Kitabı oku: «Aprendre Access 2010 amb 100 exercicis pràctics»
Títol de l’obra:
Aprendre Access 2010 amb 100 exercicis pràctics
Primera edició, 2011
Disseny de la coberta: NDENU DISSENY GRÀFIC
© 2011 MEDIAactive
Pallars, 141-143 5o B 08018 Barcelona www.mediaactive.es
© 2011 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona
ISBN: 978-84-267-2050-4
Queden rigorosament prohibides, sense l’autorització escrita dels titulars del copyright, sota les sancions establertes en les lleis, la reproducció total o parcial d’aquesta obra per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament infor-màtic, així com la distribució d’exemplars mitjançant lloguer o préstec públics.
| Presentació |
APRENDRE ACCESS 2010 AMB 100 EXERCICIS PRÀCTICS
100 exercicis pràctics resolts que conformen un recorregut per les principals funcions del programa. Si bé és impossible recollir en les pàgines d’aquest llibre totes les prestacions d’Access 2010, hem escollit les més interessants i utilitzades. Una vegada realitzats a consciència els 100 exercicis que componen aquest manual, el lector serà capaç de moure’s amb soltesa pel programa i crear i editar le seves pròpies bases de dades tant en l’àmbit professional com en el particular.
LA FORMA D’APRENDRE
La nostra experiència en l’àmbit de l’ensenyament ens ha portat a dissenyar aquest tipus de manual, en el que cadascuna de les funcions s’exercita mitjançant la realització d’un exercici pràctic. L’esmentat exercici es troba explicat pas a pas i pulsació a pulsació, a fi de no deixar cap dubte en el seu procés d’execució. A més a més, l’hem il·lustrat amb imatges descriptives dels passos més importants o dels resultats que haurien d’obtenir-se i amb requadres IMPORTANT que ofereixen informació complementària sobre els temes tractats en els exercicis.
Gràcies a aquest sistema es garanteix que, una vegada realitzats els 100 exercicis del manual, l’usuari serà capaç de sortir-se’n còmodament amb les principals eines d’Access 2010.
ELS ARXIUS NECESSARIS
En el cas que desitgi utilitzar els arxius d’exemple d’aquest llibre pot descarregar-los des de la zona de descàrregues de la pàgina de Marcombo (www.marcombo.com) i des de la pàgina específica d’aquest llibre.
A QUI VA DIRIGIT EL MANUAL
Si s’inicia vostè en la pràctica i el treball amb Access, trobarà en aquestes pàgines un complet recorregut per les seves principals funcions. Però si és vostè un expert en el programa, li resultarà també molt útil per consultar determinats aspectes més avançats o repassar funcions específiques que podrà localitzar en l’índex.
Cada exercici està tractat de forma independent, per la qual cosa no cal que els realitzi per ordre (encara que així li ho recomanem, ja que hem intentat agrupar aquells exercicis amb temàtica comuna). D’aquesta manera, si necessita realitzar una consulta puntual, podrà dirigir-se a l’exercici en què es tracta el tema i dur-lo a terme sobre les seves pròpies bases de dades d’Access.
ACCESS 2010
Access és un programa gestor de bases de dades relacionals la finalitat del qual és la d’emmagatzemar informació relacionada entre si, de forma ordenada, de manera que l’usuari pugui obtenir les dades que necessiti amb rapidesa i eficàcia. Access té capacitat per manipular els elements que componen la base de dades, així com les seves estructures, amb l’objectiu de presentar de moltes maneres les dades desades.
Access 2010 manté la interfície, comú, d’altra banda, a la resta d’aplicacions d’Office, basada en la denominada Cinta d’opcions. En aquesta versió del programa, Access compta amb poques novetats però, sobretot, amb millores. Entre aquestes novetats, es troba l’extraordinària nova vista Microsoft Office Backstage™, inclosa en el també nou menú Archivo. Aquesta vista agrupa en un mateix espai, a més d’una vista prèvia i una llista de propietats de l’objecte seleccionat, els comandaments destinats a obrir, desar i gestionar les bases de dades. Les eines de disseny millorades, els nous tipus de dades i controls, la millora en la presentació de la informació i una major seguretat són alguns dels aspectes a tenir en compte en aquesta versió del programa.
