Kitabı oku: «Manual de Office 2010»
Manual de
Manual de
Office 2010
MEDIAactive
Manual de Office2010
© MEDIAactive
Primera edición, junio 2010
© 2010 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona (España)
www.marcombo.com
en coedición con:
© 2010 ALFAOMEGA GRUPO EDITOR, S.A. de C.V.
C/ Pitágoras 1139 - Colonia del Valle
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Diseño de la cubierta: NDNU DISSENY GRÀFIC
Con la colaboración de:
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ISBN por Marcombo: 978-84-267-1725-2
ISBN por Alfaomega: 978-84-267-xxxx-x
ISBN (obra completa): 978-84-267-1674-3
D.L.:
Printed in Spain
Índice
Presentación
Elementos comunes de interfaz
Introducción
Lección 1. La nueva interfaz de Office 2010
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
Lección 3. La Cinta de opciones
Lección 4. La nueva vista Backstage de Microsoft Office
Lección 5. La Barra de estado
Lección 6. Personalizar la interfaz de usuario
Gestión de documentos
Introducción
Lección 7. Crear nuevos documentos
Lección 8. Abrir y cerrar documentos
Lección 9. Guardar documentos
Lección 10. Guardar en versiones anteriores
Lección 11. Consultar las propiedades de un documento
Lección 12. Imprimir documentos
Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS
Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico
Lección 15. Guardar en SkyDrive
Lección 16. Compartir archivos en SharePoint
Funciones comunes de edición
Introducción
Lección 17. Seleccionar elementos
Lección 18. La Barra de herramientas mini
Lección 19. Cortar, copiar y pegar
Lección 20. Trabajar con el Portapapeles
Lección 21. Buscar y reemplazar
Lección 22. Deshacer y rehacer
Lección 23. Corregir la ortografía de un documento
Funciones comunes de seguridad y mantenimiento
Introducción
Lección 24. Inspeccionar el documento
Lección 25. Comprobar compatibilidad y accesibilidad
Lección 26. Proteger con contraseña
Lección 27. Marcar un documento como final
Lección 28. Administrar versiones
Lección 29. Agregar una firma digital
Lección 30. La ayuda en Office 2010
Word 2010: trabajar con el texto
Introducción
Lección 31. Insertar texto
Lección 32. Aplicar atributos al texto
Lección 33. Cambiar alineación e interlineado
Lección 34. Aplicar sangrías
Lección 35. Aplicar estilos de formato al texto
Lección 36. Aplicar efectos visuales
Lección 37. Crear tabulaciones
Lección 38. Aplicar viñetas y numeración de listas
Cuestiones de diseño
Introducción
Lección 39. Insertar una portada
Lección 40. Insertar una imagen
Lección 41. Editar imágenes
Lección 42. Aplicar WordArt
Lección 43. Insertar letra capitular
Lección 44. Insertar número de página
Lección 45. Aplicar bordes y sombreados
Lección 46. Crear columnas
Insertar objetos y personalizar documento
Introducción
Lección 47. Insertar un título
Lección 48. Insertar capturas de pantalla
Lección 49. Insertar símbolos
Lección 50. Insertar comentario
Lección 51. Insertar cuadro de texto
Lección 52. Insertar un objeto
Lección 53. Crear y formatear tablas
Lección 54. Insertar encabezados y pies de página
Lección 55. Insertar gráficos
Lección 56. Insertar gráficos SmartArt
Lección 57. Aplicar fondo a una página
Lección 58. Aplicar temas
Lección 59. Traducir
Lección 60. Buscar sinónimos
Excel 2010: trabajar con hojas, filas y columnas
Introducción
Lección 61. Conocer las hojas de un libro
Lección 62. Introducir, editar y eliminar datos
Lección 63. Trabajar con columnas y filas
Lección 64. Insertar y eliminar hojas columnas y celdas
Lección 65. Ocultar columnas, filas y hojas
Datos y fórmulas
Introducción
Lección 66. Conocer los tipos de datos
Lección 67. Introducir y editar fórmulas
Lección 68. Aprovechar las opciones de autorrelleno
Lección 69. Trabajar la función de Autosuma
Lección 70. Crear y usar listas
Lección 71. Ordenar los datos
Lección 72. Utilizar Autofiltros
Lección 73. Validar datos
Diseño de celdas
Introducción
Lección 74. Alinear y orientar el contenido de una celda
Lección 75. Añadir bordes y tramas a una celda
Lección 76. Aplicar y crear estilos de celda
Lección 77. Aplicar el formato condicional
Gráficos
Introducción
Lección 78. Crear y editar un gráfico
Lección 79. Formatear un gráfico
Lección 80. Crear y personalizar minigráficos
Lección 81. Crear y editar gráficos SmartArt
Lección 82. Crear y editar tablas dinámicas
Lección 83. Crear gráficos dinámicos
Rangos, funciones y referencias
Introducción
Lección 84. Crear y utilizar rangos
Lección 85. Calcular con funciones
Lección 86. Utilizar la función Autocompletar
Lección 87. Trabajar con la precedencia
Lección 88. Celdas precedentes y celdas dependientes
Lección 89. Trabajar con referencias circulares
PowerPoint 2010: Trabajar con diapositivas
Introducción
Lección 90. Insertar, duplicar diapositivas
Lección 91. Mover y eliminar diapositivas
Texto
Introducción
Lección 92. Insertar texto en las diapositivas
Lección 93. Utilizar y formatear cuadros de textos
Lección 94. Alinear texto y definir interlineado
Lección 95. Crear viñetas de imagen
Lección 96. Añadir notas del orador
Lección 97. Agregar comentarios
Vistas
Introducción
Lección 98. Conocer las vistas de presentación
Lección 99. Utilizar y modificar las vistas Patrón
Diseño de las diapositivas
Introducción
Lección 100. Cambiar el fondo de las diapositivas
Lección 101. Aplicar texturas, degradados e imágenes como fondo
Lección 102. Crear y guardar diseños personalizados
Inserción y dibujo de elementos y objetos
Introducción
Lección 103. Agregar el número de diapositiva
Lección 104. Insertar objetos
Lección 105. Dibujar formas
Lección 106. Trazar líneas y flechas
Lección 107. Aplicar sombras y efectos 3D a los objetos
Lección 108. Insertar una imagen
Lección 109. Aplicar efectos y texturas artísticas a las imágenes
Lección 110. Insertar y editar vídeos
Lección 111. Insertar botones de acción e hipervínculos
Lección 112. Agregar sonidos a la presentación
Preparar la presentación
Introducción
Lección 113. Agregar transiciones entre diapositivas
Lección 114. Efectuar pruebas de temporización
Lección 115. Crear presentaciones personalizadas
Presentación
Microsoft Office es una suite de oficina que, integrando distintos programas, abarca la mayoría de funciones y necesidades que surgen en su ámbito de uso. La primera versión de Microsoft Office fue lanzada en 1989 y contenía los programas Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. En este manual conoceremos en profundidad los tres programas básicos de esta suite, Word, Excel y PowerPoint, pero sepa que Microsoft ha añadido más programas y aplicaciones como Outlook y Access entre otros.
Una de las grandes ventajas de trabajar con distintos programas de una misma suite es la compatibilidad de formatos y la posibilidad de integración de los mismos, además dela familiaridad de la interfaz y las herramientas. Suele ser habitual que en un documento de texto tenga que integrar un gráfico creado con una hoja de cálculo o que en una presentación PowerPoint tenga que editar y formatear un texto. Microsoft Office permite Insertar de forma fácil y sencilla un elemento de un programa dentro de un documento creado en otro de los programas de la misma suite. La interfaz común y las herramientas similares en los tres programas permiten que conociendo sólo uno de ellos pueda desenvolverse con soltura en cualquiera de ellos. Los tres programas cuentan con parecidas herramientas de edición y formato de texto, inserción y edición de imágenes y otros elementos. Como novedad de esta edición 2010, Microsoft Office ha añadido en todos sus programas la pesta Archivo y la vista Backstage, ofreciendo nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.
En la primera parte de este manual nos adentraremos en estos elementos comunes que comarten todos los programas de la suite, el manejo de los cuales nos permitirá trabajar con mayor agilidad en los siguientes apartados dedicados a los programas específicos.
Con Microsoft Word, el procesador de textos de la suite, aprenderemos editar y formatear textos para obtener resultados profesionales y adaptarlos distintas situaciones y necesidades. Con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel aprenderá a realizar desde las operaciones matemáticas más sencillas hasta llevar a cabo complejos cálculos que le ayudarán a tener todas sus cuentas actualizadas. Finalmente, PowerPoint le permitirá crear presentaciones profesionales basadas en diapositivas que usted mismo podrá diseñar.
Nuestro método de aprendizaje
El método de aprendizaje de esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.
A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.
En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de los tres programas básicos de Microsoft Office, Word, Excel y PowerPoint, y como libro de consulta complementario sobre esta suite. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.
Elementos comunes de interfaz
Introducción
Han tenido que pasar prácticamente tres años para que Microsoft lanzara la nueva versión de la aclamada suite de ofimática Office. Aunque está previsto que la versión definitiva del producto, es decir, de compra, salga al mercado en junio de 2010, cabe señalar que el usuario tiene la posibilidad, hasta octubre de este mismo año, de descargar gratuitamente desde Internet la versión Beta. A partir de este mes no habrá más remedio que adquirir Office y trabajar con la suite, eso sí, con total seguridad y garantía de funcionamiento. La dirección web desde la cual es posible obtener Office 2010 Beta hasta la fecha indicada es la siguiente: www.microsoft.com/office/2010/es/default.aspx
Tras la instalación de Office 2010, encontrará la carpeta Microsoft Office en el directorio Todos los programas de menú de Inicio de Windows. Desde aquí puede iniciar todas y cada una de las aplicaciones que forman parte de la célebre suite.
Desde la misma página web que posibilita la descarga de Office 2010, el usuario encontrará toda la información que necesita acerca de las novedades de la suite y las aplicaciones que forman parte de ella.
La versión 2010 está formada por diez programas: Access, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, InfoPath (Designer y Filler), OneNote, Publisher y SharePoint WorkSpace. De estos diez, hemos elegido tres para confeccionar este manual: el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel y el creador de presentaciones PowerPoint. Sin embargo, la primera parte de este manual refleja los elementos comunes, tanto en cuanto a la interfaz de la suite como a ciertas acciones y funciones, existentes en todos los programas mencionados.
La principal novedad que presenta la versión 2010 de la suite es la pestaña Archivo, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. La pestaña Archivo despliega la denominada vista Backstage, en la cual se encuentran los comandos más utilizados para la apertura y la finalización de los documentos: abrir y crear nuevos documentos, definir propiedades, compartir información, guardar, imprimir, etc. La vista Backstage, incluida en todas las aplicaciones de Office, ha sido diseñada a partir de la información recopilada del programa para la mejora de la experiencia del usuario, lo que significa que responde sin ninguna duda a las principales necesidades de los usuarios de la suite.
La nueva vista Backstage de Microsoft Office es la principal novedad en cuanto a interfaz se refiere de la suite. Esta vista se despliega pulsando la pestaña Archivo.
Además de la nueva vista Backstage, Office 2010 cuenta con una interfaz heredada de la versión 2007 centrada en la denominada Cinta de opciones. La Cinta de opciones concentra todos y cada uno de los comandos y las opciones que en versiones precedentes se organizaban en la clásica Barra de menús. El resto de elementos comunes que forman parte de la interfaz de Office 2010 son la Barra de herramientas de acceso rápido y la Barra de estado, sin olvidar, a título más concreto, la Barra de herramientas mini. Cada uno de estos elementos será tratado con todo detalle en las primeras lecciones de este libro.
Cinta de opciones de Word 2010.
Barra de herramientas de acceso rápido de Excel, Word y PowerPoint 2010.
Barra de estado de Word 2010.
Lección 1. La nueva interfaz de Office 2010
Esta primera lección del curso servirá de práctica de acceso a las distintas aplicaciones que forman parte de la suite de ofimática de Microsoft, así como de mera introducción a los distintos elementos de la interfaz de Office 2010. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque sepa que, si lo prefiere, puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.
RECUERDE
Además de las diez aplicaciones incluidas en la suite, la carpeta Microsoft Office cuenta también con una subcarpeta, denominada Herramientas de Microsoft Office 2010. Esta subcarpeta contiene una serie de programas y funciones complementarias, como la conocida Galería multimedia, una aplicación para obtener certificados digitales o las preferencias de idioma.
1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Al terminar la descarga y la instalación de la suite, todos los programas que forman parte de la misma se sitúan en el menú de Inicio del sistema, dentro de una carpeta denominada Microsoft Office incluida en el directorio principal Todos los programas. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, las aplicaciones de Office se encuentran en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada igualmente Microsoft Office y, más concretamente, en la subcarpeta Office14. En ella, se sitúan los archivos ejecutables (.exe) de las distintas aplicaciones de la suite. Para empezar, haga clic sobre el botón de inicio de la Barra de tareas (1) y pulse sobre el directorio Todos los programas.
2 Entre las carpetas incluidas en este directorio, abra la denominada Microsoft Office para ver su contenido.
3 Realizaremos esta práctica sobre el procesador de textos de la suite, Word, aunque el proceso es el mismo para cualquier otra de las aplicaciones incluidas. Haga clic sobre el acceso Microsoft Office Word 2010 para abrir el programa. (2)
4 Como novedad también común a todas las aplicaciones Office, el proceso de apertura del programa pasa por la ventana de bienvenida. (3) Desde este ventana, usted puede cancelar dicho proceso o bien indicar que el programa se abra minimizado en la Barra de tareas de Windows. En la ventana de bienvenida, haga clic en el botón de aspa situado en la parte superior de la misma para cancelar la apertura del programa. (4)
También puede utilizar el comando Cancelar situado en la parte inferior derecha de la ventana de apertura. En cualquier caso, cabe señalar que no resulta fácil actuar sobre la nueva ventana de bienvenida debido a la velocidad con que aparece y desaparece.
5 Vuelva a acceder al programa desde el directorio Todos los programas (5) o bien desde el acceso que se habrá situado en el panel de programas frecuentes del menú Inicio. (6)
6 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, (7) que, como su nombre indica, muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Como se verá en una lección posterior, esta barra se puede personalizar añadiendo los iconos de aquellos comandos que le resulte más útil tener a mano. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Haga clic sobre dicho icono, que, en este caso, muestra una W de color azul.
7 Se despliega un menú que nos permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, minimizarla, maximizarla e, incluso, cerrarla. Pulse sobre el comando Restaurar. (8)
Una vez restaurada una ventana, puede redimensionarla mediante la técnica de arrastre a partir de alguno de sus vértices.
8 La ventana reduce sus dimensiones. (9) En la parte superior derecha de la ventana, en el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido, se encuentra un grupo de tres botones. Estos tres botones se encargan de ejecutar tres de las acciones mostradas en el menú que acabamos de ver: minimizar, maximizar o restaurar y cerrar la ventana del programa. En este caso, haga clic en el botón del medio de este grupo para maximizarla. (10)
9 La Barra de título, también común a todas las aplicaciones de Office, se encarga de mostrar en todo momento el nombre del documento abierto en primer plano junto al nombre del programa. (11) Por debajo de la Barra de título se encuentran la imprescindible Cinta de opciones y, en el extremo izquierdo de la misma, la pestaña Archivo. (12) Haga clic sobre dicha pestaña para visualizar la nueva vista Backstage de Microsoft Office.
10 Como se ha comentado en la introducción de este apartado del libro, la vista Backstage representa la principal novedad en cuanto a los elementos de interfaz de la versión 2010 de Office. Desde aquí se llevan a cabo todas las acciones relacionadas con la gestión de documentos, tanto para su preparación como para su finalización. Haga clic ahora sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones.
RECUERDE
Haciendo doble clic sobre la Barra de título, la ventana también se restaura, es decir, disminuye sus dimensiones. Además, al hacer clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de dicha barra abrirá un menú con los mismos comandos de gestión de la ventana.
11 La Cinta de opciones, presentada como impresionante novedad en la versión 2007 de la suite, organiza en pestañas todos los comandos del programa, los cuales, a su vez, se encuentran reunidos en grupos de herramientas según su uso y finalidad en el documento. La punta de flecha situada en el extremo derecho de la Cinta de opciones permite minimizar este elemento y volverlo a mostrar. (13) Pulse sobre este icono y, una vez comprobado que sólo se visualizan las pestañas de la Cinta, (14) vuelva a pulsarlo.
El icono situado a la derecha del que se utiliza para ocultar y mostrar la Cinta de opciones, que muestra un signo de interrogación sobre un fondo de color azul, permite abrir el cuadro de ayuda del programa.
12 En la parte inferior del área de trabajo se sitúa la Barra de estado, idéntica en todas las aplicaciones de Office en cuanto a su forma aunque ligeramente distinta en cuanto a su contenido. La parte izquierda de la Barra de estado cambia en cada programa, puesto que depende del tipo de contenido generado. Por ejemplo, en Word encontrará el número de página, las palabras insertadas y el idioma utilizado por el diccionario, (15) mientras que en PowerPoint refleja el número de diapositiva sobre el total existente, el formato aplicado a la misma y también el idioma. (16) La parte derecha de la Barra de estado muestra los accesos a las diferentes vistas del documento, el nivel de zoom aplicado y los controles para modificar este nivel de visualización. A partir de la lección siguiente empezaremos a ocuparnos por separado de todos estos elementos de la interfaz, de su contenido y de cómo se gestionan. Para terminar esta lección, cierre Microsoft Word pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.
Según el programa utilizado, la información incluida en la parte izquierda de la Barra de estado puede variar ligeramente. Sin embargo, los comandos situados en el extremo derecho de esta barra siempre se repiten.
Lección 2. La Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de herramientas de acceso rápido representó una novedad en la interfaz de Office 2007 y se ha mantenido, ligeramente mejorada, en la versión 2010 de la suite. Como se ha visto en la lección anterior, la Barra de herramientas de acceso rápido se sitúa en la parte superior de la interfaz de todas las aplicaciones de Office y está compuesta de forma predeterminada por tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Como su nombre indica, la Barra de herramientas de acceso rápido tiene como objetivo facilitar el acceso a aquellos comandos más utilizados por el usuario. Por esta razón, es obvio que este elemento sea personalizable en cuanto a los comandos que deba mostrar.
1 Al abrir cualquiera de las aplicaciones de Office, la Barra de herramientas de acceso rápido muestra tres comandos predeterminados, dos de los cuales se encuentran en un principio desactivados: Deshacer y Rehacer. Ello es debido a que todavía no se ha llevado a cabo ninguna acción y que, por tanto, estas funciones no pueden ejecutarse. La Barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar cambiando su posición y agregando y eliminando comandos. Para empezar, abra cualquiera de las aplicaciones de Office desde el menú de inicio de Windows. (1)
Cuando haya trabajado en más de una ocasión con los programas de la suite Office, Windows colocará un acceso directo a cada uno de ellos en el panel de programas frecuentes del menú de inicio.
