Kitabı oku: «Planificación de proyectos de implantación de infraestructuras de redes telemáticas. IFCT0410», sayfa 3

Capítulo 2

Herramientas informáticas y gestión de la documentación en el desarrollo de proyectos

1. Introducción

Para planificar y gestionar un proyecto existen herramientas software que facilitarán y permitirán realizar una correcta gestión de la documentación para el desarrollo del proyecto. Existen herramientas informáticas de código abierto que ayudarán a la diagramación temporal y de recursos incluidos en el proyecto.

Dependiendo de la situación, el momento y el objetivo que se quiere alcanzar en el proyecto, se deberá utilizar un tipo u otro de herramienta. Cada herramienta está orientada a un fin concreto dentro de la gestión, por tanto, es imprescindible saber qué herramienta se necesita para sacar el máximo provecho a la gestión de la documentación.

Actualmente existen numerosas herramientas software de gestión que ayudan a generar la documentación de proyectos, elaboración de informes y documentación técnica. En la elaboración de esta documentación se puede aplicar una determinada estructura de la información además de diseñar guías textuales y visuales para manuales operativos del proyecto.

2. Procesadores de texto, hojas de cálculo y editores de presentaciones

Las herramientas informáticas se definen como el conjunto de instrumentos software que se puede usar para manejar una determinada información a través de una computadora. Este software es utilizado para la gestión de proyectos y permite organizar todas las tareas incluidas en el proyecto para un tiempo concreto.

Dependiendo de la funcionalidad y la orientación, una herramienta informática de gestión de proyectos se puede clasificar para:

A continuación se describen algunas características y funciones de los procesadores de texto, hojas de cálculo y editores de presentación.

2.1. Procesadores de texto

La función básica de los procesadores de texto es permitir realizar la edición y la presentación de documentos de texto de forma rápida, fácil y efectiva. Se utilizan en ámbitos muy diversos, entre ellos para la organización documental de proyectos.

Los procesadores de texto permiten al usuario realizar funciones de creación, edición, impresión, insertar tablas, fórmulas matemáticas, gráficas e imágenes, entre otras. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:

Recuerde

La elección de una herramienta de software ofimática dependerá de la orientación y la funcionalidad para poder cubrir las necesidades del proyecto.

2.2. Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son un tipo de documento que permite manipular datos por medio de cada una de las unidades, denominadas celdas, y que están dispuestas en filas identificadas con números y columnas identificadas con letras donde cada celda está direccionada con coordenadas de información correspondiente a su columna y fila; por ejemplo: A6, B25, C45. Utilizando las hojas de cálculo como herramienta se pueden realizar operaciones numéricas, fórmulas matemáticas, cálculos financieros, estadísticos, probabilidad y contabilidad de las empresas. Los elementos de una hoja de cálculo son hojas, celdas, menú y barra de herramientas.

Las hojas de cálculo permiten realizar funciones como generar gráficas y tablas, organizar y representar datos y gestionar de bases de datos. A continuación se muestran algunos ejemplos de procesadores de texto:

Nota

Una hoja de cálculo es una herramienta idónea para realizar cálculos complejos mediante fórmulas y permite al usuario crear sus propias funciones matemáticas.

2.3. Editores de presentaciones

Permiten crear y diseñar presentaciones atractivas con facilidad y compuestas por una serie de diapositivas ordenadas secuencialmente. Las diapositivas pueden proyectarse, contener texto, imágenes, animaciones, sonidos, gráficos, notas y tablas, entre otros contenidos. A continuación se muestran algunos ejemplos de editores de presentaciones:

Actividades

1. ¿Es posible generar gráficos utilizando la herramienta ofimática de hoja de cálculo? ¿Qué otras funciones se pueden realizar con una hoja de cálculo?

2. Si se quiere realizar un estudio económico generando un presupuesto del proyecto, ¿es conveniente realizarlo usando un procesador de texto? ¿Cuál cree que sería la herramienta idónea para realizar el presupuesto? Justifique la respuesta.

3. Identificación de utilidades de código abierto y comerciales de diagramación

Toda planificación de un proyecto implica un gasto que depende de factores como la complejidad y el tamaño del mismo. Para realizar una planificación eficiente y lógica hay que determinar la relación directa entre las diferentes tareas para llegar al objetivo.

Existen en el mercado diferentes herramientas que permiten realizar la diagramación de procesos en el proyecto. Se pueden encontrar desde herramientas muy básicas de diagramación hasta herramientas muy avanzadas que detallan y aportan información compleja sobre el proyecto.

Además de los procesadores de texto, las hojas de cálculo y el editor de presentaciones, existen otros programas y aplicaciones software que permitirán realizar la gestión del tiempo de trabajo sobre el proyecto y su correspondiente diagramación y organización.

Importante

Las utilidades de diagramación permiten tener una visión general sobre el desarrollo y la ejecución del proyecto desde su inicio hasta la finalización.

Si el deseo es diseñar diagramas técnicos y profesionales sobre los procesos que se llevarán a cabo en el proyecto, hay que tener una herramienta específica, ya sea de código abierto o con licencia comercial, que permita realizar las tareas de diagramación, como alguna de las que se muestran a continuación:

1 Microsoft Office Visio: permite y facilita la visualización, el análisis y la comunicación de la información compleja relacionada con el proyecto por parte de las personas inmersas en el grupo de proyecto y profesionales externos. Microsoft Office Visio permite pasar textos y tablas complicadas de entender a diagramas de Visio que representan la información en un solo vistazo, realizar diagramas de oficinas, diagramas de base de datos, diagramas de flujo y UML (diagramas de modelado visual estándar). En lugar de crear imágenes estáticas, permite crear diagramas conectados a datos que muestran la información y con posibilidad de actualización. Los diagramas de Office Visio se usan para comprender, procesar y compartir la información correspondiente a los aspectos importantes del proyecto como es el sistema, los recursos y los procesos de organización del proyecto. Existen dos versiones de Office Visio disponibles: la versión profesional ofrece una funcionalidad más avanzada mientras que la versión standard ofrece una funcionalidad más básica. Su principal desventaja es que hay que pagar para utilizar su licencia y, por tanto, no es software libre. Sabía que...: la descarga de la versión Visio Profesional 2013 tiene un precio de 739 € y la versión Visio Standard 2013 un precio de 399 € en la página de Microsoft.

2 SmartDraw: este software permite elaborar mapas de ideas, mapas conceptuales, diagramas de flujo, diagramas causa-efecto, organigramas, redes y líneas de tiempo. Sus principales características son el entorno de trabajo, que se configura según el diagrama que se desea elaborar, siendo un programa intuitivo y sencillo. Tiene numerosas barras de herramientas que hacen más fácil el trabajo, además incluye ilustraciones con símbolos, imágenes, formas, colores, fuentes y estilos que permiten dibujar elementos en un diagrama con diferentes estilos para enlazarlos. Permite exportar diagramas, ofrece librerías, plantillas y ejemplos, así como insertar tablas, gráficos de barras, fotografías y archivos de Word y Excel. El idioma es el inglés y su licencia es comercial, es decir, no es software libre aunque está disponible una versión de prueba gratuita durante 30 días.

3 Dia: es un programa para la creación de diagramas técnicos. Es muy parecido en cuanto a su interfaz y funciones a Office Visio. Esta aplicación permite la impresión de varias páginas, la exportación en numerosos formatos como EPS, SVG, CGM y PNG. Este software usa formas personalizadas creadas por el usuario como descriptores en lenguaje XML. El formato para almacenar y leer gráficos es XML comprimido en gzip. Dia es muy utilizado para dibujar diagramas UML (diagramas de modelado visual estándar), diagramas de flujo, diagramas de circuitos eléctricos y red de mapas, siendo un software de distribución libre, es decir, sin necesidad de pagar licencia por su uso.

4 Kivio: es un software informático usado para generar organigramas y diagramas dentro del paquete ofimático para KDE KOffice. Está completamente integrado a KOffice y su interfaz es muy parecida a la de Microsoft Visio. Permite la creación de scripts en lenguaje Python y contiene plugins para el framework que permiten agregar funcionalidades. Es un software multiplataforma, disponible en español y con licencia de software libre.

5 Apache OpenOffice Draw: es un editor de gráficos vectoriales con similares características al famoso programa CorelDraw y forma parte del paquete ofimático Apache OpenOffice. Su principal característica es que presenta conectores entre las figuras y disponibles en varios estilos de línea facilitando de esta manera el diseño y la creación de organigramas para los proyectos. Está disponible la biblioteca Open Clip Art Library que agrega una galería de banderas, iconos, logotipos para presentaciones generales. Este es un software libre, disponible en español e instalable en múltiples plataformas informáticas.

6 ClickCharts: es un programa para el diseño y el modelado de diagramas de forma sencilla y que permite representar los procesos, la organización y los diagramas de secuencias relacionados con el proyecto. Ofrece una forma de organización sobre procesos complejos y detallados de manera fácil de comprender mediante el diseño de organigramas y diagramas de flujo. Contiene una amplia variedad de símbolos y estilos de línea, puede crear UML (diagramas de modelado visual estándar), editar y personalizar colores, rellenos y trazos. Además, ofrece la superposición de hojas para la creación y la impresión de diagramas amplios. Es un software gratuito disponible para Windows Vista, XP y Windows 7 y 8.

