Der eigentliche Konsolidierungsprozess wird über die beiden Apps Datenmonitor und Konsolidierungsmonitor gesteuert und überwacht.
In der App »Datenmonitor« befinden Sie sich auf der Ebene der Einzelgesellschaften. Hierüber lassen sich die Meldedaten der Gesellschaften in das Group Reporting laden, die gemeldeten Daten validieren, Korrekturbuchungen vornehmen und für Fremdwährungsgesellschaften die Einzelabschlüsse in die Konzernwährung umrechnen. Wenn der Datenmonitor erfolgreich abgearbeitet wurde, erhalten Sie im Ergebnis den Summenabschluss des Konzerns.
Dieser Summenabschluss bildet dann die Ausgangsbasis für den Konsolidierungsmonitor. Über ihn werden die eigentlichen Konsolidierungsmaßnahmen durchgeführt. Dazu gehören beispielsweise die Innenumsatzeliminierung, die Aufwands- und Ertragseliminierung sowie die Schulden- und die Kapitalkonsolidierung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Korrekturbuchungen im Rahmen der Konsolidierung durchzuführen und einzelne Eliminierungsvorgänge manuell zu buchen. Wie im Datenmonitor gibt es auch im Konsolidierungsmonitor eine Datenvalidierung, mit der der konsolidierte Abschluss überprüft wird.
Die Monitore helfen Ihnen also dabei, die einzelnen Schritte des Abschlussprozesses abzuarbeiten und den Fortschritt der Konzernabschlusserstellung zu überwachen. In Abbildung 3.2 sehen Sie den Datenmonitor, mit dessen Hilfe der Summenabschluss der Konzerngesellschaften erstellt wird.
Abbildung 3.2: Datenmonitor
In den Zeilen auf der linken Seite wird die Konzernstruktur angezeigt. Die Konzerngesellschaften werden als Konsolidierungseinheiten bezeichnet. Diese werden in Konsolidierungskreise gruppiert (siehe hierzu Abschnitt 4.2). Die Spalten repräsentieren die einzelnen Prozessschritte der Konsolidierung (Konsolidierungsmaßnahmen). In den Schnittpunkten von Konsolidierungseinheiten und Konsolidierungsmaßnahmen erkennen Sie den aktuellen Status einer Maßnahme für die jeweilige Konsolidierungseinheit.
Anhand der Legende in Abbildung 3.3 sehen Sie, welche Bedeutung die unterschiedlichen Symbole in den beiden Monitoren haben.
Abbildung 3.3: Symbollegende für Daten- und Konsolidierungsmonitor
Ist der Status einer Maßnahme für eine bestimmte Konsolidierungseinheit initial, bedeutet das beispielsweise, dass diese Maßnahme für diese Konsolidierungseinheit noch nicht ausgeführt wurde. Erfolgreich absolvierte Maßnahmen können anschließend gesperrt werden. Sie haben dann den Status Gesperrt und sind nicht erneut durchführbar.
Wie man in Abbildung 3.4 sieht, können die Maßnahmen über das Kontextmenü durchgeführt, gesperrt und wieder geöffnet werden. Beim Durchführen werden vier Modi unterschieden:
Test: Hiermit simulieren Sie die Ausführung der Maßnahme.
Buchen: Bei diesem Echtlauf erzeugen Sie abhängig von der Maßnahme Belege, und der Status der Maßnahme ändert sich.
Test mit Ursprungsliste: Wie beim Testlauf wird die Maßnahme simuliert, der Perioden- und Maßnahmenstatus wird aber ignoriert. Diesen Testmodus können Sie daher unabhängig von der Statusverwaltung verwenden.
Start mit Anf.Bild: Die Maßnahme wird nicht direkt gestartet. Es wird vorab ein Selektionsbildschirm gezeigt, auf dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
Abbildung 3.4: Kontextmenü im Datenmonitor
Den Modus Starten mit Anf.Bild können Sie z.B. verwenden, wenn Sie Maßnahmen während des Abschlussprozesses regelmäßig durchführen möchten. Dann bietet Ihnen dieser Modus die Möglichkeit, wiederkehrende Hintergrundjobs anzulegen. In Abbildung 3.5 sehen Sie beispielsweise den Selektionsbildschirm der Maßnahme Währungsumrechnung. Über den in der Abbildung gezeigten Menüeintrag Programm • Im Hintergrund ausführen können Sie die Startterminwerte für den Hintergrundjob festlegen.
