Kitabı oku: «Kreditmanagement mit SAP S/4HANA»

1 Vorstellung von SAP Credit Management

Im ersten Kapitel starten Sie mit den Anforderungen an ein modernes Kreditmanagement. Danach lernen Sie die neuen Prozesse im Kreditmanagement kennen. Dieses Kapitel bietet Ihnen eine fachliche und betriebswirtschaftliche Basis für die tägliche Arbeit. Sie kennen am Ende auch die Prozesse der Kreditrisikoprüfung, die sich hinter der Software verbergen. Zusätzlich erhalten Sie Tipps für ein schnelles Projekt.

1.1 Anforderungen an ein zeitgemäßes Kreditmanagement

In diesem Abschnitt lesen Sie die neuesten Empfehlungen für die Mindestanforderungen an ein zeitgemäßes Kreditmanagement. Die Empfehlungen werden vom Bundesverband Credit Management (BvCM) herausgegeben und wurden von über 1000 Firmen und Personen erarbeitet und diskutiert. Daran beteiligt waren Personen aus Firmen aller Größen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund, Vertreter aus Praxis, Forschung und Lehre, namhafte Wirtschaftsdienste sowie Berater und Mitarbeiter der Softwarehersteller, besonders aus dem Hause SAP SE.

Auf dem Bundeskongress des BvCM am 7. und 8. Oktober 2020 wurden die Mindestanforderungen für das Credit Management (MaCM) in der Version 4.0 [2] präsentiert und verabschiedet. Die MaCM werden weltweit angewandt. Sie finden die Bezugshinweise im Literaturverzeichnis. Interessant sind diese Richtlinien für Sie, damit die Umsetzung mit SAP SD (Vertrieb), SAP FI (Finanzen), SAP BP (Business Partner/Geschäftspartner) und SAP Credit Management gut gelingt. Zur Umsetzung eines modernen Kreditmanagements mit dem neuen SAP Credit Management der SAP finden Sie im Buch an vielen Stellen Anregungen. Die SAP arbeitet aktiv mit dem BvCM zusammen.

Elemente und Prozesse im fachlichen Kreditmanagement

Das Kreditmanagement umfasst mindestens die folgenden Elemente Grundsätze, Mitarbeiter, Steuerung, Prozesse, Systeme und Auditierung.

In diesem Buch werden die folgenden Prozesse betrachtet:

 Kundenstammdaten

 Bonitätsprüfung

 andauernde/permanente Bonitätsüberwachung

 Risikoklassifizierung

 Kreditentscheidung

 Forderungssicherung

 Zahlungsbedingungen und Zahlwege

 Rechnungserstellung

 Zahlungsabwicklung

 Mahnwesen

 Reklamationsmanagement

 Liefersperren

 Forderungsbeitreibung

 Einzelwertberichtigung/Ausbuchung

Sie sehen, dass viele Prozesse mit dem Kreditmanagement zusammenhängen. Ich gebe Ihnen daher nachfolgend eine praktische Übersicht darüber, welche Befugnisse für das Kreditmanagement mindestens geregelt sein müssen:

 Festlegung, Änderung und Aufhebung eines Kreditlimits

 Genehmigung von Zahlungsbedingungen, die von den Standardzahlungsbedingungen abweichen oder das maximale Zahlungsziel überschreiten

 Akzeptanz von Teilzahlungsvereinbarungen

 Gewährung von Stundungen

 Akzeptieren von Sicherheiten, die vom Standard abweichen

 Setzen von Mahnsperren

 Verhängung von Liefersperren

 Aufhebung von Liefersperren

 Wertberichtigung und Ausbuchung von Forderungen

Die folgenden Prozesse müssen mindestens dokumentiert sein:

 Festlegung, Änderung und Aufhebung des Kreditlimits

 Einräumung eines Kreditlimits gegen die Empfehlung des Credit Managers (CM)

 Einräumung von Zahlungszielen, die von den Standardzahlungszielen abweichen

 Mahnaktivitäten

 Verhängung und Aufhebung von Liefersperren

 Wertberichtigung und Ausbuchung von Forderungen

Über genau diese vielfältigen Prozesse und Befugnisse muss vor Start des Einführungsprojektes zum Kreditmanagement Klarheit bestehen. Das fachliche Projekt geht der IT voran.

1.2 Beschreibung der betriebswirtschaftlichen Anforderungen und Prozesse

Dieser Abschnitt startet mit den Prozessen zu Mindestanforderungen im Kreditmanagement. Sie erkennen hier die Übergänge zu Prozessen im Vertrieb, Versand und zum Rechnungswesen. Diese Prozesse bestehen aktuell in vielen Firmen. Anschließend werden die neuen Prozesse mit SAP Credit Management beschrieben. Sie integrieren in das neue Kreditmanagement Informationen aus Vertrieb, Versand und Kundenbuchhaltung. Dazu gehören auch Informationen aus den automatischen Verfahren wie Abrechnen, Fakturieren, Zahlen, Mahnen, Klärungsfallbearbeitung, Bonität prüfen und Kreditlimit überwachen. In den Kapiteln 4 und 5 werden die kompletten Prozessketten beschrieben.

