Kitabı oku: «Manual de Excel 2010»
Manual de Excel 2010
© MEDIAactive
Primera edición, junio 2010
© 2010 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona (España)
en coedición con:
© 2010 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.
C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle
03100 – México D.F. (México)
Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC
Con la colaboración de:
«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra».
ISBN por Marcombo: 978-84-267-1675-0
ISBN por Alfaomega: 978-84-267-xxxx-x
ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3
D.L.:
Printed in Spain
Índice
Presentación
La interfaz de Excel
Introducción
Lección 1. Acceder a Excel
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
Lección 3. La Cinta de opciones
Lección 4. Personalizar el entorno de Excel
Lección 5. La Barra de estado
Lección 6. Exportar e importar personalizaciones
Crear y guardar libros
Introducción
Lección 7. Crear libros en blanco
Lección 8. Crear libros usando plantillas
Lección 9. Ver las propiedades de los libros
Lección 10. Guardar un libro
Lección 11. Guardar un libro como página web
Lección 12. Guardar un libro con formato de Excel 97-2003
Lección 13. Guardar un libro como PDF o XPS
Trabajar con datos
Introducción
Lección 14. Tipos de datos
Lección 15. Insertar datos
Lección 16. Borrar datos
Lección 17. Introducir fórmulas
Lección 18. Introducir fórmulas
Lección 19. Crear listas personalizadas
Lección 20. Copiar, cortar y pegar
Lección 21. El Portapapeles de Office
Lección 22. Ordenar datos
Lección 23. Aplicar filtros
Lección 24. Filtros avanzados
Lección 25. Importar datos
Lección 26. Validar datos
Lección 27. Subtotales
Lección 28. Dividir texto en columnas
Lección 29. Buscar y reemplazar datos
Trabajar con tablas
Introducción
Lección 30. Crear una tabla
Lección 31. Cambiar el formato de una tabla
Lección 32. Crear un estilo rápido de tabla
Lección 33. Filtrar datos en una tabla
Lección 34. Quitar duplicados y convertir tabla en rango
Lección 35. Crear informes de tablas dinámicas
Lección 36. Funcionamiento de las tablas dinámicas
Editar la hoja
Introducción
Lección 37. Insertar filas y columnas
Lección 38. Insertar celdas
Lección 39. Opciones de inserción
Lección 40. Ancho de columna y alto de fila
Lección 41. Autoajuste de filas y columnas
Lección 42. Eliminar filas, columnas y celdas
Lección 43. Ocultar columnas y filas
Lección 44. Cambiar el estilo de referencia de las celdas
Lección 45. Añadir hojas
Lección 46. Eliminar hojas
Lección 47. Copiar hojas
Lección 48. Las etiquetas de las hojas
Lección 49. Aplicar un fondo a la hoja
Formatear celdas
Introducción
Lección 50. Formato de fuente
Lección 51. Color y efecto de relleno
Lección 52. Alineación y orientación
Lección 53. Control de texto
Lección 54. Aplicar bordes
Lección 55. Crear y aplicar estilos de celda
Lección 56. Ocultar celdas
Lección 57. Bloquear celdas
Insertar elementos
Introducción
Lección 58. Insertar encabezados y pies de página
Lección 59. Crear títulos con WordArt
Lección 60. Insertar imágenes
Lección 61. Insertar capturas de pantalla
Lección 62. Editar imágenes
Lección 63. Insertar hipervínculos
Lección 64. Insertar y editar formas
Lección 65. Insertar símbolos
Representar con gráficos
Introducción
Lección 66. Crear gráficos
Lección 67. Editar gráficos (I)
Lección 68. Editar gráficos (II)
Lección 69. Sustitución y eliminación de datos
Lección 70. Crear gráficos dinámicos
Lección 71. Insertar gráficos SmartArt
Lección 72. Editar gráficos SmartArt
Lección 73. Crear minigráficos en una celda
Lección 74. Editar minigráficos
Lección 75. Reglas de formato condicional
Trabajar con fórmulas
Introducción
Lección 76. Crear y editar una fórmula
Lección 77. Crear rangos
Lección 78. Usar rangos
Lección 79. Usar referencias
Lección 80. Precedencia
Lección 81. Celdas precedentes y celdas dependientes
Lección 82. Referencias circulares
Lección 83. Control de cálculo
Lección 84. La Ventana Inspección
Lección 85. Comprobación de errores
Lección 86. La fórmula Autocompletar
Trabajar con funciones
Introducción
Lección 87. El cuadro Insertar función
Lección 88. Cálculos con funciones
Lección 89. Cálculos matemáticos
Lección 90. La función Autosuma
Lección 91. Pegado especial: Fórmulas y formato
Lección 92. Funciones de texto
Lección 93. Funciones lógicas
Lección 94. Insertar ecuaciones
Opciones de desplazamiento y visualización
Introducción
Lección 95. Moverse por las hojas y por el libro
Lección 96. Inmovilizar paneles
Lección 97. Las diferentes vistas del libro
Lección 98. Aplicar zoom
Lección 99. Trabajar con varias ventanas
Lección 100. Organizar ventanas
Lección 101. Dividir ventanas
Lección 102. Configurar las líneas de división de la hoja
Lección 103. Crear una vista personalizada
Automatizar
Introducción
Lección 104. Crear y ejecutar una macro
Lección 105. Crear escenarios
Lección 106. Editar y usar escenarios
Lección 107. Habilitar complementos en Excel
Revisar y proteger
Introducción
Lección 108. Insertar comentarios
Lección 109. Revisar la ortografía
Lección 110. Opciones de Autocorrección
Lección 111. Buscar referencias y sinónimos y traducir
Lección 112. Proteger la hoja
Lección 113. Proteger la estructura del libro
Lección 114. Establecer una contraseña
Lección 115. Añadir una firma digital
Lección 116. Marcar el libro como final
Lección 117. Inspeccionar el documento
Lección 118. Comprobar accesibilidad
Lección 119. Comprobar compatibilidad
Lección 120. Recuperar documentos
Imprimir y compartir
Introducción
Lección 121. Crear un área de impresión
Lección 122. Configurar página
Lección 123. Insertar saltos de página
Lección 124. Otras opciones de impresión
Lección 125. Enviar por correo electrónico
Lección 126. Compartir un libro
Lección 127. Compartir en SkyDrive o SharePoint
Presentación
Sin duda, el programa de creación y gestión de hojas de cálculo más conocido, utilizado y respetado en el mundo es Microsoft Office Excel. La versión a la que se dedica este manual, Excel 2010, presenta una interfaz de usuario renovada, en la que destacan especialmente la pestaña Archivo y la vista Backstage, y ofrece además nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.
Con Excel 2010 es posible crear hojas de cálculo y aplicarles formato, obtener espectaculares gráficos con aspecto profesional a partir de los datos introducidos, compartir información de un modo seguro con clientes, socios o compañeros, ordenar y filtrar todo tipo de información, etc. En definitiva, se trata de una útil y sencilla herramienta que permite al usuario crear sus propios libros de cuentas. Su uso puede ser tanto personal (para gestionar y controlar los gastos de una casa) como profesional o empresarial (para tener al día las ventas de una empresa, las compras realizadas a los proveedores, etc.)
Además de las novedades en cuanto a su interfaz, que saltan a la vista al acceder a la aplicación, el nuevo Excel 2010 ofrece nuevas funciones que facilitan el intercambio de datos con otros usuarios, la gestión de la información, la creación de gráficos dinámicos, minigráficos, segmentaciones de datos, y la introducción y edición de imágenes, ecuaciones, diagramas, etc. Los ejercicios que componen este completo manual servirán al alumno para introducirse en el mundo de Excel 2010 y aprender a desenvolverse con sus principales herramientas. Una vez los haya completado, seguro que será capaz de utilizar el programa en su propio beneficio.
Nuestro método de aprendizaje
El método de aprendizaje en que se basa esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.
A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.
En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de Excel 2010 y como libro de consulta complementario sobre este programa de creación de hojas de cálculo. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.
La interfaz de Excel 2010
Introducción
El elemento que distingue claramente la interfaz de Excel 2010 de la de su versión predecesora, Excel 2007, es la pestaña Archivo, que oculta un menú de opciones relativas al trabajo con archivos: impresión, almacenamiento, distribución, protección, etc. Algunas de estas opciones disponen a su vez de otro nuevo elemento, la vista Backstage, desde donde se pueden administrar los archivos y sus datos, crear y guardar libros, inspeccionar metadatos o información personal ocultos y configurar opciones.
Otra novedad de Excel 2010 consiste en la posibilidad de cancelar el inicio del programa pulsando el botón Cancelar del cuadro que aparece mientras se está cargando el programa.
