Kitabı oku: «Manual de Excel 2010», sayfa 8
Lección 26. Validar datos
La función que nos ocupa en esta lección tiene como objetivo minimizar los errores al crear hojas de cálculo. El proceso consiste en establecer unos límites a los datos que pueden contener una celda, fila o columna. Estas limitaciones pueden ser de tipo numérico, de texto o de fórmula. Existe incluso la posibilidad de limitar las entradas en una celda a los contenidos de una lista, haciendo imposible la introducción de una cadena de texto que no pertenezca a dicha lista. Ante una contradicción entre los datos validados y los que se intentan introducir, el programa establece tres niveles de respuesta distintos según el caso. Son los llamados Estilos de error: Grave, mediante el cual será imposible la introducción del dato no válido; advertencia, que pregunta si se desea validar el dato incorrecto, e Información, que informa, sin más, del error.
RECUERDE
Es posible buscar las celdas de una hoja de cálculo que tienen aplicada la validación de datos usando la opción Validación de datos incluida en la herramienta Buscar y seleccionar de la ficha Inicio. Una vez encontradas, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
1 Imagine que en el listado de precios con el que estamos practicando en estos ejercicios, la columna de precios de coste no puede contener valores superiores a 29 euros. Para evitar transgredir estas limitaciones, nos será muy útil validar los datos en esa columna. Sitúese en la Hoja1 del libro Precios01.xlsx pulsando en su etiqueta.
2 Para seleccionar el rango de celdas sobre el que aplicaremos la validación de datos, haga clic sobre la celda C3, desplácese por la hoja pulsando en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda C30. (1)
3 Sitúese en la ficha Datos de la Cinta de opciones y pulse en el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos. (2)
4 En el cuadro de diálogo Validación de datos, abra la lista Permitir pulsando en el botón de flecha y seleccione la opción Decimal. (3)
5 Ahora debemos determinar el criterio de validación. En este caso, como hemos dicho, queremos que las celdas seleccionadas no admitan valores superiores a 29,00. Haga clic en el botón de flecha del campo Datos y elija la opción menor que. (4)
La validación de datos resulta especialmente útil cuando un libro se tiene que compartir con otros miembros de la organización y se desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
6 Puede seleccionar un valor máximo pulsando directamente en la celda que lo contenga o bien escribirlo manualmente. En este caso, haga clic en el campo Máximo y escriba el valor 30.
7 Ahora comprobaremos cómo se comporta la función Validación de datos al escribir un valor incorrecto en una de las celdas incluidas en la selección. Pulse el botón Aceptar del cuadro Validación de datos.
8 A modo de ejemplo, cambiaremos el valor de la celda C3. Seleccione esa celda, escriba el valor 31 y pulse la tecla Retorno. (5)
9 Aparece un mensaje indicando el error. Pulse el botón Reintentar de la ventana activa, (6) escriba la cifra 29 en la misma celda y confirme la entrada con la tecla Retorno. (7)
Recuerde que el tipo de mensaje que aparece al introducir valores no válidos en celdas que tienen aplicada la validación de datos depende de la opción escogida en la ficha Mensajes de error del cuadro Validación de datos.
10 Pulse el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido para deshacer la acción y recuperar el precio original del producto.
11 Vamos a ver ahora cuáles son los tipos de mensajes que puede mostrar la función Validación de datos. Pulse nuevamente ese botón del grupo Herramientas de datos.
12 En la ventana Validación de datos, active la pestaña Mensaje de error.
13 Como ve, en esta ficha puede desactivar la opción que hace que aparezca un mensaje de error al introducir datos no válidos y determinar el estilo del mensaje de alerta. Despliegue la lista del cuadro Estilo, pulse sobre el estilo Advertencia (8) y compruebe el signo asignado a este estilo. (9)
Es posible personalizar el texto que aparece en un mensaje de error al validar datos. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
14 Para acabar, borraremos el criterio de validación de datos que hemos establecido de manera que sea posible escribir cualquier valor en las celdas correspondientes a los precios de coste. Pulse el botón Borrar todos.
15 Haga clic en el botón Aceptar y, si lo desea, compruebe que ahora puede escribir cualquier valor en las celdas que muestran los precios de coste sin que aparezca ningún mensaje de error.
Lección 27. Subtotales
De una forma automática, podemos establecer unos resúmenes en celdas concretas de las tablas. Se trata de la función Subtotal, que se encuentra en el grupo de herramientas Esquema de la ficha Datos y que, a pesar de su nombre, no siempre realiza la función de sumar parcialmente. Indicando cuál es la columna que contiene los datos a calcular y en qué puntos de la tabla debe ejecutarse la operación, podemos establecer sumas parciales, pero también promedios, productos, contar o mostrar valores máximos y mínimos. Al establecer un subtotal o más de uno, el programa incluye en la hoja los controles habituales en los esquemas. Eligiendo uno u otro nivel de esquema, se visualizará la tabla más o menos expandida o reducida.
