Kitabı oku: «Präsentationen erfolgreich gestalten und halten»

Matthias Garten

Präsentationen erfolgreich

gestalten und halten

Wie Sie mit starker Wirkung präsentieren

Ein Teil des Erlöses dieses Buches geht

in den Aufbau des Mehrgenerationen-Hospiz

der HEILHAUS-STIFTUNG URSA PAUL

(www.heilhaus.org)

Matthias Garten

Präsentationen
erfolgreich gestalten
und halten

Wie Sie mit starker Wirkung präsentieren

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation

in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische

Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Lektorat: Dr. Michael Madel, Ruppichteroth

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de Umschlagfoto: Matthias Garten, Griesheim | www.smavicon.de

©2016 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem Buch „Präsentationen erfolgreich gestalten und halten” von Matthias Garten,

©2013 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-522-0

ISBN epub: 978-3-95623-317-3

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise,

nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

www.gabal-verlag.de

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Sie mögen vielleicht denken: „Schon wieder ein Buch über Präsentationen; es gibt doch schon so viele.“ Dennoch hat mein Buch Ihr Interesse geweckt, Sie halten es in Händen und beginnen mit dem Lesen. Das freut mich! Liebe Leserinnen und Leser, ich beschäftige mich seit über 20 Jahren intensiv mit dem Thema Präsentationen und verfüge über einen großen Fundus an Praxis-Know-how, wie Sie Präsentationen erfolgreich gestalten und halten können. Und das Spannende ist: Ich entdecke immer wieder neue Seiten daran.

Präsentationen gibt es seit über 2.000 Jahren. In der Antike hat man sich sehr auf die Rhetorik und Dialektik konzentriert, man denke an Cicero, Seneca und andere. In den letzten 100 Jahren sind dank der technischen Entwicklungen immer mehr Möglichkeiten entstanden, wie wir mit Visualisierungen präsentieren können. Ein Prozess, der andauert.

Als ich anfing, professionelle Präsentationen für Kunden zu erstellen, kam gerade PowerPoint auf, und die meisten waren begeistert davon, was man damit alles machen kann. Heute ist es herausfordernd, eine beeindruckende Folienpräsentation zu erstellen. Seit einiger Zeit gibt es Ansätze für Alternativen, zum Beispiel mit Zooming-Presentations. Was das genau ist, erfahren Sie natürlich noch.

Was sich aktuell auch verändert, sind die Präsentationsformate. Ein neuerer Trend ist zum Beispiel Pecha Kucha. Dabei ist die Anzahl der Folien – 20 Stück – ebenso festgelegt wie die Dauer der Projektionszeit je Folie – 20 Sekunden –, was eine Gesamtvortragsdauer von 6 Minuten und 40 Sekunden ergibt. Und das ist auch gut so. Denn viele Unternehmensleitungen begrenzen heutzutage die Präsentationszeit auf maximal 20 Minuten. Das bedeutet, die Präsentation muss zügig auf den Punkt kommen, sie muss effizient sein und dennoch effektiv. In anderen Bereichen, wie beispielsweise bei Produktneuvorstellungen, geht es mehr darum, den Unterhaltungswert zu steigern. Hierzu werden immer aufwendigere Techniken eingesetzt und der Vortragende muss sich gestalterisch immer mehr einfallen lassen.

Sie werden in diesem Buch lernen, wie unterschiedlich Menschen auf Präsentationen reagieren und wie verschiedenartig Referenten ihre Präsentationen aufbereiten und vortragen. Als Arbeitshilfe nutze ich ein eigens entwickeltes Typisierungsmodell, das MotivChart. Einige mögen sagen, das sei Schubladendenken. Nun, man kann das kritisch sehen. Man kann es aber auch als ein nützliches Hilfsmittel begreifen. Ich behaupte nicht, dass jeder Mensch restlos in eine Kategorie „einsortiert“ werden kann – für mich steht die Individualität des Einzelnen an oberster Stelle. Dennoch lassen sich aus der zugegebenermaßen oberflächlichen Typisierung gewisse Schlussfolgerungen ziehen, die eine wirksame Zielgruppenorientierung vereinfachen. Dass solche Modelle funktionieren, sehen wir in der Werbebranche. Meine auf dem Typen-modell basierende Präsentationsmethode, die ich Presentation-Booster-Methode nenne, bietet Ihnen die Chance, Ihre Präsentationen künftig deutlich zu verbessern. Überprüfen Sie selbst, ob Sie Ihren Präsentationserfolg dadurch steigern können! Ich wette: Das gelingt Ihnen!

Sie werden auf jeden Fall lernen, wie Sie einfach und schnell eine Präsentation aufbauen, auf was Sie bei der Gestaltung Ihrer gewählten Medien achten sollten und wie Sie die Rahmenparameter zu Ihren Gunsten verändern können. Sie werden außerdem Hinweise erhalten, wie Sie mit Ihrem persönlichen Auftritt eine noch stärkere Wirkung.

Ein altes Sprichwort besagt: „Karrieren beginnen vor Präsentationen und enden nach Präsentationen.“ In diesem Sinn wünsche ich Ihnen viel Erfolg mit diesem Buch, der vorgestellten Methode und Ihren Präsentationen.

Ich möchte mich an dieser Stelle für die tolle Zusammenarbeit bedanken bei Ulrike Hensel, Ute Flockenhaus und Anja Walter, bei meinem Team von smavicon Best Business Presentations – insbesondere bei Julian Schwindt und Daniela Bernhardt-Dächert – sowie bei allen anderen, die mich inspiriert, unterstützt und beraten haben. Mein besonderer Dank gilt meiner Frau Susanne und unserem Beagle Pauli, die mich während der Schreibzeit häufiger vermisst haben.

Ich wünsche Ihnen eine erkenntnisreiche Lektüre und freue mich, wenn Sie mit mir Kontakt aufnehmen. Schreiben Sie mir Ihre Ideen, Anregungen oder Wünsche an meine E-Mail-Adresse kontakt@smavicon.de oder verbinden Sie sich mit mir auf Facebook und/oder Xing.

Ihr Matthias Garten

1. Die Presentation- Booster-Methode

Abb 1: Mit Presentation-Booster-Methode Erfolgstreppe nach oben klettern

Entscheidend ist, dass Ihre Präsentation auf die Zielgruppe ausgerichtet ist. Denn dann erreichen Sie die maximale Wirkung. Die Presentation-Booster-Methode hilft Ihnen, Ihr Publikum zu fesseln und zu begeistern.

1.1 Auf der Suche nach der geeigneten Präsentationsweise

Wenn Sie vor der Aufgabe stehen, eine Präsentation vorzubereiten, grübeln Sie vielleicht: Welcher Look darf es sein? Rot, blau, gelb, grün oder schwarz-weiß? Welche Farbgebung soll für die Präsentation gewählt werden? Schwarz-weiß liegt aktuell im Trend, gefällt Ihnen aber eigentlich gar nicht. Egal. Vielleicht gewöhnen Sie sich daran. Wichtig ist Ihnen wahrscheinlich, dass die Menschen sehen, dass Sie up to date sind und nicht in altbackenem Stil präsentieren.

Wahrscheinlich geht es Ihnen nicht anders als mir: Sie überlegen nicht nur, wie Sie sich bei Ihrer nächsten Präsentation passend kleiden, sondern auch, in welchem Gewand Ihre Folien daherkommen sollten. Die Entscheidung mag Ihnen leicht oder schwer fallen, in jedem Fall gibt es bewusst und unbewusst bestimmte Kriterien, die Sie dabei abwägen. Spannend wird es dann, wenn ein Teil der unbewussten Kriterien sichtbar gemacht werden kann und wenn Sie zu einem besseren Verständnis der Wirkprinzipien gelangen.

Präsentationskompetenz als Erfolgsfaktor

Was eigentlich jedem einleuchten dürfte: Die Leute hassen langatmige, einschläfernde Präsentationen. Eine Ausnahme bilden lediglich diejenigen im Publikum, die auch tagsüber ein gewisses Schlafbedürfnis haben. Eine häufig zitierte Wallstreet-Journal-Studie kommt zu dem Ergebnis, dass 84 Prozent aller Präsentationen als uninteressant und ermüdend angesehen werden. Nur 3 Prozent liegen im Wow-Bereich und begeistern die Zuschauer. Sind das nicht erschreckende Zahlen?

Die Fähigkeit, überzeugend zu präsentieren, gehört heutzutage zu den Schlüsselqualifikationen im Business und im öffentlichen Leben. Bei zahlreichen Anlässen und in vielen Unternehmensbereichen hängt viel vom Präsentationserfolg ab.