2 Veamos en primer lugar cómo cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, pulse sobre el botón que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de dicha barra para desplegar el menú de opciones de la misma. (2)
3 Se despliega el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la primera sección del mismo se muestra una lista de los comandos que el programa considero de uso más frecuente y que, por tanto, pueden ser susceptibles de incluirse en este elemento de acceso. Los que se encuentran marcados con un signo de verificación son los comandos que forman parte actualmente de la barra. (3) El menú se completa con dos opciones más: Más comandos, mediante la cual es posible seleccionar cualquiera de los comandos disponibles en el programa, y Mostrar debajo de la cinta de opciones, cuyo efecto comprobaremos a continuación. Haga clic sobre esta opción. (4)
Entre los comandos comunes incluídos en el menú de opciones, cada programa incluye alguno propio y exclusivo. En el caso de PowerPoint, por ejemplo, propone como comando de acceso frecuente en esta lista el denominado Presentación desde el principio.
4 Tal como indica la opción seleccionada, la Barra de herramientas de acceso rápido se ha situado por debajo de la Cinta de opciones, manteniendo los tres comandos de origen: Guardar, Deshacer y Rehacer. (5) Desde esta nueva posición llevaremos a cabo la personalización de la barra en cuanto a su contenido. Para ello, haga clic sobre la punta de flecha de la misma para desplegar el menú de opciones.
Recuerde que la Barra de herramientas de acceso rápido ha sido principalmente diseñada para facilitar el acceso y el uso de determinados comandos del programa. Por esta razón, actúe con moderación en cuanto a la eliminación y la adición de comandos a este elemento de la interfaz de Office.
5 Vamos a desactivar uno de los comandos incluidos por defecto. Pulse sobre el comando Rehacer para desactivarlo en este menú (6) y compruebe cómo desaparece de inmediato de la Barra de herramientas de acceso rápido. (7)
6 De esta forma tan sencilla hemos ocultado uno de los comandos predeterminados de la barra. Ahora imagine que desea agregar otro de los comandos disponibles en el programa que no forma parte de la lista propuesta en el menú de opciones. Despliegue una vez más este menú de opciones y pulse esta vez sobre la opción Más comandos. (Al desplegar el menú aproveche para comprobar que el comando Rehacer ahora aparece desactivado.)
7 Se abre de esta forma el cuadro de opciones del programa, mostrando el contenido de la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. Para agregar comandos a la barra sencillamente es preciso seleccionarlos en el cuadro de la izquierda y pulsar el botón Agregar. Vamos a recuperar en este caso y en primer lugar el comando Rehacer. Para ello, utilice la Barra de desplazamiento vertical del cuadro de comandos y, cuando localice el mencionado comando, selecciónelo pulsando sobre él. (8)
El cuadro de opciones del programa, al cual se accede también desde el comando Opciones de la nueva vista Backstage de Microsoft Office, cuenta en la categoría Barra de herramientas de acceso rápido con la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones, la cual según la ubicación de la barra en la interfaz del programa se mostrará activada o desactivada. Desde aquí también puede, por supuesto, modificar dicha ubicación.
RECUERDE
La opción Personalizaciones del cuadro de opciones del programa permite restablecer el aspecto original de la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, es preciso pulsar el botón Restablecer y elegir, del pequeño menú que se despliega, la opción Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido.
8 A continuación, pulse sobre el botón Agregar situado entre los dos cuadros de comandos y compruebe cómo el comando seleccionado se sitúa en el cuadro de la derecha. (9)
Si una vez agregados los comandos a la barra decide prescindir de alguno de ellos, puede seleccionarlos en el cuadro de la derecha y pulsar el botón Quitar.
9 Todos los programas de Office permiten separar grupos de comandos relacionados en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, es preciso situar en los puntos oportunos los denominados “separadores”. Sitúese en la parte superior del cuadro de comandos y haga doble clic sobre el elemento <Separador>. (10)
10 A continuación, haga doble clic sobre el comando Copiar y, seguidamente, doble clic sobre el comando Cortar para añadir estos dos nuevos comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido. (11)
11 Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de opciones y comprobar los cambios sobre la Barra de herramientas de acceso rápido. (12)
Incluir los comandos que más se utilizan en la Barra de herramientas de acceso rápido son una buena forma de personalizar las aplicaciones según el uso que se realice de cada una de ellas.
12 No queremos terminar sin volver a situar la barra en su ubicación original. Para ello, despliegue el menú de opciones y elija de la lista la opción Mostrar encima de la cinta de opciones. (13)
Lección 3. La Cinta de opciones
La Cinta de opciones fue diseñada y presentada en la versión 2007 de Office con la finalidad de sustituir a los menús y las barras de herramientas tradicionales de las aplicaciones. La verdad es que representó un cambio positivo en la interfaz de los programas, puesto que muestra una disposición sobre todo visual de los comandos, lo que significa una mayor facilidad a la hora de encontrarlos y trabajar con ellos. Todos estos comandos se organizan en la Cinta de opciones en un conjunto de fichas o pestañas según sus funciones sobre el programa y, dentro de ellas, en los denominados grupos de herramientas. La Cinta de opciones presenta novedades exclusivas en cuanto a su contenido en las distintas aplicaciones y se puede personalizar para que muestre aquellos comandos más útiles para el usuario.
1 La Cinta de opciones ocupa la parte superior del área de trabajo de las aplicaciones de Office. Para pasar de una pestaña a otra sencillamente es preciso pulsar sobre ellas. Trabajamos en este caso sobre PowerPoint 2010, aunque sepa que el uso de la Cinta de opciones es el mismo para todas las aplicaciones de la suite. Al abrir el programa, la Cinta de opciones muestra el contenido de la primera pestaña, la pestaña Inicio. (1) Haga clic sobre la siguiente, en este caso, la denominada Insertar. (2)
Contenido de la pestaña Inicio en PowerPoint 2010.
Contenido de la pestaña Insertar en PowerPoint 2010.
2 El número de pestañas incluidas en la Cinta de opciones varía en cada una de las aplicaciones de la suite. Por ejemplo, PowerPoint cuenta con nueve pestañas y Word, con ocho, el mismo número que Excel. De este total, seis son comunes en todas las aplicaciones. Éstas son: Inicio, Insertar, Diseño de página, (las tres primeras), Revisar, Vista y Complementos (las tres últimas). Evidentemente, lo que sí que varía es el contenido de estas pestañas. Compruébelo abriendo, por ejemplo, Excel 2010. (3)
Compruebe como las tres primeras fichas y las tres últimas son las mismas.
3 Cada una de las pestañas organiza su contenido en grupos de herramientas. Cada uno de estos grupos contiene una serie de comandos que responden a un objetivo y alguno de ellos también es común en todas las aplicaciones de la suite. Es el caso, por ejemplo, de los grupos de herramientas Portapapeles o Fuente, ambos incluidos en la pestaña Inicio. Algunos grupos de herramientas muestran junto a su nombre un pequeño icono; se trata del iniciador de cuadro de diálogo, el cual, como su nombre indica, da acceso a un cuadro de diálogo relacionado con el contenido del grupo. Pulse, por ejemplo, sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Fuente. (4)
RECUERDE
Cuando la Cinta de opciones se encuentra minimizada pero necesita visualizar el contenido de alguna pestaña en concreto, el icono de punta de flecha que sirve para mostrar y ocultar este elemento se convierte en un pin; si pulsa sobre el pin, la Cinta quedará fija, aunque por encima del documento abierto, no ocupando su espacio original.
Otro procedimiento para ocultar la Cinta de opciones es desplegar el menú contextual de una de las pestañas mediante la pulsación con el botón derecho del ratón y elegir la opción Minimizar la Cinta.
4 Efectivamente, en Excel se abre el cuadro de diálogo Formato de celdas. (5) Pulse el botón Cancelar para cerrar este cuadro sin realizar ningún cambio.
5 Según la aplicación con la que esté trabajando y el tipo de tarea que esté llevando a cabo, quizás le interese ocultar la Cinta de opciones temporalmente. Para hacerlo, dispone de dos opciones: el icono que muestra una punta de flecha en el extremo derecho de la banda de pestañas o el doble clic sobre la pestaña activa. En este caso, haga doble clic sobre la pestaña Inicio y compruebe el cambio en la interfaz. (6)
6 Ocultar la Cinta de opciones no significa que no pueda trabajar con ella. Para mostrar alguna de las pestañas, sencillamente debe pulsar sobre ella, como lo haría normalmente. Haga clic sobre la pestaña Revisar para mostrar su contenido. (7)
Ocultar la Cinta de opciones es una manera de conseguir más espacio en el área de trabajo de la aplicación con la que se esté trabajando.
7 La pestaña muestra su contenido, aunque en cuanto continúe trabajando sobre el documento abierto ésta volverá a ocultarse. Compruébelo. Haga clic en una celda de la cuadrícula o, en su defecto, en una zona libre del documento abierto. (8)
8 El contenido de la pestaña abierta vuelve a ocultarse. Para volver a mostrar la Cinta de opciones y mantenerla en pantalla, haga clic esta vez sobre el icono que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo.
9 La Cinta de opciones se puede personalizar ocultando por ejemplo grupos de herramientas enteros. Para ello, es preciso acceder al cuadro de opciones del programa. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre una de las pestañas de la Cinta y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Personalizar la Cinta… (9)
No olvide que en el cuadro de opciones del programa dispone del botón Restablecer, que le permitirá en cualquier momento devolver a la Cinta de opciones su apariencia y organización original.
10 Se abre el cuadro de opciones del programa mostrando el contenido de la categoría Personalizar Cinta, de estructura muy similar a la que vimos para la personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido. En este caso, es posible activar y desactivar las pestañas disponibles, así como los grupos de herramientas que forman parte de cada una de ellas. Como ejemplo, vamos a ocultar una de las pestañas de Excel. En el cuadro de la derecha, haga clic sobre la casilla de verificación de la pestaña Complementos para desactivarla y pulse sobre el botón Aceptar. (10)
Ya sabe que otra forma de acceder al cuadro de opciones del programa es desde el comando Opciones del nuevo menú Archivo, o lo que es lo mismo, desde la nueva vista Backstage de Microsoft Office.
11 La pestaña seleccionada desaparece de la Cinta de opciones. Desde el cuadro de opciones del programa podemos también cambiar la posición de los grupos de herramientas de una ficha, así como cambiar el nombre tanto de las pestañas como de los grupos de herramientas. A modo de ejemplo, vamos a cambiar el nombre de la pestaña Inicio por Iniciar y situaremos el grupo de herramientas Alineación antes del grupo Fuente. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y pulse sobre la opción Personalizar la Cinta…
12 En el cuadro de la derecha, seleccione el grupo de herramientas Inicio, pulse en la parte derecha de la Barra de desplazamiento vertical para ver la totalidad del cuadro de opciones y haga clic sobre el botón Cambiar nombre, en la parte inferior de este cuadro.
13 Se abre el cuadro de diálogo Cambiar nombre, en el cual sencillamente debemos introducir la nueva denominación. En este caso, y tal y como hemos indicado, escriba la palabra Iniciar y pulse el botón Aceptar.
14 El nuevo nombre se refleja ya en el cuadro de pestañas y grupos. A continuación, cambiaremos la posición de uno de los grupos de esta pestaña. Haga clic sobre el grupo Fuente, pulse sobre el botón Bajar, que muestra una punta de flecha que señala hacia abajo a la derecha del cuadro de pestañas y grupos, y haga clic en Aceptar para aplicar los cambios realizados.
RECUERDE
Todos los programas de la suite permiten al usuario personalizar todavía más la Cinta de opciones creando sus propias pestañas y sus propios grupos de herramientas. Para ello, es preciso utilizar los botones Nueva pestaña y Nuevo grupo respectivamente en la categoría Personalizar Cinta del cuadro de opciones del programa.
Lección 4. La nueva vista Backstage de Microsoft Office
La vista Backstage de Microsoft Office sustituye al menú de archivos en las aplicaciones de la suite. Con respecto a la versión predecesora del producto, podría decirse que la compañía ha reinventado el Botón de Office, que venía a desempeñar este mismo papel de gestión de administración de documentos. Sin embargo, cabe destacar que la nueva vista Backstage va mucho más allá que dicho elemento y en la versión 2010 se presenta como un centro de operaciones desde el cual la preparación y la finalización de los documentos resulta mucho más sencilla e intuitiva.
1 En este sencillo ejercicio, prácticamente informativo, conocerá el contenido común de la nueva vista Backstage de las aplicaciones de Office. Como recordará, esta vista se esconde detrás de la también nueva pestaña Archivo, la cual comparte espacio con las fichas de la Cinta de opciones. La pestaña Archivo cambia de color según la aplicación de Office a la que pertenece, según el color de la interfaz del programa. Así, por ejemplo, en Word es azul, en Excel, verde, en PowerPoint, naranja (1) y en Access, fucsia (2). En esta práctica puede trabajar con cualquier de estas aplicaciones. Para empezar, haga clic sobre la pestaña Archivo. (3)
Aunque se encuentra en la misma línea que las pestañas de la Cinta de opciones, la pestaña Archivo se considera un elemento independiente en la interfaz de Office 2010.
2. La vista Backstage de Microsoft Office se abre mostrando, generalmente, el contenido del comando Información. (4) Este comando contiene las opciones relativas a la protección del documento, a la preparación para ser compartido y a la administración de versiones. En la parte derecha se muestra una miniatura del documento abierto en primer plano y una lista de propiedades referentes al mismo. Como todas estas opciones serán debidamente tratadas en exclusiva a lo largo de este libro, seguiremos estudiando los comandos de la vista Backstage. Los cuatro primero comandos permiten guardar, abrir y cerrar documentos. (5) Estos no contienen opciones puesto que realizan la acción determinada para cada caso. Haga clic sobre el comando Reciente, (6) debajo del comando Información.
Los cuatro primeros comandos de la vista Backstage son también comunes en todas las aplicaciones de la suite y, debido a su uso, se muestran en un tamaño más pequeño.
3 Como su nombre indica, el comando Reciente muestra una lista de los últimos documentos con los que se ha trabajado en el programa. (7) Lógicamente, esta lista se va actualizando a medida que el usuario vaya utilizando distintos archivos. Sin embargo, si usted desea que un documento en concreto permanezca siempre en esta lista puede fijarlo de la siguiente forma: haga clic sobre el icono que muestra un pin en la parte derecha del nombre del archivo reciente. (8)
En el cuadro de opciones del programa puede indicar el número de documentos recientes que debe mostrar la vista Backstage.
4 El documento se sitúa en la primera posición de la lista, en una sección separada del resto de archivos. Observe que el icono del pin ha cambiado, y ahora es de color azul y se muestra gráficamente “clavado” en el panel. (9) La opción situada en la parte inferior del panel, que se encuentra por defecto desactivada, permite situar nuevos accesos a documentos recientes en el panel de comandos, es decir, en el de la izquierda de la vista Backstage. Haga clic en la casilla de verificación de esta opción, denominada Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (10)
5 Observe lo que ha ocurrido. En la parte superior del panel de comandos, por debajo de los destinados al almacenamiento, el cierre y la apertura de archivos, se han situado los cuatro primeros documentos de la lista de archivos recientes. (11) ¿Por qué cuatro? Porque es el número que el programa establece por defecto. Sin embargo, usted puede aumentar o disminuir este valor si así lo desea. Para ello, sólo debe introducir el número que necesite en el cuadro de texto situado a la derecha de la opción Obtenga acceso rápidamente a este número de documentos recientes. (12)
Como ya sabe, dispone también del comando Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Veremos su uso en la lección dedicada al guardado de documentos.
6 Prosigamos con el estudio de los comandos de la nueva y extraordinaria vista Backstage. Haga clic sobre el comando Nuevo. (13)
7 Tal y como se verá en su momento, desde este comando es posible crear nuevos documentos en blanco, así como basados en plantillas o en otros documentos existentes. Haga clic ahora sobre el comando Imprimir. (14)
8 Microsoft ha centralizado en la vista Backstage todas las opciones relacionadas con la impresión y la preparación previa de los documentos. El usuario agradece la inclusión en este mismo espacio de todas las opciones de configuración y de diseño de página que antes se encontraban repartidos en distintos menús o grupos de herramientas del programa. Además, la vista previa situada en la parte derecha del panel permite comprobar todos y cada uno de los cambios realizados sobre el documento antes de su impresión. De todo ello nos ocuparemos más adelante en este libro, por lo que pulse ahora sobre el comando Compartir. (15)
Tanto las opciones incluidas en el comando Compartir como la ayuda del programa serán tratadas en su debido momento en este manual.
9 Todas las opciones referentes al envío y al almacenamiento especial de los documentos se encuentran en este comando. Cabe destacar que las tres primeras opciones del apartado Compartir, Enviar mediante correo electrónico, Guardar en SkyDrive y Guardar en SharePoint, son comunes en todas las aplicaciones de la suite; el resto varían según el tipo de documento generado en cada programa. En cuanto al apartado Tipos de archivo, el número de opciones también suele variar de un programa a otro, aunque las denominadas Cambiar el tipo de archivo y Crear documento PDF/XPS son comunes en todas las aplicaciones. Pulse sobre el comando Ayuda. (16)
10 Elemento imprescindible en cualquier aplicación informática, sea del tipo que sea, la ayuda se presenta en la versión 2010 de Office como el mejor aliado para el usuario, tanto durante los primeros pasos con la aplicación como cuando ya se conocen las principales funciones y se desea obtener información más avanzada. Además del cuadro de ayuda, en el cual se encuentra la descripción y el funcionamiento de todas las opciones del programa, se proporciona acceso a Internet para consultar las novedades de cada programa y encontrar otros recursos para aprender. En el panel de la derecha puede consultar toda la información referente a la versión del producto y a su legalidad. Los tres últimos comandos de la vista Backstage permiten, por este orden, obtener complementos para el programa, acceder al cuadro de opciones, con el que ya hemos trabajado en alguna ocasión, y salir de la aplicación. Para terminar este ejercicio, haga clic sobre el comando Salir.
RECUERDE
Es importante saber que, si está trabajando con algún documento y ejecuta el comando Salir sin antes almacenar los cambios, el programa le preguntará si desea guardar estas modificaciones.
Lección 5. La Barra de estado
El último elemento de la interfaz visible de las aplicaciones de Office 2010 que queremos tratar en exclusiva en este libro es la Barra de estado. Esta barra se encuentra ubicada en la parte inferior del área de trabajo y podríamos decir que tiene dos cometidos: mostrar información acerca del estado del documento y permitir la gestión de la visualización del mismo mediante las distintas vistas y el zoom.
