Kitabı oku: «Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos»
Aprender
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Access 2010
con 100 ejercicios prácticos
Título de la obra:
Aprender Access 2010 con 100 ejercicios prácticos
Primera edición, 2011
Diseño de la cubierta: NDENU DISSENY GRÀFIC
© 2011 MEDIAactive
Pallars, 141-143 5° B
08018 Barcelona
www.mediaactive.es
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona
www.marcombo.com
ISBN: 978-84-267-1858-7
ISBN (obra completa): 978-84-267-1533-3
D.L.: BI-XXX-09
IMPRESO EN
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático, así como la distribución de ejemplares mediante alquiler o préstamo públicos.
Presentación
APRENDER ACCESS 2010 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS
100 ejercicios prácticos resueltos que conforman un recorrido por las principales funciones del programa. Si bien es imposible recoger en las páginas de este libro todas las prestaciones de Access 2010, hemos escogido las más interesantes y utilizadas. Una vez realizados los 100 ejercicios que componen este manual, el lector será capaz de manejar con soltura el programa y crear y editar sus propias bases de datos tanto en el ámbito profesional como en el particular.
LA FORMA DE APRENDER
Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.
Gracias a este sistema se garantiza que una vez realizados los 100 ejercicios que componen el manual, el usuario será capaz de desenvolverse cómodamente con las herramientas de Access 2010 y sacar el máximo partido de sus múltiples prestaciones.
LOS ARCHIVOS NECESARIOS
En el caso de que desee utilizar los archivos de ejemplo de este libro puede descargarlos desde la zona de descargas de la página de Marcombo (www.marcombo.com) y desde la página específica de este libro.
A QUIÉN VA DIRIGIDO EL MANUAL
Si se inicia usted en la práctica y el trabajo con Access 2010, encontrará en estas páginas un completo recorrido por sus principales funciones. Pero si es usted un experto en el programa, le resultará también muy útil para consultar determinados aspectos más avanzados o repasar funciones específicas que podrá localizar en el índice.
Cada ejercicio está tratado de forma independiente, por lo que no es necesario que los realice por orden (aunque así se lo recomendamos, puesto que hemos intentado agrupar aquellos ejercicios con temática común). De este modo, si necesita realizar una consulta puntual, podrá dirigirse al ejercicio en el que se trata el tema y llevarlo a cabo sobre su propio documento de Access
ACCESS 2010
Access es un programa gestor de base de datos relacionales cuya finalidad es la de almacenar información relacionada entre sí, de forma ordenada, de manera que el usuario pueda obtener los datos que necesite con rapidez y eficacia. Access tiene capacidad para manipular los elementos que componen la base de datos, así como sus estructuras, con el objetivo de presentar de muchas maneras los datos guardados.
Access 2010 mantiene la interfaz, común, por otro lado, al resto de aplicaciones de Office, basada en la denominada Cinta de opciones. En esta versión del programa, Access cuenta con pocas novedades pero, sobre todo, con mejoras. Entre estas novedades, se encuentra la extraordinaria nueva vista Microsoft Office BackstageTM, incluida en el también nuevo menú Archivo. Esta vista agrupa en un mismo espacio, además de una vista previa y una lista de propiedades del objeto seleccionado, los comandos destinados a abrir, guardar y gestionar las bases de datos. Las herramientas de diseño mejoradas, los nuevos tipos de datos y controles, la mejora en la presentación de la información y una mayor seguridad son algunos de los aspectos a tener en cuenta en esta versión del programa.
Cómo funcionan
los libros “Aprender…”
Índice
001 Conocer la interfaz de access 2010
002 Abrir una base de datos de ejemplo
003 Trabajar con el Panel de navegación
004 Crear una base de datos en blanco
005 Abrir una base de datos existente
006 Conocer los objetos de una base de datos
007 Copiar objetos
008 Consultar las propiedades de una base de datos
009 Configurar página e imprimir
010 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos
011 Definir campos desde la vista Diseño
012 Insertar campos numéricos
013 Añadir campos del tipo Sí/No
014 Asignar propiedades de los campos
015 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos
016 Desplazar campos dentro de una tabla
017 Definir una tabla
018 Designar un campo como clave principal
019 Introducir datos en una tabla
020 Editar los datos de un campo
021 Rellenar una tabla con identificadores de otra
022 Copiar y pegar campos y registros
023 Cambiar el diseño de una tabla
024 Deshacer y rehacer acciones
025 Buscar un dato concreto en una tabla
026 Buscar y reemplazar datos
027 Usar el Asistente para búsquedas
028 Modificar columnas y filas
029 Eliminar filas de una tabla
030 Fijar y liberar columnas
031 Ocultar y mostrar columnas
032 Ordenar la información de un campo
033 Filtrar los registros de una tabla
034 Utilizar filtros por formulario
035 Utilizar la función Filtro avanzado/Ordenar
036 Crear una consulta con el asistente
037 Crear una consulta en vista Diseño
038 Utilizar criterios en las consultas
039 Utilizar comodines en las consultas
040 Utilizar operadores aritméticos
041 Crear una consulta para eliminar registros
042 Crear una consulta basada en varias tablas
043 Crear una consulta con criterios variables
044 Crear una tabla a partir de una consulta
045 Crear consultas de referencias cruzadas
046 Eliminar campos de una consulta
047 Ordenar una consulta
048 Modificar el formato de las consultas
049 Utilizar autoformularios)
050 Crear un formulario con el asistente)
051 Cambiar el diseño de un formulario
052 Introducir datos en un formulario
053 Modificar formularios
054 Crear formularios sin el asistente
055 Insertar campos en un formulario
056 Mover campos en la Vista Diseño
057 Editar etiquetas
058 Cambiar el formato de etiquetas y campos
059 Añadir un cuadro combinado
060 Añadir un cuadro de lista
061 Insertar fecha y hora en el encabezado
062 Insertar campos calculados
063 Añadir textos de ayuda en los campos
064 Utilizar botones de opción
065 Insertar una imagen en un formulario
066 Insertar una imagen de fondo
067 Insertar una imagen en un registro
068 Insertar un cuadro de texto
069 Insertar un botón en el formulario
070 Crear un formulario dividido
071 Crear un subformulario
072 Agregar un formulario a otro
073 Imprimir un formulario
074 Crear un informe con el asistente
075 Trabajar con la vista previa del informe
076 Crear autoinformes e informes en Vista Diseño
077 Añadir campos a un informe
078 Añadir un título al informe
079 Insertar el número de página y la fecha
080 Mover los campos
081 Agrupar registros
082 Ordenar registros
083 Cambiar entre Vista Presentación e Informes
084 Cambiar el formato del informe
085 Crear etiquetas con el asistente)
086 Crear un subinforme)
087 Imprimir un informe
088 Crear relaciones entre tablas
089 Crear un informe de relación
090 Indexar campos
091 Mostrar formularios al abrir una base de datos
092 Compactar y reparar una base de datos
093 Exportar información
094 Exportar a PDF y XPS
095 Importar información)
096 Vincular tablas)
097 Proteger una base de datos
098 Crear copias de seguridad y ejecutables
099 Diseñar macros
100 Encontrar ayuda en access 2010
001Conocer la interfaz de Access 2010
LA INTERFAZ DE ACCESS 2010 FUE PRESENTADA como novedad en la versión precedente de la aplicación, la versión 2007, y está diseñada para que el usuario localice fácil y rápidamente los comandos necesarios para trabajar con la aplicación. La Cinta de opciones contiene, lógicamente organizados, todos los comandos y las herramientas que antes se ocultaban en menús y submenús. Debajo de esta cinta se encuentra por defecto la Barra de herramientas de acceso rápido y a su izquierda, el menú Archivo, novedad éste en toda la suite Office 2010.
IMPORTANTE
Como novedad general de la versión 2010 de Office encontramos la posibilidad de cancelar el proceso de apertura de las aplicaciones. Al iniciar cualquiera de los programas de la suite, aparece una ventana desde la cual es posible tanto detener este proceso como minimizar directamente la ventana del programa.
1.Para empezar, dirija el puntero del ratón hacia la parte inferior de la pantalla y pulse sobre el botón de Inicio, en la Barra de tareas.
2.En el menú Inicio, pulse sobre la opción Todos los programas, haga clic sobre el comando Microsoft Office y seleccione el programa Microsoft Access 2010. 
En el menú Inicio, dentro del elemento Todos los programas y de la carpeta Microsoft Office se encuentra el acceso a Microsoft Access 2010, así como a cualquier otra aplicación de la suite.
3.Ya hemos iniciado la primera sesión de trabajo con Microsoft Access. Access 2010 se abre mostrando de manera predeterminada las opciones para la creación o la apertura de una base de datos, incluidas en el comando Nuevo del menú Archivo, también novedad en esta versión del programa.
La llamada Cinta de opciones incluye, agrupados en diferentes fichas, todos los comandos necesarios para trabajar con el programa. Haga clic sobre la pestaña Inicio, situada a la derecha de la pestaña Archivo.
La pestaña Archivo esconde la nueva vista Microsoft Office Backstage™, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. Desde este nuevo menú, es posible guardar, compartir, imprimir y publicar documentos fácilmente.
4.La primera barra que vemos en la zona superior de la ventana se denomina Barra de título y es la encargada de presentar el nombre del archivo y la aplicación activos en cada momento. A través de esta barra es posible minimizar, maximizar, restaurar y cerrar la ventana del programa. Pulse el botón Restaurar, representado por dos rectángulos superpuestos y situado en el extremo derecho de la Barra de título. 
5.Como ve, el tamaño de la ventana ha disminuido. Asimismo, si se fija ahora en los botones de la Barra de título, observará que el botón Restaurar ha sido sustituido por el botón Maximizar. Pulse ahora sobre dicho botón, representado por un cuadrado en la Barra de título. 
6.En la Cinta de opciones, las herramientas se agrupan en diferentes fichas según la acción que llevan a cabo. Para pasar de una ficha a otra basta con pulsar sobre su pestaña. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones para ver las herramientas incluidas en esa ficha.
7.En cada ficha, las herramientas están divididas a su vez en grupos. La Cinta de opciones se puede minimizar de manera que sólo muestre las pestañas. Para ello, haga doble clic sobre cualquier pestaña,
compruebe lo que ocurre y repita la acción para volver a mostrar la Cinta.
Puede personalizar la Cinta de opciones si accede al cuadro de opciones del programa. Para ello, despliegue el menú Archivo, haga clic sobre el comando Opciones y, en dicho cuadro, pulse sobre la categoría Personalizar la Cinta, en el panel de la izquierda. El panel Fichas principales muestra las pestañas predeterminadas marcadas con un signo de verificación.
IMPORTANTE
En la parte superior de la Cinta de opciones se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, donde, por defecto, se incluyen los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer.
002Abrir una base de datos de ejemplo
LOS ARCHIVOS O PLANTILLAS DE EJEMPLO PUEDEN resultar de gran ayuda durante los primeros pasos en un programa como Access. Access 2010 cuenta con una biblioteca de plantillas de ejemplo a las cuales se accede desde el comando Nuevo del menú Archivo, un acceso fácil y directo en comparación con la larga ruta de carpetas que era preciso recorrer en versiones anteriores del programa.
IMPORTANTE
Las bases de datos de ejemplo se encuentran almacenadas en su equipo dentro de la carpeta de Microsoft Office. Dentro de este directorio, existe la carpeta Templates (plantillas, en inglés), que a su vez contiene las subcarpetas 3082 y Access. En esta última se agrupan las seis plantillas de ejemplo
1.En este ejercicio, abriremos una plantilla de ejemplo sobre la cual empezaremos a conocer los objetos de una base de datos. En primer lugar, pulse sobre la pestaña Archivo.
2.Como vimos en el ejercicio anterior, el menú Archivo se despliega mostrando el contenido del comando Nuevo. Desde este comando es posible crear bases de datos en blanco, como veremos más adelante, crear nuevas a partir de otras ya existentes y abrir todo tipo de plantilla. En el apartado Plantillas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.
3.El contenido del panel se actualiza para mostrar las bases de datos de ejemplo disponibles. Como puede ver, existen plantillas de lo más variadas. En este caso, haga clic sobre la denominada Neptuno.
4.Las bases de datos creadas en Access tienen la extensión de archivo .accdb, mientras que las plantillas se encuentran almacenadas con la extensión .accdt. Sin embargo, al abrir una plantilla de ejemplo, el programa la reconoce como una base de datos propia y así lo muestra en el campo Nombre de archivo del panel de la derecha. Haga clic sobre el botón Crear para abrir la nueva base de datos.
5.Se abre de este modo la pantalla de inicio de la base de datos de ejemplo. Tal y como indica el programa, para mostrar el contenido de este archivo es preciso habilitarlo. Para ello, haga clic sobre el botón Habilitar contenido de la barra de mensajes de color amarillo.
6.En este caso, aparece el cuadro de diálogo de inicio de sesión, que nos permitirá, mediante un nombre ficticio, acceder a la base de datos. Mantenga el nombre que aparece seleccionado y pulse el botón Iniciar sesión.
La base de datos de ejemplo se abre mostrando el contenido del objeto Formulario. Por lo que podemos comprobar, se trata de una base de datos de pedidos de clientes por empleado. Resulta interesante comprobar que a la izquierda de la pantalla se encuentra oculto el Panel de navegación, novedad en esta versión 2010 del programa que será tratado en exclusiva en el ejercicio siguiente. Desde este panel se controla la visualización de los distintos objetos que forman una base de datos, objetos que también serán tratados con detalle en un ejercicio posterior.
IMPORTANTE
La Cinta de opciones cuenta, además de con las fichas predeterminadas, con una serie de fichas contextuales, las cuales sólo aparecen al seleccionar ciertos elementos de una base de datos.
003Trabajar con el Panel de navegación
EL PANEL DE NAVEGACION SE ENCUENTRA a la izquierda del área de trabajo y muestra los nombres de los objetos de la base de datos, esto es, de las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El Panel de navegación sustituyó ya en Access 2007 a la ventana Base de datos y a los paneles de control de las versiones anteriores del programa.
IMPORTANTE
Los comandos que se incluyen en el Panel de navegación varían en función del tipo de objeto que se encuentre seleccionado y pueden utilizarse desde la Cinta de opciones de Access o bien usando el menú contextual de los diferentes objetos.
1.En este ejercicio le mostraremos cómo mostrar y ocultar el panel de navegación y qué tipos de elementos podemos encontrar en él. Para evitar que aparezca de forma predeterminada, debemos acceder al cuadro de opciones de Access. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.
2.Se abre así el cuadro Opciones de Access, mostrando las opciones de la última categoría con la que hemos trabajado. Haga clic sobre la categoría Base de datos actual en el panel de la izquierda.
3.En esta ficha se encuentra el apartado Navegación, donde la opción Mostrar panel de navegación está activada por defecto. Si desactivamos esta opción, al volver a abrir la base de datos, ya no aparecerá este panel. Pulse el botón Opciones de navegación de este apartado.
4.Se abre de este modo el cuadro Opciones de navegación en el que podemos modificar las opciones de agrupación y de presentación en el panel así como establecer la manera en que se abrirán los objetos. Sepa que también es posible acceder a este cuadro seleccionando esa opción en el menú contextual del mismo Panel de navegación. Mantenga las opciones tal y como se muestran en este cuadro y ciérrelo pulsando Cancelar.
Es recomendable mantener visible el panel si no disponemos de una pantalla, un panel de control antiguo u otro método para abrir los objetos de la base de datos.
5.Cierre también el cuadro Opciones de Access pulsando el botón Cancelar.
6.Para mostrar u ocultar el Panel de navegación, haga clic en el botón que muestra dos puntas de flecha en la parte superior del panel.
7.Este panel nos muestra, agrupados por categorías, todos los objetos incluidos en la base de datos con la que estamos trabajando. Esas categorías contienen grupos que, a su vez, incluyen uno o varios objetos de base de datos como tablas, formularios e informes. Pulse en la doble punta de flecha del primer objeto denominado Clientes y pedidos.
8.En este caso, y dado que estamos trabajando sobre una base de datos de ejemplo, se muestran las distintas tablas de que se compone esta categoría. Haga clic en el botón de punta de flecha redondo situado a la derecha del título Northwind Traders.
9.Aparece así un listado con las diferentes categorías en que se clasifican los objetos y con los filtros que podemos aplicar según la categoría seleccionada. Pulse en la opción Tipos de objeto.
10.Estos son los objetos de que consta una base de datos de Access, los cuales trataremos en un ejercicio posterior. Oculte de nuevo el Panel de navegación pulsando el botón de doble punta de flecha situado en su cabecera.
También podemos ocultar y mostrar el Panel de navegación pulsando la tecla F11.
IMPORTANTE
El menú contextual de cada objeto de una base de datos nos permite, entre otras acciones, cambiar la vista de la tabla, importar y exportar datos, modificar el nombre de la tabla y eliminarla, y acceder a su cuadro de propiedades.
004Crear una base de datos en blanco
CUANDO EMPIEZA A TRABAJAR CON ACCESS, lo primero que debe llevar a cabo necesariamente es la creación de una base de datos en blanco en la cual introducirá los datos que desea almacenar y organizar. Este proceso resulta del todo sencillo y tiene su inicio en el menú Archivo del programa.
1.Empezaremos este ejercicio cerrando la base de datos actual, la de ejemplo, para a continuación mostrarle cómo crear una nueva base de datos en blanco. Para cerrar la base de datos actual, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Cerrar base de datos.
