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Formato de documento

Cuando se empieza a escribir un documento se puede establecer una serie de características o aplicarlas después de haberlo escrito. Como recomendación general resulta más cómodo establecerlas al principio del documento, tales como márgenes de página, estilo de fuente, tamaño, interlineado, etc.

Configuración de página

Se usa sobre todo la opción de márgenes y orientación del papel.

Para Word 2010 haga clic en la ficha Diseño de página de la barra de menús y luego en el botón Márgenes; se elige el margen que se quiere aplicar al documento y para la orientación del papel en el botón Orientación.

Pestaña Diseño de página de Word 2010

Para LibreOffice Writer haga clic en la barra de menús en Formato→ Página… → pestaña Página, y aparece el tipo de papel, los márgenes y la orientación.

Ventana de formato de página de Writer

Formatos de fuente

Se denomina fuente al conjunto de caracteres con unas determinadas especificaciones, luego todo lo que tiene que ver con caracteres son los formatos de fuente. Tanto si se va a empezar a escribir un texto como si el texto ya está escrito y se selecciona para especificar las opciones de fuente que se quieren aplicar, se hará lo siguiente:

Para Word 2010 haga clic en la ficha Inicio de la barra de menús y luego en el botón Fuente; ya se pueden elegir las distintas opciones de estilo, tamaño, color, negrita, etc. Haga clic en la opción o en la flecha desplegable y se pincha la opción.

Para Writer (LibreOffice Writer) se utilizan los botones de la barra de Formato donde están las opciones más comunes, o también se puede ir al botón de Formato → Carácter… de la barra de menús y aparece una ventana con todas las opciones de fuente distribuidas en distintas pestañas: Fuente, Efectos de fuente, Posición, etc.

Recuerde

Cuando se activan las opciones de formato, por ejemplo negrita, tamaño 14 o color fuente rojo, se aplican sobre el texto que se ha seleccionado o si no hay un texto seleccionado se aplica a partir del punto de inserción a todo lo que se vaya a escribir después.

Formatos de párrafo

Las opciones para el formato de párrafo permiten especificar entre otras la alineación, el espaciado entre párrafos, interlineado y sangrías.

Para Word 2010 haga clic en la ficha Inicio de la barra de menús y luego en el botón Párrafo; ya se pueden elegir las distintas opciones de alineación (izquierda, centrada, derecha y justificada), sangrías y espaciado entre párrafos.

Ficha de Inicio con opciones de párrafo

Para Writer se utilizan los botones de la barra de Formato, donde están las opciones más comunes, o también se puede ir al botón de Formato → Párrafo… de la barra de menús, y aparece una ventana con todas las opciones de párrafo distribuidas en distintas pestañas.

Importante

Se considera un párrafo el texto que está escrito entre dos pulsaciones de la tecla [Intro]. Sangría es el espacio que se deja entre el margen derecho o izquierdo y el texto.

Ventana de Párrafo de Writer

Actividades

1.Abra un documento en Word o en Writer, copie el texto que aparece más abajo y después haga los siguientes cambios: poner la segunda palabra en negrita y cursiva, poner la sexta palabra en estilo de fuente Comic Sans Ms, poner la novena palabra con tamaño de fuente 14 y todo el texto con alineación centrada. Guarde el documento en la carpeta Mis Documentos con el nombre: “Cap-1-Actividad-1”.

“La llave que se usa constantemente reluce como plata, no usándola se llena de herrumbre. Lo mismo pasa con el entendimiento.”

Benjamín Franklin.

2.2.Hojas de Cálculo

Al igual que con los procesadores de texto, hay muchas hojas de cálculo y muchas versiones de cada una de ellas, por lo que pueden variar mucho los aspectos de unas a otras; pero básicamente con todas se puede hacer lo mismo, crear y editar hojas de cálculo.

