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5. Diferenciación y elaboración de tipos de presupuestos más característicos para las áreas de alojamiento
Gastos reales - Gastos previstos
Las empresas y las áreas de alojamiento suelen elaborar los siguientes presupuestos:
1 Presupuesto de capital: es decir, aquel que reúne todo lo referente a operaciones a largo plazo. Son presupuestos de capital:El presupuesto de inversiones.El presupuesto de financiación.
2 Presupuesto de explotación: en el que se incluyen las operaciones a corto plazo. Son presupuestos de explotación:Presupuesto de ingresos.Presupuesto de gastos.Presupuesto de tesorería.Presupuesto de mano de obra, tiempo, material, etc.
A continuación explicaremos cada uno de estos presupuestos de forma detallada:
5.1. Presupuesto de capital
Se refiere a los gastos de capital en maquinaria, equipamiento, instalaciones, etc., siendo unos a corto plazo y otros a largo plazo; pero todos ellos suponen incluir inversiones en la empresa que no se pueden cambiar cada día y, por tanto, gastar fondos de la empresa, por lo que requieren de un tratamiento siempre muy meticuloso.
Para ello, se debe armonizar, por un lado, las inversiones y las necesidades financieras a largo plazo, para el mantenimiento y la expansión de la empresa, y por otro, los capitales permanentes que nos aseguran la financiación a largo plazo. Es decir, se ha de tener en cuenta:
1 La inversión en sí.
2 La financiación.
3 El riesgo.
4 La evolución de los beneficios futuros.
Y se realizará siguiendo tres pasos:
1 Estudio de en qué invertir: a través de estudios de la demanda y de la oferta (estudio de necesidades).
2 Presupuesto de inversiones: en él se determinan los proyectos de inversión, que pueden ser:De expansión: para aumentar la capacidad productiva.De renovación: para mantener la capacidad productiva.De modernización: para mejorar la capacidad productiva.
3 Presupuesto de necesidades de financiación: donde se recogen las necesidades financieras para ejecutar los presupuestos, es decir, la capacidad que tiene la empresa tanto de captar como generar recursos externos e internos (autofinanciación), e igualmente, la cuantificación de los mismos.
Es importante saber en qué se va a invertir.
Ejemplo
La dirección de un hotel decide realizar una inversión en detectores de presencia para el encendido de luces en los pasillos para disminuir el consumo en electricidad, mejorar la imagen, etc. En este caso, se deberá determinar la inversión temporalizándola y, posteriormente, estudiar si se tiene autocapacidad de financiación o si se precisa de financiación externa, determinando igualmente, su cuantificación en los mismos períodos.
5.2. Presupuesto de explotación
Presupuesto de ingresos o presupuesto de ventas
Es el presupuesto esencial dentro de la empresa, en el que se apoyan los otros, ya que del volumen de ventas de productos o servicios esperados calculamos los gastos en que se incidirán, y por lo tanto, el margen de otras operaciones, la necesidad de tesorería y de inversiones.
Básicamente prevé los ingresos mediante la evaluación de la cantidad de venta de los distintos productos o servicios, y el precio de venta de cada uno de ellos. Con estos, se calcula el total de ingresos expresados en unidades monetarias.
Dentro de las empresas de alojamiento se tienen en cuenta los siguientes factores:
1 Número de alojamientos contratados o reservados.
2 Cantidad de camas disponibles en el hotel.
3 Períodos de actividad, días, meses, años.
4 Total de estancias al 100 % de ocupación.
5 Total de habitaciones al 100 % de ocupación.
Para determinar la cantidad, se hace lo siguiente:
1 Se desglosan uno a uno los productos y servicios que ofrece la empresa. En hoteles: habitaciones dobles, uso individual, etc., y a su vez cada uno de ellos se segmenta por tipología de clientes (empresas, particulares, agencias, grupos, etc.). El motivo de este minucioso desglose es que los precios, comisiones, márgenes, etc., de cada producto y servicio son diferentes.
