Kitabı oku: «Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410», sayfa 2
5. Identificación de los factores críticos de éxito
Los factores críticos de éxito se basan en el cumplimiento de las condiciones para equilibrar los aspectos técnicos, organizativos y de gestión del proyecto:
1 Apoyo de la dirección y beneficios de negocio.
2 Objetivos, resultados, alcance, limitaciones y expectativas de los usuarios.
3 Planificación detallada, control de ejecución, tiempo, costes y recursos.
4 Uso de tecnología estable.
Un proyecto será satisfactorio cuando se establece un control sobre estos factores de éxito y se realice una correcta y exacta definición de ellos.
En el mundo se desarrolla un gran número de proyectos que conllevan una gran inversión económica y un riesgo si no se alcanzan los objetivos previstos.
Nota
Es importante saber que el proyecto tiene un retraso temporal de 5 días, por ejemplo, pero también se debe saber si esos 5 días implican un 5 % de desviación o un 50 % de desviación en contra de la planificación realizada.
6. Descripción y comparación de distintos modelos de organización empresarial
La organización y la jerarquización empresarial consisten en la aplicación de unos determinados modelos mediante los cuales se realiza un proceso de organización de los talentos humanos, financieros y materiales de los que dispone la empresa para alcanzar los objetivos.
6.1. Organización funcional
La organización funcional consiste en reunir en un departamento a todas aquellas personas que se dedican a unas determinadas funciones y aplica el principio de especialización de las funciones para cada tarea.
Permite la posibilidad de aprovechar con eficiencia los recursos especializados, facilita la supervisión por parte de cada gerente y el uso de los conocimientos y las habilidades especializados. En la siguiente tabla se indican las ventajas y los inconvenientes del modelo de organización funcional.
| Organización funcional | |
| Ventajas | - Cada órgano realiza únicamente su actividad específica- Máxima especialización- Comunicación directa más rápida |
| Inconvenientes | - Pérdida de la autoridad en el mando- Competencias y conflictos entre los especialistas- Ambigüedad en la asignación de responsabilidades- Tiende a la confusión de objetivos |
A continuación se muestra un ejemplo del organigrama para el modelo de organización funcional.
6.2. Organización por proyectos
La organización por proyectos se realiza estructurando la empresa mediante grupos multidisciplinares, los cuales tienen plena y total responsabilidad sobre un proyecto determinado. Estos grupos multidisciplinares son dirigidos por un director de proyecto, resultando un modelo complejo propio de grandes empresas donde el poder de sus miembros representa el aspecto dominante de su funcionamiento. En la siguiente tabla se muestran las ventajas y los inconvenientes de una organización por proyectos.
| Organización por proyectos | |
| Ventajas | - El administrador de proyectos tiene total responsabilidad- Mejor coordinación y tiempo de respuesta al cliente- Aumenta la eficiencia, la capacidad y la motivación personales- Existe unidad de mando, es decir, un solo jefe |
| Inconvenientes | - Proyectos simultáneos implican un aumento de recursos- Asegurar recursos críticos supone un aumento de costes- Tendencia a la división entre el equipo y la organización- Incertidumbre sobre el futuro de los componentes cuando termine el proyecto |
A continuación, se muestra un ejemplo de organigrama para el modelo de organización por proyectos.
6.3. Organización matricial
La organización matricial es una combinación de los dos modelos anteriores que tiene como objetivo crear dos o tres dimensiones para estructurar la dirección intermedia y mejorar la eficiencia de la organización.
Así pues, todo empleado que trabaje dentro de un proyecto con organización matricial tendrá dos o tres jefes que son un jefe funcional, un administrador de proyecto o un gerente de mercado si el modelo es de tres dimensiones. A continuación se muestra una tabla con las ventajas y los inconvenientes del modelo de organización matricial.
| Organización matricial | |
| Ventajas | - Eficiencia para reunir habilidades especializadas- Ayuda a mitigar conflictos entre los objetivos- Mayor motivación y compromiso de los miembros del grupo- Orientada a resultados finales mejorando la calidad |
| Inconvenientes | - La asignación de recursos puede generar roces entre administradores- Complejidad para compartir responsabilidades y lucha de poder entre el administrador y los jefes funcionales- Riesgo de confusión y desorden al no existir el principio de unidad de mando |
Ejemplo
Se realiza el diseño del organigrama para el modelo matricial en una empresa de telecomunicaciones en el cual se tiene:
1 Un director general, un subdirector técnico, un proyecto A y un jefe de proyecto.
2 Un grupo de diseño, un grupo de programación y uno de telecomunicaciones.
3 Un director de ingeniería, un director de telecomunicaciones y un director de informática.
El organigrama del modelo matricial quedaría de la siguiente manera:
Dependiendo de las actividades que debe realizar cada empresa y las necesidades para cada proyecto o proceso, se determinarán el tipo y el modelo de organización. A continuación se muestra una comparación entre los tres modelos anteriores.