Ich nehme an, es reizt Sie herauszufinden: Was können Sie tun, um noch wirkungsvoller zu präsentieren? Wie können Sie noch besser überzeugen? Wie erreichen Sie noch effektiver Ihre Präsentationsziele? Wie schaffen Sie es, Ihre Zuhörerschaft zu begeistern? Wie gelingt Ihnen eine Wow-Präsentation?

Auch ich habe lange Zeit nach der geeigneten und besten Form der Präsentation gesucht – begleiten Sie mich nun auf der Suche nach dieser besten Präsentationsweise.

Die perfekte Präsentationsart gibt es nicht

Über Präsentationen sind schon etliche Bücher geschrieben worden. Jeder Autor vertritt seine eigenen Thesen. Beispielsweise propagieren viele das von Barbara Minto in den 1960er-Jahren für McKinsey entwickelte Pyramidenprinzip als die Universalmethode für den Aufbau von Präsentationen. Einige Autoren setzen auf Storytelling und geben den Rat, PowerPoint und Co völlig zu entsagen. Manche empfehlen, ausschließlich ganze Sätze auf die Folien zu schreiben, andere hingegen, nur Schlagworte zu verwenden. Wieder andere schwören darauf, vollständig auf Folientext zu verzichten und ausschließlich Bilder einzusetzen.

Ich selbst beschäftige mich seit über 20 Jahren intensiv mit dem Thema Präsentationen. Seit 1993 führe ich eine Präsentationsagentur mit mehreren Mitarbeitern. Ich habe laufend Trends verfolgt, immer wieder Bücher über dieses Thema gelesen, selbst einige Artikel und Bücher darüber geschrieben und unzählige Vorträge zum Thema Präsentationen gehalten. Natürlich habe ich mich mehr als einmal gefragt, was denn jetzt wirklich die ideale Methode ist. Gibt es die eierlegende Wollmilchsau der Präsentationstechnik? Wie kann eine optimale Präsentation aussehen? Welche Grundregeln gelten für erfolgreiche Präsentationen?

Wie schnell Einheitsregeln an ihre Grenzen stoßen, konnte ich schon vielfach beobachten. Ich habe Referenten gesehen, die fast mustergültig die Regeln einer bestimmten Präsentationstechnik, zum Beispiel das Pyramidenprinzip oder die Methode des Storytelling, angewandt haben und trotzdem nicht zum Ziel gekommen sind. So scheiterte beispielsweise ein Controller mit einer Präsentation vor Vertriebsleuten mit seinem Vorgehen nach dem Pyramidenprinzip. Offensichtlich konnte er damit die Vertriebler auf der emotionalen Ebene nicht erreichen und nicht begeistern.

Eine Kollegin aus den Reihen der Topspeaker sagte einmal zu mir, dass ihr klar sei, dass sie nie alle Menschen im Publikum erreichen könne. Es werde immer Menschen geben, die ihre Art des Vortrags – bei ihr ist es das Storytelling – nicht mögen würden. Jedoch: Solange ein Großteil der Zuschauer ihr positive Rückmeldungen gebe, bleibe sie bei ihrem Vortragsstil. Ich stimme ihr zu. Aus gutem Grund gibt es den Satz: „If you want to be everybody’s darling, then you are nobody’s darling”: Wenn Sie es jedem recht machen wollen, machen Sie es niemandem recht. Das gilt auch für Präsentationen.

Sie können es unmöglich allen recht machen – es wird unter den Zuhörern immer welche geben, die dem Dargebotenen kritisch oder gar völlig ablehnend gegenüberstehen.

Von der Kunst, sein Publikum zu erreichen

Mitunter werden Präsentationen auch als Kunstwerke angesehen. Beim Vergleich mit der Kunst fällt mir eine neuere Definition von Kunst ein: Kunst ist das, was der Betrachter als Kunst ansieht. Gute und erfolgreiche Kunst ist abhängig vom Zuschauer – ohne Zuschauer keine Kunst. Folglich liegt die Kunst der Präsentation darin, einen direkten Bezug zu den Zuschauern herzustellen.

Das jeweilige Publikum entscheidet darüber, was eine gute oder schlechte Präsentation ist. Die Resonanz auf eine Präsentation ist stets zuschauerabhängig. Diese Tatsache machen sich jedoch nur wenige Referenten bei der Vorbereitung ihrer Präsentationen bewusst. Die meisten beschäftigen sich ausschließlich damit, was sie mitteilen wollen, und zwar unabhängig davon, wer vor ihnen sitzt. Gerade die treffsichere Analyse des Publikums ist aber ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg.

Die Beschäftigung mit der Zielgruppe ist natürlich nicht der einzige Garant für erfolgreiches Präsentieren. Ein wichtiger weiterer Erfolgsfaktor ist die eigene Persönlichkeit:

■ „Welche innere Haltung habe ich?“

■ „Was strahle ich aus?“

■ „Welche Werte leiten mich?“

■ „Was habe ich anderen Menschen zu geben?“

■ „Über welchen persönlichen Erfahrungshorizont verfüge ich?“

■ „Wie authentisch bin ich?“

■ „Wie wirkt meine Rhetorik?“

Dennoch: Die Beschäftigung mit der Zielgruppe ist von elementarer Bedeutung für den Erfolg einer Präsentation. Ein Präsentator muss seine Zuhörer verstehen – und umgekehrt müssen die Zuhörer ihn verstehen. Nur dann hat er die Chance, eine Verbindung zum Publikum aufzubauen und seine Botschaft zu übermitteln.

Fallbeispiel: Wer sein Publikum kennt, kann es fesseln

Vor vielen Jahren saß ein Kunde mit mir im Besprechungsraum meiner Präsentationsagentur. Der Mann war promovierter Chemiker und Produzent von Wasseraufbereitungsgeräten. Seine Geräte dienen der zusätzlichen Filterung von Leitungswasser, sie befreien es von Kalk und unerwünschten Begleitstoffen wie zum Beispiel Arzneirückständen. Zusätzlich wird das Wasser durch die Apparatur energetisiert.

Er erzählte mir, dass er häufiger Gelegenheit habe, Vorträge vor Ärzten, Heilpraktikern und gesundheitsbewussten Menschen zu halten, klagte aber über die sehr schlechte Resonanz. Im Schnitt seien 30 Personen bei einer Veranstaltung, aber keiner wolle die Anschaffung tätigen. Ich fragte ihn, zu welcher Tageszeit er denn die Präsentationen halten würde. Er antwortete: „Abends von 18 bis 21 Uhr.“ Auf meine Nachfrage, wie hoch denn die Einschlafquote sei, meinte er, es sei für viele Teilnehmer nach Feierabend und da sei es ja normal, dass der eine oder andere einschlafe. – Immerhin bemerkte er die Nickerchen. Viele Vortragende werden nicht einmal stutzig, wenn sich der Saal leert.

Dann schaute ich mir seine PowerPoint-Folien an. Sie waren sicherlich ein ausschlaggebender Grund für den ausbleibenden Erfolg, denn sie waren sehr wissenschaftlich aufgebaut und enthielten viele Diagramme, Formeln und Systemmodelle. Die Erklärungen waren umfangreich, detailliert und kompliziert, und so musste selbst der interessierteste Zuhörer Probleme haben, ihnen zu folgen. Der Referent hatte also eine Informationspräsentation gehalten und versucht, die Zuhörer mithilfe von Zahlen, Daten und Fakten aufzuklären.

Der Chemiker gab uns den Auftrag, seine PowerPoint-Präsentation zu optimieren. Wir entschlackten die Folien und modernisierten die Anmutung. Er erhielt von uns die Überarbeitung und präsentierte nun damit. Einen Tag später rief er mich an – die Präsentation sei sehr gut gelaufen, kein einziger Zuhörer sei eingeschlafen! Ich wollte wissen, wie denn der Verkauf gelaufen sei. Er antwortete, es habe leider noch immer keinen Kaufinteressenten gegeben.

Das ließ mir keine Ruhe. Ich überlegte, wie sich die Wirkung der Präsentation noch weiter verbessern ließe. Meine eigene Präsentationsmethode befand sich zu diesem Zeitpunkt noch im Entwicklungsstadium, aber ich war ihr schon auf der Spur. Wir boten dem Kunden an, uns näher mit den Inhalten zu beschäftigen; er stimmte zu. Ich nutzte das damals noch rudimentäre Wissen über den zielgruppenorientierten Ansatz. Im ersten Schritt komprimierten wir die Inhalte auf das Wichtigste. Wir arbeiteten heraus, was die Zuhörer, die allesamt nicht aus dem wissenschaftlichen Bereich kamen, wohl am meisten überzeugen könnte. Als Nächstes bauten wir zusätzlich Geschichten von Menschen ein, die den Wasserfilter schon bei sich zu Hause einsetzten und damit sehr zufrieden waren. Wir passten außerdem die Gestaltung nochmals an, gingen weg von den Farben Blau und Grau, hin zu den Farben Weiß und Grün sowie zu Naturtönen. Schließlich bauten wir in die Präsentation eine haptische Komponente ein: Jeder im Publikum sollte das Filterelement einmal in Händen gehalten haben.

