Kitabı oku: «Handbuch IT-Outsourcing», sayfa 46
(10) Leistungsbeschreibung HR-Outsourcing
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Eine Leistungsbeschreibung für ein HR-Outsourcing könnte wie folgt aussehen, wobei hier für den Kunden zwischen manuellen und administrativen Tätigkeiten differenziert wird. Ob es in der Praxis Sinn macht, in der Leistungsbeschreibung zwischen Geschäftsprozessen und IT-Services der Ebene IT-Prozesse und IT-Infrastruktur zu differenzieren, mag dahin gestellt werden.
Manuelle Tätigkeiten:
| – | Nachbearbeitung der angelieferten Einkommensdaten (Überprüfung, Anpassung, Korrektur) |
| – | Ermittlung des Einkommens mittels der Stundenzettel |
| – | Eingabe von Einkommensdaten aufgrund von Stundenzetteln |
| – | manuelle Ermittlung und Eingabe des Kunden-Zuschusses bei freiwillig Versicherten mit tageweiser Beschäftigung |
| – | Erstellung und Versand manueller Meldungen für Beschäftigte |
| – | manuelle Ermittlung, Eingabe und Pflege des Urlaubsanspruchs bzw. der Vergütung |
| – | Klärung von fehlerhaften Datensätzen mit den für die Zulieferung verantwortlichen Fachabteilungen des Kunden |
| – | manuelle Ermittlung/Berechnung von Mehrarbeitsvergütungen sowie Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen |
| – | manuelle Ermittlung/Berechnung von Bereitschaftszulagen |
| – | manuelle Erfassung der Be- und Abzüge im Personalverfahren |
| – | Einzelfallprüfung der eingespielten Bezüge/Abzüge |
| – | Ermittlung des sachlich richtigen Betrages |
| – | Korrektur fehlerhafter Bezüge/Abzüge im Personalverfahren |
| – | Prüfen und Ermittlung von Ansprüchen der Mitarbeiter gemäß Betriebsvereinbarungen oder anderen Anspruchsgrundlagen |
| – | Abstimmung der Gültigkeit der Regelungsabrede mit Personalreferat |
| – | Umsetzung der zutreffenden Punkte durch entsprechende Erfassung im Personalverfahren |
| – | Ermittlung der anteiligen SV-Anteile aus Rechnungsvorlage |
| – | Meldung der SV-Anteile an die Finanzbuchhaltung |
| – | manuelle Ermittlung von Abfindungszahlungen nach Sozialplan für das Personalmanagement |
| – | manuelle Pflege von Vertretungsregelungen zur Bezugssteuerung |
Administrative Tätigkeiten:
| – | Beantragen und/oder Melden von betrieblichen Kennziffern (Betriebsnummer, Betriebsstätten) bei Arbeitsamt und/oder Berufsgenossenschaft |
| – | Einholen von Genehmigungen bei Fusion, Stilllegung, Gründung |
| – | Einholen der DÜVO Genehmigung für neuen Betrieb |
| – | Beantragen der Steuernummer beim Betriebsstättenfinanzamt |
| – | Ausfüllen des Auslandsüberweisungsformulars |
| – | Weiterleitung an Finanzbuchhaltung |
| – | Erstellung von individuellen Verträgen, Mitteilungen und Dokumenten, für die keine automatische Erstellung im System hinterlegt ist |
| – | Abstimmung der mit den Buchhaltungen der Kunden vereinbarten Bilanzkonten |
| – | (mind. quartalsweise), z.B. folgende Konten: gezahlte Gehälter/Löhne, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Vorschüsse, Darlehen, Aktien, VWL, Direktversicherung, Pfändung, Kurzarbeit, Abfindungen, Rückstellungen Altersteilzeit |
| – | Dokumentation der Abstimmungsergebnisse gemäß Vereinbarung mit den Buchhaltungen der Kunden |
| – | Überwachen der Buchungen aus Zahlungen aus der monatlichen Abrechnung und Abarbeiten möglicher noch offener Vorgänge |
| – | Wertermittlungen zu Konten für Ein-/Ausgliederungsbilanzen |
| – | Durchführung der Jahres-/Quartalsabschlussarbeiten gemäß Vorgabe durch die Buchhaltung der Kunden |
| – | Bereitstellung der ermittelten Werte zur Buchung durch das Rechnungswesen (Quartal) |
| – | Durchführung manueller Einzelüberweisungen mittels DV-Verfahren |
| – | Meldung an die Finanzabteilung für Abrechnungsauszahlung |
