivel sencillo, hasta operaciones realmente complejas.

Excel posee una serie de características propias que lo diferencian de sus competidores, entre ellas podemos destacar:

1 Grandes dimensiones de sus hojas de cálculo, admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo.

2 Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro, lo que aumenta las posibilidades de trabajo.

3 Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando son modificados los datos de los cuales dependen los resultados. No es preciso actualizarlos pulsando ninguna tecla.

4 Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos. Â Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

5 Trabaja con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un gestor de bases de datos como Access.

6 Aunque se puede adquirir Excel de forma independiente, la mayoría de los usuarios manejan esta aplicación dentro del paquete Office.

2.1. Instalación de la aplicación

El producto puedes adquirirlo físicamente o bien comprarlo desde la tienda online de Microsoft Office, puedes comprar el producto concreto o bien el paquete Office.

En el caso de adquirirlo en soporte físico o no descargable, encontrarás una caja que contiene un número de serie, este se corresponde con la clave, normalmente suelen ir impresas en adhesivos pegados al paquete, tras localizarla deberás crear una cuenta Microsoft, si aún no la tienes, créala.

IMPORTANTE

A continuación en el siguiente enlace podrás ver cómo proceder al registro, es un proceso sencillo en el que tardarás pocos minutos.

https://redirectoronline.com/uf03210101

A continuación te detallamos los pasos para descargar e instalar el software:

1 1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft Store usando tu cuenta Microsoft y la contraseña.

2 2. En el menú de la derecha, haz clic en Descargas, claves de productos y suscripciones.

3 3. En la página Descargas, claves de productos y suscripciones, busca el producto de Office que compraste. Selecciona la opción de descarga (32 o 64 bits) y haz clic en Descargar.

4 4. En el cuadro de diálogo de descarga, haz clic en Ejecutar.

5 5. Cuando la descarga haya terminado, haz clic en Instalar en la ventana de instalación.

6 6. Sigue las instrucciones en el asistente para instalación. A lo largo de la instalación te pedirá la clave del producto adquirido.

En el caso que compres la aplicación mediante la tienda online de Microsoft, si no dispones de cuenta, tendrás la opción de crearla al realizar el pedido. Una vez, has comprado el producto podrás descargarlo inmediatamente después de la compra o más tarde desde la sección Descargas y claves de productos de tu cuenta. Basta con localizar el artículo bajo tu cuenta y hacer clic en el vínculo Descargar que se encuentra junto al título del software descargable. Las claves de productos necesarias para instalar el software descargado se muestran en esta sección de tu cuenta.

NOTA

Las claves de productos son cadenas de letras y números que necesitas proporcionar al software durante el proceso de instalación o antes de que puedas usarlo, sin estas no podrás instalar software descargable ni software físico o no descargable.

3. Configuración de la aplicación

HILO CONDUCTOR

Una vez has instalado la aplicación informática, el siguiente paso es configurar la misma, para ello Julio explicará cómo ejecutarla, y comenzarás a trabajar de lleno con esta.

Una vez la aplicación se ha instalado correctamente, se crea una entrada a Microsoft Excel en el menú Todos los programas del botón Iniciar (abajo a la izquierda de la pantalla) de la barra de tareas. Para ello habrá que seguir la ruta: botón Iniciar → Todos los programas. Es recomendable para mayor comodidad, crear un acceso directo a Microsoft Excel en el Escritorio a fin de hacer el programa más accesible.

A continuación, hay que situarse sobre el icono de Microsoft Office Excel. Sobre él hacer clic con el botón derecho del ratón, seleccionar la opción Más y dentro de esta Abrir en ubicación. Ya en el explorador volvemos a hacer clic derecho en el archivo y en el menú contextual que aparece elegir la opción Enviar y, por último, Escritorio (Crear acceso directo).

También es posible arrastrar hacia el escritorio el elemento Microsoft Excel que se encuentra en menú Iniciar.

Botón Iniciar → Excel

APLICACIÓN PRÁCTICA

Marina trabaja de forma habitual con el programa Excel y ha decidido crear un acceso directo en el escritorio para acceder a él de forma más rápida. ¿Cómo deberá proceder?

Solución

Para crear el acceso directo deberá pulsar el botón Iniciar, situar el ratón sobre la aplicación deseada, pulsar y arrastrar hacia el escritorio.

4. Entrada y salida del programa

HILO CONDUCTOR

Julio comenzará explicando conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas en el manejo de la aplicación, entre ellas, cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, irá familiarizando al alumnado con dichos aspectos.

El primer paso para comenzar a trabajar con un programa es entrar dentro de él, ejecutarlo para que comience a funcionar. En el caso de Microsoft Excel, deberás acceder al menú, todos los programas, a través del botón Iniciar de Windows, y haz clic en la opción Excel.

Otra forma de arrancar Excel es haciendo doble clic sobre el icono de acceso directo que se encuentra en el Escritorio de Windows, o haciendo doble clic sobre un archivo de Excel ya creado. Al entrar en Excel el programa se ejecutará y, tras ver el logotipo de Excel, aparecerá la pantalla de Inicio, en la que podrás seleccionar una plantilla o un libro en blanco para comenzar a trabajar.

Pantalla de Inicio de Excel

El proceso contrario a la entrada en el programa será la salida, es decir, llegará un momento en el que desees dejar de trabajar con él, bien para seguir trabajando con otras aplicaciones o bien para cerrar Windows y desconectar el equipo.

Para salir de Microsoft Excel puedes utilizar diferentes alternativas: seleccionar la opción Cerrar de la ficha Archivo, utilizar el botón Cerrar de la ventana de Microsoft Excel o pulsar la combinación de teclas [Alt] + [F4].

Opción para salir del programa

5. Descripción de la pantalla de aplicación de hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

Ya que los alumnos/as conocen cómo entrar y salir de la aplicación, Julio les preparará ahora para hacerse con el manejo de la aplicación. Para ello, comenzará explicando la ventana principal de esta.

Una vez que el programa Excel está abierto, presentará un aspecto similar que te mostramos en la siguiente imagen.

Pantalla de la aplicación

Esta pantalla se conoce como interfaz, y va a permitir interactuar con las diferentes opciones que ofrece la aplicación para poder conseguir los resultados esperados en el tratamiento de datos.

DEFINICIÓN

Interfaz

Término que procede de la locución inglesa interface, se traduce como ‘superficie de contacto’, se define como el conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios, utilizando formas gráficas e imágenes.

La pantalla del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirán todos los datos, como rótulos de texto, datos numéricos, fórmulas, funciones, etc.

A lo largo de este apartado explicaremos con mayor detalle las diferentes partes de las que se compone la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Tras observar la imagen, enumera las partes de las que crees que se compone la ventana de la aplicación.

5.1. Barra de título

La barra de título está localizada en la parte superior de la ventana. En ella podrás ver siempre el nombre del programa (en este caso Microsoft Excel) y el nombre del archivo abierto, por defecto será Libro 1, este será temporal hasta que guardes y asignes un nombre al documento.