Voller Spannung erwarteten wir den Bericht des Kunden nach seiner nächsten Präsentation. Es war klasse gelaufen, alle Zuhörer waren die ganze Präsentation über nicht nur wach, sondern sogar aufmerksam geblieben. Aber nicht nur das: Dieses Mal zeigten einige Teilnehmer auch Interesse daran, ein solches Wasseraufbereitungsgerät zu erwerben. Es war uns also gelungen, eine spannende und wirkungsvolle Präsentation zu erstellen.

Die Geschichte zeigt deutlich, was es ausmacht, sich mit der Zielgruppe zu beschäftigen und auf sie einzugehen. Diese Erfahrung motivierte mich sehr, meine Methode weiter auszubauen.

Die Zielgruppe analysieren: Fragen stellen

In der einschlägigen Literatur finden sich zumeist sehr pauschale Aussagen, zum Beispiel: „Analysieren Sie Ihre Zielgruppe“, „Setzen Sie sich mit Ihren Zuschauern auseinander“, „Schlüpfen Sie in die Rolle des Zuschauers“. Das Ergebnis dieser Auseinandersetzung soll dann in die Präsentation einfließen. Das scheint doch sehr vage, wenig hilfreich und kaum zielführend zu sein.

Es gibt Autoren, die betonen, dass der Fokus auf die Zielgruppe gelegt werden müsse. So beschreibt die amerikanische Präsentationsautorin Nancy Duarte, was bei der Zielgruppe alles zu untersuchen sei: Wie alt sind die Zuschauer? Welchen Beruf haben sie? Aus welchem Ort kommen sie? Welche Lebenserfahrung haben sie? Was machen sie in ihrer Freizeit? Doch solche Fragen sind nicht bei allen Präsentationsarten und Präsentationsanlässen ein praktikabler Weg, sich seiner Zielgruppe zu nähern. Denn man wird diese Fragen in vielen Fällen nur mit einem erheblichen Rechercheaufwand beantworten können.

Nehmen wir dennoch einmal an, Sie könnten genauestens Aufschluss über Ihre Zielgruppe gewinnen. Was würde das ganz konkret für Ihre Präsentation bedeuten? Was für einen Unterschied macht es, ob Sie zum Beispiel vor Ärzten oder vor Vertriebsleuten präsentieren? Welche Rolle spielt das Alter der Zuschauer für die Art Ihrer Präsentation? Antworten hierauf wären nützliche Aussagen für die Umsetzung. Darüber findet sich in Büchern zum Thema Präsentationen jedoch nichts – es bleibt Ihnen und Ihrer Lebenserfahrung überlassen, was Sie daraus machen.

Die Zielgruppe mit Typenmodellen analysieren

Wenn Sie Ihre Zielgruppe und Ihre eigene Persönlichkeit und Wirkweise gut einschätzen können, ergeben sich daraus nützliche Hinweise für die geeignete Präsentationsweise (Präsentationstechnik, Aufbau, Inhalte, Konzeption, Dramaturgie), die passende Wahl der Medien (Power-Point, Keynote, Zooming-Presentation, Flipchart, Plakat, Visualizer), die wirkungsvollste Inszenierung und den besten Präsentationsrahmen.

Sich und andere treffsicher einzuschätzen hat viel mit intuitiver Menschenkenntnis zu tun. Aber das reicht nicht immer. Psychologen und Personalexperten haben für das Erfassen von wesentlichen Persönlichkeitseigenschaften Typisierungen entwickelt. Es gibt an die 50 verschiedene Typen-Modelle. Zu den bekanntesten gehören INSIGHTS MDI®, MBTI® (Myers-Briggs-Typindikator), PSA® (PersönlichkeitsStruktur-Analyse), und DISG® (DISG steht für die vier Grundverhaltenstendenzen: D = Dominant, I = Initiativ, S = Stetig, G = Gewissenhaft). In Unternehmen werden diese Methoden sowohl im Personalmanagement (zur Personalauswahl und Personalentwicklung) als auch im Vertrieb (zur Kundenkategorisierung) nutzenstiftend eingesetzt. Die Eingruppierung wird in aller Regel über Persönlichkeitstests anhand eines umfangreichen Fragenkatalogs vorgenommen. Allerdings: Keines der Modelle umfasst ein in die Tiefe gehendes Modul für Präsentationszwecke.

Mit der Presentation-Booster-Methode jedoch liegt ein Modell vor, das praxistauglich ist im Hinblick auf typgerecht zugeschnittene Inhalte, Struktur und Gestaltung von Präsentationen. Mit diesem Modell lassen sich Zielgruppen einfach analysieren und typisieren.

Die Grundlagen der Presentation-Booster-Methode

Vor einigen Jahren stieß ich auf das LimbicColor®-Modell von Peter Wendt, der in seinem Modell bevorzugte Verhaltensweisen bzw. Motive auf einer Kreisfläche anordnet und daraus Rückschlüsse auf zukünftiges Verhalten zieht. Er hat in sein Modell Ergebnisse der Hirn- und der Hormonforschung eingearbeitet. Nach Wendt gibt es keine klar abgegrenzten Typen. Vielmehr sind die Übergänge fließend, was er mithilfe der Regenbogenfarben ausdrückt.

Abb 2: Das LimbicColor ®-Modell von Peter Wendt

Da bei diesem Modell keine aufwendigen Tests durchgeführt werden müssen, um Einzelne oder Personengruppen zu kategorisieren, liefert es eine ideale Grundlage für das Erstellen von zielgruppengerechten Präsentationen. Ausgehend von diesem Modell habe ich schließlich mein Modell der Zielgruppentypisierung, das MotivChart, entwickelt.

Dabei haben neben dem Limbic Color®-Modell die Einteilung in psychologische Typen des Psychoanalytikers C. G. Jung und der sich daraus ableitende Myers-Briggs-Typindikator (MBTI®) Pate gestanden. C. G. Jung, der Begründer der analytischen Psychologie, entwickelte seine Typologie in den 1920er-Jahren. Er unterschied extravertierte und introvertierte Menschen. Als zusätzliche Differenzierung führte er die vier Dimensionen Denken, Fühlen, Intuition und Empfinden ein und gelangte so zu acht Typen, die sich in abgewandelter Form im Myers-Briggs-Typindikator wiederfinden.

Informationsvermittlung und Neurowissenschaften

Das MotivChart, auf das ich in Kapitel 2 ausführlich eingehen werde, ist der Dreh- und Angelpunkt der von mir entwickelten Presentation-Booster-Methode. Es teilt die Zielgruppen nach ihren vorrangigen Motiven und Werten in vier Typen ein.

Überdies habe ich Know-how aus dem NLP (Neurolinguistische Programmierung) und Erkenntnisse der modernen Neurowissenschaften in das Modell integriert, um eine praktikable Methode für die zielgruppengerechte Erstellung von Präsentationen auszuarbeiten.

Vor der Presentation-Booster-Methode ist der Zusammenhang zwischen der Informationsvermittlung durch Präsentationen und den neurowissenschaftlichen Forschungsergebnissen nicht hergestellt worden. Dieser Zusammenhang liegt aber nahe, denn in der neueren Hirnforschung liefern bildgebende Verfahren Hinweise darauf, welche Hirnareale bei bestimmten Denkprozessen und bei bestimmten Emotionen aktiviert werden. Diese Untersuchungen finden große Beachtung in der Wirtschaft. Für die Macher im Bereich Marketing und Werbung ist es von größtem Interesse, welche Hirnareale bei welchen Logos, Slogans und Produkten in den Köpfen der potenziellen Kunden stimuliert werden. Sie hoffen, auf diese Weise die „geheimen Kaufknöpfe“ der Kunden finden: Welche Autos bevorzugt ein Mann, welche eine Frau? Was spricht junge Menschen an und was ältere? Was löst Freude, Motivation und Begeisterung – und damit Kaufbereitschaft – aus?

Abb. 3: MotivChart mit vier Farbtypen von Matthias Garten

Darin liegt auch der Kern der Presentation-Booster-Methode: in der Auseinandersetzung mit den Voraussetzungen, Erwartungen, Wünschen und Vorlieben der Zuhörer und Zuschauer. „Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler“, lautet ein gängiges Zitat im Marketing-Kontext. Das heißt: Die Präsentation muss auf die Zielgruppe abgestimmt sein und ihr Gefallen finden.