Abbildung 3.5: Maßnahme als Hintergrundjob einplanen
Grundsätzlich können Sie im Datenmonitor die Periode eines Geschäftsjahres auf Ebene der Konsolidierungseinheiten öffnen oder schließen. Darüber wird gesteuert, wann der Konsolidierungsprozess für eine Einheit starten kann bzw. wann der Abschlussprozess beendet ist. In dem Datenmonitor in Abbildung 3.2 ist die Buchungsperiode 1/2021 für die Konsolidierungseinheiten DE01, DE02, UK02 und US02 noch geschlossen. Daher sind diese Einheiten dunkler hinterlegt.
Die Periodenverwaltung existiert nicht nur im Daten-, sondern auch im Konsolidierungsmonitor. In Abbildung 3.6 sehen Sie, wie das Zusammenspiel der beiden Monitore mit der Periodenverwaltung funktioniert.
Abbildung 3.6: Zusammenspiel der Periodenverwaltung mit dem Daten- und dem Konsolidierungsmonitor
Es gibt ein separates Berechtigungsobjekt für das Öffnen und Schließen von Perioden. Dieses Objekt können Sie nutzen, um ausgewählten Mitarbeitern in Ihrem Konzern die Berechtigung für die Periodenverwaltung zu geben. Über das Berechtigungskonzept legen Sie außerdem fest, wer Maßnahmen sperren und ggf. wieder entsperren kann.
Jedes Mal, wenn Sie eine Konsolidierungsmaßnahme ausführen, wird ein Maßnahmenprotokoll erstellt. Abbildung 3.7 zeigt die Fiori-App »Maßnahmenprotokolle«, mit der die Protokolle der meisten Maßnahmen verwaltet werden. Hierüber können Sie dann u.a. die Belege analysieren, die von den Maßnahmen gebucht werden.
Abbildung 3.7: Maßnahmenprotokolle
In der ersten Spalte sieht man den jeweiligen Maßnahmentyp. In den nachfolgenden Spalten werden die globalen Parameter angezeigt, die bei der Durchführung der Maßnahme relevant waren. Sie sehen auch, mit welcher Belegart (siehe Abschnitt 4.4) bei der jeweiligen Maßnahme gebucht wurde. Allerdings benötigt nicht jede Maßnahme eine eigene Belegart.
Des Weiteren erkennt man in dem Protokoll, wann die Maßnahmen von welchem Anwender ausgeführt wurden. In der letzten Spalte sehen Sie den jeweiligen Status der Maßnahme, also ob die Maßnahme fehlerfrei abgearbeitet wurde. Abbildung 3.8 zeigt, für welche Maßnahmentypen die Protokolle über diese App zur Verfügung stehen.
Abbildung 3.8: Maßnahmentypen der Protokoll-App
Mit der Customizing-Transaktion CXE0P bzw. im Einführungsleitfaden über SAP S/4HANA für Konzernberichtswesen • Konfiguration für Konsolidierungsbearbeitung • Einstellungen Protokollarchivierung für Maßnahmen pflegen legen Sie individuell für jede Maßnahme den Detaillierungsgrad des Maßnahmenprotokolls fest, und Sie bestimmen auch, ob das Protokoll für eine spätere Anzeige archiviert werden soll (siehe Abbildung 3.9).
Abbildung 3.9: Protokollarchivierung für Maßnahmen pflegen
Sie können sich die Bewegungsdaten der Tabelle ACDOCU über die Fiori-App »Datenbankanlistung« (klassische Ansicht) anzeigen lassen. Dieses von den Konsolidierungsprodukten SAP EC-CS und SAP SEM-BCS übernommene Reporting-Werkzeug ist auch in die beiden Monitore integriert. Sowohl im Daten- als auch im Konsolidierungsmonitor gelangen Sie über den Menüeintrag Mehr • Springen • Datenbankanlistung Summensätze (siehe Abbildung 3.10) zur Datenbankanlistung.