| Modelo funcional | Modelo de proyectos | Modelo matricial | |
| Basada en | Conocimientos y competitividad | Capacidades del individuo | Habilidades y capacidades |
| Comunicación | Directa y rápida | Buena coordinación y respuesta | Canales efectivos de comunicación |
| Orientación | Especialización y productividad | Multidisciplinar | Resultados y calidad |
| Jefes | Varios jefes o especialistas | Un solo jefe | 2 o 3 jefes |
| Conflictos internos | Entre jefes y especialistas | Mínimos | Mínimos y con método de solución |
| Modo de trabajo | División de trabajo y planificado | Proyectos específicos | Proyectos y áreas funcionales |
| Busca eficiencia | Sí | Sí | Sí |
Aplicación práctica
Desea crear una empresa relacionada con el sector tecnológico e investigación, pero primero deberá diseñar un organigrama de la organización empresarial en base a las necesidades de su empresa. Su empresa debe contener lo siguiente: departamento comercial, director comercial, empleados, consejo de administración, director de ventas, director general, departamento de ventas, departamento I+D+i y director I+D+i.
Diseñe y dibuje un organigrama utilizando el modelo funcional que contenga todos los departamentos descritos anteriormente.
SOLUCIÓN
El modelo de organización funcional aplica el principio de especialización para cada tarea, es decir, se deben introducir los especialistas en los distintos niveles de la estructura. De esta forma, para utilizar el modelo funcional se debe:
1 Separar cada departamento según sus funciones; en este caso se tienen tres departamentos.
2 Mayor autoridad = consejo de administración.
3 Enlace entre el consejo de administración y directores = director General.
4 Directores de departamentos especializados = ventas, comercial, I+D+I.
Se observan cinco niveles en la jerarquía según los datos:
1 Nivel 1 = consejo de administración.
2 Nivel 2 = director general.
3 Nivel 3 = tres directores de departamento.
4 Nivel 4 = departamentos especializados.
5 Nivel 5 = empleados.
El organigrama del modelo funcional en este caso quedaría de la siguiente forma:
Actividades
6. ¿Es posible combinar la organización funcional y la de proyectos? ¿Qué nombre y características tiene este tipo de organización?
7. Organización de los recursos humanos en grupos de proyectos
La gestión y la organización de los recursos humanos en un proyecto incluyen los procesos requeridos para hacer un uso más efectivo de las personas involucradas y completar dicho proyecto. Se establece el equipo de proyecto orientado acorde al desarrollo de las tareas y las actividades dentro del proyecto y en función de las capacidades y las características de cada miembro y sus actividades.
La correcta gestión del grupo humano que formará parte del proyecto se realiza partiendo de unos procesos básicos:
1 Planificación de los recursos humanos disponibles.
2 Adquirir, desarrollar y gestionar el equipo de proyecto.
En la organización de los recursos humanos en un grupo de proyecto se debe determinar los roles para cada persona, ya sea dentro o fuera de la organización, las responsabilidades y las relaciones de informe.
Importante
En un grupo de proyecto no se puede esperar al último día para anunciar los problemas que vayan surgiendo; cuanto antes se conozcan los problemas, mucho mejor de cara a conseguir el objetivo deseado.
Este proceso mejora las competencias y las interacciones entre los miembros del equipo y por tanto mejora el rendimiento del proyecto ya que aumentan la capacidad de completar sus actividades, mejorar el trabajo en equipo y la unión entre sus miembros. La organización del grupo de proyecto se debe caracterizar por:
1 Asignación de papeles y responsabilidades de manera clara.
2 Seguimiento del rendimiento individual.
3 Comunicación fluida y efectiva.
8. Explicación de la figura del jefe de proyecto
El jefe de proyecto se destaca como la figura clave en la planificación, la ejecución y el control del proyecto. Se considera el motor de avance del proyecto mediante la toma de decisiones en base a los objetivos marcados. No adquiere un perfil de simple animador y coordinador sino que tiene el poder ejecutivo y la autoridad para mandar y tomar decisiones dentro del área y los objetivos del proyecto. Las relaciones entre el jefe de proyecto y las demás personas integrantes del grupo de trabajo dependen de la estructura organizativa impuesta en el proyecto.