1 Para llevar a cabo este ejercicio en el que practicaremos con la función Subtotal de Excel, utilizaremos de nuevo el libro de ejemplo Festival.xlsx. (Recuerde que puede encontrarlo en la zona de descargas de nuestra página web y guardarlo en su carpeta Documentos.) Ábralo.
2 Sitúese en la ficha Datos de la Cinta de opciones y pulse el botón Subtotal del grupo de herramientas Esquema. (1)
3 El cuadro de diálogo Subtotales propone por defecto que, al finalizar cada sector correspondiente a un país participante de la columna A, se calcule el total de la columna Total y se añada el resultado a esta misma columna. Mantenga esta configuración y pulse el botón Aceptar. (2)
4 Efectivamente, se han agregado nuevas filas con los valores totales de cada país participante a la vez que, en el margen izquierdo de la hoja de cálculo, han aparecido los típicos controles de un esquema. Pulse sobre el número 1, situado en la cabecera de dichos controles. (3)
5 En lo que se denomina nivel 1, sólo se nos muestra el total general. Pulse sobre el número 2 en la cabecera de los controles. (4)
Para mostrar un resumen de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los números de esquema y para mostrar u ocultar filas de detalle utilice los botones + y -.
6 El nivel 2 muestra únicamente los totales de cada jugador que ha calculado la función Subtotal. (5) Es posible obtener distintos niveles de visualización. Para combinar niveles de visualización, pulse sobre el primero de los botones con el signo +.
Debe saber que el comando Subtotal no está habilitado cuando se trabaja con tablas de Excel. Para agregar subtotales en una tabla, hay que convertirla primero a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto su formato.
7 Los datos correspondientes a Malta se muestran completos, es decir, en el nivel 3. (6) Pulse nuevamente el botón Subtotal del grupo de herramientas Esquema y, en el cuadro Subtotales, pulse el botón de flecha del cuadro Usar función y seleccione la función Promedio. (7)
La herramienta Subbtotal esquematiza la lista de manera que se pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
8 Desactive la opción Reemplazar subtotales actuales pulsando en su casilla de verificación para que los subtotales establecidos no desaparezcan y pulse Aceptar.
9 Al establecer un nuevo tipo de subtotal, se ha añadido un nuevo nivel al esquema, el nivel 4. (8) De este modo tan sencillo, utilizando la función Subtotal, es posible calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una columna. Para acabar este ejercicio, eliminaremos los dos subtotales que hemos creado en nuestro libro de ejemplo. Acceda nuevamente al cuadro Subtotales pulsando el botón Subtotal del grupo de herramientas Esquema.
10 Pulse el botón Quitar todos de ese cuadro y vea cómo el listado recupera su aspecto original.
Lección 28. Dividir texto en columnas
Con la herramienta Texto en columnas, incluida en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, se abre el Asistente que nos permite separar el contenido de celdas simples en diferentes columnas. Según los datos que se van a convertir, el contenido de las celdas se puede dividir en función de un delimitador, que puede ser un espacio o una coma, o en función de un salto de columna situado en una ubicación específica. Al convertir un texto en una tabla, podemos ubicarla en la misma posición de la hoja en la que se encuentran los datos originales, de manera que la tabla los sustituirá, o bien en una nueva posición que indicaremos seleccionando la celda a partir de la cual se creará la tabla.
1 En este ejercicio le mostraremos cómo convertir un texto en una tabla. Esta operación suele llevarse a cabo se desea dividir en varias columnas el contenido de las celdas de una sola. Para llevar a cabo el ejercicio, utilizaremos el libro de ejemplo Precios02.xlsx, que puede descargar desde nuestra página web y que contiene algunas modificaciones respecto a su versión anterior, Precios01.xlsx. Una vez haya guardado este archivo en su carpeta Documentos, ábralo y active la Hoja2 pulsando en su etiqueta. (1)
2 Como ve, en la columna A se han añadido una serie de productos con su correspondiente precio de coste. Utilizando la herramienta Texto en columnas, haremos que el nombre del producto se muestre en la columna A y su precio en la columna B, siguiendo el esquema del resto de la hoja. En primer lugar, debemos seleccionar el rango de celdas donde se encuentra el texto que vamos a convertir. Haga clic en la celda A14, pulse la tecla Mayúsculas y, sin liberarla, haga clic en la celda A21. (2)
3 Active la ficha Datos de la Cinta de opciones y pulse sobre la herramienta Texto en columnas, en el grupo Herramientas de datos. (3)
4 Se abre así el cuadro Asistente para convertir texto en columnas, que consta de tres pasos. En el primero de ellos debemos indicar si los datos que vamos a convertir son delimitados o de ancho fijo. Como puede ver, el programa estima que en este caso, los datos son de ancho fijo, es decir, los campos están alineados en la columna seleccionada y separados con espacios. (4) Mantenga esa opción seleccionada y pase al siguiente panel del asistente pulsando el botón Siguiente.
