Kitabı oku: «Manual de Excel 2010», sayfa 2
Lección 3. La Cinta de opciones
La Cinta de opciones es otro de los componentes de la interfaz del programa que se presentó como novedad en Excel 2007. Sustituye a los antiguos menús y barras de herramientas e incluye, distribuidos en fichas, los comandos necesarios para trabajar con libros. Cada ficha de la Cinta de opciones está relacionada con una actividad concreta (diseñar una página, insertar elementos, modificar la vista) y muestra a su vez grupos lógicos de herramientas para facilitar su localización. Para ahorrar espacio en el Área de trabajo, algunas fichas únicamente se muestran cuando son necesarias; estas fichas se denominan Fichas contextuales y se caracterizan por mostrar pestañas de diferentes colores. Excel 2010 ofrece un alto nivel de personalización para la Cinta de opciones permitiendo mostrar u ocultar fichas, minimizarla para que haya más espacio disponible en pantalla, añadirle grupos personalizados que contengan comandos usados frecuentemente, etc.
RECUERDE
Por defecto, en la ficha Personalizar la Cinta del cuadro Opciones de Excel aparecen las fichas principales de este elemento. Para verlas todas deberá seleccionar la opción Todas las fichas en el campo Personalizar la Cinta de opciones.
1 En este ejercicio trabajaremos con la Cinta de opciones, en la que se agrupan todas las herramientas para trabajar con libros de Excel. Este elemento de la interfaz del programa se encuentra por defecto, en estado expandido, debajo de la Barra de herramientas de acceso rápido. Veamos en primer lugar cómo minimizarlo. Pulse el botón con una punta de flecha hacia arriba situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (1)
2 Como puede ver, cuando la Cinta de opciones se minimiza, únicamente se muestran los nombres de las pestañas. Sepa que también puede minimizarla y maximizarla pulsando la combinación de teclas Ctrl.+F1. Para mostrar las herramientas de una ficha, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Haga clic, por ejemplo, sobre la pestaña Insertar (2) y, para ocultar nuevamente las herramientas de esta ficha, vuelva a pulsar sobre esa misma pestaña. (3)
3 Para maximizar la Cinta puede volver a pulsar el botón de punta de flecha o la combinación de teclas Ctrl.+F1, hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o desactivar la opción Minimizar la Cinta de su menú contextual. Haga doble clic sobre la pestaña Inicio.
4 En Excel 2007 ya era posible personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido añadiéndole comandos, sin embargo no se podían crear ni personalizar fichas en la Cinta de opciones. Una de las novedades de Excel 2010 consiste precisamente en la posibilidad de personalizar en gran medida la Cinta, modificando las fichas integradas y creando fichas y grupos propios según sean las necesidades del usuario. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Personalizar la Cinta. (4)
También puede acceder a la categoría Personalizar Cinta del cuadro Opciones de Excel desde ese cuadro, que se abre al elegir el comando Opciones del menú Archivo.
5 Se abre el cuadro Opciones de Excel mostrando activa la categoría Personalizar Cinta. Puede usar la lista Personalizar la cinta de opciones para agregar, quitar, reordenar e incluso cambiar el nombre de las fichas, grupos y comandos. Las fichas principales que se muestran por defecto en la Cinta están marcadas con un signo de verificación. Para añadir la ficha Programador, haga clic en su casilla de verificación y pulse el botón Aceptar. (5)
Algunas de las fichas que aparecen activadas en la lista son fichas de herramientas contextuales que sólo aparecen cuando son necesarias para editar determinados elementos; es el caso de la ficha Eliminación de fondo.
6 Vea cómo la ficha se añade a la Cinta. (6) Haga clic nuevamente con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y pulse en la opción Personalizar la Cinta.
7 Desactive la ficha Programador pulsando en su casilla de verificación y haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal.
8 Usando los botones de flecha que aparecen a la derecha de la lista de fichas puede cambiar su orden en la Cinta de opciones. Seleccione la ficha Diseño de página en la lista de fichas principales y pulse el botón de punta de flecha que señala hacia arriba para que se coloque por encima de la ficha Insertar. (7)
9 Como hemos dicho, en Excel 2010 puede personalizar el área de trabajo según sean sus preferencias añadiendo a la Cinta de opciones fichas y grupos de herramientas con los que trabaje habitualmente. Veamos cómo hacerlo. Pulse el botón Nueva pestaña.
RECUERDE
Tenga en cuenta que, por defecto, la ficha Complementos es para comandos que estaban disponibles como complementos de Microsoft Office 2007 y versiones anteriores. No es posible agregar, quitar o cambiar el orden de los comandos en la ficha Complementos.
