Kitabı oku: «30 Minuten Zeitmanagement für Lehrer»

1.1Zeitdiebe und Störteufel

Jeder Tag hält stets die gleiche Anzahl an Stunden, Minuten und Sekunden für uns bereit. Wir können die Zeit, die uns zur Verfügung steht, weder vermehren noch einlagern, weder kaufen noch sparen.

Dennoch behandeln wir die Zeit oft so, als hätten wir unendlich viel davon. Vielleicht, weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass sie uns jeden Morgen aufs Neue zur Verfügung steht: Mit Erleichterung freuen wir uns dann über das frisch aufgefüllte Zeitkonto, über die 1.440 Minuten des neuen Tages, und erlauben nicht nur uns selbst, mit unserer Zeit sorglos umzugehen, sondern gestehen dieses Privileg auch anderen zu.

Wer nur rotiert, kommt nicht vom Fleck

Doch durch diese Hintertür schleichen sich Zeitdiebe in unser Leben ein. Sie bewirken, dass wir unsere Zeit in kleinen Portionen vergeuden, dass unsere Planung nach und nach aus dem Ruder läuft und schließlich unsere eigentlichen Ziele in immer weitere Ferne rücken. Und am Ende des Tages stellen wir fest, dass wir kaum etwas erledigt haben, obwohl wir dauernd beschäftigt waren.

Solche Zeitdiebe sind zum Beispiel all die dringenden Anfragen und gutmütig zugesagten Aufgaben, die sich scheinbar „schnell noch“ erledigen lassen, dadurch eigentlich ganz harmlos wirken, aber zusammengenommen viel Aufmerksamkeit und Energie binden. Das sind aber auch kleine Ablenkungen und Unkonzentriertheiten, die uns von unseren Plänen abweichen und Wichtigem ausweichen lassen. Und das sind auch all die Besprechungen und Termine, die nur zu einem kleinen Teil unseren persönlichen Zielen dienen.

Typische Zeitdiebe, die viele Lehrkräfte heimsuchen:

Spontane Absprachen und Diskussionen mit Kollegen auf dem Gang, die ohne konkretes Ergebnis bleiben

Plötzlich auftretende Bitten und Nöte von Schülern

Dokumente, Unterschriften und Materialien, die von Schülern oder Kollegen nicht termingerecht abgegeben wurden und denen man hinterherrennen muss

Unergiebige Konferenzen, die zu lang und schlecht strukturiert sind

Gespräche, Anrufe und E-Mails von Eltern außerhalb der Sprechzeiten

Langwierige und umständliche Diskussionen im Kollegium über Termine und Organisationsdetails, die sich auch schriftlich oder online koordinieren lassen

Zu viele und unvorhergesehene Zusatzaufgaben

Schwierigkeiten, Nein zu sagen, und der Versuch, auf allen Hochzeiten zu tanzen

Aufschieben ungeliebter Aufgaben, die dann zu dringenden Problemen werden

Falsch gesetzte Prioritäten, vor allem das Vorziehen unwichtiger Aufgaben

Unordnung und verstreute Unterlagen, die zu längerem Suchen führen

Selbermachen, um Zeit zu sparen, anstatt durch Delegieren langfristig Aufgaben zu reduzieren

Mangelnde Zielklärung, sodass nicht klar ist, was eigentlich erreicht werden soll

Einige dieser Zeitdiebe haben wir selbst im Griff, andere nicht; einige lassen sich besser, andere schlechter vermeiden. Aber klar ist: Wer zu vielen davon nachgibt, strampelt sich bald in alle Richtungen gleichzeitig ab, versucht verzweifelt, tausend Dinge unter einen Hut zu bekommen, und verliert sich in immer länger werdenden To-do-Listen.

Wie aus berechtigten Anfragen Zeitdiebe werden

Der Schulalltag mit seiner nie versiegenden Flut an Problemen, Bitten und sonstigen Hilferufen ist ein besonders fruchtbarer Nährboden für Zeitdiebe. Und gerade hier ist es besonders schwierig, sich gegen sie zu wehren: Oft ist ein striktes Nein kaum möglich, geschweige denn wünschenswert. Denn natürlich sollten Pädagogen hilfsbereit sein und ein offenes Ohr für Schüler und Kollegen haben. Das heißt aber nicht, dass man stets ansprechbar und für Anfragen erreichbar sein muss. Es heißt auch nicht, dass man jeder Bitte sofort nachkommen, jedes Ansuchen persönlich erledigen muss.