RECUERDE
La Barra de estado es uno de los elementos de la interfaz de los programas de Office que ha estado presente desde los orígenes de la suite. Esta barra ha ido evolucionando en cuanto a su finalidad hasta llegar a su estado actual, un centro de información relativa al documento con el que se está trabajando.
1 En este ejercicio conocerá cómo gestionar la Barra de estado de las aplicaciones de Office. Aunque el contenido de esta barra varía sustancialmente entre los distintos programas de la suite, le mostraremos cómo puede personalizarla y, sobre todo, cómo cambiar la visualización de los documentos. En esta ocasión, puede realizar la práctica sobre cualquier programa Office, aunque nosotros nos basaremos en este caso en Word. La parte izquierda de la Barra de estado se encuentra ocupada por información propia de los documentos generados con la aplicación, como el número de páginas y de palabras o el idioma utilizado como corrector ortográfico. (1) En la parte derecha de la barra se encuentran los comandos de zoom, estos sí, comunes en todas las aplicaciones. Aumente el nivel de visualización arrastrando el control deslizante hacia el signo +. (2)
A diferencia de lo que sucedía en versiones anteriores a la 2007 de los programas de Office, tanto en ésta como en la 2010, la que nos ocupa, no es posible ocultar la Barra de estado.
2 Aunque el documento está en blanco, puede comprobar cómo los márgenes laterales no se visualizan a simple vista, al tiempo que el cursor de edición aumenta su tamaño considerablemente. (3) Además, el valor del zoom reflejado en la Barra de estado muestra el nivel aplicado, seguramente más del 100%. Otra forma de cambiar la visualización de los documentos es accediendo, desde esta misma ubicación, al cuadro de diálogo de Zoom. Para ello, haga clic sobre el valor que refleja actualmente el zoom del documento.
3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Zoom, en el cual podemos elegir entre distintos niveles de visualización para el documento. El campo Porcentaje refleja el valor actual y puede cambiarlo tanto introduciendo desde el teclado el valor deseado como pulsando sobre los botones de punta de flecha superior e inferior para aumentar o disminuir respectivamente punto a punto este nivel. Desde este cuadro de diálogo es posible también acercar la visualización sobre el ancho de la página o sobre el ancho del texto o bien sobre toda la página. Otra opción interesante es la de aplicar el zoom sobre varias páginas. Para ello, deberá desplegar el panel que contiene el comando de la opción Varias páginas y seleccionar el número de páginas que necesita visualizar. (4) La vista previa de la parte inferior nos permite controlar cualquier cambio realizado sobre la visualización de los documentos, tanto sobre la página en sí (5) como sobre el texto. (6) Vamos a devolver el zoom al 100% a nuestro documento. Para ello, pulse sobre el botón de opción 100% del apartado Zoom o bien escriba este valor en el campo Porcentaje. (7) En cualquier caso, haga clic en Aceptar cuando termine para aplicarlo.
4 Los comandos situados a la izquierda de los destinados a la gestión del zoom en los documentos permiten cambiar entre las distintas vistas que ofrece un programa. (8) Estas vistas son distintas para cada una de las aplicaciones, por lo que no realizaremos un estudio detallado de ellas. La personalización de la Barra de estado se lleva a cabo mediante el menú contextual de la misma y permite agregar y ocultar comandos y funciones. Para comprobar cuáles son estos comandos y funciones en el caso de Word, haga clic con el botón derecho del ratón en una zona libre de la barra para desplegar así el correspondiente menú contextual. (9)
Igual que la personalización de la Barra de herramientas de acceso rápido, la inserción de comandos en la Barra de estado es una buena forma de tener a mano aquellas funciones que más se utilicen en cada programa.
5 El menú contextual Personalizar barra de estado muestra, como hemos indicado, la lista de comandos y funciones que pueden visualizarse en dicha barra cuando se ejecutan. Las que se encuentran marcadas con un signo de verificación son las que se encuentran activas, aunque esto no significa que sean todas visibles a la vez. Por ejemplo, en el caso de las firmas, sólo aparecerán cuando usted decida firmar sus documentos, acción común, por otra parte, en todas las aplicaciones de Office. Las tres últimas opciones del menú pertenecen a los comandos situados en la parte derecha de la barra, es decir, a los accesos directos a las vistas del documento y al zoom. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Control deslizante del zoom para ocultarlo. (10)
Lección 6. Personalizar la interfaz de usuario
Microsoft Office 2010 pone a disposición del usuario numerosas opciones que le permitirán personalizar la interfaz de los programas con los que trabaja. La personalización de la interfaz va desde el cambio de apariencia general mediante distintos colores propuestos hasta la visualización en otros idiomas de los comandos, elementos de la interfaz y cuadros de diálogo mediante la instalación de paquetes de idioma, pasando evidentemente por la personalización individual de cada una de las partes que forman la interfaz de las aplicaciones: Barra de herramientas de acceso rápido, Barra de estado, Cinta de opciones…
1 En este ejercicio conocerá la opción común de que disponen las distintas aplicaciones que forman la suite Office 2010 para cambiar su apariencia. Además, también aprenderá a cambiar el idioma en que desea que se muestren sus aplicaciones. Para empezar, debemos acceder al cuadro de opciones del programa. Como los diseños de interfaz propuestos por Office son los mismos para todas las aplicaciones de la suite, puede llevar a cabo la práctica sobre cualquiera de los programas. Una vez abierto, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage y pulse sobre el comando Opciones. (1)
Todas las aplicaciones que forman parte de la suite Office 2010 cuenta con el mismo cuadro de opciones, al cual se accede siempre desde el comando Opciones de la nueva vista Backstage.
2 Se abre de esta forma el cuadro de opciones del programa. La categoría General contiene las opciones de interfaz de usuario, por lo que si no se encuentra en esta categoría, sitúese en ella para poder continuar. (2)
3 La opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar será tratada en exclusiva en la lección siguiente. La segunda de las opciones, Habilitar vistas previas activas, permite mostrar una vista previa de cómo una característica (color, tamaño, efecto, etc.) afecta a un documento sólo situando el puntero del ratón sobre dicha característica, antes de aplicarla definitivamente. Esta opción se encuentra marcada por defecto y así la mantendremos. El siguiente campo, Combinación de colores, es el que nos interesa en este caso, puesto que es el que permite cambiar el color de la interfaz del programa. Despliegue este campo, que muestra por defecto la opción Plateado, pulsando sobre el botón de punta de flecha.
4 Como puede ver, Office 2010 propone tres combinaciones de colores para la interfaz: Azul, Plateado y negro, siendo la segunda, tal y como hemos visto, la que se encuentra seleccionada por defecto. Elija en este caso la combinación Negro y pulse el botón Aceptar del cuadro de opciones para comprobar el cambio en la interfaz.
RECUERDE
Las vistas previas activas fueron una novedad en la versión 2007 de Office. Con sólo pasar el puntero del ratón sobre las diferentes opciones de diseño, ya sean colores, tamaños, tipos de letra, efectos o diseños de páginas, el elemento seleccionado adopta la característica indicada, por lo que el usuario puede realizar las pruebas que sean necesarias antes de aplicarla.
5 El cambio sobre la interfaz es inmediato y, en el caso de la combinación elegida, evidente. (3) El programa sólo aplica la nueva combinación de colores sobre la interfaz, no sobre los cuadros de diálogo y las ventanas. Para comprobarlo, pulse sobre alguno de los iniciadores de cuadro de diálogo disponibles en la Cinta de opciones. (4)
Compruebe por su cuenta también la combinación de colores Azul y mantenga la que le resulte más atractiva.
6 Efectivamente, el cuadro de diálogo muestra el marco en su color original, azul. (5) Cierre el cuadro sin realizar cambios pulsando sobre el botón Cancelar.
7 A continuación, volveremos a acceder al cuadro de opciones del programa para mostrarle otra característica de personalización de la interfaz, aprovechando para devolver al programa su combinación de colores original. Para ello, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Opciones.
8 En el cuadro de opciones, despliegue el campo Combinación de colores y seleccione de nuevo la opción Plateado. (Si lo desea, compruebe por su cuenta el efecto de la combinación Azul sobre la interfaz del programa.)
En la versión 2007 de Office se mejoró notablemente la información en pantalla emergente de los comandos, agregando al simple nombre del comando u opción una breve descripción de la función desempeñada.
9 El campo Estilo de información en pantalla permite elegir si desea o no que se muestre información emergente acerca de los comandos del programa y, en el caso de hacerlo, el modo en que desea visualizarla. Por defecto, se encuentra seleccionada la opción mediante la cual, al situar el puntero del ratón sobre un comando se muestra una descripción emergente de la función que desempeña. (6) Despliegue este campo para ver el resto de opciones que contiene. (7)
RECUERDE
Tenga en cuenta que en la fecha en que se ha realizado este manual el número de idiomas disponibles era bastante reducido y que este número puede haber aumentado en el momento del lanzamiento de la versión definitiva del producto.
10 La opción No mostrar descripciones de características en información en pantalla deshabilita la información emergente, aunque mantiene las etiquetas con el nombre del comando seleccionado. Por el contrario, la opción No mostrar información en pantalla desactiva la aparición de cualquier etiqueta emergente. Mantenga la opción predeterminada y haga clic en Aceptar para salir del cuadro de opciones.
11 En la segunda parte de esta lección le mostraremos cómo personalizar en otro aspecto la interfaz de los programas de Office, concretamente, en cuanto se refiere al idioma en que se muestra dicha interfaz. Debe saber que para contar con otros idiomas disponibles es preciso haber descargado previamente el paquete de idiomas oportuno. Por defecto, al instalar Microsoft Office 2010 desde la web, en su versión beta, la suite se instala sólo en el idioma seleccionado durante la instalación. Veamos cómo obtener otros idiomas. Abra el menú de inicio de Windows, haga clic en el directorio Todos los programas, muestre el contenido de la carpeta Microsoft Office y haga clic sobre la subcarpeta Herramientas de Microsoft Office 2010.
12 De entre el contenido de esta subcarpeta, elija con un clic la opción denominada Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010. (8)
Los paquetes de idiomas incluyen los idiomas que se pueden tanto en la interfaz de los programas como en la ayuda y en el diccionario del mismo.
13 Se abre el cuadro de diálogo Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010, el cual cuenta con dos secciones: una referente a los idiomas disponibles para la edición y otra, a los idiomas de la Ayuda e interfaz de usuario, siendo ésta la que nos interesa en este caso. En los dos cuadros que aparecen en esta sección puede ver los idiomas instalados. Para obtener un nuevo paquete de idiomas, haga clic sobre el vínculo ¿Cómo se pueden obtener más idiomas de Ayuda e interfaz de usuario en Office.com? (9)
14 Se carga en su navegador de Internet el sitio web del Centro de descargas de Microsoft, mostrando el contenido de las descargas disponibles en cuanto a paquetes de idiomas de refiere. En el cuadro de color azul, que muestra el título Detalles rápidos, despliegue el campo Cambiar idioma para ver los idiomas disponibles para esta versión de la suite y elija el que le interese descargar.
15 A continuación, haga clic sobre el botón Cambiar y seguidamente pulse sobre el vínculo Descargar los archivos siguientes. Siga los pasos indicados para la descarga de los ficheros necesarios.
16 Cuando disponga del paquete de idiomas descargado e instalado, éste aparecerá en el cuadro de preferencias de idioma. Vuelva a pulsar sobre el botón de inicio de Windows, haga clic sobre el directorio Todos los programas, abra la carpeta Microsoft Office y, en ella, la subcarpeta Herramientas de Microsoft Office 2010 y pulse sobre la opción Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010.
17 Ahora se trata de seleccionarlo y designarlo como predeterminado. ¿Cómo? Seleccione con un clic el idioma descargado, pulse sobre el botón Subir, que muestra una punta de flecha que señala hacia arriba, y haga clic sobre el botón Aceptar. (10)
También puede pulsar el botón Establecer como predeterminado para asignar el idioma utilizado por defecto.
18 Un cuadro de diálogo nos informa de que ha cambiado la configuración de Office y que, para poder aplicar esta nueva configuración, es preciso cerrar los programas abiertos y volver a abrirlos. Pulse en Aceptar en este cuadro de información y lleve a cabo la acción indicada. (11)
19 Por último, abra cualquier aplicación de Office 2010 y compruebe como, efectivamente, la interfaz se muestra en el idioma especificado como preferente. (12) (13)
Sepa que también puede llevar a cambio el cambio de idioma desde el cuadro de opciones de cualquier programa de la suite, concretamente, desde la categoría Idioma de dicho cuadro.
20 Cuando desee recuperar el idioma inicial u original de las aplicaciones, realice el mismo proceso desde el cuadro Preferencias de idioma de Microsoft Office 2010.
Gestión de documentos
Introducción
Como se ha podido comprobar en las primeras lecciones de este manual, Office 2010 presenta en su novedosa vista Backstage una serie de comandos y funciones comunes en todos los programas que forman parte de la suite. Las opciones destinadas a la gestión y administración de los documentos se encuentran agrupadas en los distintos comandos que componen esta vista, sobre todo en los comandos Nuevo, Imprimir y Compartir.
Cuando hablamos de la gestión de documentos nos referimos concretamente a aquellas características que permiten preparar y finalizar archivos, sea cual sea su destino. Así, pensamos en las opciones de creación, de apertura y de cierre, en los comandos para el almacenamiento y en los distintos modos de compartir la información reflejada en los documentos, como la impresión, la conversión en otros formatos o el envío y la publicación.
Aunque la vista Backstage de Microsoft Office centraliza en un mismo espacio todos los comandos para la gestión de los documentos, principal finalidad de este extraordinario elemento de la suite, la verdad es que todas y cada una de las acciones que se presentarán en esta sección del manual puede llevarse a cabo mediante, como mínimo, otro procedimiento distinto al de dicha vista.
Office 2010 ha ampliado en todas las aplicaciones el número de plantillas que sirven de base para la creación de nuevos documentos. Ésta es sólo una de las novedades que presenta la nueva versión de la suite en cuanto a la creación de archivos. Por lo que se refiere a la apertura y el cierre de documentos, todos los programas de la suite disponen de sendos comandos en la parte superior del panel de la vista Backstage, aunque ya sabe que puede disponer de ellos de forma más directa añadiéndolos a la Barra de herramientas de acceso rápido.
Los comandos para el almacenamiento de los documentos permiten guardar estos documentos en el formato de Office 2010, con la extensión de archivo distinta a la de la versión 2007, o bien en versiones anteriores y en formatos distintos. De esta forma, en el caso de tener que compartir con otras personas los documentos, el usuario se asegura de que no haya problemas de recepción y comprensión en el caso de no contar con la última versión de la suite.
Por último diremos que la versión 2010 de Office proporciona nuevas formas de compartir archivos; desde el envío por correo electrónico hasta la publicación en espacios de la Red, pasando por el almacenamiento especial en SkyDrive. SkyDrive es un espacio compartido en Internet en el cual el usuario puede almacenar sus documentos y compartirlos con otros usuarios.
Lección 7. Crear nuevos documentos
La creación de nuevos documentos en Office se puede llevar a cabo de distintas formas y desde distintas ubicaciones. La vista Backstage de Microsoft Office cuenta con el comando Nuevo, desde el cual es posible crear archivos en blanco, a partir de otros ya existentes o basados en plantillas. El catálogo de plantillas ha sido extensamente renovado en esta versión de la suite. Otra forma de crear nuevos documentos pasa por utilizar los comandos disponibles en los menús contextuales de las distintas ubicaciones del sistema o del escritorio. Así, si la suite Office se encuentra debidamente instalada en el equipo, al pulsar con el botón derecho del ratón en una carpeta, por ejemplo, se despliega un menú contextual en el cual se presentan las distintas opciones para crear documentos en blanco de cualquier programa de la suite.
RECUERDE
Cada aplicación de Office denomina a sus documentos de un modo distinto. Así Excel trabaja con libros, Word, con documentos y Access, con bases de datos. Este nombre se refleja siempre en la Barra de título y, al guardar el documento, suele ser sustituido por una denominación personalizada.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo crear nuevos documentos . Llevaremos a cabo la práctica sobre el generador de presentaciones de la suite, Microsoft PowerPoint, aunque sepa que el procedimiento que seguiremos es aplicable a cualquiera de los programas de Office. Así, empiece esta práctica abriendo el mencionado programa desde el menú de Inicio de Windows.
2 Como ya sabe, todas las aplicaciones de la suite se abren con un documento en blanco, el cual denominan con un nombre de base, en el caso de PowerPoint, Presentación, seguido del número 1. (1) Cada vez que cree un nuevo documento en la misma sesión de trabajo, este número irá incrementando, como veremos a continuación. Haga clic sobre la pestaña Archivo para abrir la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (2)
Aunque comparte espacio con la Cinta de opciones, la pestaña Archivo, que da acceso a la nueva vista Backstage, se considera un elemento independiente en la interfaz de Office.
3 Para crear un nuevo documento en blanco debemos situarnos en el comando Nuevo, por lo que pulse sobre él en el panel de la izquierda de la nueva vista. (3)
4 El panel central se actualiza mostrando las distintas opciones de que disponemos para crear nuevos documentos, en este caso, presentaciones. Este panel se encuentra dividido en dos partes. En la primera se disponen, además de los comandos para crear documentos en blanco, las plantillas y los temas disponibles (4) y en la segunda, las plantillas procedentes de Office.com. (5) Por defecto, se encuentra seleccionada la opción Presentación en blanco, la cual nos interesa en este momento, por lo que manténgala seleccionada y pulse el botón Crear, situado en el panel de la derecha de la vista Backstage. (6)
La opción Presentación en blanco (o su correspondiente en el resto de aplicaciones de Office) del comando Nuevo podría considerarse en sí misma una plantilla. Se trata de la plantilla más simple y genérica y su uso es el más apropiado en aquellos casos en que se empieza trabajar con el programa por su sencillez y porque se puede adaptar a cualquier tipo de documento final.
RECUERDE
La ventaja de crear nuevos documentos basados en otros ya existentes es la posibilidad de aprovechar tanto la estructura o el diseño original como elementos insertados en ellos.
5 Efectivamente, se abre en el área de trabajo del programa un nuevo documento. (7) De hecho este documento en blanco tiene la misma apariencia que el original, aunque difiere en un detalle: su nombre. Compruebe en la Barra de título que el nuevo documento mantiene la misma denominación aunque seguido por el número 2. Ahora podríamos empezar a trabajar sobre el nuevo documento en blanco. Sin embargo, y dado que el uso y el funcionamiento de PowerPoint serán tratados en la última sección de este manual, pasaremos a mostrarle otra forma de crear nuevos documentos. Lo que haremos a continuación será utilizar un documento existente como base para una nueva presentación. Si dispone de alguna presentación de diapositivas guardada en su equipo, puede utilizarla en esta práctica; de no ser así, le recomendamos que descargue desde nuestra página web el archivo denominado Lugares.pptx, archivo que utilizaremos en ésta y en otras lecciones. Cuando disponga de él en su equipo, haga clic de nuevo sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Nuevo.