7 ConceptDraw Office: muy sencilla de manejar logrando diagramas muy llamativos y atractivos visualmente. Permite la elaboración de la estructura de descomposición del trabajo (EDT), informes de realización de tarea y visualización del flujo de trabajo eficaz. Detalles sobre las tareas y los recursos, los datos del proyecto pueden mostrarse en forma de mapa mental y diagramas. Permite la creación de organigramas, dibujos técnicos gracias a la librería de objetos de la que dispone, edición de tamaño, color o texto asociado. Todos los documentos generados pueden ser intercambiados entre sistemas operativos.

Nota

Las herramientas de diagramación facilitan el trabajo en equipo, ya que permiten trabajar simultáneamente en el mismo diagrama de forma conjunta.

A continuación se muestra un cuadro resumen de las utilidades de código abierto y comerciales de diagramación:

Programa	Características	Plataforma Idioma	Tipo de Licencia
	Convertir texto y tablas complejas a diagramas, realizar diagramas de oficina, base de datos, de flujo y UML. Permite crear diagramas conectados a datos que muestran información.	Windows Español	Comercial
	Proporciona un entorno de trabajo configurado dependiendo del tipo de diagrama y las barras de herramientas que facilitan el trabajo, ofrece plantillas y ejemplos para comenzar la diagramación.	Windows y Mac inglés	Comercial
	Parecido a Office Visio, creación de diagramas UML, de flujo y red de mapas. Elaboración de diagramas de circuitos eléctricos. Descriptores XML, lectura y almacenamiento en formato XML.	Multiplataforma español	Código abierto
	Interfaz parecida a Microsoft Visio, permite la creación de scripts en lenguaje Python y agregar funcionalidades.	Multiplataforma español	Código abierto
	Similar a CorelDraw, presenta conectores entre figuras con varios estilos de línea para los organigramas y dispone de biblioteca para agregar galerías.	Multiplataforma español	Código abierto
	Diagramación de forma sencilla para representar procesos, organización y secuencias sobre proyectos complejos y de forma detallada. Variedad de símbolos y estilos, diagramas UML y edición personalizada de colores, rellenos y trazos.	Windows inglés	Código abierto
	Elaboración de informes sobre tareas, descomposición del trabajo y flujo de trabajo. Detalles sobre tareas, recursos y datos del proyecto en forma de diagrama, creación de organigramas, personalización de estilos y dibujos técnicos mediante librería disponible.	Windows y Mac inglés	Comercial

Actividades

3. Indique las características de la herramienta Microsoft Office Visio. ¿Es posible utilizar este software en el sistema operativo Mac? ¿Es una herramienta gratuita?

4. Indique dos herramientas software de diagramación de código abierto y multiplataforma señalando las características de cada una de ellas.

4. Identificación de herramientas informáticas de código abierto y comerciales para la gestión de proyectos

Para afrontar de forma profesional un proyecto se necesita algo más que elaborar una lista de tareas; por tanto, hay que buscar una herramienta software de ayuda. La herramienta software no da la metodología de ejecución del proyecto sino que ayuda a controlar las tareas, los procesos, los plazos de tiempo y los recursos incluidos en el proyecto para alcanzar los resultados con la calidad deseada y unos costes determinados.

La administración eficiente de un proyecto implica utilizar procesos y herramientas software de gestión específicos en cada etapa de inicio, planificación, ejecución y cierre. Las principales funcionalidades de un software de gestión de proyectos se muestran en la siguiente tabla:

Nota

Una herramienta software de gestión permitirá controlar los aspectos fundamentales del proyecto y realizar una estimación de la desviación existente entre la planificación establecida y la situación real del proyecto.

A continuación se van a enumerar algunas herramientas de código abierto y comercial para la gestión de proyectos:

1 OpenProj: es un software libre, disponible para Windows, Mac y Linux además de ser de código abierto. Fue desarrollado por la empresa Serena Software como sustituto de Microsoft Project, el cual exige licencia de uso y no es código abierto. Este software ha adquirido una gran popularidad como herramienta de gestión de proyectos con un número elevado de descargas.

2 Microsoft Project: este software de escritorio permite gestionar la relación entre tareas y recursos mediante redistribución, incorporando o quitando tareas y la optimización del proyecto. Pertenece al conjunto de software comercial, idioma español y disponible para sistema operativo Windows.

3 Primavera Project Planner: es una herramienta de escritorio menos difundida que Microsoft Project pero más potente que dicha herramienta aunque por el contrario menos intuitiva y, por tanto, resultando más difícil la iniciación. Se requiere un usuario con conocimientos previos en programación, permite importar proyectos desde MSProject en formato XML, utilización de diagramas de Gantt así como conocimientos en técnicas de elaboración del camino crítico, CPM y estructura de descomposición del trabajo. Es un software multiplataforma y comercial.