2 Se tienen como referencia los datos históricos de años anteriores, ya que estos sirven como punto de referencia para determinar las cantidades que se espera vender.
3 Se tiene en cuenta el volumen máximo de ventas. Es decir, en el caso de un hotel de 300 habitaciones, lo máximo que pueden vender diariamente son 300 habitaciones.
4 Se estudia el entorno: mercados competitivos, tendencias, comportamientos sociales, situación política y económica del país, etc.
5 Se analiza el nivel de satisfacción. El estudio de las expectativas y satisfacciones de los consumidores de los productos y servicios que comercializa la empresa llevan a la determinación del grado de repetitividad y de publicidad directa de nuestra empresa. Además, ayuda a conocer los puntos fuertes y débiles de la empresa.
Para determinar los precios, lo más idóneo es establecerlos en función de poder obtener un beneficio suficiente que rentabilice la inversión.
Importante
Para determinar los precios, lo más idóneo es establecerlos en función de poder obtener un beneficio suficiente que rentabilice la inversión.
El precio mínimo de un producto viene determinado por los costes de producción y su precio máximo lo fijan los compradores. Por lo tanto, el precio debe estar en una posición intermedia entre los dos extremos.
Los precios se establecen partiendo de tres criterios:
1 Económicos.
2 El cliente.
3 El mercado.
Los precios se pueden fijar a través de varios métodos.
Métodos de fijación de precios
Basados en los costes
Previamente será necesario definir y fijar los costes empresariales, absolutos y unitarios, es decir, totales y por cada producto o servicio. Y para ello se debe:
1. Determinar la cantidad de productos que se desea vender (Q).
2. Determinar los gastos en términos absolutos y unitarios, mediante las siguientes fórmulas.
CFu = CF totales/Q
CV totales = CVu x Q
Donde:
CF: costes fijos.
u: unitarios
CV: costes variables.
3. Determinar el beneficio que se desea obtener de la siguiente manera:
a. Por cada producto.
CFu + CVu + Bºu
b. Total.
CF + CV + Bº
4. Determinar los ingresos mediante la siguiente fórmula.
P X Q
Donde:
P: el precio.
Q: la cantidad vendida.
5. Determinar la cantidad mínima que se tendrá que vender para no caer en pérdidas; esto se hace mediante la siguiente fórmula.
q = CF/( p - Cvu )
Donde:
q: la cantidad mínima
p: el precio de venta.
Una vez que la empresa ha considerado los costes totales podrá determinar los tipos de precios que pueden servirle de punto referencia en la fijación del precio al producto o servicio. Estos tipos de precios son:
1 Precio objetivo o base: cubre los costes totales y ofrece beneficio. A partir de esa cifra, el precio será tan alto como el mercado nos lo permita, es decir, que no perdamos clientes.
Precio Base = CT + Bº
Donde:
CT: los costes totales.
Bº: el beneficio.
Importante
Es importante que las empresas determinen o conozcan su punto de equilibrio o umbral de rentabilidad, ya que si no vende por encima de él tendrá pérdidas y en la medida que venda por encima de él tendrá beneficio.
1 Precio técnico o mínimo: no ofrece beneficio. Su cálculo se determina hallando el punto muerto. El punto muerto, punto de equilibrio o umbral de rentabilidad, es aquella cifra de ventas en la que la empresa cubre únicamente todos sus gastos.
I = CT
Donde:
I: los ingresos.
CT: los costes totales.
1 Precio de contribución al beneficio: consiste en vender a precios por debajo de aquel que nos da un beneficio, es decir, que únicamente cubra la totalidad de los costes. Solo es recomendable su aplicación en momentos de introducción de productos en el mercado (precio de lanzamiento) o cuando se aplica una estrategia de dumping (echar a la competencia del mercado).
Aplicación práctica
Supongamos un hotel de 200 habitaciones con una previsión de ocupación del 70 %, unos costes totales para dicha ocupación de 3,6 millones de euros, y un valor del hotel de 7,2 millones de euros. Los propietarios esperan obtener un beneficio del 15 %, es decir, de 1,08 millones de euros.