Todo jefe de proyecto debe tener una perspectiva mucho más amplia que el conocimiento de las implicaciones técnicas referentes al proyecto. Se trata de un gestor que debe cumplir tres tipos de perfiles:
1 Técnico: dominio de la tecnología principal del proyecto.
2 Gestor: controlar y alcanzar objetivos mediante aspectos financieros y plazos de tiempo.
3 Relaciones personales: es el representante del proyecto hacia los clientes, las subcontratas y otras direcciones de la empresa además de dirigir el grupo de proyecto con autoridad, tacto y habilidad.
La misión del jefe de proyecto es la de dirigir el equipo del que dispone para alcanzar los objetivos marcados en el proyecto, destacando entre sus funciones específicas:
1 Colaboración con el cliente y los usuarios para la definición concreta de objetivos y responder ante dichos clientes y su superior.
2 Mantiene al equipo de proyecto enfocado en los objetivos marcados.
3 Planificación del proyecto, actividades, plazos y costes previstos.
4 Coordinación de los recursos empleados y gestión de riesgos.
5 Establece un conjunto de prácticas que aseguran la calidad.
6 Toma de decisiones, medidas correctoras y propone modificaciones.
9. Descripción y comparación de distintos modelos de liderazgo ejercidos por el jefe de proyecto
Las habilidades interpersonales de un jefe de proyecto permiten el funcionamiento armónico del grupo según diferentes estilos de liderazgo. Un jefe de grupo eficaz es aquel que utiliza modalidades de liderazgo y sabe combinarlas dependiendo de las circunstancias en cada momento del proyecto.
Importante
Un líder de proyecto debe ser capaz de mantener una clara y precisa visión de la situación del proyecto en todo momento, si no reacciona oportunamente y de manera eficaz ante las desviaciones, el proyecto podría ser parte de las estadísticas de proyectos fallidos.
Un jefe de proyecto, dependiendo de las situaciones, puede utilizar los siguientes estilos de liderazgo:
1 Visionario: pretende orientar y dotar a los miembros del grupo de una visión a largo plazo.
2 Afiliativo: busca la armonía dentro del equipo.
3 Participativo: pretende crear compromiso entre sus colaboradores y generar nuevas ideas.
4 Coach: busca desarrollar a las personas a largo plazo.
5 Timonel: busca cumplir de forma inmediata y con alto nivel de excelencia.
6 Autoritario: busca que los miembros de su equipo cumplan las tareas de manera inmediata.
A continuación se muestran, a modo comparativo, las características para cada modelo de liderazgo:
| Modelo | Características |
| Visionario | - Responsabilidad de crear una visión clara a seguir- Solicitar opinión a sus colaboradores sobre su visión- La venta de su visión es la parte esencial de su trabajo |
| Afiliativo | - Buscar un agradable ambiente de trabajo- Interés por las necesidades y las preocupaciones de los miembros de su equipo- Valora las características personales y profesionales |
| Participativo | - Confía en las habilidades de sus colaboradores- Busca opinión en la toma de decisiones- Realizar numerosas reuniones |
| Coach | - Ayudar a sus colaboradores a ver sus puntos fuertes y débiles- Orientar y animar en la búsqueda de objetivos a largo plazo- Tiene en cuenta las aspiraciones de sus colaboradores |
| Timonel | - Dirigir dando ejemplo y marcar estándares altos- Establecer objetivos estimulantes- No gustarle el rendimiento bajo |
| Autoritario | - Dar órdenes directas y espera obediencia inmediata- Control exhaustivo mediante supervisión muy cercana- Eliminar el temor en situaciones críticas |
Actividades
7. Si su jefe le pide opinión sobre una decisión que debe tomar y realiza asimismo periódicamente una serie de reuniones, ¿qué modelo de liderazgo está ejerciendo? Enumerar las características de este modelo.
10. Identificación y descripción de las características de un equipo de proyecto de alto rendimiento
En la formación de un equipo de proyecto interesa que sea un equipo de alto rendimiento y para ello no basta solamente con eficacia sino que este debe cumplir con su objetivo. Cuando un equipo funciona bien, los valores de los miembros se potencian y se consiguen mejores resultados.
Para crear un equipo de proyecto de alto rendimiento se deben tener en cuenta las siguientes características:
| Características | |
| Todos los componentes deben saber cuál es el objetivo | Comunicación e información efectiva |
| Voluntad de los miembros para aprender de los demás | Participación activa en sus tareas, problemas y decisiones |
| Orientación a la solución de problemas y no a buscar culpables | Búsqueda de excelencia en aspectos técnicos, de trabajo y resultados |
| La celebración de éxitos provoca motivación | Abordar las tareas y los problemas en conjunto |
| Búsqueda de innovación mediante intercambio de ideas para solucionar problemas | Cambios de metodología de ejecución para buscar nuevas formas más eficientes de trabajo |
| Compromiso de los integrantes con su trabajo y compañeros | Diseño de equipos multidisciplinares para distintas áreas funcionales |
Sabía que...
