Kitabı oku: «Aprendre Word 2010 amb 100 exercicis pràctics», sayfa 2

LA BARRA D’ESTAT ES TROBA a la part inferior de la finestra de Word, sota l’Àrea de treball, i mostra per defecte, d’esquerra a dreta, el número de la pàgina en què ens trobem, el nombre de paraules que inclou el document, la icona de revisió ortogràfica, l’idioma seleccionat, els accessos directes a les diferents vistes disponibles, el percentatge de zoom aplicat i el control lliscant del zoom.

IMPORTANT

També aquest element de la interfície de Word es pot personalitzar perquè mostri una o altra informació usant per a això les opcions que apareixen en el seu menú contextual. Així, és possible mostrar també en aquesta barra dades com la secció del document, el número de línia i de columna i botons com el de gravació de macros o el de sobreescriure, entre d’altres.

1 Per començar, comprovarem que algunes de les seccions informatives de la Barra d’estat donen accés a quadres de diàleg. Faci clic sobre la secció Palabras: 1. La Barra d’estat mostra el nombre total de paraules incloses en un document.

2 Aquest botó obre el complet quadre de diàleg Contar palabras, que ens ofereix informació sobre les pàgines, les paraules, els caràcters, els paràgrafs i les línies que componen el document. Després de comprovar les dades contingudes, surti d’aquest quadre prement el botó Cerrar.

3 Premi ara sobre la secció d’idioma, la quarta de la Barra d’estat.

4 Aquest comandament obre el quadre Idioma, en el que podem escollir l’idioma que utilitzarà el programa per realitzar la seva revisió ortogràfica i gramatical. En aquest cas mantindrem seleccionat l’espanyol amb alfabet internacional. Tanqui aquest quadre prement el botó Cancelar.El bató d’idiama ens permet saber en tat mament el diccianari que està utilitzant el pragrama.

5 Els cinc botons següents són les icones d’accés directe a les diferents vistes del document, eines que també trobem en la fitxa Vista de la Cinta d’opcions. I al costat d’aquests botons es troba el botó de zoom, que ens permet modificar el valor del zoom amb què es visualitza el document. Faci clic sobre el botó Zoom, que mostra el valor 100%.

6 Apareix així el quadre de diàleg Zoom, des del qual podem aplicar diferents valors de zoom al document. Tanqui aquest quadre sense realitzar canvis prement el botó Cancelar.

7 Una vegada coneguda la utilitat d’alguns dels botons que apareixen per defecte en la Barra d’estat, comprovarem que és possible ocultar d’aquesta barra aquells que no ens siguin útils i afegir els que sí que necessitem. Per a això, s’utilitza el seu menú contextual. Faci clic amb el botó dret del ratolí al centre de la Barra d’estat i, en el menú contextual, premi sobre l’opció Contar palabras. El menú de configuració de la Barra d’estat mostra tots els comandamenats que poden aparèixer en aquesta barra. El signe de verificació indica quins són els comandaments que es troben visibles en aquests moments.

8 I per acabar aquest senzillíssim exercici, tanqui el menú contextual de la Barra d’estat fent clic en qualsevol punt lliure.

IMPORTANT

L’últim botó de la Barra d’estat és el botó lliscant del zoom, amb el que podem augmentar o disminuir el zoom sense necessitat d’accedir al quadre Zoom. Per modificar el zoom, podem desplaçar el botó lliscant central o bé prémer els botons + i –.

008	Personalitzar l’entorn de Word

FINS ARA HEM VIST el mode d’afegir i eliminar icones de la Barra d’eines d’accés ràpid, de col·locar-la sota la Franja, d’ocultar aquesta banda i de configurar la Barra d’estat. No obstant això, el quadre Opciones de Word disposa d’altres comandaments que permeten també realitzar modificacions de qualsevol element del programa.

IMPORTANT

Des de la fitxa General del quadre Opciones de Word podem modificar les opcions principals del programa així com personalitzar la còpia d’Office. En situar el punter del ratolí sobre la petita icona que apareix a la dreta d’aquestes opcions en podem veure una breu descripció.

1 Per començar, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.

2 Word ens ofereix tres combinacions de colors d’interfície, el blau, el platejat i el negre, el segon dels quals està aplicat per defecte. Faci clic en el botó de punta de fletxa del camp Combinación de colores i seleccioni l’opció Negro. Provi la combinació de colors per a la interfície de Word que més s’adapti als seus gustos i preferències i, sobretot, amb la que més a gust se senti per treballar.

3 Tingui en compte que, fins que no apliquem els canvis, no podrem comprovar el nou aspecte del programa. Ara accedirem a la secció Avanzadas, on es troben altres opcions de configuració relatives a l’edició, a la impressió, a la visualització i al disseny dels documents. Premi sobre aquesta categoria del panell de l’esquerra.

