Kitabı oku: «Planchado y arreglo de ropa en alojamientos. HOTA0108», sayfa 2
3. Relaciones con otros departamentos: pisos y lavandería
HILO CONDUCTOR
Una de las camareras de pisos del Hotel Rey III acaba de dejar en el Departamento de Lavandería una bolsa de ropa sucia de un cliente, con la documentación complementaria. Una vez que el personal de dicha área realiza el lavado de la ropa, la entregan al área de planchado donde se realizará el planchado de las prendas marcadas por el cliente y el arreglo de un pantalón que tenía la cremallera rota, lo cual dejó indicado el mismo.
El Departamento de Plancha y Costura está íntimamente ligado al de lavandería, ambos dentro del área de lencería, pues sus procesos van a menudo de la mano y deben realizarse de forma progresiva. Si bien es cierto que cada establecimiento organizará sus departamentos de la forma más adecuada para su producción y necesidades, las tareas y procesos que se llevan a cabo en cada uno de ellos suelen ser similares.
A continuación, se desarrolla un ejemplo de organigrama en el que se muestra la organización del Departamento de Pisos y Lencería:
EJEMPLO
El Hotel Rey III dispone de un Departamento de Pisos dividido en varios subdepartamentos: Habitaciones (encargado de la limpieza y puesta a punto de las habitaciones), Limpieza (encargado de la limpieza de zonas comunes y otras zonas del establecimiento) y Lencería (encargado del lavado, planchado, costura y almacenamiento de ropa).
ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA
2. Reflexiona sobre el ejemplo de organigrama mostrado:
¿Crees que todos los hoteles tienen dividido y organizado el Departamento de Pisos en tantos subdepartamentos? ¿Qué tipo de establecimientos es más probable que usen esta organización tan dividida?
3.1. Relación con el Departamento de Pisos
El servicio que se ofrece a los clientes del alojamiento para lavar, planchar y coser su ropa cuando así lo soliciten es una solución del problema que se plantea a estos por estar fuera de su domicilio.
Por eso, en las habitaciones de los hoteles habrá bolsas a disposición de los clientes, para que (cuando lo consideren oportuno) depositen en ellas las prendas sucias o que necesiten arreglo.
Generalmente, en estas bolsas van impresas las tareas que el cliente desea que se realicen con sus prendas: lavado, planchado, arreglo, etc.
PARA SABER MÁS
Accede al siguiente enlace para ver un artículo en el que se muestra la importancia de las relaciones laborales como clave para el éxito de una empresa.
https://redirectoronline.com/mf07080103
Es en ese preciso momento, al requerir el cliente ese servicio, cuando el personal de lavado, planchado o arreglo de ropa precisa de la colaboración de las camareras de pisos. El procedimiento será el siguiente:
1 1. Rellenar formularios: se rellenarán unos formularios en los que el cliente seleccionará los tipos de prendas de cada clase y el número de ellas, el servicio que solicita de lavandería, el número de habitación, el nombre del cliente y la fecha. (Impreso lista de lavandería).
2 2. Recoger la ropa: la camarera de pisos es la encargada de recoger la ropa de clientes junto con los formularios y enviarla a lavandería por medio del mozo de limpieza o llevarlo la misma camarera.
3 3. Distribución de la ropa: recibida en este departamento, será la encargada o la persona designada para este cometido, la que comprobará que la ropa que contiene la bolsa coincide con la que viene estrictamente detallada en el impreso, que se ha rellenado anteriormente por el cliente, y examinará las etiquetas de cada una de las prendas antes de decidir el tratamiento más adecuado para cada una de ellas, la distribuirá en su departamento, dependiendo del tipo de tarea a realizar (lavado, secado, planchado, arreglo).
4 4. Identificar habitación: para evitar confusiones con la ropa de la clientela, se procederá a grapar (o bien por otros medios para no dañar el tejido) en la prenda una cinta con el número concreto de la habitación.
