Kitabı oku: «30 Minuten Zeitmanagement»

Lothar Seiwert

30 Minuten

Zeitmanagement

© 2015 SAT.1, www.sat1.de Lizenz durch ProSiebenSat.1 Licensing GmbH, www.prosiebensat1licensing.com

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Umschlaggestaltung: die imprimatur, Hainburg

Umschlagkonzept: Martin Zech Design, Bremen

Redaktion: Sandra Klaucke, Frankfurt/Main

© 1998 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

21. Auflage 2015

Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlags.

Hinweis:

Das Buch ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Autor noch Verlag können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den im Buch gemachten Hinweisen resultieren, eine Haftung übernehmen.

ISBN 978-3-86936-381-3

In 30 Minuten wissen Sie mehr!

Dieses Buch ist so konzipiert, dass Sie in kurzer Zeit prägnante und fundierte Informationen aufnehmen können. Mithilfe eines Leitsystems werden Sie durch das Buch geführt. Es erlaubt Ihnen, innerhalb Ihres persönlichen Zeitkontingents (von 10 bis 30 Minuten) das Wesentliche zu erfassen.

Kurze Lesezeit

In 30 Minuten können Sie das ganze Buch lesen. Wenn Sie weniger Zeit haben, lesen Sie gezielt nur die Stellen, die für Sie wichtige Informationen beinhalten.

 Alle wichtigen Informationen sind rot gedruckt.

 Zahlreiche Zusammenfassungen innerhalb der Kapitel erlauben das schnelle Querlesen.

 Ein Fast Reader am Ende des Buches fasst alle wichtigen Aspekte zusammen.

Inhalt

Vorwort

„Die Zeit ist wie der Wind: richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel.“ (Lothar Seiwert)

Erfolg bedeutet, die gesteckten Ziele ohne Umwege zu erreichen. Der Engpass in vielerlei Hinsicht ist jedoch die Zeit. Viel Energie und Zeit verpuffen, weil klare Ziele, Planung, Prioritäten und Übersicht fehlen. Zeitmanagement bedeutet, die eigene Arbeit und Zeit zu beherrschen, statt sich von ihnen beherrschen zu lassen.

Wenn Sie Ihre Zeit effektiv nutzen, gewinnen Sie in zweifacher Hinsicht:

 Sie steigern Ihre Arbeits- und Leistungserfolge und damit Ihr Einkommen. Auch hier gilt: Zeit ist Geld!

 Sie gewinnen mehr Zeit für andere wichtige Dinge, etwa Freizeit, Familie, Freunde, Fitness: Zeit ist Leben!

Zeit ist wertvoll

Zeit hat einen Wert. Die Zeit, die uns zur Verfügung steht, sollte eingesetzt werden, um berufliche und persönliche Ziele zu erreichen. Nur durch effektives Zeitmanagement können Sie Ihre täglichen Aufgaben und Aktivitäten bewältigen, ohne sich ständig überfordert und unter Druck zu fühlen. Sie werden weiterkommen und dennoch persönliche Zufriedenheit finden.

Erfolgreiches Zeitmanagement hängt vor allem von der richtigen Einstellung und von konsequentem Verhalten ab. Ausgefeilte Techniken und Methoden sind wichtig, können aber den Eigenantrieb nicht ersetzen. Ohne ein Mindestmaß an Selbstdisziplin geht es also nicht. Dies ist der Anteil, den Sie selbst einbringen müssen – jeden Tag! Schon Erich Kästner reimte: „Es gibt nichts Gutes, außer: Man tut es!“

Beginnen Sie jetzt!

Dass Sie dieses Buch zur Hand genommen haben, zeigt, dass Sie bereit sind, Ihren Umgang mit der Zeit zu überdenken und zu optimieren. In den folgenden Kapiteln werden Sie erfahren, wie Sie Ziele setzen und Ihre Zeitdiebe fassen. Die schriftliche Planung – mit Tagesplänen und eventuell einem Zeitplanbuch – hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und zu delegieren. Ein eigenes Kapitel befasst sich damit, wie Sie auch im Alltag bewusst mit Ihrer Zeit umgehen, und gibt Ihnen Hinweise zur Arbeitsorganisation und Tagesgestaltung.