2.La base de datos de ejemplo se cierra, pero el programa mantiene abierto el menú Archivo, que aprovecharemos para iniciar el proceso de creación de la nueva base de datos. Mantenga seleccionada la opción Base de datos en blanco en la sección Plantillas disponibles y pulse el botón Crear.
3.La nueva base de datos, denominada por defecto Database1, se carga en el área de trabajo del programa, mostrando el primer objeto con el que se suele trabajar para confeccionarla, la tabla. Compruebe que en la Cinta de opciones se ha cargado al mismo tiempo la ficha contextual Herramientas de tabla que, a su vez, muestra dos subfichas: Campos y Tabla. Con todos los comandos y las herramientas de estas subfichas trabajaremos más adelante. El Panel de navegación, por su lado, muestra la sección Todos los objetos de Access; dado que la base de datos cuenta por el momento sólo con una tabla (vacía) sólo refleja este objeto. Lo que haremos a continuación es guardar la nueva base de datos en nuestro equipo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar base de datos como.
La combinación de teclas Ctrl + U vuelve al comando Nuevo del menú Archivo, preparado para crear una nueva base de datos en blanco.
El formato utilizado para las bases de datos creadas en Access 2010 coincide con el que se utiliza en la versión anterior del programa y que cuenta con la extensión .accdb. Esto implica que aquellos usuarios que trabajen con la versión 2007 de Access podrán manejar sin problemas las bases de datos creadas sobre la versión 2010.
4.Para guardar una base de datos es imprescindible, tal y como indica el programa, cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse el botón Sí.
5.El programa ha cerrado automáticamente el único objeto existente en la nueva base de datos, la tabla vacía. A continuación se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual debemos seleccionar la ubicación en la que guardaremos el archivo y asignarle un nombre. Mantendremos en este caso la biblioteca de documentos del equipo. La base de datos que se creará y utilizará a lo largo de estos 100 ejercicios le permitirá almacenar y consultar la colección de música de su casa. Recogerá información de las grabaciones e intérpretes de las mismas, clasificando la música según las distintas categorías que usted desee diferenciar. En el campo Nombre de archivo, escriba el término Colección de grabaciones y pulse el botón Guardar. 
IMPORTANTE
Tenga en cuenta que el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, representado por un disquete, almacena únicamente el objeto activo en la base de datos. Para guardar todo el documento es preciso dirigirse, como hemos visto en este ejercicio, al menú Archivo del programa.
005Abrir una base de datos existente
EN ACCESS, SI ABRE UNA BASE DE DATOS mientras se encuentra otra abierta, la primera se cierra automáticamente. Para abrir una base de datos existente puede recurrir a distintos procesos: utilizar la lista de archivos recientes, que se refleja tanto en el menú Archivo como en el comando Reciente del mismo menú, o acceder al cuadro de diálogo Abrir.
IMPORTANTE
Si al abrir una base de datos existe otra abierta, el programa la cierra de forma automática, no sin antes lanzar un cuadro de diálogo para almacenar los cambios realizados, en el caso de haberlos.
1.En este ejercicio le mostraremos cómo abrir bases de datos ya creadas y que se encuentran almacenadas en nuestro equipo. Empezamos con la base de datos Colección de grabaciones, creada en el ejercicio anterior y la cual se encuentra en blanco. Abriremos sin cerrar ésta la base de datos de ejemplo Neptuno, utilizando para ello la lista de archivos recientes que confecciona el programa durante su uso. Para empezar, despliegue el menú Archivo.
2.En el panel de comandos de este menú puede ver, en primer lugar, una lista de archivos de bases de datos. Se trata de los últimos documentos abiertos en Access. Entre ellos se encuentra efectivamente la base de datos de ejemplo Neptuno. Pulse sobre ella.
3.La base de datos de ejemplo seleccionado se abre en el área de trabajo, sustituyendo a la que se encontraba abierta (compruebe el nombre del archivo en la Barra de título. Sin terminar de abrir esta base de datos, recuperaremos la creada en el ejercicio anterior, esta vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello, cierre el cuadro de inicio de sesión de la base actual pulsando el botón de aspa de su cabecera y, seguidamente, haga clic sobre la pestaña Archivo.
El número de archivos recientes establecido por defecto para esta lista es de 4. Si no desea que aparezcan estos accesos en el menú Archivo, puede desactivar la correspondiente opción en el panel de bases de datos recientes.
4.Antes de acceder al cuadro de diálogo Abrir, pulse sobre el comando Reciente de este menú.
5.El menú se actualiza para mostrar las bases de datos recientes. En la parte inferior de este panel puede comprobar que el número de archivos recientes que se mostrarán en el panel de comandos está establecido en cuatro, valor que puede usted cambiar a su gusto. Para acceder al cuadro de diálogo de apertura de archivos, pulse sobre el comando Abrir.
6.Se abre así el cuadro de diálogo Abrir, mostrando por defecto el contenido de la biblioteca de documentos del equipo. En este caso, haga clic sobre el archivo Colección de grabaciones y pulse sobre el botón Abrir para abrirlo de nuevo en Access 2010.
7.La base de datos se abre, solicitando permiso para habilitar el contenido. Haga clic sobre el botón Habilitar contenido y dé así por terminado este ejercicio.
Desde el cuadro de opciones de Access también puede determinar el número de bases de datos recientes que deberá mostrar el panel Reciente.
IMPORTANTE
En el panel de bases de datos recientes, cada acceso a los archivos abiertos recientemente muestra a su derecha la imagen de un pin. Si pulsa sobre este pin, el archivo permanecerá siempre en esta lista.
006Conocer los objetos de doa base de datos
LOS OBJETOS QUE PUEDEN CONFORMAR una base de datos son muchos y cada uno de ellos obedece a un propósito distinto. Por norma general, los datos con los que trabajan los objetos de la base de datos corresponden a los datos insertados en las tablas. Para las bases de datos, las tablas son fundamentales ya que éstas son las estructuras encargadas de clasificar de forma organizada los datos introducidos por el usuario.
IMPORTANTE
Los objetos que forman parte de una base de datos son los siguientes: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Tal y como hemos dicho, cada objeto tiene su función específica y, por tanto, también tiene opciones distintas adaptadas a la misma.
1.En este ejercicio trabajaremos con una base de datos denominada Quesos.accdb, la cual puede descargar desde nuestra página web y almacenarla en su equipo. Cuando disponga de ella, ábrala en Access 2010 mediante el comando Abrir del menú Archivo, habilitando el contenido del archivo desde el botón correspondiente.
2.Una vez abierta la base de datos, podemos ver que, por el momento, cuenta con una única tabla, la tabla Quesos1. Para abrirla, haga doble clic sobre su nombre en el Panel de navegación.
3.La tabla en cuestión se muestra en el área de trabajo, al tiempo que aparece la correspondiente ficha contextual, Herramientas de tabla. La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas en las que se distribuyen los registros. Veamos ahora cuáles son las opciones presenta das por el objeto Informes. Haga clic sobre la pestaña Crear de la Cinta de opciones.
Sepa que también puede abrir los objetos en el Área de trabajo de Access arrastrándolos hasta ella desde este panel.
4.El propósito de los informes es el de presentar los datos organizados y clasificados según los criterios establecidos, de modo que puedan ser impresos. Pulse sobre la herramienta Informe, en el grupo de herramientas Informes.
5.Aparece así en una nueva ficha el informe con su formato predefinido y la correspondiente ficha contextual. Para cerrar este informe, pulse el botón de aspa de la Barra de título de su ficha, sin guardar los cambios.
6.Otro de los objetos de una base de datos es el formulario. Haga clic de nuevo sobre la pestaña Crear y pulse en el comando Asistente para formularios del grupo de herramientas Formularios.
7.Un formulario es una hoja en la que se muestran diferentes campos en los que se debe introducir la información solicitada. Los formularios pueden incluir material gráfico, sonidos y botones de comando. Cierre el asistente para formularios pulsando el botón Cancelar.
Las consultas son modos de buscar y encontrar una información concreta de un cúmulo de datos almacenados en la base que pueden proceder de una o varias tablas. Por su parte, una macro es una acción o conjunto de acciones que se graban para automatizar tareas y un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con nombre.
La organización de los distintos objetos en fichas resulta una novedad en Access 2010. Este modo de presentación proporciona más facilidad y sencillez en la navegación.
IMPORTANTE
El modo de creación y acceso a estos objetos es común para la mayoría: casi todos pueden crearse desde la ficha Crear de la Cinta de opciones, a partir de un asistente o introduciendo los datos directamente, y todos ellos son accesibles a través del Panel de navegación.