Das oberste Ziel bei der Prozessgestaltung ist die konfliktfreie Arbeit von Vertrieb und Buchhaltung/Kreditmanagement. Der Vertrieb (Sales and Distribution) ist der wichtigste Partner eines Kreditmanagers, er zählt zu seiner Kundschaft. Vertriebler bringen Aufträge ein und sichern das Überleben der Firma. Es gibt mit dem neuen Kreditmanagement ein klares Regelwerk zur Beurteilung des Kreditrisikos eines Kunden und zur Verfahrensweise mit dem betreffenden Kunden, die auch an den Vertrieb kommuniziert wird. In ungefähr 90 Prozent der Fälle wird die Kreditrisikoprüfung ungesehen ablaufen. Bei etwa 10 Prozent schlägt eine der Routinen an, um diese Fälle geht es hier im Kreditmanagement. Mit der Softwarekomponente SAP Credit Management, Bestandteil der Lösung SAP FSCM, werden diese Fälle dokumentiert, transparent und nachvollziehbar.

Zu allen Prozessen für ein zeitgemäßes Kreditmanagement gibt es in SAP FSCM, SAP FI, SAP SD und ggf. SAP CRM Entsprechungen, die ich Ihnen in diesem Abschnitt zeigen werde.

Folgende übergeordnete Prozesse sind in jeder Firma Bestandteil eines modernen Kreditmanagements (in Anlehnung an die MaCM 3.0) [1] und werden anschließend im Detail betrachtet:

1 Einrichtung und Pflege der Kundenstammdaten

2 Initiale und folgende Bonitätsprüfungen

3 Klassifizierung des Risikos und Ratings

4 Kreditentscheidungen

5 Vorgabe von Zahlwegen und Zahlungszielen

6 Forderungsbearbeitung und Sicherung

7 Rechnungslegung

8 Mahnwesen und Korrespondenzen

9 Reklamationsbearbeitung und Klärungswesen

10 Sperren von Belegen und Konten für Lieferungen und Leistungen

11 Kaufmännisches und technisches Inkasso

12 (Pauschalwertberichtigung) und Einzelwertberichtigungen

1.2.1 Einrichtung und Bearbeitung der Kundenstammdaten

Bei der Erstanlage von Geschäftspartnern erwartet Sie ein umfangreicher Prozess, um den Stammsatz in ein Füllhorn von ca. 200 Informationen zu verwandeln.

In den Kundenstammdaten bietet SAP Credit Management eine Ergänzung der Geschäftspartnerstammdaten um die Rolle »Geschäftspartner« im Kreditmanagement. Außerdem finden Sie hier zwei extra Registerkarten mit Informationen zum Kreditprofil und den Bonitätsdaten sowie eine komplett neue Benutzungsoberfläche für die Daten zu den Kreditsegmenten mit weiteren Informationen zum Kreditlimit und dessen Steuerung, zu den Kennzahlen und dem Zahlungsverhalten inklusive KPI.

1.2.2 Initiale und folgende Bonitätsprüfungen

Bonität

Die Bonität kennzeichnet die Wertigkeit und Güte eines Kunden. Die Bonitätsprüfung ist der Prozess vor der Risikoklassifizierung. Eine Bonitätsermittlung ist immer von einem positiven Gedanken getragen, jeder Kunde startet wertfrei mit dem Status »neu«.

Im Prozess der Bonitätsermittlung zu einem Neukunden sammeln Sie Daten aus externen und internen Quellen, reichern diese mit zusätzlichen Daten an und verarbeiten sie zu Bonitätsinformationen. Ihnen stehen drei Gruppen von Datenquellen zur Verfügung: Kreditinstitute in Form der Bankenauskunft, Eigeninformationen z.B. als Steuerunterlagen und Bonitätsinformationen von Dienstleistern. Letztere sind vor allem spezielle Bonitätsanbieter, deren Daten Sie mit internen Bonitätsdaten zu wertvollen Informationen aufwerten. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie die Qualität und Struktur der zugekauften Daten kennen und wissen, wie Ihr externer Bonitätsanbieter Daten aus sozialen Netzwerken einbezogen hat.

Ein eigenes Scoring mit selbst entwickelten Berechnungen berücksichtigt am besten Ihre Anforderungen zur Bonität. Sie folgen dabei Ihrem bestehenden oder neu zu erstellenden Regelwerk zur Bonitätsermittlung.

