Kitabı oku: «Sistema de información contable en la era digital»

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1.1. Descripción de los SI con mayor grado de usabilidad

TABLA 1.2. Procesos típicos en empresas de fabricación

TABLA 2.1. Áreas del entorno directo del ente económico

TABLA 2.2. Decretos reglamentarios, de modificación y compilación

TABLA 4.1. Tipos de ataque y su efecto

TABLA 5.1. Comparativo entre la función auditora y el control informático

INTRODUCCIÓN

El desarrollo económico y social que tienen los países en la actualidad se encuentran solventados, en gran medida, por el avance que tienen las organizaciones en sus procesos e implementación de herramientas tecnológicas que les permite consolidar y establecer estructuras tecnológicas innovadoras, facilitando el desarrollo de estrategias para la competitividad tanto a nivel nacional como internacional.

Las organizaciones públicas y privadas se encuentran encaminadas hacia un gran mercado global, impulsado por la apertura de las economías nacionales y por el imparable crecimiento de las infraestructuras tecnológicas y redes de telecomunicaciones, entre las que Internet la está adquiriendo un destacado papel. La red global de redes transporta información relacionada con varios campos distintos, tales como informes de mercado, condiciones atmosféricas y climáticas de un lugar en particular, bibliotecas digitales, producción de cultivos, tráfico de líneas aéreas, etc. Internet es una fuente de gran cantidad de información y permite el intercambio libre de datos entre sus usuarios. Muchos sectores están atravesando un proceso de desregularización y la iniciativa privada se está convirtiendo en la principal impulsora del crecimiento de la economía; en este sentido, los clientes demandan productos y servicios de mayor calidad, reducción de los plazos, mejora en el servicio, atención personalizada y, todo ello, manteniendo, incluso, la reducción de los costes.

Las exigencias del mercado hacia las organizaciones están definidas por premisas como: gestión de la calidad, innovación de procesos, downsizing, gestión del conocimiento, gestión con base en las capacidades esenciales (core competences), etc.; elementos que requieren compromiso por parte de la gerencia, el área de recursos humanos y las dependencias asociadas a tecnología.

En este sentido, las teorías del management han evolucionado pretendiendo dar respuesta a estas exigencias y reconocer la gran importancia que tiene el análisis y mejora de los procesos tanto dentro de la empresa, como entre la empresa y sus proveedores y clientes.

Las dinámicas organizacionales consideran especialmente los recursos y las capacidades que tienen cada una de ellas. Dentro de los recursos que debe considerar la organización están los Sistemas de Información (SI), que intervienen durante todo su ciclo de vida, desde su planificación, evolución y desarrollo.

Los SI se han concebido desde sus inicios, en los años sesenta, donde su objetivo concurrió en agilizar las actividades transaccionales de la organización, además, de permitir evidenciar su poder en la transformación de las organizaciones específicamente en el desarrollo de los procesos.

Entre los procesos de mayor importancia al interior de las organizaciones se encuentran los relacionados con actividades contables, principalmente para la toma de decisiones empresariales. Dichas actividades se encuentran respaldadas en los Sistemas de Información Contable (SIC). La eficacia y eficiencia de los SI están fundamentadas en dos elementos claves: el avance tecnológico y el conocimiento de las personas que los administran.

El libro Sistemas de Información Contable en la Era Digital busca abordar los avances tecnológicos en materia de SIC que se han desarrollado en los últimos años con el propósito de entregar un conocimiento efectivo a las personas de la alta gerencia y tomadores de decisión a nivel organizacional. A continuación, se detalla la temática abordada en cada uno de los capítulos:

El primer capítulo se encuentra relacionado con la conceptualización y la importancia que tienen los SI en la organización y su clasificación, se finaliza con una propuesta metodológica para evaluar la efectividad de los SI a nivel empresarial. Este capítulo tiene como propósito entregar los fundamentos básicos y la relevancia en la gestión administrativa de las organizaciones, considerando la importancia que tiene la información para la toma de decisiones que afectan la competitividad.

En el segundo capítulo se aborda la importancia de los SIC y su relación con el micro y macro ambiente de las organizaciones, ilustrando las implicaciones que tienen los diferentes factores en cada ambiente en el desarrollo de los SIC. Es relevante en este capítulo la descripción de las cualidades y características que se debe tener en un SIC, dado que la calidad de la información que entregue dicho sistema es fundamental para la toma de decisiones de las organizaciones.

En este apartado se pretende ofrecer claridad de la participación de los SIC en correspondencia con los requerimientos generados por las Normas Internacionales NIIF. Para lograr mayor efectividad en los SIC se propone una metodología para su implementación y utilización que contempla la participación activa de los diferentes estamentos de la organización. Finaliza este capítulo con el marco normativo relacionado con la contabilidad que permiten legitimar su accionar en el contexto administrativo de las organizaciones.

En el tercer capítulo se aborda la implicación de los SIC en los procesos y ciclos de las organizaciones modernas, así como también en el escenario de la era digital que ha conllevado a las empresas a implementar estrategias de negocio, como son, los negocios electrónicos (e-business) y sus características como: comercio electrónico, e-marketing, e-logistic, e-tailer y e-payment. Se finaliza este capítulo con una exposición sobre el significado de Big Data y Data Analitycs y su importancia en el contexto empresarial, especialmente para la toma de decisiones que les permita llegar a afrontar el mercado competitivo al que se enfrentan.

El cuarto capítulo desarrolla una de las preocupaciones de la gerencia relacionada con la gestión de los riesgos y controles que deben tener los SI para que estos aseguren el cumplimiento de sus objetivos sin ningún inconveniente. Si bien es cierto, la identificación de los riesgos es fundamental para las organizaciones, estas deben tener claro una metodología que les permita gestionarlos, es decir, establecer el mecanismo para controlarlos; de esta manera se han distinguido tres metodologías CRAM, MARGERIT y OCTAVE para explorarlas.

Las empresas del siglo XXI, preocupadas por la seguridad e integralidad de la información que entregan sus SI, han implementado mecanismos como el control interno fundamentados en las directrices dadas por modelos como el COSO, CoCo, CICA, ACC, generados por diferentes órganos rectores a nivel mundial; asimismo, se considera la implementación de control interno para generar mejores prácticas para el diseño de controles utilizando el estándar COBIT propuesto por Information Systems Audit and Control Association (ISACA) y el IT Governance Institute (IT GI). Este capítulo finaliza con una descripción general sobre seguridad informática, resaltando las vulnerabilidades que se pueden encontrar en los SI y los controles que se pueden desarrollar para mitigarlas.

El libro cierra con un quinto capítulo orientado a entregar un marco referencial de la Auditoría Informática, temática que es obligatoria para los profesionales de las ciencias de la administración, considerando la importancia que tiene el inspeccionar, evaluar y controlar la efectividad de los SI, ya que es una necesidad recurrente en las organizaciones modernas. Igualmente, se ilustra una serie recomendaciones para el Sistema de Control Interno (SCI) de las organizaciones que les facilitará desarrollar su trabajo de auditoría. Finaliza el capítulo con la exploración de la auditoría forense computacional, relacionada con la indagación de información financiera irregular, actividad fraudulenta o negligencia comercial, además permite la combinación de conocimientos de contabilidad, auditoría e investigación.