Opciones disponibles en la barra de título de Microsoft Excel

Además de visualizar el nombre del documento activo, esta contiene otros componentes importantes que deberás conocer:

Barra de herramientas de acceso rápido

Ubicada en la parte superior izquierda de la barra de título, en ella se muestran las opciones que más usarás durante la utilización del programa, además podrás modificar desde el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a la derecha de la barra.

Botón Minimizar

Haciendo clic sobre este botón consigues que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador, y la cual contiene el botón Iniciar, una serie de botones con las aplicaciones que estén abiertas y otros componentes).

Cambiar la presentación de la cinta de opciones

Esta opción nos permite ocultar y restaurar la cinta de opciones en la ventana del documento.

Botón Cerrar

La utilidad de este botón es la de cerrar Excel.

5.2. Cinta de opciones

La cinta de opciones aparece debajo de la barra de título, y muestra las opciones principales del programa. Esta cinta está integrada por fichas para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que, a su vez, te permitirán acceder a las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizarás durante la creación de las hojas de cálculo.

Cinta de opciones de Excel

Los grupos de opciones están formados por una serie de botones que te permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente, por ejemplo insertar una fila a la hoja de cálculo, basta con hacer clic sobre el botón Insertar, del grupo de opciones Celdas.

SABÍAS QUE...

Si colocas el puntero del ratón sobre un botón y lo mantienes durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirás una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

Pequeña aclaración de la funcionalidad del botón

Como su propio nombre indica, la ficha Inicio reúne una colección de grupos de comandos cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas puedes encontrar el Portapapeles, las opciones de Fuentes y Alineación, los diferentes estilos y las opciones de modificación, entre otras.

Para acceder a otras funciones, tan solo deberás cambiar la ficha activa pulsando sobre el nombre de la misma.

Podrás acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono, al pulsar sobre este, aparecerá la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado.

NOTA

Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhabilitada y, por tanto, no podrás seleccionarla en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Excel es a través del teclado, bastará con pulsar la tecla [Alt] y a continuación, la letra o número que te interese entre los que aparecen resaltados en pantalla.

Estas letras o números sobre un cuadradito blanco se denominan Identificadores de sugerencias de teclas. Las letras aparecerán para las fichas de la cinta de opciones y los números aparecerán para la barra de herramientas de acceso rápido. La ficha Inicio tiene la letra O resaltada. De este modo, pulsando la tecla O abrirás dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podrás continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas.

Identificadores de sugerencias de teclas

También puedes utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suele ser siempre la tecla [Ctrl] junto con otra tecla. Por ejemplo, para ordenar imprimir se utiliza la combinación [Ctrl + P], y para copiar se usa [Ctrl + C]. No obstante, puedes consultar dichas combinaciones en la ayuda de Excel.

Por último, debes conocer los estados de las opciones seleccionables que aparecen al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título, etc.), los denominados menú contextual o menú emergente. Estos contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados, conoce su significado:

1 Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Se podrá seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

1 Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

1 Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que se sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.

5.3. Cuadro de nombre y barra de fórmulas

El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificará en el Cuadro de nombres. En esta lista solamente se identificará la celda seleccionada, entendiendo por celda seleccionada aquella en la que has hecho clic. Aunque en el caso de que esté seleccionada más de una celda, la lista Cuadro de nombres indicará el número de filas (o líneas) y columnas seleccionadas.

Una de las herramientas más potentes de Excel es la utilización de fórmulas. Para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo se utiliza la barra de fórmulas. Esta barra no solo puede ser útil para cuando necesites introducir fórmulas, sino que también la puedes utilizar para los rótulos o incluso para escribir el contenido de las celdas.

Opciones de la ficha Fórmulas

5.4. Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento permiten desplazarse por la hoja de cálculo. Son pulsadores móviles que aparecen en los bordes derecho e inferior de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamaño es mayor que el de la pantalla.

Barras de desplazamiento

5.5. Barra de estado

La barra de estado, situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo numérico, etc.

Barra de estado

5.6. Etiquetas de hojas

Las etiquetas de hojas, que contienen las celdas, se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo, ya que se puede tener más de una hoja y todas ellas se encuentran en el libro de trabajo que posteriormente se definirá con más detalle. Para ver el contenido de una hoja, bastará con hacer clic en la pestaña correspondiente.

Etiquetas de hojas

TAREA 1

Tras la explicación de las principales partes que componen la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo, se presenta una imagen de la misma, para que identifiques los conceptos estudiados, y redactes un breve texto de su principal función y/o cometido ante el tratamiento de datos.

Pantalla inicial

https://redirectoronline.com/uf03210102

6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

De gran importancia es el conocimiento de la Ayuda que la aplicación ofrece al usuario para resolver cualquier duda. En esta ocasión, Julio va a explicarle al grupo la utilidad de la misma, enseñándoles además las diferentes formas de búsqueda que esta les ofrece.

Para abrir la ayuda, presiona la tecla [F1] o bien el botón Ayuda (?) de la de la ficha del mismo nombre.

La búsqueda en la ayuda puedes realizarla de diferentes formas, a continuación te exponemos cada una de ellas.

En primer lugar, en la ventana aparece un cuadro de texto, podrás escribir sobre el tema de ayuda que necesites, a continuación pulsar la tecla [Enter], comenzará una búsqueda online, es decir, el programa intentará recabar la información solicitada. Aparecerán en el panel los distintos resultados de la búsqueda, solamente se tendrá que hacer clic sobre algún enlace para que se abra una nueva ventana, mostrando así el tema de ayuda solicitado.

Búsqueda de Excel

En segundo lugar, si no sabes exactamente qué buscar, Excel presenta una serie de temas de ayuda. Al ir haciendo clic sobre ellos, se irán abriendo y mostrando el contenido; que a su vez, pueden ser más opciones, o directamente los temas de ayuda.

Ayuda de Excel

El uso de la ayuda puede ser muy útil cuando olvides cómo se hace alguna cosa en concreto y no tengas a mano un manual o libro. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda, te darás cuenta de que es un sistema fácil e intuitivo de usar.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo buscar mediante la Ayuda de la aplicación informática, realiza la siguiente práctica:

https://redirectoronline.com/uf03210103

TAREA 2

Antonio está comenzando a utilizar la aplicación de Excel en su trabajo, debe insertar una imagen en la hoja que ya ha creado, pero no conoce el procedimiento para llevarlo a cabo.

En caso de duda o incidencia es recomendable dirigirse a la opción Ayuda de Excel.

Redacta un documento en el que expliques cuáles son las posibilidades y el resultado de la búsqueda propuesta.

7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

HILO CONDUCTOR

Es importante manejarse con las posibilidades de visualización que la aplicación informática ofrece. A continuación Julio expondrá los distintos tipos para que el grupo de alumnos/as practique con ellas y conozcan su funcionamiento.

Para mostrar los resultados en pantalla, Microsoft Excel suministra varios tipos de visualización. Estos tipos se encuentran en el grupo Vistas del Libro de la ficha Vista, tal y como se muestra en la siguiente imagen. Estas formas de visualización te permitirán modificar ciertas características de las hojas de cálculo.