5 5. Colocar la ropa en la habitación: una vez realizados todos los encargos con la ropa del cliente (lavado, planchado, plegado, arreglos), la camarera pertinente dejará la ropa impecablemente colocada en un sitio visible de la habitación.Esta nunca abrirán los armarios o cajones para colocar la ropa dentro, si no es por indicación estricta del cliente.
6 6. Elaborar factura: la persona encargada del Departamento de Lavandería, confeccionará por triplicado una factura por el importe del servicio prestado al cliente.El original de la factura se enviará a recepción para su posterior cargo a la cuenta del cliente, una copia de la factura se le dejará al cliente junto con la ropa limpia y la otra copia restante será archivada en el Departamento de Lavandería.Al final de la jornada la encargada del Departamento de Lavandería cuadrará con recepción la facturación de toda la ropa de los clientes, para rellenar un impreso de liquidación diaria de lencería, que constará de original y copia.El original irá dirigido a recepción y la copia será archivada junto con las copias de las facturas realizadas en ese día.
Además de encargarse de la ropa de los clientes, hay que recordar que también recibirán toda la ropa del hotel, una vez que estas sean planchadas o arregladas, en su caso.
Todas estas prendas, como pueden ser sábanas, toallas, ropa de restaurante (servilletas, mantelería, etc.), uniformes de los empleados, serán recogidas y las tendrán que clasificar y contar, para posteriormente, una vez planchadas y arregladas, entregarlas a los distintos departamentos.
3.2. Relación con el Departamento de Lavandería
En los alojamientos, el Departamento de Planchado y Arreglo está integrado en el Departamento de Lencería. Esta integración permite la continua comunicación del Departamento de Lavado con el área de planchado y de arreglo, porque una vez recibidas todas las prendas de los demás departamentos (restaurante, cocina, habitaciones, etc.) en lavandería, después de su proceso de limpieza, pasa directamente a la zona de planchado, y, si es necesario, a la de arreglo.
Será la persona responsable de cada uno de los servicios, o en su caso la que se designe por esta, la que realizará las tareas de supervisión necesarias para asegurar un cumplimiento de las normas.
En cualquier caso, como mínimo, las actividades de supervisión que se realicen quedarán convenientemente documentadas, en cuanto a su alcance, frecuencia y responsabilidad de ejecución, de manera que sea posible realizar un seguimiento de los indicadores de calidad en los diferentes servicios.
NOTA
En el caso de encontrar deficiencias claras (por su importancia o repetición) el responsable de limpieza lo pondrá en conocimiento del coordinador de calidad o persona designada a tal efecto, para su tratamiento.
TAREA 2
La responsable del Departamento de Planchado ha recibido la ropa de un cliente tras ser lavada, y en el documento que acompaña a la misma aparece señalado en observaciones: “Persona alérgica a perfumes y aromas y a olores florales”.
A partir de este caso, elabora un diálogo en el que representes las siguientes situaciones, en el que cada personaje asuma un rol determinado: gobernanta, empleada de planchado, empleado del almacén.
1 1. La gobernanta entregará la ropa a la empleada encargada del planchado, dándole las instrucciones adecuadas, según el caso descrito.
2 2. La empleada cogerá la ropa y la planchará usando los productos correspondientes. Cuando la empleada termine, las llevará al almacén de ropa. Allí deberá transmitirle a la persona encargada las instrucciones adecuadas, teniendo en cuenta el caso de alergia descrito.
3 3. La empleada encargada del planchado entregará la ropa al empleado del almacén y este deberá proceder de la manera adecuada para evitar que se transmita algún olor a la ropa, atendiendo a la información recibida por parte de su compañera.
Simula las situaciones descritas, analizando e interpretando la información recibida y emitiendo a su vez los mensajes de forma clara y concisa para que lleguen al interlocutor de forma satisfactoria.
4. Documentación utilizada en el taller de planchado y costura
HILO CONDUCTOR
Margarita está preparando su puesto de trabajo en el área de planchado para comenzar la jornada cuando se percata de que le faltan algunos productos para desarrollar sus tareas. Por tanto, rellena un vale de pedido y se dirige a economato a retirar los productos que necesita:
Para la coordinación y control de cualquier tipo de actividad es necesario un soporte donde plasmar los datos, tanto cualitativos como cuantitativos, relativos a las tareas desarrolladas, quedando estos refl ejados en documentos.