Se espera que la información depositada en este documento sea de gran utilidad para los profesionales de las áreas administrativas y contables, especialmente en su quehacer profesional que conlleva de forma constante a la toma de decisiones en el marco de las organizaciones modernas que se proyectan en un entorno competitivo e innovador, influenciado por las dinámicas de una economía basada en conocimiento.

Sistema de Información

Un Sistema de Información (SI) se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para respaldar la toma de decisiones y de control de la organización en cada uno de los niveles jerárquicos de la organización (Laudon y Ladon, 2016). En efecto, los SI contienen datos sobre una organización y el entorno que la rodea, además, comprenden información variada como: recursos humanos, informáticos, datos, software, actividades, objetos, etc., relevante para la organización o para su entorno. Cuando se habla de un SI se hace referencia al conjunto ordenado de mecanismos que tienen como propósito la administración de datos e información, de manera que se puedan recuperar y procesar. Se deben destacar las dos palabras que subyacen del concepto de SI; la primera: sistemas, normalmente, definida como el conjunto de elementos relacionados entre sí y que funcionan como un todo; el segundo término: Información, equivale a un conjunto de datos que se han modelado en una forma significativa (relevante, con propósito y contexto) y útil para los individuos. Por el contrario, la noción de datos, proveniente del latín datum, significa literalmente hecho, evento o suceso, desarrollado en la organización o en su entorno físico, el cual puede ser un número, afirmación o imagen, antes de ordenarlos e interpretarlos para que puedan ser comprendidos y utilizados, por tanto, son irrelevantes como soporte a la toma de decisiones (Oz, 2018).

Un SI se constituye en el conjunto de datos adquiridos en un proceso de entrada que son transformados en información y deben ser entregados a través de mecanismos de salida al usuario para su correspondiente análisis y toma de decisiones. La transformación de los datos en información requiere el uso de tecnología que permita que el proceso se realice de forma efectiva (Ver Figura 1.1).

Figura 1.1. Proceso del Sistema de Información hacia la Toma de Decisiones

Fuente: elaboración propia (2020).

Para Sieber, Valor y Porta (2006) la visión más intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cómo fluye la información dentro de la misma, entre ella y su entorno. Algunos flujos de información son claramente observables porque se corresponden con flujos físicos. Imaginemos, por ejemplo, el pedido de un cliente que llega a una empresa, alguien del departamento de ventas lo registra y envía una copia al almacén para que pueda ser despachado (probablemente después de comprobar que el cliente en cuestión tenga crédito); en el almacén se comprueba que exista stock disponible y, en caso afirmativo, se asigna al pedido, se adjunta el comprobante correspondiente y se remite una copia a facturación, donde se prepara la factura de acuerdo con las condiciones pactadas con el cliente. Este puede ser un claro ejemplo claro proceso de pedidos de clientes en el que se puede describir el proceso o el flujo de trabajo asociado a la recolección, embalaje y entrega del producto empaquetado a una empresa de transporte.

Efectivamente, cada uno de los procesos definidos en la organización constituye un SI con todos sus componentes. Indiscutiblemente, se debe tener en cuenta que para un funcionamiento oportuno se requiere que los actores del sistema se encuentren coordinados y persiguiendo el mismo objetivo propuesto. En consecuencia, un flujo de la información ordenada, regulada y sistematizada permitiría asegurar un eficiente funcionamiento de la organización.

Es fundamental resaltar la importancia que reviste para las organizaciones la información que arroja el sistema: unos resultados para la toma de decisiones, aunque no es únicamente para este fin. Acceder a información relevante es imprescindible para los usuarios del sistema de información, siempre y cuando en el contexto de la empresa los SI cumplan los objetivos de cualquier otro sistema en general, tales como: el procesamiento de entrada de datos, el almacenamiento y producción de reportes que contribuyan a la mejora del desempeño de las funciones y los procesos del negocio. En ese sentido, es precisa una transformación digital, pensada desde la planificación, la organización, la integración la dirección y el control.

Así las cosas, el SI se constituye en un instrumento de trabajo en cualquier organización que busca la sincronización de sus procesos. Es decir, en un ambiente informático se debe permitir el mantenimiento de un canal de comunicación definido entre los usuarios del SI y la organización, a fin de minimizar barreras de apoderamiento de la información, y más bien, por el contrario, permitir la maximización de la utilidad de la misma. Función que debe comprender el análisis previo de las necesidades de información de una organización, tal como se puede estudiar en el siguiente fragmento del texto.

Sistemas de Información, organizaciones e importancia

De acuerdo con lo planteado anteriormente, las necesidades de información de una organización requieren comprender los flujos de la información, el papel del análisis de necesidades de información, el método de estudio y la comprensión del SI.

De acuerdo con Sieber et al., (2006), un SI es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos, parcialmente, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia. Los SI y las organizaciones influyen entre sí. Por ello, las organizaciones deben estar abiertas a la influencia de los SI para obtener beneficios de las nuevas tecnologías y poder ofrecer servicios a los intereses de los negocios de la empresa.

La organización configurada como una estructura social formal y estable que toma los recursos del entorno y los procesas para producir salidas. Esta definición técnica que plantea Laudon y Laudon (2016) se enfoca en tres elementos de una organización. El capital y la mano de obra son los factores primarios de producción proporcionados por el entorno. La empresa transforma estas entradas en productos y servicios en una función de producción.

Dicho de otra forma, un SI empresarial es un conjunto de medios materiales, humanos y técnicos que están adecuadamente estructurados y coordinados, bien integrados en la estructura de la organización y en sintonía con su estrategia corporativa (De Pablos et al., 2006). En consecuencia, la empresa deberá desarrollar una estrategia de SI congruente con la estrategia de la empresa, de tal suerte que, un acertado uso de los SI así planificados, pueda proporcionar ventajas comparativas para la empresa.

La definición de Sieber et al., (2006) se centra fundamentalmente en el para qué del SI, más que en el cómo o en el qué. Las empresas necesitan que determinada información fluya para coordinar sus acciones operativas, y que otra información llegue organizada adecuadamente y a tiempo para que los responsables tomen sus decisiones con el máximo conocimiento de causa, y para que quienes coordinan las distintas actividades puedan hacerlo en cuanto se detecte la primera desviación relevante entro lo previsto y lo real. Y todo ello, para llevar a cabo las funciones y proceso de negocio que la empresa les ha encomendado de manera coherente con los objetivos de la misma. En ocasiones, la propia estrategia de negocio de una empresa puede contar con SI como parte activa de la misma. Dicho de otro modo, el SI también puede utilizarse para la obtención de las ventajas competitivas.