Calcule el precio medio que cubre los costes totales con una ocupación del 70 % y obteniendo un beneficio de 1,08 millones de euros.
SOLUCIÓN
Ingresos totales = Costes totales + Beneficio
1 It = 3,6 + 1,08= 4,68 millones €
2 It = Cantidad Ventas x Precio Unitario
3 Cantidad Ventas = 200 x 70 % x 365 días = 51.100 habitaciones
4 Precio unitario = Ingresos totales/Cantidad Ventas
5 Pu = 4.680.000/51.100 = 91,58 €
El precio medio de la habitación debe ser como mínimo de 91,58 € para cubrir el total de los costes y obtener un beneficio de 1,08 millones de euros.
Basados en la demanda (el cliente)
Es el criterio más subjetivo, ya que los precios se fijan considerando la psicología del consumidor (precios psicológicos) y teniendo en cuenta la elasticidad de los distintos segmentos, es decir, si subimos un precio se compran menos unidades y al bajar el precio se demandan más. Pero es muy simple decir hoy en día que la demanda de productos turísticos se basa únicamente en el precio, ya que en esta influyen muchos factores más.
Kreul, con su teoría de los Magic Numbers, dice que:
La primera cifra de la izquierda es la que domina en la decisión.
La cifra final de 0 es la más popular, seguida del 5 y el 9. El 5 da sensación de oferta y el 9 de liquidación, baja calidad.
Se deben emplear números que den la impresión de bajo precio más que de alto. Cuando nuestros clientes son extranjeros hay que procurar que la conversión a su moneda sea aproximada a valores enteros.
Cuando tengamos un listado de precios, las distancias entre el mayor y el menor hay que procurar minimizarlas.
Basados en la competencia (el mercado)
Fijamos los precios en función de lo que hace la competencia (pero sin llegar a fijar precios por debajo de coste).
La empresa líder es la que suele fijar el precio en todo el sector y todas las empresas la seguirán, a no ser que alguna/s tengan una ventaja o desventaja competitiva.
Este podrá ser superior, igual o inferior, comparado con la calidad o servicios prestados. Así, un precio superior solo es recomendable si se ofrece una calidad superior.
El yield management
No es un método de cálculo de precios, sino un sistema para optimizar la gestión de la facturación, muy utilizado hoy en día en la gestión hotelera. Trata de maximizar las ventas en cada momento, aplicando un precio diferente en función de la demanda.
Y se hace:
1 Aumentando el número de ventas (sacrificando en ocasiones el precio) cuando la oferta es mayor que la demanda.
2 Subiendo el precio medio de venta cuando la demanda es mayor que la oferta.
Para ello, tiene en cuenta todas las variables y circunstancias del mercado como: políticas de precios, niveles de ocupación, calidad producto/ servicio, inversiones en formación, etc.
Y se calcula con la siguiente fórmula:
Yield = Ratio de ventas x Ratio promedio de precio de venta
Donde:
Ratio de Ventas = Cantidad unidades vendidas/cantidad máxima posible
Y donde:
Ratio Promedio de Ventas = Precio medio venta/precio medio potencial
Presupuesto de gastos
Consiste en determinar con precisión los costes en que incurrirá la empresa de forma general, o cada departamento o cada producto/servicio de forma particular.
Los costes pueden ser:
Costes fijos: en los que incurre la empresa independientemente de cual sea su cifra de ventas. Los gastos fijos más frecuentes y habituales de los hoteles (empresa de alojamiento) son:
1 Gastos de personal (sueldos, seguridad social, uniformes, manutención, etc.).
2 Mantenimiento y reparación.
3 Publicidad y propaganda y R.R. P.P.
4 Prima de seguros.
5 Alquileres (local, maquinaria, equipos, transporte, etc.).
6 Servicios de profesionales independientes.
7 Amortización, etc.
Costes variables: son los que están directamente relacionados con la cantidad o volumen de producción. Los más habituales son:
1 Materias primas.
2 Suministros (agua, gas, electricidad, teléfono, etc.).
3 Comisiones.
4 Material de oficina, etc.
Costes semifijos o semivariables: tienen una parte fija y otra variable.
