Kitabı oku: «Aprender Excel financiero y para MBA», sayfa 4

019 Crear y editar un gráfico en Excel (I)

EXCEL 2013 HACE QUE CREAR UN gráfico sea un proceso real-mente sencillo gracias a la barra de análisis rápido que vimos en ejercicios anteriores.

IMPORTANTE

Como novedad en Excel 2013, disponemos del botón Gráficos recomendados en el grupo Gráficos, que nos recomienda los estilos de gráfico más adecuados para el tipo de datos que queremos representar y facilita el trabajo a la hora de escoger el gráfico que mejor se adapte a nuestros datos.

1. En este ejercicio crearemos un gráfico de columnas a partir de los precios unitarios sin descuentos de la hoja Descuentos. En primer lugar debe seleccionar el rango de celdas que incluye los datos que va a representar en el gráfico. Haga clic sobre la celda B4, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic sobre la celda D22.

2. Haga clic en la etiqueta de Análisis rápido, pulse sobre la pestaña Gráficos y escoja la opción Gráfico de barras.

Gracias a la nueva Vista previa en directo podrá ver el efecto que se conseguirá con cada uno de los elementos de las galerías de estilos antes de aplicarlos. Sólo debe situar el puntero del ratón sobre ellos.

3. Se crea un gráfico de forma automática y, al trabajar con Excel 2013, se muestran los botones de ajuste a su derecha. Para cambiar la ubicación de la leyenda, pulse el botón de ajuste que muestra un signo +, haga clic en la opción Leyenda de la lista de elementos que aparece y elija la opción Izquierda.

Ubique fácilmente títulos, leyendas y rótulos donde prefiera.

4. Seguidamente, muestre las mismas opciones, pulse de nuevo en el botón de punta de flecha de la opción Leyenda y elija esta vez Más opciones.

5. La leyenda se selecciona en el gráfico y se abre el panel Formato de leyenda a la derecha del área de trabajo. Pulse sobre el primer icono de este panel, correspondiente a la herramienta Relleno y línea, y despliegue la categoría Relleno.

6. Puede aplicar un color de fondo sólido o bien una imagen, un degradado o una textura. Active la opción Relleno sólido, pulse en la muestra de color y elija el que prefiera.

7. El icono siguiente le permite aplicar efectos al elemento seleccionado y el tercero, las barras, establece la posición de la leyenda. También puede seguir modificando el relleno, el contorno y la ubicación del texto si activa la sección Opciones de texto del panel Formato de leyenda. Así mismo, puede editar el gráfico desde la ficha contextual Herramientas de gráficos. Active la subpestaña Formato.

8. Despliegue el menú Elementos de gráfico y pulse sobre la opción Título del gráfico para seleccionar este elemento.

9. Despliegue la galería de estilos de WordArt y seleccione uno de los estilos predeterminados.

10. Compruebe el efecto conseguido y active luego, en el panel lateral, ahora llamado Formato del título del gráfico, el apartado Opciones de texto. pulse sobre el segundo icono, correspondiente a la función Efectos de texto y muestre los efectos de reflejo disponibles.

11. Muestre la galería de reflejos preestablecidos y elija la variación que prefiera.

12. Si no está contento con el resultado, puede escoger uno de los Estilos de diseños preestablecidos. Pulse sobre el segundo de los botones de ajuste a la derecha del gráfico, que muestra un pincel como icono, y seleccione la opción que mejor se ajuste a sus necesidades.

020 Crear y editar un gráfico en Excel (II)

LOS GRÁFICOS CIRCULARES SON DE GRAN utilidad para demostrar la forma en la que cada una de los valores analizados contribuye al total presentado. Sólo pueden ser utilizados si todos los valores con los que trabaja son positivos.

1. En este ejercicio crearemos un gráfico circular a partir de los datos de la hoja Ventas mensuales del libro Ejemplo1. Ábrala y seleccione desde la celda A4 hasta la E22.

2. Nos centraremos en los datos de la columna Total pero seleccionamos este rango más amplio para disponer de rótulos apropiados. Active la ficha Insertar, pulse sobre el botón Insertar gráfico circular o de anillas y escoja la primera opción para insertar un gráfico circular en 2D.

Puede modificar la posición por defecto de los elementos de su gráfico.

3. Aparece el gráfico en el centro de la hoja y los datos de los que se nutre están seleccionados en la hoja de cálculo. Pulse en el botón de ajuste Elementos del gráfico, que es el primero, despliegue la opción Etiquetas de datos y pulse sobre la opción seleccione la opción Extremo externo.

4. Por ahora el gráfico resulta confuso. Active la ficha Diseño en la Cinta y pulse en el comando Seleccionar datos del grupo Datos.

5. En el cuadro Seleccionar datos de origen puede modificar los datos analizados modificando el primer campo: Rango de datos del gráfico. Sin embargo en nuestro caso nos conviene más eliminar algunas series. Seleccione en el panel de la derecha la serie 1 y pulse el botón Quitar. Repita el proceso con las series 2 y 3, y pulse el botón Aceptar.