Beginnen Sie mit der sinnvollen Nutzung Ihrer Zeit sofort, investieren Sie 30 Minuten, um diesen Band zu lesen! Diese halbe Stunde ist sinnvoll genutzt und wird Ihnen so manche Zeitverschwendung ersparen.

Ihr Lothar Seiwert

www.Lothar-Seiwert.de

Wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um?

Der Nutzungsgrad des menschlichen Leistungspotenzials in der Wirtschaft wird nur auf 30 bis 40 Prozent geschätzt. Viel Zeit geht verloren, weil sie nicht effektiv eingesetzt wird, und Energie wird auf diese Weise sinnlos verschwendet.

Ermitteln Sie mithilfe der folgenden Checkliste, wo Ihre Schwächen liegen. Kreuzen Sie an, welcher Aussage Sie zustimmen:

	Stimmt	Stimmt nicht
Wie viele Berufstätige leide ich unter Zeitnot und Arbeitsüberlastung (Überstunden-Syndrom).
Ich fühle mich häufig gestresst. Oft müssen viele Dinge gleichzeitig erledigt werden. Die hohe Verantwortung, die enorme Arbeitsmenge, häufige kurzfristige Termine, die Vielfalt der Aufgaben und andere Leistungsanforderungen setzen mich unter Zeitdruck und Stress.
Oft arbeite ich nicht, sondern „werde gearbeitet“. Ich kann dann nur noch reagieren. Rund um die Uhr nehmen mich Kunden, Chef, Mitarbeiter, Telefonanrufe und vielfältige Arbeiten in Anspruch mit dem Ergebnis, dass ich rotiere.
Ich verrichte meine eigentlichen Aufgaben häufig erst nach Dienstschluss. Tagsüber komme ich nicht dazu, weil es viele Störmomente gibt und ich durch Nebensächlichkeiten abgelenkt werde.
Zwischen Arbeit und Freizeit besteht bei mir ein ständiger Konflikt. Die Zeit, die für Beruf und Überstunden draufgeht, kann ich nicht mit der Familie oder Freunden verbringen.

Addieren Sie alle Kreuzchen in der Spalte „Stimmt“, und lesen Sie in folgender Auswertung, wie gut Sie mit Ihrer Zeit umgehen.

Auswertung

0 – 1 Punkte: Sie haben keine besonders ausgeprägten Zeitprobleme. Lesen Sie trotzdem die nachfolgenden Kapitel, um Ihren Umgang mit der Zeit noch mehr zu optimieren.

2 – 3 Punkte: Sie befinden sich im Durchschnitt der Vielbeschäftigten. Überlegen Sie, ob Sie Ihre Ziele richtig gesetzt haben (vgl. Seite 25) und ob Sie Ihren Tagesablauf richtig gestalten (vgl. Seite 67).

4 – 5 Punkte: Sie sind ein richtiges Arbeitstier („Workaholic“) und voraussichtlich ernsthaft gefährdet! Finden Sie heraus, wo Ihre Zeitdiebe liegen (vgl. Seite 14). Können Sie Prioritäten setzen und delegieren (vgl. Seite 55)?

1. Zeit nutzen – Zeitdiebe fangen

Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen – übrigens auch das meistbenutzte Hauptwort der deutschen Sprache. Zeit ist mehr wert als Geld, und darum müssen wir unser Zeitkapital sorgfältig anlegen. Wir können unser Leben als die Zeit beschreiben, die uns hier auf Erden zugeteilt ist. Unsere wichtigste Aufgabe im Leben ist es, soviel wie möglich aus dieser Zeit zu machen.

Zeit ist ein wertvolles Kapital

 Zeit ist ein absolut knappes Gut.

 Zeit ist nicht käuflich.

 Zeit kann nicht gespart oder gelagert werden.

 Zeit kann nicht vermehrt werden.

 Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich.