4 En aquest cas, canviarem únicament el nombre d’arxius recents que es mostren en prémer sobre el comandament Reciente del menú Archivo. L’opció que ens interessa es troba a l’apartat Mostrar (per visualitzar aquest apartat haurà d’utilitzar la barra de desplaçament del quadre d’opcions). Com veu, el programa mostra per defecte fins a 20 documents recents. Tingui en compte que si la llista no cap a la pantalla, s’hi mostraran menys documents. Faci doble clic dins el quadre de text de l’opció Mostrar este número de documentos recientes i escrigui el valor 10.

5 Les seccions Personalizar Cinta i Barra de herramientas de acceso rápido permeten modificar el contingut d’aquests elements de la interfície de Word, afegint-hi o eliminant-ne comandaments. Faci clic sobre la secció Personalizar Cinta.

6 En l’apartat Personalizar la cinta de opciones, pot seleccionar i deseleccionar les fitxes que desitja o no desitja que apareguin en la franja, així com cadascun dels grups d’eines continguts en elles. Com a exemple, faci clic sobre el grup Portapapeles de la fitxa Inicio i premi sobre el botó Quitar.

7 Premi el botó Aceptar perquè els canvis realitzats en l’entorn de Word produeixin efecte.

S’aplica així el nou color de fons, negre, alhora que ha desaparegut el grup Portapapeles de la fitxa Inicio.

IMPORTANT

Si les modificacions realitzades sobre l’entorn del programa no el convencen, no dubti a utilitzar el botó Restablecer que trobarà en cadascuna de les seccions del quadre d’opcions de Word.

009	Crear un nou document

CREAR UN DOCUMENT NOU de Word és una tasca que pot realitzar-se de distintes formes: és possible crear un document en blanc, basat en una plantilla o bé basat en un document existent. Ara bé, sempre mitjançant l’opció Nuevo inclosa en el menú Archivo.

IMPORTANT

Quan es crea un document en blanc, el programa es limita a assignar un nom provisional al fitxer en la Barra de títol i a mostrar una pàgina en blanc amb el format establert pel programa de forma predeterminada. El nom assignat de forma automàtica es compon de la paraula Documento seguida del número d’ordre correlatiu que correspongui.

1 En aquest exercici veurem el senzill procediment que hem de seguir per crear un nou document. El document que apareix en pantalla ha estat creat pel propi programa de forma automàtica en obrir-lo i porta el nom de Documento1 assignat per defecte. Premi sobre la pestanya Archivo i faci clic sobre l’opció Nuevo. Word 2010 simplifica el mode d’accés a les seves característiques gràcies a la nova vista Microsoft Office Backstage. En aquest cas, en un mateix panell es llisten totes les plantilles disponibles per crear nous documents.

2 Com a novetat en aquesta versió de Word, el panell de la dreta d’aquesta nova vista s’actualitza per mostrar les diferents opcions existents per crear un document nou en blanc. Mantingui seleccionada l’opció Documento en blanco i premi el botó Crear, a la dreta del panell. Els nous documents en blanc només canviaran el nom predeterminat quan se’n dugui a terme l’operació de guardat.

3 El nou document en blanc s’obre a l’àrea de treball de Word. L’única diferència és que el nom assignat en la Barra de títol ens indica que es tracta d’un document diferent, el document número 2. Vegem ara com crear un document nou a partir d’un altre ja existent. Premi novament la pestanya Archivo i faci clic sobre l’opció Nuevo.

4 La vista del menú Archivo s’actualitza novament. Faci clic sobre l’opció Nueva a partir de existente.

5 S’obre la finestra Nuevo a partir de un documento existente, que mostra els arxius de Microsoft Word emmagatzemats en el seu equip. Seleccioni algun dels documents de què vostè disposi i premi el botó Crear nuevo.

6 Immediatament s’obre l’arxiu nou. Aparentment, el contingut de l’arxiu coincideix perfectament amb l’original però, hi ha una diferència. Word el considera com un altre document nou ja que a la Barra de títol apareix el nom Documento3. D’aquesta manera, pot crear un document nou aprofitant la mateixa estructura i contingut del que acaba d’obrir. En aquest exemple no realitzarem cap modificació pel que no cal que guardem el document nou. Premi la pestanya Archivo i faci clic en el comando Cerrar.

7 Finalment, tanqui també el Documento2 a través del botó Cerrar situat a la Barra de títol.

IMPORTANT

Utilitzar l’opció Nuevo a partir de existente és una excel·lent i precisa forma de crear duplicats d’altres documents.

010	Utilitzar plantilles

WORD PERMET CREAR PLANTILLES i guardar-les com a tals per a després utilitzar-les en la creació de tants documents com es desitgi. Per a això, n’hi ha prou amb obrir una plantilla del programa i guardar-la com a tal a través del quadre Plantillas, o bé crear un document nou o basat en un altre i guardar-lo com a plantilla a través del quadre de diàleg Guardar como.

IMPORTANT

Igual que els documents es guarden per defecte a la carpeta Mis documentos, Word ubica les plantilles en una carpeta predeterminada denominada Plantillas. Així mateix, cal destacar que, a diferència de l’extensió dels documents, .docx, l’extensió de les plantilles és .dotx.