Sepa que puede abrir al mismo tiempo tantos documentos como necesite.
6 En la primera sección del panel central, Plantillas y temas disponibles, haga clic sobre la opción Nueva a partir de existente. (8)
7 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Nuevo a partir de una presentación existente, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos utilizar como plantilla. Sepa que este cuadro de diálogo es común para todas las aplicaciones de Office; el único rasgo distintivo es el modo en que denomina al documento: Nuevo a partir de un documento existente, en el caso de Word, o Nuevo a partir de un libro existente en el caso de Excel. (9) En este caso, localice el archivo Lugares.pptx si decide utilizar el documento propuesto de ejemplo, selecciónelo con un clic y pulse sobre el botón Crear nuevo. (10)
En el cuadro Nuevo a partir de existente sólo aparecen los archivos creados con el programa con el que se está trabajando, es decir, los que se consideran compatibles con la aplicación.
8 Inmediatamente se carga en el área de trabajo del programa un nuevo documento con el contenido del archivo seleccionado como base. (11) Compruebe en la Barra de título que este nuevo documento se denomina Presentación3, lo que corrobora que no se trata del documento original (Lugares.pptx). Sobre esta copia del documento podemos realizar todos los cambios que precisemos hasta conseguir el resultado deseado. ¿Cómo podemos saber cuántos y qué documentos se encuentran abiertos en estos momentos? Todos los programas de Office disponen en la Cinta de opciones de la pestaña Vista, que contiene el comando Cambiar ventanas. Este comando esconde una lista de todos los archivos abiertos en la misma sesión de trabajo y facilita el paso de uno a otro. Compruébelo. En la Cinta de opciones, haga clic sobre la mencionada Ficha. (12)
Si trabaja sobre Windows 7, otra forma más visual de controlar los documentos que se encuentran abiertos en una aplicación es mediante las miniaturas activas de la Barra de tareas del sistema. Sencillamente situando el puntero del ratón sobre el botón del programa podrá ver una vista previa de los documentos activos y podrá pasar de unos a otros pulsando sobre ellos.
9 Seguidamente, en el grupo de herramientas Ventanas, haga clic en la punta de flecha del comando Cambiar ventanas y compruebe como, efectivamente, se muestran en este caso dos archivos: Presentación2 y Presentación3.
10 Debemos advertirle que el documento en blanco que se carga por defecto al abrir el programa queda sustituido por el siguiente que cree, en el caso, claro está, de no haberlo manipulado. Haga clic sobre el nombre Presentación2 para situarla en primer plano. (13)
11 En cuanto a las plantillas, dado que su contenido varía lógicamente en cada programa, mencionaremos que se utilizan igual que cualquier otro archivo en el que decidamos basar los nuevos documentos. Una buena manera de conocer el funcionamiento y las posibilidades del programa es consultar las denominadas Plantillas de ejemplo. Veamos qué diseños integra la versión 2010 de PowerPoint. Haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Nuevo en la vista Backstage y, en la sección Plantillas y temas disponibles, pulse sobre la opción Plantillas de ejemplo.
12 De inmediato se cargan en el panel central una colección de plantillas de ejemplo, ordenadas alfabéticamente. Le recomendamos que consulte esta amplia colección de plantillas para comprobar la variedad de posibilidades de que dispone. Para crear en este caso una nueva presentación basada en una de estas plantillas, selecciónela en el panel de la vista Backstage (en este ejemplo, la primera de ellas) y pulse el botón Crear.
13 El nuevo documento se carga en el área de trabajo del programa, mostrando en la Barra de título el nombre predeterminado para el documento, en este caso, Presentación4. Mantenga los tres documentos abiertos puesto que nos servirán para practicar en lecciones posteriores con las acciones de cierre y almacenamiento de archivos.
RECUERDE
Todas las plantillas suelen contener diseños, colores, fuentes y efectos de tema, estilos de fondo y contenido, lo que implica que, según sea su cometido, pueden llegar a ahorrar mucho tiempo en la elaboración de los documentos.
Lección 8. Abrir y cerrar documentos
Office proporciona distintos procedimientos para abrir archivos existentes, así como para cerrarlos. La apertura de documentos puede llevarse a cabo desde el comando apropiado de la nueva vista Backstage de Microsoft Office, el comando Abrir, aunque también pueden utilizarse las listas de archivos recientes que encontrará en esta misma vista. En cuanto al cierre de documentos, la acción común en todas las aplicaciones de la suite es dirigirse a la mencionada vista y ejecutar el comando Cerrar. Sin embargo, cabe destacar que algunos de los programas cuentan con un botón de aspa que cierra sólo el documento y otros sólo disponen del aspa que cierra la aplicación.
RECUERDE
Para abrir documentos, todas las aplicaciones de Office disponen de una combinación de teclas que da acceso al cuadro de diálogo Abrir: la combinación Ctrl + A.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo abrir y cerrar documentos en Office. Empezaremos abriendo en el área de trabajo de PowerPoint una presentación en concreto, la que hemos utilizado como plantilla en la lección anterior, Lugares.pptx, y que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si aún no lo ha hecho. Vamos allá. Haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage de Microsoft Office.
2 El comando Abrir forma parte de los comandos comunes de esta vista para todas las aplicaciones de la suite y se encuentra en la parte superior del panel de la izquierda de dicha vista. Pulse sobre el mencionado comando. (1)
En el caso de no estar trabajando sobre Windows 7, el cuadro de diálogo Abrir muestra el contenido de la carpeta Documentos o Mis documentos, según la versión del sistema.
3 El programa da acceso de esta forma al cuadro de diálogo Abrir, también común en todas las aplicaciones de la suite. Por defecto, este cuadro se abre mostrando el contenido de la biblioteca de documentos de Windows, en la cual deberá localizar el archivo que desea abrir. Hágalo, selecciónelo con un clic y pulse el botón Abrir. (2)
4 Observe la Barra de título del programa; efectivamente, el documento abierto es el seleccionado, a diferencia de la práctica que llevamos a cabo en la lección anterior, en la cual utilizamos este mismo documento como plantilla para crear una nueva presentación. Una vez abierto, ¿cómo cerramos el documento? En el caso de PowerPoint, el programa sólo cuenta con un botón de aspa, situado en la parte derecha de la Barra de título del programa. Este botón de aspa cierra la aplicación entera, cerrando a la vez todos los documentos abiertos. Si esto no nos interesa, debemos dirigirnos a la vista Backstage para cerrar sólo el documento activo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse esta vez sobre el comando Cerrar.
RECUERDE
El botón Abrir del cuadro de diálogo del mismo nombre contiene un pequeño menú desplegable que permite la apertura del archivo seleccionado de distintas formas: de sólo lectura, como copia, en una vista determinada, entre otras.
5 Como no hemos realizado ninguna modificación sobre el documento, el programa lo cierra directamente. Sin embargo, si se hubiera dado el caso contrario, la aplicación habría lanzado un cuadro de diálogo advirtiendo de los cambios realizados y solicitando confirmación para almacenarlos. Cerraremos del mismo modo otro de los documentos de los que se encuentran abiertos en un segundo plano. Para ello, sitúese en la ficha Vista de la Cinta de opciones, despliegue el comando Cambiar ventanas y pulse sobre el documento denominado Presentación2 para situarlo en primer plano. (3)
6 Como recordará, éste fue el primer documento en blanco que creamos. Haga clic una vez más sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar. (4)
El requisito imprescindible para que un documento aparezca en la lista de archivos recientes de la vista Backstage de Microsoft Office es que dicho archivo se encuentre o haya sido almacenado por el usuario en el equipo. Los documentos no guardados no se reflejan nunca en esta lista.
7 Ahora imagine que desea volver a trabajar con alguno de los documentos utilizados. En estos casos, lo mejor y más rápido es dirigirse a la lista de archivos recientes de la aplicación. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Reciente. (5)
8 Según los documentos con los que haya trabajado en el programa, esta lista será más o menos larga. Para abrir alguno de los archivos aquí reflejados, en este caso, la presentación Lugares. pptx, haga clic sobre él. (6)
9 El archivo vuelve a abrirse sin problemas. (7) Termine este sencillo ejercicio desplegando una última vez la vista Backstage y pulsando sobre el comando Cerrar. (8)
Si marca la opción Obtener acceso rápido a este número de presentaciones recientes situada en la parte inferior del panel de archivos recientes contará también con una lista reducida de los últimos documentos utilizados en el panel de la izquierda de la vista Backstage.
Lección 9. Guardar documentos
El almacenamiento de archivos resulta imprescindible en aquellos casos en que el usuario desee mantener el trabajo realizado. Cada aplicación de Office 2010 guarda sus documentos con una extensión o un formato distintos. Así, los archivos creados con Word muestran la extensión docx, los realizados con Excel se etiquetan con el formato xlsx, las bases de datos de Access tienen como extensión accdb y los archivos creados y guardados con PowerPoint muestran el formato pptx. Cualquiera de las aplicaciones de la suite, sin embargo, permite guardar en formatos distintos a los predeterminados los documentos creados, como veremos en esta lección.
RECUERDE
Por defecto, los documentos (Word), las hojas de cálculo (Excel) y las presentaciones (PowerPoint) creados en la versión 2010 de la suite Office se almacenan con formato XML. De ahí se desprende que a las extensiones de archivo propias de la versión 2007 de estos programas (doc, xls y ppt) se haya agregado en la versión actual una X (docx, xlsx y pptx).
1 En esta lección le mostraremos las distintas formas de guardar los trabajos realizados en Office 2010. Todas las aplicaciones que forman parte de la suite cuenta con tres comandos básicos que permiten almacenar los documentos y el procedimiento a llevar a cabo es idéntico en todas ellas. Así, la primera vez que se almacena un documento, es posible utilizar cualquiera de los comandos disponibles: el situado en la Barra de herramientas de acceso rápido, los comandos Guardar y Guardar como de la nueva vista Backstage e, incluso, la combinación de teclas Ctrl + G. Todos ellos le conducirán al cuadro de diálogo Guardar como, en el cual deberá indicar una ubicación y un nombre para el archivo. Empezaremos trabajando con el documento Presentación4, que creamos basado en una de las plantillas de ejemplo en un ejercicio anterior. Como todavía no ha sido almacenado, haga clic en este caso sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)
Si es la primera vez que almacena un documento también puede utilizar la combinaciñon de teclas Ctrl + G para acceder al cuadro de diálogo Guardar como.
2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, común en todas las aplicaciones de Office. (2) Como hemos indicado, en este cuadro debemos seleccionar la ubicación en la que deseamos guardar el documento, introducir un nombre para el mismo y elegir, en el caso en que sea necesario, un formato distinto al predeterminado, cosa que no haremos en esta ocasión. A modo de práctica, vamos a guardar la presentación en el Escritorio del sistema. Para ello, pulse en la parte superior de la Barra de desplazamiento vertical de la lista de carpetas de este cuadro y haga clic sobre el elemento Escritorio. (3)
3 Si se trata de un documento en blanco, el programa propone como nombre, en el campo Nombre de archivo, la denominación predeterminada, la que aparece en la Barra de título. Ahora bien, si el archivo tiene contenido, la aplicación propone como nombre la primera frase que localiza en el mismo. En este caso, y si usted también eligió en su momento la plantilla de ejemplo Álbum de fotos clásico, muestra como nombre precisamente el término Álbum de fotos clásico. pptx. Seleccione el nombre del archivo y escriba sólo la palabra Fotos. (4)
4 La extensión corresponde al formato de archivo de PowerPoint 2010 y así la mantendremos, por lo que pulse el botón Guardar para almacenar el documento.
Todas las aplicaciones de Office muestran como tipo de archivo predeterminado en el cuadro de diálogo Guardar como la extensión propia de la versión actual.
5 Compruebe ante todo el cambio en la Barra de título del programa, en la cual se refleja el nombre asignado al documento, Fotos.pptx. (5) Una vez almacenado el documento, a medida que vaya realizando cambios en él, puede ir guardándolos desde el mismo comando utilizado de la Barra de herramientas de acceso rápido. El uso de este comando ya no abrirá el cuadro de diálogo Guardar como, como comprobaremos más adelante. Lo que haremos a continuación es almacenar esta misma presentación con un nombre distinto. Con ello conseguiremos una copia exacta del documento original sobre el cual podremos realizar modificaciones sin temor a perderlo. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar como. (6)
6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, mostrando las presentaciones almacenadas en la última ubicación seleccionada, en este caso, el Escritorio. (7) En el campo Nombre de archivo, escriba el término Fotos modificado y pulse el botón Guardar para almacenar la copia del documento Fotos. (8)
El comando Guardar como no dispone de ninguna combinación de teclas que abra el cuadro de diálogo del mismo nombre.
7 El nuevo documento, Fotos modificado.pptx, reemplaza en el programa al archivo original, Fotos.pptx, aunque éste continúa existiendo en la ubicación en la que ha sido guardado. (9) A continuación comprobaremos el efecto del comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido del programa una vez el documento ya ha sido almacenado. ¿Cómo llevaremos a cabo esta comprobación? Realizando algún cambio sobre la presentación actual. Vamos allá. (Tenga en cuenta que el último apartado de este manual está dedicado íntegramente a las funciones más utilizadas de PowerPoint, por lo que la tarea que llevaremos a cabo a continuación no será ni descrita ni comentada en este capítulo.) En el panel de diapositivas, situado a la izquierda del área de trabajo, haga clic sobre la segunda diapositiva y pulse la tecla Suprimir de su teclado.
8 Una vez realizado el cambio, pulse sobre el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y compruebe como, visualmente, no ocurre nada, aunque el programa almacena debidamente la modificación. Para comprobarlo, lo mejor que podemos hacer es cerrar este documento y volver a abrirlo. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
9 A continuación, muestre de nuevo la vista Backstage, visualice la lista de archivos recientes y haga clic sobre la presentación denominada Fotos modificado.pptx. (10)
Si opta por pulsar el botón Guardar, la próxima vez que abra el archivo éste no se mostrará actualizado.
10 Efectivamente, la presentación cuenta en este caso con 6 diapositivas, cuando el original mostraba 7. Ahora comprobaremos qué sucede cuando se han realizado cambios sobre un documento y éste intenta cerrarse sin antes almacenarlos. Haga clic sobre cualquiera de las diapositivas de la presentación actual, pulse de nuevo la tecla Suprimir de su teclado para eliminarla, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Cerrar.
11 El programa se cerciora de que está intentando cerrar el documento sin haber almacenado los cambios realizados en él. Por esta razón, lanza un cuadro de diálogo en el cual usted puede elegir si desea o no guardar estas modificaciones. En este caso, haga clic en Guardar para realizar el almacenamiento y cerrar la presentación. (11)
12 Hasta el momento hemos podido comprobar que el programa almacena por defecto los documentos en el formato propio. Sin embargo, debe saber que Office 2010 proporciona muchas otras opciones de formato para guardar los trabajos realizados. Aunque algunas de estas opciones de formato son distintas según la aplicación con la que se esté trabajando, no queremos terminar sin mostrarle dónde encontrar todas estas posibilidades y en qué consisten algunas de ellas. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse en esta ocasión sobre el comando Compartir. (12)
El tipo de archivo OpenDocument, con la extensión .odp, es compatible con PowerPoint 2010, aunque es posible que se perciban algunas diferencias en cuanto su formato y el acceso a algunas características del programa.
13 La sección Tipos de archivo es la que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo. (13)
14 Evidentemente, los tipos de archivo presentados en esta opción se adaptan al formato generado por la aplicación con la que está trabajando. (14) Así, en este caso, se muestran en la primera sección los tipos de archivos de presentación disponibles. Entre estos tipos se encuentra el formato en una versión anterior, común en todas las aplicaciones de Office 2010, opción que se estudiará con total detenimiento en la siguiente lección. Terminaremos este ejercicio cerrando el documento actual. Para ello, en la misma vista Backstage, haga clic sobre el comando Cerrar y compruebe que ahora no dispone de ningún documento abierto en PowerPoint.
Lección 10. Guardar en versiones anteriores
Otra de las posibilidades en cuanto al almacenamiento de archivos común en todas las aplicaciones de Office 2010 es el guardado en versiones anteriores. Tanto la versión actual como la 2007 permiten al usuario almacenar sus archivos en la versión denominada 97-2003, cuya extensión es .doc, con la cual aquellas personas que cuenten como mínimo con la versión 2000 de Office podrán abrir sin problemas los documentos creados con Office 2010.
RECUERDE
Aunque la versión 2010 de la suite de Microsoft permite almacenar los archivos en múltiples formatos, incluidos los correspondientes a las versiones anteriores de la suite, Office 2010 no permite guardar documentos en el formato de Microsoft Office 1995. La razón es muy sencilla: las diferencias en cuanto a funciones y características entre las versiones 95 y 2010 son tantas que no sería posible compatibilizar ambos formatos.
1 En este sencillo ejercicio, aprenderá a guardar un archivo creado sobre Office 2010 en una versión anterior a Office 2007. De hecho, cabe señalar que esta característica de almacenamiento en versiones anteriores de la suite fue presentada como novedad en la versión 2007. Antes de empezar debemos advertirle que, aunque se ha incluido esta función en el apartado de características comunes de la suite, los pasos presentados pueden variar ligeramente según la aplicación utilizada. Así, nuestra práctica será válida únicamente para las siguientes aplicaciones: Excel, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. Más adelante mencionaremos el proceso a seguir para el resto de los programas de la suite. Empezaremos pues accediendo a Excel para abrir en él un documento creado sobre la versión 2010 del programa. El libro que utilizaremos se denomina Discoteca.xlsx y puede descargarlo antes de continuar desde nuestra página web. Aun así, ya sabe que si dispone de cualquier otro archivo con esta extensión también puede utilizarlo sin problemas. Abra Excel desde el menú de inicio de Windows, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Abrir. (1)
2 Accedemos así, como recordará, al cuadro de diálogo Abrir, en el cual debemos localizar y seleccionar el archivo que deseamos obtener. En este caso, localice y seleccione el libro Discoteca. xlsx o, en su defecto, cualquier otro de que disponga en este formato, y pulse sobre el botón Abrir. (2)
La combinación de teclas que permite acceder al cuadro de diálogo Abrir en Office 2010 es Ctrl + O.