Los datos relativos a la actividad de planchado y costura muestran en un conjunto de documentos que permiten su transmisión, análisis y control así como su posterior archivo, gracias a ello es posible coordinar la función del Departamento de Planchado y Arreglo de Ropa con el conjunto de la empresa hotelera, al mismo tiempo que organizar y optimizar su funcionamiento interno.
La documentación que se maneja en el Departamento de Planchado puede clasificarse desde distintos puntos de vista, cualquier clasificación puede ser válida con tal que responda a algún criterio lógico y, sobre todo, con tal de que no ignore ningún dato que sea importante reflejar en algún tipo de documento.
IMPORTANTE
El diseño de la documentación es libre y cada empresa utilizará la que más se adapte a su funcionamiento.
No obstante, para clasificar los documentos utilizados generalmente el Departamento de Plancha de un hotel se dividirán en dos grupos:
| Documentación de información |
| Es aquella que transmite la información relevante del desarrollo de la actividad. |
| Documentación de gestión operativa |
| Es aquella que actúa como instrumento imprescindible para el buen funcionamiento del departamento. |
4.1. Documentación de información
La lavandería y taller de planchado, al realizar su labor diaria, genera una serie de datos relevantes para la gestión de la empresa, dichos datos es necesario transmitirlos o “informar” de ellos a los estamentos responsables de la administración general.
Para transmitir esa información se utiliza lo que aquí se denomina documentación de información, concretada en los siguientes documentos:
1 Diario de lavandería: para enviar información.
2 Documentación técnica: mediante la que el departamento recibe y maneja información de esa índole.
EJEMPLO
Margarita, responsable del Departamento de Planchado del Hotel Rey III, se dispone a realizar el diario de lavandería, en él plasmará toda la actividad que se ha llevado a cabo en el departamento en una jornada laboral.
Para ello, se apoya en los demás documentos de gestión que se han recibido, como las hojas de lavandería de ropa de clientes y de otros departamentos, los partes de consumo de productos o las hojas de pedido de productos.
Diario de lavandería
Es el documento de información por excelencia en el Departamento de Lencería ya que es el que resume toda la actividad de la lavandería y taller de planchado en un día de trabajo. En él se plasma el recuento de datos arrastrados de recuentos anteriores, conociendo las altas y bajas de ropa en el almacén. Este diario lo elabora la subgobernanta responsable del departamento y consta de diferentes cuerpos o bloques de información:
1 1. Hora de comienzo y hora de finalización de la jornada laboral.
2 2. Cantidad y tipo de prendas o piezas de lencería, incluidos los uniformes, que se han lavado para los distintos departamentos.
3 3. Trabajos realizados a clientes.
4 4. Cantidad y clases de productos y materiales para el lavado y limpieza que se han consumido.
5 5. Observaciones e incidencias.
6 6. Firmas: del responsable del departamento y visto bueno de la gobernanta.
7 7. Plantilla de personal presente.
Al diario de lavandería hay que adjuntar, como explicación de los datos que en él se reflejan, al menos los siguientes justificantes, los cuales se explicarán más adelante:
1 Hoja de firmas o informe de control de presencia.
2 Copia de las hojas de lavandería de ropa de clientes.
3 Copia de los albaranes de los distintos departamentos reflejando la ropa entregada por cada uno de ellos.
4 Copia de los partes de consumo de productos.
5 Copia de las hojas de pedido de productos.
PARA SABER MÁS
Accede al siguiente enlace para descargar un modelo de diario de lavandería:
https://redirectoronline.com/mf07080104
Documentación técnica
La documentación técnica que se maneja en lavandería hace referencia a diferente tipo de información:
Seguridad en el trabajo y actuación ante emergencias.
Procedimientos o procesos a seguir con equipos o maquinaria.
Productos utilizados.