| – | Meldung an die Finanzabteilung bei Auszahlungen ab einem mit dem Kunden vereinbarten Wert |
| – | Erfassen relevanter Daten in kundeneigenen Infotypen im Personalverfahren nach detaillierter, sachlich richtiger Vorgabe |
| – | Wertermittlung von Rückstellungen, z.B. für Urlaubsrückstände, flexible Arbeitszeit |
| – | vorzeitige Beendigung, Erstattung von Arbeitslosengeld |
| – | Rückstellungsbildung mit Hilfe von Rückstellungsreports (SAP-Standards) |
| – | manuelle Rückstellungsbildung in Verbindung mit Personalreferat/Fachabteilungen |
| – | Verwaltung von Direktversicherungsverträgen |
| – | Verwaltung von Pensionskassenverträgen |
| – | Abwicklung Schriftverkehr |
| – | Klärung und Abwicklung von Sonderfällen |
cc) Rechtliche Betrachtung
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Die rechtliche Betrachtung des HR-Outsourcings kann sehr weitreichend sein. Gerade bei der Auslagerung der Gehalts- bzw. Lohnbuchabrechnung (Payroll) sind erhebliche rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Aber auch die Fragen des Datenschutzes gewinnen beim HR-Outsourcing eine erhebliche Bedeutung. Darüber hinaus müssen beim Recruiting ggf. die Vorschriften der Arbeitsvermittlung berücksichtigt werden. Ferner müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) vom BPO-Provider berücksichtigt werden.
(1) Gehalts- bzw. Lohnbuchabrechnung
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Hierunter fallen die gesetzlichen Regelungen wie die Lohnsteuer, Beitragsabzugs-, Pfändungseinhaltungs-, Auskunfts-, Melde- und Bescheinigungspflichten, die mit Haftungsnormen für den Kunden nur so gespickt sind. Darüber hinaus sind auch die staatlich auferlegten Aufbewahrungs-, Nachweis- und Dokumentationspflichten aus der AO, GDPdU, dem HGB, GoBS und der Beitragsüberwachungsverordnung zu berücksichtigen sind.[495]
(2) Datenschutz
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Während beim IT-Outsourcing i.d.R. eine weisungsgebundene Auftragsdatenverarbeitung gem. § 11 BDSG vorliegt, werden beim BPO personenbezogene Daten übermittelt, die nicht mehr dazu dienen, diese im Auftrag für den Outsourcing-Geber gemäß seiner Weisungen zu verarbeiten, sondern diese benötigt der BPO-Provider um eine bestimmte vertraglich geschuldete Leistung wie die Personalabrechnung in eigener Verantwortlichkeit zu bearbeiten (sog. Funktionsübertragung).[496] An die Funktionsübertragung werden weitreichende Anforderungen gestellt, welchen in einem BPO-Datenschutzkonzept berücksichtigt werden müssen.[497] Die Anforderungen an die sog. „Funktionsübertragung“ werden im 3. Kap. (Datenschutz) erläutert.
(3) Recruiting
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Wie bereits erläutert, kann das SOP des BPO-Providers bei der Personalbeschaffung Leistungen umfassen, wie z.B. das Recruiting, die einer Arbeitsvermittlung gleichkommen. Nach § 35 Abs. 1 Satz 2 SGB III kann darin ggf. eine Arbeitsvermittlung gesehen werden. Nach § 35 Abs. 1 Satz 2 SGB III umfasst die Arbeitsvermittlung alle Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, Ausbildungssuchende mit Arbeitgebern zur Begründung eines Ausbildungsverhältnisses und Arbeitsuchende mit Arbeitgebern zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zusammenzuführen. Der Arbeitsvermittler ist also nicht Arbeitgeber des Arbeitnehmers und will es auch nicht werden, sondern beschränkt sich darauf, den Abschluss eines Arbeitsvertrages zwischen Dritten zu fördern.
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Umfasst die Leistung des BPO-Providers auch die zeitweise Überlassung von Personal, kann ggf. auch eine Arbeitnehmerüberlassung gem. §§ 1 ff. AÜG vorliegen. Die rechtlichen Fragen und Anforderung an einer Arbeitnehmerüberlassung werden im 3. Kap. (Arbeitnehmerüberlassung) erläutert.