3 Ya disponemos del documento abierto en el área de trabajo de Excel. Para iniciar el proceso de almacenamiento en una versión anterior a la actual debemos dirigirnos a la nueva vista Backstage de la suite. Así es que pulse sobre la pestaña Archivo y, en esta ocasión, haga clic sobre el comando Compartir. (Si está trabajando con Access, la opción que debe utilizar en este mismo comando Compartir es Guardar base de datos como. Por otro lado, si el programa que utiliza es Project, la opción adecuada será Guardar proyecto como archivo.)
4 En el panel central de este comando, haga clic sobre la opción Cambiar el tipo de archivo.
5 Efectivamente, la segunda opción del panel Cambiar el tipo de archivo es la que nos interesa en este caso. Es evidente que en cada una de las aplicaciones mencionadas el nombre de la opción se adaptará al tipo de documento que se genere. Así, en este caso, la opción se denomina Libro de Excel 97-2003, mientras que en Word la opción será Documento de Word 97-2003 (3) y en PowerPoint será Presentación de PowerPoint 97-2003, (4) etc. Pulse en este caso sobre la correspondiente opción en Excel. (5)
Los formatos de archivo que aparecen a la derecha de la vista Backstage al seleccionar la opción Cambiar el tipo de archivo son los mismos que se reflejan en el cuadro Guardar como.
6 Inmediatamente, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual podemos elegir una ubicación y asignar un nuevo nombre al documento. Compruebe como en el campo Tipo se refleja el formato de archivo seleccionado en el paso anterior. Mantendremos en este caso todas las opciones tal y como están, por lo que pulse sobre el botón Guardar. (6)
Al guardar un archivo en una versión anterior dispondrá de dos documentos idénticos con formatos distintos.
7 El programa lanza el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad, función que fue presentada como novedad también en la versión 2007 de la suite Office. (7) Gracias a esta función es posible saber de antemano qué características no se admiten en versiones anteriores de la aplicación. Como nos ocuparemos de esta función más adelante en este manual, haga clic sobre el botón Continuar para convertir definitivamente el archivo.
8 Compruebe que, en la Barra de título del programa, se muestra ya el nombre del archivo convertido con la nueva extensión (.xls). Tenga en cuenta que el documento en la versión original no ha desaparecido, sino que continúa guardado en su ubicación de origen. Termine este ejercicio cerrando la hoja de cálculo actual.
RECUERDE
Tanto InfoPath Designer como OneNote omiten el uso del comando Compartir y utilizan el comando Guardar como. En el panel Seleccionar formato, deberá elegir el formato de archivo anterior en el que desee almacenar el archivo.
Lección 11. Consultar las propiedades de un documento
Como ya habrá tenido la oportunidad de comprobar a lo largo de las prácticas realizadas hasta el momento, la vista Backstage es mucho más que un simple panel de comandos. Una de las características que proporciona el uso de este nuevo elemento en Office es la posibilidad de consultar directamente las propiedades de un documento abierto en el área de trabajo, incluida una pequeña vista previa del mismo. Las propiedades que se reflejan en la vista Backstage son aquellas que en versiones anteriores de la suite se presentaban sólo en el cuadro de diálogo Propiedades.
RECUERDE
Cabe señalar la diferencia que existe entre la vista previa de la sección de propiedades del comando Información y la que se presenta al pulsar sobre el comando Imprimir de la vista Backstage. La vista previa de impresión implica sólo el contenido del documento abierto, mientras que la miniatura incluida en las propiedades incluye la interfaz del programa.
1 En esta lección le mostraremos a modo de consulta dónde puede encontrar las propiedades de un documento abierto y cómo puede acceder al cuadro de diálogo de propiedades del mismo. Vamos a trabajar en este caso sobre un documento de texto, creado con Word 2010, aunque sepa que puede llevar a cabo la práctica en cualquier otro programa, puesto que la característica relativa a la información de los archivos está presente en todas las aplicaciones de la suite. Para empezar, abra Word desde el menú de inicio de Windows.
2 El documento que utilizaremos se encuentra disponible en nuestra página web con el nombre Lectura obligatoria.docx. Si lo desea, puede descargarlo y guardarlo en su equipo o bien utilizar cualquier otro archivo de que disponga con este mismo formato. Haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Abrir.
3 En el cuadro de diálogo Abrir, localice y seleccione el documento que desee utilizar y pulse el botón Abrir.
4 El documento se abre en el área de trabajo de Word 2010. (1) A continuación vuelva a mostrar la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Información. (2) (Puede ser que la vista Backstage se despliegue mostrando ya el contenido de este comando.)
5 El panel de la derecha de la vista Backstage es el que nos interesa. Como puede comprobar, en la parte superior se muestra una miniatura o vista previa de la interfaz del programa con el documento abierto en primer plano en estos momentos. A continuación, se listan las propiedades del documento, organizadas en cuatro apartados: Propiedades, Fechas relacionadas, Personas relacionadas y Documentos relacionados. Todos estos apartados son comunes en todas las aplicaciones de la suite Office y todos cuentan con las mismas opciones. Sin embargo, cabe señalar que las características incluidas en el apartado Propiedades varían en función del tipo de documento abierto. Este apartado muestra las propiedades relacionadas directamente con el contenido del archivo y algunas de ellas se pueden editar desde este mismo panel, como es el caso del título, las etiquetas o los comentarios. Para ello, haga clic a modo de ejemplo sobre el vínculo Agregar etiqueta. (3)
6 El campo seleccionado se pone en modo de edición, lo que indica que puede escribir directamente el texto que desee. En este caso, escriba la palabra material y pulse la tecla Retorno. (4)
7 El apartado Fechas relacionadas está formado por tres opciones: la fecha de la última modificación del archivo, la de creación y la de la última impresión. (5) En cuanto al apartado Personas relacionadas, el panel muestra el nombre del autor del documento y, en el caso de existir, el nombre de la persona que ha realizado la última modificación del mismo. (6) El último de los apartados, Documentos relacionados, incluye un vínculo que abre la ubicación en la que se encuentra el archivo abierto. Haga clic sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos para comprobarlo. (7)
Las etiquetas son palabras clave que utiliza el sistema para localizar documentos mediante la función de búsqueda.
Si sitúa el puntero del ratón sobre el vínculo Abrir ubicación de archivos, en el apartado Documentos relacionados del panel de propiedades, aparece una etiqueta emergente que muestra la ruta de archivo correspondiente, es decir, la ubicación en la que se encuentra almacenado.
8 Se abre de esta forma la ventana de la carpeta que contiene el documento en cuestión. Una vez realizada la comprobación, pulse sobre el botón de aspa de dicha ventana para cerrarla.
9 Seguramente habrá observado que el nombre del apartado Propiedades muestra una punta de flecha. Esto indica que en él se esconde algún tipo de menú de opciones. Pulse sobre la mencionada punta de flecha para comprobarlo. (8)
10 Efectivamente, este apartado cuenta con tres opciones: la primera permite mostrar el denominado Panel de documento para poder editar las propiedades principales del documento. Este panel se sitúa horizontalmente en la parte superior del documento abierto. La segunda opción abre el cuadro de propiedades avanzadas, en el cual se incluyen todas y cada una de las propiedades mostradas en este panel además de otras que por espacio no aparecen aquí. Por último, la opción Mostrar todas las propiedades amplía la información del panel con aquellas propiedades del documento consideradas como no relevantes. Pulse sobre esta tercera opción y compruebe el cambio sobre el panel de propiedades. (9)
11 Efectivamente, la lista de propiedades en los tres primeros apartados se amplía con nuevos datos, como la plantilla en la que se basa el documento o el nombre del administrador del equipo. Vuelva a desplegar el menú de opciones del apartado Propiedades y pulse esta vez sobre la opción Mostrar el panel de documentos. (10)
Desde el Panel de documentos puede completar o modificar todas las características del documento. Los cambios se reflejarán después en la vista Backstage.
12 El Panel de documentos, elemento de la interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010, se sitúa en la parte superior del documento. (11) En él puede completar todas aquellas propiedades que en el panel de propiedades de la vista Backstage no es posible editar. Complete o modifique si lo desea los campos de este panel y ciérrelo pulsando sobre el botón de aspa del extremo derecho de su cabecera.
La etiqueta Propiedades del documento que encabeza el Panel de documentos abre también el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas.
13 No queremos terminar sin acceder al cuadro de diálogo de propiedades del documento. Cabe recordar que este cuadro era la única forma de que disponía el usuario de versiones anteriores de la suite Office para consultar las propiedades de sus documentos. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, muestre si no está activo, el contenido del comando Información y, tras desplegar el menú del apartado Propiedades del panel de la derecha, haga clic sobre la opción Propiedades avanzadas. (12)
14 Se abre el cuadro Propiedades de…, que cuenta con cinco pestañas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar. (13) En la primera de ellas se muestran propiedades no editables ni modificables, como la ubicación, el tamaño y las fechas de creación, modificación y acceso. En la pestaña Resumen se repiten las propiedades que se incluyen en el apartado Propiedades de la vista Backstage; en este caso, dichas propiedades sí se pueden completar o modificar. (14) La ficha Estadísticas contiene muchos datos relativos a la forma y a la edición del documento. Además de las fechas de creación, modificación, último acceso e impresión, datos que se reflejan en el apartado Fechas relacionadas de la vista Backstage, se muestra también en el apartado Estadísticas información más concreta o precisa del contenido del documento; en el caso de Word, se presenta una lista con el número de páginas, de párrafos, de líneas o de palabras del archivo. (15) La penúltima ficha, Contenido, muestra el tipo de contenido del documento, si cuenta con un título entre otros datos y, por último, la ficha Personalizar permite asignar ciertos datos concretos al documento, como un nombre, un tipo o un valor. Salga de este cuadro pulsando el botón Aceptar.
15 Por último, pulse sobre la pestaña Inicio de la Cinta de opciones para dar así por terminado este ejercicio.
Lección 12. Imprimir documentos
La impresión de documentos se lleva a cabo en Office 2010 desde la nueva vista Backstage. La principal ventaja que presenta trabajar con esta nueva vista en el proceso de impresión es la posibilidad el resultado final al instante, sobre la completa vista previa del documento en cuestión. Los aspectos relacionados con la configuración de la página que antes se llevaban a cabo precisamente desde el cuadro de diálogo Configuración de página, en la última versión de Office se reúnen en el comando Imprimir de la mencionada vista, aunque cabe señalar que desde esta ubicación también es posible abrir el cuadro de configuración de página para modificar aspectos más concretos de la preparación antes de la impresión.
RECUERDE
En el comando Imprimir de la vista Backstage, dentro del apartado Impresora, aparece el vínculo Propiedades de impresora. Este vínculo abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, desde el cual puede consultar y cambiar, si es necesario, las características del dispositivo de impresión instalado en su equipo.
1 En esta lección conocerá las grandes ventajas de la vista Backstage en cuanto a la preparación de un documento para su impresión. Continuamos trabajando en Word, con el documento Lectura obligatoria.docx, que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si todavía no dispone de él. Este documento consta de un título, un texto y un gráfico o diagrama. Empecemos. Pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir. (1)
Cabe señalar que las opciones incluidas en el primer comando de la configuración son distintas en cada programa, según el tipo de documento generado.
2 Este comando está formado por dos paneles: el de preparación e impresión y el de vista previa. La vista previa muestra por defecto una sola página a un nivel de zoom determinado. Este nivel de zoom se adapta al contenido de la página de manera que se pueda visualizar todo el contenido. Puede cambiar, si lo desea, este nivel de zoom mediante los botones – y + situados en ambos extremos de la barra deslizante, en la parte inferior de la vista previa, o bien utilizando directamente dicho control deslizante. Además, dispone de otra forma de cambiar la visualización del documento en este panel: se trata de utilizar el comando Toda a la página, situado a la derecha de la barra deslizante del zoom. Este comando lo que hace es devolver la vista completa predeterminada a la página en el caso en que sobre ésta se haya modificado el zoom. En la parte inferior izquierda de la vista previa se encuentran los controles que permiten saltar de una página a otra, en el caso de Word y Excel, o de una diapositiva a otra, en el caso de PowerPoint, o de un registro a otro en el caso de Access. El tipo de documento generado por cada programa implica diferencias básicas en cuanto a las opciones de configuración del comando Imprimir. En cualquier caso, la primera opción del apartado Configuración siempre es la que permite indicar el número de páginas que se desea imprimir. Despliegue este campo, que por defecto muestra la opción Imprimir todas las páginas. (2)
RECUERDE
El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Así, por ejemplo, si necesitar imprimir de la página 1 a la 16 y, después, las páginas concretas 18, 20, 22 y 26, debería indicarlo de la siguiente forma: 1-16,18,20,22,26.
3 Compruebe que, además de indicar las páginas que se desea imprimir, también es posible especificar que se impriman ciertos elementos incluidos en el documento, como las propiedades o las revisiones. En este caso, mantenga seleccionada la primera opción pulsando de nuevo sobre la punta de flecha del comando.
4 Si necesita imprimir sólo un intervalo de páginas determinado, tanto de páginas consecutivas como aleatorias, puede indicarlo directamente en el campo Páginas. Si las páginas son consecutivas, deberá escribir el número de la primera página y de la última del intervalo separados por un guión. (3) Ahora bien, si son páginas salteadas, deberá separar el número de dichas páginas mediante comas. La impresión a una cara o a doble cara se puede especificar en el siguiente campo. (4) Cuando el documento cuenta con más de una página y usted solicita más de una copia, tiene la opción de configurar el intercalado de las mismas. (5) Por defecto, la impresión se lleva a cabo intercalada, lo que significa que el programa realiza las copias de todo el documento; por el contrario si decide no intercalar las páginas, el programa realizará las copias por páginas. En cuanto a la orientación del documento, ésta por defecto se establece siempre vertical. Haga clic sobre la punta de flecha del campo Orientación vertical y haga clic sobre la opción Orientación horizontal.
Si decide imprimir sus documentos a doble cara, sepa que puede decidir a partir de qué lado, más largo o más corto, se voltearán las páginas, así como si prefiere situar manualmente el papel en la impresora cuando el programa solicite la impresión de la segunda cara.
5 En este caso puede comprobar la gran ayuda a nivel de control del documento en el momento del cambio de orientación. (6) Si está trabajando sobre el documento Lectura obligatoria. docx puede ver como el gráfico situado en la parte inferior de la página ha desaparecido por motivos de espacio, lo que significa que el programa ha añadido una nueva página (compruébelo en los controles que permiten el salto entre páginas, que ahora muestra 2 páginas). Haga clic sobre la punta de flecha situada a la derecha del campo 1 de 2 para visualizar la segunda página del documento (7) y regrese del mismo modo a la primera. (8)
Tenga en cuenta que si modifica el tamaño del papel en el campo que muestra la opción A4 debe asegurarse de que su impresora admite el tipo de papel especificado.
6 El siguiente campo se utiliza para cambiar el tamaño del papel en el que se pretende imprimir el documento. (9) Este tamaño es por defecto A4. A continuación, puede personalizar los márgenes del documento desde el campo Márgenes personalizados. (10) Despliéguelo para comprobar las opciones que contiene.
7 El programa propone una serie de márgenes predeterminados que puede elegir si lo desea con un clic en este menú. Cada una de estas combinaciones de márgenes muestra los valores de los cuatro márgenes del documento: superior, inferior, izquierdo y derecho. En el caso en que ninguna de estas combinaciones le satisfaga para su documento, puede acceder al cuadro de configuración de la página e indicar manualmente los valores que necesita. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Márgenes personalizados.
8 Se abre de esta forma el cuadro de diálogo Configurar página, mostrando el contenido de la ficha Márgenes. (11) En la primera sección de esta ficha puede introducir manualmente los valores para los cuatro márgenes, así como indicar la posición a tener en cuenta para una posible encuadernación del documento y la posición del margen interno en el caso de trabajar con páginas enfrentadas. En la sección Vista previa de esta misma ficha puede ir controlando los cambios realizados. Realice si lo necesita estos cambios y, cuando termine, pulse el botón Aceptar del cuadro de configuración.
9 La última opción de configuración es la que permite establecer el número de páginas que desea imprimir por hoja. Tenga en cuenta que, según el contenido, el resultado puede no ser el esperado en el caso de indicar un número demasiado elevado de páginas en una misma hoja. Esto es debido a que el programa reduce lógicamente el tamaño del contenido de las páginas para conseguir que se muestren según la opción seleccionada. Pulse sobre la punta de flecha del último comando para comprobar las opciones disponibles (12) y, una vez realizada la comprobación, ocúltelas pulsando sobre el mismo botón.
En el campo Copias situado a la derecha del botón Imprimir puede indicar el número de copias del documento que desea imprimir.
10 El vínculo Configurar página, situado en la parte inferior de las opciones de configuración, permite abrir en cualquier momento el cuadro de diálogo del mismo nombre y realizar en él todos los cambios que considere oportunos. Una vez preparado el documento para su impresión, ya puede ejecutar el proceso. Para ello, sencillamente pulse sobre el botón Imprimir, situado en la sección Imprimir. (13)
11 Tenga en cuenta que, al realizar la impresión desde la vista Backstage, ésta se lleva a cabo directamente, sin pasar por ningún cuadro de diálogo. Esto se debe a que el programa considera que y ha configurado el documento en todos los aspectos desde este panel. La impresión se efectúa sin problemas, según el dispositivo instalado y configurado en su equipo, y cuando finaliza el documento se muestra, con los cambios de configuración realizados en el área de trabajo del programa. Terminaremos este ejercicio cerrando Word almacenando los cambios realizados en el documento. Pulse sobre el botón de aspa de la Barra de título del programa y, en el cuadro de diálogo en el que se solicita confirmación para el almacenamiento, pulse sobre el botón Guardar. (13)
RECUERDE
En el cuadro de opciones de cada programa de la suite encontrará, tanto en la categoría Mostrar (apartado Opciones de impresión) como en la denominada Avanzadas (apartado Imprimir), opciones muy concretas relacionadas con la impresión de documentos. Resulta interesante conocer algunas de estas opciones par afinar todavía más la obtención en papel de sus archivos.
Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS
La opción Crear documento PDF/XPS del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 forma parte de todas las aplicaciones de la suite. Tanto el formato PDF, propiedad de Adobe, como el formato XPS, propiedad de Microsoft, consiguen documentos que representan copias idénticas a un original creado con cualquiera de los programas de Office, con la ventaja de que conserva las fuentes, el formato y las imágenes de este original y se puede visualizar en la mayoría de los equipos, aun sin contar con la suite Office instalada. Otra de las ventajas de los documentos en PDF o XPS es que su contenido no puede ser modificado si no es desde programas especiales. Existen programas gratuitos que se pueden obtener desde Internet que permiten la visualización de estos tipos de documentos: Adobe Reader para los documentos en PDF y el Visor de XPS para los documentos en XPS. En resumen, los formatos PDF y XPS son ideales para compartir e imprimir documentos de todo tipo.