Por tanto, para Sieber et al., (2006), el SI de una empresa puede definirse como un sistema más dentro de los sistemas de gestión de esta, encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio. Desde un punto de vista general, dichas funciones dan lugar a actividades de planificación, diseño y ejecución de acciones para conseguir objetivos y actividades de control. Además, mucha información relevante para estas actividades puede obtenerse del registro de transacciones de actividades operativas básicas. Puesto que las distintas actividades de soporte se complementan y apoyan entre sí, se puede afirmar que el SI interacciona con todas las actividades de la empresa. De hecho, como el SI es el encargado de recopilar la información que generan las distintas actividades y de distribuirla hacia otras áreas para posibilitar una buena toma de decisiones, tiene claramente, por lo tanto, una función coordinadora.

En definitiva, el SI tiene que ser concebido como parte integral de la infraestructura de la empresa, ya que la información que maneja, aunque generada o utilizada por actividades concretas, no pertenece a ninguna en particular, sino a la empresa considerada globalmente.

En conclusión, la planificación, el diseño y la implementación del SI en una organización deben tener en cuenta su estrecha relación con los demás sistemas que configuran la infraestructura de la empresa que, a su vez, deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa. En estos procesos, la dirección debe involucrarse y desempeñar un papel esencial, del mismo modo en que se involucra, por ejemplo, en el diseño del sistema de control o en el de planificación.

Los SI se caracterizan por:

•Tener una importancia estratégica considerando que la información es un recurso estratégico para las empresas y para las organizaciones en general, y que la tecnología que este usa también tiene un papel fundamental a la hora de apoyar las estrategias competitivas de la empresa o, en su caso, de asegurar la supervivencia de esta en el mercado.

•Presencia de objetivos. La meta de todo SI es satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Pero la organización de un sistema empresarial pasa a ser más concreta, y es proveer información para el análisis de problemas y planificación, y para el control y la toma de decisiones a todos los niveles de modo que sustente el desarrollo y coordinación del resto de actividades de la cadena de valor empresarial, y contribuya al logro de los objetivos empresariales.

Para tener mayor claridad respecto al procesamiento de datos y los SI se hace imprescindible distinguir dos acepciones gramaticales: datos e información. Esta distinción permite comprender la importancia de los datos como fuente de información en un contexto general. Desde una perspectiva funcional, los datos consisten en hechos económicos y cifras cuantificables que sin ser procesadas no hacen parte del sumario de toma de decisión. Normalmente, los datos toman la forma de registros históricos. Ejemplos de datos serían los hechos económicos, los documentos de soporte de las transacciones de la empresa, la legislación laboral, de seguridad social, de comercio, etc. Mientras, la información se fundamenta en tomar los datos que de alguna manera han sido recuperados, procesados y analizados para realizar proyecciones, pronósticos o toma de decisiones. Este concepto, es considerado por algunos autores como un activo valioso y estratégico- La información tiene tanta relevancia como un activo tangible, y de esta manera se puede plantear como premisa, que: “ la economía de las empresas no interesa tanto el tamaño de sus activos como edificios, maquinarias, instalaciones, inventarios, sino los activos intangibles que tienen su origen en los conocimientos, habilidades, valores y aptitudes de las personas que forman parte de la empresa¹” (Baruch Lev², 2001) . La información desde lo organizacional puede ser entendida como uno de los activos más importantes de las empresas, llámense entidades estatales o privadas. Además, “las empresas deben gestionar la información como un producto importante, capitalizar el conocimiento como un activo principal y, de esta manera, sobrevivir y prosperar en la economía digital” (Huang, Lee y Wang, 2000), frase que en esta nueva era digital no ha entrado en decadencia. Por consiguiente, las empresas dependen de su entorno y en mayor medida de la información, de las ciencias aplicadas, más cuando estas están soportadas tecnológicamente.

Estructura Funcional del Sistema de Información

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de la información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones. Los administradores y usuarios del SI que toman decisiones deben tener información útil sobre los resultados del desempeño de la organización. Por ello, los SI requieren de una estructura funcional para lograr su objetivo planteado. Cada componente del sistema tiene una función específica que permite interactuar con los demás elementos constitutivos. Diversos autores coinciden en los componentes básicos que debe tener un SI, como, por ejemplo, lo mencionado por Whitten, Bentley y Barlow (2003), que proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para definir un SI: personas, actividades, datos, redes y tecnología.

•Bloque personas: hace referencia a los propietarios del sistema (entendiendo como tales a aquellas personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los SI), más conocidos como los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal administrativo…), los diseñadores y los constructores y/o programadores.

•Bloque datos: se refiere a la materia prima empleada para crear información útil. Esta es considerada como la mínima expresión de la información.

•Bloque actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa, y las actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras. Todo SI administrativo tiene tres componentes básicos que forman parte de su estructura funcional: entradas, procesamiento y salidas, estas últimas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas.

•Bloque redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones), así como la comunicación y coordinación entre dichos lugares.

•Bloque tecnología hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques integrantes del SI.

La interrelación entre los componentes de un SI permite a las organizaciones modernas mantener la sinergia de la información en función del propósito del sistema, lo cual se refleja en la disponibilidad oportuna, especialmente en los procesos que implicados en la toma de decisiones de la alta gerencia. Esta articulación entre los componentes del SI y los objetivos de la organización que se menciona con anterioridad se puede evidenciar en la siguiente figura.

Figura 1.2. Relación entre los componentes del SI

Fuente: elaboración propia basada en Laudon y Laudon (2016).

Procesos del Sistema de Información

Los SI se constituyen en la columna vertebral de la organización, dado que permiten el flujo de información en el diverso entorno de la organización: interno y externo, y entre los actores de la organización, permitiendo de esta forma la integración y coordinación de diversas actividades que constituyen los procesos organizacionales, eliminando las dificultades de espacio y tiempo. Es decir, que el SI se convierte en el sistema nervioso de la organización, ocupándose de capturar los hechos en cuanto se producen, ya sean estos internos o externos, y de procesar los datos obtenidos y comunicarlos a los distintos elementos de la organización para que puedan reaccionar a tiempo ante ellos.

Los procesos que constituyen un SI están dados por la entrada de datos, la salida representada por la información y la transformación de las entradas simbolizada por el procesamiento de los datos. Estos procesos suponen mecanismos de retroalimentación o feedbaack por su palabra en inglés como se puede apreciar en la Figura 1.3, el cual se observa que un proceso de salida del sistema de información se dirige nuevamente al proceso de entrada, dando continuidad a su ciclo o funcionamiento.

Figura 1.3. Los procesos del SI

Fuente: Laudon y Laudon (2016).

Entrada: proceso que constituye la captura de datos, que puede ser manual o automatizada y, en general, es conveniente realizar la captura de cada dato en el momento en que se produce el hecho al que está asociado.