(4) GoB
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Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) zu befolgen, das heißt er muss „Bücher führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich machen“. Dabei ist die Buchführung die laufende, systematische und mit Geldgrößen vorgenommene Dokumentation von Geschäftsvorfällen.[498] Nach welchem System die Buchführung einzurichten ist und welche Bücher im Einzelnen zu führen sind, lässt das Gesetz offen.[499] Dies bestimmt sich im Wesentlichen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Dabei hat die Buchführung den Zweck, das Vermögen des Kaufmanns (Kunden) und dessen Entwicklung übersichtlich und nachprüfbar darzustellen; vgl. gem. § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann“. Dabei muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter (nicht eine beliebige Privatperson) in angemessener Zeit den im Gesetz geforderten Überblick verschaffen kann. Sachverständige i.S.v. § 145 AO sind insbesondere Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Buchhalter, Außenprüfer der Finanzverwaltung, aber auch jede andere fachkundige Person, die in der Lage ist, Bilanzen zu lesen und zu beurteilen.[500]
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Gemäß § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB (Buchführungspflicht) müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und in deren Abwicklung verfolgen lassen. Damit die GoB auch im Rahmen eines Outsourcings von HR-Prozessen gewahrt bleiben, muss der Kunde darauf bedacht sein, dass in seinem Outsourcing-Vertrag entsprechende Regelungen zu den GoB aufgenommen werden. Hierbei muss sich der BPO-Provider grundsätzlich an die GoB und die GoBS vertraglich halten. Hierzu empfiehlt es sich, folgende Maßnahmen durchzuführen:
| – | Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) unter Beachtung der jeweiligen Vertragslaufzeit, wenn der Auftraggeber entsprechende Leistungen (z.B. Archivierung) beauftragt hat. Diese Archivierung wird dem Auftraggeber gesondert verrechnet. |
| – | Durchführung von geeigneten Maßnahmen zum Schutz von Servern in Auftragnehmer-eigenen Rechenzentren vor dem Zugriff Dritter. Diese Schutzmaßnahmen gelten für den Server-Bereich bis zum Router-Ausgang dieser Rechenzentren. |
| – | Erhaltung der Reproduzierbarkeit der Daten im Rahmen der Datensicherungen innerhalb der vereinbarten Sperrfrist. |
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Die betriebswirtschaftlichen Daten sollten dabei nach Ablauf der Vertragslaufzeit oder bei Vertragsauflösung vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen nach Aufforderung durch den Kunden auf geeigneten Datenträgern übergeben werden. Die Kosten hierfür trägt i.d.R. auch der Kunde.
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Eine darüber hinausgehende Verantwortung für die Einhaltung der GoB oder GoBS ist i.d.R. abzulehnen, da sie häufig nicht mehr im Einflussbereich des BPO-Providers liegt.
b) Transaction Banking
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Neben dem HR-Outsourcing ist das Transaction Banking inkl. dem Zahlungsverkehr der zweite große Auslagerungsbereich auf der Ebene der Geschäftsprozesse. Hierbei wird das Transaktionsgeschäft wie z.B. Zahlungsverkehr, Wertpapierabwicklung und Kreditabwicklung auf ein anderes Insititut oder auf einen BPO-Provider ausgelagert. Der BPO-Provider wählt hierbei einen Prozessansatz ähnlich wie den in einer Fabrik auf Ebene der Geschäftsprozesse, daher werden die Center des BPO-Providers für Transaction Banking häufig auch als Zahlungsverkehrsfabrik bezeichnet.
aa) Marktsituation
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Die sinkenden Geschäftsmargen zwingen heute Bankinstitute über weitreichende Einsparungsmaßnahmen nachzudenken. Eine Möglichkeit zur erheblichen Kostenreduzierung (cost-savings) ist die Auslagerung des Transaktionsverkehrs bzw. des Zahlungsverkehrs (insbesondere bargeldlos). Eine Studie der Management-Beratung Bain & Company aus dem Jahre 2002 hat ermittelt, dass Geldinstitute mit eigener Zahlungsverkehrsabwicklung durchschnittlich 0,36 bis 0,87 EUR für die Verarbeitung eines Belegs ausgeben. Die Firma ZVS, ein Provider, der sich auf das Transaktionsgeschäft spezialisiert hat (Outtasking), berechnet im Vergleich dazu für eine Transaktion 0,13 bis 0,50 EUR (Stand 2002).[501] So ergeben sich für ein mittelgroßes Bankinstitut bei einem konservativen Ansatz Einsparungspotenziale von 0,15 EUR pro Transaktion (bei 1,5 Mio. Belege wären dies ein Ersparnis von 225.000 Euro). Natürlich sind die Transaktionskosten dabei abhängig vom jeweiligen Automatisierungsgrad des Bankinstituts.[502]
Besonders erfolgreich im Bereich Zahlungsverkehr ist die Postbank als BPO-Provider, die für das zweite Quartal 2004 erstmalig das Segment des Transaction Bankings ausgewiesen hat. Die Postbank wickelt seit Mai 2004 den Zahlungsverkehr der Dresdner Bank und seit 1.7.2004 auch den der Deutschen Bank ab. Mit diesem Schritt stieg der Marktanteil der Postbank am Zahlungsverkehr in Deutschland von vormals 6 % auf 16 % (Stand Juni 2004)[503] und zeigt somit deutlich den Trend hin zum Auslagern des Transaction Bankings auf.