Abbildung 3.10: Menüeintrag für Datenbankanlistung
Auf dem Selektionsbildschirm der Datenbankanlistung wählen Sie aus, welchen Datenbestand der Bewegungsdatentabelle Sie sehen möchten. Anschließend erhalten Sie eine Liste, die die Belege der ACDOCU-Tabelle in saldierter Form zeigt. Über die Navigationsmöglichkeiten der Liste können Sie dann auf die dahinterliegenden Einzelbelege zugreifen. In Abbildung 3.11 sehen Sie den Selektionsbildschirm und in Abbildung 3.12 einen Ausschnitt der Ergebnisliste für die gewählte Selektion.
Abbildung 3.11: Selektionsbildschirm der Datenbankanlistung
Abbildung 3.12: Ergebnisdarstellung der Datenbankanlistung
Die Datenbankanlistung wird in den nachfolgenden Kapiteln an verschiedenen Stellen verwendet, um die Buchungsweise im Group Reporting zu verdeutlichen.
In diesem Kapitel werden die zentralen Stammdaten der Group-Reporting-Lösung überblicksartig vorgestellt. Hierzu gehören insbesondere Konsolidierungskreise und -einheiten, mit denen sich die Konzernstruktur darstellen lässt, sowie der Positionsplan zur Abbildung des Konzernkontenplans. Um die unterschiedlichen Berichtsanlässe im Group Reporting zu unterscheiden, setzt man Konsolidierungsversionen ein. Wie im SAP-ERP-System müssen Sie auch in der Konsolidierung Belegarten anlegen, um buchen zu können. Diese Belegarten werden thematisch in unterschiedliche Kontierungsebenen gruppiert.
In der Regel wird ein Konsolidierungssystem für mehrere Berichtsanlässe, wie z.B. für die Konsolidierung von Ist-Daten, für die Durchführung von Forecast-Berechnungen oder für Restatements, eingesetzt. Für diese verschiedenen Berichtsanlässe müssen jeweils eigene Konsolidierungsversionen im Group Reporting anlegt werden, damit die Finanzdaten separiert sind (in anderen Konsolidierungsprodukten verwendet man hierfür auch den Begriff Datenkategorien).
Da die benötigten Konsolidierungsfunktionen häufig vom Berichtsanlass abhängig sind, können Sie die Systemeinstellungen versionsabhängig festlegen. Grundsätzlich wird zwischen Konsolidierungsversionen und speziellen Versionen unterschieden. Über spezielle Versionen lassen sich Systemeinstellungen, die in verschiedenen Konsolidierungsversionen identisch sind, weiterhin zentral pflegen.
Abbildung 4.1: Konsolidierungsversionen und spezielle Versionen
Abbildung 4.1 verdeutlicht das Zusammenspiel zwischen Konsolidierungsversionen und speziellen Versionen. Die Konsolidierungsversion Y10 (Ist-Version) unterscheidet sich von der Konsolidierungsversion Y20 (Plan-Version) nur in den zu verwendenden Umrechnungskursen. Alle übrigen Systemeinstellungen sind in beiden Versionen identisch.
Die Versionen und die Zuordnung der speziellen Versionen legen Sie über die Customizing-Transaktion CXB1 bzw. den Customizing-Schritt SAP S/4HANA für Konzernberichtswesen • Stammdaten • Versionen definieren an. Abbildung 4.2 zeigt exemplarisch die Einstellungen der Konsolidierungsversion Y10.
Abbildung 4.2: Konsolidierungsversion Y10 (Ist-Version)
In der Abbildung sehen Sie auch, für welche Themengebiete Sie spezielle Versionen nutzen können.
Die Konsolidierungseinheiten repräsentieren in der Regel die rechtlichen Einheiten eines Konzerns. In den meisten Fällen entsprechen diese Einheiten den Buchungskreisen in einem SAP-ERP-System.
Konsolidierungseinheiten können Sie mit der Fiori-App »Konsolidierungseinheiten – Anlegen und ändern« definieren. Im Stammsatz einer Konsolidierungseinheit hinterlegen Sie verschiedene Eigenschaften. Hierzu gehören beispielsweise der Sitz (Land) und die lokale Währung (bzw. Hauswährung) der Gesellschaft.
