Kitabı oku: «Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 2
005Trabajar con la Barra de estado
LA BARRA DE ESTADO SE HALLA ubicada en la parte inferior del área de trabajo y desempeña dos funciones principales: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo, mediante las distintas vistas y el zoom. En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Para ello, tendremos la aplicación Word de la suite abierta en primer plano.
IMPORTANTE
El campo Porcentaje refleja el valor actual de zoom de visualización del documento. Puede modificar este valor utilizando el teclado (insertando los valores) o con el ratón.
1.La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, comunes en todas las aplicaciones. Disminuya el nivel de zoom de 100 a 90 arrastrando el control deslizante hacia el signo -.
2.Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar el menú contextual.
3.El menú contextual Personalizar barra de estado muestra la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las activadas, aunque esto no significa que todas sean visibles a la vez. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. Seleccione la opción Control deslizante del zoom y desmárquela pulsando sobre este comando.
4.A continuación nos desharemos del menú contextual. Para ello, pulse con el ratón sobre el área de trabajo.
5.El control deslizante del zoom ha desaparecido de la Barra de estado. Así es como se puede personalizar este elemento de la interfaz de los programas de la suite. El proceso para recuperar el comando oculto es el mismo que acabamos de ver. Veamos. Haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la Barra de estado y, en el menú contextual que se despliega, active de nuevo la opción de verificación Control deslizante del zoom.
IMPORTANTE
En el caso de las firmas, sólo aparecerán cuando usted decida firmar sus documentos.
006Crear documentos nuevos
CON LAS MEJORAS APLICADAS a la suite de Microsoft Office, crear documentos es muy sencillo. Podemos crear documentos nuevos desde el menú contextual desplegado dentro de, por ejemplo, una carpeta. Podemos crear documentos nuevos desde el comando Nuevo, desde la vista Backstage de Microsoft Office. El catálogo de plantillas ha sido renovado en esta versión de la suite. En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos. Llevaremos a cabo este ejercicio desde la aplicación PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a todos los programas de Office.
IMPORTANTE
La opción Presentación en blanco del comando Nuevo es, en realidad, una plantilla simple y genérica. Es la plantilla más sencilla para empezar a trabajar con el programa. Debido a su sencillez, se puede adaptar a cualquier tipo de documento.
1.Crearemos un nuevo documento en blanco. Haga clic sobre la pestaña Archivo, dentro de la vista Backstage de Microsoft Office sitúese en el comando Nuevo y sin modificar la opción Documento en blanco que aparecerá seleccionada por defecto, pulse el botón Crear.
2.Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene el nombre y se le añade un 2.
3.A continuación utilizaremos un documento existente como base para un documento nuevo. Le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Helio.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo y en el panel Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente.
4.Se abre un cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. Localice el archivo Helio.pptx, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo.
5.Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Helio.pptx). Haga clic sobre la ficha Vista, pulse sobre el comando Cambiar ventanas para ver qué ventanas hay abiertas y haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano.
6.Por último, creemos un documento a partir de una plantilla. Entre en la vista Backstage ubicándose en el comando Nuevo, en la sección Plantillas y temas disponibles, seleccione la opción Plantillas de ejemplo.
7.Para crear una nueva presentación basada en una de estas plantillas, seleccione en el panel de la vista Backstage la plantilla Álbum de fotos moderno y pulse el botón Crear para obtener el documento Presentación4.
IMPORTANTE
Cuando hablamos de libros, nos referimos a los archivos que trata Excel, cuando hablamos de documentos, nos referimos a los archivos de Word, cuando hablamos de Access, bases de datos, y cuando hablamos de PowerPoint, de presentaciones.
007Abrir y cerrar documentos
MICROSOFT OFFICE 2010 ofrece muchas vías de apertura y cierre de documentos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage, el comando Abrir, las listas de archivos recientes ubicados en la vista. Por otra parte, podemos cerrar los documentos usando el comando Cerrar desde la vista Backstage. Alguna de las aplicaciones permite cerrar el programa con el botón con forma de aspa, otras aplicaciones sólo cierran del documento.
IMPORTANTE
Todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que permite abrir el cuadro de diálogo Abrir. Esta combinación de teclas es Ctrl + A.
1.En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Helio.pptx. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office y pulse sobre el comando Abrir.
2.Se abre el cuadro de diálogo Abrir, común en todas las aplicaciones de la suite. Este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la que deberá localizar el archivo que desea abrir. Seleccione el archivo Helio.pptx con un clic y pulse el botón Abrir.
3.Observe la Barra de título para cerciorarse de que el documento abierto es el correcto. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa. Otra opción es dirigirse a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
4.Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano.
5.Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
6.Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente.
7.Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Helio.pptx, haga clic sobre él.