Bonitätsermittlung: Regelwerk zum Start

Eine sehr empfehlenswerte Informationsquelle zum Aufbau einer eigenen Bonitätsermittlung liefert das Regelwerk der Deutschen Bundesbank [4; 5]. Die Bank erstellt zwar ebenfalls Bonitätsauskünfte und Einstufungen. Ein gewichtiger Vorteil ist jedoch die freie Verfügbarkeit des Regelwerks und der zugehörigen Erläuterungen.

Es ist Aufgabe eines Kreditmanagers, Bonitätsregelwerke zu erstellen und in der Software abzubilden. Dazu hinterlegen Sie als Basis die Ergebnisse der Bonitätseinstufungen für Ihre Geschäftspartner im Stammsatz. Immer wenn neue Informationen eingehen, werden die Bonitätsdaten automatisch geprüft und aktualisiert. Somit findet eine ereignisbasierte, andauernde (dynamische) Bonitätsüberwachung statt.

1.2.3 Klassifizierung des Risikos und Ratings

Ist die Bonität des Geschäftspartners bestimmt, wird in Abhängigkeit zu weiteren Einstufungen, z.B. Größenklasse und Branche, das Forderungsausfallrisiko (Kreditausfallrisiko) klassifiziert. Sowohl die Risikoklassifizierung als auch das Rating erfolgen im Kreditmanagement und nicht im Vertrieb. Der Kreditmanager hinterlegt im Stammsatz des Geschäftspartners die Einstufungen zur Bonität und zum Risiko. Er ergänzt Informationen zu Sicherheiten sowie Vorausleistungen und trifft Festlegungen zur Vorauskasse sowie zu Abschlagszahlungen. Diese Informationen finden Sie im Kreditsegment des Geschäftspartners. Weitere gleichartige Sicherungsmaßnahmen gegen Forderungsausfälle folgen den üblichen Verfahrensweisen der Buchhaltung und Bilanzierung. Aufgrund der dynamischen Kreditrisikoüberwachung sind Ratings veränderlich, oft sind sie sogar in jedem Kreditsegment unterschiedlich. Das neue Kreditmanagement basiert auf dem Kundenwert, was dazu beiträgt, Konfliktpotenziale mit dem Vertrieb abzubauen. Ganz im Gegenteil: Kundenbetreuer tragen mit wertvollen Informationen zum Rating bei.

1.2.4 Kreditentscheidungen

Jeder Geschäftspartner, dem Sie einen Lieferantenkredit einräumen, erhält ein Kreditlimit. Sie bestimmen Höhe und Dauer des Kredits, indem Sie die entsprechenden Informationen in den Stammdaten des Geschäftspartners angeben. Der Vertrieb kann an der Bestimmung der Kreditlinie mitwirken, die Entscheidung wird aber im Kreditmanagement getroffen. Die Bewertung hinsichtlich Bonität und Risiko ist der Bestimmung des Kreditlimits vorausgegangen. Für die Entscheidung des Kreditlimits wird der Kunde als rechtliche und wirtschaftliche Gesamtheit betrachtet. Die Festlegung erfolgt für den Kunden insgesamt, für das Kreditsegment und optional auch je Auftrag oder Vertriebsbeleg. Jede Entscheidung ist revisionssicher zu dokumentieren, wobei auch Datenschutz- und Antidiskriminierungsrichtlinien zu berücksichtigen sind.

Es lassen sich erweiterte oder geänderte Kreditentscheidungen mit verbalen und nonverbalen Zusatzeinschätzungen kombinieren. Sind diese politisch oder juristisch motiviert, müssen Sie dafür gesonderte Formulare zum Protokollieren vorsehen.

Nicht kreditwürdige Kunden sind zu kennzeichnen und mit geeigneten Zahlwegen ohne Zahlungsziel (siehe nächster Punkt) zu behandeln.

Zu einem umfassenden Regelwerk gehören neben der Regelung zu Einzelkunden auch Verfahrensweisen zu Kreditentscheidungen bei verbundenen Unternehmen. In Ihrer Firma sollte es genaue Regelungen geben, welche Vorgänge auf das Kreditlimit zu welchem Zeitpunkt anzuwenden sind. Prozesse zu Änderungen des Kreditlimits bzw. der Kreditentscheidungen müssen hinsichtlich der durchführenden Personen und ihrer Bearbeitungsweise genau definiert sein. Für alle Personen im Kreditmanagement legen Sie Vertreter fest. Alle auslösenden Ereignisse, die im positiven Sinn eine Änderung des Kreditlimits bewirken, sind umfassend zu regeln. Ebenso ist ein festgelegtes Szenario mit Regelungen für die Folgeprozesse festzulegen,falls die Kreditprüfung Belege sperrt. Das Ziel ist die Hinführung des Kunden zum Normalprozess oder das Aufgeben der Geschäftsbeziehung, z.B. infolge einer Insolvenz.