6. Alargue el gráfico, tirando desde sus tiradores superior e inferior, para dar más espacio a sus datos.

7. Pulse ahora en la pestaña Diseño y en el botón Mover gráfico, que es el único del grupo Ubicación.

8. En el cuadro Mover gráfico, seleccione la opción Hoja nueva, mantenga el nombre propuesto, que es Gráfico1, y pulse el botón Aceptar.

9. Nuestro gráfico circular se ubica en una hoja nueva con el nombre designado y, al ampliarse, sus contenidos son un poco más fáciles de leer. Observe, con ayuda de la Vista previa activa, el efecto de las distintas muestras del grupo Estilo y escoja el estilo que prefiera.

10. Despliegue ahora las opciones del botón Diseño rápido, en el grupo de herramientas Diseño de gráfico aún en la subficha Diseño, seleccione la segunda opción disponible y observe el resultado.

11. Pulse sobre el tercer botón de ajuste del gráfico, que muestra como icono un embudo (que representa un filtro de datos).

12. También desde aquí habría podido deshabilitar las otras series de datos. Compruebe que al colocar el puntero del ratón sobre el nombre de una comunidad, ésta se muestra destacada en el gráfico. Pulse sobre el fundo del gráfico y guarde los cambios para dar por terminado el ejercicio.

Puede cambiar completamente el aspecto de los elementos de un gráfico usando las múltiples herramientas que Excel 2013 pone a su disposición.

021 Crear gráficos de anillas

LOS GRÁFICOS DE ANILLOS SON MUY similares a los circulares. Iguales que éstos, permiten ver la forma en la que diversos agentes contribuyen a un total pero, en este caso, además es posible trabajar con varias series a la vez.

1. En este ejercicio volveremos a trabajar con la hoja Ventas mensuales del libro Ejemplo1. Ábrala y seleccione el rango A3:D22.

2. Los gráficos de anillos se encuentran también con los circulares. Pulse en el botón correspondiente en el grupo Gráficos de la ficha Insertar y seleccione la última opción.

3. Este tipo de gráficos necesitan más espacio para ser mejor visualizados. Pulse el botón Mover gráfico, seleccione la opción Hoja nueva en el cuadro de diálogo y pulse el botón Aceptar.

4. Cada uno de los anillos representa uno de los tres meses analizados. Haga doble clic en el anillo interior.

5. De este modo se abre el panel Formato de serie de datos. Pulse sobre el botón de la tercera categoría, Opciones de serie, que muestra un gráfico de barras.

6. Reduzca el valor de la propiedad Tamaño del agujero del anillo al 35% y compruebe el resultado en el gráfico.

7. La propiedad Ángulo del primer sector le permite hacer girar todo el gráfico. Deslice su control hasta los 180º mientras ve cómo se modifica.

8. Ahora haga clic en el tercer botón de ajuste de la gráfica, des-active aproximadamente la mitad de las categorías (es decir, de las comunidades autónomas en nuestro ejemplo) y pulse el botón Aplicar para que el cambio tenga efecto.

9. De mismo modo podría seleccionar y eliminar cualquier serie. Haga clic ahora en el primer botón de ajuste, que es Elementos del gráfico, y seleccione el comando Más opciones.

10. Haga clic de nuevo en el icono de barras de la última categoría del panel y ahora despliegue el apartado Opciones de etiqueta.

11. Active la casilla de Porcentaje y desactive la que corresponde a Valor.

12. Una vez más, despliegue el botón de ajuste de Elementos del gráfico y, a continuación, despliegue las opciones de Leyenda y escoja la primera, es decir, Derecha.

13. Una lista tan larga es casi con seguridad más apropiada si está dispuesta verticalmente. Haga clic sobre la leyenda para seleccionar todo el bloque en el que está insertada y, en el panel, pulse en la categoría Opciones de texto.

14. Haga clic en la segunda categoría del nivel siguiente, Efectos de texto (la segunda letra A), despliegue el apartado Sombras y luego las muestras preestablecidas y seleccione alguna.

15. Muestre de nuevo las opciones de leyendo y, en esta categoría, las propiedades de Relleno y línea (pulsando el primer icono).

16. Active la opción Relleno sólido, escoja un color claro y guarde los cambios para terminar.

022Crear gráficos de cotización

EXCEL DISPONE DE UN TIPO DE gráfico pensado para expresar la fluctuación del precio de los valores, aunque también puede ser utilizado para expresar otro tipo de datos que también tengan valores mínimos, máximos y medias.

1. En este ejercicio trabajaremos con un nuevo archivo, el libro Ejemplo3, así que descárguelo de nuestra red, ábralo y muestre su hoja Cotizaciones.

2. En los gráficos de cotizaciones es vital el orden en el que se presentan los datos, que deben incluir al menos fecha, valor máximo, valor mínimo y valor de cierre. Los datos de esta hoja están divididos en cuatro bloques, que representan las cuatro presentaciones posibles de cotizaciones. Vamos con la primera, que incluye los datos indispensables. Seleccione el rango A1:D36 y pulse el botón Gráficos recomendados.