8.El archivo vuelve a abrirse sin problemas. Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar.
IMPORTANTE
Junto a la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes, situada en la parte inferior del panel de archivos recientes, contará con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.
008Almacenar documentos
PARA REGISTRAR LOS AVANCES realizados es necesario guardar o almacenar el archivo tratado. Si bien los procesos para salvar los cambios son idénticos en todas las aplicaciones de la suite, ello no quiere decir que la extensión de los programas sea la misma. Siendo programas de ofimática diferentes, Word muestra la extensión .docx, Excel el formato .xlsx, Access tiene como extensión archivos .accdb y PowerPoint con formato .pptx. En este ejercicio le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010.
1.Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, basado en una de las plantillas de ejemplo tratada en un ejercicio anterior. Como todavía no la hemos almacenado, haga clic sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio.
Además del botón de acceso rápido, y de los pertinentes comandos de la vista Backstage, puede almacenar sus datos usando la combinación de teclas CTRL + G.
2.Si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos moderno, seleccione el nombre del archivo del cuadro de diálogo, escriba el término Fotos modernas y pulse sobre el botón Guardar.
3.Entre en la vista Backstage, pulse sobre el comando Guardar como para abrir el cuadro Guardar como, y en el campo Nombre de archivo modifique el término escribiendo Fotos modernas222.
4.A continuación debe almacenar este documento basado en otro. Pulse el botón Guardar, verá que el documento nuevo, Fotos modernas222.pptx, reemplaza al archivo origianl.
5.Borraremos la diapositiva número seis. Seleccione en el panel de diapositivas la número seis y pulse la tecla Suprimir.
6.Registre el cambio usando la tecla Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccione la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
7.De este modo veremos qué hemos hecho y qué ha ocurrido. A continuación, muestre la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes, haga clic sobre la presentación denominada Fotos modernas222.pptx.
8.Entre de nuevo en vista Backstage, seleccione el comando Compartir y de entre las opciones comunes Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS, seleccione la opción Presentación de la opción Cambiar el tipo de archivo.
Gracias a la nueva versión de Office, la 2010, podemos crear archivos en esta versión y convertirlos en versiones anteriores. También podemos compatibilizar versiones anteriores con la presente, podemos, asimismo, convertir archivos en otros programas, o abrir, modificar y almacenar documentos de otras aplicaciones de la suite en el que estemos usando en ese momento.
9.Los tipos de archivo presentados se adaptan al formato generado por la aplicación trabajada. Una vez mostrado cómo almacenar los avances, cerraremos la aplicación. Haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.
IMPORTANTE
Observe que, por defecto, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones creados en la versión 2010 se almacenan con formato XML. Es por eso que las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas se agregase una X. Ejemplo: docx, pptx, xlsx.
009Almacenar en versiones anteriores
HAY OTRA POSIBILIDAD de guardado de archivos común a toda la suite de Office 2010. Este es el almacenamiento en versiones anteriores. Desde la versión de 2007 de la suite el usuario puede guardar sus archivos en versiones anteriores (la denominada 97-2003, por ejemplo), cuya extensión es .doc. Esto es importante para que los equipos con versiones anteriores de la suite puedan abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010. En esta lección aprenderemos a guardar un archivo creado con Office 2010 en una versión anterior a 2007.
IMPORTANTE
LSi trabaja con Acces deberá utilizar la opción en el comando Compartir denominada Guardar base de datos como. Si el programa que utiliza es Project, la opción a utilizar será Guardar proyecto como archivo.
1.Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Empezaremos accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Datos de series.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir.
2.Accedemos así al cuadro de diálogo Abrir, en el que debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Datos de series.xlsx, pulse sobre el botón Abrir.
3.Con el libro abierto en el área de trabajo ya estamos preparados para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior. Haga clic sobre la pestaña Archivo.
4.Haga clic sobre el comando Guardar y enviar, en el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.
5.Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere, ya sea libro, documento o presentación. Pulse sobre la correspondiente opción en Excel y manteniendo todas las opciones, pulse sobre el botón Guardar.
6.Aparece un cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite. Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.
7.Compruebe que, en la vista Backstage se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y visualice los cambios en la barra de título.
8.Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual mediante el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.
IMPORTANTE
Aunque Microsoft Office 2010 permite guardar los archivos en distintas versiones, no podrá nunca almacenar, desde esta versión, archivos en la versión de Office 1995 por las diferencias entre funciones y características que las hace extremadamente incompatibles.
010Imprimir documentos
UNA DE LAS NOVEDADES más interesantes de esta versión de Office 2010 es la vista Backstage. Es desde esta vista que ahora se gestiona la impresión y tratado final de los documentos. Desde la impresión rápida hasta la vista preliminar para ultimar los retoques finales del documento pasan por la nueva vista. En este ejercicio conocerá las ventajas de la vista Backstage con respecto a la preparación de un documento para su impresión.