Bei Fremdwährungsgesellschaften müssen Sie außerdem angeben, mit welcher Umrechnungsmethode die Hauswährungswerte in die Konzernwährung umgerechnet werden sollen (siehe Kapitel 11).
Sie ordnen auch jeder Konsolidierungseinheit eine Validierungsmethode zu. Hiermit legen Sie fest, mit welchem Regelwerk die Korrektheit der Einzelabschlussdaten überprüft werden soll (siehe Kapitel 12).
Wenn bei ergebniswirksamen Buchungen automatisch latente Steuern berücksichtigt werden sollen, muss hierfür ein Steuersatz im Stammsatz der Konsolidierungseinheit hinterlegt sein (siehe Kapitel 10).
Für jede Konsolidierungseinheit ist weiterhin festzulegen, welche Datentransfermethode für die Übernahme der Einzelabschlussdaten in das Group Reporting zum Einsatz kommen soll (siehe Kapitel 6 und 7). Ist die Konsolidierungseinheit eine Gesellschaft, die in demselben SAP-S/4HANA-System wie die Konsolidierungslösung geführt wird, können die Einzelabschlussdaten automatisch übernommen werden (Datentransfermethode: Lesen aus universellem Beleg). Alternativ ist es möglich, die Meldedaten über eine Textdatei in das Konsolidierungssystem zu laden (Datentransfermethode: Flexibler Upload). Abbildung 4.3 zeigt exemplarisch die Datenerfassungsmethode der Konsolidierungseinheit DE01.
Abbildung 4.3: Stammsatz einer Konsolidierungseinheit
Konsolidierungskreise dienen dazu, die Konsolidierungseinheiten zu gruppieren, für die ein Konzernabschluss durchgeführt werden soll. Sie können eine Konsolidierungseinheit auch mehreren Konsolidierungskreisen zuordnen. Für die Definition eines Konsolidierungskreises verwenden Sie die Fiori-App »Konsolidierungskreise – Anlegen und ändern«.
Abbildung 4.4 zeigt den Stammsatz des Konsolidierungskreises WELT, den wir für die Anwendungsbeispiele in diesem Buch angelegt haben. Mithilfe der Abschlussart legen Sie die Abschlussfrequenz fest. Sie sehen, dass in unserem Fall die Konzernabschlüsse monatlich erstellt werden.
Abbildung 4.4: Stammsatz des Konsolidierungskreises WELT
Sie müssen auf Ebene des Konsolidierungskreises auch festlegen, ab wann die Konsolidierungseinheiten einem Kreis zugeordnet sind (Beginn der Zuordnung) und wann sie aus einem Kreis abgehen (Ende der Zuordnung). Diese Einstellungen werden mit der Fiori-App »Konzernstruktur verwalten – Konzernsicht« vorgenommen.
Abbildung 4.5 zeigt die Struktur für den Konsolidierungskreis WELT. In der Abbildung sehen Sie die Erst- und Entkonsolidierungszeitpunkte für die Konsolidierungseinheiten. Diese können vom Beginn und Ende der Konsolidierungskreiszuordnungen abweichen, da eine Konsolidierungseinheit, die unterjährig entkonsolidiert wird, erst zum Jahresende aus dem Konsolidierungskreis entfernt werden darf (siehe Kapitel 15).
Abbildung 4.5: Verwalten der Konsolidierungskreisstruktur
Ab dem Release 1909 gilt die neue Reporting-Logik (siehe Abschnitt 17.1). Das bedeutet, dass Sie die Pflege der Konsolidierungskreisstruktur nicht mehr über den Customizing-Pfad SAP S/4HANA für Konzernberichtswesen • Stammdaten • Organisationseinheitenhierarchie pflegen aufrufen können (siehe Abbildung 4.6).
Abbildung 4.6: Systemmeldung bei Customizing-Transaktion zur Pflege der Organisationseinheitenhierarchie
Stattdessen müssen Sie zwingend die Fiori-Apps »Konsolidierungskreisstruktur verwalten – Konzernsicht« und »Konsolidierungskreisstruktur verwalten – Einheitensicht« benutzen. Diese ermöglichen dann nur noch eine Zuordnung in Form einer flachen Liste. Konsolidierungskreise können also nicht mehr hierarchisch angeordnet werden.