007Copiar objetos
LA COPIA DE OBJETOS ENTRE BASES DE DATOS permite obtener duplicados de objetos manteniendo intacto el objeto original. Este procedimiento también permite copiar toda la información de un objeto en otro de distinto tipo, es decir, copiar contenido de una tabla y guardarlo como un informe.
IMPORTANTE
Al crear nuevos objetos para una misma base de datos, el panel de navegación se va actualizando para mostrar las distintas categorías.
1.En este ejercicio utilizaremos el cuadro de diálogo Guardar como para crear una copia de la tabla Quesos1, abierta en estos momentos en Access 2010, y veremos cómo convertirla en un informe. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar objeto como.
2.Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos indicar el nombre de la tabla y como qué tipo de objeto queremos guardarla. Mantendremos el nombre Copia de Quesos1 que el programa asigna por defecto a la copia y la guardaremos como tabla, opción también seleccionada de manera predeterminada en el campo Como. Pulse el botón Aceptar.
3.Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar cuál es la tabla activa en estos momentos.
4.Ahora la tabla activa es Copia de Quesos1, pero puede comprobar en el Panel de navegación que son dos las tablas existentes en esta base de datos. Para que se muestren los documentos en fichas de las dos tablas, haga doble clic sobre la tabla Quesos1 en la Panel de navegación.
5.A continuación, cambiaremos el nombre de la tabla Copia de Quesos1, para lo cual es necesario que la tabla esté cerrada. Haga clic en la pestaña de dicha tabla para situarla en primer plano y pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de su pestaña.
6.Utilizaremos el menú contextual de la tabla Copia de Quesos1 para modificar su nombre. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla en el Panel de navegación y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Cambiar nombre.
7.De este modo el nombre de la tabla se muestra en el Panel de navegación en modo de edición, listo para ser modificado. Escriba el término prueba y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio.
8.Ya disponemos de una copia de la tabla Quesos1, con idénticas características pero con el nombre prueba. Ahora crearemos una copia de este mismo objeto, pero convirtiéndolo en un informe. Haga doble clic sobre la tabla prueba para abrirla, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar objeto como.
9.En el cuadro Guardar como, despliegue el campo Como, pulse sobre la opción Informe y haga clic en el botón Aceptar.
10.Haga clic en la pestaña Inicio para comprobar el resultado del almacenamiento.
IMPORTANTE
Para cerrar todos los objetos que se encuentran abiertos en modo de fichas en el área de trabajo de Access, puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre una de las fichas y elegir del menú contextual la opción Cerrar todo.
008Consultar las propiedades de una base de datos
LAS PROPIEDADES DE UNA BASE DE DATOS permiten añadir información que facilite su identificación, como autor, título, asunto, etc. Parte de esta información puede ser modificada por el usuario directamente, mientras que otra no puede ser editada, ya que es el reflejo de las acciones que llevamos a cabo con ese fichero.
IMPORTANTE
La información extra que proporcionan las propiedades de las bases de datos no sólo facilita el reconocimiento de los usuarios que han trabajado en el archivo o el objetivo del documento, sino que, además, permite agilizar su búsqueda.
1.En este ejercicio veremos cómo acceder a las propiedades de una base de datos y cómo modificar algunas de ellas. Seguiremos utilizando para ello la base de datos Quesos, la cual se encuentra abierta en el área de trabajo del programa, aunque con todos los objetos cerrados. Haga clic en la pestaña Archivo.
2.El nuevo menú Archivo incluye el comando Información, en cuya vista Backstage disponemos de un vínculo de acceso directo al cuadro de propiedades de la base de datos activa. Haga clic en el vínculo Ver y editar propiedades de base de datos.
3.Aparece la ventana Propiedades de Quesos abierta en la pestaña Resumen, en la cual es posible introducir información sobre la base de datos. Introduzcamos ahora el asunto del archivo abierto. Haga clic en el cuadro de texto Asunto y escriba la palabra denominaciones.
4.Pulse en la pestaña Estadísticas.
5.En esta ficha encontrará información tan importante como la fecha de creación del archivo, el día en que se modificó por última vez la base de datos, qué día fue el último en que se abrió, etc. Haga clic en la pestaña General.
6.Esta pestaña muestra las características generales del archivo, por ejemplo, el tipo, la ubicación, su tamaño, la fecha de creación, el programa con el que se creó la base de datos, etc. Haga clic en la pestaña Contenido.
7.En esta ficha se muestran los diferentes objetos creados en la base de datos; en este caso dos tablas y un informe. Pulse ahora sobre la pestaña Personalizar.
8.Esta ficha nos permite crear propiedades personalizadas que completen la información sobre la base de datos. Así, por ejemplo, podemos indicar quién ha comprobado o redactado la base, a qué departamento pertenece, cuál es su fecha de finalización o de registro, etc. En el listado del campo Nombre, pulse sobre la opción Departamento.
9.La nueva propiedad puede ser de tipo textual o numérico, de fecha o de sí o no. En este caso mantendremos seleccionada la opción Texto en el campo Tipo y pasaremos a especificar el valor de la propiedad. En el campo Valor, escriba el término Ventas y pulse el botón Agregar para añadir la nueva propiedad al cuadro.
10.Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos.
IMPORTANTE
Además de las propiedades de la base de datos, podemos visualizar también las características propias de cada uno de los objetos que la componen. Para ello debemos utilizar la opción Propiedades de tabla del menú contextual de los objetos en el Panel de navegación.
009Configurar página e imprimir
LA OPCION IMPRIMIR DEL NUEVO MENÜ ARCHIVO de Office ofrece tres opciones con las que es posible imprimir directamente el objeto abierto sin pasar por cuadros de diálogo previos, acceder al cuadro de configuración de la impresora y obtener una vista previa del objeto para determinar el modo en que éste se imprimirá.
IMPORTANTE
La opción Impresión rápida del comando Imprimir envía el objeto directamente a la impresora predeterminada en el equipo sin realizar cambios; la opción Imprimir permite seleccionar determinadas opciones de impresión, como el número de copias o la impresora que se va a utilizar, antes de proceder con la impresión del objeto, y la opción Vista preliminar ofrece una vista previa de las páginas y permite realizar cambios en su configuración antes de imprimirlas.
1.En este ejercicio aprenderemos a preparar un objeto de nuestra base de datos Quesos para su impresión. Haga doble clic sobre el informe Copia de prueba en el Panel de navegación para abrirlo.
2.A continuación, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Imprimir.
3.Esta función incluye tres opciones: Impresión rápida, Imprimir y Vista preliminar. En este caso, pulse en la opción Vista preliminar.
4.La Cinta de opciones pasa a mostrar activa la ficha Vista preliminar, cuyas herramientas nos permiten modificar el diseño de la página y acceder al cuadro Imprimir para visualizar las opciones de la impresora. Haga clic en el centro del informe para reducir el zoom de visualización.
5.En el grupo de herramientas Diseño de página de la ficha Vista preliminar, pulse sobre el comando Horizontal.
Si desea modificar manualmente los valores de los márgenes deberá acceder al cuadro Configurar página.
6.A continuación, haga clic en el comando Márgenes del grupo de herramientas Tamaño de página para ver cuáles son los márgenes predeterminados.
7.Como puede ver, desde este botón podemos aplicar el margen Normal, el Ancho o el Estrecho, que disponen de unas medidas preestablecidas. Haga clic sobre la opción Normal y observe el cambio en pantalla.
8.Seguidamente, haga clic en el comando Configurar página del grupo Diseño de página.
9.Se abre de este modo el cuadro Configurar página, mostrando activa la ficha Opciones de impresión desde la que podemos establecer los márgenes e indicar si vamos a imprimir sólo los datos. En este caso, haga clic en la casilla de verificación Imprimir sólo los datos.
10.También desde este cuadro podemos configurar la página y las columnas. Realizados los cambios que desee, pulse el botón Aceptar.
11.Observe en la vista preliminar cómo afectan al objeto los cambios que hemos realizado en el cuadro de configuración de página. Ahora pulse el comando Imprimir de la ficha Vista preliminar para acceder al cuadro de configuración de la impresora y haga clic sobre el botón Aceptar para imprimir el informe.
12.Para acabar, salga de la vista previa pulsando el botón Cerrar vista preliminar de la ficha Vista preliminar. 
IMPORTANTE
Al seleccionar la función Vista preliminar del comando Imprimir la Cinta de opciones pasa a mostrar una ficha con el mismo nombre en la que se encuentran todas las herramientas para la configuración de la página y para su posterior envío a la impresora que se indique.
010Crear una tabla desde la vista Hoja de datos
LAS TABLAS SON LOS ÚNICOS OBJETOS imprescindibles en cualquier base de datos. En ellas se almacenan los datos con los que posteriormente se trabaja para extraer la información útil requerida. Las tablas son estructuras creadas para clasificar datos de forma ordenada y organizada. En Access 2010, las tablas se crean muy fácilmente gracias a la vista Hoja de datos, mejorada en esta versión del programa.