Ein klares Bild der Zuhörerschaft entstehen lassen

Mithilfe des Typen-Modells (MotivChart) wird das diffuse, nebelige Bild, das Sie zunächst von Ihren Zuhörern haben, konkreter und klarer. Außerdem sinkt der Aufwand für die notwendige Charakterisierung der Zielgruppe erheblich. Sie können sich also ganz darauf konzentrieren, auf die Besonderheiten der Zielgruppe einzugehen.

Beschäftigen Sie sich mit Ihrer Zielgruppe. Am einfachsten ist das natürlich dann, wenn Sie selbst der Zielgruppe angehören. Wenn nicht, bedarf es etwas mehr Aufwand, sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen. Überlegen Sie sich:

■ Wie tickt die Zielgruppe?

■ Was hat sie für Einstellungen und Erwartungen?

■ Was überzeugt sie?

■ Wie können Sie eine Verbindung zum Publikum schaffen?

Sie werden feststellen: Sobald Sie Ihre Zielgruppen genauer erfassen können, fällt es Ihnen leichter, Ihre Kommunikation und Ihre Präsentation darauf auszurichten. Aus der Beantwortung der Fragen zur Zielgruppe ergeben sich in direkter Abhängigkeit alle anderen Parameter: der Inhalt, das Design, der Vortragsort und der Vortragsstil.

Mit Presentation-Booster-Methode mehr PS auf die Straße bringen

Meine Methode zielt ab auf eine einfache Zielgruppen-Analyse, eine zielgruppengerechte Konzeption und eine wirkungsvolle Ausführung von Präsentationen. Die Überzeugungskraft sowohl der Präsentation als auch des Präsentators steigt in beachtlichem Maße, wenn die Zuschauer sich in ihren Werten und Motiven angesprochen fühlen.

Eine Definition von „Präsentation“ besagt: Eine Präsentation ist ein Vortrag vor einem Publikum mit visueller Unterstützung. In einer Präsentation können Ideen, Produkte, Dienstleistungen, Argumentationen oder Informationen jedweder Art dargestellt werden. Die Presentation-Booster-Methode kann auf alle Arten von Präsentationen angewendet werden.

Übrigens: „Booster“ kommt aus dem Englischen und bedeutet „Verstärker“. Das heißt: Präsentationen, die mittels dieser Methode aufgebaut und ausgearbeitet werden, sind ungleich wirkungsstärker als herkömmliche Präsentationen. Die Presentation-Booster-Methode ist gleichsam der Turbo, der hilft, bei Präsentationen mehr PS auf die Straße zu bringen.

Mit „Methode“ wird die Art und Weise bezeichnet, wie man etwas tut, um ein Ziel zu erreichen. Die Presentation-Booster-Methode zeigt eine systematische Vorgehensweise auf für das Konzipieren, Ausarbeiten und Halten von Präsentationen. Wie schon gesagt: Sie verfolgt das Ziel, dass die Präsentation beim Publikum ankommt und tatsächlich den beabsichtigten Effekt erreicht. Die Methode liefert eine Fülle von strukturierten Arbeitshilfen – Charts – für die verschiedenen Arbeitsphasen.

Mithilfe der Methode können Sie die Bausteine wie aus einem Baukastensystem Schritt für Schritt zu einem schlüssigen Ganzen zusammenfügen – zu IHRER Präsentation.

Anwenden lässt sich die Presentation-Booster-Methode in nahezu allen Bereichen, in denen zielgruppenadäquate Präsentationen gehalten werden, zum Beispiel

■ bei Verkaufspräsentationen, um Kunden schneller und einfacher zu überzeugen,

■ im Marketing, um im Unternehmen Zustimmung für bestimmte marktorientierte Konzepte zu finden,

■ auf Messen, um neue Kunden anzuziehen, und

■ in der Geschäftsleitung, um besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.

Die Presentation-Booster-Methode bietet im Wesentlichen drei Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Vorgehen beim Erstellen von Präsentationen:

1. Geringere Vorbereitungszeit: Die Vorbereitungszeit für die Präsentationserstellung reduziert sich aufgrund der strukturierten Vorgehensweise und der Module aus dem Baukastensystem.

2. Bessere Präsentationsqualität: Die Qualität der Präsentationen steigt, weil mehr Zeit für das Ausarbeiten der wesentlichen Details zur Verfügung steht. Überdies stehen über die verschiedenen Charts konkrete und leicht umsetzbare Anregungen für die Gestaltung von Medien zur Verfügung.

3. Überzeugendere Präsentationen: Die Zielgruppe wird wesentlich gezielter angesprochen und erreicht, da genau die Vorteile, Argumente und Beweise in die Präsentation kommen, die für die betreffende Zielgruppe relevant und damit handlungsauslösend sind.

1.2 Erweitern Sie Ihr Präsentationswissen

Das Wort Präsentation wird derzeit geradezu inflationär verwendet. Webdesigner bezeichnen eine Internetpräsenz als eine Präsentation, Grafiker sprechen davon, dass sich ein Unternehmen nach außen hin mit seinen Geschäftspapieren, Broschüren und Visitenkarten präsentiert, der Handel beschäftigt sich mit einer verkaufsförderlichen Warenpräsentation. Und Einzelpersonen präsentieren sich in den Social Media mit ihrem persönlichen Profil.

Jeder hat ein anderes Bild vor Augen, wenn von einer Präsentation die Rede ist. Mitunter wird Präsentation gleichgesetzt mit Vortrag. Allerdings: Ein Vortrag kann sowohl in Form einer freien Rede, die ohne Medien auskommt, als auch in Form einer Präsentation mithilfe von Visualisierung gehalten werden.

In diesem Buch beziehe ich mich in erster Linie auf eine enger gefasste Bedeutung von Präsentation:

Eine Präsentation ist ein Vortrag vor Publikum mit visuellen Mitteln.

Die minimale Variante wäre es, wenn jemand einer einzigen Person einen Gedankengang vorträgt und dabei DIN-A4-Blätter mit Informationen oder grafischen Darstellungen zu Hilfe nimmt. Üblicherweise jedoch wird unter Präsentation eine PowerPoint- bzw. eine Zooming-Präsentation verstanden oder eine Keynote, bei der ein Speaker seinen Vortrag auf großer Bühne vor vielen hundert Menschen hält und sich dabei unterstützender Medien bedient.

Um auch noch einen neueren Trend miteinzubeziehen: Ein Webinar gehört für viele ebenfalls zu den Präsentationen, da hier eine Person etwas vorträgt und dabei Visualisierungen einsetzt. Dies wird hier nicht thematisiert – so viel sei aber gesagt: Eine übliche Vortragspräsentation im Internet funktioniert nur bedingt. Der Ablenkungsfaktor ist sehr hoch, sodass die Teilnehmer sehr schnell wegzappen. Webinar-Profis gehen deshalb mittlerweile dazu über, zahlreiche Interaktionen in das Webinar einzubauen, um das Interesse der Teilnehmer hoch zu halten. Damit kommen sie weg von der bloßen Vortragspräsentation und hin zum wirklichen Web-Seminar, so wie es vom Namensursprung her auch eigentlich gedacht ist.

Unterschiedliche Zielsetzungen – verschiedene Klassen von Präsentationen

Es ist wichtig, einen Blick auf die Unterschiedlichkeit von Präsentationen zu werfen. Jede Präsentationsart erfordert aufgrund ihrer spezifischen Zielsetzung einen anderen Aufbau, eine andere Aufbereitung der Inhalte und eine andere Gestaltung und Inszenierung. Beispielsweise muss eine Messepräsentation, mit der Zuschauer an den Messestand gezogen werden sollen, anders aussehen als eine unternehmensinterne Projektpräsentation vor einem Leitungsausschuss. Bei der Messepräsentation sollen Neugier und Interesse geweckt werden, bei der Projektpräsentation geht es darum, klare Informationen zu liefern, sodass Fortschritte erkennbar werden und über das weitere Budget entschieden werden kann.

Prinzipiell unterscheiden wir drei Klassen von Präsentationen:

■ Informationspräsentationen

■ Unterhaltungspräsentationen

■ Überzeugungspräsentationen

Schon die römischen Rhetoriker der Antike haben hinsichtlich der Wirkungsweise einer Rede zwischen belehren (docere), erfreuen (delectare) und bewegen (movere) unterschieden. Die Entsprechungen im Bereich Präsentationen sind die Informations-, die Unterhaltungs- und die Überzeugungspräsentation. Nicht immer kommen sie in Reinform vor, es kann sie auch in einer Mischung geben. Empfehlenswert ist es, immer einen deutlichen Schwerpunkt zu setzen. Im Business-Kontext haben wir meistens mit Informations- und Überzeugungspräsentationen zu tun.

