Kitabı oku: «Aprovisionamiento, control de costes y gestión del alojamiento rural. HOTU0109», sayfa 3
4.2. Mantenimiento y reparación de las instalaciones
En todo establecimiento hotelero, tanto de alojamiento rural como de otro tipo, es necesario realizar un buen mantenimiento para poder ofrecer calidad y comodidad al cliente.
No es suficiente el uso del mantenimiento correctivo (una vez que se produce una avería o desperfecto), sino que el mantenimiento debe enfocarse como un elemento de suma importancia para la consecución de la calidad total que el hotel debe ofrecer y, por ello, hay que tener en cuenta también el mantenimiento preventivo (operaciones realizadas para evitar averías o alargar la vida útil).
Existe un vocablo nuevo en hotelería denominado facility management y que puede usarse en el alojamiento rural en la medida en que sea posible. El facility management consiste en la planificación, el diseño y la gestión de instalaciones, recursos y equipamiento. Esta gestión de las instalaciones comprende:
1 La descripción detallada de los espacios, su uso, el mobiliario y el resto de componentes.
2 El mantenimiento, la conservación y la actualización periódica.
3 La posible adaptación a nuevos usos y localizaciones.
4 El inventario y la valoración actualizada de los elementos.
5 La planificación de necesidades futuras y de las renovaciones.
Entre otros beneficios del facility management, pueden encontrarse la rapidez y el acierto en la toma de decisiones, la solución de problemas (debido a la información existente), la mejora de eficiencia en la utilización del espacio físico y la estandarización.
A continuación, se describen algunas medidas para el mantenimiento de las instalaciones de un alojamiento rural:
1 En cuanto a los sistemas de agua, debe establecerse un programa de revisión y mantenimiento de las tuberías y demás instalaciones, así como prestar especial atención a cisternas, cabezales de ducha y grifería para evitar los depósitos de cal.
2 Para el mantenimiento de aparatos eléctricos, debe revisar que no existan fugas a tierra apagando todas las luces y aparatos eléctricos y verificando que el disco del medidor no siga girando.
3 No se sobrecargará la instalación eléctrica con contactos múltiples y evitarán usarse extensiones.
4 Limpiar periódicamente los focos y lámparas para no bloquear la luz que emiten.
5 Establecer un programa de mantenimiento para las calderas y las torres de refrigeración.
6 Limpiar los aparatos de climatización cada dos o tres meses.
7 Limpiar y purgar periódicamente los radiadores.
8 Mantener limpios los filtros del aire acondicionado.
9 Tener especial cuidado con las humedades en suelos y paredes.
10 Para la restitución de elementos dañados o deteriorados, utilizar materiales de análoga procedencia.
11 Usar pinturas estancas al agua y con flexibilidad para elementos de madera exterior como puertas y ventanas.
12 Utilizar ceras para proteger los muebles.
13 Utilizar fundas para colchones y almohadas para evitar su deterioro y proteger de manchas.
14 Utilizar fundas para sofás.
15 Voltear los colchones para un desgaste homogéneo, al menos, cada tres meses o cada mes si fuera necesario según el uso.
16 Airear las almohadas al sol una vez al mes.
4.3. Reposición de los elementos correspondientes en cada caso
Debe distinguirse entre el mantenimiento y el servicio de mantenimiento o gestión de instalaciones, que comprende, además del mantenimiento propiamente dicho, una cierta planificación de la renovación de instalaciones a medio y largo plazo que permita acometer las inversiones necesarias con la adecuada anticipación y con una gradual implantación.
Los gestores de alojamientos rurales no deben esperar a que llegue el momento de sustituir un elemento para hacer las acciones relativas a la disposición de los recursos para dicha renovación.
Se requiere de una adecuada planificación del gasto y de los recursos monetarios para que, una vez empezada la reparación o reposición del elemento, no tenga que ser paralizada por falta de recursos y se haga en el menor tiempo y con la mayor calidad posible.
Los colchones se renovarán cada ocho años, aunque pueden existir supuestos de renovación por otras circunstancias:
1 Que esté excesivamente usado o deteriorado por un defecto o mala calidad.
2 Que esté excesivamente sucio y las manchas impidan su uso.
Por norma general, las sábanas, fundas de almohadas y fundas de edredón deben ser reemplazadas aproximadamente a los cien lavados. Sin embargo, muchos de estos elementos pueden ser reciclados como trapos de limpieza para el departamento de pisos.
Deberán reponerse las siliconas u otros elementos sellantes de juntas tanto de baños (fijaciones de sanitarios) como de cocinas (fregaderos, zonas de lavavajillas, sumideros, etc.) para prevenir deterioros por fugas de agua.