IMPORTANTE
Recuerde que para abrir documentos ya almacenados en el equipo puede utilizar el comando Abrir o las distintas listas de bases de datos recientes, incluidas todas ellas en el menú Archivo.
1.Con este ejercicio empezaremos la confección de nuestra base de datos Colección de grabaciones. El primer paso consiste en crear los distintos elementos para guardar la información requerida. En concreto, crearemos dos tablas: Grabaciones e Intérpretes. Recupere en Access la mencionada base de datos y, en la Cinta de opciones, pulse sobre la pestaña Crear.
2.En el grupo de herramientas Tablas, pulse sobre el comando Tabla.
3.Automáticamente se crea una nueva tabla llamada Tablal a la vez que se activa la vista Hoja de datos. Vamos a cambiar el nombre de los dos campos de la tabla y añadiremos otros nuevos. Haga clic en la cabecera del campo Id y pulse sobre el comando Nombre y título del grupo de herramientas Propiedades.
También puede cambiar el nombre del campo mediante la opción Cambiar nombre de campo de su menú contextual.
4.Se abre así el cuadro Escriba las propiedades de campo, en el que podemos establecer el nombre y el título del campo así como añadir una breve descripción del mismo. En el campo Nombre, escriba el término Título CD y pulse el botón Aceptar.
5.Vamos a agregar dos nuevos campos. Haga clic en el botón de punta de flecha de la columna Agregar nuevo campo y elija la opción Texto.
6.La nueva columna se añade mostrando su nombre por defecto, Campo1, en modo de edición. En este caso, escriba el término Intérprete y pulse la tecla Retorno.
7.Al pulsar la tecla Retorno se despliegan las opciones para la creación de un nuevo campo. Seleccione nuevamente el tipo de campo Texto, escriba como nombre del campo el término Categoría y pulse de nuevo Retorno.
8.Podríamos seguir repitiendo esta acción tantas veces como campos deseáramos incluir en la tabla. Sin embargo, lo dejaremos aquí para mostrarle, en un ejercicio posterior, cómo completar estos campos con los correspondientes registros. Para acabar, guardaremos esta tabla con un nombre que la identifique claramente. Pulse el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
9.En el campo Nombre de la tabla, escriba el término Tabla de grabaciones y pulse el botón Aceptar para guardar la tabla y dar por acabado este ejercicio.
Para cambiar el nombre de los nuevos campos podemos escribir directamente cuando se encuentra en modo de edición o acceder de nuevo al cuadro Escriba las propiedades de campo desde la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Una tabla contiene la información más importante en una base de datos y está compuesta por registros que a su vez contienen diferentes campos. Los registros son las filas de la tabla y los campos son las columnas. Al crear una nueva base de datos, ésta ya incluye por defecto una tabla, denominada Tabla1, que se muestra en la vista Hoja de datos y que cada usuario puede modificar para que contenga los datos necesarios.
011Definir campos desde la vista Diseño
EL SISTEMA DE CREACIÓN Y GESTIÓN DE TABLAS desde la vista Diseño es mucho más complejo que mediante la vista Hoja de datos; sin embargo admite un mayor control de la definición de los campos. La vista Diseño permite tanto la creación de nuevas tablas como la definición de campos en una tabla ya existente.
IMPORTANTE
Access 2010 permite cambiar de vistas en una base de datos desde la Cinta de opciones y desde los iconos de los accesos directos a vistas de la Barra de estado, en el extremo derecho de la misma.
1.En este ejercicio aprenderá a modificar una tabla existente desde la vista Diseño. Continuamos trabajando con la tabla de grabaciones que creamos en el ejercicio anterior, la cual mostraremos en la mencionada vista. Despliegue el comando Ver del grupo Vistas, en la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla.
2.Este botón incluye todas las vistas posibles en que se puede mostrar una tabla. Haga clic sobre la opción Vista Diseño.
3.La parte superior de la ventana se distribuye en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para cambiar el nombre de los campos, basta con pulsar sobre la celda donde se encuentra el campo en cuestión y modificar o sustituir el nombre por uno nuevo. Para empezar, modificaremos el nombre del primer campo seleccionado. Con el nombre de este campo seleccionado, escriba simplemente la palabra Título y pulse la tecla Retorno.
4.Aprovecharemos la selección del correspondiente registro de la columna Tipo de datos para cambiar este valor. Como ve, y dado el tipo de campo original, el tipo de datos establecido es autonumérico. Vamos a cambiarlo. Despliegue dicho campo y elija en este caso el tipo Texto.
5.Vamos a agregar una descripción para este campo. Pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente columna, escriba en ella el texto Título del CD y pulse la tecla Retorno.
6.Para crear un nuevo campo, pulse dentro de la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, inserte el término Mejor canción y pulse la tecla Retorno.
7.De esta forma, hemos agregado un nuevo campo a la tabla en la cual reflejaremos la mejor canción incluida en el CD. Antes de acabar, mostraremos de nuevo la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que los cambios se han aplicado correctamente. Para ello, en la parte derecha de la Barra de estado, pulse sobre el primero de los iconos, correspondiente a esta vista.
8.Antes de cambiar de vista es preciso guardar los cambios realizados en la tabla. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse sobre el botón Sí.
Efectivamente, la tabla se muestra con las modificaciones realizadas. Compruebe por un lado el cambio en el nombre del primer campo y por otro, la aparición del cuarto campo. Por último, vea en la parte izquierda de la Barra de estado cómo aparece el texto introducido como descripción del campo seleccionado. 
IMPORTANTE
Los nombres de los campos no pueden contener signos de puntuación, pero sí admiten espacios.
012Insertar campos numéricos
LOS ELEMENTOS DE INFORMACIÓN DE UNA TABLA se almacenan en campos, también denominados columnas. Los campos de una tabla pueden contener información de diversa índole, por ejemplo, texto, números, fechas, etc. Access permite asignar un tipo concreto de datos a cada campo en función del contenido que se tenga previsto guardar.
IMPORTANTE
La información guardada en campos de tipo numérico puede utilizarse para realizar cálculos sencillos y entre varios campos numéricos. Normalmente, los valores calculados no se guardan en la base de datos, ya que ocuparían un espacio innecesario.
1.En este ejercicio, le mostraremos cómo asignar un tipo de dato numérico a un campo. Para ello, y aunque no es imprescindible, lo primero que haremos es situarnos en la vista Diseño de la tabla de grabaciones. Para empezar, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija de la lista la opción Vista Diseño.
2.Como vimos en el ejercicio anterior, la vista Diseño proporciona más información acerca de los datos contenidos en los campos. Vamos a agregar un nuevo campo que será, esta vez, de tipo numérico. Haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo, escriba el término Año lanzamiento y pulse la tecla Retorno.
3.Por defecto, los nuevos campos introducido muestran como tipo de datos el denominado Texto. De acuerdo con este tipo, el panel General del apartado Propiedades del campo, en la parte inferior de esta vista, muestra las características que deberá presentar el campo en cuestión. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo para comprobar las opciones disponibles.
4.Los campos numéricos pueden ser del tipo Número o del tipo Autonumeración. El primer tipo permite insertar el valor que necesitemos manualmente, mientras que el segundo permite que sea el programa quien numere los registros de forma automática. En este caso, seleccione la opción Número.
5.Compruebe que el panel de propiedades se ha actualizado para mostrar ahora las características predeterminadas para este tipo de datos. Veamos alguna de estas propiedades en qué consiste. En el panel General de las propiedades de un campo, haga clic sobre el campo Tamaño del campo, que muestra el texto Entero largo.
6.Compruebe que a su derecha ha aparecido un botón de flecha. Pulse sobre él y, de entre el contenido existente, elija la propiedad Entero.
7.Como los datos que deberá reflejar este campo serán siempre de cuatro cifras, un año, esta propiedad nos bastará. Terminaremos este ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos, no sin antes almacenar los cambios realizados. Haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
8.Por último, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos.
IMPORTANTE
Aunque el tipo de datos Texto admite números, es mucho mejor adaptar al máximo las opciones de cada campo a su contenido real, de modo que el programa pueda realizar sus tareas de forma más eficaz.
013Añadir campos del tipo Sí/No
LOS CAMPOS A LOS QUE SE ASIGNA LA PROPIEDAD SÍ/NO implican una disyuntiva en cuanto al tipo de contenido que deben albergar. Al elegir este tipo de dato, el programa incluye en la correspondiente celda una casilla de verificación; si se marca esta casilla se responde afirmativamente mientras que si no se marca lo hace negativamente.
IMPORTANTE
Los campos de tipo Sí/No contienen dos variedades más, a parte de ésta: Verdadero/ Falso y Activado/Desactivado. En cualquier caso, la tabla reflejará en dicho campo una casilla de verificación que podrá activarse o desactivarse.
