Kitabı oku: «Procesos de gestión de departamentos del área de alojamiento. HOTA0208», sayfa 2

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4. Pasos lógicos del proceso de planificación como enfoque racional para establecer objetivos, tomar decisiones y seleccionar medios en las distintas empresas y entidades del sector

Toda planificación debe establecer de forma detallada qué acciones se realizarán, en qué momento, quiénes las llevarán a cabo y con qué medios. O dicho de otro modo, determinarán por anticipado:

1 ¿Qué se debe hacer?
2 ¿Cómo se debe hacer?
3 ¿Cuándo se debe hacer?
4 ¿Quién deberá hacerlo?

El proceso de planificación de una empresa debe comenzar con la exposición de sus objetivos, a lo que le seguirá una secuencia de estrategias, políticas, planes y programas que se producirán a lo largo del tiempo.

Y deberá caracterizarse por:

1 Contemplarse habitualmente a largo plazo (aunque pueden establecerse planes a más corto plazo).
2 Ser un proceso dinámico y flexible.
3 Ser metódico en cuanto a que deberá realizarse, y por lo tanto basarse en estudios del presente y de las perspectivas futuras.
4 Combinar decisiones de capital-trabajo-tecnología.

Aunque no existe unanimidad en los estudiosos de la materia en cuanto al proceso de planificación, se puede afirmar que debe abarcar los siguientes pasos:

1 Determinar y concretar los objetivos que desee alcanzar la empresa.
2 Establecer las políticas y estrategias que se adoptarán.
3 Establecer de qué manera se van a conseguir, es decir, establecer los procedimientos, métodos, normas y programas.
4 Determinar el presupuesto y los recursos humanos y materiales que se van a necesitar.
5 Establecer medidas para identificar, controlar y corregir posibles desviaciones que puedan producirse entre lo previsto y lo realizado.

Todos los pasos son similares para todas las empresas, pero teniendo en cuenta que no todas las empresas son iguales, ni su tamaño o su cifra de negocio la misma, no todas deben pasar por todas estas fases de planificación ni en el mismo orden.

Recuerde

Toda planificación debe responder a:

1 ¿Dónde estamos?
2 ¿A dónde queremos llegar?
3 ¿Qué vamos a hacer para ello?

5. Revisión periódica de los planes en función de la aplicación de los sistemas de control característicos de estas empresas

Las empresas turísticas están sujetas a constantes cambios en el medio en que se desenvuelven, a veces profundos, y por lo tanto se hace necesario que traten de adaptarse a ese entorno cambiante. La planificación es pues la herramienta que les permitirá adaptarse, y junto a esta es inseparable e imprescindible el control.

De nada nos servirá establecer unos objetivos, si no establecemos paralelamente unos medios para saber si los estamos alcanzando o hemos alcanzado, al igual que de nada nos servirá realizar acciones de control si previamente no hemos establecido unos planes. Por lo tanto, planificación y control son dos procesos indisolublemente unidos.

Controlar es vigilar, observar, comparar. Y en este contexto, control es el instrumento que mide el grado de cumplimiento de los objetivos marcados. Y supondrá:

1 Por un lado, medir el grado de cumplimiento de los objetivos marcados y establecer las desviaciones producidas.
2 Y por otro, poner en marcha los mecanismos de corrección adecuados que subsanen las desviaciones, y que esta información sirva para las futuras tomas de decisiones.

Por lo tanto, el proceso de control debe contener los siguientes pasos:

1 Fijar unos estándares en términos mensurables, es decir, los indicadores de lo que se quiere alcanzar.
2 Medir o analizar los resultados, examinando cada una de las fases de la actividad, y comparándolos con los estándares fijados.
3 Detectar las posibles desviaciones producidas y analizar los motivos que la han originado. Y poner, en caso de que fuera necesario, en marcha las acciones correctivas.

Si se produjeran desviaciones entre lo previsto y los resultados, las causas pueden deberse a:

1 Que el proceso de planificación en su totalidad parta de una base errónea, por lo que en su totalidad debería revisarse.
2 Que solo algunos aspectos del proceso de planificación sean erróneos.
3 Que los planes no se hayan puesto en marcha de forma correcta.

Se pueden valorar o medir valores monetarios o físicos, que resulta más sencillo, u otros valores como el rendimiento de un recepcionista o un animador, que resulta más complicado.

Por ello, pueden darse diferentes tipos de control:

1 Control presupuestario: es aquel que consiste en la comparación del presupuesto elaborado con la realidad acontecida.
2 Control no presupuestario: este puede ser de gestión, es decir, aquel que mide el grado de consecución de los objetivos; y de operaciones, el que mide la eficacia de los procesos productivos.

Según Henry Fayol, teórico de la Administración de empresas:

El control consiste en verificar si todo marcha de acuerdo con el plan adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos.