 Zeit ist Leben.

Haben Sie sich schon einmal ernsthafte Gedanken über Ihre Zeit gemacht? Machen Sie sich den Wert der Zeit bewusst und bilanzieren Sie: Wieviel ist Ihnen eine Stunde Zeit Ihres Lebens wert?

Begrenztes Zeitkapital

Unser Zeitkapital ist begrenzt. Doch gehen Sie mit Ihrer Zeit ebenso sorgfältig um wie mit Ihrem Geld? Wie viel Zeit wir haben, wissen wir nicht im Vorhinein. Wir können nur schätzen: Auch bei einer höheren Lebenserwartung werden Sie nur noch über etwa 200.000 Stunden verplanbarer Zeit verfügen. Etwa noch einmal so viel Zeit, die wir eigentlich haben, können wir nicht beeinflussen: Sie vergeht beim Schlafen, Essen und ähnlichen Tätigkeiten. Heute beginnt also der erste Tag vom Rest Ihres Lebens!

Zeit ist nicht vermehrbar und verrinnt unaufhörlich. Zeit ist Leben und äußerst kostbar.

1.1 Nutzen Sie Ihre Zeit!

„Es ist nicht wenig Zeit, was wir haben, sondern es ist viel, was wir nicht nutzen.“ (Lucius Annaeus Seneca) Die meiste Energie und Zeit verpuffen, weil klare Ziele, Planung, Prioritäten und Übersicht fehlen. Eine bessere oder gar optimale Nutzung Ihrer wertvollen und knappen Zeit erreichen Sie nur durch ein bewusstes, kontinuierliches und konsequentes Zeitmanagement!

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, statt sich von ihnen beherrschen zu lassen. Alle wirklich Erfolgreichen haben eines gemeinsam: Irgendwann in ihrem Leben haben sie sich einmal hingesetzt und über die Verwendung und den Nutzen ihres persönlichen Zeitkapitals gründlich nachgedacht.

Wenn das Leben als Ganzes erfolgreich sein soll, muss ein durchdachtes Zeit- bzw. Lebenskonzept dahinterstehen: Die Zeit, die uns zur Verfügung steht, muss bewusst eingesetzt werden, um berufliche und persönliche Ziele zu erreichen. Nur so kann ein direkter Zusammenhang zwischen der Bewältigung der täglichen Aufgaben und Aktivitäten einerseits sowie der persönlichen Zufriedenheit und dem eigenen Fortkommen andererseits hergestellt werden.

Erfolgreiches Zeitmanagement zeigt Ihnen neue Wege, wie Sie es schaffen,

 mehr Übersicht über anstehende Aktivitäten zu gewinnen

 konsequent Prioritäten zu setzen

 mehr Freiraum für Kreativität zu erhalten (agieren statt re-agieren)

 Stress bewusst zu bewältigen, abzubauen und schließlich ganz zu vermeiden

 mehr Freizeit, d.h. mehr Zeit für Familie, Freunde, Fitness und sich selbst zu gewinnen

 Ihre Ziele konsequent und systematisch zu erreichen, damit Ihr Leben Sinn und Richtung bekommt.

Wofür nutzen Sie Ihre Zeit?

Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wofür Sie Ihre Zeit nutzen? Planen Sie sie, oder läuft sie Ihnen unter den Fingern davon?

 Besinnen Sie sich auf sich selbst: Für welche drei Aktivitäten werden Sie sich in Zukunft bewusst Zeit nehmen?

 Stellen Sie parallel dazu Ihren persönlichen Aktionsplan auf: Was werden Sie ab heute tun, um Ihre Zeit besser zu nutzen?

Wenn klare Ziele und Planung fehlen, kann man nur etwa 40 Prozent seines eigentlichen Potenzials entfalten. Zeitmanagement bedeutet eine bewusste Planung des persönlichen Zeitkapitals und hilft, Ziele ohne Stress zu erreichen und Freiraum für Freizeit und Kreativität zu gewinnen.