Puede dividir el contenido de las celdas en función de un delimitador o en función de la ubicación específica de un salto de columna en los datos.
5 En el segundo paso estableceremos dónde se colocarán los saltos de columna. En la vista previa del asistente puede ver el efecto que se conseguirá. En este caso, eliminaremos las flechas que indican saltos de columna entre las palabras de los nombres de los productos y añadiremos uno entre dichos nombres y los precios. Arrastre las flechas verticales que aparecen en la vista previa de los datos hasta que desaparezcan y después pulse en el espacio existente entre los nombres y los precios. (5)
Puede volver en cualquier momento a pasos anteriores del asistente pulsando el botón Atrás.
6 Pulse el botón Siguiente del asistente.
7 En este paso podemos establecer el formato de los datos contenidos en cada una de las columnas. Observe que el formato aplicado por defecto para todas las columnas es el General; lo cambiaremos por el formato de texto en la primera columna. Mantenga seleccionada la primera columna en la vista previa y pulse en el botón de opción Texto. (6)
8 Para la segunda columna, mantendremos el formato General. En este tercer paso también debemos indicar el punto de la hoja en que situaremos la tabla. Como puede comprobar en el campo Destino, por defecto ésta se ubicará en la primera de las celdas seleccionadas, de manera que la tabla sustituirá al texto, pero podemos situarla en cualquier otro punto para mantener el texto original. Al pulsar el icono que aparece junto a este campo, el cuadro Asistente para convertir texto en columnas se minimizará para que indiquemos mediante un clic en la hoja la celda a partir de la cual se distribuirá la tabla creada. Mantenga la celda A14 como destino para el texto en columnas y pulse el botón Finalizar.
9 Observe el resultado. El contenido de la columna A se ha repartido entre las columnas A y B tal y como esperábamos. Ahora sólo nos falta aplicar el formato número a las nuevas celdas que contienen los precios de coste de las carpetas. Haga clic en la celda B14 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, haga clic sobre la celda B21. (7)
10 Pulse en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, pulse el botón de flecha del campo Formato de número, donde se muestra por defecto el valor General, y elija el valor Número. (8)
11 Deseleccione el rango de celdas pulsando en la primera de ellas y, para acabar este ejercicio, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Lección 29. Buscar y reemplazar datos
Una forma rápida de modificar los datos en una hoja de cálculo consiste en utilizar la función Buscar y su auxiliar Reemplazar. Esta función es especialmente útil en hojas de cálculo muy extensas con un gran número de filas o columnas de datos. Las funciones Buscar y Reemplazar se encuentran en el grupo de herramientas Modificar de la ficha Inicio y son también accesibles mediante las combinaciones de teclas Ctrl.+B y Ctrl.+L. Con la función Reemplazar puede detectarse un dato o un texto concreto y sustituirlo por otro. Esta sustitución puede ser automática para todos los registros que cumplan el requisito de la búsqueda o manual, sustituyendo cada uno de los registros encontrados.
RECUERDE
Utilice la opción Elegir formato de celda que encontrará en los botones Formato del cuadro Buscar y reemplazar para tomar una muestra con el cuentagotas del formato de celda que desea buscar o sustituir. Para borrar las opciones de formato de una búsqueda, use la opción Borrar formato de búsqueda de esos mismos botones.
1 Seguiremos trabajando con nuestro libro de ejemplo Precios02.xlsx para comprobar la utilidad de las funciones Buscar y Reemplazar de Excel. En primer lugar, sitúese en la Hoja1 de este libro pulsando sobre su correspondiente etiqueta.
2 Supongamos que queremos localizar todas las celdas que contengan el valor 5,5. (Recuerde que también puede utilizar los filtros para localizar valores concretos). Pulse el botón Buscar y seleccionar del grupo de herramientas Modificar, en la ficha Inicio, y elija la opción Buscar. (1)
3 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, mostrando activa la ficha Buscar. En el cuadro de texto Buscar escriba el valor 5,5 y pulse el botón Buscar siguiente. (2)
4 Como ve, la celda activa se ha desplazado a la celda C25, ya que es el primer registro con el número 5,5. (3) Pulse una vez más el botón Buscar siguiente.