6. Resumen

Como se ha visto, la planificación tradicional se centraba en el corto plazo, es decir, en el presente. Los hoteleros, más preocupados en ocupar sus plazas en el día, relegaban la planificación a largo plazo a un segundo plano.

Pero los tiempos que corren de continuos cambios han obligado a estos a fijar sus expectativas a más largo plazo, en el futuro y a planificar para poder ser más competitivos y, por lo tanto, poder sobrevivir.

La planificación surge por lo tanto como la herramienta útil en la toma de decisiones, en donde, seleccionando, entre una serie de alternativas, los objetivos, los programas, los presupuestos y directrices del hotel, se diseñará el plan idóneo para conseguir los fines que se han establecido.

Existen diferentes tipos de planes:

1 Según el período de tiempo en que se esperan conseguir los objetivos: a largo, medio y corto plazo.
2 Según si se formulan para toda la organización o no: estratégicos y operacionales.
3 Según el grado de concreción de sus objetivos: direccionales y específicos.
4 Según su naturaleza: plan de producción, de inversiones, de financiación, de aprovisionamiento, de marketing, de R.R. H.H., etc.

Pero todos ellos contendrán políticas, estrategias, objetivos, procedimientos, métodos, normas y programas.

El proceso de planificación seguirá los siguientes pasos:

1 Determinación de objetivos.
2 Establecimiento de las políticas y estrategias.
3 Determinación de cómo vamos a alcanzarlo.
4 Determinación de los presupuestos y recursos necesarios.
5 Establecimiento de medidas de identificación y corrección de desviaciones.

Todo proceso de planificación, para el éxito de las acciones que se emprendan, debe ir acompañado de un proceso de control, que medirá el grado de cumplimiento de los objetivos marcados y que podrá ser, según lo que se mida y evalúe, presupuestario o no presupuestario.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. De las siguientes frases, indique cuál es verdadera o falsa.

1 La planificación implica aumentar la incertidumbre.VerdaderoFalso
2 La planificación debe basarse tanto en las previsiones de su medio interno como externo.VerdaderoFalso
3 Vender con descuento es una estrategia.VerdaderoFalso
4 No contratar a personal casado es una norma.VerdaderoFalso
5 Toda planificación solo debe responder a dónde queremos llegar.VerdaderoFalso

2. Complete las siguientes oraciones.

1 La planificación, supone adelantarse y prever _____________, como medio de toma de decisiones, seleccionando, entre una serie de alternativas _____________, los programas, los presupuestos y directrices del hotel, diseñando _____________ idóneo para conseguir _____________ que se han establecido.
2 Los objetivos son el aspecto _____________ o concreto de los planes, es decir, cómo la empresa pretende alcanzar lo propuesto. Por lo tanto, deben presentarse de forma _____________.
3 Uno de los pasos del proceso de control es detectar las posibles _____________ producidas y analizar los _____________ que la han originado. Y poner, en caso de que fuera necesario, en marcha las acciones _____________.

3. ¿Qué tipos de planes existen si se formulan para toda la organización o no? Descríbalos brevemente.

4. Enumere brevemente las fases del proceso de planificación.

5. Relacione los siguientes elementos.

1 Vender sin descuentos.
2 Prohibido fumar.
3 Aumento de las ventas.
4 Tramitación de pedidos.
5 Penetrar en el mercado con precios altos.

Objetivo.

Política.

Estrategia.

Procedimiento.

Norma.

Capítulo 2

Gestión y control presupuestario en las áreas de alojamiento

Contenido

1. Introducción

2. La gestión presupuestaria en función de sus etapas fundamentales: previsión, presupuesto y control

3. Concepto y propósito de los presupuestos. Justificación

4. Definición de ciclo presupuestario

5. Diferenciación y elaboración de tipos de presupuestos más característicos para las áreas de alojamiento

6. Resumen

1. Introducción

No es novedad que las empresas practiquen un control administrativo, si bien las técnicas empleadas evolucionan constantemente.

Además, en las actuales tendencias de administración, prevalece un control menos restrictivo, ya que en el caso contrario se puede ocasionar un impacto negativo en la motivación del personal. Por ello, es importante que la dirección dote al personal de capacidad de autocontrol, de autonomía y de responsabilidad y que intente que fluya la información a todos los niveles.

Otro aspecto importante es que la dirección de las empresas disponga del mayor número de herramientas para realizar la planificación con el objeto de que los distintos planes tengan las mínimas desviaciones.

Así, en la empresa, una vez que hemos analizado exhaustivamente el entorno, definido los fines de la organización y marcado los objetivos a alcanzar, en primer lugar, planificaremos, posteriormente reflejaremos numéricamente (de forma monetaria o no) los presupuestos y, por último, controlaremos para volver de nuevo a planificar.