Vistas de libro

7.1. Vistas

La vista Normal es la primera vista que presenta el grupo de opciones. Con Normal puedes ver el texto, ya sean datos o no, según lo que escribas en las celdas, en el formato estándar de Excel y se utiliza para la mayoría de las tareas. En cuanto a la vista Diseño de Página puedes utilizarla para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla.

Igual que en la vista Normal, en la vista Diseño de Página puedes cambiar el diseño y el formato de los datos, aunque puedes utilizar también reglas para el alto y ancho de los datos de la hoja de cálculo y cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, crear los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Ver salto de página

Si deseas imprimir un número exacto de páginas deberás utilizar la opción Ver salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejarán los saltos de página que Excel aplicará automáticamente.

Esta vista es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colección automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual.

Ver salto de página

Para mover los saltos de página en cualquier dirección, bastará con seleccionarlos y arrastrarlos hasta una nueva posición.

Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, selecciona una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desees insertarlo, haz clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, haz clic en Insertar salto de página en el menú Contextual.

Para quitar un salto de página manual, deberás arrastrar fuera del área de vista previa salto de página, mientras que para quitar todos los saltos de página manuales, deberás hacer clic en Restablecer todos los saltos de página dentro del menú Contextual.

Insertar salto de página

Vistas personalizadas

Mediante esta opción, situada en el grupo Vistas del libro de la ficha Vista, puedes crear una vista con el nombre que desees.

Esta opción puede resultar interesante para memorizar distintas configuraciones de visualización del libro de trabajo. Para eso, Microsoft Excel suministra esta opción, mediante la cual puedes guardar dichas configuraciones de visualización como vistas, de modo que puedes mostrarlas cuando desees. Esto es útil, por ejemplo, para ver solamente una parte de una hoja de cálculo de grandes dimensiones, ver filas o columnas ocultas, o solo ver un formato distinto.

Paso 1

Al pulsar esta opción abres el cuadro de diálogo Vistas personalizadas, donde podrás Mostrar, Cerrar, Agregar…, y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que desees.

Vistas personalizadas

Paso 2

Al pulsar en el botón Agregar…, podrás crear una vista, y en el cuadro de diálogo que aparece, introducir un nombre para la lista en la caja de texto Nombre. Debes tener en cuenta que las reglas para poner el nombre son las mismas que las que se aplican al nombre de una celda.

Agregar vista

Además, la sección Incluir en la vista contiene otros componentes:

1 Configuración de impresora: esta casilla se activa para almacenar las opciones actuales de impresión como parte de la definición de la vista.

2 Configuración de filas ocultas, columnas y filtros: esta casilla controla las filas o columnas que están ocultas. Con esta opción se guardará el estado actual del espacio de trabajo, por ejemplo, si están o no ocultas las líneas de división, o si están visibles las barras de desplazamiento, de modo que cuando le indiques a Excel que muestre esta vista, se cargará el aspecto que tenía el espacio de trabajo en el momento de crear la vista.

Paso 3

Una vez terminada la definición de la vista, hacer clic sobre el botón Aceptar para poder almacenarla. Si no guardas el documento, las vistas definidas no se almacenarán en disco, así que no podrán ser recuperadas en otra sesión, cuando se abra el libro de trabajo.

Se utiliza el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar la operación.

Paso 4

Para mostrar una vista previamente definida, bastará con seleccionar primeramente una de ellas en la lista Vistas del cuadro de diálogo Vistas personalizadas y hacer clic sobre el botón Mostrar.

También podrás borrar una vista ya existente. Para ello, deberás seleccionarla dentro de la lista Vistas y seguidamente pulsar el botón Eliminar para borrarla dentro del cuadro de diálogo Vistas personalizadas.

Zoom

En las siguientes imágenes puedes observar el comando Zoom, del grupo Zoom de la ficha Vista. Esta opción facilita la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de la hoja de cálculo en pantalla, con el fin de percibir con más detalle su contenido. Al seleccionar esta opción, se obtiene el siguiente cuadro de diálogo.

Con el grupo Ampliación, puedes modificar el tamaño de visualización. Dentro del mismo hay siete botones de opción que mostrarán la hoja de trabajo el doble de grande (200 %), normal (100 %), más pequeño (75 %, 50 %, 25 %), o el tamaño del rango de celdas seleccionadas.

Si no quieres seleccionar ninguna de las opciones que ofrece la lista, puedes introducir el tanto por ciento que desees, deberás marcar la opción Personalizado. Para ello, solo tienes que hacer clic donde está escrita la cantidad, introducir un número a través del teclado, y por último pulsar la tecla [Enter] para que el zoom se actualice.

NOTA

La herramienta Zoom se aplica solamente en la hoja de cálculo activa, por lo que Excel lo recordará solo para esta cuando se guarde el documento.

También podrás modificar el zoom acercando o alejando rápidamente el documento, para ello, deberás ir a la barra de estado y hacer clic en el Control deslizante Zoom. Para conseguir el porcentaje de ajuste de Zoom que desees deberás deslizarlo. En el grupo Zoom también se encuentra el botón 100 % con el que se puede restaurar el zoom a su tamaño predeterminado.

Por último, con la opción Ampliar selección, lograrás hacer zoom solamente a las celdas seleccionadas. Según el rango que esté seleccionado, el zoom aumentará o disminuirá.

SABÍAS QUE...

Si mantienes pulsada la tecla [Ctrl] mientras giras la rueda del ratón podrás aumentar o disminuir el nivel de zoom.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo utilizar las opciones de visualización y el zoom con la aplicación informática, practica accediendo al siguiente enlace.

https://redirectoronline.com/uf03210104

APLICACIÓN PRÁCTICA

Carlos está elaborando un documento de Excel que necesita imprimir. ¿Qué tipo de vista es más adecuada para ver la hoja tal y como queda impresa? ¿La vista Normal, vista Diseño de Página, Vista personalizada, Vista pantalla completa o Vista previa de salto de página? Justifica tu respuesta.

Solución

La vista Diseño de Página es la que se utiliza para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla. Ya que las demás vistas hacen referencia a:

1 Vista Normal permite ver el texto, ya sean datos o no, según lo que se escriba en las celdas, en el formato estándar de la aplicación informática.

2 Vista Ver salto de página permite ajustar rápidamente los saltos de página.

3 Vistas personalizadas, donde se podrá Mostrar, Cerrar, Agregar..., y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que se deseen.

4 Vista Pantalla completa, maximiza el espacio de trabajo en pantalla.

En este apartado no se detalla cómo controlar el aspecto de las ventanas de trabajo, sino la forma en que aparecerán para modificar el espacio de trabajo a nivel de aplicación. De esta forma, podrás configurar la ventana según las necesidades que en ese momento tengas. Para ello deberás considerar las opciones que la aplicación de hojas de cálculo ofrece.

Grupo de opciones ventana

Dividir una hoja en paneles

La aplicación Excel ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar con una única ventana.

Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la ficha Vista, grupo de opciones Ventanas, y automáticamente aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana dividida. Para desactivarlo solo deberás volver a hacer clic en la opción Dividir.