| Com funcionen els llibres “Aprendre…” |
| Índex |
001 Conèixer la interfície d’Access 2010
002 Obrir una base de dades d’exemple
003 Treballar amb el Panell de navegació
004 Crear una base de dades en blanc
005 Obrir una base de dades existent
006 Conèixer els objectes d’una base de dades
007 Copiar objectes
008 Consultar les propietats d’una base de dades
009 Configurar pàgina i imprimir
010 Crear una taula des de la vista Full de dades
011 Definir camps des de la vista Disseny
012 Inserir camps numèrics
013 Afegir camps del tipus Sí/No
014 Assignar propietats dels camps
015 Inserir camps des de la vista Full de dades
016 Desplaçar camps dins d’una taula
017 Definir una taula
018 Designar un camp com a clau principal
019 Introduir dades en una taula
020 Editar les dades d’un camp
021 Omplir una taula amb identificadors d’una altra
022 Copiar y enganxar camps i registres
023 Canviar el disseny d’una taula
024 Desfer i refer accions
025 Cercar una dada concreta en una taula
026 Cercar i substituir dades
027 Usar l’assistent per a recerques
028 Modificar columnes i files
029 Eliminar files d’una taula
030 Fixar i alliberar columnes
031 Ocultar i mostrar columnes
032 Ordenar la informació d’un camp
033 Filtrar els registres d’una taula
034 Utilitzar filtres per formulari
035 Utilitzar la funció Filtro avanzado/Ordenar
036 Crear una consulta amb l’assistent
037 Crear una consulta en vista Disseny
038 Utilitzar criteris en les consultes
039 Utilitzar comodins en les consultes
040 Utilitzar operadors aritmètics
041 Crear una consulta per a eliminar registres
042 Crear una consulta basada en diverses taules
043 Crear una consulta amb criteris variables
044 Crear una taula a partir d’una consulta
045 Crear consultes de referències creuades
046 Eliminar camps d’una consulta
047 Ordenar una consulta
048 Modificar el format de les consultes
049 Utilitzar autoformularis
050 Crear un formulari amb l’assistent
051 Canviar el disseny d’un formulari
052 Introduir dades en un formulari
053 Modificar formularis
054 Crear formularis sense l’assistent
055 Inserir camps en un formulari
056 Moure camps en la vista Disseny
057 Editar etiquetes
058 Canviar el format d’etiquetes i camps
059 Afegir un quadre combinat
060 Afegir un quadre de llista
061 Inserir data i hora a la capçalera
062 Inserir camps calculats
063 Afegir textos d’ajuda en els camps
064 Utilitzar botons d’opció
065 Inserir una imatge en un formulari
066 Inserir una imatge de fons
067 Inserir una imatge en un registre
068 Inserir un quadre de text
069 Inserir un botó en el formulari
070 Crear un formulari dividit
071 Crear un subformulari
072 Afegir un formulari a un altre
073 Imprimir un formulari
074 Crear un informe amb l’assistent
075 Treballar amb la vista prèvia de l’informe
076 Crear autoinformes i informes en vista Disseny
077 Afegir camps a un informe
078 Afegir un títol a l’informe
079 Inserir el número de pàgina i la data
080 Moure els camps
081 Agrupar registres
082 Ordenar registres
083 Canviar entre les vistes Presentació i Informes
084 Canviar el format de l’informe
085 Crear etiquetes amb l’assistent
086 Crear un subinforme
087 Imprimir un informe
088 Crear relacions entre taules
089 Crear un informe de relació
090 Indexar camps
091 Mostrar formularis en obrir una base de dades
092 Compactar i reparar una base de dades
093 Exportar informació
094 Exportar a PDF i XPS
095 Importar informació
096 Vincular taules
097 Protegir una base de dades amb contrasenya
098 Crear còpies de seguretat i executables
099 Dissenyar macros
100 Trobar ajuda a Access
| 001 | Conèixer la interfície d’Access 2010 |
LA INTERFÍCIE D’ACCESS 2010 VA SER PRESENTADA com a novetat en la versió precedent de l’aplicació, la versió 2007, i està dissenyada perquè l’usuari localitzi fàcilment i ràpidament els comandaments necessaris per a treballar amb l’aplicació. La Cinta d’opcions conté, lògicament organitzats, tots els comandaments i les eines que abans s’ocultaven en menús i submenús. Sota aquesta cinta es troba per defecte la Barra d’eines d’accés ràpid i, a la seva esquerra, el menú Archivo, novetat aquest en tota la suite Office 2010.
IMPORTANT
Com a novetat general de la versió 2010 d’Office trobem la possibilitat de cancel·lar el procés d’obertura de les aplicacions. En iniciar qualsevol dels programes de la suite, apareix una finestra des de la qual és possible tant detenir aquest procés com minimitzar directament la finestra del programa.
1 Per començar, dirigeixi el punter del ratolí cap a la part inferior de la pantalla i premi sobre el botó Inicio, a la Barra de tasques.