Viele ganz normale und im Grunde gut bewältigbare Aufgaben werden überhaupt erst dadurch zu Zeitdieben, dass sie in letzter Minute auftauchen, ein laufendes Geschehen unterbrechen oder sich unnötig oft wiederholen. Die Zeit stehlen uns also eigentlich nicht die durchaus berechtigten Anfragen und Bitten aus unserer Umgebung, sondern die Art und Weise, mit der wir und die anderen damit umgehen. Diese Zeitdiebe gilt es zu fangen und zu neutralisieren. Erst wenn Sie wieder die Kontrolle darüber haben, wie Sie Ihre Zeit verwenden, können Sie Ihre Anstrengungen in eine Richtung bündeln und sich auf Ihre tatsächlichen Ziele zubewegen.

Ihr persönliches Zeittagebuch

Führen Sie dazu eine Woche lang minutiös Buch. Notieren Sie alle Tätigkeiten und vermerken Sie deren Dauer. Auch wenn es übertrieben erscheint: Machen Sie sich die Mühe und tragen Sie alles ein, was Sie tun, notieren Sie, wann Sie es tun und wie lange es dauert: vom Aufstehen bis zum Schlafengehen, von der zweistündigen Konferenz bis zum zweiminütigen Gespräch zwischen Tür und Angel. Und beziehen Sie nicht nur den Schulalltag mit ein, sondern auch private Termine, Familienunternehmungen und Treffen mit Freunden.

Sie werden staunen, wie viele Zeitdiebe Sie mithilfe des Zeittagebuchs entdecken. Gleichzeitig werden Sie ein Gespür dafür bekommen, welche Bereiche zu kurz kommen und wofür Sie gerne mehr Zeit hätten, etwa für Ihre Gesundheit, die persönliche Entwicklung oder Ihre Kinder.

Im nächsten Schritt bewerten Sie die Einträge in Ihrem Zeittagebuch:

Ereignisse, die Sie unnötig viel Zeit gekostet haben, die Sie kaum vorangebracht haben und die Sie von anderen, wichtigeren oder angenehmeren Dingen abgehalten haben – kurzum alles, was Sie künftig gerne reduzieren würden – markieren Sie rot.

Zeit, die Sie gut genutzt haben, in der Sie besonders produktiv waren oder die Ihnen half, Ihre Batterien wieder aufzuladen, markieren Sie grün.

So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie künftig Schwerpunkte setzen sollten und welche Zeitdiebe Sie besser ausmerzen. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. Entscheiden Sie sich für einen Zeitdieb und versuchen Sie, diesen gezielt zu reduzieren.

Generell gilt: Sagen Sie öfter Nein zu Aufgaben, die an Sie herangetragen werden, passen Sie die Art und Weise an, in der Sie sie erledigen, oder delegieren Sie sie an andere. Und wenn Sie eine weitere Rolle übernehmen, geben Sie dafür eine andere ab. Das alles ist im Schulalltag nicht leicht – aber möglich.

Um Ihr Zeitmanagement zu verbessern, sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Dazu eignet sich ein Zeittagebuch, in das Sie eine Woche lang alle Tätigkeiten und Ereignisse eintragen. Die darin aufscheinenden Zeitdiebe sollten Sie gezielt angehen.

1.2Der Arbeitstag – zwischen Stundenplan und Flexibilität

Lehrkräfte haben etwas, das die meisten Erwachsenen nur noch aus ihrer Kindheit kennen: einen Stundenplan. Detailliert und unerbittlich gibt dieser den Schultagen eine Struktur vor – aber dann auch wieder nur zum Teil.

Denn darüber hinaus haben Pädagogen viele Aufgaben, die sie flexibel und eigenverantwortlich erledigen: die Unterrichtsvor- und Nachbereitung etwa, Korrekturen und Prüfungsentwürfe, Protokolle und Dokumentationen. Für all das bleiben je nach schulinterner Organisation die Nachmittage, die Abende, die Wochenenden – und die Ferien.

Der Unterricht nach Stundenplan erfordert eine andere Planung und andere Strategien, um die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen, als die flexible Zeiteinteilung. Hinzu kommt, dass phasenweise viele Konferenzen, schulische Veranstaltungen und administrative Aufgaben das Zeitmanagement zusätzlich erschweren. Und dann kann das alles auch noch mit unvorhergesehenen Ereignissen im Privatleben kollidieren.

Zeit situationsgerecht managen

Die große Gefahr für Lehrkräfte liegt darin, dass eigentlich immer irgendetwas ihre Aufmerksamkeit verlangt und dadurch die weniger beliebten Aufgaben schleichend in den Hintergrund treten. Diese werden aufgeschoben, bis es plötzlich allerhöchste Zeit wird, und dann in hektischen Nacht- oder Wochenendschichten abgearbeitet. Das wiederum zehrt an Gesundheit, Ausgeglichenheit und Privatleben.