1.En este ejercicio veremos un par de ejemplos que reflejan el uso de campos del tipo Sí/No. Para ello, empezaremos situándonos en la vista Diseño. Haga clic en el cuarto de los iconos situado en el extremo derecho de la Barra de estado.
Ya sabe que puede cambiar de vista también desde el grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.
2.Más adelante le mostraremos cómo agregar nuevos campos desde la vista Hoja de datos. En este caso, haga clic en la primera celda vacía de la columna Nombre del campo y escriba la palabra Disponible.
La pulsación de la tecla Retorno después de escribir en una celda también selecciona la celda siguiente.
3.Este nuevo campo nos informará acerca de la disponibilidad del CD, es decir, si está en nuestro poder o si, por ejemplo, ha sido prestado a algún familiar, amigo o conocido y todavía no devuelto. Pulse la tecla Tabulador para situarnos en la columna Tipo de datos.
4.El programa asigna al nuevo campo, como es habitual, la propiedad textual. Sin embargo, no nos interesa mantener en este caso esta propiedad. Vamos a cambiarla. Despliegue la celda Tipo de datos del nuevo campo y elija esta vez la opción Sí/ No.
5.En nuestro caso, nos interesa mantener este formato de afirmación y negación, aunque sepa que dispone de otros tipos de formato. Vamos a consultarlos. En el panel general de propiedades, haga clic sobre el campo Formato y pulse sobre el botón de flecha que aparece.
6.Efectivamente, dispone además de los valores Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Según el contenido del campo, quizás será mejor que elija una de estas dos posibilidades. Vuelva a pulsar sobre la punta de flecha para ocultar la lista de opciones manteniendo la predeterminada.
7.Cuando regresemos a la vista Hoja de datos podremos comprobar cómo se visualizan los campos del tipo Sí/No en la tabla. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y pulse sobre la opción Vista Hoja de datos.
8.En el cuadro que nos solicita si deseamos guardar los cambios introducido en la tabla, pulse en Sí para realizar el cambio de vista.
9.Efectivamente, compruebe que, en el campo Disponible se ha insertado una casilla de verificación, la cual por defecto se encuentra desactivada. Esta opción, es decir, la propiedad de que por defecto se muestre o no marcada esta casilla puede cambiarse desde el panel de propiedades. Sin embargo, el proceso de modificación de campos existentes lo veremos más adelante. Termine este ejercicio guardando toda la base de datos. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Guardar.
014Asignar propiedades de los campos
CADA UNO DE LOS TIPOS DE DATOS OFRECE la posibilidad de asignar diferentes propiedades a los campos. Quizá las dos propiedades más determinantes para configurar la estructura del campo sean el tamaño y su formato.
IMPORTANTE
El tamaño no se define del mismo modo si se trata de un campo de texto que si se trata de un campo numérico. En el primer caso, debe determinarse el número máximo de caracteres que contendrá este campo, con un límite de 255. En el segundo, en cambio, la definición del tamaño estará en función de que el valor contenido en el campo sea un número entero o se exprese con decimales.
1.Para empezar, activaremos la vista Diseño, donde se muestran las propiedades de los campos. Pulse sobre el último de los iconos de acceso directo a vistas, correspondiente a la mencionada vista.
2.Las propiedades que aparecen reflejadas en la ficha General del apartado Propiedades del campo pertenecen al campo Disponible, seleccionado en estos momentos. Haga clic en la columna de tipo de datos correspondiente al campo Título.
3.Observe en la ficha General de las propiedades del campo que el tamaño del campo es, por defecto, de 255. Esto significa dos cosas: que por cada título este campo ocupará en disco 255 caracteres y que la longitud del título en cuestión no podrá exceder ese número de caracteres. Haga doble clic sobre este valor, escriba el valor 50 y pulse la tecla Retorno para confirmarlo.
4.Hemos disminuido así el tamaño del campo. Vamos a continuar asignando propiedades a los campos introducido en nuestra tabla de grabaciones. En concreto, vamos a asignar la propiedad de Requerido al campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características.
5.El panel de propiedades de campo se actualiza. Sin embargo, debe saber que la propiedad Requerido es común a todos los campos. En el panel general, haga clic sobre la propiedad Requerido, que muestra por defecto el valor No, y pulse sobre el botón de flecha que ha aparecido a su derecha.
6.Elija en este caso el valor Sí.
7.A continuación, modificaremos la propiedad de formato del campo Año lanzamiento. En este caso especificaremos que dicho campo debe reflejar siempre cuatro dígitos. Vamos allá. Haga clic sobre la celda de la columna Tipo de datos correspondiente a dicho campo para mostrar sus características.
8.Haga clic en el cuadro de texto correspondiente a la propiedad Formato dentro de la ficha General, inserte cuatro ceros desde su teclado y pulse la tecla Retorno.
La propiedad Formato nos permite introducir un formato personalizado, así como seleccionar uno de los propuestos por el programa.
9.Antes de acabar, cambiaremos también la alineación del valor de este mismo campo, de manera que se muestre centrado en las celdas. Haga clic sobre el término General del campo Alineación del texto, pulse sobre el botón de punta de flecha que ha aparecido en este campo y, de la lista que se despliega, elija la opción Centro.
10.Para terminar, pulse sobre el icono Vista Hoja de datos de la Barra de estado y, en el cuadro que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados en la tabla.
IMPORTANTE
En cuanto al tamaño del campo, siempre es mucho mejor especificar el valor más pequeño posible. El motivo es que los tamaños más pequeños facilitan el procesamiento de los datos.
015Insertar campos desde la Vista Hoja de datos
AUNQUE LA CREACIÓN Y LA EDICIÓN DE CAMPOS es más precisa desde la Vista Diseño, por contar con el panel de propiedades de los campos, también es posible agregar nuevos campos en una tabla ya existente desde la vista Hoja de datos. La subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla contiene los comandos necesarios para incluir campos de cualquier tipo.
1.En este ejercicio aprenderá a insertar nuevos campos en una tabla desde la vista Hoja de datos. Para ello, continuamos confeccionando nuestra base de datos Colección de grabaciones, en la cual, recuerde, reflejaremos todo el material musical de que disponemos. Desde la Vista Hoja de datos, haga clic sobre la subficha Campos de la ficha contextual Herramientas de tabla.
2.Esta subficha contiene todos los comandos y las opciones para gestionar los campos de la tabla. Así, además de agregar y eliminar nuevos campos, desde aquí puede modificar algunas de sus propiedades, cambiar su formato y establecer, si es preciso, una validación del campo. En este caso, y como hemos indicado, agregaremos un nuevo campo, en concreto, uno que refleje la carátula del CD. Haga clic sobre la cabecera de la celda que muestra el texto Agregar nuevo campo.
3.De esta forma se despliega el menú contextual que contiene todos los tipos de campos disponibles en Access. De la lista que se despliega, elija la opción Datos adjuntos.
4.A la izquierda del campo seleccionado se inserta un nuevo campo. Compruebe que como nombre del campo se muestra el símbolo típico de los archivos adjuntos, un clip. Vamos a cambiar este nombre. En el grupo de herramientas Propiedades, pulse sobre el comando Nombre y título.
5.Ya trabajamos con el cuadro Escriba las propiedades de campo en un ejercicio anterior. En el campo Nombre, escriba el término Portada y pulse el botón Aceptar.
Debe saber que el tipo de campo Datos adjuntos no permite el cambio de nombre desde la opción Cambiar nombre de campo de su menu contextual.
6.Aunque el cambio, en este caso, no se refleja en la cabecera del nuevo campo, sí se ha realizado correctamente. Para comprobarlo, accederemos a la Vista Diseño. Haga clic en el último icono de los accesos a vistas de la Barra de estado.
Utilice si lo prefiere la lista de opciones del comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones.
7.Efectivamente, el último campo que aparece en la tabla refleja el nombre introducido, Portada. En los ejercicios dedicados a la introducción de los datos en los registros, le mostraremos cómo agregar los datos adjuntos en este campo. En concreto, insertaremos una imagen correspondiente al álbum especificado. Vuelva a la vista Hoja de datos desplegando el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y eligiendo de la lista la opción Vista Hoja de datos.
016Desplazar campos dentro de una tabla
UNA VEZ CREADA LA ESTRUCTURA DE LA TABLA, puede que se plantee cambiar el orden de los campos insertados en ella o incluso eliminar algunos de ellos. La modificación del orden de los campos se lleva a cabo de la forma más sencilla: mediante la técnica de arrastre en la vista Hoja de datos.
IMPORTANTE
Mientras está arrastrando la columna, el puntero adopta la forma de un cuadrado y aparece una barra vertical gruesa que indica el punto donde será colocado el campo al soltar el botón del ratón.