2. La gestión presupuestaria en función de sus etapas fundamentales: previsión, presupuesto y control

La gestión presupuestaria se define como la actividad de la dirección de una empresa o administración dedicada a determinar en volumen y en valor las previsiones de actividad de la organización en el plazo de un año, es decir, todo lo que pensamos que puede suceder en el ejercicio venidero; y posteriormente a seguirlas a medida que los resultados del ejercicio se van produciendo, mediante una permanente comparación entre previsiones y realizaciones.

Sus objetivos son:

1 Prever, mediante los presupuestos, los planes y los programas, lo que se cree que sucederá en el ejercicio venidero.
2 Prever los acontecimientos a través de información de ejercicios pasados.
3 Exponer detallada y numéricamente los objetivos empresariales.
4 Marcar estándares para medir su realidad y eficacia empresarial.
5 Mejorar la coordinación interdepartamental, ya que toda actividad hotelera debe estar muy relacionada entre sí.
6 Enseñar al equipo humano a trabajar en común y en busca del resultado final que se ha marcado.
7 Dar un uso racional a los recursos.

La información de ejercicios pasados es útil.

La gestión presupuestaria significa prever:

1 Cuánto dinero se va a gastar.
2 Cuánto dinero se va a ingresar.
3 Qué beneficios se van a obtener.
4 Cuántas personas se van a necesitar.
5 Cuál será el coste de personal.
6 Qué elementos de inversión se necesita.
7 Qué cantidad de efectivo se debe tener en cada momento.

Y transcurre en las siguientes etapas:

1 Previsión.
2 Presupuestos.
3 Control.

La previsión supone expresar o acopiar en un documento todas y cada una de las cuestiones que se tienen que tener previstas antes de iniciar la actividad, de forma que nada quede al azar, asegurándonos unas posibilidades de éxito mayores.

Significa reflexionar sobre:

1 Inversiones necesarias. Componentes materiales y humanos necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial.
2 Capacidad financiera. Fuentes económicas con las que se cuenta para financiar el plan de inversiones.
3 Previsión de ventas. Se establece a partir de los datos del mercado y del precio del producto.
4 Previsión de gastos a partir de la previsión de ventas.
5 Previsión de fondos líquidos que se van a requerir en la actividad de explotación.

En el presupuesto, al inicio de cada ejercicio económico, las empresas, siguiendo los objetivos establecidos, elaboran un plan que contiene el conjunto de los ingresos y gastos empresariales previstos para ese período, así como las necesidades de inversión y financiación y, por último, en base a todo lo anterior, el presupuesto de tesorería. El presupuesto es el documento contable que incluye dicho plan.

A partir de los datos que ofrecen los distintos presupuestos, se elaboran el balance previsional y la cuenta de pérdidas y ganancias previsional, que dan a conocer una situación teórica de la empresa en un futuro inmediato.

El control, es decir, la fase en la que los registros y anotaciones que se han ido realizando se comparan, da a conocer las desviaciones que se han producido en los distintos parámetros del análisis.

Importante

Para que la gestión presupuestaria tenga éxito, es muy importante que cada responsable, a todos los niveles, esté convencido de que con los medios que tiene a su disposición, en los plazos marcados y sin sobrepasar los costes presupuestados, es posible alcanzar los objetivos propuestos.

3. Concepto y propósito de los presupuestos. Justificación

La principal función de la dirección de la empresa es la función de planificación, que desarrolla mediante la elaboración de los diferentes planes (plan de producción, plan de inversiones, plan de financiación, etc.).

El presupuesto es, por lo tanto, el resultado de los diferentes planes que elabora la empresa.

Y a través de el, la dirección de la empresa contará con un informe detallado que preverá datos como qué capital se gastará, cuáles serán los costes e ingresos, o cuáles serán los recursos humanos que se necesitarán.

3.1. Concepto de presupuesto

Los presupuestos son la representación en términos numéricos de los planes para un establecido período de tiempo. O dicho de otro modo, es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. Son, por lo tanto, las previsiones de resultados que se esperan lograr reflejados en términos financieros o monetarios o en términos no financieros, según hagan referencia a cuestiones de ingresos, gastos, capital, o a cuestiones de horas de mano de obra, materias primas, número de clientes, etc.

El presupuesto puede estar expresado en términos monetarios.

A través de los diversos presupuestos que debe confeccionar la empresa, la dirección obtiene un informe anticipado, que le sirve para confiar autoridad y a la vez responsabilidad a niveles inferiores del organigrama, además de ser un excelente sistema de control de cada una de esas unidades.

El presupuesto es una herramienta básica de planificación a corto y medio plazo, pues suele estar referido a un plazo de tiempo establecido, normalmente un año.