Éstas son las principales novedades que presenta Excel 2010 respecto a su interfaz. El resto de elementos ya existían en la versión anterior (Excel 2007) pero también han sido mejorados para facilitar el trabajo y ofrecer una experiencia avanzada y útil. En las lecciones que componen este apartado, el usuario aprenderá a configurar según sus necesidades y preferencias los diferentes elementos de la interfaz del programa. Así, conocerá el modo de agregar y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido y de personalizar la Cinta de opciones para que aparezcan determinadas fichas o grupos de herramientas. También practicará con la Barra de estado y con otras opciones de personalización del entorno de Excel (que pueden llevarse a cabo desde el cuadro Opciones de Excel), y conocerá el modo de exportar e importar personalizaciones, proceso muy útil cuando se trabaja en equipo y se desea compartir un mismo espacio de trabajo.
Desde las categorías Personalizar Cinta y Barra de herramientas de acceso rápido se llevan a cabo las principales acciones de personalización de estos dos elementos de la interfaz de Excel.
Con estos ejercicios se pretende, pues, que el usuario sepa identificar rápidamente cada una de las partes que componen la interfaz de Excel 2010, para que pueda seguir el resto de apartados del manual sin ninguna dificultad.
Lección 1. Acceder a Excel
Al instalar la suite de programas Microsoft Office 2010 se añade una carpeta con ese nombre en el comando Todos los programas del menú Inicio que incluye la aplicación a la que dedicamos este manual, Excel 2010. Si va a trabajar a menudo con el programa, es recomendable crear un icono de acceso directo en el Escritorio que simplificará el proceso de apertura.
RECUERDE
Encontrará los accesos a todos los programas de la suite Microsoft Office en la carpeta que se almacena en el directorio Archivos de programa de su disco local.
1 En este ejercicio le mostraremos los pasos que debe seguir para acceder al programa Excel 2010 y para crear un acceso directo al mismo en el Escritorio. Haga clic en el botón Iniciar, que muestra el icono de Windows en la Barra de tareas. (1)
2 Se despliega de este modo el menú Inicio de Windows. Haga clic en la opción Todos los programas, pulse en la carpeta Microsoft Office y elija el programa Microsoft Excel 2010. (2)
3 Como novedad en Excel 2010, durante el arranque de la aplicación aparece una ventana que nos permite cancelar el proceso o minimizar la ventana. (3) En pocos segundos Excel se abre mostrando un libro en blanco. Para cerrar el programa, pulse el botón de aspa de su Barra de título. (4)
Si pulsa el botón Minimizar en la ventana de inicio de Excel 2010 el programa arrancará en modo minimizado y su icono se mostrará en la Barra de tareas de Windows.
4 Ahora colocaremos en el Escritorio un icono de acceso directo a Excel que nos permitirá abrir la aplicación más rápidamente, sin tener que acudir al menú de inicio. Pulse nuevamente el botón Iniciar, haga clic en el comando Todos los programas y abra la carpeta Microsoft Office.
5 Pulse con el botón derecho del ratón sobre el programa Microsoft Excel 2010 y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre la opción Enviar a y elija Escritorio (crear acceso directo.) (5)
6 Automáticamente aparece el icono de Excel 2010 en el Escritorio. (6) Cierre el menú Inicio pulsando en cualquier punto del Escritorio y vuelva a abrir Excel haciendo doble clic sobre ese icono.
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido es un nuevo elemento de la interfaz del programa que se incorporó en Excel 2007. Se encuentra situada sobre la también nueva Cinta de opciones y en ella se ubican por defecto los iconos de las funciones Guardar, Deshacer y Rehacer, aunque el usuario puede personalizarla añadiéndole las herramientas que más vaya a utilizar. El botón de punta de flecha que aparece a la derecha de la Barra incluye una lista de funciones que se pueden agregar directamente a ésta y otras dos opciones que permiten acceder al cuadro de opciones de Excel para configurarla y colocarla por debajo de la Cinta de opciones. Además, el menú contextual de las diferentes herramientas de la Cinta incluye una opción para agregar sus iconos a la Barra de herramientas de acceso rápido.
1 En este ejercicio trabajaremos con la Barra de herramientas de acceso rápido, uno de los elementos que se presentó como novedad en Excel 2007 y que continúa presente en esta versión del programa. Esta barra se ubica por defecto por encima de la Cinta de opciones e incluye los iconos de las herramientas Guardar, Deshacer y Rehacer. Para empezar veremos cómo cambiar la ubicación de la Barra. Haga clic en el botón de punta de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. (1)
Las herramientas cuyos iconos se incluyen en la Barra de herramientas de acceso rápido muestran en este menú un signo de verificación.