Si al realizar una búsqueda usando la función Buscar Excel no encuentra resultados, lanza un cuadro de advertencia que nos informa de ello.
5 Puesto que sigue seleccionada la misma celda, podemos interpretar que sólo ésa contiene el valor especificado. Cierre el cuadro de diálogo pulsando en el botón Cerrar.
6 Tenga en cuenta que los valores que son resultados de fórmulas no se incluyen en la búsqueda y también que los valores que forman parte de dichas fórmulas sí que se incluyen. Por ejemplo, si usted busca el valor 5 y una celda contiene la fórmula C5+C3, se seleccionará dicha celda, puesto que la fórmula contiene el valor especificado. Ahora supongamos que el precio de coste de los marcadores no es de 0,55 euros, sino de 0,65. Para sustituirlo todas las veces que aparece, usaremos la función Reemplazar. Pulse nuevamente el botón Buscar y seleccionar del grupo de herramientas Modificar y elija la opción Reemplazar. (4)
Recuerde que las combinaciones de teclas que ejecutan las funciones Buscar y Reemplazar son Ctrl.+B y Ctrl.+L respectivamente.
7 Se abre otra vez el cuadro Buscar y reemplazar, mostrando ahora la ficha Reemplazar. Observe que el programa recuerda la última búsqueda efectuada. Seleccione el valor que aparece en el campo Buscar y sustitúyalo por el valor 0,55. (5)
8 Haga clic dentro del cuadro de texto Reemplazar con y escriba el valor 0,65.
9 Para buscar el valor todas las veces que aparece en nuestra hoja, pulse el botón Buscar todos.
10 En la parte inferior del cuadro puede ver que son cuatro las celdas que contienen este valor. Para sustituir un valor por otro todas las veces que aparece en nuestra hoja, pulse el botón Reemplazar todos. (6)
11 Compruebe en la hoja que la sustitución se ha llevado a cabo correctamente y que ha supuesto la modificación automática de los valores correspondientes a los precios de venta al público de los artículos. Pulse el botón Aceptar de la ventana informativa que indica que se han realizado cuatro reemplazos. (7)
12 Ahora pulse el botón Opciones del cuadro Buscar y reemplazar.
13 Se despliega así una lista de opciones de búsqueda avanzada que nos permitirá localizar valores o texto en celdas con formato. Al pulsar los botones Formato situados junto a los campos Buscar y Reemplazar, puede definir las opciones de formato de las celdas y elegir por qué otras desea sustituirlas. (8) Cierre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar pulsando el botón Cerrar.
De manera predeterminada, las búsquedas se realizarán en celdas sin ningún formato específico.
14 Para acabar este sencillo ejercicio, guarde los cambios pulsando sobre el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Trabajar con tablas
Introducción
Las tablas de Excel (antes llamadas listas) permiten administrar y analizar los datos contenidos en ellas de manera independiente del resto de datos que incluya la hoja de cálculo. Las tablas se pueden crear desde cero para después ir introduciendo valores y datos en ella, o bien se puede convertir un rango de celdas determinado en una tabla para que funcione independientemente.
Excel 2010 proporciona un gran número de diseños predeterminados de tabla que, tras su aplicación, pueden ser modificados por el usuario. Además, es posible añadir a la galería diseños personalizados.
Tras la creación de la tabla, proceso que se explica detalladamente en el primer ejercicio de este apartado, llega el momento de modificar su formato para que tenga el aspecto deseado. Para ello, Excel pone a disposición del usuario la ficha contextual Herramientas de tabla (que únicamente aparece cuando se encuentra seleccionada una tabla). Esta ficha incluye un gran número de comandos que permiten personalizar completamente la tabla, modificando su estilo, añadiéndole filas de encabezado y filas de totales, cambiando el diseño de las columnas y las filas, etc. Con todas estas acciones practicará también el alumno en este apartado.
En cualquier momento, cuando una tabla ya no cumple ninguna función específica en una hoja de cálculo, es posible convertirla en un rango de celdas normal e incluso eliminarla.
Las segmentaciones de datos disponen de su propia ficha de herramientas contextual, Herramientas de segmentación de datos.
Tras conocer el modo de filtrar datos en una tabla y de eliminar los posibles datos duplicados que pueda contener, se mostrará cómo trabajar con los informes de tablas dinámicas, notablemente mejorados en esta versión de Excel gracias a la incorporación de la nueva función Segmentación de datos, que crea una especie de tabla paralela a la tabla dinámica con botones que se pueden pulsar para filtrar los datos contenidos en la tabla. Además de la capacidad de filtrar con más rapidez, la segmentación de datos indica el estado actual del filtrado para facilitar el entendimiento de lo que pretende representar un informe de tabla dinámico.
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