Procesamiento: proceso de transformación de los datos en la entrada del sistema en información útil mediante una serie de operaciones de cálculo, agravación, comparación, filtrado, presentación, etc. Estas operaciones generalmente son realizadas con la ayuda de sistemas informáticos.

Salida: proceso mediante el cual la información útil se plasma en una serie de documentos, informes y gráficos, para ser distribuida a las personas adecuadas dentro de la organización. Esta información, así como los datos de partida, se almacena generalmente en un soporte informático para poder ser reutilizados en cualquier momento.

Retroalimentación (feedback): en esta etapa la información obtenida en todo el proceso se utiliza para realizar ajustes y detectar posibles errores en la captura de datos y/o en su transformación.

En la actualidad los SI utilizan soporte informático (constituido por el elemento como el hardware, el software, las bases de datos y los sistemas de telecomunicación) para la captura de los datos, procesarlos y presentar la información obtenida, constituyéndose en un SI automatizado.

La intervención de herramientas tecnológicas en los procesos del SI le garantiza mayor eficacia en su funcionamiento, ya que en buena medida este dependerá de la calidad de los datos con los que trabaje el sistema y del uso que haga la organización de la información obtenida.

Es importante resaltar la relevancia de la intervención del usuario para el éxito del sistema, dado que su aceptación o rechazo depende de la satisfacción y complacencia del sistema hacia el usuario, caso contrario, la organización perderá, de un lado, una inversión considerable y, de otro, la oportunidad de agilizar sus procesos y actividades.

En este sentido, las organizaciones que buscan el éxito y su diferenciación respecto al resto de sus competidores buscarán, no únicamente disponer de tecnología, sino, además, hacer uso de ella en el seno de la organización.

Características del Sistema de Información

La importancia que tienen los SI a nivel organizacional implica que estos satisfagan algunas características importantes, como, por ejemplo:

Calidad: la norma ISO 9126 o series 25000 hace referencia al conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le permiten satisfacer necesidades establecidas o implícitas del usuario. La calidad se encuentra apoyada por la valoración de diferentes aspectos como son: la funcionalidad, la fiabilidad, la usabilidad, la eficiencia, la sostenibilidad y la portabilidad.

Funcionalidad: hace referencia, según la norma ISO 9126, al conjunto de atributos, referidos a la existencia de una serie de funciones y sus propiedades específicas. Las funciones son aquellas que cumplen unos requerimientos o satisfacen unas necesidades implícitas, es decir, el cumplimiento de las funciones que necesita el usuario.

Efectividad: es la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (Vidal, 2004). Se puede decir que la efectividad es la suma entre los resultados obtenidos por la eficiencia y la eficacia de la tecnología informática y de comunicación.

Seguridad: es la capacidad de las redes o de los SI para resistir, con un determinado nivel de confianza, los accidentes o acciones ilícitas o malintencionadas que comprometan la disponibilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados o transmitidos, y de los servicios que dichas redes y sistemas ofrecen o hacen accesibles. El objetivo por proteger es la misión de la organización, teniendo en cuenta las diferentes dimensiones de la seguridad.

Integridad: se define como el aseguramiento de las características de completitud y corrección de los datos. Contra la integridad, la información puede aparecer manipulada, corrupta o incompleta. La integridad afecta directamente el correcto desempeño de las funciones de una organización.

Confidencialidad: es la característica que garantiza que la información llegue solamente a las personas autorizadas. Contra la confidencialidad o secreto pueden darse fugas y filtraciones de información, así como accesos no autorizados. La confidencialidad es una propiedad de difícil recuperación, pudiendo minar la confianza de los demás en la organización que no es diligente en el mantenimiento del secreto, y pudiendo suponer el incumplimiento de leyes y compromisos contractuales relativos a la custodia de los datos.

Eficacia: según Sieber et al., (2006), está constituida por una serie de características que un SI debe cumplir para ser eficaz en la organización:

•La estructura y funciones del SI de una empresa deben ser coherentes con su estrategia en cada momento.

•La planificación y el diseño de un SI deben servir a los objetivos estratégicos de la empresa, por lo que tienen que ser consensuados entre los expertos de sistemas y con el cuerpo directivo de la organización.

•El SI se tiene que planificar, diseñar e implantar de forma que guarde un equilibrio con el resto de sistemas integrantes de la estructura organizativa.

•El SI tiene que gestionarse desde una perspectiva amplia, contando con la implicación y el compromiso de la alta dirección de la empresa.

El SI como una combinación de procesos, hardware, software, personal capacitado, infraestructura y estándares que están diseñados para crear, modificar, almacenar, administrar y distribuir información a nivel operativo, táctico y estratégico en la organización ha evolucionado de la siguiente manera, tal como se ve reflejado en la Figura 1.4.

Figura 1.4. Evolución de los Sistemas de Información

Fuente: elaboración propia (2020).

Sistemas de Información Empresarial

Los SI Empresarial se pueden clasificar jerárquicamente según el nivel de dirección en operativos, tácticos y estratégicos, como se describió en la anterior figura. Esta clasificación es propuesta por De Pablos Heredero et al., (2006), quienes plantean que es corriente y ampliamente aceptada en el ámbito de la gestión de los SI. Además, atiende a la lógica evolutiva que han seguido los distintos sistemas.

Es precisamente un paso más en esa evolución la que da pie para hablar de los sistemas empresariales de información desde una perspectiva más moderna, no tanto de las necesidades que satisfacen o funciones básicas que permiten, sino, más bien, según los objetivos de adaptación a las condiciones cambiantes del entorno y de la competencia en la que se mueve la empresa actual.

A continuación, se presenta la descripción de los SI de acuerdo al nivel jerárquico en que se emplean y una breve descripción que posteriormente será ampliada (ver Tabla 1.1).

Tabla 1.1. Descripción de los SI con mayor grado de usabilidad

Fuente: elaboración propia (2020).

Ahora bien, hay otra clasificación que es dada por Gómez y Suárez (2003), donde indican que, por lo general, las clasificaciones más extendidas de los SI suelen agrupar estos en función de su finalidad. De una forma muy global, puede considerarse que existen dos funciones básicas para los sistemas:

•Soporte a las actividades operativas. Da lugar a SI para actividades más estructuradas (aplicaciones de contabilidad, nómina, pedidos y, en general, lo que se denomina “gestión empresarial”) o también sistemas que permiten el manejo de información menos estructurada: aplicaciones ofimáticas, programas técnicos para funciones de ingeniería, etc.

•Soporte a las decisiones y el control de gestión. Puede proporcionarse desde las propias aplicaciones de gestión empresarial (mediante salidas de información existentes) o a través de aplicaciones específicas como se presentará en este apartado.

Asimismo, resulta habitual el clasificar los sistemas en función del tipo de función a la que se dirige: financiera, recurso humano, marketing, etc.

La clasificación que presentaremos nos permitirá introducir los términos más utilizados en la literatura de SI, de igual manera, conviene indicar que en la actualidad resulta complejo establecer fronteras rígidas en los sistemas que ofrece el mercado.