RECUERDE
PDF son las siglas del término en inglés Portable Document Format, desarrollado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Por su parte, XPS son las siglas del término en inglés XML Paper Specification, un formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.
1 En esta lección aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. En este caso, trabajamos con el documento de Excel Discoteca.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (1)
En la versión 2007 de Office, la opción PDF o XPS, equivalente a la opción Crear documento PDF/XPS de la versión 2010, sólo estaba disponible previa instalación de un complemento de Microsoft para programas de la suite Office.
2 En la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Compartir. (2)
3 En la misma sección desde la cual es posible guardar documentos en otros formatos se encuentra la opción que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Crear documento PDF/ XPS. (3)
4 El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS. (4)
Los archivos PDF se visualizan con el visor de Adobe denominado Reader, una aplicación que puede descargarse de forma gratuita desde la página web de la compañía: www.adobe.es.
5 Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y haga clic sobre la opción PDF (puede ser que esta opción ya aparezca seleccionada por defecto; si es así, obvie este paso). (5)
El formato de archivo PDF denominado ISO 190005-1 (PDF/A) es un formato de documento para la conservación de este material a largo plazo y está basado en un subconjunto del formato PDF. En el cuadro de opciones para la publicación de los archivos en PDF puede marcar la opción incluida en el apartado Opciones PDF mediante la cual el documento convertido será compatible con este formato. Sin embargo, tenga en cuenta que al activar esta opción se desactiva automáticamente la opción que permite incluir en el nuevo archivo las propiedades del documento.
6 Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. En este caso, disponemos de Adobe Reader instalado en nuestro equipo, por lo que el archivo PDF se abrirá en este visor. La sección Optimizar para de este mismo cuadro de diálogo permite indicar el tamaño del archivo según la finalidad que tengamos previsto darle. Si la conversión a PDF o XPS se realiza con la intención de publicar el archivo en la Red e imprimirlo en papel, lo mejor es mantener la opción Estándar seleccionada; ahora bien, si sólo está previsto presentar el documento en línea y, por tanto, su tamaño es más importante que la calidad de impresión, puede marcar la opción Tamaño mínimo y conseguir así un archivo de dimensiones menores. En este caso, mantendremos la opción Estándar y seguiremos adelante visualizando las opciones de publicación disponibles. Para ello, haga clic sobre el botón Opciones. (6)
7 Se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en el cual puede establecer distintos parámetros para la publicación del documento, como el intervalo de páginas, qué parte de la hoja desea convertir y si desea o no incluir información no imprimible. En este caso, mantenga todas las opciones tal y como se encuentran configuradas por defecto y pulse sobre el botón Aceptar. (7)
8 Ya podemos ejecutar la orden para la conversión de nuestro archivo en PDF. Haga clic sobre el botón Publicar y espere el resultado.
9 Como hemos mantenido activa la opción Abrir archivo tras publicación, el documento PDF se muestra casi de inmediato en el visor. Tenga en cuenta que este visor no permite realizar cambios sobre el documento, sino sólo visualizarlo y consultarlo. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.
10 A continuación, realizaremos una nueva conversión de nuestro documento Discoteca.xlsx, esta vez al formato XPS. Recuerde que este formato es propiedad de Microsoft y fue lanzado como alternativa al formato fijo por excelencia de Adobe, PDF. Aunque podríamos seguir los mismos pasos que los realizados para la conversión del archivo en PDF, es decir, utilizar la opción Crear documento PDF/XPS del comando Imprimir de la nueva vista Backstage, le mostraremos otra forma de llevar a cabo esta conversión, común también en todas las aplicaciones de Office 2010. Se trata de utilizar el tradicional comando Guardar como. Veamos cómo. Con el documento en pantalla, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el mencionado comando. (8)
RECUERDE
Si usted trabaja con Access 2010, debe saber que dispone de una tercera opción para convertir sus documentos a PDF o XPS. Se trata de utilizar la ficha Datos externos de la Cinta de opciones y, más concretamente, el comando PDF o XPS del grupo de herramientas Exportar.
11 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, con el que ya trabajamos en lecciones anteriores. Ahora se trata de localizar en el campo Tipo el formato en cuestión. En este caso, despliegue dicho campo y elija el formato Documento XPS. (9)
12 Al elegir este formato, el cuadro de diálogo se amplía para mostrar otras opciones, de hecho, las mismas que pudimos estudiar durante la conversión del documento a PDF. Así, podemos elegir el tipo de optimización según la finalidad del archivo y si deseamos o no abrir el documento tras su publicación. También puede acceder al cuadro de opciones, que contiene los mismos elementos que para la conversión a PDF. Mantenga las opciones tal y como están, asigne, si lo desea, un nuevo nombre al archivo y haga clic sobre el botón Guardar. (10)
13 Debido a sus reducidas dimensiones, el documento se convierte en poco segundos y se muestra, tal y como hemos indicado, en el visor oportuno. En este caso, se trata del denominado Visor de XPS, incluido en las versiones 7 y Vista de Windows. Desde este visor es posible consultar el contenido del documento e imprimirlo pero no modificarlo, aunque sí se pueden establecerse ciertas características relacionadas con permisos y firmas. Salga de este programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (11)
Si bien es preciso contar con Adobe Reader para poder visualizar documentos en PDF o XPS, cuando se trabaja con Windows 7 o su versión predecesora, Windows Vista, ya se dispone del denominado Visor de XPS, con el cual es posible visualizar al menos los documentos creados en formato XPS.
Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico
El comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 cuenta con una opción que permite el envío por correo electrónico de cualquier documento creado con la suite de Microsoft. La opción Enviar mediante correo electrónico propone cinco formas distintas de llevar a cabo este envío, cada una de las cuales implica un formato diferente para dicho envío: como datos adjuntos en el formato original, como vínculo, como PDF y como XPS y, por último, como fax de Internet. Sea cual sea la opción que se elija para el envío, el requisito imprescindible para poder llevarlo a cabo es, evidentemente, contar con un programa de correo electrónico instalado y debidamente configurado en el equipo. El programa que forma parte de la suite Office es Outlook, el cual, para poder utilizarlo, debe tener una cuenta de correo configurada.
RECUERDE
La aplicación de Office desde la cual se envíe el documento mediante e-mail utilizará el programa de correo electrónico que tenga configurado en su equipo como predeterminado.
1 En esta lección le mostraremos cómo enviar por correo electrónico un documento de Office. Trabajaremos sobre un documento de texto creado con Word 2010, aunque sepa que puede utilizar cualquier otro archivo procedente de otra de las aplicaciones de la suite, puesto que el proceso es idéntico para todas ellas. Para empezar, abra el archivo Lectura obligatoria.docx, que ya descargó en su momento desde nuestra página web. (Si todavía no dispone de él, obténgalo antes de proseguir con el ejercicio y guárdela en su equipo.) (1)
Al pulsar sobre el comando Compartir de la vista Backstage se muestra seleccionada por defecto la primera opción en la sección Compartir, Enviar mediante correo electrónico.
2 A continuación, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la nueva vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)
3 Este comando se abre mostrando seleccionada la primera opción, que es con la que nos interesa trabajar en esta lección. Como puede comprobar, en la parte derecha del panel se muestran las cinco opciones distintas con que pueden enviarse los documentos por e-mail. Como cada una supone una serie de características distintas, probaremos las cinco opciones para que pueda comprobar en qué consisten. La primera opción, Enviar como datos adjuntos, permite enviar el archivo en su formato original como documento adjunto al mensaje de correo electrónico. Haga clic sobre esta opción para iniciar el proceso. (3)
Si envía un documento como datos adjuntos a un mensaje de correo electrónico debe asegurarse de que el destinatario del mensaje tiene instalado en su equipo el programa en cuestión para poder abrir el documento.
4 Al instante se abre la ventana con un nuevo mensaje de correo electrónico, en la cual los campos Asunto y Adjunto se encuentran completados. Office utiliza siempre el nombre del archivo adjunto como asunto, aunque sepa que usted puede cambiarlo si así lo desea. El siguiente paso consistiría en completar el campo Para con la dirección del o los destinatarios del mensaje y, si es preciso, introducir también un texto como cuerpo del mensaje. Hágalo si lo desea y pulse el botón Enviar para mandar el mensaje; si no, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título de la ventana del mensaje para cerrarla. (4)
5 Volvemos al área de trabajo de Word 2010, con el documento Lectura obligatoria.docx abierto en ella. Haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse de nuevo sobre el comando Compartir.
6 La siguiente opción mediante la cual es posible enviar un documento por correo electrónico supone haber guardado previamente dicho documento en una ubicación compartida. Se trata en este caso de enviar el material como un vínculo, de manera que al pulsar sobre él el destinatario sea dirigido automáticamente a la mencionada ubicación. Una de las opciones de almacenamiento en ubicaciones compartidas que presenta Office 2010 es utilizar la denominada SkyDrive, la cual será tratada en el ejercicio siguiente. Por esta razón, dejaremos esta opción de envío para la siguiente lección. Seguidamente, haga clic sobre la opción Enviar como PDF. (5)
La ventaja de enviar documentos de Office en formato PDF o XPS es, además de la conservación de todo su formato original, la posibilidad de abrirlo aun sin contar con la suite de Microsoft instalada en el equipo.
7 Si necesita recordar las características de los archivos en formato PDF, no dude en consultar la lección anterior, en la cual aprendimos a convertir documentos de Office en este formato. Lo único que mencionaremos es que el envío de documentos PDF por correo electrónico es una excelente forma de compartir información sin miedo a que nadie la modifique. Al pulsar sobre la opción Enviar como PDF se abre un nueva ventana de correo electrónico, mostrando como datos adjuntos el icono del documento en cuestión en el formato especificado. Complete el mensaje si desea enviarlo y pulse el botón Enviar; si no, cierre la ventana del correo para continuar con la práctica. (6)
8 Pulse una vez más sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.
9 El formato XPS es, como recordará, el equivalente al formato PDF creado por Microsoft. Como en el caso del formato de Adobe, los documentos XPS también pueden leerse sin necesidad de contar con la suite Office instalada en el equipo, lo que supone una ventaja para los destinatarios. Ahora bien, sí que es requisito imprescindible contar con el Visor de XPS, aplicación incluida en Windows 7 y Windows Vista. Pulse sobre la opción Enviar como XPS.
RECUERDE
Si el documento que se pretende enviar como vínculo no ha sido guardado previamente en una ubicación compartida, ya sea en la Red o en una red de ordenadores, la opción Enviar un vínculo del comando Compartir se encuentra desactivada.
10 El resultado es el mismo que para el resto de formatos, es decir, el documento se incluye como icono en el campo Adjunto y, en el campo Asunto, se muestra el nombre del documento en cuestión. Una vez más, complete si lo desea el resto de campos y pulse el botón Enviar para realizar el envío del mensaje; si no, cierre esta ventana pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (8)
11 La quinta y última opción que presenta Office 2010 para el envío de archivos por correo electrónico es, de hecho, una variante de este proceso. Se trata en este caso de enviar el documento como fax de Internet. Esta opción no requiere el uso de ninguna máquina de fax, aunque sí es imprescindible contar con un proveedor de servicios de fax. Despliegue la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Compartir y, seguidamente, pulse sobre la opción Enviar como fax de Internet. (9)
Es importante saber que los servicios de fax disponibles de Microsoft Office no son gratuitos, aunque algunos de ellos presentan la opción de probarlo antes de adquirirlo.
12 Si la aplicación detecta que no dispone de ninguna suscripción a un proveedor de servicios de fax, lanza un cuadro que le advierte acerca de esta carencia. Vamos a mostrarle los pasos que debe seguir para contratar los servicios de uno de estos proveedores. En el cuadro de diálogo que aparece, pulse en Aceptar. (10)
13 Se abre el navegador de Internet mostrando el contenido de la página de servicios de fax disponibles de Microsoft Office. A partir de aquí, dejamos en sus manos la contratación y activación de algunos de estos productos para poder enviar sus documentos como fax de Internet. Termine este ejercicio cerrando Word y, con él, el documento con el que hemos trabajado.
Lección 15. Guardar en SkyDrive
SkyDrive es uno de los servicios incluidos dentro de Windows Live, la suite de aplicaciones y servicios de Microsoft gratuita y en línea. En el caso de SkyDrive, se trata de un espacio reservado en Internet en el que el usuario puede guardar sus documentos para poder compartirlos con otros usuarios. El único requisito para poder disfrutar de este espacio en la Red es disponer de una cuenta live o de Hotmail. A fecha actual, mayor 2010, SkyDrive ofrece 25 GB de espacio disponible, lo que supone una amplísima ubicación par el almacenamiento. La versión 2010 de Office ha querido beneficiarse de este servicio incluyendo entre sus opciones para compartir documentos la denominada Guardar en SkyDrive, común en todas y cada una de las aplicaciones de la suite.
1 En esta lección le mostraremos cómo guardar un documento en las carpetas públicas de SkyDrive y, como acción complementaria y pendiente del ejercicio anterior, cómo enviar este mismo documento como vínculo por correo electrónico. Empiece abriendo en PowerPoint la presentación Lugares.pptx, que como recordará puede obtener desde nuestra página web. (1)
La opción Guardar en SkyDrive es una novedad de la versión 2010 de Office y se incluye en todas las apliccaiones que forman parte de la suite.
2 Dado que la opción que vamos a utilizar en esta lección es común en todas las aplicaciones de Office, puede realizar la práctica sobre cualquier otro documento creado con un programa de la suite que tenga almacenado en su equipo. Cuando disponga de la presentación abierta en Power-Point 2010, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)
3 El panel de esta vista se actualiza. La opción que nos interesa se encuentra en el apartado Compartir de este comando, así que pulse sobre la opción Guardar en SkyDrive.
4 La primera vez que utilice esta opción, Office le solicita que inicie sesión con su cuenta de Windows Live. Los datos que necesitará serán un nombre de usuario, que es su dirección de correo electrónico de live o de Hotmail, y la contraseña de acceso. Pulse sobre el botón Inicie sesión, complete el registro con sus datos personales y haga clic sobre el botón Iniciar sesión.
5 Ahora se muestran las carpetas disponibles en las que puede almacenar los documentos que desee. Una de estas carpetas, la denominada Pública, permite el acceso a cualquiera de sus contactos o que formen parte de su red de conocidos en Windows Live. Seleccione la carpeta en la que desea almacenar en este caso la presentación y pulse sobre el botón Guardar como. (3)
RECUERDE
En el panel que aparece al seleccionar la opción Guardar en SkyDrive dispone del botón Nueva carpeta. Mediante este botón puede crear nuevas carpetas gracias a las cuales podrá organizar todo el material que decida almacenar en la ubicación compartida de SkyDrive.
6 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en la parte superior del cual se muestra el nombre de la ubicación compartida. Si lo desea puede asignar un nuevo nombre al archivo o mantener el mismo del documento original. Resulta interesante saber que, antes de almacenar el archivo, puede cambiar el formato en que se encuentra. Por ejemplo, puede guardarlo en PDF o XPS o en una versión anterior a 2010 de Office para que los usuarios no tengan ningún problema en el momento de visualizarlo. En este caso, mantenga tanto el nombre como el tipo de archivo y pulse el botón Guardar. (4)
Si no dispone de ninguna cuenta de Windows Live o de Hotmail, puede acceder al sitio web del servicio y registrarse gratuitamente para obtenerla.
7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato. Al finalizar el proceso, el programa lanza un cuadro de diálogo en el cual se informa de lo que ha ocurrido: una copia del documento actual ha sido almacenada en la ruta de acceso indicada. Pulse el botón Aceptar en el cuadro informativo que aparece. (5)
8 ¿Cómo podemos comprobar si se ha guardado correctamente nuestra presentación en la ubicación compartida de SkyDrive? Accediendo a dicho servicio. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Compartir y elija Guardar en SkyDrive.
9 En el panel de la derecha, pulse sobre el vínculo SkyDrive, situado detrás del término Ir a. (6)
También puede acceder a SkyDrive directamente desde su navegador web. En él, introduzca en la Barra de direcciones la dirección http://skydrive.live.com y, en la página principal de este servicio, inicie sesión con sus datos personales.
10 Nos situamos de esta forma en la página principal de Windows Live SkyDrive, en la cual debemos iniciar sesión para poder acceder al servicio. Para ello, haga clic en el vínculo Iniciar sesión, en la parte derecha de la página, introduzca sus datos personales y pulse el botón Iniciar sesión. (7)
11 Ahora sí, nos encontramos en SkyDrive, donde puede ver las carpetas compartidas. Haga clic sobre la carpeta en la que ha almacenado la presentación de diapositivas para ver su contenido. (8)
En la parte derecha de la página en la que se muestran las carpetas disponibles en SkyDrive puede controlar el espacio ocupado y el espacio disponible en la ubicación compartida.
12 Efectivamente, en la carpeta seleccionada en el proceso del almacenamiento se encuentra la presentación Lugares.pptx. (9) A partir de ahora, todas las personas que tengan acceso a su red podrán visualizar el contenido de esta presentación. Cierre el navegador pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.
13 Tal y como hemos indicado, no queremos terminar esta lección sin mostrarle la opción de envío por correo electrónico que quedó pendiente en la práctica anterior. Como recordará, se trata del envío del archivo por e-mail como vínculo, acción que requería haber guardado previamente el documento en una ubicación compartida. SkyDrive es una ubicación compartida, por lo que vamos a comprobar si podemos llevar a cabo el envío. Muestre la vista Backstage pulsando sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Compartir.
14 Con la opción Enviar mediante correo electrónico seleccionada por defecto, puede comprobar como ahora sí la opción Enviar un vínculo se encuentra activada. Haga clic sobre dicha opción para iniciar el proceso. (10)
Tenga en cuenta que el hecho de enviar un documento como vínculo por correo electrónico implica que todos los destinatarios tengan acceso a la misma copia del archivo.
15 Observe como se abre una ventana de mensaje de correo electrónico y, como cuerpo del mensaje, se incluye un vínculo: se trata la dirección web de la ubicación en la cual se encuentra almacenada la presentación. (11) Cuando los destinatarios reciban este e-mail, podrán seguir el vínculo pulsando sobre él y acceder de esta forma al documento compartido. En este caso, haga clic sobre el botón de aspa de la Barra de título del mensaje para cerrarlo y cierre de igual forma la aplicación de Office para dar por terminado este ejercicio.
Lección 16. Compartir archivos en SharePoint
SharePoint es un servicio web de Microsoft mediante el cual los usuarios de Office 2010 (y 2007) pueden utilizar una biblioteca en la Red para administrar sus documentos y permitir la colaboración y el seguimiento de los mismos por parte de otros usuarios. Una vez guardado un documento, del tipo que sea, en una ubicación SharePoint, es posible descargarlo cuando sea necesario y visualizar así siempre la última versión.