1.En este sencillísimo ejercicio le mostraremos cómo cambiar el orden de los campos de una tabla. Empezamos con la tabla de grabaciones abierta en la vista Hoja de datos, tal y como terminamos el ejercicio anterior.
2.Vamos a desplazar el campo Año lanzamiento hasta la tercera posición, por detrás del campo Intérprete. Para ello, haga clic sobre la cabecera de la columna Año lanzamiento para seleccionarla.
3.A continuación, haga clic de nuevo y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda, hasta situar el puntero del ratón sobre el campo Categoría, punto en el cual ya puede soltar el botón del dispositivo.
4.Al soltar el botón del ratón, el campo aparece ya en el sitio especificado. Vamos a repetir la acción, esta vez con el campo Portada; recuerde que este campo, al ser del tipo de datos adjuntos, muestra en su cabecera la imagen de un clip. Haga clic sobre la cabecera del mencionado campo para seleccionar la correspondiente columna.
5.Haga clic de nuevo sobre la misma columna y, sin soltar el botón del ratón, arrastre hacia la izquierda hasta situar el puntero sobre la cabecera del campo Categoría, momento en que puede soltar el botón del ratón.
6.El cambio se ha realizado correctamente. Guarde los cambios realizados en la tabla pulsando sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
7.Los cambios de orden en los campos de la tabla sólo se reflejan en la vista Hoja de datos, nunca en la vista Diseño. Comprobémoslo. Despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas y elija la opción Vista Diseño.
8.Efectivamente, la lista de campos en esta vista aparece en el orden original (compruebe que el campo Portada continúa ocupando la última posición). Esto nos da una idea de la finalidad real de cada una de estas vistas. Terminaremos este sencillo ejercicio volviendo a la vista Hoja de datos. Para ello, pulse sobre el primer icono del grupo situado en el extremo derecho de la Barra de estado.
017Definir una tabla
HASTA EL MOMENTO HEMOS ESTADO TRABAJANDO sobre una tabla creada desde la vista Hoja de datos, la cual hemos ido confeccionando con una serie de campos. Esta forma de elaboración de tablas nos ha permitido conocer algunas de las características del modo de trabajar de Access 2010. Sin embargo, el programa permite crear desde la vista Diseño la estructura de sus propias tablas mediante el comando Diseño de tabla.
IMPORTANTE
El menú contextual que se despliega al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de una tabla permite, además de cerrar la tabla activa, cerrar el resto de elementos abiertos, guardar el actual o cambiar de vista.
1.En este ejercicio vamos a crear una segunda tabla, destinada a reflejar sobre todo datos de los artistas o intérpretes de los CD que aparecen en la tabla de grabaciones. Para ello, lo primero que haremos es cerrar la tabla actual para dejar el área de trabajo del programa vacía. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Tabla de grabaciones y, del menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Cerrar.
2.En estos momentos no disponemos de ningún elemento abierto. Empecemos pues con el proceso de definición de nuestra nueva tabla. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la pestaña Crear.
3.En el grupo de herramientas Tablas, haga clic sobre el comando Diseño de tabla.
4.Se abre de esta forma una nueva tabla, denominada por defecto Tabla1, en la vista Diseño. Ahora se trata de ir designando los distintos campos que formarán la nueva tabla. La ventaja de trabajar desde esta vista para la creación de las tablas es el hecho de contar con el panel de propiedades siempre a mano. En el primer campo de la tabla, escriba el término ID Intérprete y pulse la tecla Tabulador para pasar a la siguiente celda.
5.Llamamos ID al número de identificación de una serie de elementos. En nuestra tabla, este número lo asignaremos nosotros mismos. Por ello, despliegue la celda Tipo de datos y elija de la lista la opción Número.
6.Compruebe el panel de propiedades. En este caso, cambiaremos dos de los criterios, el de formato y el de alineación. Haga clic en el campo Formato, despliéguelo y elija de la lista la opción Número general.
7.Seguidamente, haga clic en el campo Alineación del texto, despliéguelo y elija la opción Derecha.
8.Añada tres campos más a la nueva tabla: Nombre intérprete, Fecha Nacimiento y Nacionalidad, asignando al primer y al tercer campo el tipo de dato Texto y al segundo el tipo Fecha/ Hora.
9.Antes de terminar, guardaremos la nueva tabla. Para ello, haga clic en el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, W escriba como nombre el término Tabla de intérpretes y pulse en Aceptar.
10.El programa nos informa de que es recomendable asignar una clave principal a la tabla. Como esto será tratado con detalle en el ejercicio siguiente, pulse en este caso el botón No.
IMPORTANTE
La clave principal de una tabla es el elemento en el cual Access se basa para establecer relaciones entre tablas de una misma base de datos.
018Designar un campo como clave principal
LA CLAVE PRINCIPAL TIENE VARIAS FUNCIONES, aunque la más importante es la de permitir crear relaciones entre tablas, algo fundamental para construir bases de datos. Al crear una tabla en vista Hoja de datos, el programa asigna el primero de los campos existentes la propiedad de clave principal, representada por el dibujo de una llave en la cabecera de la fila. Sin embargo, al definir una tabla desde cero en vista Diseño, deberá ser el usuario quien asigne esta condición al campo que crea oportuno.
IMPORTANTE
Una clave principal correcta debe tener unas características concretas: debe identificar inequívocamente una fila; nunca debe estar vacía, y los valores que contiene deben ser fijos, es decir, no deben cambiar.
1.En la tabla Tabla de intérpretes, definida en el ejercicio anterior, vamos a designar como clave principal el campo ID Intérprete, que permitirá en un futuro, y tras algunas modificaciones, relacionar esta tabla con nuestra Tabla de grabaciones. Vamos a proceder con la asignación a este campo de la condición de clave principal. Para ello, haga clic en la cabecera de la fila del campo ID Intérprete para seleccionarla por completo.
2.A continuación, pulse sobre la subficha Diseño de la ficha contextual Herramientas de tabla para mostrar los comandos que contiene.
3.En el grupo de herramientas Herramientas, puede ver el comando que nos interesa. Pulse sobre el comando Clave principal.
4.Compruebe lo que ha ocurrido. En la cabecera de la fila seleccionada aparece ahora el icono de una llave, lo que nos indica que este campo ha sido designado como clave principal. Debe saber que es posible asignar más de un campo como clave principal y que esta clave puede ser modificada y eliminada. Vamos a ver cómo cambiar una clave principal ya asignada. Para ello, nos dirigiremos a la Tabla de grabaciones. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicha tabla y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Vista diseño para abrirla también en esta vista.
5.Compruebe como, efectivamente, el primer campo aparece definido como clave principal. Recuerde que esta tabla fue creada en la vista Hoja de Datos, en la cual es el programa quien se ocupa de asignar la clave principal al primer campo de la tabla. Para cambiar la clave, primero debemos eliminarla. Con el primer campo seleccionado, haga clic en el comando Clave principal del grupo de herramientas Herramientas.
6.Así de sencillo hemos eliminado la clave principal. Lo que debemos hacer ahora es agregar un nuevo campo del tipo numérico, al cual asignaremos el nombre ID Intérprete. Haga clic en la cabecera de la fila del campo Intérprete para seleccionarla y pulse el comando Insertar filas del grupo de herramientas Herramientas.
7.Escriba en la celda Nombre del campo el término ID Intérprete, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo Tipo de datos y elija de la lista la opción Número.
8.Para asignar la clave principal al nuevo campo, pulse de nuevo el comando Clave principal de la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea de forma automática una clave principal y le asigna el nombre de campo ID y el tipo de datos Autonumeración. Este campo automático se encuentra por defecto oculto en esta vista, aunque puede visualizarse en la vista Diseño.
019Introducir datos en una tabla
EN LAS TABLAS, LOS DATOS SE INTRODUCEN directamente en la cuadrícula de forma muy sencilla. Aun así, cabe destacar que el objeto más adecuado para llevar a cabo esta acción son los formularios, con los que trabajaremos más adelante.
IMPORTANTE
En esta nueva versión de Access, la vista Hoja de datos contiene además un registro denominado Totales, que se puede insertar al final de la tabla usando e el comando Totales de la pestaña Inicio, y que permite agregar una suma, una cuenta, un promedio, un máximo, un mínimo, etc.
1.En este ejercicio vamos a empezar a introducir los datos necesarios para completar así nuestras tablas. En concreto, empezaremos por la denominada Tabla de grabaciones, la cual se encuentra en primer plano en la vista Diseño. Lo que haremos en primer lugar será eliminar el campo denominado Intérprete, puesto que ya quedará completado con el campo ID Intérprete. Haga clic en la cabecera del campo Intérprete y, en el grupo de herramientas Herramientas, pulse sobre el comando Eliminar filas.