Mit Informationspräsentationen Wissen vermitteln

Informationspräsentationen trifft man hauptsächlich im Bereich Training und Weiterbildung oder in Lehre und Forschung an. Diese Klasse von Präsentationen ist in der Regel sehr sachbezogen und hat als oberstes Ziel die Wissensvermittlung. Dementsprechend wichtig sind die dargebotenen Inhalte. Das Design, der Präsentationsrahmen und der persönliche Auftritt des Präsentators sind zweitrangig. Bei einer Informationspräsentation ist Ihr Ziel, Sachkenntnisse und Erkenntnisse weiterzugeben. Beispielsweise legen Sie dar, wie ein Otto-Motor, eine Solaranlage oder das Finanzierungsinstrument Factoring funktioniert.

Eine Vorlesung ist eine typische Informationspräsentation, wobei manch ein Dozent zu 100 Prozent „belehrt“, während ein Kollege vielleicht zu 80 Prozent doziert und 20 Prozent Unterhaltung beimischt.

Mit Unterhaltungspräsentationen Vergnügen steigern

Unterhaltungspräsentationen dienen dem Vergnügen der Zuschauer. Sie finden sich weniger im Geschäftsbereich. Die Regeln für solche Präsentationen kommen aus dem Comedy-Bereich und lassen sich gut von dort übernehmen. Diese Art von Präsentation wird hier nicht vertieft. Unterhaltung und Humor können natürlich auch für Informations- und Überzeugungspräsentationen interessant sein, weil dies auflockernd wirkt. Mein Tipp an dieser Stelle: Wenn Sie einen guten Gag, einen amüsanten Text, ein lustiges Bild oder Video gesehen haben, speichern Sie es ab. Vielleicht passt es ja irgendwann einmal in eine Ihrer Präsentationen.

Mit Überzeugungspräsentationen Zuschauer beeinflussen

Bei Überzeugungspräsentationen geht es darum, die Zuhörer von etwas zu überzeugen. Die Ziele sind häufig, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen oder andere Menschen für eine Idee, ein Projekt oder die Beschäftigung mit einem Thema zu gewinnen und ihre Einstellung zu verändern. Manchmal beschränkt sich das Ziel darauf, Bewusstsein für ein Thema oder ein Problem zu schaffen. Es kann genügen, die Zuschauer zum Nachdenken zu bringen. In anderen Fällen geht es darum, eine Entscheidung herbeizuführen.

Sobald Sie das Ziel verfolgen, in den Zuschauern ein Kaufinteresse bzw. einen Kaufwunsch zu wecken, eine Verhaltensänderung, eine Einstellungs- oder Meinungsänderung herbeizuführen, handelt es sich um eine Überzeugungspräsentation. Wenn Sie in diesem Zusammenhang auch Informationen und Wissen weitergeben, soll das lediglich die Überzeugungskraft der Präsentation verstärken.

Abb. 4: Die Garten-Landkarte der Präsentationen

Circa 80 Prozent aller Präsentationen im Business-Kontext fallen in den Bereich der Überzeugungspräsentationen. Dazu gehören Verkaufs-, Marketing-, Presse-, Unternehmens-, Finanz- und Trainingspräsentationen.

Von rational bis emotional, von statisch bis dynamisch

Die Betrachtung verschiedener Präsentationsarten hinsichtlich der beiden Merkmalspaare statisch/dynamisch und rational/emotional ist in der „Garten-Landkarte der Präsentationen“ veranschaulicht.

Auf der x-Achse findet sich die Bandbreite von sehr rationalen bis hin zu sehr emotionalen Präsentationen. Mit „rational“ ist gemeint, dass der Sachbezug im Vordergrund steht und vor allem Zahlen, Daten und Fakten dargelegt werden. Derart sachbezogene Präsentationen haben eine stringente Struktur und logische Argumentationsketten. Aufgestellte Thesen werden untermauert, sei es mit Statistiken, Diagrammen oder Studien. Am anderen Ende wird es „emotional“. Gefühlsbetonte Präsentationen sind darauf ausgelegt, die Zuschauer zu berühren, zu bewegen, zu begeistern und auch zu motivieren.

Auf der y-Achse ist die Spanne von ausgesprochen statisch in der Gestaltungsweise bis hin zu ausgesprochen dynamisch aufgezogen. „Statisch“ meint unbewegte PowerPoint-Folien, Schautafeln und Bilder. „Dynamisch“ sind Animationen und Videosequenzen. Um eine Vorstellung davon zu bekommen, denken Sie bitte an Videoclips oder Fernsehshows mit viel Action, Licht, Rauch und Musik. Der Zuschauer soll mit Effekten eingefangen und in eine Hochstimmung versetzt werden. Wenn man bewusst auf Animationen verzichten will, so tut man dies im rationalen Bereich, um nicht vom Inhalt abzulenken und nicht an Seriosität einzubüßen. Der Grund im emotionalen Bereich liegt darin, dass der Fokus beim Referenten bleiben soll – nichts soll die Zuschauer von ihm ablenken.

Wenn Sie sich die Abbildung 4 ansehen:

■ Wo siedeln Sie Ihre (bisherigen) Präsentationen an?

■ Die Beantwortung dieser Frage gibt Ihnen einen ersten Hinweis, welcher Präsentationsstil von Ihnen bevorzugt werden sollte, weil er Ihrem üblichen Stil entspricht.

1.3 Die vier Phasen der Presentation-Booster-Methode

Die meisten Menschen, die eine Präsentation halten sollen, sitzen zunächst vor einem leeren Blatt und überlegen angestrengt, wie sie beginnen sollen. Andere legen gleich los, füllen Seite auf Seite stehen dann vor der Aufgabe, dem Ganzen eine sinnvolle Struktur zu geben. Wie ist es bei Ihnen?

Gibt es überhaupt eine optimale Vorgehensweise für die Vorbereitung einer Präsentation? Wie sollten Sie beginnen? Was sollten Sie berücksichtigen? Wie lässt sich der Vorbereitungsaufwand reduzieren?

Die Presentation-Booster-Methode beschreibt ein strukturiertes Vorgehen und stellt für jeden Schritt in der Planung und Durchführung einer Präsentation praxiserprobte Module mit veranschaulichenden, Ideen gebenden Charts zur Verfügung:

Abb. 5: Das schrittweise Vorgehen nach der Presentation-Booster-Methode

Die Charts, die Sie in den folgenden Kapiteln im Einzelnen kennenlernen werden, vereinfachen die Analyse, beschleunigen die Erstellung, machen die Präsentationen ansprechender und verhelfen Ihnen als Präsentator zu einem sichereren Auftreten.

Die Präsentationen, die Sie am Ende dieses Prozesses halten, sind publikumswirksam, weil sie die Zielgruppe genau da abholen, wo sie steht.

Analyse, Konzeption, Umsetzung und Auftrittstraining

Um eine Präsentation zuverlässig auszuarbeiten, durchlaufen Sie – dies zeigt Abbildung 5 – vier Phasen.

Die Analysephase und ihre wesentlichen Aspekte

In der Regel starten Sie die Vorbereitung Ihrer Präsentation mit einer Analyse. Sie bestimmen das Präsentationsthema und grenzen es ein. Sie legen die Ziele für die Präsentation fest. Und Sie klären ab, welche Rahmenparameter gegeben sind. Der wesentliche Teil der Analyse jedoch ist die Beschäftigung mit der Zielgruppe.

Abb. 6: Inhalte der Analysephase

Nutzen Sie für Ihre Analyse die in Kapitel 1.4 ausgeführten neun Leitfragen. Die Fragen helfen Ihnen, nichts zu vergessen und einen zielgerichteten Einstieg in die Arbeit an Ihrer Präsentation zu finden. Denken Sie immer daran: Wenn Sie sich über die Antworten nicht im Klaren sind, wird es in den weiteren Phasen schwierig werden, zu einer wirkungsvollen Präsentation zu gelangen.

Als Hilfsmittel zur Analyse der Zielgruppe steht Ihnen das MotivChart zur Verfügung (siehe Kapitel 2). Damit lässt sich die Zielgruppe relativ leicht kategorisieren. Mit der Zuordnung der Zielgruppe zu einem von vier Typen gewinnen Sie Aufschluss über die Einstellungen, das Verhalten und vor allem das Entscheidungsverhalten der jeweiligen Zielgruppe. Die Erkenntnisse über die Zielgruppe fließen ein in die Inhalte, das Design, den Auftritt und den Präsentationsrahmen. Nur so können Sie Ihre Zuhörerschaft mit der Präsentation gezielt ansprechen.