A continuación, se verán las más usadas actualmente: Excel 2010 y Calc de LibreOffice 4.1

Inicio de las hojas de cálculo

Como ya se ha indicado, para iniciar las aplicaciones se puede hacer desde el icono de acceso directo del escritorio, si este está creado, o bien desde el botón de Inicio →Todos los programas → Microsoft Office → Microsoft Excel 2010; o botón de Inicio → Todos los programas→ LibreOffice 4.1 → LibreOffice Calc, dependiendo de la hoja que se use.

Las ventanas en las hojas de cálculo

Son muy parecidas a las anteriormente descritas para los procesadores de texto, salvo por la aparición de algunas barras y opciones nuevas, como son:

Ventana de Excel 2010

Ventana de LibreOffice Calc

La Barra de fórmula es la última de las barras de herramientas. En ella aparece el índice de la celda activa y el contenido de la celda, ya que lo que se ve en la hoja de cálculo es la interpretación que hace la aplicación de lo puesto por el usuario dentro de la celda.

Nota: la celda activa es la que se marca con un recuadro resaltado en ambas imágenes anteriores.

Las Opciones de hojas es un menú para hacer uso de todas las hojas que componen el archivo. Aunque se llamen hojas de cálculo pueden contener varias de ellas en un mismo archivo, de ahí que Excel los llame libros. Desde este punto se podrá cambiar el nombre, ordenar, insertar, etc.

El Área de datos varía con respecto a lo visto en los procesadores ya que tiene forma de tabla, formada por filas (horizontal nombradas por números) y columnas (vertical nombradas por letras). Cada intersección será una celda y quedará nombrada por la letra y el número correspondiente; ese será su índice.

Introducción de datos

Para rellenar la hoja de datos bastará con que haga clic en la celda en la que quiera almacenar el dato y escribirlo en ella. Si es numérico se alineará a la derecha y si es texto lo hará a la izquierda; si es más ancho que la columna que lo contiene se montará en la otra si está vacía.

Para hacer los cálculos se utilizan las fórmulas. Las hojas de cálculo tienen un lenguaje especial para ellas y hay que respetarlo para que se puedan realizar correctamente las operaciones. Toda fórmula comienza con el símbolo igual (=), al ponerlo el modo de edición variará; haga clic en las celdas para seleccionarlas e incorporarlas a la fórmula o bien escribir la referencia de la celda (A1 o A2, etc.) Tras ello ponga el operador que se quiere, luego el segundo operando o referencia a la celda y si la fórmula lo requiere puede seguir poniendo otro operador y el siguiente operando, de modo que la fórmula realizará el cálculo que se desea con tantos operadores y operandos como sean necesarios.

Para terminar de escribir la fórmula pulse la tecla [Intro]. En la celda aparecerá el resultado de la fórmula y si se quiere ver de nuevo la fórmula habrá que situarse en la celda correspondiente y en la barra de fórmula aparecerá, donde se podrán hacer cambios si es que algo no estaba bien.

Los operadores son:

Función	Operador
Cambio de signo	-
Tanto por ciento	%
Exponenciación	^
Multiplicación	*
División	/
Suma	+
Resta	-

Las fórmulas deben escribirse sin espacios de separación, ya que a veces la aplicación puede que las interprete como un texto y no dará el resultado esperado.

El orden de precedencia de los operadores será de mayor a menor según la tabla anterior, es decir, que si se encuentra una suma y una multiplicación por hacer, siempre se llevará a cabo primero la multiplicación y tras esta se realizará la suma. Si se quiere que el orden sea distinto se deberá usar paréntesis en aquellas operaciones que se quiera que se realicen primero.

Ejemplo

Si se escribe = 2+3*5, el resultado que dará será 17; si se quiere que devuelva 25 se debe escribir = (2+3)*5.

Para editar una celda haga doble clic sobre ella o una vez que esté seleccionada con la tecla de función [F2]. Para salir del modo edición sin hacer cambios pulse la tecla [Esc].

