Kitabı oku: «Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage»

1 SAP CO oder die Vorzüge eines Gemeinkostencontrollings

Wir bieten Ihnen zunächst einen kurzen Einstieg in SAP, um anschließend direkt auf Grundfragen des Gemeinkostencontrollings überzuleiten. Im weiteren Verlauf des Kapitels werden wir die Stammdaten der Komponenten »Kostenartenrechnung« und »Kostenstellenrechnung« darstellen und das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling anhand der Mitbuchtechnik vorstellen. Zum Abschluss lernen Sie die Möglichkeit der Kostenumbuchung innerhalb des Moduls CO kennen. Als veranschaulichendes Beispiel dient im Weiteren der fiktive Verlag »Neue Medien«, der neben Büchern auch Schulungsvideos und E-Books erstellt sowie eine größere Onlineplattform betreibt.

Felix Buchmacher sitzt im Büro seines neu gegründeten Verlags »Neue Medien« und sollte eigentlich glücklich sein. Vor einigen Monaten ist sein großer Traum in Erfüllung gegangen: Der Wechsel von einer Kanzlei zum eigenen Buchverlag ist geglückt, und die Geschäfte laufen bereits recht gut. Doch er muss sich aktuell mit der wichtigen Frage beschäftigen, wie sich diese positive Entwicklung des Unternehmens auch in Zukunft fortführen lässt. Zwar ist ihm durchaus das Zitat »Planung ersetzt den Zufall durch Irrtum« bekannt, aber ein wenig Voraussicht, der Blick auf das gesamte Verlagsgeschehen wie auch die Lage des Unternehmens im Einzelnen sind ihm ebenfalls sehr wichtig.

Zur Darstellung aller Geschäftsprozesse hat sich der Verlag für die Firmen-Software der SAP SE entschieden, die als ERP-System (Enterprise Resource Planning oder Unternehmens-Informationssystem) alle für den Unternehmenszweck vorhandenen Ressourcen (wie Kapital, Personal, Betriebsmittel …) darstellen soll. Sie ist modular aufgebaut, sodass aus verschiedenen Anwendungsbereichen nach Art eines Baukastensystems einzelne Bausteine (Module) ausgewählt werden können. Zu den einzelnen Abteilungen (Funktionen) eines Unternehmens wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Produktion oder Personalwesen gibt es entsprechende Module, die untereinander kombinierbar sind. Als Standardsoftware für diesen Bereich bietet SAP ERP den Vorteil, dass viele Unternehmensprozesse bereits im System in einer Grundversion abgebildet sind. Somit kann jedes Unternehmen auf betriebswirtschaftliche Strukturen zurückgreifen und diese wiederum durch Customizing an seine lokalen/spezifischen Bedürfnisse anpassen. Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie diese Anforderungen von SAP grundsätzlich umgesetzt sind.

Sobald Sie sich am SAP-System anmelden, gelangen Sie direkt in das Anwendungsmenü. Sollte stattdessen das Benutzermenü erscheinen, können Sie über die Schaltfläche bzw. über die Tasten Strg und F11 dorthin wechseln. Innerhalb des Anwendungsmenüs erhalten Sie Zugriff auf die einzelnen Module und deren Komponenten, die sich in Teilkomponenten (Teilmodule) gliedern können. Als Beispiel sei hier das Modul Controlling (CO) mit seinen Komponenten zum Gemeinkostencontrolling (CO-OM) genannt. Die Komponente CO-OM ist in Teilkomponenten wie die Kostenartenrechnung (CO-OM-CEL) oder die Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA) differenziert. Im folgenden Text sind diese Zugriffe jeweils als Pfad im Anwendungsmenü angegeben.

Auch wenn dieses Buch einen Einstieg bieten soll, wird teilweise auf Einstellungen im Customizing eingegangen. Um dorthin zu gelangen, starten Sie die Transaktion SPRO und können dann über die Schaltfläche auf das Customizing zugreifen. Auch auf die einzelnen Pfade innerhalb des SAP Customizing Einführungsleitfadens verweisen wir im Text.

