Kitabı oku: «Aprender Outlook 2010 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 3
010Establecer carpetas como favoritas
EN LA LISTA DE CARPETAS FAVORITAS, situada en la parte superior del Panel de navegación, podemos incluir accesos directos a determinadas carpetas a las que accedamos con asiduidad, como la carpeta Bandeja de entrada, la de elementos enviados, etc. Es posible agregar y quitar carpetas en esa lista así como organizarlas según nos convenga para obtener acceso a ellas más fácil y rápidamente.
IMPORTANTE
Use el botón de punta de flecha de la lista Favoritos para mostrar y ocultar los elementos que contiene.
1.En este sencillo ejercicio practicaremos con la lista de carpetas favoritas del Panel de navegación. En primer lugar, veremos varias maneras de añadir carpetas a esta lista. Seleccione la carpeta Bandeja de entrada en el Panel de navegación y active la ficha Carpeta de la Cinta de opciones.
2.Pulse sobre el botón Mostrar en favoritos 
y vea cómo automáticamente se añade la carpeta seleccionada a la lista de favoritas. 
Al agregar carpetas a la lista de favoritas, éstas permanecen en su ubicación original y su contenido no se altera.
3.También es posible agregar carpetas a esa lista utilizando la técnica de arrastre o la opción adecuada de su menú contextual. Arrastre la carpeta Elementos enviados hasta la sección Favoritos del Panel de navegación. 
4.Seguidamente, pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta Bandeja de salida y elija la opción Mostrar en Favoritos de su menú contextual. 
5.Ya tenemos tres carpetas marcadas como favoritas. 
Veamos a continuación los diferentes procedimientos que podemos seguir para eliminarlas de esa lista. Seleccione la carpeta Bandeja de entrada en la lista de favoritas y desactive el botón Mostrar en Favoritos de la ficha Carpeta.
La lista Favoritos sólo está disponible para el elemento Correo del Panel de navegación.
6.Tenga en cuenta que eliminar una carpeta de la lista de favoritas puede suponer su eliminación total y la de su contenido, por lo que si desea quitarla de esa ubicación, deberá desactivar el botón Mostrar en Favoritos, como acabamos de ver, o usar la opción Eliminar de favoritos de su menú contextual. Lleve a cabo esta última acción con la carpeta favorita Elementos enviados. 
7.Repita la operación con la carpeta favorita Bandeja de salida para vaciar completamente la lista.
8.Para acabar este sencillo ejercicio veremos cómo desactivar la lista de favoritos en el Panel de navegación. Haga clic en la pestaña Vista de la Cinta de opciones, pulse el botón Panel de navegación del grupo de herramientas Diseño y desactive la opción Favoritos. 
Tenga en cuenta que, si ha añadido carpetas a la lista de favoritos, éstas continuarán en ella aunque la oculte, y volverán a mostrarse cuando vuelva a activarla.
9.Desaparece la lista Favoritos del Panel de navegación. 
Para acabar, pulse nuevamente el botón Panel de navegación y muestre de nuevo la lista Favoritos activando el correspondiente botón.
IMPORTANTE
Podemos usar las opciones Subir y Bajar del menú contextual de las carpetas favoritas para cambiar su orden en esa lista.
011Vaciar la carpeta de elementos eliminados
LA CARPETA ELEMENTOS ELIMINADOS de Outlook sirve de almacén temporal para aquellos elementos que son eliminados, hasta que el usuario decida borrarlos definitivamente. Igual que en cualquier otro programa, cuando se lleva a cabo la acción de eliminar un archivo o un elemento, el programa siempre realiza una pregunta de confirmación. Una vez eliminado el elemento, éste se puede recuperar, puesto que la carpeta Elementos eliminados actúa como cualquier otra carpeta, es decir se puede acceder a ella y abrir los archivos que contenga. Si tiene que recuperar algún documento que haya eliminado y que se encuentre en la carpeta Elementos eliminados, deberá moverlo fuera de dicha carpeta.
IMPORTANTE
Si utiliza una cuenta de Microsoft Exchange, puede usar el botón Recuperar elementos eliminados de la ficha Carpeta para restablecerlos después de haberlos eliminado e incluso después de haber vaciado la carpeta Elementos eliminados.
1.Para llevar a cabo este ejercicio, utilizaremos la carpeta Urgente creada y eliminada en una lección anterior. Tras ser eliminada, dicha carpeta se situó en la carpeta Elementos eliminados. Lo primero que haremos será recuperarla. En la Lista de carpetas, pulse sobre la punta de flecha que aparece a la izquierda de Elementos eliminados.
También podemos mover un elemento eliminado a otra ubicación usando la opción Mover de su menú contextual.
2.Arrastre la carpeta Urgente hasta el elemento Mi archivo de datos de Outlook.