En concreto, un sistema integrado para la gestión empresarial (ERP por su sigla en inglés) cubre la mayor parte de los aspectos presentados en los párrafos anteriores, ya que soporta las actividades operativas en las distintas funciones o áreas y, al mismo tiempo, es un sistema clave para la toma de decisiones, al menos en los puestos operativos y de dirección media.

A nivel de las actividades de planificación, organización, dirección y control se encuentra involucrada la toma de decisiones en las diferentes escalas como: estratégico, táctico y operativo. Para facilitar este proceso, en la figura siguiente se observa en una pirámide organizacional como las tecnologías de la información (TI) proporcionan herramientas como los sistemas de gestión de la información de tipo gerencial (MIS) para el nivel estratégico de la organización, sistemas que soportan decisiones (DSS); para el nivel táctico y para el nivel operativo están los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) (ver Figura 1.5).

Figura 1.5. Tecnología Informática para el apoyo a la toma de decisiones

Fuente: elaboración propia basada en Laudon y Laudon (2016).

Sistemas en el Orden Operativo

Son llamados Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS por sus siglas en inglés de Transaction Process Systems). Registran y permiten, además, llevar a cabo de manera automatizada las transacciones diarias de la empresa que se caracterizan por ser repetidas y rutinarias. Por ello, son básicos para el negocio.

Estos sistemas son los primeros que nacieron con la entrada del ordenador en los procesos empresariales en la década de los años sesenta. La principal razón fue su facilidad para ser programables. La diferencia entre la realización de las transacciones manuales y automatizadas fue muy notable, por lo que su impacto es considerable, evidenciándose, principalmente, en la reducción de costes. De ahí, que produjera un interés creciente en la aplicación de estas herramientas en el ámbito de la gestión empresarial. Además, son productores de información inmediata, altamente precisa y muy detallada para el resto de sistemas, y pueden ayudar a los directivos de nivel bajo/medio a llevar un control frecuente de las actividades elementales y ordinarias de la empresa.

Este tipo de sistemas, de carácter básico y operativo, se conocen como sistemas de procesamiento de transacciones (Transaction Processing Systems, TPS). Se trata de sistemas informáticos que ejecutan y memorizan aquellas transacciones diarias y rutinarias, pero esenciales para el correcto funcionamiento de la empresa. A diferencia de otros sistemas que trataremos más adelante, estos TPS son utilizados por responsables de niveles más operacionales que estratégicos o directivos.

Estos sistemas se pueden calificar como la columna vertebral de los demás SI de las empresas, puesto que proporcionan cantidades importantes de información necesaria para otros sistemas más complejos. Su objetivo principal es proporcionar la información que necesita cualquier empresa para funcionar correctamente e incluso aquella más esencial para sistemas de carácter más táctico o que ayuda al establecimiento de nuevas ventajas competitivas. Este tipo de sistemas es el más expuesto a los procesos de reingeniería necesarios para su constante adaptación a los cambios del entorno.

Características de los TPS

•Procesan información de manera rutinaria (diaria, semanal, etc.).

•Realizan operaciones poco complejas que simplemente requieren programas matemáticos y/o estadísticos.

•Procesan enormes cantidades de datos, habitualmente de carácter histórico. Por este motivo requieren, en primer lugar, una potente base de datos para poder almacenarlos y, en segundo lugar, gran velocidad de los procesadores para poder tratarlos con rapidez.

•Los errores en alguno de estos sistemas causarían graves consecuencias para la organización.

•En general, los datos suelen proceder del interior de la empresa.

Este tipo de sistemas se encuentra, prácticamente, en todas las áreas funcionales de las empresas, ya que son estos los que recogen los datos “en origen” y, en general, ellos reflejan fidedignamente el desarrollo de las operaciones más elementales de la empresa.

Es importante tener en cuenta que estos sistemas, aun siendo relativamente sencillos y pareciendo poco críticos para la empresa, son imprescindibles para su funcionamiento: un mínimo error podría dar lugar a importantes consecuencias para las empresas. Pongamos por caso la siguiente pregunta: ¿podemos imaginar qué ocurriría, por ejemplo, con una compañía aérea si se quedase por un tiempo sin su sistema central de reservas?

Los sistemas transaccionales más modernos se venden ya de forma integrada, y aunque requieren un esfuerzo de adaptación nada despreciable, este suele ser menor que el que haría falta para desarrollar los programas uno a uno de forma coherente y rigurosa. Entre estos softwares de aplicación se destacan los ERP (Enterprise Resource Planning) de seguimiento de las funciones básicas de la empresa, y los CRM (Customer Relationsip Management) de relación con los consumidores.

Sistemas de Información ERP

Los sistemas de gestión ERP, que significa por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning, surgieron con el objetivo de facilitar un sistema que cubriera las áreas funcionales de una empresa de forma integrada: finanzas, producción, compras, ventas, recursos humanos, etc.

Hasta la presentación en el mercado de estos sistemas de ERP, se solía utilizar un software independiente para cada departamento, dando lugar a múltiples problemas derivados de la dispersión de datos y formatos que dificultaban la integración de la información: la típica situación “isla de información” que no se podían interconectar.

Se puede definir un sistema de ERP como un sistema integrado de software de gestión empresarial compuesto por un conjunto de módulos funcionales (logística, finanzas, talento humano, etc.) susceptibles de ser adaptados a las necesidades de cada cliente.

Un sistema de ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que estos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicación o modulo funcional que los requiera (así, por ejemplo, si una factura ha sido registrada en el módulo de clientes, ya no es necesario introducirla de nuevo en el módulo de contabilidad y finanzas).

Un sistema de estas características debería estar adoptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestión de varios idiomas, monedas y sistemas de tributación, así como la generación de informes y documentos adaptados a la legislación vigente en cada país. Se trata de un importante aspecto para tener en cuenta, dada la diversidad de normatividad existente y las variaciones que sufren a lo largo del tiempo.

Por otra parte, ante la demanda por parte del mercado de soluciones específicas para los diferentes sectores industriales o de servicios, los proveedores de sistemas ERP han desarrollado productos especializados que incorporan aplicaciones y funcionalidades a la medida de indeterminado sector, denominadas soluciones “verticales” o “sectoriales”.

Estructura básica de un ERP

La mayoría de los ERP adoptan una estructura modular que soportan los diferentes procesos de una empresa: el módulo de gestión financiera, el módulo de gestión de compras, el módulo de gestión de ventas, el módulo de talento humano, etc.

Todos estos módulos están interconectados y comparten una base de datos común, garantizando, de este modo, la coherencia en integración de los datos generados.

El hecho de que estos productos sean modulares posibilita la implantación del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organización al facilitar la transición desde los sistemas anteriores. Normalmente, el primer módulo que se pone en marcha es el financiero y, posteriormente, se van uniendo los restantes, dependiendo de las características particulares de cada empresa.