2 La Barra de herramientas de acceso rápido se coloca por debajo de la Cinta de opciones. Para colocarla en su ubicación original, pulse nuevamente el botón de punta de flecha de la Barra (2) y elija la opción Mostrar encima de la cinta de opciones. (3)
3 El usuario puede configurar la Barra de herramientas de acceso rápido para que muestre los iconos de las herramientas que vaya a utilizar con más frecuencia. Para ello puede utilizar las opciones que se incluyen en el menú de la Barra o bien acceder al cuadro de opciones de Excel. Pulse el botón de punta de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic, por ejemplo, sobre la opción Impresión rápida. (4)
4 Automáticamente el icono de esta función, que le permite imprimir directamente un documento sin pasar por el cuadro Imprimir, se añade a la Barra. (5) Ahora accederemos al cuadro de opciones de Excel para añadir un nuevo icono que no se encuentra en el menú de la Barra. Pulse una vez más el botón de punta de flecha de la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en la opción Más comandos. (6)
5 Se abre de este modo el cuadro Opciones de Excel mostrando activa la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. Observe que en la sección Comandos disponibles en se muestra por defecto la lista de los comandos más utilizados. Supongamos que queremos añadir a la Barra el icono de una herramienta incluida en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Pulse el botón de punta de flecha de la opción Comandos disponibles en y seleccione la opción Ficha Vista. (7)
6 Ahora se muestran todas las herramientas incluidas en esta ficha. Seleccione la función Dividir y pulse el botón Agregar.
RECUERDE
Puede cambiar el orden de los iconos en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, deberá acceder al cuadro de opciones de Excel y utilizar los botones Subir y Bajar que encontrará en la categoría Barra de herramientas de acceso rápido.
7 La herramienta se añade a la lista de iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido. Como ve, es posible personalizar esta barra para todos los documentos o sólo para el libro activo. Mantendremos en este caso la opción Para todos los documentos (predeterminado) en el campo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel.
8 Vea cómo el icono de la herramienta Dividir se ha añadido a la Barra de herramientas de acceso rápido. Comprobaremos por último que también es posible agregar iconos a esta barra usando el menú contextual de las herramientas de la Cinta de opciones. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la herramienta Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
9 Observe que el menú contextual de las herramientas de la Cinta de opciones también incluye los comandos necesarios para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido y cambiar su ubicación, entre otros. De este menú contextual, elija la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. (8)
10 En este caso, puesto que la herramienta que acabamos de añadir incluye varias opciones, su icono muestra una punta de flecha para indicarlo. Pulse el icono Ordenar y filtrar que acabamos de agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido.
11 Efectivamente, se despliega un menú con las opciones que contiene este comando. (9) Ciérrelo pulsando en la Barra de título de Excel.
12 La eliminación de iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido también puede llevarse a cabo desde el menú contextual de los mismos o desde el cuadro de opciones de Excel. Vamos a comprobarlo. Para quitar el icono Ordenar y filtrar de la Barra, haga clic sobre él con el botón derecho del ratón y elija la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido de su menú contextual. (10)
El menú contextual de la Barra de herramientas de acceso rápido incluye también los comandos necesarios para personalizar y minimizar la Cinta de opciones.
13 El icono desaparece. Pulse ahora con el botón derecho del ratón sobre el icono de la herramienta Dividir de la Barra de herramientas de acceso rápido y elija la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido de su menú contextual.
14 Accedemos así nuevamente a la categoría Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro Opciones de Excel. En la lista de iconos incluidos en esa barra, seleccione Dividir y pulse el botón Quitar. (11)
En la categoría Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro Opciones de Excel también dispone de la opción que permite mostrar dicha barra por debajo de la Cinta de opciones.
15 Recuerde que si desea recuperar el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido o de toda la interfaz de Excel deberá utilizar las opciones incluidas en el botón Restablecer. (12) Para quitar definitivamente el icono de la herramienta Dividir de la Barra de herramientas de acceso rápido, pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel.
16 Por último, para quitar también el icono de la herramienta Impresión rápida, usaremos el menú de la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulse el botón de punta de flecha de dicha barra y desactive la opción Impresión rápida en el menú que se despliega. (13)