La punta de flecha negra situada junto a las carpetas advierte de que éstas tienen contenido.
3.Ya ha visto cómo recuperar un elemento eliminado. Ahora lo volveremos a eliminar para continuar con el objetivo del ejercicio: vaciar la carpeta Elementos eliminados. Haga clic dos veces sobre la carpeta Urgente para seleccionarla, pulse la tecla Suprimir y confirme la eliminación.
4.La carpeta suprimida se ubica ahora en la carpeta Elementos eliminados. Para vaciar esta carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella y, del menú contextual, elija la opción Vaciar carpeta.
5.Haga clic en Sí en la ventana de confirmación.
6.Existe otro procedimiento para vaciar la carpeta Elementos eliminados. Vamos a crear rápidamente otra carpeta para eliminarla y practicar con él. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta Bandeja de entrada y elija la opción Nueva carpeta.
7.En la ventana Crear nueva carpeta, escriba en el campo Nombre la palabra Prueba y, manteniendo el resto de opciones como están, pulse el botón Aceptar.
8.Pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta recién creada y, del menú contextual, elija la opción Eliminar carpeta.
9.En el cuadro de confirmación, haga clic en Sí.
10.Vamos a vaciar la carpeta Elementos eliminados desde la Cinta de opciones. Selecciónela en el Panel de navegación, acceda a la ficha Carpeta de la Cinta de opciones y pulse el botón Vaciar carpeta del grupo de herramientas Limpiar.
11.Confirme de nuevo que desea eliminar todo el contenido de la carpeta pulsando el botón Sí del cuadro de advertencia que aparece en pantalla.
Sobre todo recuerde que, una vez vaciada la carpeta Elementos eliminados, su contenido será irrecuperable.
IMPORTANTE
Para que la carpeta Elementos eliminados se vacíe automáticamente al salir de Outlook active esa opción en el apartado Inicio y salida de Outlook de la categoría Avanzado en el cuadro de opciones de Outlook.
012Asignar página web a una carpeta
LAS PROPIEDADES DE LAS CARPETAS se pueden modificar, de modo que el usuario obtenga una presentación y unas vistas de estos elementos según sus gustos. Outlook le ofrece la posibilidad de asignar una página web como página principal de una carpeta. Esto significa que, al hacer seleccionar esa carpeta en la Lista de carpetas, en la ventana de Outlook se mostrará dicha página. Además de la asignación de una página web como página principal de una carpeta, también existe la posibilidad de especificar una página existente en una intranet o en el disco duro del ordenador. En cualquier caso recuerde que dichas páginas sólo se visualizarán si activamos la opción que aparece en la ficha Página principal del cuadro de propiedades de la carpeta.
1.En este ejercicio vamos a especificar que una de nuestras carpetas tenga una página web como página principal. En la Lista de carpetas, seleccione, por ejemplo, la carpeta Bandeja de salida.
2.Para acceder al cuadro de propiedades de una carpeta podemos usar la opción adecuada de su menú contextual o bien el comando Propiedades de carpeta de la ficha Carpeta. Siga uno de estos dos procedimientos.
3.En el cuadro Propiedades de Bandeja de salida, pulse sobre la pestaña Página principal.
4.En el campo Dirección debemos insertar la dirección de la página que queremos que se muestre como página principal de la carpeta seleccionada. Escriba, por ejemplo, la dirección www.marcombo.es.
Desde el cuadro Propiedades de una carpeta podemos comprobar algunas características generales de la misma, como su tamaño y el tipo de elementos que contiene.
5.Como ya hemos especificado en la introducción, para que la página indicada se muestre de forma predeterminada, la opción correspondiente deberá estar seleccionada. Active la opción Mostrar página principal de forma predeterminada para la carpeta.
Si no se activa la opción Mostrar página principal de forma predeterminada para la carpeta, aunque establezcamos una página web como principal, ésta no se mostrará al seleccionar la carpeta en el Panel de navegación.
6.Si desea usar como página principal una que tenga almacenada en su equipo, puede localizarla pulsando el botón Examinar. Pulse el botón Aplicar para que se apliquen los cambios realizados y a continuación en el botón Aceptar para cerrar la ventana de propiedades de la carpeta.
7.Puesto que la carpeta Bandeja de salida está seleccionada, podemos ver ya en el Área de trabajo el contenido de la página que hemos establecido como principal. Para acabar el ejercicio, recuperaremos la configuración original de esta carpeta. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre ella y elija la opción Propiedades de su menú contextual.
8.Sitúese en la ficha Página principal del cuadro Propiedades de Bandeja de salida y pulse el botón Restablecer valores predeterminados.
9.Pulse los botones Aplicar y Aceptar para salir del cuadro de propiedades y dar por acabado el ejercicio.