El sistema básico ERP está formado por las aplicaciones técnicas y la arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los módulos. Proporciona herramientas de administración para controlar tanto el sistema en sí (rendimiento, comunicación con otras paliaciones y otros sistemas, etc.) como la base de datos que constituye el núcleo del producto.

Las principales plataformas de servidores son Microsoft NT Server y Windows 2000, UNIX y OS 400, mientas que las bases de datos más utilizadas son Oracle, Microsoft SQL Server e IBM DB2.

Asimismo, la mayor parte de los sistemas de ERP dispone de lenguajes de programación propietario de cuarta generación (4GL), que facilitan el desarrollo y adaptación de aplicaciones a la medida de cada cliente.

Por otra parte, las últimas versiones de los ERP incluyen el soporte a las tecnologías derivadas de internet como el estándar XML o el lenguaje de programación JAVA.

Una tipología de SI empresarial digna de mencionarse es la de sistemas de Workflow, sobre la que hacen referencia Gómez y Suárez (2003) iniciando con un apartado sobre la necesidad de mejorar los procesos de las empresas.

La mejora de muchos de los procesos de negocio pasa necesariamente por su automatización. Gracias a dicha automatización es posible reducir drásticamente el tiempo de ciclo (tiempo necesario para completar un proceso), dado que se agilizan las tareas administrativas y se minimizan los errores, al encargarse el sistema informático de realizar las tareas rutinarias.

Además, es posible alcanzar una mayor integración de las actividades del proceso, facilitando la comunicación y coordinación entre las personas que realizan las distintas tareas en las que se descompone dicho proceso.

Por otra parte, la automatización puede mejorar drásticamente el flujo de información asociado a las actividades del proceso, con lo que se facilita su control y la medición de los resultados obtenidos.

En definitiva, la automatización es una herramienta que permite mejorar el rendimiento de los procesos, reduciendo los costes y los plazos asociados, minimizando los errores cometidos y garantizando una mayor calidad.

Por este motivo, los sistemas que permiten automatizar los procesos de negocio están siendo cada vez más utilizados por las empresas, teniendo aplicación en muchos sectores industriales y de servicios.

Sistemas en el Orden Táctico

Los sistemas de gestión de la información o Management Information Systems (MIS) permiten procesar los datos proporcionando informes a los niveles directivos tácticos o de administración en los que se controla el desarrollo de planes y programas, y se toman decisiones menos rutinarias y más de gestión.

La información que proporcionan es agregada y resumida; sigue siendo precisa y prácticamente inmediata y, aunque depende de la rapidez del procesamiento de los datos en los TPS, no suelen ser muy flexibles puesto que los informes que proporcionan suelen estar estandarizados según procedimientos predefinidos y carecen de capacidad de análisis.

Suponen una evolución lógica de los TPS, donde lo importante era la capacidad de cómputo del hardware, más operaciones en menos tiempo. En el caso de los sistemas al nivel táctico, el peso se traslada al software al que se le requiere un mayor tratamiento de los datos para facilitar la labor de gestión y planificación.

La evolución de los ordenadores en los años sesenta condujo a que sus capacidades y características mejoraran, mientras que su precio, paradójicamente, disminuía. Esto favoreció el desarrollo de sistemas mucho más complejos, capaces de dar soporte a los directivos a la hora de tomar decisiones repetitivas en las diferentes áreas funcionales de la empresa. Los SI gerenciales (Management Information Systems, MIS), en efecto, apoyan las funciones de planificación, control y toma de decisiones gracias a la rea1ización de informes periódicos y rutinarios como, por ejemplo, cotejamientos entre ingresos y gastos reales en relación con el presupuesto inicial o a lo largo de períodos consecutivos. En términos generales, podemos decir que un MIS resume y presenta las operaciones básicas de una empresa gracias a los datos aportados por los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS).

De hecho, estos sistemas surgieron como respuesta a las deficiencias de los anteriores TPS que solo rea1izaban tareas de procesamiento de transacciones y aportaban poca información para la gestión de las diferentes áreas funcionales de la empresa.

Las funciones principales de un MIS son las de recopilar y resumir los datos aportados por los TPS para controlar y dirigir la organización, y también para que los empleados dispongan de un feedback acerca de aspectos fácilmente medibles de su trabajo. Estos sistemas son de especial utilidad para aquellos directivos de nivel medio que desean información semanal, mensual o anual acerca de cuestiones que ya conocen con antelación.

En muchas ocasiones estos sistemas también son utilizados como herramienta de planificación y control. No obstante, por encima de todo, se presentan como buenos sistemas de medida del rendimiento de una organización. El hecho de que todo el mundo conozca cómo se mide este rendimiento puede ayudar a una mejor toma de decisiones y a un incremento de la motivación por parte de los empleados, que tenderán a hacer lo posible para mejorar en aquello que les corresponde.

Características de los MIS

•Se basan en datos actuales, habitualmente aportados por sistemas de procesamiento de transacciones, TPS.

•No suelen ser muy flexibles.

•Tienen poca capacidad de análisis. Dejan en manos de los responsables directos cualquier interpretación de los datos que aportan.

•Dan soporte a decisiones estructuradas de directivos de nivel medio mediante el análisis de datos internos (pocas veces son de carácter externo), pasados o presentes.

Los primeros sistemas informáticos en las empresas surgen para mecanizar actividades operativas intensivas en el manejo de datos. Concretamente, se centraron en áreas como administración (contabilidad y facturación) y gestión del personal (nóminas), extendiéndose posteriormente a otras actividades como la venta, la compra o la producción. A los primeros sistemas que permitían recoger los datos básicos en las operaciones empresariales se les denominó Sistema de Procesamiento de Transacciones (Transaction Proccessing Systems –TPS).

Los objetivos que persiguen estos sistemas se derivan de la reducción de la mano de obra en estos procesos administrativos: reducción de costes, evitar errores y acelerar los procesos. En la actualidad, estos sistemas forman parte de lo que normalmente las empresas denominan como su “software de gestión empresarial” o su ERP.

Sistemas de Orden Táctico y Estratégico

Dentro de este grupo también podemos encontrar a los Decision Support Systems (DSS), que se sitúan entre el orden táctico y el estratégico, al que también proporcionan apoyo. La aparición de estos sistemas se produce cuando los sistemas técnicos se complican, los entornos cambian más rápidamente y, en el nivel de usuario, empieza una mayor disponibilidad de tecnología crecidamente potente. Ese ambiente externo unido a un ambiente interno más cómodo (gracias a los SI anteriores muchas empresas ya tienen resueltas sus tareas más tediosas, repetitivas y rutinarias) cambian el enfoque de gestión de la información. Los directivos comienzan a buscar la manera en que las tecnologías les ayudan a tratar mucha más información para realizar sus análisis de un modo más rápido, lo que da lugar a la aparición de los DSS.

Sistemas Ofimáticos

Estos sistemas constituyen la herramienta fundamental que permite a cualquier usuario de la organización la realización de las tareas menos estructuradas que implican tratamiento de la información y que a menudo se relacionan con tareas de oficina. Se suelen identificar con software de aplicación, más o menos genéricos, de muy alta compatibilidad y comunicabilidad, así como fáciles de manejar.