Se sustituirán los equipos o electrodomésticos cuando no exista reparación posible o esta sea demasiado costosa y sea mejor sustituir el elemento por uno nuevo. También se sustituirán por antigüedad o por renovación del estilo del hotel y no sean compatibles con la decoración o funcionalidad del espacio.
El mobiliario se sustituirá cuando el desgaste o deterioro sea evidente e impida prestar un servicio de calidad, es decir, cuando presenten arañazos profundos, golpes, desconchones o roturas que no puedan ser reparadas o disimuladas parcial o totalmente mediante ningún sistema de conservación. Los utensilios de cocina se sustituirán en los mismos supuestos que el mobiliario y, en caso de tener capa antiadherente, cuando esta se deteriore.
En la mayoría de los establecimientos de alojamiento rural, al ser de pequeño tamaño o poca capacidad, se renuevan los elementos de una misma clase en su totalidad. Sin embargo, en hoteles más grandes, de mayor capacidad o con menos disponibilidad financiera, suelen ir renovándose las instalaciones por plantas.
En la contabilidad de la empresa, debe haberse estimado la amortización del mobiliario y de los equipos que sean susceptibles de ella. En este caso, si un equipo o mobiliario debe reponerse por rotura, deterioro u obsolescencia, hay que disponer de fondos para su reposición. En caso contrario, la empresa de alojamiento rural deberá disponer de un remanente o disponible para gastos extraordinarios o imprevistos.
Importante
Siempre procederán a renovarse los elementos de uso de los clientes prioritariamente y, en segundo lugar, los equipos destinados al uso del personal. Y, siempre que un cliente comunique una avería o desperfecto, se procederá a su arreglo o compostura en el menor tiempo posible.
5. Gastos relacionados con las materias primas y las preparaciones culinarias
Llevar a cabo una preparación culinaria no solo conlleva las gastos relacionados con la materia prima usada, sino que también, de forma implícita, deberán incluirse los gastos generados por las mermas producidas, los costes de elaboración, etc., por lo que es importante considerar y definir previamente los denominados costes directos e indirectos:
1 Costes directos: se imputan directamente al proceso de producción, es decir, están vinculados a la actividad del proceso de transformación de los productos: materias primas, sueldos y salarios del personal de cocina, etcétera.
2 Costes indirectos: son costes que necesitan algún método de reparto para poder ser imputados, ya que afectan a varios departamentos o procesos, es decir, son comunes para distintas áreas de actividad: alquileres, suministros, amortizaciones, sueldos y salarios del personal de Administración, etcétera.
El coste de materias primas es un ejemplo de coste directo asociado a producción de elaboraciones culinarias. Puede definirse como la valoración económica de los consumos de alimentos y bebidas utilizados para la preparación de un plato.
El coste de materias primas total de un periodo concreto se denomina consumo de materias primas (m. p.) y se obtiene por la diferencia entre el inventario inicial más las compras realizadas y el inventario final del periodo a analizar, valoradas económicamente.
Consumo m. p. = inventario inicial + compras - inventario final
Ejemplo
El inventario inicial del restaurante de un alojamiento rural indica que había 50 kg de patatas, pero, para la actividad del restaurante, se han comprado en varios momentos un total de 300 kg de patatas y, a fecha de hoy, según el inventario final, hay 80 kg de patatas en cocina.
El consumo de patatas del periodo será de 270 kg (50 + 300 - 80), pero, para que este consumo pueda imputarse como gasto, hay que valorarlo económicamente, para lo cual, se ha establecido el precio medio de 0,45 € el kilogramo de patatas. Así, el consumo de la materia prima patatas del periodo será de 0,45 × 270 = 121,50 €.
En cuanto al control de consumos, se decía en un apartado anterior que los productos podían ser perecederos y no perecederos. Deberá tenerse especial cuidado con los productos perecederos y, en especial:
1 Se vigilarán las fechas de caducidad o fechas de consumo preferente de los artículos, sobre todo, de los frescos. Se realizarán inspecciones periódicas para detectar elementos caducados o próximos a caducar para su devolución al proveedor o su consumo prioritario.
2 Se realizarán las elaboraciones culinarias, a ser posible, bajo pedido para evitar gastos por invendidos.
3 Se utilizará el producto desechado para una elaboración en concreto, pero que pueda servir para otra receta diferente.
El control de la fecha de caducidad es un elemento de gran importancia.
Ejemplo
Si se limpia una pieza de pescado para obtener lomos o filetes, pueden usarse las raspas y la cabeza para hacer un fondo o caldo de pescado.
Aplicación práctica
Se compran 2 k de solomillos de cerdo para realizar medallones a la plancha. El cocinero prepara las piezas y obtiene 1700 g de medallones, 250 g de carne de solomillo no útil para medallones quedan como restos y 50 g serán de mermas que no podrán usarse (desperdicios).