En el menú Inicio, dins l’element Todos los programas i de la carpeta Microsoft Office es troba l’accés a Microsoft Access 2010, així com a qualsevol altra aplicació de la suite.
2 En el menú Inicio, premi sobre l’opció Todos los programas, faci clic sobre el comandament Microsoft Office i seleccioni el programa Microsoft Access 2010.
3 Ja hem iniciat la primera sessió de treball amb Microsoft Access. Access 2010 s’obre mostrant de manera predeterminada les opcions per a la creació o l’obertura d’una base de dades, incloses en el comandament Nuevo del menú Archivo, també novetat en aquesta versió del programa.
L’anomenada Cinta d’opcions inclou, agrupats en diferents fitxes, tots els comandaments necessaris per a treballar amb el programa. Faci clic sobre la pestanya Inicio, situada a la dreta de la pestanya Archivo.
La pestanya Archivo amaga la nova vista Microsoft Office Backstage™, que substitueix al Botó d’Office de la versió 2007. Des d’aquest nou menú, és possible guardar, compartir, imprimir i publicar documents fàcilment.
4 La primera barra que veiem a la zona superior de la finestra es denomina Barra de títol i és l’encarregada de presentar el nom de l’arxiu i l’aplicació actius en cada moment. A través d’aquesta barra és possible minimitzar, maximitzar, restaurar i tancar la finestra del programa. Premi el botó Restaurar, representat per dos rectangles superposats i situat a l’extrem dret de la Barra de títol.
5 Com veu, la mida de la finestra ha disminuït. Així mateix, si es fixa ara en els botons de la Barra de títol, observarà que el botó Restaurar ha estat substituït pel botó Maximizar. Premi ara aquest botó, representat per un quadrat a la Barra de títol.
6 En la Cinta d’opcions, les eines s’agrupen en diferents fitxes segons l’acció que duen a terme. Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva pestanya. Faci clic sobre la pestanya Crear de la Cinta d’opcions per veure les eines incloses en aquesta fitxa.
7 En cada fitxa, les eines estan dividides al seu torn en grups. La Cinta d’opcions es pot minimitzar de manera que només mostri les pestanyes. Per a això, faci doble clic sobre qualsevol pestanya,
comprovi què passa i repeteixi l’acció per tornar a mostrar la Cinta.Pot personalitzar la Cinta d’opcions si accedeix al quadre d’opcions del programa. Per a això, desplegui el menú Archivo, faci clic sobre el comandament Opciones i, en aquest quadre, premi sobre la categoria Personalizar la Cinta, al panell de l’esquerra. El panell Fichas principales mostra les pestanyes predeterminades marcades amb un signe de verificació.
IMPORTANT
A la part superior de la Cinta d’opcions es troba la Barra d’eines d’accés ràpid, on, per defecte, s’inclouen les icones de les eines Guardar, Deshacer i Rehacer.
| 002 | Obrir una base de dades d’exemple |
ELS ARXIUS O PLANTILLES D’EXEMPLE PODEN resultar de gran ajuda durant les primeres passes en un programa com Access. Access 2010 compta amb una biblioteca de plantilles d’exemple a les quals s’accedeix des del comandament Nuevo del menú Archivo, un accés fàcil i directe en comparació amb la llarga ruta de carpetes que era necessari recórrer en versions anteriors del programa.
IMPORTANT
Les bases de dades d’exemple es troben emmagatzemades en el seu equip dins la carpeta Microsoft Office. Dins aquest directori, hi ha la carpeta Templates (plantilles, en anglès), que al seu torn conté les subcarpetes 3082 i Access. En aquesta última s’agrupen les sis plantilles d’exemple.
1 En aquest exercici, obrirem una plantilla d’exemple sobre la qual començarem a conèixer els objectes d’una base de dades. En primer lloc, premi sobre la pestanya Archivo.
2 Com vam veure en l’exercici anterior, el menú Archivo es desplega mostrant el contingut del comandament Nuevo. Des d’aquest comandament és possible crear bases de dades en blanc, com veurem més endavant, crear-ne de noves a partir d’altres ja existents i obrir tot tipus de plantilla. En l’apartat Plantillas disponibles, premi sobre l’opció Plantillas de ejemplo.
3 El contingut del panell s’actualitza per mostrar les bases de dades d’exemple disponibles. Com pot veure, hi ha plantilles d’allò més variades. En aquest cas, faci clic sobre la denominada Neptuno.