RECUERDE
Las principales ventajas que presenta almacenar archivos en SharePoint son la edición conjunta con varias personas, el uso de un navegador web para dicha edición, la recuperación de las versiones anteriores del material tras su modificación y la recepción de notificaciones por e-mail cuando se realicen cambios.
1 En este sencillo ejercicio le mostraremos cómo puede guardar un documento creado en Office 2010 en un servidor SharePoint de Microsoft. Además, veremos cómo volver a descargar el documento para controlar si se han realizado cambios en él. Trabajaremos en este caso con la hoja de cálculo Discoteca.xlsx, aunque si lo prefiere puede utilizar un archivo propio que presente este formato o, incluso, cualquier otro que haya sido creado en uno de los programas de Office 2010. Para empezar, abra el documento en cuestión en Excel 2010 (recuerde que si desea utilizar el archivo de ejemplo y aun no dispone de él puede descargarlo desde nuestra página web). (1)
SharePoint se presentó como novedad en Office 2007, aunque en la versión 2010 el servicio ha sido notablemente mejorado.
2 Para llevar a cabo este almacenamiento debemos acceder a la vista Backstage, por lo que pulse sobre la pestaña Archivo. (2)
Ya sabe que la nueva vista Backstage de Microsoft Office 2010 es el centro desde el cual se inician todas las acciones de gestión y administración de archivos.
3 La opción que necesitamos forma parte del comando Compartir, por lo que pulse sobre dicho comando y, en el panel central, haga clic sobre la opción Guardar en SharePoint. (3)
Si no dispone de ninguna ubicación reciente, deberá utilizar la opción Buscar una ubicación y, en el cuadro Guardar como, escribir la dirección del servidor la cual desea usar como ubicación. Puede usar también la dirección predeterminada.
4 Si ha realizado cono nosotros la práctica anterior, en la cual guardamos en SkyDrive una copia de una presentación de diapositivas, en el panel de la derecha se refleja la misma ubicación de red utilizada en dicha ocasión. Aprovecharemos esta ubicación y almacenaremos también en ella este libro. Haga clic sobre la carpeta incluida en la sección Ubicaciones recientes. (4)
5 El sistema detecta que está intentando ponerse en contacto con el servidor en el cual se encuentra SharePoint y solicita sus datos de cuenta de Windows Live. Introdúzcalos en los campos Nombre de usuario y Contraseña y pulse el botón Aceptar. (5)
Para poder trabajar con el servicio de Microsoft SharePoint es necesario contar con una cuenta de Windows Live, igual que para almacenar archivos en SkyDrive.
6 Tras establecer la autenticación necesaria y comprobar que, efectivamente, la ubicación existe y es posible guardar en ella el documento, aparece el cuadro de diálogo Guardar como, en el cual puede indicar un nuevo nombre para el archivo y, si lo desea, cambiar el tipo de archivo. Mantendremos ambas propiedades tal y como aparecen por defecto y pasaremos a almacenar el documento. Para ello, haga clic sobre el botón Guardar. (6)
El nombre de usuario solicitado en la cuenta de Windows Live es la dirección de correo electrónico que utiliza usted como acceso a los servicios de Live. La contraseña, también la misma.
7 El almacenamiento se lleva a cabo de inmediato precisando más o menos tiempo según el tamaño del documento, en este caso, pequeño. Tras pulsar el botón Guardar del cuadro de diá-logo Guardar como aparece en la Barra de estado de la aplicación el término Cargando al servidor, lo que nos garantiza que el archivo se encuentra ya en la Red, en la ubicación indicada. (7) Lo que haremos a continuación será cerrar nuestro libro y volver a acceder a él para comprobar qué ocurre con los archivos compartidos en SharePoint. Haga clic en el botón de aspa situado en el extremo derecho de las pestañas de la Cinta de opciones. (8)
8 Ahora el área de trabajo de Excel 2010 queda libre de cualquier documento. Utilizaremos en este caso la lista de archivos recientes para localizar el documento guardado en SharePoint. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo, pulse sobre el comando Reciente y, en la lista de documentos, seleccione el primero de ellos, el cual, como puede comprobar, muestra la ruta de acceso a la ubicación compartida. (9)
La Barra de estado es el elemento de interfaz común de Office que le informa en todo momento de los eventos que se producen sobre el documento: guardado, cargas y descargas, etc. Puede detener la carga si lo desea mediante el comando de color rojo situado a la derecha del término informativo Descargar...
9 El programa se pone de inmediato en contacto con el servidor de Microsoft, localiza el archivo seleccionado y lo descarga, tal y como se indica en la Barra de estado. (10) A los pocos segundos se muestra en el área de trabajo de Excel el libro Discoteca.xlsx, aunque en la denominada Vista protegida. Esta vista es uno de los recursos de seguridad de Office 2010 para tratar defenderse ante los virus que llegan desde Internet. Como el archivo que hemos descargado procede de una ubicación de red, el programa activa esta vista. Si desea consultar más detalles acerca de esta condición, pulse sobre la barra de color amarillo situada debajo de las pestañas de la Cinta de opciones. Por cierto, habrá comprobado que por el momento sólo se muestran las pestañas de este elemento de la interfaz de Office, no los grupos de herramientas que forman parte de ellas. Ello es debido a que, por defecto, al descargar el archivo, éste no se puede editar, sino que es preciso habilitar la edición para poder trabajar con él. Haga clic sobre el botón Habilitar edición, situado en la barra informativa de la Vista protegida. (11)
Tenga en cuenta que cuando guarde el documento éste volverá a cargarse en la ubicación de red establecida para que otros usuarios puedan también revisarlo y modificarlo si es preciso.
10 Ahora sí, al instante la barra de seguridad desaparece para dejar paso a los grupos de herramientas de la pestaña Inicio, lo que significa que ya puede editar como desee el documento. Realice si lo desea algún cambio, guarde el documento comprobando que la Barra de estado refleja la carga del mismo en el servidor (12) y ciérrelo mediante el botón de aspa de la Cinta de opciones.
RECUERDE
Para que otros usuarios puedan compartir con usted sus documentos y realizar un seguimiento de los mismos, sería preciso que les enviara el correspondiente vínculo para que conozcan la ubicación en la que se encuentra. Para ello, ya sabe que debe utilizar la opción Enviar un vínculo, incluida en la opción Enviar mediante correo electrónico del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010.
Funciones comunes de edición
Introducción
Todas las aplicaciones de Office 2010 cuentan con una serie de funciones de edición de contenido comunes. Con comunes entendemos en este caso que su ejecución se realiza de forma idéntica en cualquiera de los programas. Si hasta el momento hemos podido aprender muchos de los comandos también comunes relacionados con la gestión de los documentos, el modo de abrirlos y cerrarlos, de almacenarlos en distintos formatos y en diferentes ubicaciones y de compartirlos, en este apartado trataremos aquellas funciones que podríamos considerar más básicas para la edición de un documento.
Habitualmente, el paso previo a la edición de contenido de un documento de Office es la selección de dicho contenido. Seleccionar elementos, ya sea texto, objetos, imágenes o celdas, siempre implica el uso del ratón, del teclado o de una combinación de ambos dispositivos. Lo más importante en este caso es saber que la selección siempre se lleva a cabo del mismo modo, sea cual sea la aplicación de Office con la cual se esté trabajando.
La Barra de herramientas mini sólo aparece al seleccionar una palabra o una porción de texto.
Hemos creído conveniente incluir en este apartado una lección dedicada a un elemento de interfaz directamente relacionado con la edición de contenido: se trata de la Barra de herramientas mini. Esta pequeña barra sólo aparece tras la selección de texto en cualquier documento de la suite y concentra en un mismo espacio las funciones más comunes para el cambio de formato. La Barra de herramientas mini puede activarse o desactivarse desde el cuadro de opciones de cada programa, accesible, como recordará, desde la nueva vista Backstage.
Otras de las funciones consideradas básicas y tradicionales en Office es la de corte, copia y pegado de elementos, sean del tipo que sean. El primer grupo de herramientas de la ficha Inicio de la Cinta de opciones, denominado Portapapeles, contiene los comandos necesarios para llevar a cabo las tres funciones. Resulta interesante conocer las opciones de pegado que presenta Office, adaptadas, eso sí, al contenido generado en cada programa de la suite.
Relacionado directamente con las funciones de corte, copia y pegado se encuentra el Portapapeles, también común en todas las aplicaciones de la suite y presente desde las primeras versiones. En Office 2010 el Portapapeles ha sido notablemente mejorado, ampliando la capacidad de elementos y facilitando todavía más su acceso y uso del contenido.
El comando Pegar contiene un panel con las denominadas Opciones de pegado.
Los comandos Deshacer y Rehacer se activan y desactivan según la acción realizada.
Los comandos Buscar y Reemplazar están el el grupo Edición.
Todos los programas de Office cuenta con una función de corrección basada en un diccionario predeterminado.
Las funciones de búsqueda y reemplazo de texto también son tratadas en este apartado como elementos comunes en la suite Office. En cualquiera de los programas que forman parte de esta suite el usuario dispone, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, de los comandos Buscar y Reemplazar. La localización de elementos en los documentos resulta muy sencilla, así como la sustitución de los mismos en los casos en que ésta sea necesaria.
Otras funciones comunes en todas las aplicaciones de Office son las que permiten deshacer y rehacer las acciones realizadas tanto mediante los comandos oportunos, incluidos en esta versión de la suite en la Barra de herramientas de acceso rápido, como utilizando las combinaciones de teclas adecuadas. Las ventajas de confiar en estas funciones permite al usuario trabajar con mayor tranquilidad, sabiendo que prácticamente cualquier error de contenido es fácilmente reversible.
En la última lección de este apartado encontramos la función de revisión ortográfica. La corrección ortográfica se presenta como tremendamente necesaria en los documentos, sean del tipo que sean, que vayan a ser compartidos con otras personas. En este caso, la ficha Revisar de la Cinta de opciones, presente en todas las aplicaciones de Office 2010, contiene los comandos necesarios par la revisión, tanto ortográfica como gramatical, de los documentos.
Lección 17. Seleccionar elementos
La selección es el paso previo a prácticamente cualquier función de edición que se desee realizar en un documento de Office. Si el elemento que se desea seleccionar es una palabra o un fragmento de texto, es posible utilizar tanto el ratón como el teclado o incluso una combinación de ambos. Sin embargo, si el elemento a seleccionar es un objeto, una imagen, una forma, un cuadro de texto, una etiqueta, una tabla, un gráfico, etc., la forma más rápida y sencilla de hacerlo será utilizando directamente el ratón.
RECUERDE
La selección de elementos u objetos en una aplicación de Office 2010 supone la activación de las denominadas fichas contextuales. Estas fichas son pestañas complementarias que aparecen en la Cinta de opciones cuyo contenido varía dependiendo el tipo de elemento seleccionado. Estas fichas contextuales contienen a su vez subfichas que ayudan a organizar los comandos contenidos en ellas según su funcionalidad sobre el elemento seleccionado.
1 En esta primera lección dedicada a las funciones comunes de edición de elementos nos dedicaremos de lleno a la selección de elementos. De hecho, esta acción es el paso previo a prácticamente cualquier en el formato y el diseño del contenido de un documento. Vamos a empezar trabajando sobre un fragmento de texto, para lo cual abriremos el documento de Word Lectura obligatoria. docx. Aunque las acciones que llevaremos a cabo en esta práctica se ejecutan de forma idéntica en todas las aplicaciones de Office, le recomendamos en este caso que utilice el archivo de ejemplo, puesto que así podremos realizar el ejercicio de una forma más concreta. (Recuerde que si todavía no dispone de este archivo puede descargarlo desde nuestra página web y guardarlo en su equipo.) Cuando haya abierto el documento en el área de trabajo de Word 2010, haga doble clic sobre el nombre propio Ovidio, situado en el título del documento. (1)
2 El doble clic es la forma más rápida y sencilla de seleccionar una palabra. Haga clic delante de la palabra seleccionada para eliminar esta selección.
3 Si usted se siente más cómodo trabajando con el teclado que con el ratón (a muchas personas les supone una dificultad realizar el doble clic con este dispositivo), la selección de una palabra en un documento también puede llevarse a cabo sin problemas. Para ello, deberá utilizar una combinación de teclas. Con el cursor de edición delante de la palabra que desee seleccionar, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltar, pulse en este caso seis veces la tecla de dirección hacia la derecha, de manera que vaya seleccionando de una en una las letras que componen esta palabra. (2)
La selección de texto desde el teclado permite seleccionar todo el texto que usted desee, incluso hasta la mitad de una palabra, cosa que el doble clic no permite.
4 Imagine ahora que desea seleccionar todo el título o una línea de texto. Además de utilizar teclado de la forma que hemos visto en el paso anterior, el ratón es una buena forma de llevar a cabo esta selección. Veamos cómo. Haga clic a la izquierda del título, sobre el margen del documento. (3)
5 Efectivamente, el efecto conseguido es la selección del título entero con un único clic. A continuación, haga clic al inicio de la primera línea del texto del documento, también sobre el margen izquierdo, para comprobar que queda seleccionada, en este caso, sólo dicha línea. (4)
La combinación de la tecla Ctrl con la pulsación del ratón permite seleccionar también objetos incluidos en un documentos: imágenes, celdas (por ejemplo, en Excel), diapositivas en una presentación (en PowerPoint), etc.
Para deshacer cualquier selección, sencillamente es preciso pulsar en una zona libre del documento.
6 La pulsación de la tecla Ctrl combinada con el uso del ratón sobre términos concretos permite seleccionar texto no consecutivo. Probémoslo. Haga doble clic (o seleccione con el teclado) el nombre propio Citera, situado en la primera línea del documento, pulse la tecla Ctrl y, sin soltarla, haga doble clic sobre el nombre Pafos, situado en la misma línea. (5)
7 Efectivamente, de esta manera hemos seleccionado palabras no consecutivas en una misma línea, selección muy útil en el caso de tener que aplicar un formato determinado sobre una serie de términos concretos. Pulse de nuevo la tecla Ctrl y, sin soltarla, haga doble clic sobre los nombres Venus y Adonis, situados en la segunda línea del documento. (6)
8 Una vez mostradas las formas comunes de seleccionar texto en un documento de Office (recordemos que estos procesos se llevan a cabo igual en todas las aplicaciones de la suite), pasaremos a comprobar qué ocurre cuando se selecciona un objeto. En el documento con el que estamos trabajando en esta lección disponemos de un organigrama al final del mismo, el cual nos servirá para nuestro cometido. Sitúese al final del documento con la ayuda de la Barra de desplazamiento vertical o bien pulsando la combinación de teclas Ctrl+Fin de su teclado.
9 A continuación, haga clic sobre alguna de las formas del organigrama y compruebe el cambio que se produce en el Cinta de opciones. (7)
Algunos grupos de herramientas incluidos en las subfichas de las fichas contextuales son comunes en todas las aplicaciones de la suite, como los que contienen comandos para organizar elementos y para aplicar rellenos, contornos y efectos.
RECUERDE
En Word, la selección de párrafos enteros se lleva a cabo mediante un doble clic a la izquierda del párrafo en cuestión, sobre el margen izquierdo del documento. Con un triple clic conseguirá seleccionar todo el documento.
10 Al seleccionar cualquier objeto de Office, la Cinta de opciones se actualiza para mostrar nuevas fichas, dependientes de las denominadas fichas contextuales. En este caso en concreto, nos encontramos con la ficha contextual Herramientas de SmartArt, la cual contiene dos subfichas: Diseño y Formato. Normalmente, estas dos subfichas en concreto forman parte de cualquier ficha contextual, pudiendo variar en cuanto a número según el objeto y la aplicación con la que este trabajando. La razón es que estas subfichas contiene los comandos destinados a modificar el diseño y el formato del elemento seleccionado, finalidad más habitual de las fichas contextuales. A modo de ejemplo, pulse sobre la subficha Formato para ver los comandos que contiene en este caso. (8)
11 No queremos terminar sin mostrarle el uso de un comando común en todas las aplicaciones de Office: el comando Seleccionar, incluido en el grupo de herramientas Edición de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Este comando contiene distintas opciones según los elementos que se desea seleccionar. Como su nombre indica, la opción Seleccionar todo permite seleccionar todo el contenido de un documento, tanto texto como objetos. El uso de esta opción tiene el mismo efecto que la pulsación de la combinación de teclas Ctrl + A. La opción Seleccionar objetos permite seleccionar áreas rectangulares de trazos de lápiz, formas y texto. Al elegir esta opción, el puntero del ratón cambia su aspecto para mostrar una punta de flecha de color blanco. La siguiente opción, Seleccionar texto con formato similar, detecta aquel texto con formato que tenga características similares y lo selecciona. Si utilizáramos esta opción en nuestro documento actual de Word, el programa seleccionaría sólo el título, por ser el único texto con formato aplicado. Por último, la opción Panel de selección abre dicho panel, cuya finalidad es ayudar al usuario a seleccionar objetos individuales y cambiar el orden y el modo en que se visualizan. Dado el tipo de contenido de nuestro documento de texto, no tiene sentido mostrar el Panel de selección para que pueda comprobar su aspecto y el tipo de datos que contiene. Por esta razón, le instamos a que abra el documento Lugares.pptx en PowerPoint 2010, sobre el cual sí podremos llevar a cabo esta comprobación. Cuando disponga de esta presentación en pantalla, despliegue el comando Seleccionar del grupo de herramientas Edición y haga clic sobre la opción Panel de selección.
El Panel de selección se denomina técnicamente Selección y visibilidad.
12 El Panel de selección muestra en este caso dos objetos: una clip de audio y un cuadro de texto. Si pulsamos sobre cualquiera de ellos el elemento en cuestión quedará seleccionado en la diapositiva en la que se encuentre. Como ejemplo, haga clic sobre la primera de las formas mostradas, un clip de audio. (9)
13 Efectivamente, sobre la diapositiva queda seleccionado el icono correspondiente dicho elemento, al tiempo que se carga en la Cinta de opciones la ficha contextual Herramientas de audio, cuyas subfichas son en este caso Formato y Reproducción. Desde el Panel de selección podría ocultar los elementos seleccionados y cambiar el orden en la diapositiva. Daremos por terminado este ejercicio cerrando este panel y eliminando la selección actual del objeto. Pulse sobre el botón de aspa de la cabecera del panel y haga clic en una zona libre de la diapositiva.
RECUERDE
La selección de una imagen supone la parición de la ficha contextual Herramientas de imagen; la selección de una tabla, la de la ficha Herramientas de tabla; la selección de un gráfico, la de Herramientas de gráfico. La pestaña que da nombre a cada una de estas fichas se muestra de un color distinto para diferenciarlas entre ellas, aunque igual para todas las aplicaciones de Office.