1.2 Fassen Sie Ihre Zeitdiebe

„Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst, und was übrigbleibt, verliert sich unbemerkt.“ (Lucius Annaeus Seneca)

Wenn es nicht so läuft, wie wir es erwarten oder planen, dann oft deshalb, weil zwischendurch immer wieder Störungen eintreten. An manchen sind wir selbst schuld, für andere Unterbrechungen ist unsere Umgebung verantwortlich.

 Haben Sie sich schon einmal die Kostbarkeit Ihrer Zeit vor Augen geführt? Machen Sie sich bewusst, was Sie täglich zwei „Störstunden“ tatsächlich an Zeit kosten.

 Wer oder was stiehlt Ihnen die Zeit? Welches sind Ihre gewichtigsten Zeitdiebe und Störfaktoren?

Um Ihre Zeit effektiv nutzen zu können, müssen Sie zunächst analysieren, wo Ihre Zeitdiebe liegen. Welche Aktivitäten oder Umstände rauben Ihnen beständig wertvolle Zeit, bringen aber keine sinnvollen Ergebnisse, die diesen Aufwand rechtfertigen würden?

Ihre persönlichen Zeitdiebe

Die nachfolgenden Fragen helfen Ihnen, Ihre persönliche Arbeitssituation zu überprüfen und Störfaktoren genauer zu identifizieren. Bitte kreuzen Sie nach folgendem Schema an: = Stimmt fast immer = Stimmt häufig = Stimmt manchmal = Stimmt fast nie.

Das Telefon stört mich laufend, und die Gespräche sind meist unnötig lang.

Durch die vielen Besucher von außen oder aus dem Haus komme ich nicht zu meiner eigentlichen Arbeit.

Die Besprechungen dauern häufig viel zu lange, und ihre Ergebnisse sind für mich oft unbefriedigend.

Große, zeitintensive und daher oft unangenehme Aufgaben schiebe ich meist vor mir her, oder ich habe Schwierigkeiten, sie zu Ende zu führen, da ich nie zur Ruhe komme („Aufschieberitis“).

Oft fehlen klare Prioritäten, und ich versuche, zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen. Ich befasse mich zu viel mit Kleinkram und kann mich zu wenig auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Meine Zeitpläne und Fristen halte ich oft nur unter Termindruck ein, da immer etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt oder ich mir zu viel vorgenommen habe.

Ich habe zu viel Papierkram auf meinem Schreibtisch; Korrespondenz und Lesen brauchen zu viel Zeit; Übersicht und Ordnung sind nicht gerade vorbildlich.

Die Kommunikation mit anderen ist häufig mangelhaft. Der verspätete Austausch von Informationen, Missverständnisse oder gar Reibereien gehören bei uns zur Tagesordnung.

Die Delegation von Aufgaben klappt nur selten richtig, und oft muss ich Dinge erledigen, die auch andere hätten tun können.

Das Nein-Sagen fällt mir schwer, wenn andere etwas von mir wollen und ich eigentlich meine eigenen Arbeiten erledigen müsste.

Eine klare Zielsetzung, sowohl beruflich wie privat, fehlt mir; oft vermag ich in meinem Tun keinen Sinn zu sehen.

Manchmal fehlt mir die notwendige Selbstdisziplin, um das, was ich mir vorgenommen habe, auch durchzuführen.

Addieren Sie die Zahlen aller Punkte, bei denen Sie Ihr Kreuz gesetzt haben.

Auswertung

0 – 17 Punkte: Sie haben keine Zeitplanung und lassen sich von anderen treiben. Sie können weder sich noch andere richtig führen. Mit Zeitmanagement beginnt für Sie ein neues und erfolgreicheres Leben.

18 – 24 Punkte: Sie versuchen, Ihre Zeit in den Griff zu bekommen, sind aber nicht konsequent genug, um damit auch dauerhaft Erfolg zu haben.

25 – 30 Punkte: Ihr Zeitmanagement ist gut – und kann noch besser werden.