2.El campo seleccionado desaparece de inmediato de la tabla. Para poder empezar a introducir datos, despliegue el comando Ver del grupo de herramientas Vistas de la Cinta de opciones, elija la opción Vista Hoja de datos y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Sí para almacenar los cambios realizados.
3.Con la celda del campo que deseamos completar seleccionada, podemos empezar a escribir. Escriba en el primer registro del campo Título el término A las buenas y a las malas y pulse la tecla Tabulador.
La tecla Tabulador permite Isaltar de un registro a otro, Igual que la tecla Retorno.
4.En el campo ID Intérprete, deberá introducir un número que se corresponderá con el identificador del intérprete del álbum en la tabla Intérpretes. En este caso, escriba el valor 1 y, en el campo Categoría, escriba directamente la palabra Pop.
5.En el campo Mejor canción, escriba el título Para nada, pulse la tecla Retorno, introduzca en el campo Año lanzamiento el valor 2009 y marque la casilla de verificación del campo Disponible.
6.Sólo nos queda completar el campo Portada. Recuerde que este campo es del tipo Datos adjuntos, por lo que en la cabecera de la correspondiente columna aparece el símbolo del clip. Como indicamos en su momento, este campo reflejará la imagen de la portada del álbum especificado en cada registro. En este caso, puede utilizar el archivo portada1.bmp, que puede descargar desde nuestra página web y guardar en su equipo. Cuando disponga de ella, haga doble clic sobre el registro correspondiente a este campo.
7.Se abre de este modo el cuadro Datos adjuntos, en el cual debemos seleccionar el material que deseamos incorporar en la base de datos. Pulse sobre el botón Agregar.
8.Los campos de datos adjuntos no sólo pueden incluir imágenes, sino vínculos a otras bases de datos e, incluso, documentos procedentes de otros programas. En este caso, localice en el cuadro Elegir un archivo la imagen portada1.bmp y pulse el botón Abrir.
9.De vuelta al cuadro Datos adjuntos, haga clic en el botón Aceptar.
Cuando una fila de registros empieza a ser completada, como es el caso, en la cabecera de dicha fila aparece un icono en forma de lápiz.
IMPORTANTE
Los datos adjuntos agregados a un registro no se muestran directamente en la vista Hoja de datos. Al realizar la incorporación de estos datos, aparece un número entre paréntesis para indicar que existe un archivo adjunto. Para abrirlo, es preciso hacer doble clic sobre la celda y, en el cuadro Datos adjuntos, pulsar el botón Abrir.
020Editar los datos de un campo
EN LA MAYORÍA DE LAS BASES DE DATOS QUE CREE y utilice, los datos no serán definitivos, sino que sufrirán cambios constantemente. Esta situación provoca que los datos de las tablas se deban editar a menudo: corregir entradas, añadir datos en un registro, eliminar un registro, etc. Los datos de los campos podrán ser editados en cualquier momento, excepto en un campo autonumérico.
1.En este ejercicio, además de completar un nuevo registro de nuestra tabla de grabaciones, le mostraremos la sencillez con que Access permite editar y modificar los datos introducidos en los distintos campos. Para empezar, haga clic en la primera celda del segundo registro del campo Título, escriba el título Personas y pulse la tecla Tabulador.
2.Introduzca del mismo modo el valor 2 en el campo ID Intérprete, pulse dos veces la tecla Tabulador y escriba en el campo Mejor canción el título Peter pan. (Mantenga el registro correspondiente al campo Categoría en blanco.)
3.En el campo Año lanzamiento, escriba el valor 2008, marque la casilla del campo Disponible y agregue una nueva portada en el campo Datos adjuntos (si no recuerda como hacerlo, consulte el ejercicio anterior; puede descargar el archivo portada2.bmp desde nuestra página web).
4.Una vez completados dos registros de nuestra tabla, información que puede continuar ampliando si lo desea con los datos de su biblioteca de música personal, editaremos y cambiaremos alguno de los campos. Pulse sobre el primer registro del campo Mejor canción para ponerlo en edición, seleccione el contenido, escriba el título Llegaremos a tiempo y pulse la tecla Retorno.
5.Así de sencillo resulta sustituir el contenido de un campo por otro. A continuación, tras guardar los cambios en la tabla de grabaciones, incluiremos un nuevo campo en nuestra tabla de grabaciones, denominado ID álbum del tipo autonumérico para comprobar que los registros de este tipo no se pueden modificar. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic sobre el comando Guardar.
6.Seguidamente, pulse sobre el icono Vista Diseño de la Barra de estado.
7.Ahora, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo Título y, en el menú contextual que se despliega, elija la opción Insertar filas.
8.Haga clic en la celda Nombre del campo del nuevo campo, escriba el término ID álbum, pulse la tecla Tabulador, despliegue el campo siguiente y elija la opción Autonumeración.
9.Para comprobar que este campo no se puede modificar, vuelva a la vista Hoja de datos de la tabla guardando los cambios, haga doble clic en el contenido del nuevo campo e intente escribir otro valor.
Los campos autonuméricos se completan de forma automática al empezar a introducir los datos en los distintos campos de cada registros.
IMPORTANTE
Access no permite cambiar el formato del texto introducido en los registros de forma individual. El grupo de herramientas Formato de texto de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones permite cambiar el formato de todo el contenido de la hoja de datos.
021Rellenar una tabla con identificadores de otra
LA INCLUSION DE IDENTIFICADORES (ID) EN LAS TABLAS de las bases de datos pueden ayudar en gran medida en la confección de tablas y demás elementos. Los campos ID pueden ser de tipo autonumérico, que no es posible modificar, o numérico, como el que se utilizará en este ejercicio.
IMPORTANTE
Para abrir una tabla de datos existentes ya sabe que dispone de distintos métodos. Puede optar por utilizar el comando Abrir, los acceso rápidos a documentos o el panel de archivos recientes, todo ello en el menú Archivo. También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + A.
1.En este ejercicio, le mostraremos cómo puede completar una tabla existente utilizando los identificadores de otra. En concreto, nos basaremos en los ID introducidos en nuestra tabla Grabaciones; debemos advertirle que, para poder trabajar mejor y con mayor claridad, hemos ampliado los campos de esta tabla. La base de datos modificada puede descargarla desde nuestra página web con el nombre Colección de grabaciones001.accdb y abrirla de nuevo en Access. Recuerde que en estos momentos se encuentran abiertas las tablas de intérpretes y de grabaciones. Para empezar, ponga en primer plano la Tabla de intérpretes pulsando en su correspondiente pestaña.
2.Desde la Vista Hoja de datos, eliminaremos uno de los campos que no utilizaremos. Haga clic con el botón derecho del ratón en la cabecera del campo Fecha nacimiento y elija del menú contextual la opción Eliminar campo.
3.Aparece un cuadro de advertencia en el cual debe confirmar o no la supresión del elemento seleccionado, teniendo en cuenta que éste no podrá volver a recuperarse. Pulse en Sí para eliminar el campo seleccionado.
4.Ahora sí, ya podemos empezar a introducir los datos referentes a los identificadores procedentes de la tabla de grabaciones. Haga clic en el campo Nombre intérprete del primer registro, escriba el nombre Rosana, pase al campo siguiente y escriba la palabra Canaria.
5.En estos momentos puede comprobar los cambios de formato que hemos realizado cuando creamos esta tabla. Así, el número de identificación se sitúa en el centro de la celda. Haga clic en el campo ID Intérprete del segundo registro, escriba el valor 2, pase al siguiente campo, introduzca en él el nombre El canto del loco y en el tercer campo, escriba Española.
6.En la sección dedicada a la gestión de las tablas le mostraremos cómo modificar las columnas y las filas de las tablas, para solventar, en este caso, el problema de anchura. Como la inserción de datos es igual en todos los casos, vamos a proporcionarle los datos de los siguientes cuatro registros: 3/Robbie Williams/Británica; 4/Dido/Británica; 5/Jason Mraz/Americana; 6/ColdPlay/Británica.
7.Recuerde que para pasar de una celda a otra puede optar por pulsar la tecla Tabulador o la tecla Retorno o bien por hacer clic en la misma. Vayamos a por los cuatro últimos registros: 7/U2/Irlandesa; 8/Carla Bruni/Francesa; 9/Juanes/Colombiana; 10/Bon Jovi/Americana.
8.Por motivos de continuidad en la ejecución de los ejercicios presentados en este libro, hemos creído conveniente también en este caso proporcionar la información necesaria. Recuerde que el número ID de cada intérprete se corresponde con los introducidos en la tabla de grabaciones. Termine este ejercicio pulsando el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
IMPORTANTE
Los campos de tipo numérico pueden modificarse y completarse libremente, a diferencia de los de tipo autonumérico. En el segundo caso, es el programa quien se ocupa de rellenar cada registro con un número consecutivo, si así se ha mantenido en las propiedades del campo en cuestión.
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