Lección 18. La Barra de herramientas mini
La Barra de herramientas mini es un elemento de interfaz común en todas las aplicaciones de Office 2010. De hecho, esta pequeña pero útil barra fue presentada como novedad en la versión 2007 de la suite. Al seleccionar cualquier tipo de texto en cualquier tipo de documento, el programa muestra una barra de herramientas en forma de panel semitransparente: se trata de la barra de herramientas mini, la cual ha sido diseñada para facilitar la aplicación de formato al texto seleccionado. Las características de formato que se pueden aplicar o modificar desde esta barra son el tipo, el estilo, el tamaño y el color de la fuente, la alineación, los niveles de sangría y las viñetas.
1 En esta sencilla lección le mostraremos las ventajas que presenta el uso de la Barra de herramientas mini para aplicar o cambiar el formato de un texto seleccionado. Aunque las opciones disponibles en dicha barra son básicas, es preciso conocerlas y saber cómo utilizarlas. Aunque la Barra de herramientas mini es común en todas las aplicaciones de Office 2010, recuperaremos el documento de Word Lectura obligatoria.docx, con el que ya trabajamos en la lección anterior. Cuando disponga de él abierto en primer plano, seleccione con un doble clic el nombre propio Citera, situado hacia la mitad de la primera línea del documento. (1)
La Barra de herramientas mini siempre se sitúa por encima del punto en que se encuentra el puntero del ratón, es decir, en la parte superior del punto en que se ha pulsado.
2 Al seleccionar esta palabra, se muestra en la parte superior de la misma un pequeño panel con una serie de opciones: se trata de la Barra de herramientas mini. Con el propósito de no molestar al usuario, esta barra es semitransparente hasta que no se sitúe el puntero del ratón sobre ella. Hágalo. (2)
3 Efectivamente, la barra se muestra ahora opaca y no se ocultará por completo hasta que no pulse en una zona libre del documento o bien utiliza alguno de los comandos de la Cinta de opciones. Lo que haremos a continuación es aplicar algún tipo de formato al texto seleccionado desde la Barra de herramientas mini. A modo de ejemplo, haga clic sobre el comando Negrita, que muestra una N mayúscula en dicha barra. (3)
En la Barra de herramientas mini se reúnen comandos básicos que también encontrará en los grupos de herramientas Fuente y Párrafo de la aplicación.
RECUERDE
La Barra de herramientas mini no se puede personalizar en cuanto su contenido, aunque sí se puede indicar que se muestre o no en la inter-faz del programa.
4 El estilo se aplica de inmediato sobre la palabra seleccionada. Mientras mantenga el puntero del ratón sobre la Barra de herramientas mini, ésta permanecerá en pantalla, lista para seguir siendo utilizada. Aprovechemos para aplicarle también un color. Haga clic sobre el comando Color de fuente, que muestra una letra A sobre una línea de color rojo, y, de la paleta que se despliega, elija con un clic el color que más le guste. (4)
5 La Barra de herramientas mini no sólo aparece al seleccionar una palabra, sino también líneas o párrafos enteros. Compruébelo. Haga clic delante del título del documento para seleccionarlo por completo. (5)
Cabe destacar que la vista previa activa fue una de las novedades presentadas en la versión 2007 de la suite Office; con esta vista en directo es posible comprobar los cambios de formato antes de aplicarlos definitivamente.
6 En efecto, en la parte superior se muestra de nuevo la Barra de herramientas mini. En esta ocasión, cambiaremos el tamaño de la fuente. Para ello, haga clic en la punta de flecha del campo que, en este caso, muestra el valor 26, junto al que contiene el nombre de la fuente, y elija de la lista el valor 36. (6)
7 El nuevo tamaño se aplica al instante. Antes de terminar, le mostraremos cómo puede desactivar la aparición de la Barra de herramientas mini al seleccionar texto en el programa. Para ello, es preciso acceder al ya conocido cuadro de opciones. Haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la vista Backstage, pulse sobre el comando Opciones. (8)
8 En la categoría General del cuadro de opciones se encuentra la opción que nos interesa. Para deshabilitarla, pulse sobre la casilla de verificación de la opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar y haga clic en el botón Aceptar. (9)
9 Sólo nos queda comprobar que la Barra de herramientas mini ya no aparece. Seleccione cualquier parte del texto del documento y realice por usted mismo esta comprobación.
RECUERDE
Desde la categoría General del cuadro de opciones del programa también es posible deshabilitar las vistas previas activas, aunque no es nada aconsejable hacerlo debido a las evidentes ventajas que supone trabajar con ellas.
Lección 19. Cortar, copiar y pegar
Cortar, Copiar y Pegar son tres de los comandos más conocidos y funcionales que se utilizan en la edición de documentos. Estos tres comandos están presentes en todas las aplicaciones de la suite Office desde sus inicios. En la versión 2010 de la esta suite, las funciones de corte, copia y pegado se encuentran en el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio de la Cinta de opciones, común en todos los programas de Office, aunque también es posible aplicarlas directamente mediante las correspondientes combinaciones de teclas. Los comandos Cortar, Copiar y Pegar funcionan de igual forma en todas las aplicaciones; lo único que puede variar entre un programa y otro, según el tipo de contenido generado, son las opciones de pegado, es decir, el modo en que el programa devuelve los datos cortados o copiados.
RECUERDE
Cuando aparece la etiqueta inteligente Opciones de pegado, puede utilizar el comando Establecer Pegar predeterminado para abrir el cuadro de opciones del programa y configurar a su gusto el comportamiento del comando Pegar para cada tipo de pegado.
1 En esta lección trabajaremos con las funciones de corte, copia y pegado y conocerá cómo se comportan y se gestionan las opciones de pegado. Aunque el uso de estos comandos es idéntico para todas las aplicaciones de Office, continuaremos trabajando en un primer momento con nuestro documento Lectura obligatoria.docx, abierto en Word 2010 desde la lección anterior. Después descubriremos que también es posible copiar y pegar elementos entre las distintas aplicaciones de la suite. La acción previa al corte o la copia de elementos es la selección de los mismos. En este caso, haga clic al inicio del título del documento, delante de la palabra Ovidio, sobre el margen izquierdo, para seleccionarlo por completo. (1)
2 Vamos a copiar este título en otra parte del documento. En el grupo de herramientas Portapapeles, haga clic sobre el comando Copiar, que muestra dos hojas de papel superpuestas. (2)
Los elementos copiados o cortados siempre se pegan en el punto en que se encuentra el cursor de edición, sea cual sea el procedimiento que se utilice para llevar a cabo estas acciones.
3 Aparentemente no ha ocurrido nada, aunque en realidad se ha guardado una copia del elemento seleccionado en el Portapapeles de Office. El Portapapeles de Office, el cual será tratado en exclusiva en la siguiente lección de este manual, es la ubicación compartida de la suite en la que se guardan los elementos copiados y cortados y desde la cual es posible recuperarlas para insertarlas en otros puntos, ya sea del mismo documento o de otro distinto. Los elementos contenidos en el Portapapeles hasta que el usuario no lo vacía o hasta que no cierra el programa. Vamos a pegar el título entre el contenido de nuestro documento, por lo que haga clic al final del tercer párrafo, detrás del punto, y pulse la tecla Retorno para incluir una nueva línea en el documento.
4 Seguidamente, pulse sobre el comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles para insertar el elemento copiado. (3)
RECUERDE
Si al pegar un elemento copiado o cortado pulsa inmediatamente la tcela Retorno, la etiqueta inteligente Opciones de pegado desaparecerá.
5 El título se inserta en el punto especificado, con el mismo formato de origen y mostrando a su derecha la etiqueta inteligente Opciones de pegado. Los comandos que contiene esta etiqueta permiten modificar el formato con que se inserta el elemento copiado, adaptándose al formato de la ubicación de destino, omitiendo cualquier tipo de formato o bien manteniendo el de origen. Para comprobar las opciones de pegado de texto, haga clic sobre dicha etiqueta para desplegar el menú correspondiente. (4)
6 La novedad que presentan las opciones de pegado en la versión 2010 de Office es la aparición de iconos en lugar de texto para los comandos que contiene. Si sitúa el puntero del ratón sobre cada uno de estos iconos podrá leer el correspondiente nombre del comando. Para ocultar la etiqueta inteligente de las opciones de pegado, pulse la tecla Escape de su teclado.
El comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles se activa cuando se han utilizado previamente los comandos Cortar o Copiar.
7 Es interesante saber que puede pegar el mismo elemento copiado o cortado tantas veces y en tantas ubicaciones como usted necesite. Ello es gracias al Portapapeles de Office, que, como hemos indicado, almacena los elementos copiados o cortados hasta que el usuario no lo vacía o sale de la aplicación. Para comprobarlo, pegaremos de nuevo el mismo título a continuación del anterior. Sin embargo, esta vez utilizaremos el comando situado en el menú contextual del documento. Haga clic con el botón derecho del ratón en el punto en que se encuentra el cursor de edición, en la siguiente línea del título insertado, y, en el menú contextual que se despliega, pulse sobre el primero de los iconos de las opciones de pegado, correspondiente a la opción Mantener formato de origen. (5)
8 Efectivamente, hemos pegado el título con su formato de origen en la nueva ubicación. (6) A continuación, comprobaremos la diferencia fundamental que existe entre copiar y cortar elementos. Mientras la función de copia mantiene el elemento original en su ubicación original, la función de corte la elimina. Comprobémoslo. Seleccione la segunda copia pegada del título y, en el grupo de herramientas Portapapeles, pulse sobre el comando Cortar, que muestra el dibujo de unas tijeras. (7)
Los comandos Cortar y Copiar sólo se activan cuando existe algún elemento u objeto seleccionado en el documento.
9 Compruebe como el título seleccionado ha desaparecido de su ubicación original para situarse temporalmente en el Portapapeles. Vamos a aprovechar que el texto se encuentra en el Portapapeles para mostrarle que es posible compartir elementos entre documentos de una misma aplicación. Para ello, crearemos un documento nuevo y pegaremos en él el título. Despliegue la vista Backstage de Microsoft Office pulsando sobre la pestaña Archivo, haga clic sobre el comando Nuevo y, manteniendo seleccionada la opción Documento en blanco, pulse sobre el botón Crear. (8) (Si necesita recordar algunos aspectos sobre la creación o la apertura de documentos, no dude en consultar las lecciones 7 y 8 respectivamente de este manual.)
RECUERDE
La interacción entre las distintas aplicaciones de la suite Office permite copiar y pegar elementos entre ellas.
También puede crear nuevos documentos en blanco en cualquier aplicación de Office mediante la combinación de teclas Ctrl + N.
10 Pegaremos el título cortado al inicio de este nuevo documento, utilizando para ello la correspondiente combinación de teclas. Para ello, con el cursor de edición en el punto indicado, pulse la combinación de teclas Ctrl + V y compruebe el resultado. (9)
11 Efectivamente, el título se pega con el formato original, lo que supone que no quepa en una misma línea dado el cambio de tamaño del mismo en la lección anterior y el cambio de orientación del documento (recuerde que le aplicamos una orientación horizontal en la lección dedicada a la impresión de documentos). (10) Office no sólo permite la interacción entre documentos creados con la misma aplicación sino que también es posible el intercambio de objetos entre distintos programas utilizando para ello los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Vamos a realizar la comprobación entre el documento actual, todavía sin guardar, y la presentación de diapositivas Lugares. pptx. Nuestro objetivo será copiar una imagen de dicha presentación en el documento de texto. Para ello, abra la mencionada presentación en PowerPoint 2010.
Las combinaciones de teclas que ejecutan las funciones de corte, copia y pegado son, respectivamente, Ctrl + X, Ctrl + C y Ctrl + V.
12 Sitúese en la diapositiva número 3 haciendo clic sobre ella en el panel de la izquierda y pulse sobre la imagen contenida en ella para seleccionarla. (11)
13 Copiaremos la imagen desde el teclado, aunque sepa que, si lo prefiere, puede utilizar el comando Copiar del grupo de herramientas Portapapeles. Pulse la combinación de teclas Ctrl + C y vuelva a situar en primer plano el Documento2 de Word.
14 Para pegar la imagen procedente de PowerPoint en el documento de texto, haga clic sobre el comando Pegar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + V. (12)
Las opciones de corte, copia y pegado disponibles en el cuadro de opciones del programa son comunes a todas las aplicaciones de Office 2010.
15 La imagen se inserta sin problemas en el punto en que se encontraba el cursor de edición y manteniendo por defecto el formato y tamaño original. (13) Compruebe como igualmente h aparecido la etiqueta inteligente de opciones de pegado, lo que significa que también en este caso es posible cambiar el modo en que se inserta el contenido. No queremos terminar sin mostrarle cómo puede configurar Office para que no se muestre esta etiqueta inteligente cada vez que pegue un elemento en sus documentos, así como otras opciones relacionadas directamente con las funciones de corte, copia y pegado. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Opciones.
16 En el cuadro de opciones del programa, sitúese en la categoría Avanzadas y localice con ayuda de la Barra de desplazamiento vertical la sección Cortar, copiar y pegar. (14)
17 Las cuatro primeras opciones permiten cambiar el modo con que se pegan los elementos en cuanto al formato y al estilo se refiere. La siguiente opción hace referencia a las imágenes insertadas mediante el comando Pegar, mientras que las cuatro últimas permiten configurar otras opciones más concretas. La opción Mostrar el botón Opciones de pegado al pegar contenido, que se encuentra activa por defecto, es la que permite gestionar la mencionada etiqueta inteligente. Proceda como usted prefiera y, si realiza algún cambio, pulse el botón Aceptar; si no, haga clic en Cancelar para salir del cuadro de diálogo.
18 Termine este ejercicio cerrando el documento sin título (guárdelo si lo desea) y cerrando también la presentación con diapositivas Lugares.pptx.
RECUERDE
Es posible cortar, copiar y pegar cualquier elemento introducido en un documento de Office. Lo único que deberá tenerse en cuenta es el modo de seleccionar cada uno de estos elementos y las correspondientes opciones de pegado.
Lección 20. Trabajar con el Portapapeles
El Portapapeles de Microsoft Office permite copiar distintos elementos de texto y gráficos de documentos de Office u otros programas y pegarlos en otro documento de Office, sin importar la aplicación con la que haya sido creado. La gran ventaja de conocer el Portapapeles y de trabajar con él es la posibilidad de disponer de elementos u objetos de distintos tipos guardados temporalmente en esta ubicación y pegarlos en un mismo documento en el orden deseado. Por ejemplo, puede copiar texto desde un mensaje de correo electrónico, datos de un libro o una hoja de cálculo y un gráfico de una presentación y pegarlos todos en un documento de Word.
RECUERDE
El Portapapeles de Office se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel y puede ocultarse cuando lo desee el usuario mediante el botón de aspa de su cabecera.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo se trabaja con el Portapapeles de Office, un elemento de la suite en ocasiones prácticamente desconocido por los usuarios de la suite. Trabajaremos para ello con dos de las aplicaciones de Office, Word y PowerPoint. Nuestro cometido será en este caso crear un nuevo documento de texto utilizando distintos elementos procedentes de estas dos aplicaciones. Empezaremos abriendo la presentación con diapositivas denominada Lugares.pptx, manteniendo abierto el documento de texto Lectura obligatoria.docx en Word 2010, y mostraremos el elemento Portapapeles. Cuando disponga de la mencionada presentación abierta en primer plano, haga clic sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Portapapeles. (1)
Al abrir el Portapapeles, el sistema sitúa por defecto el icono de este elemento en el área de notificación, en la parte derecha de la Barra de tareas. Sin embargo, la aparición de este icono se puede desactivar desde el menú de opciones del mismo Portapapeles.
2 El Portapapeles se sitúa en la parte izquierda del área de trabajo a modo de panel (2), al tiempo que el icono que representa a este elemento se sitúa en el área de notificación de Windows. (3) Como todavía no hemos copiado ningún elemento u objeto, el Portapapeles se encuentra vacío. Vamos a copiar un par de imágenes de esta presentación para que compruebe cómo funciona este elemento. Seleccione una de las diapositivas, la que usted desee excepto la primera, y haga clic sobre la imagen que contiene.
3 A continuación, haga clic sobre el comando Copiar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + C.
4 Compruebe lo que ha ocurrido. Al instante, aparece en el Portapapeles una miniatura del elemento que hemos copiado, en este caso, una imagen, precedido por el icono del programa al que pertenece el elemento. Repitamos la acción sobre una segunda imagen. Visualice una diapositiva distinta, seleccione la imagen que contiene y cópiela, ya sea desde la Cinta de opciones, desde su menú contextual o mediante la combinación de teclas correspondiente.
5 La segunda imagen aparece ya en el Portapapeles. (4) Ya disponemos de dos elementos. Vamos a copiar ahora un texto. Para ello, en la misma diapositiva en la que se encuentre, haga clic sobre el texto para seleccionar en este caso el cuadro de texto que lo contiene y seleccione median-te la técnica de arrastre dicho contenido. (5)
Office 2010, igual que la versión 2007 de la suite, tiene capacidad par almacenar hasta 24 elementos, los cuales se van agregando automáticamente al utilizar el comando Copiar. El uso del comando Cortar también implica el almacenamiento temporal de elementos en el Portapapeles de Office.
6 En la última sección de este manual se trata con todo detalle el manejo de este impresionante programa para la creación de presentaciones con diapositivas, por lo que no se preocupe en este momento por conocer su funcionamiento. Copie el texto seleccionado siguiendo alguno de los métodos citados anteriormente y compruebe como, por un lado, aparece el texto en el Portapapeles y por otro, se muestra una etiqueta emergente sobre el área de notificación del sistema que nos informa del número de elementos guardados sobre la capacidad total disponible (en este caso, 3 elementos de 24). (6)
7 Lo que haremos ahora será recuperar el documento de Word Lectura obligatoria.docx para copiar algún otro elemento que contenga. Recupere dicho documento y, cuando disponga de él en primer plano, seleccione el título que situamos en su momento en un punto intermedio del mismo. (7)
8 Si no ha cerrado el Portapapeles de Office, éste se mantiene abierto también en Word mostrando los elementos copiados hasta el momento, hecho que nos permite percibir la condición de común de este elemento en la suite. En este caso, cortaremos el texto seleccionado, por lo que pulse sobre el comando Cortar del grupo de herramientas Portapapeles o bien pulse la combinación de teclas Ctrl + X.
Cuando Office detecta que ya ha copiado o cortado 24 elementos y que todos ellos se encuentran en el Portapapeles, va eliminando por orden los existentes a medida que usted va copiando o cortando otros nuevos.
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