10 Se añade a la lista de fichas principales una nueva, llamada por defecto Nueva pestaña (personalizada) que incluye un grupo también denominado Nuevo grupo (personalizado). Antes de añadir el grupo y las herramientas a la nueva pestaña, le cambiaremos el nombre. Seleccione con un clic la pestaña Nueva pestaña (personalizada) y pulse el botón Cambiar nombre. (8)
11 Se abre de este modo el cuadro Cambiar nombre, en el que debemos sustituir el nombre por defecto por el que nos interese. En el campo Nombre para mostrar escriba, por ejemplo, la palabra Libro y después pulse el botón Aceptar. (9)
12 Una vez cambiado el nombre de la pestaña personalizada, añadiremos al grupo incluido en ella dos herramientas. Seleccione el grupo Nuevo grupo y haga clic en la parte izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal para ver la lista de comandos.
13 Seleccione el comando Abrir y pulse el botón Agregar.
14 Vea cómo la herramienta seleccionada se añade al grupo de la pestaña que estamos creando. Seleccione también la herramienta Abrir archivo reciente y pulse el botón Agregar. (10)
15 De este modo podemos ir añadiendo grupos y herramientas a nuestra nueva ficha. Para ver su aspecto en la Cinta de opciones, pulse el botón Aceptar.
16 Efectivamente, ahora la ficha Diseño de página se muestra en segundo lugar y, a continuación, aparece nuestra nueva ficha Libro. Pulse sobre su pestaña y compruebe que las herramientas que hemos seleccionado se han agregado correctamente al nuevo grupo. (11)
17 Para acabar este ejercicio en el que ha podido comprobar las interesantes opciones de personalización de la Cinta que ofrece Excel 2010 recuperaremos su configuración original. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Libro y pulse en el comando Personalizar la Cinta.
18 Recuerde que puede ocultar fichas en la Cinta desactivándolas en la lista o bien quitarlas definitivamente pulsando el botón Quitar y tenga en cuenta también que las opciones de personalización se pueden aplicar también sobre las fichas de herramientas contextuales. Pulse el botón Restablecer.
19 Este comando incluye una opción que permite restablecer únicamente la ficha de la Cinta que se haya modificado y se encuentre seleccionada o bien restablecer todas las personalizaciones realizadas. Elija la opción Restablecer todas las personalizaciones. (12)
20 En el cuadro de advertencia que aparece, pulse el botón Sí para que se eliminen todas las personalizaciones de la Cinta de opciones que hemos llevado a cabo. (13)
Al elegir la opción Restablecer todas las personalizaciones, restablecerá la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido a la configuración predeterminada.
21 Compruebe que la Cinta de opciones vuelve a mostrar sus fichas predeterminadas y en su orden original. Para acabar el ejercicio, pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel.
Lección 4. Personalizar el entorno de Excel
Como ha podido comprobar en los ejercicios anteriores, Excel 2010 ofrece un gran número de opciones de personalización para dos de los elementos más importantes de su interfaz, la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones. Pero el cuadro Opciones de Excel permite cambiar otras muchas particularidades del programa para que su entorno se ajuste a las necesidades y gustos del usuario. Entre las muchas opciones de configuración del entorno de Excel 2010 se encuentra la posibilidad de cambiar la combinación de colores de fondo, de ocultar la información en pantalla y de modificar el número de elementos recientes que se mostrarán en el nuevo menú Archivo.
1 En este ejercicio practicaremos con algunas de las múltiples opciones de configuración del entorno que ofrece Excel 2010. En primer lugar, veremos cómo cambiar la combinación de colores de su interfaz. Pulse en la nueva pestaña Archivo.
2 La vista que se muestra ahora es otra de las novedades de los programas de la suite Office 2010. En función del comando seleccionado en el menú de la izquierda, la nueva vista Backstage de la derecha muestra diferentes opciones de trabajo. Haga clic sobre el comando Opciones. (1)
Tanto la pestaña Archivo como la vista Backstage son novedades en Excel 2010.
3 Se abre el cuadro Opciones de Excel mostrando activa la categoría General. Observe que en el apartado Opciones de interfaz de usuario de esta categoría se muestran habilitadas por defecto la minibarra de herramientas al seleccionar y las vistas previas activas. Además, la combinación de colores por defecto es Plateado y están activadas también las descripciones de características de información en pantalla. Para cambiar la combinación de colores, pulse el botón de flecha de ese campo y elija la opción Negro. (2)
4 Ahora indicaremos que no queremos que aparezca información de las herramientas en pantalla al mantener el puntero del ratón sobre ellas durante unos segundos. Pulse el botón de flecha del campo Estilo de información en pantalla y elija la opción No mostrar descripciones de características en información en pantalla. (3)
5 De este modo no aparecerá la información mejorada, esto es, unas ventanas más grandes que las de información en pantalla en las que se muestra un texto que describe las herramientas y pueden tener un vínculo a un tema de la Ayuda. Tenga en cuenta que la información en pantalla, es decir, las pequeñas ventanas que muestran el nombre de la herramienta, seguirán apareciendo. En el siguiente apartado, Al crear nuevos libros, es posible determinar la fuente, el tamaño de fuente, la vista predeterminada para hojas nuevas y el número de hojas que se incluirá en los nuevos libros. Seguidamente cambiaremos el número de documentos recientes que se mostrarán en el menú Archivo. Haga clic en la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel. (4)