Sowohl für die Konsolidierungseinheiten als auch für die Konsolidierungskreise besteht die Möglichkeit, die Stammdaten in Excel aufzubereiten und anschließend über die Fiori-App »Konsolidierungsstammdaten importieren« in das Group Reporting zu laden. Wie Sie in Abbildung 4.7 sehen, laden Sie hierfür eine Vorlage herunter. Die App kann auch dazu genutzt werden, bereits angelegte Konsolidierungseinheiten und Konsolidierungskreise nach Excel zu exportieren.
Abbildung 4.7: Konsolidierungsstammdaten importieren und exportieren
Für jede Konsolidierungseinheit müssen Sie die Art der Einbeziehung in den jeweiligen Konsolidierungskreis festlegen. Im Group Reporting werden die drei Einbeziehungsarten Vollkonsolidierung, Equitykonsolidierung und Muttereinheit unterschieden (siehe Abschnitt 16.3.3).
Für die Fallbeispiele in den nachfolgenden Kapiteln haben wir die Konsolidierungskreise WELT und ERSTKO im Group-Reporting-System angelegt. Dem Konsolidierungskreis WELT sind in der ersten Periode des Geschäftsjahres 2021 die Konzernmutter (M) DE01 sowie die vollkonsolidierten Tochtergesellschaften (V) DE02, UK01, UK02, US01 und US02 zugeordnet. In der darauffolgenden Periode wird dieser Konsolidierungskreis noch um die Konsolidierungseinheit FR01 erweitert. In Periode 01 ist die französische Einheit noch dem Konsolidierungskreis ERSTKO zugeordnet. Ein weiterer Sonderfall ist die Konsolidierungseinheit DE02. Diese Gesellschaft wird in Periode 06 entkonsolidiert und ist daher ab diesem Zeitpunkt nicht mehr Bestandteil des Konsolidierungskreises WELT (siehe Abbildung 4.8).
Abbildung 4.8: Konzernstruktur für die Anwendungsbeispiele
Wenn Sie bei der Spezifikation der globalen Parameter das Selektionsfeld für den Konsolidierungskreis leer lassen (siehe Abschnitt 3.1), sehen Sie im Datenmonitor alle Konsolidierungskreise, denen in der gewählten Periode Konsolidierungseinheiten zugeordnet sind. Abbildung 4.9 zeigt alle Konsolidierungskreise und -einheiten im Datenmonitor der Periode 01.2021.
Abbildung 4.9: Konzernstruktur im Datenmonitor für die Periode 01.2021
Der Positionsplan repräsentiert den Konzernkontenplan. Er wird mit der Customizing-Transaktion CX11 bzw. über den IMG-Menüpfad SAP S/4HANA für Konzernberichtswesen • Stammdaten • Positionsplan definieren angelegt. Wenn Sie hierüber einen neuen Positionsplan definieren, müssen Sie eine Bezeichnung festlegen und die Ausgabelänge der Konzernkonten spezifizieren (Sie können maximal zehn Stellen für Ihre Positionsnummern verwenden). In Abbildung 4.10 sehen Sie die Einstellungen des Positionsplans Y1, der mit dem SAP Best Practices Content ausgeliefert wird.
Abbildung 4.10: Positionsplan Y1
Ein Positionsplan besteht aus einzelnen Positionen, die in der Regel eine Zusammenfassung mehrerer Sachkonten aus der operativen Buchhaltung darstellen. Diese Positionen sind die Basis für die Meldung der Einzelabschlussdaten und werden für die Buchung im Group Reporting verwendet. Sie legen die Positionen über die Fiori-App »Positionen definieren« an.
Die Felder eines Positionsstammsatzes können in folgende vier Bereiche gruppiert werden (siehe Abbildung 4.11):
Grunddaten einer Position
Optionen (optionale Kennzeichen)
Positionsattribute (Auswahl- und Zielattribute)
Link (kann beispielsweise zur Verknüpfung mit einer Kontierungsrichtlinie im Intranet genutzt werden)
Abbildung 4.11: Aufbau eines Positionsstammsatzes
Abbildung 4.12 zeigt die Grunddaten, die Optionen und den Link-Bereich der Position 172100 (Beteiligungen an verbundenen Unternehmen) aus dem Positionsplan Y1.