3. El gráfico de cotizaciones no está entre los recomendados. Active la pestaña Todos los gráficos, escoja el tipo Cotizaciones, mantenga activo el primer diseño y pulse Aceptar.

4. Mueva el gráfico a una nueva hoja para poder contemplarlo mejor: la longitud de la línea representa el máximo y el mínimo, mientras la pequeña línea transversal representa el cierre. Pulse sobre este diminuto punto, compruebe que se seleccionen los de todos los datos, active la pestaña Formato y pulse sobre el comando Aplicar formato a la selección.

5. Active el primer icono del panel lateral para mostrar las opciones de Relleno y línea, pulse en la etiqueta Marcador y aumente el ancho a 10 puntos.

6. Deseleccione para ver el efecto y regrese a la hoja Cotizaciones, seleccione el rango E1:I36 (que incluye precio de apertura) y haga clic de nuevo en el botón Gráficos recomendados.

7. En la pestaña Todos los gráficos, seleccione el segundo diseño, compruebe que es el apropiado para los datos que ha seleccionado y pulse Aceptar.

8. Mueva también este gráfico a una hoja separada para observar su diferencia con el anterior.

9. Los rectángulos blancos indican que la cotización subió entre apertura y cierre, mientras las negras indican que bajó. Nuevamente, regrese a los datos de partida, seleccione el siguiente bloque, J1:N36 y cree un nuevo gráfico de cotizaciones, pero esta vez con el tercer diseño, que es el apropiado para expresar volumen, máximo, mínimo y cierre.

Tenga en cuenta que en el caso de los gráficos de cotizaciones, no puede escoger el tipo de gráfico, sino que debe usar el que se ajuste a los datos.

10. Desplácelo a una hoja en blanco y obsérvelo: Es similar al primer tipo estudiado, pero en este caso se añaden unas barras azules que expresan el volumen. Para terminar el ejercicio, vuelva a la hoja Cotizaciones y cree un gráfico con el cuarto tipo de Cotizaciones, utilizando los datos del rango O1:T36.

11. Este tipo de gráfico, como verá, combina el segundo y el tercer tipo para poder expresar todos los datos presentados, es decir, volumen, apertura, máximo, mínimo y cierre. Tenga en cuenta que el orden de las columnas (no así las cabeceras) es fundamental para obtener el resultado esperado.

023 Crear gráficos combinados

LAS GRÁFICAS COMBINADAS SON IDEALES PARA destacar datos contrastantes o de distinta naturaleza. Excel, como siempre, le propone una versión recomendada pero, si considera que no es adecuada, puede crear su propia combinación personalizada.

1. Para el presente ejercicio, abra la HOJA1 del libro Ejemplo3.

2. Tenemos por un lado los ingresos mensuales y, por el otro, los gastos. En el caso de los gastos, como puede ver, están desglosados por conceptos. Seleccione con ayuda de la tecla Ctrl. estos dos rangos de celdas: A3:M4 y A7:M15.

3. En la ficha Insertar de la cinta, pulse sobre el botón de flecha del comando Gráfico combinado, en el grupo de herramientas Gráficos (es el tercero de la segunda fila de iconos.

4. Previsualice los gráficos recomendados en esta categoría y pulse el botón Crear gráfico combinado personalizado.

Aunque la aplicación presenta modelos recomendados de gráficos combinados, el usuario puede crear su propia combinación de los tipos de gráficos que prefiera.

5. En el cuadro Insertar gráfico dispone de un área que le permite designar un tipo de gráfico distinto para cada serie. Como queremos distinguir claramente los ingresos, seleccione de su menú de opciones la penúltima opción de la categoría Línea, la opción Línea acumulada con marcadores.

6. Marque la opción Eje secundario para esta serie, de modo que se añada otro eje de valores a la derecha del gráfico.

7. Conforme va realizando cambios, la vista previa se va actualizando. Seleccione la segunda opción de gráfica de columnas para cada una de las series siguientes (todas ellas son tipos de gastos), visualice el efecto y pulse el botón Aceptar.

8. La gráfica se inserta en la hoja activa. Utilice el botón Mover gráfico de la ficha contextual Diseño para moverlo a una nueva hoja y poder apreciarlo mejor.

9. Este tipo de gráficos le permiten comparar las tendencias de dos tipos de datos distintos. Aquí, por ejemplo, podemos destacar que mientras los ingresos han subido de forma significativa durante el mes de diciembre, el ascenso de los gastos es mucho más sutil. Despliegue el comando Agregar elemento del gráfico, luego la categoría Eje y seleccione el comando Más opciones de ejes.

10. Despliegue las opciones del eje en el panel Dar formato al eje y escoja la opción Eje vertical (Valor).

11. Despliegue la categoría Opciones del eje y cambie el límite mínimo a 600.

12. Escoja ahora la categoría Opciones del eje vertical (Valor) y cambie el límite mínimo a 25000.

13. Finalmente, cierre el panel lateral y guarde los cambios para terminar el ejercicio.

Todos los gráficos con ejes permiten personalizar los límites y las unidades mostradas.