Hoja dividida en paneles

Inmovilizar paneles

En cambio, si lo que te interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarte únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puedes utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Para ello, simplemente deberás desplegar el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si estás interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente. Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic sobre Movilizar paneles.

Opciones a inmovilizar en la hoja de cálculo

Ocultar y mostrar ventanas

La ventana de un documento puedes ocultarla, esto evita llenar demasiado el espacio de trabajo, por lo que se utiliza esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando haya muchas ventanas abiertas. Selecciona la opción Ocultar ventana del grupo Ventana, ficha Vista.

Grupo de opciones ventana

Si quieres verla de nuevo, bastará con activar la opción Mostrar ventana del mismo grupo. A continuación, se abrirá en pantalla el cuadro de diálogo mostrado en la siguiente imagen. Para mostrar la ventana de un libro oculto, bastará con seleccionarlo en la lista Mostrar libro y pulsar el botón Aceptar.

Mostrar libro

Ver un libro en más de una ventana

Debes diferenciar entre ventana y libro de trabajo, ya que no es lo mismo, porque un libro puede verse en más de una ventana. El beneficio de esta función es la posibilidad de ver dos o más hojas del mismo libro en ventanas diferentes. Por ejemplo, al llevar las estadísticas sobre las ventas de una empresa, organizadas en hojas de cálculo por meses, puedes comparar la información de varios meses de venta abriendo varias ventanas.

Para crear una ventana nueva del libro de trabajo selecciona la opción Nueva ventana del grupo Ventana. Si el libro activo se denomina Libro1, entonces habrá dos ventanas abiertas: Libro1 - 1 y Libro 1 - 2. Recuerda que se trata de dos ventanas de un mismo libro.

Libro abierto en más de una ventana

RECUERDA

Cualquier cambio efectuado en cualquiera de las ventanas abiertas se muestra inmediatamente en las demás.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo manejarte en la gestión de ventanas con la aplicación informática, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210105

ACTIVIDAD 1

1. Los paneles dividen un documento en zonas, pero ¿para qué se emplean?

1 a. El mismo documento se muestra en los cuatro paneles, te permite situarte donde quieras en cada uno y así trabajar fácilmente con documentos muy extensos.

2 b. Para mostrar cómo quedará cuando se imprima. Cada panel representa lo que ocuparía una página impresa.

3 c. Para dividir un documento en varios y poder guardarlos como archivos independientes.

2. Las líneas que dividen los paneles, ¿se pueden desplazar para dedicar más o menos espacio a cada zona?

1 a. Sí, siempre.

2 b. Sí, siempre y cuando no estén inmovilizados.

3 c. No, son fijos.

4 d. Los paneles no se dividen por líneas, sino por ventanas.

3. Si encontramos la opción Movilizar paneles, ¿a qué crees que se refiere?

1 a. Permite desactivar la inmovilización de los paneles.

2 b. Cada panel se convierte en una ventana independiente.

3 c. Tal botón no se considera en esta aplicación.

8. Resumen

La aplicación informática de hoja de cálculo, es un programa capaz de dar respuesta a algunas de las principales necesidades que se tienen en el mundo financiero, empresarial, educativo y doméstico.

En resumen, todo aquello que tenga que ver con números y fórmulas, sea cual sea el grado de complejidad de las operaciones requeridas, esta aplicación dará respuesta.

Antes de comenzar con el manejo de esta aplicación, es necesario hacerse con la interfaz de esta y sus principales utilidades.

Hemos visto como:

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 1

1. ¿Cuántas columnas se pueden incluir en una hoja de cálculo?

a. Un millón

b. 75.000

c. 16.000

d. 1000

2. Cita los nombres de las cinco vistas que le ofrece Office para una hoja de cálculo.

3. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. Las hojas de cálculo están preparadas para la creación de gráficos.

1 Verdadero

2 Falso

b. Cuando se modifican los datos de los cuales dependen las operaciones definidas en la hoja, los resultados que arrojan estas operaciones también cambian.

1 Verdadero

2 Falso

4. ¿Qué es la interfaz?

5. Indica si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas.

a. La única forma de crear un acceso directo de Excel es arrastrando al escritorio el icono que se encuentra en el botón Iniciar.

1 Verdadero

2 Falso

b. Solo se puede salir del programa Excel utilizando el botón Cerrar de la ventana de Microsoft Excel.

1 Verdadero

2 Falso

6. Indica cuál de las siguientes opciones permite ocultar o mostrar la cinta de opciones en la ventana del documento.

a. Cambiar la presentación de la cinta de opciones.

b. Cinta de opciones.

c. Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

d. Botón Minimizar.

7. ¿En qué lugar de la ventana podrás ver si la tecla de bloqueo de mayúsculas está pulsada?

a. En la barra de título.

b. En la barra de estado.

c. En las etiquetas de hojas.

d. En la barra de desplazamiento.

8. ¿Cuál de los siguientes botones abre la Ayuda de Excel?

a. [F1]

b. [F2]

c. [F3]

d. [F4]

9. Necesitas un zoom en la hoja del 60 % y no te lo ofrece el cuadro de diálogo Zoom, ¿qué opción deberás pulsar?

a. Ajustar la selección a la ventana.

b. Personalizado.

c. Ajustar a celdas.

d. Zoom predeterminado.

Unidad de Aprendizaje 2

Almacenamiento y recuperación de un libro

Contenido

1. Introducción

2. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo

3. Abrir un libro ya existente

4. Guardado de los cambios realizados en un libro y duplicado de este

5. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Una vez hemos visto los conceptos generales y características fundamentales de la aplicación de hoja de cálculo, llega el momento de comenzar nuestro trabajo, aprender y familiarizarnos con la aplicación para poder desarrollar nuestras propias hojas y/o libros de datos.

En esta unidad de aprendizaje principalmente aprenderás a realizar una serie de operaciones básicas como serán abrir, cerrar o guardar hojas y/o libros de datos.

Para el desarrollo del contenido, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, que pondrá en conocimiento de su grupo de alumnos/as, las principales operaciones con la herramienta de hojas de cálculo.

2. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo

HILO CONDUCTOR

Julio comenzará explicando los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas en el manejo de la aplicación, entre ellas, cómo crear y cerrar nuevos libros de trabajo; de esta forma, irá familiarizando al alumnado con dichas operaciones.

Las operaciones más comunes con Excel, que en general se pueden extraer a cualquier programa de Office, son Cerrar y Crear libros de trabajo, en este caso. Son varios los caminos por los que puedes realizar estas operaciones. Una vez que estas dentro de Excel, si deseas abandonar el libro actual sin salir del programa, puedes cerrarlo. Para ello, basta con seleccionar la opción Salir de la ficha Archivo.

También puedes cerrar el libro de trabajo actual más rápidamente haciendo clic en el botón Cerrar Ventana, de la barra de título de la ventana del libro de trabajo, o bien, pulsando la combinación de teclas [Ctrl + F4].