Abbildung 4.12: Stammsatz einer Position
Wenn Sie über die Fiori-App »Positionen definieren« in einem Positionsplan eine neue Position anlegen, müssen Sie eine eindeutige Positionsnummer und die (Positionskurz-)Beschreibung festlegen. Zusätzlich müssen Sie jeder Position zwingend eine von sechs verfügbaren Positionsarten zuweisen (siehe Abbildung 4.13).
Die Positionsarten werden von unterschiedlichen Systemfunktionalitäten interpretiert. So sind GuV-Positionen (Positionsarten INC und EXP) beispielsweise vom Saldovortrag ausgeschlossen (siehe Kapitel 14) und Meldepositionen für Berichtsregeln (Positionsart REPT) können nicht bebucht werden. Meldepositionen werden vielmehr dazu verwendet, den Zeilenaufbau in regelbasierten Berichten festzulegen (siehe Abschnitt 17.4).
Abbildung 4.13: Positionsarten
Über den einer Position zugeordneten Kontierungstyp bestimmen Sie das Aufrissverhalten. Hierüber definieren Sie beispielsweise, dass für eine Bilanzposition zusätzlich Unterpositionen benötigt werden. Die Funktionsweise der Kontierungstypen wird im nachfolgenden Abschnitt 4.3.2 genauer behandelt.
Mit dem optionalen Kennzeichen Ist zum Buchen gesperrt legen Sie fest, ob eine Position für Buchungen bzw. bei der Erfassung der Einzelabschlussdaten verwendet werden kann. Wenn beispielsweise eine bereits bestehende Position durch eine neue Position ersetzt werden soll, setzen Sie bei der bestehenden Position dieses Kennzeichen.
Ist bei einer Position das Kennzeichen Konsolidierungsposition gesetzt, wird diese Position in automatischen Konsolidierungsbuchungen eingesetzt und kann daher nicht manuell bebucht werden. Auf diesen Positionen lassen sich auch keine Einzelabschlussdaten der Konzerngesellschaften melden.
Mithilfe der Positionsattribute (Attribute für die Bearbeitung) werden Positionen thematisch gruppiert. Zudem können Sie damit das Group Reporting so konfigurieren, dass Positionen, die denselben Attributwert haben, von den automatischen Konsolidierungsmaßnahmen gleichbehandelt werden. In Abschnitt 4.3.3 werden die Positionsattribute detailliert beschrieben.
Änderung mit Release 2020: Zeit- und versionsabhängige Positionsattribute
Die Anforderungen an die Konsolidierungsfunktionalitäten ändern sich häufig im Zeitverlauf. Hinzu kommt, dass diese Anforderungen auch abhängig vom Berichtsanlass (also abhängig von der Version) sind. Ab dem Release 2020 können Sie die Positionsattribute daher zeit- und versionsabhängig pflegen.
Zusätzlich können Sie zu jeder Position eine Mittlere Beschreibung und eine Langbeschreibung pflegen. Die Pflege aller drei Positionstexte ist zudem sprachenabhängig möglich (siehe Abbildung 4.14).
Abbildung 4.14: Sprachenabhängige Texte
Sie können die Positionsstammdaten auch in Microsoft Excel aufbereiten und anschließend in das Group Reporting importieren. Hierfür verwenden Sie dieselbe Fiori-App (»Konsolidierungsstammdaten importieren«) wie für den Import der Konsolidierungseinheiten und -kreise (siehe Abschnitt 4.2.2). Es besteht auch für die Positionsstammdaten die Möglichkeit, bereits angelegte Positionen über diese App nach Microsoft Excel zu exportieren, beispielsweise für Dokumentationszwecke oder zur Erfüllung von Prüfungspflichten.
Zusätzlich lassen sich Positionen inhaltlich gruppieren, um dem Positionsplan eine Struktur zu geben. Sie können beispielsweise eine Bilanz- oder GuV-Hierarchie anlegen. Hierzu verwenden Sie die Fiori-App »Globale Hierarchien verwalten« (siehe Abschnitt 4.7).
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