Definición
Coste Cantidad que se emplea o consume para producir un servicio o producto.
Ejemplo
El consumo de electricidad de un establecimiento de alojamiento tiene un consumo fijo como consecuencia de la iluminación de halls, escaleras, oficinas, etc., y otro variable que depende del volumen de ocupación y otros acontecimientos extraordinarios (banquetes y otras celebraciones).
Presupuesto de tesorería de caja o liquidez
Su objetivo es conocer en todo momento la cantidad de dinero disponible, es decir, mantener constantemente una equilibrada y adecuada liquidez que nos permita hacer frente a todas las obligaciones de pago a corto plazo y, a su vez, no tener excedente de tesorería (caja/banco), ya que los excedentes en tesorería se consideran recursos innecesarios e infructuosos porque ofrecen rentabilidad cero o nula.
Es el más dinámico, por lo que hay que hacerlo prácticamente a diario.
Y debe tener en cuenta para su cálculo:
1 Cobros:Facturación o venta del ejercicio.Cobros al contado.Cobros a 30, 60, 90 días.Descuentos.Ingresos atípicos o ajenos a la explotación, etc.
2 Pagos:De explotación: compras, sueldos y salarios, transporte, impuestos, etc.Inversiones.Servicio financiero de créditos: reembolso de créditos, intereses.Servicio de capitales: distribución de dividendos, etc.
Presupuesto de mano de obra, mantenimiento, tiempo y material
Estos presupuestos tienen una gran importancia durante la planificación y han de ser lo más precisos posible, ya que es de suma importancia en este tipo de empresas; y además lo son para observar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos.
Cuanto más elevado sea el volumen de ventas más elevado será el coste de mano de obra y, por lo tanto, este presupuesto.
Intervienen en él:
1 El volumen de ventas.
2 El personal por departamento en número y categoría.
3 Salario por categoría.
4 Mano de obra temporal y extra.
5 Seguridad social.
6 Comida, uniformes, comisiones, etc.
No se expresan en términos monetarios, se expresan en cantidades. Entre las más usuales se encuentran las siguientes:
1 Horas de mano de obra: en el que se considera a la plantilla actual por departamentos o secciones.
2 Horas/máquinas: es muy utilizado por aquellos departamentos que subcontratan algunos o todos los servicios que prestan, como por ejemplo los departamentos de lavandería de algunos hoteles.
3 Unidades de material: es muy tenido en cuenta en las empresas hoteleras, ya que su control es crucial en la gestión y supervivencia.
4 Mantenimiento: tiene en cuenta el desgaste, las reposiciones, los servicios exteriores, etc.
5.3. El Uniform System of Accounts for Hotels (USAH)
Es el modelo de presentación de los ingresos y gastos producidos en una empresa, en especial en las hoteleras, aunque puede extenderse a otras del sector. Por lo tanto, no es un presupuesto de ingresos y gastos, sino un modelo de presentación de los resultados de explotación de manera que permita conocer dicha explotación por cada centro de actividad.
Sabía que…
Su uso está muy extendido por todo el mundo, pero se utiliza principalmente en América del Norte y específicamente en Estados Unidos, donde fue desarrollado en 1926.
Se calcula de la siguiente manera:
1 A cada departamento, producto o servicio que hayamos establecido, en primer lugar se le imputan los costes directos, pudiendo así obtener el beneficio bruto sobre las ventas (GOI).
2 En segundo lugar, se imputan los costes generales en que ha incurrido la empresa con los que se obtiene el beneficio bruto operacional (GOP).
3 Y por último, se imputan los costes fijos, de cuya diferencia se obtiene el beneficio neto operacional (NOP).
Nota
1 GOP: Gross Operating Profit.
2 GOI: Gross Operating Income.
3 NOP: Net Operating Profit.
6. Resumen
La gestión presupuestaria se define como la actividad de la dirección de una empresa o administración dedicada a determinar en volumen y en valor las previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año. Y transcurre en las etapas de previsión, presupuestos y control.