IMPORTANTE
Dentro del comando Imprimir de la vista Backstage, en el apartado Impresora, hay un vínculo denominado Propiedades de impresora. Este vínculo abre un cuadro de diálogo homónimo, desde el que puede consultar y modificar.
1.Trabajaremos con un documento de Word denominado Arcoylira.docx que puede descargar de nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir.
2.Este comando está formado por dos paneles: el de la vista previa y el de preparación e impresión. Como observará, la vista previa muestra una sola página a un nivel de zoom determinado para adaptarse al contenido de la página. Puede modificar el zoom mediante los botones - y + de la barra deslizante. Los comandos asignados a Configuración sirven para manejar el documento y definirlo antes de su impresión. Así pues, haga clic sobre el comando Imprimir todas las páginas, fíjese en las distintas opciones que ofrece y marque la opción Imprimir todas las páginas.
3.De este modo se imprimirá todo el documento. Fíjese en que más abajo hay un apartado donde podemos escribir el número de páginas que queremos imprimir. Del mismo modo, haga clic sobre el comando Imprimir a una cara y seleccione la opción Imprimir manualmente a doble cara.
4.Observe que el comando ha cambiado. Ahora, de imprimir nuestro documento, podríamos tener, en un mismo folio, las dos caras escritas. Prosigamos nuestra preparación del documento para su impresión desplegando el comando Orientación vertical y seleccione la opción Orientación horizontal.
5.En el apartado de vista preliminar vemos qué ha ocurrido. La distribución del texto y la hoja han cambiado. Ahora vemos la hoja horizontal. Despliegue el comando Márgenes personalizados y pulse sobre la opción Normal.
6.Todo ello puede ser tratado desde la opción Configurar página. En el momento que se aprieta sobre esta opción se abre el cuadro de diálogo Configurar página en el que hay tres pestañas (Márgenes, Papel, Diseño) que hacen las funciones de los comandos antedichos. Despliegue la opción Configurar página, en el cuadro de diálogo que aparece observe las distintas opciones de las distintas pestañas y cierre este cuadro pulsando el botón de aspa.
7.Para concluir con el ejercicio pulsaremos sobre el comando Imprimir para que se impriman las páginas tratadas del modo deseado. Recuerde que si no tiene debidamente instalada una impresora, no ocurrirá nada.
IMPORTANTE
El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Es decir, puede imprimir una selección de páginas, o ciertas páginas, sin por ello tener que seguir un orden consecutivo. Un ejemplo: podemos imprimir las páginas consecutivas (del 1 al 20) o bien no consecutivas: 1, 3, 8, etc.
011Crear documentos en PDF/XPS
PDF Y XPS SON ARCHIVOS ajenos a la suite de Microsoft Office 2010 que, sin embargo, pueden ser destino de documentos de la suite de Office. Una de las ventajas de convertir documentos en PDF o XPS es que no pueden ser modificados si no es desde programas especiales; otra de las ventajas es que los documentos se convierten sin modificar un ápice sus características (tipo de letra, fuente, formato) y se puede visualizar sin contar con la suite instalada. En este ejercicio aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS.
IMPORTANTE
En la anterior versión de la aplicación de Office, la 2007, la opción PDF o XPS sólo estaba disponible si anteriormente instalaba un complemento de Microsoft para programas de la suite.
1.En este caso, trabajamos con el documento de Excel Datos de series.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office, en la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Guardar y enviar, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS.
2.El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS.
3.Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y pulse sobre la opción PDF.
4.Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. Pulse sobre el botón Opciones, pulse el botón Aceptar para no modificar nada y haga clic sobre el botón Publicar.
5.Ahora ya sabe cómo crear un PDF a partir de un documento de Office 2010. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título y teniendo delante el documento Datos de series.xlsx entre en la vista Backstage y pulse sobre el comando Guardar y enviar.
6.Como ahora queremos publicar un archivo XPS seleccione el comando Crear documento PDF/XPS, haga clic en Crear documento PDF/XPS y seleccione el tipo de documento XPS.
7.Para concluir este ejercicio, pulse sobre el botón Publicar y una vez haya observado el resultado, cierre el documento XPS con el botón de aspa.
8.Pulse el botón Aceptar para aplicar los cambios realizados en el cuadro de propiedades de la base de datos.
IMPORTANTE
Aunque no tenga instalado el programa Adobe Reader para visualizar documentos en PDF o XPS, la versión de Windows 7 o su versión anterior (Windows Vista) dispondrá de un Visor de XPS con el que podrá visualizar los documentos creados en formato XPS.