Si la hoja u hojas de cálculo con las que estás trabajando han sido modificadas, Excel preguntará si deseas guardar los cambios realizados en el libro de trabajo. Para ello, Excel abrirá el siguiente cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

Mensaje para guardar el libro

Una vez que sabes cómo cerrar libros de trabajo, para poder seguir trabajando, el siguiente paso es crear un nuevo libro de trabajo vacío. Esta función se puede realizar mediante los siguientes caminos: pulsar la combinación de teclas [Ctrl + U], o bien, seleccionar la opción Nuevo de la ficha Archivo y, en las opciones que aparecen de Plantillas disponibles, seleccionar Libro en blanco.

Crear nuevo libro en blanco desde la ficha Archivo

También se puede añadir la opción Nuevo a la barra de herramientas de acceso rápido.

Crear nuevo libro en blanco desde la barra de herramientas de acceso rápido

Estos caminos no permiten especificar el tipo de libro de trabajo que se va a crear, ya que solo crean un libro estándar vacío. En caso de necesitar un libro de trabajo con formato específico, puedes seleccionar una plantilla de las que aparecen en la opción Nuevo de la ficha Archivo. Aquí también podrás realizar una búsqueda de plantillas en línea.

Plantillas personales de Excel

PRACTICA

Ahora que sabes cómo crear y cerrar nuevos libros de trabajo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210201

3. Abrir un libro ya existente

HILO CONDUCTOR

Una vez creado el libro de trabajo con sus hojas de cálculo, podrás volverlo a abrir cada vez que sea necesario. A continuación se explican las posibilidades con las que cuenta.

Con la opción abrir un libro de trabajo, se completa el grupo de acciones básicas a realizar con los archivos en los que se guardan los libros de trabajo. Para abrir un libro de trabajo desde Excel puedes realizarlo de las siguientes formas: pulsar las teclas [Ctrl + A], seleccionar la opción Abrir de la ficha Archivo o hacer clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido, en el caso de no estar disponible, activar el botón mediante el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

Abrir libro ya existente

Cuadro de diálogo Abrir

La diferencia que existe entre el cuadro de diálogo Abrir y el de Guardar como se encuentra en que el botón Abrir ofrece la posibilidad de ser desplegado, donde aparecen las siguientes opciones:

1 Abrir: abre el libro de trabajo seleccionado.

2 Abrir como de sólo lectura: abre el libro de trabajo aunque no permite grabar los cambios que se hagan en él.

3 Abrir como copia: hace una copia del libro de trabajo y la abre pudiendo modificar su contenido sin variar el documento original.

4 Abrir en el explorador: abre documentos HTML con el Internet Explorer.

5 Abrir en vista protegida: Excel deshabilita el contenido que puede ser peligroso o que pudiera causar un daño al ordenador, como por ejemplo un virus. Cuando se abre en pantalla aparece un mensaje con un fondo amarillo indicando que el archivo está protegido. No se puede realizar ninguna operación con él hasta que no se pulse el botón Habilitar edición.

Vista protegida del libro de trabajo

1 Abrir y reparar: con esta opción se intentará abrir un libro de trabajo que esté corrupto o defectuoso e intentará repararlo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo abrir un libro de trabajo ya existente, te proponemos que realices la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210202

Si quieres abrir un libro de trabajo con el que has trabajado recientemente, puedes acudir a la ficha Archivo, donde se ofrece en su parte derecha la opción Reciente que mostrará una lista con los últimos libros de trabajo que has abierto. Para abrir uno de los libros de trabajo de la lista, tan solo hay que hacer clic en él.

Abrir libro con el que has trabajado recientemente

APLICACIÓN PRÁCTICA

Un compañero le ha indicado a Ana que existe más de una forma para acceder a un libro de trabajo, ¿sabrías indicar cuáles son?

Solución

Accediendo a la ficha Archivo → Abrir, seguidamente buscar el fichero deseado en su correspondiente carpeta y una vez localizado realizar un doble clic sobre el mismo.

Pulsando la combinación de teclas [Ctrl + A], a continuación se buscará el fichero en su correspondiente carpeta y una vez localizado se realizará un doble clic sobre el mismo.

Accediendo a la ficha Archivo → Reciente y seguidamente se localizará el documento deseado y bastará con realizar un doble clic sobre el mismo para abrirlo.

4. Guardado de los cambios realizados en un libro y duplicado de este

HILO CONDUCTOR

Una vez que has creado un libro de trabajo y has empezado a trabajar con él, debes almacenarlo en un archivo. Guardar los libros y hojas de cálculo en un archivo es realmente fácil y hay varias posibilidades para hacerlo. De igual importancia es garantizar las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos que se manejen.

Una vez que has introducido o modificado todos los datos en las hojas de cálculo con las que estás trabajando, está la posibilidad de almacenarlo en el disco duro del equipo o en alguna memoria extraíble, para que posteriormente puedas recuperar y/o modificar la información.

Para almacenar el libro de trabajo que esté abierto, puedes teclear la combinación [Ctrl + G] o pulsar la opción Guardar de la ficha Archivo, o bien, seleccionando la opción Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. También puedes guardar los cambios de un libro de trabajo mediante la opción Guardar como de la ficha Archivo.

Guardar desde la barra de herramientas de acceso rápido

Según convenga se pueden elegir las siguientes opciones:

Guardar

 Esta opción almacena el libro de trabajo con el nombre que ya tuviese anteriormente. Si este no tiene un nombre asignado, tal y como ocurre cuando se crea un libro de trabajo vacío, Excel pedirá que se introduzca el nombre que se le desea dar, mostrando el cuadro de diálogo de la opción Guardar como.

Guardar como

 Esta opción es similar a la anterior, almacenará el libro de trabajo que esté en pantalla con la salvedad de que siempre abrirá el cuadro de diálogo, Guardar como, y preguntará el nombre que se le desea dar, incluso cuando ya tuviese uno anteriormente. Esta opción se utiliza cuando se quiere renombrar un libro de trabajo con las últimas modificaciones realizadas, o duplicar el mismo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

2. Diferencia entre los comandos Guardar y Guardar como… Según tus conocimientos, ¿en qué se distinguen estas opciones? ¿Qué opción usas más?

A continuación podrás estudiar las distintas partes de las que se compone el cuadro de diálogo de la opción Guardar como:

1 1. Lo primero que debes hacer es buscar la ubicación en la que deseas guardar el libro. Esto se puede conseguir mediante el explorador que aparece en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows.

Localizar la ubicación en la que se guardará el libro

1 2. Una vez localizada la carpeta donde se va almacenar el libro de trabajo, hay que asignarle un nombre. Para ello, selecciona cualquiera que se ofrece en la lista y haz clic en el botón Guardar, aunque en ese caso el contenido del libro de trabajo que se haya seleccionado se perderá, ya que será sustituido por el contenido del nuevo libro de trabajo que acabas de guardar.

2 3. Si no utilizas ningún archivo de la lista, debes asignar un nombre en la lista desplegable, Nombre de archivo. Para obtener una relación con los últimos nombres archivados, hacer clic en la lista y seleccionar un nombre para almacenar el libro de trabajo.