El proyecto donde se desarrolló la aplicación de WhatsApp comenzó con una inversión inicial de 250.000 dólares, dos cofundadores y en su primera etapa contaba con 200.000 usuarios. Actualmente cuenta con 50 empleados, 450 millones de usuarios y ha sido vendida a Facebook por 19.000 millones dólares.
11. Resumen
Para abordar cualquier proyecto se debe tener en cuenta una serie de aspectos organizativos para su desarrollo. Un proyecto se caracteriza por tener un objetivo bien definido, una serie de recursos disponibles y un presupuesto concreto.
Para desarrollar correctamente un proyecto se deben realizar actividades de gestión que incluyen diferentes fases para alcanzar el objetivo deseado. Las actividades de gestión determinan el ciclo de vida completo del proyecto donde, además de las fases de definición, planificación y desarrollo, se deben incluir las fases de ejecución, revisión y mantenimiento.
Cuando se elabora la planificación de un proyecto se deben conocer todos los aspectos que influyen en el desarrollo además de la influencia y la relación que existen entre ellos, ya que afectarán de forma directa al alcance del proyecto.
Todo proyecto debe cumplir correctamente unos requisitos técnicos, organizativos y de gestión que eviten la influencia de determinados factores críticos de éxito como el no cumplimiento de plazos, exigencias de calidad o sobrepasar recursos y costes.
En la planificación y la organización se deben tener en cuenta los distintos modelos de organización empresarial para gestionar y asignar las funciones de cada uno de los miembros del grupo de trabajo, saber qué funciones y características de liderazgo debe adoptar un jefe de proyecto e identificar y aplicar valores para confeccionar un grupo de trabajo de alto rendimiento.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera o falsa.
1 Todo proyecto tiene un inicio, un fin, unos recursos y un objetivo.VerdaderoFalso
2 No es necesario que un proyecto cumpla las normativas de calidad.VerdaderoFalso
3 Para planificar más rápido un proyecto se puede prescindir de las reuniones con el cliente.VerdaderoFalso
2. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta en la organización de un proyecto?
3. En un proyecto, la duración de los procesos y la secuencia de actividades necesarias para alcanzar el objetivo basándose en distintas fases se denomina...
1 ... seguimiento.
2 ... viabilidad.
3 ... ciclo de vida.
4 Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
4. ¿En qué fase del ciclo de vida se planifican todas las tareas que se deben realizar dentro del proyecto? ¿En qué consiste esta fase?
5. Indique cuál de las siguientes fases no corresponde al ciclo de vida de un proyecto.
1 Ejecución.
2 Ordenación.
3 Definición.
4 Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
6. ¿Cuál es la fase del ciclo de vida de un proyecto que es considerada la más larga y complicada porque puede surgir numerosos problemas?
1 Cierre.
2 Aprobación.
3 Ejecución.
4 Todas las respuestas anteriores son incorrectas.
7. Complete el siguiente texto.
La organización empresarial es aplicar unos __________ para realizar el proceso de __________ y __________ de una empresa y, dependiendo del objetivo, se pueden elegir estos tres tipos: __________, __________o __________.
8. Indique en qué consiste el modelo de organización funcional en una empresa. ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes?
9. ¿En qué se basan los factores críticos de éxito en un proyecto?
10. ¿Qué objetivo tiene la organización de los recursos humanos en un grupo de proyecto? ¿Qué efecto tiene una buena organización del grupo en el desarrollo de un proyecto?
11. ¿Qué miembro del grupo de proyecto destaca como figura clave? ¿En qué fases es clave? ¿Qué poder tiene sobre el proyecto?
12. Indique qué tres perfiles debe adquirir un buen jefe de proyecto.
13. Relacione cada modelo de organización empresarial con su correspondiente ventaja al usar un modelo u otro.
1 Máxima especialización en las funciones.
2 Existe unidad de mando.
3 Orientado a la calidad del resultado.
1 b. Organización por proyectos.
2 a. Organización funcional.
3 c. Organización matricial.
14. Indique cuál de las siguientes afirmaciones es verdadera o falsa.
1 En un equipo de proyecto de alto rendimiento solo importa la eficacia.VerdaderoFalso
2 En un equipo de proyecto de alto rendimiento se deben abordar los problemas de forma individual.VerdaderoFalso
3 En un equipo de proyecto de alto rendimiento la comunicación debe ser directa y efectiva.VerdaderoFalso
15. Relacione cada modelo de liderazgo de un jefe de proyecto con su correspondiente característica.