Cite en qué pueden utilizarse esos 250 g de carne magra de solomillo de cerdo.
SOLUCIÓN
Los 250 g de carne de solomillo pueden utilizarse en:
1 Carne picada para albóndigas.
2 Trozos de carne para pinchos o brochetas de solomillo.
3 Tiras de carne para fajitas.
Para controlar los costes de materias primas, habrá que tener en cuenta los siguientes documentos:
1 Hoja de escandallo o test de rendimiento de producto: que analiza una pieza entera o un producto en bruto y los subproductos que se obtienen tras su preparación para su cocinado, así como las mermas que pudieran sufrir. Las mermas son la diferencia entre el producto bruto y la cantidad de materia prima utilizable. Pueden encontrarse mermas que sean utilizadas para otra elaboración o mermas consideradas como desperdicios. Existe también la llamada merma por cocción.Hoja de escandallo o test de rendimiento de producto
2 La receta estándar o ficha técnica de producción: es una lista detallada de los ingredientes que componen un plato, con sus cantidades y costes de elaboración, así como el servicio para el que es indicado el plato (comida o cena), raciones que salen de la receta y las calorías. También incluye la presentación, las guarniciones que debe llevar el plato y, en ocasiones, una fotografía. Sirve tanto para controlar costes como para asegurar la calidad y la estandarización de los procesos.
3 Hoja de coste o escandallo del plato: incluye los ingredientes del plato, las cantidades y el coste de ingredientes, así como el coste por ración, el margen bruto de explotación y el precio de venta. Van indicándose los aumentos de precio o disminución en caso de subida o bajada importante del coste de las materias primas utilizadas.
Finalmente, se enumerarán algunas medidas para reducir los costes en los que puede incurrir un restaurante:
1 No utilizar intermediarios en las compras, ya que encarece el coste de materias primas.
2 Negociar el precio con los proveedores (sobre todo, si se tiene un gran volumen de compras, en este caso, serían rappels o descuentos por compra) y las condiciones de pago.
3 Evitar tener una plantilla de trabajadores totalmente fija.
4 Control de agua y energía con los métodos vistos anteriormente en el capítulo.
6. Resumen
El proceso de compra puede dividirse en dos fases: la planificación de las compras y la búsqueda y elección de proveedores.
La compra del mobiliario y los equipos necesarios en un alojamiento rural dependerá principalmente del tipo de alojamiento, de su capacidad y de los servicios que ofrezca el establecimiento.
La cantidad de productos a comprar será estimada en función de la ocupación, de la capacidad del alojamiento rural y del espacio disponible para el almacenaje.
Los productos para la oferta gastronómica serán aquellos alimentos y materias primas necesarias para la preparación de elaboraciones culinarias recogidas en la carta o el menú del alojamiento rural.
La propuesta de compras se hará por la cantidad estrictamente necesaria y la capacidad de compra.
Para el aprovisionamiento de materias primas para las elaboraciones culinarias, tiene que hacerse una estimación de las ventas posibles según la ocupación y comprar los productos de la carta en las cantidades calculadas.
Si un establecimiento de alojamiento rural quiere realizar una correcta gestión de los productos y materias primas, así como de sus proveedores, deberá seguir un control de estos a través de las denominadas fichas de productos y fichas de proveedores.
El control de consumos de agua y energía no solo es necesario para evitar gastos innecesarios o excesivos en la empresa de alojamiento rural, sino que es un deber como negocio sostenible ubicado en el medio natural.
Se repondrán los equipos, el mobiliario y la maquinaria cuando sea necesario por rotura u obsolescencia.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Defina aprovisionamiento y nombre los cuatro puntos claves que se extraen de la definición.
2. Indique si las siguientes frases son verdaderas o falsas:
1 El proceso de compra puede dividirse en dos fases: la planificación de las compras y la búsqueda y elección de proveedores.VerdaderoFalso
2 En la fase de búsqueda y elección de proveedores, se encuentran la detección de necesidades y las especificaciones de los productos.VerdaderoFalso
3 Los alojamientos rurales son establecimientos en los que se presta el servicio de alojamiento con servicios de comidas, mediante el pago de un precio, en un edificio cuyas características estéticas sean las propias de la arquitectura tradicional popular de la zona donde se ubique y reúna una serie de instalaciones y servicios mínimos.VerdaderoFalso
4 Si un establecimiento de alojamiento rural quiere realizar una correcta gestión de los productos y materias primas, así como de sus proveedores, deberá seguir un control de estos a través de las denominadas fichas de productos y fichas de proveedores.VerdaderoFalso
3. Cite los tres tipos básicos de alojamientos rurales.
4. Explique si un alojamiento rural tipo hotel rural puede ser catalogado como de agroturismo.
5. Complete los siguientes párrafos:
El ____________ y elementos ____________ de un alojamiento rural deben ser los propios de los productos y sistemas de producción ____________, es decir, deben seguir la ____________ ____________ de la ____________ donde se ubique.