3 4. Para indicar el formato en el que se almacenará el libro de trabajo, debes utilizar la lista Tipo, donde se elige el formato deseado. Normalmente, los archivos de Excel se suelen almacenar con extensión .xlsx, para ello se selecciona la opción Libro de Excel. Aunque también puedes guardarlo con otro formato como por ejemplo, con el formato de una página Web, o simplemente guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Excel. Las versiones anteriores a Excel 2007 tienen una extensión .xls.

Opciones de formato para guardar el libro de trabajo

En la parte inferior de esta ventana hay un botón desplegable llamado Herramientas. Este botón tiene las siguientes opciones:

Conectar a unidad de red

 Permite conectarse a una unidad de la red, ofreciendo en la lista su contenido. Esto te permite abrir documentos que se encuentran en otros terminales de la red.

Opciones Web

 Muestra las distintas opciones de configuración de internet.

Comprimir imágenes

 Reduce el tamaño del archivo de una carpeta.

Opciones generales

 Con esta opción puedes ajustar, hasta cierto punto, las funciones que Excel posee para el almacenamiento en el disco de un libro de trabajo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo guardar un libro de trabajo, te proponemos realizar la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210203

Al pulsar la opción Opciones generales, se abre un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

1 1. Crear siempre una copia de seguridad: si activas esta casilla, cuando se almacene un libro de trabajo, la versión anterior de este se conserva en el disco con el mismo nombre y la extensión BAK.

2 2. Contraseña de apertura: protege el archivo con una contraseña para que los usuarios que la desconozcan no puedan acceder a él. La contraseña debe tener una longitud máxima de 15 caracteres, entre los que se pueden incluir letras, números, signos de puntuación, símbolos, etc.

3 3. Contraseña de escritura: es similar a la anterior, pero en este caso, Excel no pedirá la contraseña al abrir el libro, sino al intentar almacenarlo en el disco.

4 4. Se recomienda solo lectura: con esta opción podrá solicitar a cualquier usuario que abra el libro en modo lectura.

Opciones generales a configurar

TAREA 3

Abre un nuevo libro de trabajo e introduce los siguientes datos:

A continuación, guárdalo con el nombre Pedidos y la extensión .xls.

Vuelve a abrir el documento Pedidos.xls, ya que deberás modificar, el autor de “La casa de los espíritus” hay un dato erróneo, deberás corregir el nombre del autor Isabl, por Isabel.

Posteriormente, con el objetivo de mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos, establece una contraseña de apertura y escritura. La contraseña será: 2015.

5. Resumen

Durante esta unidad de aprendizaje se ha profundizado en aspectos más concretos que te van ayudar en la tarea de almacenamiento y recuperación de un libro de datos, mediante el uso de la aplicación informática de hojas de cálculo.

Una vez creado y editado, es importante darle una ubicación concreta, con el fin de poder volverlo a abrir, editarlo y guardarlo, bien en el mismo lugar, o en diferente, así como duplicar el mismo.

Así, se ha visto en qué consisten las diferentes opciones de abrir:

Al igual que las opciones de cómo guardar un archivo:

1 Guardar

2 Guardar como

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2

1. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo de Excel.

1 Verdadero

2 Falso

2. El formato por defecto en que Microsoft Office Excel almacena los libros es:

a. “.xls”.

b. “.xlsx”.

c. “.doc”.

d. “.docx”.

3. Si al cerrar un documento, Excel muestra un cuadro de diálogo y se pulsa en el botón Cancelar…

a. … no se cerrará el libro de trabajo.

b. … el libro se cerrará sin guardar los cambios.

c. … el libro se cerrará con los cambios guardados.

4. Identifica cuál de las siguientes combinaciones de teclas abre un libro de trabajo.

a. [Ctrl + A]

b. [Ctrl + B]

c. [Ctrl + F]

d. [Ctrl + U]

5. Determina cuál de las siguientes opciones permite abrir un libro de trabajo pero no permite guardar los cambios que se hagan en él.

a. Abrir

b. Abrir como copia

c. Abrir como de sólo lectura

d. Abrir en el explorador

6. ¿Qué opción escogerías para duplicar un libro de trabajo abierto?

a. Guardar

b. Copiar y pegar en otro directorio

c. Renombrar libro de trabajo actual

d. Guardar como…

Unidad de Aprendizaje 3

Desplazamiento por la hoja de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Desplazamiento por la hoja de cálculo

3. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Esta aplicación informática trabaja con gran cantidad de datos alfanuméricos con los que necesitarás realizar multitud de operaciones, básicamente se trata de una gran hoja cuadriculada formada por filas y columnas.

De ahí, la necesidad de conocer cómo poder desplazarte de una manera eficiente por el libro de trabajo, ya sea mediante teclado o ratón.

Para el desarrollo del contenido, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, que pondrá en conocimiento de su grupo de alumnos/as las opciones con las que estos podrán contar para desplazarse por el documento.

2. Desplazamiento por la hoja de cálculo

HILO CONDUCTOR

Teniendo en cuenta la cantidad de datos que puede albergar una hoja de cálculo, es necesario conocer las posibilidades con las que contamos para desplazarnos por la misma. A continuación Julio expondrá a su grupo de alumnos/as las diferentes opciones de las que pueden hacer uso.

Las opciones con las que puedes contar para desplazarte por la hoja de cálculo son diferentes en función del método utilizado.

Entre ellos: desplazamientos por las celdas de una hoja de cálculo y desplazamientos por las hojas de cálculo. Estos desplazamientos se pueden realizar en la aplicación informática de hojas de cálculo, utilizando el teclado o bien mediante el ratón. A continuación, explicamos ambos métodos de desplazamiento por una hoja de cálculo.

2.1. Mediante el teclado

El desplazamiento en una hoja de cálculo mediante el teclado puedes hacerlo mediante las teclas de dirección o tecla de cursores, o bien, combinaciones de teclas. Las teclas de dirección o teclas de cursores permitirán desplazarte a celdas contiguas.

Teclas de dirección o cursores

EJEMPLO

Si pulsas el cursor a la derecha, accederás a la celda que está inmediatamente a la derecha de la actual.

Las principales teclas de navegación son:

TECLA	DESPLAZAMIENTO
Flecha izquierda	Celda de la izquierda
Flecha derecha	Celda de la derecha
Flecha arriba	Celda de arriba
Flecha abajo	Celda de abajo
Inicio	Principio de una fila
Fin	Final de una fila
Tabulador	Celda siguiente
[Shift + Tab]	Celda anterior

Además de las teclas de dirección o cursores, las siguientes teclas pueden ayudar a desplazarte por la hoja de cálculo, entre sus funciones destacan:

Tecla [Inicio]

Te posicionará en la primera columna de la fila en la que te encuentres.

Tecla [RePág]

Te llevará hacia arriba, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.

Tecla [AvPág]

Te llevará hacia abajo, aproximadamente el número de filas que quepan en la ventana de Excel.