Die Konzeptionsphase und die Kernbotschaft

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, folgt die Konzeptionsphase. In dieser Phase geht es darum, die Kernbotschaft zu benennen, den grundsätzlichen Aufbau, die eigentlichen Inhalte, die Dramaturgie und die Argumentationskette festzulegen. Die InhaltsCharts fungieren hier als Hilfsmittel. Detaillierte Informationen zur Konzeptionsphase folgen im dritten Kapitel.

Abb. 7: Inhalte der Konzeptionsphase

Mediengestaltung in der Umsetzungsphase

Nachdem Struktur, Inhalte und Dramaturgie feststehen, geht es in der Umsetzungsphase um die Mediengestaltung. Formen, Farben und Layout werden ausgewählt bzw. entwickelt. Hier zählen Schönheit und Ästhetik. Schönheit liegt im Auge des Betrachters, verschiedene Zielgruppen haben unterschiedliche Geschmäcker und Vorlieben. Die DesignCharts liefern hierzu wichtige Informationen und Anregungen.

Neben der Gestaltung der Medien (etwa Folien-Präsentation) spielt für das erfolgreiche Präsentieren auch der Rahmen, der die Präsentation umschließt, eine wichtige Rolle. Dazu zähle ich zum Beispiel den Vortragsraum, die Lichtatmosphäre und die Leinwand.

Einerseits gibt es natürlich Rahmenbedingungen, die der Vortragende als gegeben hinnehmen muss und auf die er keinen oder nur einen sehr bedingten Einfluss hat. Insofern gehört das Erfassen der Rahmenbedingungen zur Analysephase. Zum anderen aber gibt es Rahmenparameter, die der Präsentator zumindest in einem gewissen Umfang bestimmen kann und die später Teil der Inszenierung werden. Da uns vor allem die beeinflussbaren Aspekte des Präsentationsrahmens interessieren, ist neben dem Modul DesignCharts das Modul RahmenCharts der Umsetzungsphase zugeordnet. Die RahmenCharts helfen Ihnen, den Präsentationsrahmen zu gestalten sowie den Präsentationsort für Ihre Zwecke vorzubereiten und zu nutzen. Detailliertere Informationen zur Umsetzungsphase gibt es in den Kapiteln 4 und 5.

Abb. 8: Inhalte der Umsetzungsphase

Die Trainingsphase: der Präsentator im Mittelpunkt

Nachdem das Konzept für die Präsentation umgesetzt ist, steht in der letzten Phase, der Trainingsphase, der Präsentator im Mittelpunkt. Seine Stimme, seine Mimik, seine Körpersprache, sein gesamtes Auftreten haben einen maßgeblichen Anteil am Präsentationserfolg. Das Training dient dazu, die eigene Wirkung bei der Durchführung des Vortrags zu verbessern. Über die AuftrittsCharts erfahren Sie, welcher Präsentationstyp Sie sind und wie Sie noch besser auf Ihre Zielgruppe eingehen können. Weitere Informationen zur Trainingsphase folgen in Kapitel 6.

Abb. 9: Inhalte der Trainingsphase

Bleiben Sie flexibel

Es gibt sicherlich so viele Vorgehensweisen für das Vorbereiten, Ausarbeiten und Einüben einer Präsentation, wie es Präsentatoren gibt. Doch in irgendeiner Weise durchlaufen alle die Phasen der Analyse, der Konzeption, der Umsetzung und des Trainings. Die Abbildung 9 zeigt diese Phasen in vorbildlicher Reihenfolge. Mit diesem Vorgehen ist es Ihnen möglich, sicher, schnell und effektiv eine wirkungsvolle Präsentation zu erstellen.

Die Phasen können mustergültig von der Analyse bis zum Training durchlaufen werden. Und das ist auch am einfachsten und erfolgversprechendsten.

Es kann allerdings auch sein, dass für Sie eine andere Reihenfolge besser passt. Es gibt erfolgreiche Referenten, die beginnen mit Teilen der Umsetzung, wechseln dann zur Analyse und kommen anschließend über die Konzeption zum Vervollkommnen der Umsetzung und schließlich zum Training.

1.4 Neun Leitfragen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation

„Wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt, bleibt dumm“: Ich stimme völlig überein mit dem Text des Sesamstraße-Erkennungslieds. Dabei kommt es auch darauf an, die richtigen Fragen zu stellen. Ich habe für Sie neun Leitfragen zur Vorbereitung und anschließenden Ausarbeitung Ihrer Präsentation zusammengestellt.

Abb. 10: Leitfragen zur Präsentationsvorbereitung

Dabei sind die Fragen „Wozu?“ (die Frage nach der Zielsetzung) und „Vor wem?“ (die Frage nach der Zielgruppe) die wichtigsten Fragen in der Vorbereitungsphase. Zugleich sollten Sie die Antworten auf diese wie auf alle anderen Fragen während des gesamten weiteren Vorgehens bis hin zur eigentlichen Präsentation im Blick behalten.

Die Fragen „Wo?“, „Wann?“, und „Wie lange?“ scheinen zunächst rein organisatorische Fragen zu sein. Dennoch können die Antworten darauf große Auswirkungen auf Ihre Präsentation haben. Sie sollten sich auf jeden Fall über diese Rahmenbedingungen Gedanken machen, damit günstige Voraussetzungen für die Durchführung einer Präsentation herrschen.

Wer? (Präsentator/en)

Erkennen Sie sich selbst und die typische Art, in der Sie vortragen:

■ Wer wird präsentieren?

■ Welche Persönlichkeit hat der Präsentator?

■ Welcher MotivChart-Typ ist er?

■ Sind Rhetorik, Stimme, Sprache und Körpersprache überzeugend für die Zielgruppe?

Manchmal ist es sinnvoll, zwei Vortragende zu haben, zum Beispiel einen Verkäufer und einen Techniker oder einen Produktmanager und einen Produktentwickler. So können sich die verschiedenen Persönlichkeiten und Kompetenzen sinnvoll ergänzen. Das steigert die Glaubwürdigkeit und Überzeugungskraft der Präsentation. Vielleicht wollen Sie auch den Weg der Team-Präsentation gehen, um noch mehr Wirkung zu erreichen.

Überlegen Sie:

■ Wer hält die Präsentation? Sie allein?

■ Was für ein Typ Mensch sind Sie?

Wozu? (Ziele)

Je klarer Ihre Ziele sind, desto fokussierter arbeiten Sie an Ihrer Präsentation: Welches Ziel bzw. welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation? Was soll nach Ihrer Präsentation anders sein als vorher? Was wollen Sie kurz-, mittel- und langfristig mit Ihrer Präsentation erreichen? Unter Umständen sind auch dies wichtige Fragen: Welches Ziel verfolgt Ihr Auftraggeber? Ist Ihre Präsentation eine Überzeugungs- oder Informationspräsentation? Das unmittelbare Ziel Ihrer Präsentation kann sein:

■ berichten (Informationspräsentation)

■ informieren (Informationspräsentation)

■ schulen (Informationspräsentation)

■ forcieren, zum Beispiel Entscheidungen und Prozesse (Überzeugungspräsentation)

■ verändern, zum Beispiel Gefühle und Einstellungen (Überzeugungspräsentation)

■ motivieren, begeistern, überzeugen (Überzeugungspräsentation)

■ verkaufen (Überzeugungspräsentation)

Metaziele können sein:

■ mit Fachkompetenz brillieren

■ Expertenstatus aufbauen bzw. festigen

■ als Vordenker oder Mahner in Erinnerung bleiben

Ziele können ganz konkret formuliert sein: Nach der Präsentation soll/sollen

■ der Interessent überzeugt sein, dass ich/wir der richtige Partner bin/sind.

■ das Projekt in Höhe von 100.000 € bewilligt werden.

■ der Kunde die Budgetüberziehung für das Projekt freigeben.

■ die Teammitglieder alle Informationen haben, die sie für das Weiterarbeiten brauchen.

■ die Entscheider mehrheitlich das Projekt unterstützen.

Ziele können weniger konkret ausgedrückt sein: Ich möchte, dass nach der Präsentation

■ der Vorstand eine gute Entscheidungsgrundlage hat.

■ die Zuhörer irgendeine Leistung von mir kaufen.

■ den Zuhörern der Projektzweck klar geworden ist.

■ die Teilnehmer etwas gelernt haben.

Klare Zielvorstellungen bringen den Vorteil, dass Sie leichter Unwichtiges und Wichtiges, Relevantes und Irrelevantes trennen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Überlegen Sie:

■ Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen?