1 Per començar, obrirem una de les plantilles emmagatzemades pel programa en el nostre equip. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre l’opció Nuevo.

2 En l’apartat Plantillas disponibles del nou panell trobem diverses opcions per a la creació d’un document basat en una plantilla. Faci clic en aquest cas sobre l’opció Plantillas de ejemplo.

3 Seleccioni la plantilla Carta de equidad, faci clic en el botó d’opció Plantilla, a la part dreta del panell, i premi el botó Crear. Una plantilla, a diferència d’un document qualsevol, sempre manté certs paràmetres i certes formes inamovibles mentre que, en un document, qualsevol text o element pot modificar-se.

4 S’obre un nou document predefinit en el que podem introduir noves dades aprofitant el format i estructura del mateix. Com pot veure, Word identifica al nou document com una plantilla ja que, per defecte, apareix el nom Plantilla1 en la Barra de títol. Tanqui la plantilla a través del botó Cerrar situat a l’extrem dret d’aquesta barra i premi el botó No guardar al quadre de diàleg que apareix perquè no es guardi el document.

5 A continuació, aprofitarem el document obert per crear una nova plantilla sense basar-nos en les proporcionades pel programa. Realitzi algun canvi sobre el document actual, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre l’opció Guardar.

6 En aquest quadre apareix seleccionada per defecte la biblioteca Documentos, lloc on el programa guarda tots els documents tret que s’indiqui el contrari. Ara hem d’indicar que desitgem guardar el document obert com una plantilla. Obri la llista de tipus d’arxiu prement a la fletxa adjunta al quadre Tipo i premi sobre el tipus Plantilla de Word (*.dotx).

7 Guardarem aquesta plantilla a la biblioteca Documentos de l’equip. Assigni el nom que vostè desitgi a la nova plantilla i premi el botó Guardar.

8 Com veu, el nom de la plantilla ara apareix en la Barra de títol. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre l’opció Cerrar.

IMPORTANT

Una altra de les diferències fonamentals entre un document i una plantilla és que, en el moment de guardar l’arxiu, depenent de si s’ha obert com a plantilla o com a document, el programa els ubicarà, per defecte, en carpetes diferents.

011	Desar per primera vegada

LA PRIMERA VEGADA QUE ES DESA UN DOCUMENT, el programa pregunta el nom que es desitja donar a l’arxiu creat i la ubicació o carpeta on ha de ser emmagatzemat. En ocasions posteriors, quan ja s’han establert les condicions d’emmagatzament, el programa actua de diferent manera i emmagatzema directament l’arxiu en el mateix lloc on es trobava i amb el mateix nom.

IMPORTANT

En el cas d’intentar tancar l’arxiu o el programa sense haver executat l’operació de guardar, Word emet un missatge d’avís i ofereix la possibilitat de guardar els canvis en aquest moment o, al contrari, conservar l’arxiu en la versió prèvia a la sessió de treball.

1 Encara que ja hem realitzat la tasca de desar un arxiu en algun exercici anterior, en aquest la tractarem amb més profunditat. Per començar, obrim un document nou. Faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre l’opció Nuevo.

2 Al panell de vista prèvia, mantingui seleccionada l’opció Documento en blanco i premi el botó Crear.

3 Apareix un nou document, que serà el que desarem, encara que, abans de fer-ho, introduirem una o dues paraules per realitzar-hi algun canvi. Escrigui directament des del seu teclat el terme documento nuevo i premi la tecla Retorn per afegir una línia al document.

4 Per desar un document podem utilitzar l’opció Guardar del menú Archivo, la combinació de tecles Ctrl. + G o bé la icona Guardar de la Barra d’eines d’accés ràpid. En aquest cas, premi sobre aquesta icona, que mostra el dibuix d’un disquet.

5 Com que aquesta és la primera vegada que intentem desar el document, el programa obre el quadre corresponent a la funció Guardar como, en el qual hem d’indicar el nom que donarem al document i el lloc on el volem emmagatzemar. De moment, tanqui aquest quadre prement sobre el botó Cancelar.

6 Ara accedirem al quadre Guardar como des d’un altre punt. Faci clic sobre la pestanya Archivo i seleccioni l’opció Guardar.

7 Com ja sap, la carpeta proposada per defecte per emmagatzemar el document és Mis documentos. Escrigui la paraula pruebas al camp Nombre del archivo.

8 Premi sobre el botó Guardar i observi que el canvi de nom es reflecteix ja en la Barra de títol del document.

9 Per acabar aquest exercici en què hem après a desar un document per primera vegada, premi novament sobre la icona Guardar de la Barra d’eines d’accés ràpid i observi quin n’és l’efecte ara que el document ja ha estat desat.

IMPORTANT

La lletra x que apareix en les extensions dels arxius de les diferents aplicacions de la suite Office fa referència a la tecnologia XML que s’usa en aquests nous formats. Es tracta de formats d’arxius comprimits i segmentats que redueixen notablement la grandària de l’arxiu i permeten recuperar amb facilitat els arxius danyats.