Diese Probleme können Sie mit situationsgerechtem Zeitmanagement verhindern: Die zur Verfügung stehende Zeit muss so genutzt werden, dass aus flexibler Zeiteinteilung produktive Arbeitsstunden werden und weder langfristige Ziele noch Privatleben und Gesundheit zu kurz kommen. Neben dem Setzen von Prioritäten und einer guten Tages- und Wochenplanung (s. Kap. 3) kommt es auf die richtige Organisation an.

Drei Bereiche sind dabei besonders wichtig:

Die Berücksichtigung des eigenen Biorhythmus

Das Schaffen und Nutzen ungestörter Zeitblöcke

Der Umgang mit Aufschieberitis

Eulen im Klassenzimmer

Wenn Sie morgens um sieben gut gelaunt als Erste am Kopierer stehen, sind Sie wahrscheinlich eine waschechte Lerche. Als Eule hingegen sind Ihnen erste Stunden ein Graus, aber dafür korrigieren Sie mühelos bis in die Nacht hinein.

Die meisten Menschen liegen zwischen diesen Extremen. Normalerweise sind Erwachsene vormittags zwischen 9 und 11 Uhr besonders leistungsfähig und haben nachmittags ein weiteres Hoch zwischen 15 und 17 Uhr. Dieser sogenannte Biorhythmus ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich, aber für jeden Einzelnen ziemlich konstant.

Wer das Beste aus der zur Verfügung stehenden Zeit herauszuholen möchte, sollte energiereiche Zeiten für wichtige, kreative oder komplizierte Aufgaben nutzen. Kleinkram, Administration und Routineaufgaben hingegen erledigt man zu weniger günstigen Tageszeiten.

Die Gunst der Stillen Stunde nutzen

Wenn wir dauernd bei unserer Tätigkeit unterbrochen werden, kommen wir nur äußerst schleppend voran – und zwar nicht nur wegen der kurzen Unterbrechung selbst. Die meiste Zeit geht verloren, weil wir uns danach wieder in unsere Aufgaben hineindenken müssen. Unsere Konzentrationskurve sieht bei vielen Unterbrechungen aus wie ein Sägeblatt: Auf jeden Absturz folgt ein erneuter mühsamer Anstieg.

Um diesen Sägeblatt-Effekt zu vermeiden, sollten Sie Unterbrechungen in Ihrer produktivsten Zeit auf ein Minimum reduzieren. Bewährt hat sich eine Stille Stunde, in der Sie signalisieren, dass Sie nicht gestört werden wollen, Anrufe, Nachrichten und E-Mails blockieren und keine Gespräche führen. Bei Unterbrechungen erklären Sie, dass Sie im Moment absolut keine Zeit haben, sich aber gern anschließend um die Anfrage kümmern.

Markieren Sie die Stunde im Tagesplan (vgl. Kap. 3) und verteidigen Sie sie auf Biegen und Brechen. Es ist Ihr gutes Recht, sich ab und zu aus allem auszuklinken, am besten einmal täglich, und sich dem zu widmen, zu dem Sie sonst nicht kommen würden.

Akuthilfe bei Aufschieberitis

Trotz allem kommt es vor, dass uns die Arbeitslust schlagartig verlässt, sobald wir eine Aufgabe angehen. Das hat weniger mit Faulheit als mit überhöhten Ansprüchen an uns selbst zu tun. Manche Aufschieber räumen sogar begeistert den Keller auf, nur um nicht mit ihrer Arbeit konfrontiert zu werden. Doch aufgeschobene Aufgaben werden bald zu dringenden, und dann kommt zur Unlust auch noch der Termindruck hinzu.

Drei Tipps gegen Aufschieberitis:

Teilen Sie Aufgaben in kleine, überschaubare Einheiten auf, die sich in 10 Minuten erledigen lassen, und nehmen Sie sich dann zunächst nur eine einzige davon vor. Ist man mal drin, geht es meistens von selbst weiter.

Alternativ können Sie Aufgaben auch in intensiven Arbeitsschüben von zum Beispiel 30 Minuten erledigen, auf die eine zehnminütige Pause folgt. Auch hier gilt: Bei den ersten 30 Minuten hilft es, wenn die Pause in Sicht ist. Beim zweiten Schub geht es dann schon leichter.

Wenn das nichts hilft, ein letzter Tipp: Räumen Sie den Schreibtisch komplett frei, legen dann alles bereit, was Sie für die Arbeit brauchen, stellen Sie einen Wecker auf 15 Minuten und zwingen Sie sich, zu warten. Sie dürfen nicht arbeiten und auch nichts anderes tun. Wenn Sie wirklich 15 Minuten durchhalten, werden Sie sich anschließend freuen, mit der Arbeit anfangen zu dürfen.