Para borrar el contenido de una celda bastará con que se posicione sobre ella y pulse la tecla [Supr]. Se puede borrar también parte de la celda o bien el formato, la fórmula, etc.; usando el menú Editar → Eliminar contenidos… en Calc o la goma (comando Borrar) de la pestaña Inicio → grupo Modificar en el Excel 2010.

Otra opción interesante a la hora de rellenar una hoja sería usar el botón de Autorrelleno. Este es el cuadrito de la esquina inferior derecha de la celda activa, por ello está sensiblemente resaltado.

Si se arrastra desde él se puede conseguir que se repita el texto escrito, salvo que pertenezca a una lista personalizada (en Excel) u ordenada (en Calc), que en ese caso continuará la lista. También si se seleccionan varias celdas hará lista con ellas y si son dos y numéricas hará una progresión aritmética con ellas. Si es fecha genera las siguientes:

Detalle del botón de autorrellenado

Actividades

2.Realice una serie que comience en la fecha 10/09/13 y que con diferencia de cinco días termine en la fecha 25/10/2013 mediante el botón de autorrelleno.

3.Escriba en una celda “Lunes”, y utilizando el botón de autorrelleno arrastre durante seis celdas más.

Selección de elementos

Al igual que en los procesadores de texto también en las hojas de cálculo se hará necesario seleccionar partes de ellas para hacer alguna acción sobre esa área.

Como de costumbre se puede recurrir a la selección con el ratón de las celdas que interesen. Si se desea hacer una selección por filas o columnas se realizará sobre los números de las filas o las letras para las columnas. Si se arrastra sobre ellos se podrá ampliar a varios números o letras.

Importante

Para desplazarse por las hojas se pueden usar las teclas de flechas del cursor o haciendo clic con el ratón. [Control] + [Inicio] lleva a la celda A1 y [Control] + [Fin], a la última celda escrita.

Para añadir partes que no estén juntas a la selección hágalo manteniendo pulsada la tecla [Control] y continuando con la selección.

Manejo de hojas

Cada archivo de hojas puede contener varias de ellas. Dependiendo de la versión y el programa varían tanto el número como el tamaño de ellas. En esta versión de Excel 2010 las columnas van de la “A” a la “XFD” y las filas de la 1 a la 1.048.576, lo cual da una imagen del tamaño que puede tener. En Calc 4.1 las columnas van de la “A” a la “AMJ” y las filas de la 1 a la 1.048.576. Si con todas estas celdas no se tuvieran bastantes también se pueden incluir más hojas desde las Opciones de hoja. Con el botón derecho sobre ella aparecerá un menú contextual que permitirá: Cambiar nombre, Borrar, Insertar, etc.

También puede arrastrar para mover las hojas y colocarlas en el orden que se quiera, o haciendo clic sobre el nombre para cambiarlo.

Menú contextual de hoja en Excel 2010

Menú contextual de hoja en Calc 4.1

Guardar las hojas

Para guardar el archivo se hará igual que con los procesadores de texto, estando disponibles las opciones de Guardar y Guardar como…, como ya se explicó.

Formato de las celdas

Al igual que en el procesador de texto, las celdas se pueden formatear en cuanto a fuente y alineación. En relación a la forma de mostrar el contenido puede hacerse con las opciones de Número; dependiendo del valor a mostrar puede ser: Número, Moneda, Fecha, Hora, Porcentaje, etc.

Si la celda está formateada por ejemplo de Moneda, el programa mostrará por defecto la moneda elegida. Si elige Porcentaje, el valor de la celda quedará multiplicado por 100.

Puede hacerlo usando los botones Número de la cinta de opciones en Excel, o en la barra de formato en Calc. También puede elegir el número de decimales que mostrará la celda.

Funciones

Las funciones son fórmulas ya predefinidas por el propio programa, por ello se debería conocer cómo funcionan pues ahorrarán mucho trabajo al usuario.