Customizing und Transportaufträge

Im Rahmen des Customizings werden i.d.R. Einstellungen festgelegt, die in Form eines Transportauftrags zwischen Entwicklungssystem (CUST), Qualitätssicherung/Testsystem (QTST) und Produktivsystem (PROD) übertragen werden. Hier wird auch von einer »Dreisystemlandschaft« gesprochen. Dabei wird zwischen Customizing-Aufträgen und Workbench-Aufträgen unterschieden. Im Wesentlichen werden Customizing-Aufträge innerhalb der Transaktion SPRO angelegt und beinhalten mandantenabhängige Einstellungen. Hierbei stellt ein Mandant technisch, organisatorisch und auch kaufmännisch eine eigenständige Einheit im SAP-System dar, der eigene Stammsätze und Einstellungen hat. Einstellungen in Workbench-Aufträgen betreffen hingegen mandantenunabhängige systemweite Änderungen und können neu angelegte Tabellen, Transaktionen oder eigene Programme umfassen. Viele Anpassungsmöglichkeiten erfolgen in sogenannten Customizing-Tabellen, deren Ausprägung Sie innerhalb des Customizings füllen und auf diese Weise ebenfalls das SAP-System an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese Modifikationsoptionen sind in einem Produktivsystem beschränkt, sodass Sie sie im Entwicklungs- bzw. Customizingsystem vornehmen und über das Transportsystem übertragen. Die entsprechenden Einstellungen können Sie dann teilweise auch in der von SAP genutzten Datenbank einsehen. Auch wenn wir in diesem Buch das Thema »Customizing« nur streifen, sollte Ihnen dieser kleine Einblicke in ihrer täglichen Arbeit zumindest helfen, wichtige Begriffe aus der Welt der Kollegen von der »SAP-Basis« ein wenig zu verstehen.

Die Wahl für SAP hatte die Firma also bereits getroffen und zwischenzeitlich ein externes Rechnungswesen über das Modul FI (u.a. bestehend aus Kreditoren-, Debitorenrechnung oder auch Anlagenbuchhaltung) erfolgreich umgesetzt. Nun sitzt Felix allerdings über seiner Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und überlegt, wie die daraus ersichtlichen Kosten eigentlich zustande kommen konnten. Um die Erlöse macht er sich derzeit weniger Gedanken, da sich einige Bücher als Bestseller herausgestellt haben. Wir werden die Erlöse in der Ergebnisrechnung im Kapitel 5 intensiver betrachten. Die GuV gibt ihm zwar als Teil des Jahresabschlusses eine Gegenüberstellung aller Aufwendungen und Erträge seines Unternehmens und zeigt ihm grundsätzlich, dass das Unternehmen profitabel arbeitet. Wie es aber im Einzelnen dazu kam, und welche Produkte bzw. Bücher zum Unternehmenserfolg beigetragen haben, wird daraus nicht ersichtlich. Daher müsste seines Erachtens ein Blick auf eine Ebene unterhalb des großen Ganzen möglich sein. Vor allem möchte er nicht erst am Ende des Jahres – beim Jahresabschluss – die Lage und Entwicklung des Unternehmens betrachten können.

Glücklicherweise hat ein guter Freund und Unternehmer mit SAP im Einsatz Felix auf die Möglichkeiten der SAP-Komponente Gemeinkostencontrolling (CO-OM) hingewiesen, das ihm über den Jahresabschluss hinaus die dringende Frage beantwortet, wofür die ganzen Kosten eigentlich angefallen bzw. wo diese verursacht worden sind und ob die erzielten Erlöse ausreichen, alle anfallenden Kosten zu tragen.

Je mehr Gedanken sich Felix Buchmacher macht, umso wichtiger erscheint ihm die Einführung einer funktionierenden Kostenarten- und Kostenstellenrechnung, damit zumindest die beiden Fragen nach der Art der Kosten und der Kostenentstehung geklärt sind.