Vor wem? (Zielgruppe)

Als Referent müssen Sie verstehen, wie Ihre Zuhörer ticken. Ein klares Ziel ist wichtig und gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht der Präsentationserfolg in Frage. Das Wort „präsentieren“ impliziert, dass Sie ein Publikum haben. Die Präsentation hat also keinen Selbstzweck zu erfüllen, sondern richtet sich an ein bestimmtes Publikum. Und über dieses Publikum sollten Sie so gut wie möglich Bescheid wissen.

Beschaffen Sie sich im Vorfeld folgende Informationen:

■ Vor wem werden Sie präsentieren?

■ Welcher Altersgruppe und welchem Geschlecht gehören die Zuhörer vorwiegend an?

■ Welcher Berufsgruppe/welchen Berufsgruppen gehören die Zuhörer an?

■ Welche Funktionen haben die Anwesenden bzw. in welchen Unternehmensbereichen sind sie tätig?

■ Welchen Wissensstand, wie viel Fachkenntnisse und wie viel praktische Erfahrung in dem betreffenden Bereich haben die Zuhörer wahrscheinlich?

■ Welche Interessen, welche Überzeugungen und welche Erwartungen haben die Zuhörer?

Klären Sie diese Punkte am besten mit dem Initiator, dem Veranstalter und anderen Personen, die das zu erwartende Publikum kennen. Bei kleineren Gruppen (weniger als zehn Personen) können Sie in vielen Fällen darüber hinaus klären, welche Einstellung die Einzelnen zu Ihrem Thema und Ihrem Präsentationsziel haben.

Bei größeren Gruppen hilft Ihnen das MotivChart, auf das ich in Kapitel 2 näher eingehen werde, zu erkennen:

■ Was treibt die Menschen im Publikum an? Was bewegt sie?

■ Wo liegen ihre Prioritäten?

■ Womit schafft man bei Ihnen Vertrauen?

■ Wovor haben sie Angst?

Die Antworten auf all die aufgeführten Fragen liefern Ihnen die Basis für Ihre Entscheidungen bezüglich Inhalt und Struktur Ihrer Präsentation, die Gestaltung der Medien, den Präsentationsrahmen und den Präsentationsstil.

Überlegen Sie:

■ Was kennzeichnet Ihr Publikum?

■ Was wissen Sie über Ihre Zielgruppe?

Was? (Inhalte)

Sprechen Sie mit Ihren Präsentationsinhalten Ihre Zielgruppe an:

■ Was ist Ihr Thema und was haben Sie dazu zu sagen?

■ Was ist Ihre Kernbotschaft?

■ Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?

■ Was könnte ein griffiger, leicht zu merkender Titel sein? Welche Ideen haben Sie für Unterüberschriften?

■ Was sind Ihre Argumente für oder gegen etwas?

■ Welche Fakten und Beweise helfen, Ihre Botschaft zu unterstützen?

■ Welche Beispiele und Geschichten können Sie anführen?

■ Welcher Aspekt könnte ein guter Einstieg in ihr Thema sein?

■ Wie lassen sich Ihre Inhalte am Ende treffend zusammenfassen?

■ Was könnten wirkungsvolle Schlussworte sein?

Überlegen Sie:

■ Was ist Ihr Thema?

■ Wie lauten die wichtigsten Aussagen Ihrer Präsentation?

Womit? (Medien)

Wählen Sie die für Ihre Zielgruppe passenden Medien aus:

■ Welche visuellen oder multimedialen Hilfsmittel, welche Technik, wollen Sie in Ihrer Präsentation einsetzen?

■ Mit welchem Medium/welchen Medien wollen Sie ergänzend zu Ihrem Redetext den Inhalt vermitteln? Denken Sie dabei auch an die Wiederverwendbarkeit von Medien.

Prinzipiell ist zu unterscheiden, ob Sie digital oder analog präsentieren. Zu den analogen Medien gehören etwa Flipchart, Pinnwand, Plakate, Banner, Requisiten und Demonstrationsobjekte.

Bei digitalen Medien unterscheiden wir das Darstellungsmedium und das Abspielmedium. Zur Darstellung gehören die Beamer-Projektion auf eine Leinwand, der Einsatz einer LED-Wand oder eines TFT-Flachbildschirms. Das Abspielmedium besteht wiederum aus Hard- und Software, also dem Gerät und dem Präsentationsprogramm. Geräte können sein: Laptop, Notebook, Tablet-Rechner (iPad, Android-Tablet, Windows-Tablet), Smartphone, Touch-Monitor (bekannt aus dem Fernsehen bei der Wahlberichterstattung) oder Visualizer (ein High-End Overheadprojektor mit eingebauter Kamera und vielen Zusatzfunktionen). Als Präsentationsprogramme können zum Beispiel PowerPoint, Keynote (MAC) und PDF-Reader verwendet werden.

Ganz wichtig: Berücksichtigen Sie die technischen Voraussetzungen am Präsentationsort. Finden Sie heraus:

■ Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?

■ Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls Sie einen Film zeigen wollen?

■ Sind Beamer und Leinwand vorhanden?

■ Können Sie einen Laptop anschließen?

■ Ist ein Presenter vorhanden?

■ Hat der Raum Verdunklungsmöglichkeiten (Rollläden)?

Überlegen Sie:

■ Welche Medien kommen in Frage?

■ Welche werden Sie einsetzen?

Wie? (Gestaltung)

Gestalten Sie Ihre Präsentationsmedien zielgruppengerecht:

■ Wie soll der Inhalt vermittelt werden?

■ Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?

■ Wie können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?

■ Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zu der zur Verfügung stehenden Zeit, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.

Entscheiden Sie sich zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „Womit?“).

Gibt es Vorgaben, die Sie berücksichtigen müssen? Wenn ja, welche? Als Präsentator hat man mitunter Vorgaben von dem Unternehmen, bei dem man angestellt ist oder für das man im Auftrag arbeitet. Der Gestaltungsfreiraum kann eingegrenzt sein, wenn ein Corporate Design zu berücksichtigen ist. Ob es tatsächlich sinnvoll ist, sich sehr weitgehend an das Corporate Design anzulehnen, kann erst entschieden werden, wenn klar ist, welchem MotivChart-Typus die Zielgruppe angehört und um welche Präsentationsart es sich handelt.

Für die Ausführung der Präsentation und die Gestaltung der Medien spielt außerdem noch eine Rolle, ob die Präsentation auch in anderen Sprachen gehalten werden muss: Sollen die Zuschauer ein Handout oder ein Manuskript bekommen?

Überlegen Sie:

■ Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?

Wo? (Ort)

Leider finden der Ort und die Räumlichkeiten oft wenig Berücksichtigung bei der Vorbereitung von Präsentationen. Dabei spielt beides zuweilen eine wichtige Rolle: Der Veranstaltungsort kann eine Präsentation unterstützen oder erschweren. Ein Ort, an dem Sie sich wohlfühlen, stärkt Ihnen den Rücken. Also fragen Sie sich bitte:

■ Welche Umgebungsbedingungen gibt es am Präsentationsort?

■ Passt der Einrichtungsstil zum Thema? Passt die Raumgröße zur Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle herbeigeholt werden?

■ Welche Medien können in dem Raum eingesetzt werden?

■ Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?

■ Hat der Raum eine freundliche Atmosphäre?

Wählen Sie für Ihre Präsentation einen Ort, der zu Ihnen, zu Ihrem Thema und zu Ihrem Publikum passt.

Überlegen Sie:

■ Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?

■ Gibt es Alternativen?

Wann? (Zeitpunkt)

Legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der sich Ihre Zuschauer in einem Leistungshoch befinden. Ideal ist es, wenn Ihre Präsentation in die Zeiten der höchsten Leistungsfähigkeit fällt: bei Frühaufstehern zwischen 8 und 11 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen abends um 22 Uhr für eine Stunde präsentieren. Die meisten Menschen sind dann schon im Feierabendmodus und ihre Aufnahmefähigkeit ist stark reduziert. Ähnlich verhält es sich, sollten Sie Ihren Auftritt direkt nach dem Mittagessen haben, wenn sich die Zuhörer im berüchtigten Suppenkoma befinden und allzu leicht eindösen. Der Präsentationszeitpunkt entscheidet mit darüber, wie viele teilnehmeraktivierende Elemente Ihr Vortrag enthalten sollte. Während eines Leistungstiefs braucht es davon deutlich mehr.

Überlegen Sie:

■ An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?

Wie lange? (Dauer)

Ein häufig unterschätzter Parameter ist die Dauer der Präsentation. Von der Dauer hängt ab, wie eine Präsentation aufzubauen und zu gestalten ist:

■ Können Sie selbst (mit-)bestimmen, wie lang Ihre Präsentation geht?