Se pueden utilizar en cualquier parte de una fórmula que se vaya a completar. Un formato general podría ser:

=función(argumento1; argumento2; argumento3;...)

Para activar el asistente de funciones lo más fácil es que vaya a la barra de fórmulas y haga clic en el icono fx, a la izquierda del cuadro de introducir datos.

Las funciones se agrupan por categorías: Matemáticas, Estadísticas, Financieras, etc. Hay que asegurarse que está seleccionada la opción de Todas o que se sabe dónde buscar. Una vez seleccionada la función el siguiente paso será añadir los argumentos; puede escribirlos o haciendo clic con el ratón elegir las celdas adecuadas.

Ejemplo

Si se escribe =A1+A2+A3+A4+A5 el resultado que dará será el mismo que si se utiliza la función SUMA:

=SUMA(A1:A5)

Los dos puntos quieren decir que es un rango que va desde la celda A1 hasta la A5.

Las funciones más usuales son:

Función	Descripción
Suma(A1;A2...)	Suma el contenido de las celdas.
Promedio(A1;A2...)	Calcula la media aritmética de las celdas.
Max(A1;A2...)	Devuelve el mayor valor de las celdas.
Min(A1;A2...)	Devuelve el menor valor de las celdas.
Raiz(A1)	Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Si(Condición;verdadero;falso)	Si se cumple la condición devuelve el valor de ”verdadero”; si no se cumple devuelve el valor de “falso”.

La condición se hará con un operador de comparación, estos son:

Función	Operador
Igual	=
Distinto	<>
Mayor que	>
Menor que	<
Mayor o igual que	>=
Menor o igual que	<=

2.3.Aplicación práctica

A continuación se va a practicar con el programa de Calc. Se deben rellenar los datos que aparecen en la siguiente tabla, calcular las funciones y mediante las opciones de Formato y el botón de Autorrelleno completarla y encontrar las soluciones.

Vendedor	Enero				Total	Media
Juan	150,6	2200,5	1250
Marta	120,5	250,25	3000
María	1000	250,15	1250
Mara	150	1300,1	600,8
Total

Solución

Pasos:

1.Cree una hoja en blanco.

2.Rellene los datos como están en la tabla.

3.Seleccione las celdas que contienen los números y elija el botón de formato Moneda.

4.Seleccione la celda que contiene “Enero” y con el botón de Autorrellenar arrastre dos celdas a la derecha.

5.Seleccione las celdas donde van los resultados y elija las funciones a realizar (Función SUMA y función PROMEDIO). Con el botón de Autorrelleno complete el cuadro.

6.Seleccione las celdas de “Total” por columnas (B,C,D) y utilice la función a realizar (Función SUMA). Guarde la hoja.

2.4.Edición de presentaciones

Una presentación no es más que una sucesión de pantallas para apoyar una exposición que hace un orador. A cada pantalla se le da el nombre de diapositiva.

En este apartado se explicará cómo hacer más llamativa una presentación añadiendo distintas propiedades como: efectos de animación, transiciones, etc.

Definición

Transición

Es el efecto (persianas, espiral, etc.) con que aparece una diapositiva. Los efectos de animación se pueden aplicar a cada elemento de una diapositiva.

Inicio de las presentaciones

Como ya se ha indicado, para iniciar las aplicaciones puede hacerlo desde el icono de acceso directo del escritorio, si este está creado, o bien desde el botón de Inicio → Todos los programas → Microsoft Office → Microsoft PowerPoint 2010; o el botón de Inicio → Todos los programas → LibreOffice 4.1 → LibreOffice Impress, dependiendo del programa de presentaciones que se use.

Las ventanas en las presentaciones

Son muy parecidas a las anteriormente descritas para los procesadores de textos y las hojas de cálculo, pero con opciones nuevas dentro de los menús en la cinta de opciones:

Ventana de PowerPoint 2010

Ventana de LibreOffice Impress 4.1

El Panel de diapositivas es la parte izquierda del área de trabajo. En esta zona se puede tener una visión completa de todas las diapositivas que componen la presentación y desplazarse de una a otra haciendo clic.