Así, la documentación técnica es la relativa, al menos, a:
1 Manuales de instrucciones de la maquinaria.
2 Manual explicativo de etiquetas de la ropa.
3 Manuales acerca del manejo de productos de planchado.
4 Manual de seguridad e higiene en el trabajo.
NOTA
Todos los trabajadores que utilicen maquinaria, equipos o productos de limpieza deberán saber utilizarlos correctamente y de forma segura, evitando accidentes y deterioros.
4.2. Documentación de gestión operativa
Este tipo de documentación que genera el Departamento de Lencería se refiere a todos aquellos instrumentos imprescindibles para el buen funcionamiento del departamento.
Se utilizan con diferente finalidad:
1 Ayudar a los miembros del departamento en la ejecución y control de sus tareas.
2 Justificar los procesos de control de la calidad.
A continuación se analiza la documentación de gestión de lencería más relevantes.
Hojas de firmas o control de presencia
Es un documento imprescindible para el control de presencia del personal. Se puede llevar en hojas de papel donde cada uno firma a la llegada y a la salida del trabajo, mediante sistemas magnéticos con tarjetas o informatizados.
| Hoja control de firmas |
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| https://redirectoronline.com/mf07080105 |
Impreso-hoja de lavandería
Se encuentra en las habitaciones, a disposición de los clientes. Es el impreso que el cliente rellena con sus datos reflejando en él la ropa que entrega y los servicios requeridos. Este impreso puede presentarse en forma de hoja de papel autocalcable para que se obtengan dos copias (una se devuelve al cliente con la ropa, cumplimentada por lavandería y la otra se la queda como justificante para adjuntar al diario), contiene los tipos de prendas más frecuentes, los servicios de limpieza que habitualmente se prestan así como los precios. Puede contener también un apartado de observaciones que lo usa, bien el cliente para poner alguna particularidad, bien lavandería si tiene que devolver una prenda por mal estado o situación delicada que aconsejan no tocarla.
| Impreso-hoja de lavandería |
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| https://redirectoronline.com/mf07080106 |
Diario de recogida de ropa de clientes
En los establecimientos que disponen del servicio de mozo valet, donde tanto la camarera de pisos como el propio cliente llaman a la lavandería para pasar la petición de servicio de este departamento, existe en lavandería un impreso donde anotar las llamadas indicando la hora de la petición, quién pasa el aviso y hora de entrega del trabajo terminado. Este impreso sirve de base para organizar los recorridos por las habitaciones del mozo valet.
| Diario de recogida de ropa del cliente |
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| https://redirectoronline.com/mf07080107 |
Albaranes-recibo de los departamentos
Son documentos que lleva el empleado del departamento que entrega la ropa sucia en lavandería y retira la ropa limpia del almacén de ropa, van firmados por el responsable del departamento. Su funcionamiento es el siguiente: los empleados de los departamentos entregan la ropa sucia del día en lavandería que tras su control y recuento sella y certifica el número de prendas recibidas quedándose con una copia del albarán-recibo, el empleado retira, del almacén de ropa, la ropa limpia que muestra el albarán que lleva (normalmente suele ser la misma cantidad que entrega sucia salvo que haya programada una cantidad de trabajo distinta para ese día), el almacén de ropa cuenta y entrega la ropa pedida, requiere la firma del empleado que la retira y se queda con una copia del albarán-recibo entregando la tercera copia al empleado del departamento que ha venido a hacer la gestión de la ropa. Este es un documento que, además de servir para el control de entrega de ropa sucia y retirada de ropa limpia cada día por los departamentos, ayuda a vigilar y mantener los stocks de ropa tanto en almacén como en los departamentos.
| Albarán de ropa de departamentos |
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| https://redirectoronline.com/mf07080108 |
Albaranes-recibo para los uniformes del personal
Son documentos cuya finalidad y utilidad es la misma que los anteriores con la salvedad que son de uso exclusivo por los empleados y se refieren a los uniformes de trabajo que llevan a lavandería.
| Albarán uniformes de personal |
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| https://redirectoronline.com/mf07080109 |
Partes de consumo de productos para el lavado y limpieza
Son documentos que rellena la persona responsable del departamento al finalizar cada día donde refleja toda la información concerniente al consumo diario de productos, en este documento se anota, al menos, lo siguiente:
1 Existencia de cada producto al iniciar el día de trabajo.
2 Existencia de cada producto al terminar el día de trabajo (esta se arrastra automáticamente como existencia inicial del día siguiente).