Algunos materiales usuales son la ____________, la cerámica y las ____________.
Las fichas de producto sirven para ____________ cada producto con un código, la ____________ y la familia o ____________ a la que pertenece, los proveedores principales, las ____________ en almacén y el precio y las ____________ de las últimas compras.
6. Nombre, al menos, seis productos o elementos no mobiliarios en la oferta de alojamiento.
7. Determine en función de qué debe estimarse la cantidad de productos a comprar. Como norma general, explique cuál será la dotación mínima de lencería necesaria y por qué.
8. La grifería que se acciona pulsando un botón y deja salir el agua durante un tiempo determinado se denomina...
1 ... grifos monomando.
2 ... grifos de cierre automático.
3 ... grifos con temporizadores.
4 ... grifos termostáticos.
9. Los electrodomésticos de bajo consumo energético son considerados de categoría...
1 ... A.
2 ... B.
3 ... C.
4 ... D.
10. Describa qué es el facility management y en qué consiste.
Capítulo 2
Gestión económica y administrativa de la actividad de alojamiento rural
1. Introducción
La tendencia actual de las empresas es a descentralizar y dividir áreas de producción o servicios. La forma más usual en las empresas de alojamiento hotelero es organizar las áreas en departamentos.
Los hoteles de ciudad o playa con gran número de habitaciones y de salones para reuniones están más fuertemente departamentalizados que los hoteles rurales y otros establecimientos de alojamiento en el medio rural, ya que la envergadura de estos es menor y la gestión está más centralizada. Una misma persona puede desempeñar las funciones de dirección de distintas áreas.
Un alojamiento rural, sea del tipo que sea, deberá, en la medida que su tamaño lo permita para su mejor gestión, departamentalizar las áreas de producción o servicios. Con esto, pretende descentralizarse el mando y delegar responsabilidades, aunque requiere un mayor control y coordinación por parte de los encargados de área.
Los distintos servicios que pueden ofrecerse en un alojamiento rural son diversos y cada vez más amplios, ya que los turistas no quieren emplear sus vacaciones solo a descansar, sino que también gustan de tener un tiempo de ocio activo. Por tanto, la gestión y organización de los servicios complementarios, así como el diseño de nuevos productos se hacen cada vez más necesarios.
2. Gestión de la producción de los servicios
Al inicio de la actividad del alojamiento, se determinará qué partes tiene la empresa y qué personas son las responsables, es decir, cuáles son las áreas de producción o servicio y con qué recursos humanos se producirán estos servicios.
Definición
Organigrama
Representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa en el que se muestran los niveles de mando o jerarquía y sus funciones, así como las relaciones entre las distintas partes de la organización.
La mayoría de los establecimientos de alojamiento para componer el organigrama dividen su estructura en departamentos. Un departamento es un área de servicio o producción con sus funciones y personal claramente definidos.
El organigrama de un alojamiento rural y su división en departamentos dependerá de su tamaño o número de habitaciones, así como de la cantidad de servicios que ofrezca. Así, no tendrá el mismo organigrama una casa rural que un hotel o un complejo turístico de alojamiento rural.
En una casa rural que cuente solo con servicio de alojamiento, normalmente, el propietario ejerce la dirección y cuenta con una persona que desarrolle tareas de limpieza y mantenimiento. Para solucionar problemas y averías, se contratan empresas de servicios externos.
En un hotel rural de tamaño medio con 25 habitaciones, restaurante y actividades complementarias, podría darse el siguiente organigrama:
En un hotel rural de tamaño grande con 80 habitaciones, restaurante y servicios de actividades complementarias, habría una estructura organizativa más compleja, con varios departamentos y un mayor número de trabajadores.
Sabía que...
Pueden existir tantos organigramas distintos como empresas haya en el mercado.
En los organigramas, hay tres niveles:
1 Nivel de dirección: director/a general y directores de departamentos. En la mayoría de los alojamientos rurales, existe un único director que asume la dirección de todos los departamentos.
2 Nivel medio: mandos intermedios, es decir, jefe de Recepción, gobernante, jefe de Mantenimiento, etc.
3 Nivel operacional: el resto de personal que cumple órdenes de los anteriores. Por ejemplo: camareros, ayudantes de Cocina, animadores, recepcionistas, camareros de Pisos, etc.
Aplicación práctica
Imagine que es usted el director de unos apartamentos turísticos rurales con servicio de recepción, mantenimiento y actividades. Defina el posible organigrama de su empresa.
SOLUCIÓN
El organigrama de estos apartamentos turísticos rurales podría quedar de esta manera:
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