El Panel de tareas es la parte derecha del área de trabajo. Esta zona variará ofreciendo los tipos de diapositiva, transiciones, efectos, etc.

Introducción de diapositivas

En PowerPoint comience con una diapositiva en blanco y sobre ella debe ir a la pestaña Diseño y elegir el Tema, que será el estilo de todas las diapositivas que compongan la presentación.

Opciones de Temas en PowerPoint 2010

Tras esto debe ir a la pestaña Inicio y en el grupo Diapositivas opción Diseño elija el Tipo de diapositiva que más se parece al resultado final que desea lograr.

Luego seleccione las partes que no se usen y dando a la tecla [Supr] podrá eliminarlas, y con la pestaña Insertar añada las partes que no estuviesen en el diseño original.

Opciones de Diseño de diapositivas en PowerPoint 2010

Se pueden añadir tantas diapositivas como sea necesario hasta completar la presentación en Inicio→Nueva diapositiva, eligiendo el diseño en cada diapositiva e insertando o suprimiendo los elementos de la diapositiva que no hagan falta.

En cuanto a Impress, comienza igual con la primera diapositiva también en blanco. Si quiere establecer un estilo a toda la presentación vaya al Panel de Tareas → Páginas maestras y elija el diseño que se aproxime al resultado final que desea obtener:

Opciones de Páginas maestras en Impress

Para cambiar el formato de la diapositiva elija en Panel de Tareas → Diseño y se seleccionará el diseño que se aproxime al resultado final que desea lograr.

Opciones de diseño de diapositivas en Impress

Añada las diapositivas necesarias a la presentación en Insertar → Diapositiva, variando sus diseños e insertando las partes que hagan falta (tablas, imágenes, etc.) desde las barras de herramientas o en las opciones del menú Insertar, y suprimiendo las que no sean necesarias seleccionándolas y usando el botón [Supr].

Actividades

4.Prepare en Impress una diapositiva con título y cuatro imágenes obtenidas de Internet. Guárdela con el nombre “Actividad4”.

5.Abra la presentación anterior para añadirle dos diapositivas más con título y dos marcos con viñetas cada uno. Guarde esta presentación con el nombre “Actividad5”.

Efectos y animación

Para agregar efectos a una presentación en PowerPoint debe colocar todos los elementos necesarios en la diapositiva, y seleccione el efecto haciendo clic en la pestaña Animaciones y eligiendo en Animación el efecto que quiere usar.

Para ver todos los efectos de la diapositiva y el orden en que se realizarán, pulse el botón Panel de animación: esto despliega en la parte derecha un panel donde podrá ver un numerito que habrá incluido en la diapositiva, y marcará el elemento que se ha animado. Se hará esto mismo con cada parte que se quiera animar; también arrastrando con el ratón se puede cambiar el orden de aparición de los elementos animados.

Opciones de animaciones en PowerPoint 2010

El botón Reproducir permitirá ver el efecto en la diapositiva.

Puede añadir transición de una diapositiva a otra eligiendo el efecto deseado en: Transiciones a esta diapositiva. También puede definir la misma transición para toda la presentación en: Aplicar a Todo.

Opciones de transiciones en PowerPoint 2010

También con la tecla [F5] se verá una vista previa de la presentación.

Importante

En el panel de diapositivas podemos ver todas las diapositivas que componen la presentación.

En cuanto a Impress, el proceso es el mismo, salvo que el camino es: Presentación → Transición de diapositivas.

Para los efectos de paso de una diapositiva a otra (transición) y para animar los elementos de la diapositiva es: Presentación → Animación personalizada.

También puede usar el Panel de tareas y seleccionar la opción adecuada:

Animación personalizada en Impress