4 Base Camp: es una herramienta de gestión de proyectos web comercial que permite visualizar todos los proyectos mediante un calendario y las acciones recientes en cada uno de ellos. Se caracteriza por su rapidez, sencillez a la hora de usarlo, facilidad para el seguimiento y sirve como herramienta de comunicación interna dentro del proyecto.

5 Open Workbench: este software es ejecutable en Microsoft Windows y se caracteriza por realizar la planificación predeterminada en base al esfuerzo, es decir, que la planificación se realiza por el número de horas que cada recurso trabajará semanalmente cubriendo el total de horas requeridas en cada tarea.

6 Gantt Project: es ejecutable para Windows, Linux y Mac OS. Tiene la mayoría de funciones básicas para la gestión de proyectos como los diagramas de Gantt para programación de tareas y la gestión de recursos. El inconveniente es que no tiene funciones para la contabilidad de costos y control de documentos.

7 FusionDesk Starter Edition: es ejecutable para Windows y proporciona la planificación básica de un proyecto y algunas características de gestión, pero tiene el inconveniente de que carece de funciones como los diagramas de Gantt y la gestión de recursos. Es utilizada para el seguimiento individual y de grupos pequeños. No es recomendable si se está buscando un programa de gestión completo.

8 TaskJuggler: desarrollado principalmente para sistemas Linux y Unix. Es un gestor de proyectos más potente con respecto a otros editores de diagramas de Gantt y cubre todos los aspectos de un proyecto, desde el principio hasta el final. La desventaja de TaskJuggler viene dada porque no es un editor de diagramas de Gantt, es más bien parecido a un lenguaje de programación en el que se basa para describir los recursos y los avances del proyecto.

Nota

Una herramienta de entorno de escritorio es un software instalable y utilizable en el ordenador sobre un sistema operativo determinado mientras que una herramienta web es utilizada en un entorno web sin instalación del software.

A continuación se muestra una tabla con las funcionalidades y las características más importantes para las herramientas de software anteriores:

Programa	Características	Plataforma Idioma	Tipo de Licencia
	Diagramas de Gantt y PERT, costos del valor, estructura de descomposición del trabajo (EDT), informes de tareas y estructura de descomposición del recurso gráfico (EDR).	Multiplataforma escritorio	Código abierto
	La herramienta más difundida, permite asignar recursos, realizar seguimiento del progreso y la administración del presupuesto, definir camino crítico con PERT y CPM y diagramas de Gantt.	Windows escritorio	Comercial
	Menos difundida que MSProject, menos intuitiva y más difícil la iniciación en el programa. Se requiere conocimientos previos. Permite importar proyectos en formato XML, diagramas de Gantt, CPM y estructura de descomposición del trabajo (EDT).	Multiplataforma escritorio	Comercial
	Permite visualizar proyectos mediante calendario y sus acciones recientes, es rápido, sencillo, facilita el seguimiento y sirve como herramienta interna de comunicación.	Entorno web	Comercial
	Diagramas de Gantt, gestión de dependencias entre proyectos, desglose de actividades y fases, cálculo del camino crítico y tareas programadas.	Windows escritorio	Código abierto
	Diagramas de Gantt y PERT, jerarquía de tareas e interdependencias, gráficos sobre cargas de recursos y elaboración de informes en formato PDF y HTML.	Multiplataforma escritorio	Código abierto
	Orientado a planificación básica, carece de funciones como el diagrama de Gantt y la gestión de recursos.	Windows escritorio	Código abierto
	Administración de costos, exportación de archivos, informes sobre seguimientos y análisis de la planificación y la optimización de tareas.	linux y UNIX inglés	Código abierto

En definitiva, existe una gran cantidad de software disponible para la gestión de un proyecto y, por tanto, el principal problema es encontrar la herramienta que mejor se adapta a las necesidades sobre la gestión del proyecto.

Importante

Para gestionar el proyecto se debe elegir la herramienta de gestión que se adapte mejor a las fases del proyecto teniendo en cuenta características como el sistema operativo donde se ejecuta, el tipo de documentación que genera, las funciones, las utilidades y los tipos de diagramas que la herramienta proporciona.

Actividades

5. Si se necesita realizar un análisis de los costes de un proyecto utilizando una herramienta de software de gestión, ¿es una buena decisión elegir como herramienta Gantt Project? Justifique la respuesta e indique qué herramienta usaría para este análisis.

6. ¿Qué aspectos dentro de la gestión de un proyecto permiten controlar las herramientas software de gestión? ¿Cuáles son las funcionalidades que proporcionan estas herramientas?

7. Indique las características de dos herramientas comerciales y dos herramientas de código abierto para la gestión de proyectos.