4 Les bases de dades creades amb Access tenen l’extensió d’arxiu .accdb, mentre que les plantilles es troben emmagatzemades amb l’extensió .accdt. No obstant això, en obrir una plantilla d’exemple, el programa la reconeix com una base de dades pròpia i així ho mostra al camp Nombre de archivo del panell de la dreta. Faci clic sobre el botó Crear per obrir la nova base de dades.
5 S’obre d’aquesta manera la pantalla d’inici de la base de dades d’exemple. Tal com indica el programa, per mostrar el contingut d’aquest arxiu és necessari habilitar-lo. Per a això, faci clic sobre el botó Habilitar contenido de la barra de missatges de color groc.
6 En aquest cas, apareix el quadre de diàleg d’inici de sessió, que ens permetrà, mitjançant un nom fictici, accedir a la base de dades. Mantingui el nom que hi apareix seleccionat i premi el botó Iniciar sesión.
La base de dades d’exemple s’obre mostrant el contingut de l’objecte Formulari. Pel que podem comprovar, es tracta d’una base de dades de comandes de clients per empleat. Resulta interessant comprovar que a l’esquerra de la pantalla es troba ocult el Panell de navegació, novetat en aquesta versió 2010 del programa, que serà tractat en exclusiva en l’exercici següent. Des d’aquest panell es controla la visualització dels diferents objectes que formen una base de dades, objectes que també seran tractats amb detall en un exercici posterior.
IMPORTANT
La Cinta d’opcions compta, a més de amb les fitxes predeterminades, amb una sèrie de fitxes contextuals, les quals només apareixen en seleccionar certs elements d’una base de dades.
| 003 | Treballar amb el Panell de navegació |
EL PANELL DE NAVEGACIÓ ES TROBA a l’esquerra de l’àrea de treball i mostra els noms dels objectes de la base de dades, és a dir, de les taules, els formularis, els informes, les pàgines, les macros i els mòduls. El Panell de navegació va substituir ja a Access 2007 la finestra Base de datos i els panells de control de les versions anteriors del programa.
IMPORTANT
Els comandaments que s’inclouen al Panell de navegació varien en funció del tipus d’objecte que es trobi seleccionat i poden utilitzar-se des de la Cinta d’opcions d’Access o bé usant el menú contextual dels diferents objectes.
1 En aquest exercici li mostrarem com mostrar i ocultar el panell de navegació i quins tipus d’elements hi podem trobar. Per evitar que aparegui de forma predeterminada, hem d’accedir al quadre d’opcions d’Access. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.
2 S’obre així el quadre Opciones de Access, mostrant les opcions de l’última categoria amb què hem treballat. Faci clic sobre la categoria Base de datos actual al panell de l’esquerra.
3 En aquesta fitxa es troba l’apartat Navegación, on l’opció Mostrar panel de navegación està activada per defecte. Si desactivem aquesta opció, en tornar a obrir la base de dades, ja no apareixerà aquest panell. Premi el botó Opciones de navegación d’aquest apartat.
4 S’obre d’aquesta manera el quadre Opciones de navegación en què podem modificar les opcions d’agrupació i de presen-tació al panell així com establir la manera en què s’obriran els objectes. Sàpiga que també és possible accedir a aquest quadre seleccionant aquesta opció en el menú contextual del mateix Panell de navegació. Mantingui les opcions tal com es mostren en aquest quadre i tanqui’l prement Cancelar.
5 Tanqui també el quadre Opciones de Access prement el botó Cancelar.
6 Per mostrar o ocultar el Panell de navegació, faci clic en el botó que mostra dues puntes de fletxa a la part superior del panell.
7 Aquest panell ens mostra, agrupats per categories, tots els objectes inclosos en la base de dades amb què estem treballant. Aquestes categories contenen grups que, al seu torn, inclouen un o més objectes de base de dades com taules, formularis i informes. Premi en la doble punta de fletxa del primer objecte, denominat Clientes y pedidos.
8 En aquest cas, i atès que estem treballant sobre una base de dades d’exemple, es mostren les diferents taules de què es compon aquesta categoria.
Faci clic en el botó de punta de fletxa rodó situat a la dreta del títol Northwind Traders.
9 Apareix així un llistat amb les diferents categories en què es classifiquen els objectes i amb els filtres que podem aplicar segons la categoria seleccionada. Premi en l’opció Tipos de objeto.
10 Aquests són els objectes de què consta una base de dades d’Access, els quals tractarem en un exercici posterior.
IMPORTANT
El menú contextual de cada objecte d’una base de dades ens permet, entre altres accions, canviar la vista de la taula, importar i exportar dades, modificar el nom de la taula i eliminar-la, i accedir al seu quadre de propietats.