Grundfragen des Gemeinkostencontrollings

Innerhalb des Gemeinkostencontrollings (SAP Modul CO-OM) stellen wir uns im Wesentlichen drei Fragen:

1. »Welche Kosten sind angefallen?«

2. »Wo sind die Kosten angefallen?«

3. »Wofür sind die Kosten angefallen?«

Diese Fragestellungen werden durch Einzelkomponenten (Teilrechnungen) des Moduls CO beantwortet: die Kostenartenrechnung (Darstellung von Kosten und Erlöse), Kostenstellenrechnung (Ort der Kostenentstehung) und die Kostenträgerrechnung (Grund der Kostenentstehung, z.B. die hergestellten Produkte des Unternehmens).

Letztere Fragestellung werden wir im weiteren Verlauf des Buches durch die Innenauftragsrechnung, aber auch durch das Produktkostencontrolling (CO-PC), die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) bzw. die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) beantworten. In diesen Modulen wird auch das Thema »Erlöse« behandelt.

Felix ist sich relativ klar darüber, dass alle GuV-Konten als Kostenarten anzulegen sind und neben den Buchungskonten auch eine Kostenstelle kontiert werden sollte.

Vokabeln des Rechnungswesens

Nun haben wir schon einige neue Begriffe eingeführt. Um diese richtig einzuordnen, möchten wir diese kurz erläutern.

SachkontoSachkonten sind Kernelemente der Finanzbuchhaltung, bei denen zwischen Bilanz- (als Bestandskonto) und GuV-Konto (als Erfolgskonto) unterschieden wird. Jede Buchung ist dabei einem Hauptbuchkonto zugeordnet, das direkt in die Bilanz oder in die GuV eingeht. Jedes Konto ist einem eigenen Kontenplan zugeordnet, welcher ein Verzeichnis aller Sachkonten enthält. Sachkonten dienen der Klassifizierung und Erfassung von Finanzbewegungen innerhalb der Finanzbuchhaltung und entsprechen damit den Buchungskonten der Finanzbuchhaltung.

KostenartKostenarten sind das Gegenstück zum Sachkonto innerhalb des Controllings. Im Rahmen der Kostenartenrechnung werden alle für CO relevanten Buchungsvorgänge als Kosten- und Erlösarten erfasst. Teilweise leiten sich die Kostenarten (als primäre Kostenarten) von den Sachkonten der Finanzbuchhaltung als Ist-Kosten bzw. Erlöse ab. Kostenarten werden sowohl als Buchungskonten des externen als auch des internen Rechnungswesen genutzt und weisen die Art der Kostenentstehung aus. Mit ihnen beantworten Sie die Frage, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen entstanden sind.

KostenstelleKostenstellen weisen den Ort der Kostenentstehung aus und orientieren sich dabei oftmals an der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sie haben die Aufgabe, angefallene Kosten zu sammeln. Ferner stellen sie Verantwortungsbereiche innerhalb eines Unternehmens dar und ermöglichen, die entstandenen Kosten verursachungsgerecht auf einzelne Unternehmensbereiche zu verteilen.

Dennoch möchte Felix noch einmal mit seinem Buchhalter Erwin Fuchs klären, wie ihre Buchhaltung eigentlich genau aufgebaut ist. Dieser gibt ihm dazu umgehend eine kleine Einführung: Im Verlag »Neue Medien« wird der Industriekontenrahmen (IKR) eingesetzt, und innerhalb der Finanzbuchhaltung sind schon entsprechende Sachkonten angelegt. Der IKR ist in unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt, die anhand der ersten Ziffer des Buchungskontos ersichtlich sind. Diese Konten werden nach Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) sowie Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) getrennt geführt.

Zur Verdeutlichung wird ihm Tabelle 1.1 vorgelegt.

Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (IKR)