6 Pulse en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical para visualizar el apartado Mostrar.
7 Haga doble clic en el campo Mostrar este número de documentos recientes y escriba el valor 5. (5)
8 De este modo sólo se mostrarán 5 documentos abiertos recientemente en la lista de documentos recientes del nuevo menú Archivo. Para aplicar los cambios realizados en la interfaz de Excel, pulse el botón Aceptar.
9 Ahora el fondo del programa es de color negro. Para comprobar que no aparece la etiqueta de información mejorada sobre las herramientas, mantenga situado el puntero del ratón durante unos segundos sobre pequeño icono que aparece junto al título del grupo de herramientas Fuente, en la ficha Inicio. (6)
10 Efectivamente, aparece durante unos segundos la etiqueta de información en pantalla, pero no la de información mejorada. En este caso, la etiqueta nos informa de que este icono, denominado iniciador de cuadro de diálogo, abre el cuadro Formato de celdas en su ficha Fuente. Vamos a acabar este ejercicio recuperando la combinación de colores plateada y activando nuevamente la información mejorada en pantalla. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse en el comando Opciones. (7)
11 Pulse el botón de punta de flecha del campo Combinación de colores y elija el color Plateado. (8)
En la ficha General del cuadro Opciones de Excel, el programa ofrece tres posibles combinaciones de colores para su interfaz: Azul, Plateado y Negro.
12 Pulse el botón de punta de flecha del campo Estilo de información en pantalla, elija la opción Mostrar descripciones de características en información en pantalla y, para aplicar los cambios, pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel.
14 Y para comprobar que se muestra la información mejorada de las herramientas, mantenga el puntero del ratón durante unos segundos sobre el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Fuente.
RECUERDE
La minibarra de herramientas aparecerá por defecto al seleccionar texto con el ratón y proporciona un acceso rápido a las herramientas de edición de texto. Puede hacer que no aparezca desactivándola en la categoría General del cuadro de opciones de Excel.
Lección 5. La Barra de estado
La Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la interfaz de Excel, bajo el Área de trabajo, y en ella se muestran por defecto y de izquierda a derecha el modo de la celda seleccionada en estos momentos, el icono de grabación de macros, los iconos de acceso directo a las diferentes vistas del documento, el zoom y el control deslizante para aumentarlo o disminuirlo. En función del contenido de las celdas y del tipo de operación que se esté llevando a cabo con el programa puede aparecer otra información en la Barra de estado. Los datos e iconos que aparecen en la Barra de estado se pueden modificar a través de su menú contextual.
1 En el sencillo ejercicio que proponemos a continuación le mostraremos cómo configurar la Barra de estado de Excel. Como se ha dicho en la introducción, la Barra de estado se encuentra en la parte inferior de la interfaz de Excel y muestra por defecto el modo de la celda y el icono de grabación de macros en la parte izquierda, y los iconos de acceso a vistas, el nivel de zoom y el control deslizante del zoom en la parte derecha. Algunos de estos iconos dan acceso a cuadros de diálogo. Haga clic sobre el icono de grabación de macros, el primero que aparece en la Barra de estado. (1)
2 Se abre en este caso el cuadro Grabar macro. Ciérrelo pulsando el botón Cancelar. (2)
3 Puede personalizar la Barra de estado para que muestre diferentes iconos activándolos o desactivándolos en su menú contextual. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier punto libre de la Barra de estado para desplegar su menú contextual.
4 Algunas de las opciones que aparecen activadas por defecto en este menú no se muestran todavía en la Barra de estado, ya que requieren de la presencia de datos en las celdas. Haga clic en la opción Grabación de macros para desactivarla (3) y vea cómo desaparece ese icono de la Barra.
5 Activaremos ahora la opción Modo de sobrescritura y comprobaremos que aparece esa información en la Barra de estado cuando escribimos en las celdas. Haga clic en la opción Modo de sobrescritura para activarla. (4)
Las herramientas que se mostrarán en la Barra de estado están marcadas en su menú contextual con un signo de verificación.
6 Cierre el menú contextual de la Barra de estado pulsando en la celda A1 de la hoja.
7 Observe que el nombre de la celda (que equivale a la letra de la columna seguida del número de la fila en que se encuentra) aparece ya en el campo Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la Barra de fórmulas. Escriba en esa celda la palabra mesa y, en la Barra de fórmulas, que se encuentra entre la Cinta de opciones y la hoja de cálculo, pulse delante de la letra e.