En estos sistemas se incluyen tanto las aplicaciones individuales para un usuario como aquellas que les permiten interaccionar con otros usuarios. Actualmente, a estas herramientas, junto con algunos otros sistemas como los DSS o los GDSS, y algunas técnicas como el datamining, se les empieza a considerar con capacidad para identificar, generar y distribuir conocimiento dentro de la organización (De Pablos Heredero et al., 2006)

Tomando palabras de Sieber et al., (2006), se argumenta la clasificación de los SI en la primera década de este siglo, refiriendo al contexto de hoy en día, pocas son las empresas que no disponen de algún SI, por sencillo que sea. Las cantidades de hojas, que tiempos atrás resumían la contabilidad de una organización, han sido sustituidas por avanzados programas informáticos capaces de realizar cálculos precisos y de mostrar los resultados de manera clara y útil. De forma semejante, aunque a un nivel ligeramente superior, encontramos en muchas empresas sistemas capaces de mantener relaciones directas e instantáneas con sus proveedores y clientes que intercambian flujos de información acerca de sus productos. Es el caso, por ejemplo, de los proveedores de grandes supermercados que, automáticamente, reciben una señal cuando un producto está a punto de agotarse y se requiere que sea repuesto en el menor tiempo posible.

En el entorno extremadamente competitivo en el que nos encontramos, pequeñas, medianas y grandes empresas necesitan SI para hacer frente a las presiones de sus rivales más directos, incluso para permanecer en la posición que ocupan. Sin embargo, estos sistemas pueden variar su grado de complejidad, y su clasificación depende de factores muy diversos. Eso sí, todos ellos tienen en común los elementos que se han descrito en el punto anterior: hardware, software, datos, telecomunicaciones y, por supuesto, personas.

Turban, McLean y Wetherbe, en su libro Tecnologías de Información para la Administración (2006), proponen cuatro clasificaciones de SI: (1) según la estructura organizacional de la empresa, (2) según sus áreas funcionales, (3) según el soporte que puedan dar y (4) según la propia arquitectura del sistema. Sin embargo, este tipo de clasificaciones se superponen entre sí cuando se consideran desde una perspectiva de gestión, por lo que trataremos de describir los sistemas desde el punto de vista del soporte que ofrecen a la empresa.

Características de los Sistemas de Orden Táctico y Estratégico

Las decisiones que apoyan los DDS son semiestructuradas o poco estructuradas. Es decir, no están especificadas claramente, no siguen un patrón y se dan con unos ciertos niveles de incertidumbre. Esto hace que los sistemas de soporte a la decisión puedan ser utilizados tanto en el nivel táctico como en el estratégico.

Los DSS ofrecen a sus usuarios la posibilidad de sacar partido fácilmente de la información interna y externa que se encuentra almacenada en las bases de datos que se alimentan de los TPS y de los MIS. Con estos sistemas de ayuda a la toma de decisiones se pueden manipular los datos, relacionándolos con distintos criterios. Al mismo tiempo, presentan la información resultante, de un modo tal que se pueden visualizar rápidamente tendencias y posicionamientos respecto a un plan original con el fin de tener mejores elementos de juicio de manera rápida y fácil.

Las alternativas que proporcionan los DSS, gracias a esa manipulación de datos, son el resultado de un proceso conformado por análisis variados: estadísticas, análisis de sensibilidad, escenarios, representaciones y transformaciones gráficas, etc.

Estos sistemas se caracterizan por su orientación a la resolución de problemas para el usuario final. Esto significa que suelen ser relativamente sencillos de manejar, personalizables y con fases intuitivas e interactivas que permiten que el directivo desarrolle sus propios modelos de análisis.

Pese a todo, no son sistemas autónomos. Es decir, que no ofrecen soluciones independientemente del usuario y no son el resultado de automatizar el proceso de decisión de los expertos. En definitiva, amplían las capacidades de sus usuarios, pero no los sustituyen a la hora de tomar decisiones (Turban, MCclean y Wetherbe, 2006)

Los DSS poseen dos cualidades fundamentales que los hacen provechosos para las empresas en términos de eficiencia y de ahorro de costos: una, es el ahorro en tiempos tanto de recopilación de datos como de respuesta. Un ser humano es limitado a la hora de recabar información para construir escenarios y modelos de la realidad. Los DSS aumentan la posibilidad de trabajar con más información y son capaces de construir más rápidamente modelos y análisis más complejos. La otra, es la sencillez, los componentes tanto de software como de hardware son altamente personalizadores y se basan en computación sobre ordenadores personales, lo que permite una fácil autogestión de los procesos de decisión por parte de los usuarios.

Son muchas las decisiones que se toman día a día en todas las empresas. Tal y como su nombre lo indica, estos sistemas han sido expresamente diseñados para hacer frente a este proceso de toma de decisiones. Aunque pueda parecerlo, no se trata de “simples” programas implementados para ofrecer la mejor solución de un determinado problema (sería el caso de algoritmos de optimización), sino que los DSS mantienen un contacto directo con el usuario y, mediante la utilización de modelos previamente creados y complejas bases de datos (internas y externas), pretenden aportar la información justa para dar solución a los diversos problemas que se le planteen. Su principal objetivo es hacer frente a decisiones complejas y que no suelen ser habituales (no son típicas del día a día).

Pongamos el caso, por ejemplo, de una empresa que desee lanzar un nuevo producto al mercado. Un sistema de soporte a la toma de decisiones contiene modelos que relacionan todos los factores que pueden influir en una decisión de este tipo: las empresas que disponen de productos similares, sus precios, los posibles clientes, la materia prima o, incluso, una predicción de las ventas en los próximos años. Aunque la decisión final siempre la debe tomar uno o varios responsables, estos sistemas constituyen un buen soporte a la hora de decidir. Otro gran campo de aplicación de un sistema de estas características es la evaluación del riesgo de efectuar o no una determinada acción.

Características de los DSS

Las características más comunes de un DSS son:

•Proporcionar información de forma muy flexible, prácticamente sin presencia de operadores/programadores especializados que desarrollen pequeños programas para los usuarios.

•Fácil de utilizar por los diferentes usuarios y en multitud de situaciones diversas.

•Utiliza sofisticadas herramientas de modelización y análisis de datos que permiten hacer frente a la toma de decisiones en los distintos niveles del proceso.

•Puede ofrecer soporte a decisiones tanto secuenciales como independientes y permite cambios en las condiciones iniciales.

•Da soporte a decisiones que no se pueden predecir con antelación.