3 Consumo diario del producto (diferencia entre las dos existencias).
| Parte consumo diario |
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| https://redirectoronline.com/mf07080110 |
Hojas de pedido de productos
Son documentos que la persona responsable del departamento, con el visto bueno de la gobernanta como responsable última, utiliza para pasar pedidos de productos para el lavado y limpieza al responsable de almacén. En la hoja de pedido ha de figurar al menos lo siguiente:
1 Fecha del pedido.
2 Fecha tope para la que se necesita el producto.
3 Cantidad, tipo, marca y otras indicaciones necesarias.
4 Firma del responsable del departamento y visto bueno de la gobernanta.
| vale de pedido |
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| https://redirectoronline.com/mf07080111 |
Diario de bajas de material
Documento que se utiliza para reflejar las bajas de material o equipos del departamento debido a incidencias provocadas en el mismo. Se debe indicar los objetos que causan baja, la cantidad y la razón de la misma.
| Diario bajas de material |
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| https://redirectoronline.com/mf07080112 |
No se debe olvidar que, aunque cada establecimiento organice los departamentos del modo que desee, el Departamento de Plancha y Costura está muy unido al de lavado.
Sus funciones están estrechamente unidas en el desarrollo del proceso productivo.
TAREA 3
Durante la jornada laboral del Departamento de Lencería del Hotel Rey III se han llevado a cabo un buen número de tareas de lavado, planchado y arreglo de ropa tanto de clientes como del establecimiento.
Estos son los impresos de lavandería que se han recibido con las prendas de los clientes y los albaranes de ropa del establecimiento:
| Impreso-hoja de lavandería 1 |
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| https://redirectoronline.com/mf07080113 |
| Impreso-hoja de lavandería 2 |
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| https://redirectoronline.com/mf07080114 |
| Impreso-hoja de lavandería 3 |
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| https://redirectoronline.com/mf07080115 |
| Albarán ropa departamentos 1 |
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| https://redirectoronline.com/mf07080116 |
| Albarán ropa departamentos 2 |
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| https://redirectoronline.com/mf07080117 |
Y estos son los productos que había en el almacén antes de comenzar la jornada y una vez terminada:
| Al comenzar la jornada | Al finalizar la jornada |
| 50 kg de detergente en polvo ropa blanca | 44 kg de detergente en polvo ropa blanca |
| 5 kg de quitamanchas | 5 kg de quitamanchas |
| 45 l de detergente líquido para ropa color | 38 l de detergente líquido para ropa color |
| 20 l de suavizante marino | 16 l de suavizante marino |
| 10 l de suavizante floral | 8 l de suavizante floral |
| 6 l de agua de plancha perfumada | 2,5 l de agua de plancha perfumada |
Como responsable del departamento, realiza las siguientes acciones:
Identifica y cumplimenta el documento necesario para reflejar el control de entradas y salidas de ropa al departamento y así acreditar los procesos para el control de calidad.
Teniendo en cuenta que 3 de las sábanas de 90 se han manchado con grasa de la maquinaria y 2 de las toallas han sufrido un accidente y están agujereadas, lo que provoca que estas 5 prendas no podrán volver a utilizarse, anótalo en el documento correspondiente.
Cumplimenta el parte de consumo diario realizando el recuento de datos arrastrados de recuentos anteriores, indicando las altas y bajas de almacén.
| Diario de lavandería |
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| https://redirectoronline.com/mf07080104 |
| Diario de bajas de material |
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| https://redirectoronline.com/mf07080112 |
| Parte de consumo de productos para el lavado |
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| https://redirectoronline.com/mf07080110 |