013Configurar la función Autoarchivar
A MEDIDA QUE VAYA UTILIZANDO Outlook para anotar actividades y tareas pendientes, el volumen de estos elementos puede crecer hasta el punto que pueda resultarle incómodo trabajar con tal cantidad de información. Por esta razón, Outlook dispone de una opción que permite, al cabo de un tiempo determinado, archivar automáticamente el contenido de las carpetas.
IMPORTANTE
Algunas de las carpetas de Outlook, como Calendario, Tareas o Diario, se instalan de forma predeterminada con unas propiedades de autoarchivado específicas. En estos casos, el proceso se cumple a los seis meses de antigüedad.
1.En esta lección, aprenderá a configurar Outlook para que lleve a cabo automáticamente el autoarchivado de las carpetas. A modo de ejemplo, practicaremos con el elemento Notas. Selecciónelo en el Panel de navegación, active la ficha Carpeta en la Cinta de opciones y pulse el botón Propiedades de carpeta.
De manera predeterminada y tal y como podrá comprobar en la ficha Autoarchivar de su cuadro de propiedades, Outlook no archiva automáticamente los elementos de la carpeta Notas.
Al activar la opción Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración se habilitan sus parámetros configurables.
2.En la ventana Propiedades de Notas, active la ficha Autoarchivar.
3.Vamos a especificar que se eliminen todos los elementos de esta carpeta que superen las cinco semanas de antigüedad. Active la opción Archivar esta carpeta utilizando la siguiente configuración.
4.Vamos a especificar las semanas de antigüedad para los elementos de la carpeta. En el cuadro que muestra el valor 3, pulse dos veces sobre la flecha que señala hacia arriba para seleccionar el valor 5.
5.Despliegue ahora el campo que muestra la opción Meses y seleccione la opción Semanas.
6.Vamos a especificar que los elementos se eliminen en lugar de guardarse en la carpeta de almacenamiento predeterminada, opción seleccionada por defecto. De este modo se conseguirá liberar espacio en el disco duro. Pulse sobre la opción Eliminar permanentemente los elementos antiguos.
Cuando decida activar esta opción de eliminación permanente, asegúrese de que no va a eliminar nada importante.
7.Pulse los botones Aplicar y Aceptar para guardar la nueva configuración de autoarchivado.
8.Un cuadro de diálogo nos advierte de que podemos establecer opciones globales de la función Autoarchivar desde la categoría Avanzado del cuadro de opciones del programa. Pulse el botón Aceptar de este cuadro y repita la operación con el cuadro de propiedades de carpeta.
La función Autoarchivar permite administrar el espacio del buzón o del servidor de correo electrónico, ya que mueve elementos automáticamente a una ubicación de almacenamiento especificada o bien los elimina.
9.Pulse en la pestaña Archivo, haga clic en el comando Opciones y, en el cuadro de opciones de Outlook, active la categoría Avanzado.
10.Pulse el botón Configuración de Autoarchivar del apartado Autoarchivar.
11.En la ventana Autoarchivar podemos establecer opciones generales para esa función. 
Tal y como se indica, y como hemos llevado a cabo en los pasos anteriores, podemos configurar condiciones específicas para cada carpeta desde su cuadro de propiedades. Pulse el botón Aceptar para dar por válida la configuración predeterminada de Autoarchivar y salga del cuadro Opciones de Outlook pulsando el botón Cancelar.
014Establecer Outlook como gestor predeterminado
DESDE EL CUADRO DE OPCIONES DE OUTLOOK es posible establecer esta aplicación como la predeterminada para llevar a cabo determinadas acciones relativas a mensajes de correo electrónico y que requieren la apertura de un programa específico.
IMPORTANTE
La acción de establecimiento de Outlook como programa predeterminado para el correo electrónico, los contactos y el calendario no agrega ni configura automáticamente cuentas de correo electrónico. Esa operación deberá llevarse a cabo manualmente para poder enviar y recibir mensajes de correo electrónico.
1.En el sencillo ejercicio que proponemos a continuación, le mostraremos el modo de establecer Outlook como cliente de correo predeterminado. Podemos llevar a cabo esta acción desde el propio programa, concretamente desde su cuadro de opciones, o bien desde el apartado Programas predeterminados del Panel de control de Windows. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones.
2.Observe que la opción que nos interesa, Hacer que Outlook sea el programa predeterminado para el correo electrónico, los contactos y el calendario, se encuentra en el apartado Opciones de inicio de la categoría General. Actívela y después pulse el botón Programas predeterminados.
Lógicamente, si sólo tiene instalado Outlook como gestor de correo electrónico en su equipo, éste siempre será su programa predeterminado para abrir los mensajes.