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In den USA und Australien ist der Markt für Transaction-Services bereits seit vielen Jahren der attraktivste Dienstleistungsmarkt, geprägt unter anderem durch große Volumina und jährlich hohe Zuwächse, ein deutliches Konsolidierungspotenzial sowie – und dies unterscheidet die Situation im Hinblick auf Europa und insbesondere Deutschland – durch einen fortgeschrittenen „Reifegrad.“[504]
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Aufgrund der grundsätzlichen Umsatzsteuerbefreiung von Bankdienstleistung nach § 4 Nr. 8 UStG ist es für Banken (bspw. für die Postbank) grundsätzlich leichter, ihre Dienstleistungen anderen Bankinstituten anzubieten, da es ihnen leichter fällt, die Erbringung des Transaktionsverkehrs für eine andere Bank als Bankdienstleistung zu deklarieren. Ein Bankinstitut kann in diesen Fällen seine Leistungen vermindert um die jeweils gültige Umsatzsteuer günstiger anbieten, während ein reiner IT-Provider dagegen seine IT-Services immer zzgl. der gültigen Umsatzsteuer anbieten muss, welche von einen Bankinstitut als Vorsteuer nicht an das Finanzamt abgeführt werden kann.
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Ähnlich wie beim HR-Outsourcing (PWC und Atos IT Solutions and Services) schließen sich auch Spezialisten aus dem Bereich Banken-Geschäftsprozesse mit Experten für die IT-Services (Provider) als BPO-Provider für die Auslagerung des Transaktionsverkehrs zusammen. So hat das Bankinstitut HSBC Trinkaus & Burkhardt und der Provider T-Systems ein Gemeinschaftsunternehmen für die Abwicklung von Wertpapiertransaktionen gegründet. Wie beide Unternehmen mitteilten, wird HSBC Trinkaus & Burkhardt den Bereich Wertpapierabwicklung vollständig in ein Joint Venture mit T-Systems, einer Tochter der Deutschen Telekom, einbringen. Die Kooperation ist eine Premiere im deutschen Bankenmarkt, da erstmals eine Bank mit einem bankenunabhängigen IT-Dienstleister eine Partnerschaft im Bereich Wertpapierabwicklung eingeht. Bereits heute zählt HSBC Trinkaus & Burkhardt mit mehr als 15 Mio. Transaktionen im Jahr 2003 zu den führenden Wertpapierabwicklern im deutschen Markt. Bei der Bank ist das Abwicklungssystem GEOS im Einsatz, das im Hinblick auf Effizienz, Verlässlichkeit und Sicherheit Maßstäbe in der Branche setzt. Die Servicedienstleistungen für HSBC Trinkaus & Burkhardt und für seine Mandanten – unter anderem DAB bank AG, S Broker AG & Co. KG und künftig auch fimatex by boursorama S. A. – werden bereits mit dieser modernen Abwicklungsplattform erbracht. T-Systems wird im Rahmen der Partnerschaft für den Betrieb des Rechenzentrums die Systemintegration übernehmen, sprich Leistungen nach dem Task-Layer-Modell auf der Ebene der IT-Prozesse und IT-Infrastruktur. T-Systems hatte im Juli 2004 das Softwarehaus SDS übernommen, das GEOS entwickelt hat. An dem Joint Venture, das im Frühjahr 2005 gegründet wurde und zum 1.10.2005 den operativen Betrieb aufgenommen hat, halten HSBC Trinkaus & Burkhardt 51 % der Gesellschaftsanteile und T-Systems 49 %. Es ist geplant, dass T-Systems mittelfristig die Mehrheit der Anteile übernimmt. Die Vereinbarung sieht vor, dass rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von HSBC Trinkaus & Burkhardt in das Gemeinschaftsunternehmen wechseln werden.[505] Weitere Anbieter von Transaction Banking sind die Deutsche Wertpapier Service Bank (DWP), Xchanging-ETB, die Commerzbank, LBBW und TxB.
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