8 Active el modo Sobrescribir pulsando la tecla Insert de su teclado y observe que aparece el término Sobrescribir en la Barra de estado (5) a la vez que queda seleccionada la letra e para ser sustituida por otra. (6)
9 Escriba la letra a y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.
10 Cuando acaba la edición de la celda, desaparece la etiqueta Sobrescribir de la Barra de estado. Para acabar, desactivaremos esa opción para que no se vuelva a mostrar en la Barra. Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier punto de libre de la Barra de estado y desactive la opción Modo de sobrescritura pulsando sobre ella. (7)
El botón de la Barra de estado que muestra el porcentaje de zoom aplicado a la hoja abre el cuadro de diálogo Zoom, desde el que es posible modificar ese porcentaje y aplicar distintos ajustes de visualización.
11 Cierre el menú contextual de la Barra de estado pulsando en la celda A1 y, por último, pulse la tecla Suprimir para eliminar el texto introducido en esa celda.
Lección 6. Exportar e importar personalizaciones
Cuando haya acabado de personalizar según sus necesidades la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones, puede exportar la nueva configuración a un archivo que posteriormente podrá ser importado y utilizado por otros usuarios y en otros equipos. El nuevo archivo de personalización importado reemplaza el diseño actual de la Cinta y de la Barra de herramientas de acceso rápido, lo que permite que los programas de la suite Office presenten la misma apariencia que los de otros compañeros u otros equipos. Al importar un archivo de personalización, hay que tener en cuenta que se perderán todas las personalizaciones de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido, por lo que resulta conveniente exportar siempre las personalizaciones realizadas a un archivo para poder recuperarlas en caso de necesidad.
1 Imagine que ha personalizado según sus necesidades tanto la Cinta de opciones como la Barra de herramientas de acceso rápido de Excel y que desea que esos elementos de la interfaz de Excel se muestren igual cuando trabaje en otro equipo. Para ello puede exportar su personalización e importarla posteriormente. En este ejercicio le mostraremos el sencillo procedimiento que debe seguir. Para empezar, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Opciones. (1)
La nueva ficha Archivo de Excel 2010 reemplaza al botón Microsoft Office de Excel 2007 y al menú Archivo de versiones anteriores de la aplicación.
2 En el cuadro Opciones de Excel, pulse sobre la categoría Personalizar Cinta. (2)
3 Sepa que puede aumentar el tamaño de este cuadro arrastrando sus lados. Hágalo si es necesario para ver completo el botón Importar o exportar y púlselo.
4 Como ve, este botón incluye las opciones necesarias para importar y exportar archivos de personalización. Pulse en la opción Exportar todas las personalizaciones. (3)
5 En el cuadro Guardar archivo debemos establecer un nombre y una ubicación para el archivo de personalización. Por defecto, los archivos de personalización se almacenan en la biblioteca Documentos. Mantenga el nombre y la ubicación que aparecen por defecto en este cuadro y pulse el botón Guardar. (4)
6 Realizaremos ahora un sencillo cambio en la Cinta de opciones para ver después cómo podemos recuperar la personalización anterior. Seleccione en la lista de fichas principales el grupo de herramientas Portapapeles de la ficha Inicio y pulse el botón Quitar.
7 Pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel y compruebe que el grupo de herramientas Portapapeles ya no aparece en la ficha Inicio. (5)
8 Lógicamente, la exportación e importación de personalizaciones adquiere mayor sentido cuando éstas han sido muchas y variadas y resulta laborioso recuperar la configuración anterior a los cambios. Accederemos ahora directamente a la categoría Personalizar Cinta del cuadro Opciones de Excel. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y haga clic en la opción Personalizar la Cinta. (6)
9 Si ha modificado antes las dimensiones del cuadro mediante el arrastre, puede comprobar que éstas se conservan al volver a acceder a él. Pulse el botón Importar o exportar y elija la opción Importar archivo de personalización. (7)
Los archivos de personalización se guardan con extensión .exportedUI.
10 En el cuadro Abrir archivo, localice y seleccione en su biblioteca Documentos el archivo Personalizaciones de Excel.exportedUI y pulse el botón Abrir.
11 Un cuadro de diálogo nos advierte de que si acepta la operación, se reemplazarán todas las personalizaciones de la Cinta de opciones y de la Barra de herramientas de acceso rápido para este programa. Pulse el botón Sí de este cuadro. (8)
12 Pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel y compruebe que vuelve a aparecer el grupo de herramientas Portapapeles en la ficha Inicio.
RECUERDE
Tenga en cuenta que la importación de personalizaciones sólo puede llevarse a cabo entre los mismos programas, es decir, no es posible importar una personalización de Excel en Word, por ejemplo.