3.Accedemos de este modo al apartado Establecer asociaciones de programa del Panel de control de Windows, desde el que podemos seleccionar las extensiones que Outlook abrirá de manera predeterminada. Como ve, este programa puede abrir desde mensajes de correo electrónico hasta archivos de calendarios y otros elementos. Active la opción Seleccionar todo y pulse el botón Guardar.
4.Sencillo, ¿verdad? Confirme la nueva configuración de Outlook pulsando el botón Aceptar de su cuadro de opciones.
5.Seguidamente, veremos cómo podemos llevar a cabo esta misma acción desde fuera del programa. Pulse sobre el botón Iniciar de la Barra de tareas y haga clic en el elemento Panel de control del menú Inicio.
Active según sus preferencias las extensiones y protocolos que desea que abra automáticamente Outlook.
6.En el Panel de control, siga el vínculo Programas y, en la siguiente ventana, pulse en el vínculo Establecer programas predeterminados incluido en el apartado Programas predeterminados.
7.Desde esta ventana del Panel de control podemos establecer los diferentes programas instalados en nuestro equipo como los predeterminados para realizar determinadas acciones o para abrir archivos con determinadas extensiones. Seleccione en la lista de programas Microsoft Outlook.
8.En la parte derecha podemos ver una descripción de las funciones principales del programa y las opciones que permiten establecerlo como predeterminado y elegir los tipos de archivos y protocolos que el programa abrirá automáticamente. Como ya hemos realizado esta configuración desde el propio programa, cierre el Panel de control pulsando el botón de aspa de su Barra de título para dar por acabado este ejercicio.
015Configurar cuentas de correo
DOS DE LAS PRINCIPALES FUNCIONES de Outlook son el envío y la recepción de correo electrónico. Para poder enviar y recibir mensajes de correo, es necesario configurar correctamente como mínimo una cuenta de correo. A pesar de la sencillez de la configuración de los parámetros de la cuenta, se necesita cierta información que deberá proporcionarle su proveedor de servicios de Internet (nombre de usuario, dirección del servidor, etc.) Además, también es necesario que conozca las características del acceso telefónico a redes de su ordenador.
IMPORTANTE
En Outlook 2010, la característica Configuración automática de cuenta facilita enormemente la adición de cuentas al programa, ya que evita tener que recordar el nombre del servidor u otros datos ocultos y tener que configurar los puertos.
1.En este ejercicio aprenderemos a configurar una cuenta para poder enviar y recibir correo electrónico con Outlook. Partimos de la base de que su proveedor de servicios de Internet ya le ha proporcionado la información necesaria. Para empezar, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic en el botón Agregar cuenta.
Para poder configurar una cuenta en Outlook, deberá contar con las informaciones proporcionadas por su proveedor de servicios de Internet.
2.Se abre el asistente para la creación de una nueva cuenta en cuya primera ventana debemos introducir la información básica de la cuenta, esto es, el nombre de la misma, la dirección de correo electrónico y la contraseña proporcionada por el servidor. Rellene con los datos de su cuenta los cuatro campos del apartado Cuenta de correo electrónico, active la opción Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y pulse el botón Siguiente.
En la parte inferior del cuadro disponemos de una opción que nos permite configurar manualmente las opciones del servidor.
3.Ahora debemos elegir el servicio de correo electrónico al que queremos conectarnos. Mantenga seleccionada la opción Correo electrónico de Internet y pulse el botón Siguiente.
4.En este cuadro debemos especificar la información del servidor y de inicio de sesión para acabar de configurar la cuenta. Rellene los campos con la información proporcionada por su servidor.
5.Tenga en cuenta que, en determinados casos, deberá acceder al cuadro Configuración de correo electrónico de Internet pulsando el botón Más configuraciones para establecer algunas opciones de configuración del servidor de salida, de la conexión, etc. Pulse el botón Siguiente.
Elija el tipo de servicio que utilizará su cuenta para enviar y recibir los mensajes.
6.Automáticamente, Outlook comprueba la configuración de la cuenta y nos indica si existen errores en el cuadro Configuración de la cuenta de prueba. Cierre este cuadro pulsando el botón Cerrar.
7.Si ha surgido algún error durante el envío y la recepción de los mensajes de prueba, deberá regresar a la ventana de configuración y repasar que todos los datos sean correctos. Una vez el asistente confirme que se ha introducido bien toda la información, salga del mismo pulsando el botón Finalizar.
8.Sitúese en el elemento Correo del Panel de navegación y observe que ya dispone del árbol de carpetas correspondiente a su cuenta.
IMPORTANTE
Para reparar o modificar datos de su cuenta debe acceder al cuadro Configuración de la cuenta desde la opción Información de la nueva ficha Archivo. También desde ese cuadro podrá agregar nuevas cuentas, establecer una cuenta como predeterminada, quitar cuentas, etc.