Mediante la combinación [Ctrl + Cursores] te situarás en la próxima celda que poseas algún dato en la dirección indicada por la tecla del cursor. Si al seguir esa dirección, Excel no encuentra ninguna celda que contenga algún dato, te situarás al final de la hoja de cálculo en esa dirección. Por ejemplo, si pulsas [Ctrl + →] en la fila 7, Excel te llevará a la primera celda que posea un dato hacia la derecha en esa fila, pero si no encuentra ninguno, te llevará a la última columna por la derecha, es decir, a la columna XFD de la fila 7.

La combinación de teclas [Ctrl + Inicio], te situará al principio de la hoja de cálculo (celda A1). La combinación de las teclas [Ctrl + Fin] te llevará al final de la hoja de cálculo, es decir, a la última columna y fila de la hoja de cálculo que contengan datos.

La secuencia de teclas [Fin] seguida de los cursores te desplazará entre regiones dentro de la hoja de cálculo actual. Entendiendo por regiones los grupos de datos situados en celdas contiguas (tanto vertical como horizontal). La separación entre grupos de datos se considera como tal aunque solamente sea por una celda vacía.

Ahora que ya sabes moverte por la hoja de cálculo, el siguiente paso es aprender a moverte por las distintas hojas de cálculo que contiene el libro de trabajo, en este caso haciendo uso del teclado, mediante las siguientes combinaciones de teclas:

La combinación [Ctrl + RePág] te llevará a la hoja de cálculo anterior dentro del libro actual.

La combinación [Ctrl + AvPág] te posicionará en la hoja de cálculo siguiente, dentro del libro actual.

NOTA

Para validar los datos introducidos en una celda se utilizará la tecla [Enter], pero también puedes hacer uso del tabulador, tecla [Tab] o cualquier otra de navegación. Aunque si has hecho una corrección añadiendo o modificando el contenido de una celda, deberás utilizar [Enter] o [Tab], para validar las modificaciones.

Si se está editando el contenido de una celda la funcionalidad de las teclas varía.

APLICACIÓN PRÁCTICA

El libro de trabajo con el que estás trabajando se compone de tres hojas. Te encuentras en la hoja 1. Si quieres ir a la siguiente hoja, ¿qué combinación de teclas deberás pulsar?

Solución

Para moverte por las distintas hojas de cálculo que contiene el libro de trabajo haciendo uso del teclado, puedes hacerlo mediante las siguientes combinaciones de teclas:

1 1. La combinación [Ctrl + AvPág] te posicionará en la hoja de cálculo siguiente, dentro del libro actual.

2 2. La combinación [Ctrl + RePág] te llevará a la hoja de cálculo anterior dentro del libro actual.

2.2. Mediante las barras de desplazamiento y el ratón

Además de desplazarte mediante el teclado, también puedes hacerlo con el ratón haciendo clic sobre la celda en la que quieras posicionarte, o bien mediante las barras de desplazamiento. Estos elementos te permitirán desplazarte por las ventanas cuyo contenido sea mayor que el tamaño de la propia ventana.

Cuando se ejecuta Excel, aparecen dos barras de desplazamiento en la ventana de cálculo, una a la derecha de la ventana, barra de desplazamiento vertical y otra en la parte inferior derecha, barra de desplazamiento horizontal.

Barras de desplazamiento vertical y horizontal

Ambas barras funcionan de la misma forma, cada uno de los botones que contienen las flechas indican el sentido de desplazamiento del documento. Conforme se vaya desplazando por la hoja de cálculo mediante estos botones, el cuadro gris contenido entre los botones (flechas) se desplazará dentro de la barra, indicando su posición relativa en la hoja de cálculo.

No obstante, la barra de desplazamiento puede usarse de diferentes modos:

Modo 1

 Haciendo clic sobre uno de los botones de las flechas. El desplazamiento que se produce es aproximadamente el de una celda para la barra de desplazamiento vertical, o una columna, para la barra de desplazamiento horizontal.

Modo 2

 Pulsando en el cuadro gris con el botón izquierdo del ratón y arrastrándolo hacia arriba/abajo (para la barra de desplazamiento vertical), o izquierda/derecha (para la barra de desplazamiento horizontal). Una vez que sueltes el cuadro con el ratón, la hoja de cálculo se posicionará en la posición relativa donde se haya posicionado este.

Modo 3

 Pulsando en el espacio gris existente entre el cuadrado y una de las flechas, en cuyo caso se desplazará en la dirección indicada, el intervalo equivalente en celdas, entre el cuadrado y la posición del cursor donde hayas hecho clic.

Modo 4

 Utilizando la rueda del ratón, hacia abajo o hacia arriba para moverte por la hoja de cálculo.

También mediante el ratón podrás desplazarte por las distintas hojas que componen el libro de trabajo, cada hoja tiene asociada una pestaña en la parte inferior de la ventana de cálculo, pero suele darse el caso en que el número de solapas exceda el espacio destinado a ellas, en ese caso, para moverte entre las hojas de cálculo, puedes utilizar los botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana. Irás avanzando o retrocediendo por las hojas. Si haces clic derecho sobre ellos, se abrirá un cuadro de diálogo en el que podrás seleccionar directamente, la hoja en la que te quieres posicionar.

Desplazamiento entre hojas

2.3. Grandes desplazamientos

Existe una forma de situarse en una celda concreta sin utilizar las teclas de movimiento o el ratón; esto se puede hacer mediante la opción Ir a. Para acceder al cuadro de diálogo Ir a, puedes pulsar la tecla [F5], pulsar la combinación de teclas [Ctrl + I], o bien, ir al grupo de opciones Modificar de la ficha Inicio, botón Buscar y seleccionar, opción Ir a.

Cuadro de diálogo Ir a

Las opciones de las que está compuesto dicho cuadro de diálogo son las siguientes:

1 1. Mediante el cuadro de texto Referencia se indica la dirección de la celda a la que te quieres desplazar (por ejemplo D6).

2 2. En la lista Ir a estarán las direcciones de las últimas celdas a las que se ha desplazado mediante este cuadro de diálogo.

3 3. Mediante el botón Ir a Especial se seleccionan los objetos, los comentarios o las celdas que contengan características o entradas especiales. Al hacer clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo Ir a Especial

Otra opción para moverse de forma rápida por la hoja es escribiendo en el cuadro de nombres, el nombre o la fila y columna que estamos buscando, a continuación pulsar la tecla [Enter].

Cuadro de nombres

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

3. Enumera las posibilidades que tienes para llegar a Fila 1048576 y Columna XFD, e indica cuál es la más rápida para hacerlo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo desplazarte por la hoja de cálculo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210301

ACTIVIDAD 2

Si Álvaro se quiere dirigir a la celda O132 de una forma rápida, ¿qué debe hacer?

1 a. Escribir la fila y columna en la barra de fórmulas, y automáticamente el cursor se mueve hacia esa posición.

2 b. Indicar la posición de la celda en el cuadro de nombres localizado a la izquierda de la barra de fórmulas y pulsar [Enter].

3 c. Escribir la celda en el cuadro de texto que aparece cuando se hace clic con el ratón en la esquina izquierda de la cuadrícula.

4 d. Indicar la fila y columna en una de las pestañas de la parte inferior de la cuadrícula y pulsar [Enter].