31 – 36 Punkte: Gratulation – wenn Sie ehrlich, sich selbst gegenüber, geantwortet haben! Sie sind ein Vorbild für jeden, der den Umgang mit der Zeit lernen möchte. Lassen Sie andere von Ihren Erfahrungen profitieren, und geben Sie dieses Buch weiter.

1.3 Die Mind-Map-Methode

Mind Mapping wurde von dem englischen Gehirnforscher Tony Buzan zu Beginn der 70er-Jahre entwickelt. Es ist eine Methode, mit der sich Ideen und Gedanken übersichtlich strukturieren und systematisch bearbeiten lassen. Eine Mind Map (eine „Gehirnkarte“) zeigt bildhaft organisierte und methodisch strukturierte Schlüsselwörter.

Netz persönlicher Zeitzwänge

Jeder Mensch ist einem Beziehungsgeflecht von Anforderungen, Rollen und Betätigungsfeldern aus verschiedenen Lebensbereichen unterworfen, die er erfüllen will bzw. muss – oder glaubt erfüllen zu müssen. Jede dieser Verpflichtungen fordert und erfordert ihre Zeit. Mithilfe einer Mind Map lassen sich diese unterschiedlichen Anforderungen übersichtlich darstellen:

Mind Map Ihrer Zeitanforderungen

Mithilfe einer Mind Map können Sie das Beziehungsnetz Ihrer Zeitanforderungen strukturieren und visualisieren. Überlegen Sie sich, wodurch Ihre Zeit in Anspruch genommen wird. Visualisieren Sie die Zeitanforderungen Ihrer derzeitigen Lebenssituation.

So gehen Sie vor

 Skizzieren Sie in der Mind Map auf Seite 20 das Netzwerk Ihrer persönlichen Zeitanforderungen, -beziehungen und -zwänge.

 Wo liegen die zeitlichen Schwerpunkte, wofür brauchen Sie einen Großteil Ihrer Zeit?

 Was möchten Sie gerne ändern? Welche Bereiche nehmen zu viel Zeit in Anspruch, obwohl Ihnen Ihre Zeit dafür eigentlich zu kostbar ist?

 Tragen Sie in die Mind Map auch Ihre wichtigsten Zeitdiebe ein, und markieren Sie diese deutlich, z. B. mit einem Leuchtmarker.

Arbeitsweise des Gehirns

Mind Mapping berücksichtigt die Tatsache, dass das Gehirn zweiseitig arbeitet:

 Das links liegende Zentrum des Großhirns ist zuständig für Sprache, Logik, Analysen, Fakten und das Erfassen von Details.

 Das rechts liegende Zentrum dagegen denkt in Bildern, behält den Überblick und ordnet dem Erlebten einen Gefühlswert zu.

Die ganzheitliche Methode des Mind Mappings aktiviert beide Gehirnhälften gleichzeitig. Sie koordiniert die vielfältigen Möglichkeiten sprachlichen und bildhaften Denkens und fördert das beidhirnig kreative Arbeiten.

Mind Mapping mit PC

Wenn Sie die Vorteile der Elektronik nutzen und noch professioneller mit Mind Maps arbeiten wollen, sollten Sie den MindManager installieren, die offizielle, von Tony Buzan empfohlene Mind-Mapping-Software. Inzwischen gibt es auch mobile Lösungen als Apps für iPhone, iPad und Android: www.mindmanager.de und www.mindjet.com

Das Programm für Windows und Mac ist sofort intuitiv zu bedienen und formt aus wenigen Stichworten automatisch übersichtliche „gehirn-gerechte“ (Vera F. Birkenbihl) Grafiken. Eine Symbolgalerie mit 450 Cliparts ermöglicht es, eigene Mind Maps grafisch aufzuwerten. Insbesondere die beliebige Editierbarkeit auf dem Bildschirm ist ein großer Vorteil. Handgefertigte Mind Maps können nachträglich zu Präsentations- und Archivierungszwecken elektronisch erfasst, weiterentwickelt und in einer persönlichen Datenbank abgespeichert werden. Die Maps können in HTML exportiert und dadurch in Homepages integriert oder per Internet-Conference kommuniziert werden.