Sistemas de Soporte a la Dirección (DSS Y EIS)

Los sistemas MIS, descritos en el apartado anterior, suelen ser bastantes útiles para resolver problemas estructurados. Sin embargo, la dirección de la empresa requiere sistemas capaces de soportar decisiones de carácter menos estructurado. Con frecuencia, el directivo necesitará herramientas para diagnosticar el problema (análisis) y para elegir la mejor alternativa (simulación, planeación y demás). Este tipo de artefactos tecnológicos no estuvo disponible hasta los años ochenta, dando lugar a un conjunto de aplicaciones englobadas en términos como aplicaciones de soporte a decisiones (DSS), software de apoyo a la dirección (EIS, ESS), Sistemas de Datawarehousing Datamining o, de forma más genérica, Sistemas de Inteligencia de Negocio (Business Intelligence).

Los sistemas de soporte a la dirección (Decision Support Systems –DSS), tal y como su propio nombre lo indica, son sistemas que soportan y asisten a los directivos de las empresas en todos los aspectos de un proceso de toma de decisiones: generación de alternativas, análisis de ellas, simulación de los resultados que se obtendrían con cada una de ellas, etc. En este sentido, podemos afirmar que los sistemas DSS van un paso más allá que los tradicionales sistemas MISS, pues estos últimos simplemente se basan en la generación de listados e informes para asistir a los directivos en los procesos de toma de decisiones, más relacionadas con los siguientes procesos: desarrollo de productos, entrega de productos a los clientes y gestión de las relaciones con los clientes. En la siguiente tabla se presentan varios procesos tanto operativos como de gestión, comunes en una empresa de fabricación:

Tabla 1.2. Procesos típicos en empresas de fabricación

Fuente: Gómez y Suárez (2003).

Ofimática (Office Information Systems, OIS)

Son los sistemas utilizados prácticamente en todas las organizaciones para la realización de tareas y el procesamiento de información a través de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc. No solo podemos encontrarlos en empresas, sino también en un elevado número de hogares, especialmente en aquellos en los que viven jóvenes que los utilizan como herramienta de soporte para sus estudios. Estos sistemas resultan muy eficaces a la hora de realizar cálculos, escritos o documentos que deben guardarse para hacer uso de ellos más adelante.

Su rápida evolución y su cada vez más accesible precio han convertido a estos sistemas en una herramienta universal y común en todas las empresas. Algunos programas que incluyen los OIS son:

•Hojas de cálculo.

•Sistemas de procesamiento de texto e imágenes.

•Programas para la realización de presentaciones.

•Bases de datos personales.

•Sistemas para tomar notas.

•Sistemas de comunicación personal.

En los últimos años los avances en las TIC han permitido a un buen número de empresas la posibilidad de realizar tareas conjuntas entre personas ubicadas en lugares completamente diferentes y muy distantes entre sí. Ello ha sido posible gracias al desarrollo de toda una serie de aplicaciones que están modificando sustancialmente la forma de trabajar de las personas. Desde el envío de información a través de un e-mail hasta las conversaciones en grupo a través de chats o videoconferencias, estos nuevos canales han revolucionado el mundo de la comunicación empresarial en todos los sentidos.

Correo electrónico (Electronic mail). Es, todavía, uno de los servicios que ofrece Internet más usados tanto a nivel de empresa como individualmente. Hace posible la comunicación entre personas ubicadas en diferentes lugares y con diferentes SI. Además del propio contenido del mensaje pueden añadirse al cuerpo del mensaje muchos otros datos adjuntos como documentos, imágenes o música.

Mensajería instantánea. Es uno de los grandes sistemas de comunicación instantánea utilizados en todo el mundo, aunque su aplicación en el mundo empresarial es más bien escasa. Permite el envío de mensajes de texto, documentos o imágenes de forma instantánea entre uno o más usuarios conectados al servicio. Cuando se inicia la conexión, el sistema informa de los contactos que están conectados y de los que se van conectando o desconectando durante el período en que se esté en línea. El sistema permite, además, mantener conversaciones telefónicas entre dos usuarios conectados (si se dispone de altavoces y micrófono) e incluso videoconferencia, además, de una cámara conectada al ordenador (webcam).

ICQ fue uno de los servicios pioneros en el campo de mensajería instantánea en Internet, pero, a la fecha, hay programa, o aplicaciones de mensajería vía internet que se han posicionado por el uso de los Smartphone y tabletas. Los servicios más utilizados han sido: el MSN Messenger de Microsoft, el Yahoo! Messenger, Skype, WhatsApp, IMessage, Viber, WeCaht, Hangouts, entre otros. Hasta ahora, el principal y prácticamente único inconveniente de este sistema es la necesidad de que todos los usuarios con los que se desee mantener comunicación pertenezcan al mismo servicio de mensajería, aunque están apareciendo aplicaciones marco que permiten la mensajería a través de diferentes herramientas.

El chat es otro servicio de mensajería instantánea en el que usuarios de distintos lugares se conectan para establecer conversaciones a tiempo real con otros, normalmente desconocidos, acerca de temas concretos o simplemente para pasar un rato charlando. Existen millones de “salas de chat” en Internet, en las que diversas personas intercambian opiniones sobre algún tema de interés común o simplemente mantienen una conversación.

Peer-to-Peer (P2P) file sharing (compartición de archivos), aunque no se trata estrictamente de un servicio de mensajería instantánea como los anteriores, estos sistemas permiten el intercambio de ficheros entre sus diferentes usuarios. Uno de los servicios más extendidos actualmente es el que deja compartir cualquier archivo, aunque los formatos de intercambio más habituales son los ficheros de música o vídeo. El sistema busca el recurso deseado entre los usuarios conectados y ofrece un listado de aquellos disponibles que incluye el tamaño del archivo, el tiempo de descarga en función del ancho de banda de ambos contactos y otra información de interés acerca del proceso. Una vez que el fichero se ha descargado este puede ser descargado a su vez por otro usuario que lo desee.

La aparición de red de pares (P2P, por su sigla en inglés) es una red de ordenadores en la que todos o algunos aspectos funcionan sin clientes ni servidores fijos. Las Redes P2P aprovechan, administran y optimizan el uso del ancho de banda de los demás usuarios de la red por medio de la conectividad entre los mismos, por ello, ha tenido un fuerte impacto en algunos sectores, especialmente en el de distribución de la música que desde, la aparición, éxito y posterior cierre de Napster ha visto cómo el uso de plataformas P2P no ha dejado de crecer, con un volumen estimado de datos intercambiados de 30 millones de canciones por día a mediados de 2005.

Teleconferencia se da especialmente en aquellas empresas con establecimientos repartidos en diferentes puntos geográficos, las reuniones suponen un gasto considerable en desplazamientos y transportes, así como un riesgo debido a la imposibilidad de asistencia de alguno de los miembros convocados.

Por teleconferencia se entiende cualquier sistema que permita la realización de reuniones entre personas que se encuentran en distintos lugares físicos. En este sentido, podríamos incluir el teléfono tradicional o el ordenador, gracias a la solución de mensajería instantánea que hemos visto en los párrafos anteriores. No obstante, al hablar de teleconferencia, pretendemos introducir componentes más modernos que incluyan tanto audio como video.