Además, es una herramienta clave de política económica, pues es el punto de partida de todas las decisiones que toma la dirección de la empresa. Permite fijar prioridades y evaluar el logro de sus objetivos.

Es un eficaz instrumento de control para la dirección de la empresa y una herramienta de estudio, pues a través del examen de desviaciones se aprende de los errores y aciertos pasados.

En la elaboración de los presupuestos de hostelería siempre es aconsejable ir partiendo, para su realización, de una composición de departamento por departamento, ya que de esta forma, al ser diversos tipos de servicio, será más fácil su exactitud y no se incurrirá en un enjuiciamiento global. Recordemos que dentro de un mismo establecimiento tenemos arrendamientos (salones, habitaciones), venta de productos a los que hemos añadido solo la mano de obra (por ejemplo, las bebidas) y venta de artículos que han pasado por un proceso de elaboración y transformación (por ejemplo, las comidas).

Una forma muy cómoda de presentación y seguimiento de los presupuestos para un año sería confeccionar un listado mensual de las previsiones, donde por columnas se tendrían las diferentes cuentas y los diferentes meses.

La siguiente tabla presenta un ejemplo de sistema de presentación de presupuesto.

3.2. Propósito de los presupuestos. Justificación

Los presupuestos pretenden y tienen su razón de ser en los siguientes aspectos:

1 Descentralización de autoridad: la planificación se basa en elaborar presupuestos detallados para cada sección o departamento.
2 Definición de responsabilidades: cada sección, departamento o persona individual debe responsabilizarse del cumplimiento del presupuesto o la parte del mismo que le corresponda, que debe ser flexible para que los responsables puedan establecer formas y medios de lograrlos.
3 Motivación del personal: todo el personal ha de participar para su logro, por el placer de su cumplimiento, por la gratificación monetaria o en forma de incentivos que se pueda implantar, y como medio para realizar carrera profesional.
4 Analizar desviaciones por parte de la dirección: comparar la realidad alcanzada con la presupuestada y estudiar sus diferencias si las hubiere.

4. Definición de ciclo presupuestario

El ciclo presupuestario es el conjunto de operaciones o procesos o etapas específicas que se desarrollan en la elaboración de los presupuestos, siguiendo un orden determinado, y que tienen un carácter continuo.

Las etapas o fases que este incluye son las siguientes:

1 Fase de elaboración. Es responsabilidad de las diferentes áreas o departamentos de los establecimientos hoteleros, la confección de sus presupuestos según las normas y directrices establecidas por la dirección. Los presupuestos se suelen elaborar para un período equivalente a un ejercicio contable (año económico) y se presentan antes de comenzar con este.
2 Fase de aprobación. Debe ser la dirección de la empresa la que apruebe los presupuestos presentados por los diferentes departamentos.
3 Fase de ejecución. Las diferentes áreas o departamentos deberán cumplir y aplicar todos los propósitos y previsiones.
4 Fase de control. Durante el desarrollo del presupuesto, deben ser aplicados por la dirección dispositivos de control a través de los cuales se verifica si se está cumpliendo lo establecido. Estos dispositivos de control deben ser acometidos tanto por la dirección como por los responsables de cada área o departamento.En ella se trata de examinar y cotejar de forma sistemática lo que se ha previsto y lo que realmente ha acaecido.

Nota

La empresa podrá lograr con mayor garantía sus objetivos si de forma continua se observa su grado de cumplimiento, tomando medidas correctivas cuando se dan desviaciones.

4.1. Análisis de las desviaciones

Se entiende por desviación la diferencia entre lo acontecido y lo previsto, y puede ser positiva o negativa. Es negativa cuando lo previsto es menor que lo real y positiva, cuando lo previsto es mayor que lo real. No obstante, el signo de la desviación no es indicativo de ser bueno o malo para la empresa en sí mismo.

Ejemplo

Si tenemos previstas unas ventas de un millón de euros y hemos alcanzado un millón cien mil euros, hemos ingresado mayor cantidad de dinero, pero seguramente, al no prever con precisión, nuestra plantilla puede haber estado escasa con la consiguiente mala atención, o no habremos realizado las oportunas inversiones en equipamiento, etc.

Ante cualquier desviación se deben tener los reflejos e instrumentos necesarios para responder y realizar las oportunas correcciones.

El intervalo entre dos observaciones no debe ser tan largo que no permita tomar a tiempo las oportunas medidas correctoras, ni tan corto que el sistema atienda a desviaciones no significativas y resulte innecesariamente costoso.

Además, demasiada información puede tener un efecto desmotivador, por lo que se deben incorporar solo las desviaciones que se consideren relevantes.

Lo importante de las desviaciones es el análisis de sus causas. Se debe preguntar el porqué de esta desviación y a costa de qué factores.

Calculamos al menos 3 tipos de desviaciones: