Kitabı oku: «Aprender PowerPoint 2013 con 100 ejercicios prácticos», sayfa 2
| 005 | Trabajar con la Cinta de opciones |
LOS TRADICIONALES MENÚS Y BARRAS DE HERRAMIENTAS de las versiones anteriores de PowerPoint fueron sustituido en la versión 2007 por la llamada Cinta de opciones, que ganó protagonismo en la versión 2010, y contiene herramientas organizadas por grupos en diferentes fichas. En cada una de estas fichas se incluyen los comandos de las tareas más habituales del programa.
IMPORTANTE
Además de las pestañas normales, y en función del elemento seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones pestañas contextuales que incluyen las herramientas de edición de dicho elemento (por ejemplo, Herramientas de imagen, Herramientas de dibujo, Herramientas de gráfico …).
1 Para pasar de una ficha a otra, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Haga clic sobre la pestaña Diseño de la Cinta de opciones.
La Cinta de opciones está organizada en fichas que a su vez se dividen en grupos de herramientas.
2 En este caso son tres los grupos de herramientas que se incluyen en esta ficha y que permiten modificar el diseño de las diapositivas. Los comandos que muestran una pequeña punta de flecha contienen diferentes funciones. Haga clic sobre el comando Tamaño diapositiva del grupo de herramientas Personalizar.
3 De este modo aparece un menú con los dos tamaños diferentes que pueden tener las diapositivas. Active la ficha Vista y haga clic sobre el iniciador de cuadro de diálogo que aparece a la derecha del título del grupo de herramientas Mostrar.
4 Se abre el cuadro de diálogo Cuadrículas y guías, desde el que podemos definir estas dos herramientas para el archivo abierto. Cierre este cuadro pulsando el botón Cancelar.
5 La Cinta de opciones puede minimizarse de manera que sólo se muestren las pestañas de cada una de sus fichas. Haga clic en el icono de punta de flecha que aparece en su esquina inferior derecha para desanclarla.
Si ha desanclado la Cinta de opciones, puede volver a anclarla pulsando el icono de chincheta que aparece en el mismo lugar que el icono que permite desanclarla. También puede pasar de un modo al otro con el atajo Ctrl.+F1.
6 De este modo la Cinta de opciones se ha desanclado y ahora muestra sólo las pestañas de sus fichas. Para ver las herramientas de cada una de ellas, basta con hacer clic sobre la pestaña correspondiente. Haga clic sobre la pestaña Animaciones y pulse sobre la diapositiva para comprobar cómo se oculta la Cinta de opciones.
7 Y para volver a mostrar la Cinta de opciones en su tamaño normal, haga doble clic sobre esa misma pestaña.
8 Los atajos de teclado permiten ejecutar todo tipo de acciones desde cualquier punto del programa y sin necesidad de utilizar el ratón. Todos los comandos de la Cinta de opciones pueden utilizarse mediante teclas de acceso. Pulse la tecla Alt de su teclado para visualizar información sobre teclas para cada función en la vista actual de PowerPoint.
9 En efecto, ahora se muestran sobre los elementos las teclas que debemos pulsar para activarlos.
Supongamos, por ejemplo, que queremos ver el contenido de la ficha Presentación con diapositivas de la Cinta de opciones. Pulse la tecla S de su teclado.
10 Para acabar este ejercicio en el que hemos aprendido a trabajar con la nueva Cinta de opciones, sitúese en la ficha Inicio pulsando sobre su correspondiente pestaña.
IMPORTANTE
Cuando las dimensiones de la pantalla no permiten mostrar todas las herramientas de la Cinta de opciones, el programa agrupa las que se incluyen en un mismo grupo en un botón que muestra el nombre de dicho grupo.
| 006 | Insertar diapositivas |
LA INSERCIÓN DE DIAPOSITIVAS PUEDE LLEVARSE a cabo desde el comando Nueva diapositiva disponible tanto en la ficha Inicio como en Insertar, o desde el menú contextual de una de las diapositivas del panel de diapositivas.
IMPORTANTE
En el grupo de herramientas Diapositivas se encuentra el botón Nueva diapositiva.
Si pulsamos directamente sobre la imagen del botón, el programa añadirá una nueva diapositiva con un formato predeterminado, mientras que si hacemos clic sobre el botón de flecha aparecerá una galería con los diseños de diapositivas que ofrece Office.
1 En este ejercicio trabajaremos en la presentación en blanco que dejamos abierta al acabar el ejercicio pasado y el ella insertaremos varias diapositivas; su organización así como otras acciones concretas se reservarán para los siguientes ejercicios. Como ha podido comprobar en los primeros ejercicios de este curso, el diseño predeterminado de presentaciones dispone únicamente de una diapositiva. Insertaremos dos más mediante distintos procedimientos. En la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, haga clic sobre la imagen del botón Nueva diapositiva del grupo de herramientas Diapositivas.
2 El diseño de la nueva diapositiva no es el mismo que el de la primera que aparece por defecto al crear una presentación.
La razón es simple: la que aparece como primera diapositiva al crear la presentación, se establece como título o como portada, mientras que el resto, todas las que se incorporen a continuación, albergarán contenido. Ahora insertaremos una nueva diapositiva utilizando el menú contextual del Panel de diapositivas. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la segunda diapositiva en este panel.
Por defecto, las diapositivas insertadas en una presentación presentan el diseño de título y objetos.Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento se desplegará su menú contextual.
3 Desde este menú contextual podemos agregar, duplicar y eliminar diapositivas, cambiar su diseño y su fondo, etc. Pulse sobre la opción Nueva diapositiva.
4 Compruebe que el diseño de la segunda diapositiva se ha repetido en ésta. A continuación, le mostraremos cómo puede agregar una diapositiva con un diseño concreto entre la segunda y la tercera. Seleccione en el Panel de diapositivas la diapositiva número 2.
5 Pulse sobre el botón de flecha de la herramienta Nueva diapositiva, en el grupo Diapositivas, ficha Insertar.
6 Aparece así la galería de los diseños de diapositivas incluidas en el tema de Office. Desde este menú, también es posible duplicar diapositivas, insertar diapositivas de esquema y volver a utilizar diapositivas de otros archivos o de la biblioteca. Pulse sobre el diseño Dos objetos.
7 Sepa que la inserción de nuevas diapositivas también puede llevarse a cabo desde la vista Clasificador de diapositivas. Para acabar este ejercicio en el que hemos aprendido diferentes métodos para agregar diapositivas a una presentación, pulse el botón de aspa de la Barra de título para cerrar la presentación y, en el cuadro de advertencia que se abre pulse No guardar para cerrar el programa.
| 007 | Duplicar diapositivas |
DUPLICAR DIAPOSITIVAS NO ES MÁS QUE obtener una copia exacta de una diapositiva existente en una presentación. La acción del duplicado de diapositivas resulta especialmente útil cuando el usuario necesita crear una nueva diapositiva muy parecida a otra.
IMPORTANTE
Cada vez que se abre una presentación, ésta se sitúa sobre la anterior, de modo que todas permanecen abiertas aunque no visibles. Además, el nombre que el programa le aplica por defecto es Presentación, seguido del número de orden correspondiente. La herramienta Cambiar ventanas de la ficha Vista de la Cinta de opciones muestra un listado de las presentaciones abiertas.
1 Descargue desde nuestra web la presentación Los nutrientes y guárdela en la carpeta Mis documentos.
2 Haga clic en la pestaña Archivo y en la ficha del mismo nombre seleccione la opción Abrir.
3 En el panel Ubicaciones escoja la opción Equipo
4 Se abre el cuadro de diálogo Abrir. Localice y seleccione el archivo en cuestión y pulse sobre el botón Abrir.
5 Verá que se ha abierto la presentación Los nutrientes.pptx. Pulse en la segunda diapositiva en el Panel de diapositivas.
6 Puede acceder a la opción Duplicar diapositiva tanto desde el menú contextual de la diapositiva seleccionada como desde el botón Nueva diapositiva de la ficha Inicio. El duplicado de la diapositiva se situará siempre a continuación de la original. Haga clic en el botón de punta de flecha del comando Nueva diapositiva y luego pulse sobre la opción Duplicar diapositivas seleccionadas.
7 Ahora la diapositiva número 3 es una réplica exacta de la número 2, con el mismo diseño y el mismo contenido, que puede modificar según sean sus necesidades. A continuación, pulse la tecla Control y, sin soltarla, haga clic sobre la primera diapositiva en el Panel de diapositivas.
8 De este modo ha seleccionado la diapositivas primera y tercera. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la primera diapositiva del panel y pulse sobre la opción Duplicar diapositiva.
9 Las dos diapositivas seleccionadas se han duplicado y se han colocado debajo de la última de las seleccionadas, es decir, la número 3. Haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical del Panel de diapositivas.
10 Efectivamente, las diapositivas 4 y 5, que se encuentran seleccionadas, se han insertado después de la 3. Vamos a aprovechar que están seleccionadas para comprobar que también es posible ocultar en una presentación varias diapositivas. Active la ficha Presentación con diapositivas.
11 Pulse sobre el comando Ocultar diapositiva del grupo de herramientas Configurar.
12 Las dos diapositivas seleccionadas se muestran sombreadas en el Panel de diapositivas y sus números tachados, lo que indica que no aparecerán en la presentación final.
Para volver a mostrarlas, muestre el menú secundario de las diapositivas ocultas y desactive la opción Ocultar diapositiva pulsando sobre ella.
IMPORTANTE
Para seleccionar varias diapositivas seguidas a la vez en el Panel de diapositivas debemos pulsar sobre ellas manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, mientras que si esas diapositivas no son consecutivas, usaremos la tecla Control.
| 008 | Cortar, copiar y borrar diapositivas |
CUANDO SE DISEÑAN PRESENTACIONES CON MUCHAS diapositivas, es habitual que, una vez terminadas y comprobadas, el usuario decida cambiar de posición algunos de estos elementos. Esta acción es la que se conoce con el nombre de Mover.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo puede copiar, cortar y pegar diapositivas no sólo en una misma presentación sino también de una presentación a otra. Para ello, utilizaremos una vez más las presentación Los nutrientes. Seleccione las diapositivas 4 y 5 en el Panel de diapositivas.
2 Pulse sobre ellas con el botón secundario del ratón y escoja la opción Eliminar diapositivas.
3 Seleccione ahora la diapositiva 3, active la ficha Inicio de la Cinta de opciones y pulse sobre la herramienta Cortar, cuyo icono muestra unas tijeras en el grupo Portapapeles.
4 La diapositiva número 4 ha desaparecido, y la numeración se ha organizado. Haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical del Panel de diapositivas.
5 Una línea horizontal muestra la ubicación seleccionada.
6 Seguidamente le mostraremos cómo también puede mover diapositivas entre presentaciones. Descargue y abra la presentación Vitaminas.pptx de nuestra web.
7 Seleccione la diapositiva 2 y pulse el botón Copiar, que es el que muestra dos folios de papel en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.
8 Active la ficha Vista, pulse el comando Cambiar ventanas del grupo Ventana y escoja la opción Los nutrientes para traer esta presentación de nuevo a primer plano.
9 Seleccione la última diapositiva, pulse en la parte inferior del comando Pegar en la Cinta de opciones y, del menú Opciones de pegado escoja la primera, Usar tema de destino.
10 La diapositiva se pega pero mantiene el tema de la presentación activa.
y a continuación escoja la segunda opción para que conserve su diseño de origen.
La etiqueta inteligente de Opciones de pegado permite pegar una diapositiva manteniendo el formato original.
IMPORTANTE
Todos los elementos que se cortan o se copian se almacenan provisionalmente en el Portapapeles, hasta que el usuario decide pegarlos en otra ubicación.
Sepa que para mover diapositivas en la misma presentación también se puede utilizar la técnica de arrastre, seleccionándolas y situándolas en el punto deseado de la presentación.
| 009 | Guardar las presentaciones |
PARA PODER CONSERVAR TODAS LAS PRESENTACIONES que realice con PowerPoint, es imprescindible conocer cómo guardarlas. Dichas presentaciones pueden guardarse en el disco duro interno o externo, en una ubicación en red, en un CD-ROM o en un DVD.
IMPORTANTE
El programa dispone de dos opciones para guardar sus creaciones: Guardar y Guardar como. La primera vez que guarda una presentación, el usuario puede elegir indistintamente la opción Guardar y Guardar como, puesto que ambas abrirán la ventana Guardar como, en la que deberá especificar la ubicación y el nombre para la presentación.
1 Con la presentación Los nutrientes en pantalla, haga clic en el icono Guardar, que muestra un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido.
2 Los cambios realizados se han almacenado en el archivo. Despliegue el menú Archivo, escoja la opción Guardar como para abrir la vista del mismo nombre y pulse sobre la opción Documentos para guardar el archivo en esta ubicación.
3 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como mostrando la ubicación escogida. Pulse sobre el botón Nueva carpeta de la Barra de herramientas de este cuadro.
4 Aparece una nueva carpeta vacía a la que debemos asignar un nombre. Escriba el término Duplicados y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada del nombre y abrir la carpeta. Añada al nombre del archivo la palabra Copia y pulse Guardar.
5 La copia se ha guardado en la ubicación indicada y es la que queda abierta en la aplicación. Escoja nuevamente la opción Guardar como del menú Archivo y pulse sobre el nombre de la carpeta Duplicados que ya se ha añadido a las ubicaciones disponibles.
6 Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo.
7 Se muestra una larga lista de tipos de archivo, disponibles todos para cualquier archivo de presentación de PowerPoint. Seleccione la opción Presentación de PowerPoint 97-2003.
8 Tenga en cuenta que al guardar la presentación con este formato dispondrá de dos archivos con el mismo nombre: uno con extensión .ppt y otro con extensión .pptx. Pulse el botón Guardar.
9 La presentación se almacena con el formato antiguo de PowerPoint y en la Barra de título, aparece el término Modo de compatibilidad para indicarlo.
10 Al abrir una presentación en modo de compatibilidad, la ficha Información muestra una opción que permite convertir el documento al formato de PowerPoint 2013. Haga clic en el botón Convertir dentro de la categoría Modo de compatibilidad.
11 Automáticamente se abre de nuevo el cuadro Guardar como, mostrando seleccionada la opción adecuada en el campo Tipo. Cancélelo y cierre el archivo de copia sin guardar los cambios.
IMPORTANTE
El modo de compatibilidad asegura que las características nuevas o mejoradas de la versión 2013 del programa no estarán disponibles al trabajar con este documento, para que los usuarios que usen versiones anteriores puedan editarlo completamente.
| 010 | Cambiar las vistas de presentación |
ADEMÁS DE LA VISTA NORMAL, QUIZÁS la más utilizada, el programa nos ofrece seis vistas más. La vista Clasificador de diapositivas, la vista Página de notas, la vista de Lectura, la vista Patrón de diapositivas, la vista Patrón de documentos y la vista Patrón de notas.
IMPORTANTE
Las diapositivas pueden moverse tanto en la vista Normal como en la vista Clasificador de diapositivas, pero nunca en la Presentación con diapositivas. Para llevar a cabo esta acción, el usuario puede utilizar los comandos Cortar y Pegar, disponibles en la ficha Inicio de la Cinta de opciones y en el menú contextual de toda diapositiva, aunque la técnica de arrastre resulta la más fácil y rápida para mover diapositivas.
1 En este ejercicio comprobaremos la utilidad de las diferentes vistas de diapositivas que nos ofrece PowerPoint. Para este ejercicio, seguiremos trabajando con la presentación Vitaminas que quedó en pantalla en el ejercicio anterior. Para empezar haga clic sobre la pestaña Vista de la Cinta de opciones.
2 La vista en la que se muestran las presentaciones por defecto es la Vista Normal. En esta vista, el usuario puede realizar modificaciones y comprobar los efectos de éstas. Dispone de dos espacios de trabajo: el Panel de diapositivas, que se sitúa a la izquierda de la pantalla y el Área de edición que ocupa el área principal de la pantalla. Veamos qué aspecto tiene la Vista Esquema. Haga clic sobre este comando del grupo Vistas de presentación.
3 La ficha Esquema muestra en forma de esquema el contenido textual de cada una de las diapositivas que componen la presentación.
4 Esta vista nos muestra la página de notas lista para editar. Puede apuntar cualquier comentario e imprimirla con esta presentación.
5 Esta otra vista muestra los patrones de las diapositivas en modo de edición para poder modificar su diseño y presentación. Además, se activa la ficha Patrón de diapositivas en la Cinta de opciones. Pulse el botón Cerrar vista Patrón de la ficha Patrón de diapositivas para volver a la vista anterior.
6 Haga clic nuevamente sobre la pestaña Vista de la Cinta de opciones y ahora pulse sobre la herramienta Patrón de documentos del grupo de herramientas Vistas Patrón.
7 Ésta es la vista Patrón de documentos, desde la que se puede cambiar el diseño y la presentación de los documentos impresos.
8 Active de nuevo la ficha Vista pulsando sobre su pestaña en la Cinta de opciones y haga clic sobre el botón Patrón de notas.
9 Esta vista nos muestra el patrón de notas a modo de edición para que podamos modificar su estilo y su presentación. Active la Vista Normal usando esta vez el primero de los iconos de acceso directo a vistas de la Barra de estado, en la parte inferior de la pantalla, para dar por acabado el ejercicio.
IMPORTANTE
Para cambiar de una vista a otra podemos utilizar los iconos de acceso directo a vistas que aparecen a la derecha de la Barra de estado o bien las herramientas que se incluyen en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Hay que tener en cuenta que en la Barra de estado sólo aparecen tres iconos de vistas, concretamente, los de vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y vista de Lectura, mientras que en la ficha Vista disponemos de otras vistas quizás no tan habituales pero sí útiles en determinados momentos.