3. Resumen

Se ha demostrado la necesidad de poseer métodos de desplazamiento rápido debido a la gran cantidad de filas y columnas que hay en una hoja de cálculo. Para ello, es fundamental saber cómo se conforma la hoja para poder desplazarse por sus celdas mediante:

Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 3

1. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

El desplazamiento por las celdas por medio del teclado solo se puede hacer utilizando combinaciones de teclas.

1 Verdadero

2 Falso

2. ¿Qué combinación de teclas te posicionará en la primera fila de la columna en que te encuentres?

a. [RePág]

b. [AvPág]

c. [Fin]

d. [Inicio]

3. ¿Qué combinación de teclas te situará en la celda A1?

a. [Ctrl + →]

b. [Ctrl + Fin]

c. [Ctrl + Inicio]

d. [AvPág]

4. Indica si la siguiente afirmación es verdadera o falsa.

Es posible moverse por diferentes hojas dentro de un libro utilizando el ratón o combinaciones de teclas.

1 Verdadero

2 Falso

5. ¿Cuál es la forma más eficiente de realizar grandes desplazamientos dentro de una hoja de cálculo?

Unidad de Aprendizaje 4

Introducción de datos en la hoja de cálculo

Contenido

1. Introducción

2. Tipos de datos

3. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar hojas de cálculo con habilidad utilizando las funciones habituales en todas aquellas actividades que requieran tabulación y tratamiento aritmético-lógico y/o estadístico de datos e información, así como su presentación en gráficos.

1. Introducción

Ha llegado el momento de conocer cómo introducir los datos en las hojas de cálculo con los que posteriormente se realizarán las operaciones. Se comprobará la gran cantidad de tipos de datos con los que se puede trabajar. No hay que pensar que solo se puede trabajar con datos numéricos, esta aplicación informática trabaja también con datos alfabéticos, fechas, horas, fórmulas y funciones.

Para ello, nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Excel, que dará a conocer al grupo de alumnos/as las posibilidades con las que estos cuentan, así como los tipos de datos con los que podrán trabajar.

2. Tipos de datos

HILO CONDUCTOR

A continuación se exponen los datos con los que se podrá trabajar en la aplicación informática. Julio va a exponer las consideraciones que se deberán tener en cuenta para la introducción de los mismos, así como los posibles resultados.

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos que tendrás que seguir serán los siguientes:

1 1. Sitúa el cursor sobre la celda en la que vas a introducir y teclear los datos que desees. Observarás que estos datos aparecen simultáneamente en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.

2 2. Ahora debes confirmar el valor introducido en la celda, para lo que puedes usar cualquiera de los tres métodos que se describen a continuación:a. Tecla [Intro]: al pulsarla conseguirás que los datos queden validados y que la celda activa pase a ser la que se encuentra justo por debajo.b. Teclas de movimiento: al pulsar cualquiera de ellas se valida el valor introducido y la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si se pulsa [flecha derecha] será la celda contigua hacia la derecha.c. Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla [Esc] del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así, los datos no se actualizarán y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si se ha introducido mal una fórmula posiblemente aparezca un recuadro dando información sobre el posible error cometido, en este caso es necesario leerlo detenidamente para comprender qué comunica y aceptar la corrección o no.

A continuación vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que puedes introducir en las celdas de una hoja de cálculo.

2.1. Numérico

Para introducir números se puede incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales +, -, ( ), /, %, €. En cuanto a la introducción de caracteres numéricos debes tener en cuenta lo siguiente:

1 Los signos + delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo este tiene que ir precedido por el signo -.

2 Al escribir un número entre paréntesis Excel lo interpreta como un número negativo.

3 El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo 3E5 equivale a 300000 (3 x 105).

Notación científica con el carácter E

1 Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

2 Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

3 Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

4 Si se introduce el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

5 Si se introducen fracciones tales como 1/4, 6/89, se debe escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

6 Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasará automáticamente a anotación científica.

7 Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

2.2. Alfanuméricos

Para introducir texto como una constante deberás seleccionar una celda y escribir el texto.

En cuanto a la escritura de texto es importante tener en cuenta lo siguiente:

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda se pueden utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

2.3. Fecha/Hora

Para introducir una fecha u hora, no basta con escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números, las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Introducción de fechas

IMPORTANTE

Cuando se introduzca una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, solo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente se deberá introducir el año completo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

4. Trabajas con fechas en las hojas de cálculo, ¿cuál será el procedimiento para introducir cada una de las siguientes fechas en una hoja?:

1 2 de mayo de 1925

2 10 de septiembre de 1957

3 25 de febrero de 1980

4 15 de marzo de 2013

5 9 de octubre de 2045

¿Qué formatos podrías colocar sin perder información?

2.4. Fórmulas

Se trata de una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como: sumar, restar, multiplicar, dividir, hallar senos y cosenos, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Introducción de fórmulas

APLICACIÓN PRÁCTICA

Sandra trabaja habitualmente con hojas de cálculo y ha observado que dependiendo del tipo de dato que introduce en las celdas, estos se alinean de una u otra forma. ¿Qué tipo de datos se alinea a la izquierda de la celda?

Solución

Los textos o datos alfanuméricos son los que, por defecto, aparecen alineados a la izquierda en la celda.

2.5. Funciones

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si esta no se respeta Excel mostrará un mensaje de error. Para insertar funciones hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (números o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma [;] o dos puntos [:], si indica un rango.

EJEMPLO

=SUMA(A1:C2) esta función equivale a =A1+A2+B1+B2+C1+C2

Ejemplo de suma utilizando su función correspondiente

PRACTICA

Ahora que sabes cómo introducir fórmulas y funciones en la hoja de cálculo, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210302

TAREA 4

Sara tiene que hacer una hoja de cálculo con el cierre de caja del día, en ella deberá introducir los datos y obtener las cantidades de cada tipo de moneda, así como el total de lo recaudado en la jornada de hoy.

En un nuevo libro de trabajo y en la hoja1 introduce los siguientes datos, considera el tipo de dato que estás introduciendo.

En la columna C calcula el importe total de cada tipo de moneda, mediante el empleo de su fórmula correspondiente (A1*B1), considera el signo que debes introducir al inicio de la fórmula, así como el tipo de celda del que se trata. El resultado deberá ser el siguiente:

A continuación en la fila 9 columna A, introduce el texto TOTAL, y en la columna C de esta misma fila calcula el importe total, para ello deberás sumar celdas C1 hasta la C8. Utiliza la función de suma explicada en la unidad de aprendizaje. El resultado deberá ser el siguiente:

ACTIVIDAD 3

Ante la siguiente función “=SUMA A1+A10”, identifica los errores existentes en esta, se quiere sumar desde la casilla A1 hasta la A10.

1 a. Los argumentos o valores siempre van entre paréntesis.

2 b. La función debe comenzar por el signo +.

3 c. No deben existir espacios entre los elementos que constituyen la función.

4 d. Para la suma de un rango de casillas se debe utilizar los dos puntos.

5 e. El signo + se debe sustituir por punto y coma.