Los presupuestos son las previsiones de resultados que se esperan lograr reflejados en términos financieros o monetarios o en términos no financieros.
Estos tienen su razón de ser en:
1 La descentralización de autoridad.
2 La definición de responsabilidades.
3 La motivación del personal.
4 El analizar desviaciones por parte de la dirección.
El ciclo presupuestario es el conjunto de operaciones o procesos o etapas específicas que se desarrollan en la elaboración de los presupuestos, siguiendo un orden determinado, y que tienen un carácter continuo, y las etapas o fases que lo incluye son: fase de elaboración, fase de aprobación, fase de ejecución y fase de control.
Las empresas y las áreas de alojamiento suelen elaborar los siguientes tipos de presupuestos:
1 Presupuesto de capital: es decir, aquel que reúne todo lo referente a operaciones a largo plazo. Son presupuestos de capital:El presupuesto de inversiones.El presupuesto de financiación.
2 Presupuesto de explotación: en el que se incluyen las operaciones a corto plazo. Son presupuestos de explotación:Presupuesto de ingresos.Presupuesto de gastos.Presupuesto de tesorería.Presupuesto de mano de obra, tiempo, material, etc.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa.
1 En la empresas, en primer lugar, se presupuesta, luego se planifica y por último se controla.VerdaderoFalso
2 Las etapas de la gestión presupuestaria son: previsión, presupuestos y control.VerdaderoFalso
3 El presupuesto es la etapa donde se comparan los registros y anotaciones que se han ido realizandoVerdaderoFalso
2. Señale la opción correcta.
1 Son objetivos de la gestión presupuestaria prever lo que se cree que sucederá en el ejercicio venidero.
2 Son objetivos de la gestión presupuestaria mejorar la coordinación interdepartamental.
3 Son objetivos de la gestión presupuestaria dar un mayor uso de los recursos.
3. Seleccione la opción correcta.
1 Los dispositivos de control deben aplicarse antes del desarrollo del presupuesto.
2 Los dispositivos de control deben aplicarse durante el desarrollo del presupuesto.
3 Los dispositivos de control deben aplicarse al finalizar el desarrollo del presupuesto.
4. Relacione los siguientes elementos.
1 Costes totales más beneficio.
2 Ingresos igual a costes totales.
3 Precio que no cubre los costes.
Precio de contribución al beneficio.
Precio mínimo.
Precio base.
5. Complete las siguientes oraciones:
1 La gestión presupuestaria se define como la actividad de la ____________ de una empresa o administración dedicada a determinar en volumen y ____________ las previsiones de actividad de la organización en el plazo de ____________.
2 A través de los diversos ____________ que debe confeccionar la empresa, la dirección obtiene un informe ____________, que le sirven para confiar autoridad y a la vez responsabilidad a niveles inferiores del organigrama, además de ser un excelente ____________ de cada una de esas unidades.
3 El intervalo entre dos ____________ no debe ser tan largo que no permita tomar a tiempo las oportunas ____________, ni tan corto que el sistema atienda a desviaciones ____________ y resulte innecesariamente costoso.
6. ¿Qué objetivos persigue la gestión presupuestaria?
7. Enumere y describa brevemente las fases del ciclo presupuestario.
8. ¿Cuáles son los principales presupuestos de explotación?
9. Un hotel de 100 habitaciones tiene la siguiente situación:
Costes fijos diarios = 3.000 €Costes variables = 30 % de los ingresosPorcentaje de ocupación previsto = 80 %
Calcule el precio mínimo o punto muerto.
10. Un hotel dispone de 150 habitaciones, distribuidas en 120 dobles, 20 individuales y 10 dobles con salón y con unos precios de 100 €, 90 € y 150 €. Calcule el Yield Management sabiendo que hemos tenido una ocupación del 80 % y una facturación de 10.650 €.
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