■ Wenn ja: Was halten Sie selbst für sinnvoll in Anbetracht Ihres Themas, Ihrer Ziele und – vor allem! – Ihrer Zielgruppe?

Der Trend geht zu immer kürzeren und effizienteren Präsentationsformaten. Unabhängig vom Thema werden Präsentationen vor hohen Führungskräften häufig auf 20 Minuten beschränkt. Inhalte müssen dann zwangsläufig mehr auf den Punkt gebracht werden. Nehmen wir als Beispiel eine Präsentation, bei der es darum geht, das Budget für ein internes Projekt genehmigt zu bekommen. In den 20 Minuten vor den Entscheidern muss klar rüberkommen, um was es geht, was das Ziel des Projekts ist, welche Vorteile damit verbunden sind und was der Nutzen für das Unternehmen ist.

Nutzen Sie den Methodenwechsel und eine spannende Dramaturgie, um die gefühlte Vortragsdauer zu verkürzen.

Überlegen Sie:

■ Wie viel Zeit ist für Ihre Präsentation vorgesehen?

■ Welche Dauer ist sinnvoll?

Kapitel 1 kompakt

■ Die wichtigsten Vorteile der Presentation-Booster-Methode sind die geringere Vorbereitungszeit, die bessere Präsentationsqualität und die überzeugendere Präsentation.

■ Die Zielgruppe wird wesentlich gezielter angesprochen und erreicht, da genau die Vorteile, Argumente und Beweise in die Präsentation kommen, die für die betreffende Zielgruppe relevant und damit handlungsauslösend sind.

■ Die Methode beschreibt ein strukturiertes Vorgehen und stellt für jeden Schritt in der Planung und Durchführung einer Präsentation praxiserprobte Module mit veranschaulichenden, Ideen gebenden Charts zur Verfügung.

2. Erkennen Sie das Typische Ihrer Zuhörerschaft mithilfe des MotivCharts

Abb. 11: Das MotivChart mit den vier Farben Rot, Gelb, Grün und Blau

Das Typen-Modell, das im MotivChart mit den vier Farben Rot, Gelb, Grün und Blau dargestellt wird, liefert eine ganz praktische Unterstützung für das zielgruppenorientierte Vorbereiten, Erstellen und Halten von Präsentationen. Die Anwendung des MotivCharts stellt die Basis für die Presentation-Booster-Methode dar. Natürlich kann das Motiv-Chart darüber hinaus überall da hilfreich sein, wo Menschenkenntnis gefragt ist und wo man sich empathisch auf sein Gegenüber einstellen möchte.

Letztlich geht es in jeder Kommunikation darum, sich in seine Gesprächspartner beziehungsweise Zuhörer einzufühlen und zu verstehen, was ihnen wichtig ist. Erst das Erkennen ihrer vorrangigen Beweggründe und Werte ermöglicht es, gezielt auf ihre Bedürfnisse und Interessen einzugehen, sie wirklich zu erreichen und sie für mich und das, was ich mitzuteilen habe, einzunehmen.

Präsentieren Sie nicht für sich, sondern für Ihr Publikum. Das Präsentieren nach der Presentation-Booster-Methode ist ein empathisches Präsentieren. Unabhängig davon, ob es sich um eine Informations- oder eine Überzeugungspräsentation handelt, verstärkt sich dadurch die Wirkung des Vortrags beim Publikum beträchtlich.

2.1 Einfach und übersichtlich: die Vierer-Einteilung

Das MotivChart ist im Hinblick auf Präsentationszwecke als Hilfsmittel entwickelt worden und bewusst einfach gehalten. Über das MotivChart können Sie als Anwender der Presentation-Booster-Methode Ihre Zuhörerschaft in eine von vier Gruppen einordnen. Sie nutzen das MotivChart in der Analysephase und behalten es fortan im Sinn. Wenn Sie wissen, in welche Kategorie Ihr Publikum fällt, wer also vor Ihnen sitzen wird, können Sie zum nächsten Schritt übergehen und in der darauffolgenden Konzeptionsphase entsprechend der gewonnenen Erkenntnisse über die Zielgruppe den Aufbau und die Inhalte Ihrer Präsentation festlegen.

Im MotivChart gibt es vier Sektoren in den Farben Rot, Gelb, Grün und Blau:

■ Den roten Typus bezeichne ich auch als Dominanz-Typ,

■ den gelben als Stimulanz-Typ,

■ den grünen als Harmonie-Typ und

■ den blauen als Disziplin-Typ.

Mit dieser Farbgebung bin ich in Übereinstimmung mit Modellen wie DISG® oder INSIGHTS®. Sollten Sie sich damit schon auskennen, werden Sie sehr schnell mit meiner Einteilung vertraut sein. In den einzelnen Farbbereichen finden Sie die Motive und Werte (Abbildung 12), die für den betreffenden Typus von vorrangiger Bedeutung sind.

Abb. 12: Beweggründe und Werte

Das Denken, Fühlen, Handeln und Entscheiden der Menschen ist von vielen Faktoren abhängig, von ihrer Persönlichkeitsstruktur, ihrem Lebensweg, ihren Erfahrungen, ihren grundlegenden Einstellungen und Wertvorstellungen, ihrer psychischen und physischen Verfassung, ihren vorübergehenden und langfristigen Motiven. Mit einer Betrachtung von außen und einer eher oberflächlichen Befragung erreichen wir selbstverständlich keine absolut zuverlässige Typisierung. Versteckte Motive und tief verborgene Einstellungen können wir mithilfe des MotivCharts nicht sichtbar machen. Das brauchen wir für Präsentationszwecke auch nicht. Dennoch sollte es uns bewusst sein.

Genau genommen müsste man differenzieren zwischen dem beobachtbaren Verhalten und den dahinter liegenden Einstellungen, die den Antrieb für bestimmte Handlungsweisen geben. Jemand kann sich zum Beispiel sehr kämpferisch zeigen (roter Bereich), dahinter kann aber eine ausgesprochen soziale Haltung stehen (grüner Bereich). Zu beachten ist: Das MotivChart unterstellt tatsächlich, dass das gezeigte Verhalten auf einen entsprechenden Beweggrund zurückzuführen ist. Wenn also beispielsweise jemand seinen Schreibtisch sehr ordentlich aufgeräumt hat, gehen wir nach dem MotivChart davon aus, dass er generell ordnungsliebend ist.

Bitte berücksichtigen Sie, dass das MotivChart kein Persönlichkeitstest ist. Nutzen Sie dazu andere bewährte Systeme wie etwa INSIGHTS®, Reiss-Profil®, DISG® oder HDI®, um nur einige zu nennen.

Hinzu kommt: Jeder Mensch agiert und entscheidet aus einer Vielzahl von Motiven heraus. Der Vertriebsleiter eines Maschinenbauunternehmens mag zum Beispiel Humor haben (gelb) – und ist gleichzeitig verlässlich und sparsam (blau). Die Geschäftsführerin ist deutlich statusorientiert (rot) und hat außerdem einen ausgeprägten Sinn für Familie und Geselligkeit (grün).

Die Motive und Werte, die das Handeln leiten, können über das gesamte MotivChart verteilt sein. Entscheidend für die Typeneinteilung ist lediglich die Frage, in welcher Zone sich die größte Ansammlung von maßgeblichen Motiven und Werten befindet. Dort nämlich liegt der Schwerpunkt in den Verhaltensmustern und bei der Entscheidungsfindung. Nicht immer lässt sich ein eindeutiger Schwerpunkt in einem einzigen Bereich ausmachen. Es kann auch vorkommen, dass jemand mit seinen Motiven und Werten im Übergangsbereich zwischen zwei Zonen beheimatet ist und daher für Elemente aus diesen beiden Zonen empfänglich ist.

Gehen Sie nicht davon aus, Sie hätten einen einzelnen Menschen mit einer Farbzuordnung hinreichend erfasst. Einem solchen Schubladendenken möchte ich keinen Vorschub leisten. Jeder Mensch ist in erster Linie ein Individuum mit einer einzigartigen, facettenreichen Persönlichkeit.

Wichtig im Zusammenhang mit der Typeneinteilung im MotivChart ist zudem der folgende Aspekt: Bitte bedenken Sie, dass jeder Typus Stärken und Schwächen hat. Nur sind bei jedem die Stärken und Schwächen anders gelagert. Kein Farbtyp ist „besser“ oder „schlechter“ als ein anderer, jedem gebührt gleichermaßen Respekt und Wertschätzung. Alle Typen sind für unsere Gesellschaft notwendig. Mit dem MotivChart bewerten Sie nicht. Sie nutzen es lediglich als Werkzeug, um erfolgreicher zu kommunizieren und zu präsentieren.