Als Lehrkraft haben Sie einen zweigeteilten Arbeitstag mit einem festgelegten Stundenplan und flexibler Zeit für Vor- und Nachbereitung des Unterrichts. Das stellt besondere Anforderungen an Ihr Zeitmanagement, um situationsbedingt das Beste aus der verfügbaren Zeit zu machen.

1.3Das Schuljahr – zwischen Ferien und Terminstress

Niemand schreibt Ihnen vor, wie Sie Ihre unterrichtsfreie Zeit organisieren und wann genau Sie welche Aufgaben erledigen. Diese Freiheit ist jedoch trügerisch. Denn das Schuljahr schreitet unaufhörlich im vorgegebenen Takt voran; Termine, Lehrplan und Prüfungszeiten ergeben eine straffe Abfolge.

Es besteht die Gefahr, dass Engpässe im Zeitbudget nicht sofort offensichtlich sind. Außerdem lassen sich viele Ereignisse nicht so akkurat planen, dass alle Eventualitäten berücksichtigt sind. Wer weiß schon am Anfang des Schuljahres, wann genau die Klassenfahrt angesetzt wird, welche Kollegen krankheitsbedingt ausfallen oder wann Klassenarbeiten geschrieben werden können?

Das Gute an dem Korsett aus Fixterminen ist, dass Sie es als Leitplanke nutzen können, um Ihr Zeitmanagement laufend zu überprüfen. Durch den Abgleich mit den Terminen des Schuljahres erhalten Sie eine konkrete Rückmeldung zu Ihrer Planung. Das setzt allerdings voraus, dass Sie dies regelmäßig, mindestens wöchentlich, tun und gegebenenfalls Ihre Planung aktualisieren. Das ist ein zeitlicher Mehraufwand von wenigen Minuten, bringt aber eine Planungssicherheit, die später Stunden und Tage falsch investierter Zeit sparen kann.

Die Strategie: flexibel bleiben

Doch allein mit wiederholter Planung ist es meist nicht getan. Hier kommen Ihre Stärken aus dem Unterricht zur Geltung. Denn auch dort ist vieles im Fluss. Es gibt die unterschiedlichsten Klassen, jede Schülerin und jeder Schüler hat ihr bzw. sein eigenes Profil aus Stärken, Schwächen und Charaktermerkmalen, die sich zudem ständig entwickeln und unentwegt zu neuen Situationen führen. Daher sind Sie es als gute Lehrkraft gewohnt, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Ihre Unterrichtsstrategie immer wieder zu aktualisieren. Diese Stärke spielen Sie nun aus, um Ihr Zeitmanagement ebenso souverän an neue Herausforderungen anzupassen.

Tipps für mehr Flexibilität

Fangen Sie sofort mit langfristigen Aufgaben an. Wenn Sie jeden Tag etwas dafür tun, bleiben Sie während des Schuljahres am Ball und stecken Unvorhergesehenes leichter weg.

Planen Sie Rückschläge ein. Nicht alles klappt immer nach Plan, je nach Tagesform und äußeren Umständen schaffen Sie vielleicht nur einen Bruchteil Ihres Pensums. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Legen Sie sich lieber einen Plan B bereit, der Sie mit Abstrichen dennoch weiterbringt.

Planen Sie kleinteilig. Etappenziele sind leichter zu erreichen als große Meilensteine. Und Mini-Projekte lassen sich auch leichter in eine neue Planung einfügen, bei der Sie vielleicht einige ungestörte Zeitblöcke aufgeben müssen.

Werden Sie konkret. Auch wenn Sie Ihre Ziele in kleinere Teilaufgaben zerlegen, sollten Sie dennoch ein ganz konkretes Ergebnis formulieren, terminieren und schriftlich festhalten. Wenn Sie sich vornehmen, in der nächsten halben Stunde fünf Schulaufgaben zu korrigieren, ist das erfolgversprechender, als nur „möglichst weit“ zu kommen.

Der Schulalltag bedingt, dass Sie als Lehrkraft einige Besonderheiten bei Ihrem Zeitmanagement berücksichtigen sollten: Wenn Sie Zeitdieben nachspüren, sollten Sie sich gut überlegen, welche Sie eliminieren können und welche nicht. Letztere lassen sich aber oft durch organisatorische Verbesserungen beeinflussen. Um die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu verwenden und unliebsame Aufgaben nicht zu lange aufzuschieben, sollten Sie freie Zeitblöcke in den produktiven Tagesphasen nutzen. Der Takt des Schuljahres ist größtenteils vorbestimmt, Details sind aber nur bedingt vorhersehbar. Daher ist eine großzügige Planung mit ausreichend Zeitreserven besonders wichtig.