Kitabı oku: «Manual de Excel 2010», sayfa 6
Lección 19. Crear listas personalizadas
Una lista está formada por una serie de palabras o cifras relacionadas entre sí y con un orden establecido entre ellas. Como se ha visto en el ejercicio anterior, al introducir sólo una de estas palabras en una celda, el programa la reconoce como parte de una lista y es capaz de continuar rellenándola. Las únicas listas de texto que Excel incluye desde su instalación son las constituidas por los días de la semana y los meses del año. Las listas personalizadas están relacionadas son las series numéricas. Estas series no están establecidas en ninguna parte, pero el programa las genera utilizando como constante la relación numérica entre las celdas seleccionadas. Para incorporar una nueva lista a las ya existentes, se puede escribir en el cuadro de texto destinado a este fin o importarla desde una hoja. De poco serviría esta herramienta si el usuario no pudiera añadir nuevas listas personalizadas para cubrir sus necesidades más frecuentes. No es necesario empezar por el primer término ni acabar por el último. A partir de la palabra introducida, la lista se repetirá circularmente las veces necesarias para rellenar todas las celdas.
1 En este ejercicio veremos cómo agregar una nueva lista personalizada a las ya existentes en Excel. Seguimos trabajando con nuestro libro Precios.xlsx. A modo de ejemplo, crearemos una lista personalizada con los nombres de varios artículos que le servirá para conocer el procedimiento que debe seguir y el potencial de esta interesante herramienta. Para empezar, accederemos al cuadro de opciones de Excel, desde el cual se crean las listas personalizadas. Haga clic en la pestaña Archivo y pulse en el comando Opciones. (1)
En la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel podemos configurar múltiples funciones del programa, adaptándolas a nuestras necesidades o preferencias según el tipo de trabajo que se esté realizando.
2 Haga clic en la categoría Avanzadas del cuadro Opciones de Excel.
3 Haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical hasta visualizar el apartado General y pulse el botón Modificar listas personalizadas. (2)
4 Se abre de este modo el cuadro Listas personalizadas que muestra las listas de los días de la semana y los meses del año, las únicas existentes por defecto en Excel. Puede crear nuevas listas introduciendo las entradas en el cuadro de la derecha o bien importarlas desde las celdas. En este caso, haga clic en el cuadro de texto Entradas de lista y escriba, a modo de ejemplo y como primer elemento de la lista, el término Marcador Stodler Azul.
5 Pulse la tecla Retorno para separar las entradas de lista y, como segunda entrada, escriba el término Marcador Stodler Rosa.
6 Pulse de nuevo la tecla Retorno, escriba el término Marcador Stodler Verde, pulse otra vez Retorno y, como último elemento de la lista, introduzca el término Marcador Stodler Amarillo.
RECUERDE
Para eliminar unalista personalizada, sólo tiene que seleccionarla y pulsar el botón Eliminar. Para modificarla, basta con que la seleccione e introduzca las nuevas entradas en el cuadro Entradas de listas.
7 Una vez creada la lista personalizada, pulse el botón Agregar y vea cómo se añade al apartado Listas personalizadas. (3)
8 Pulse el botón Aceptar para salir del cuadro Listas personalizadas y repita la operación en el cuadro Opciones de Excel.
9 Ahora comprobaremos que nuestra nueva lista funciona correctamente, pero antes introduciremos una nueva serie de referencias en la columna correspondiente. Haga clic en la celda A13 y escriba la combinación 220020.
10 Pulse en el controlador de relleno de esta celda y arrástrelo hasta la celda A16.
11 Haga clic en la etiqueta Opciones de autorrelleno y pulse en el botón de opción Serie de relleno. (4)
12 Ya tenemos la serie numérica correctamente completada. Vamos a por nuestra lista de productos. Haga clic en la celda B13 y escriba el término Marcador Stodler Azul.
13 Debe tener en cuenta que, para utilizar las listas personalizadas, no es necesario introducir el primer elemento de las mismas. Al insertar cualquier de ellos, Excel lo reconoce como parte de la lista y rellena automáticamente la serie de forma circular. Haga clic en el controlador de relleno de la celda y arrástrelo hasta la celda B16.
14 La serie se rellena correctamente. (5) De este modo, cuando tenga que crear un libro en el que varias referencias se repitan periódicamente, puede crear sus propias listas y evitará así tener que introducirlas manualmente. Pulse en cualquier celda libre para deseleccionar la lista y, para acabar, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Debe saber que una lista personalizada sólo puede contener texto o texto combinado con números. Para crear una lista personalizada que contenga únicamente números tendrá que crear primero una lista de números con formato de texto.
Lección 20. Copiar, cortar y pegar
Cuando se desea copiar una celda en otra contigua, el modo más fácil consiste en arrastrar su controlador de relleno hasta la celda de destino. Cuando la copia tiene como destino una celda situada en otro punto de la hoja, en otra hoja del libro o incluso en otro libro, no hay más remedio que utilizar los tradicionales comandos Copiar, Cortar y Pegar. Al pulsar uno de los dos primeros, la celda o rango seleccionado queda rodeado por una línea de puntos intermitente que indica que su contenido se halla en el Portapapeles. La celda podrá ser copiada repetidamente pulsando el botón Pegar, hasta que se borre del Portapapeles pulsando la tecla de Escape. Como veremos en este ejercicio, al ejecutar la función Pegar aparece una etiqueta inteligente llamada Opciones de pegado, que permite elegir el modo de realizar dicha opción y que ha sido mejorada en Excel 2010 con la inclusión de los iconos de vista previa dinámica. Si se utiliza la función Copiar, la celda modelo queda inalterada y las fórmulas que contiene se adaptan a la nueva posición, modificando sus referencias. En cambio, la función Cortar elimina la celda original, pero deja exactamente igual las fórmulas en la celda de destino.
RECUERDE
También puede mover o copiar celdas utilizando la técnica de arrastre. Para copiar celdas mediante el arrastre, mantenga pulsada la tecla Control mientras coloca el puntero sobre el borde de la selección. Cuando éste se transforme en un puntero de copia, arrastre la celda o rango de celdas hasta la nueva ubicación.
1 En este ejercicio utilizaremos las funciones Copiar, Cortar y Pegar para seguir completando nuestro libro Precios.xlsx. Para empezar, seleccione la celda B4.
2 Haga clic en la pestaña Inicio y pulse sobre el icono Copiar, que muestra dos hojas en el grupo de herramientas Portapapeles. (1)
3 La celda copiada queda remarcada por un recuadro de puntos intermitentes a la vez que su contenido queda almacenado en el Portapapeles de Office, listo para ser pegado en cualquier otra ubicación. Haga clic en la celda B5 y pulse el icono Pegar, en el mismo grupo de herramientas. (2)
4 El contenido de la celda de origen se pega en la destino, a la vez que aparece la etiqueta inteligente Opciones de pegado. Pulse sobre ella para ver su contenido.
5 Como novedad en Excel 2010, esta etiqueta inteligente nos ofrece una vista previa dinámica de las diferentes opciones de pegado de que dispone el programa. Con sólo situar el puntero del ratón sobre esas opciones, podrá ver los resultados antes de pegar definitivamente los datos. Como veremos más adelante en el ejercicio, esta etiqueta resulta especialmente útil cuando las celdas que se van a pegar contienen fórmulas o han sido formateadas. Como no es el caso, oculte el contenido de la etiqueta pulsando la tecla Escape.
6 Tenga en cuenta la pulsación de la tecla Escape también elimina el contenido del Portapapeles. Para editar el contenido de la celda pegada, haga doble clic sobre la palabra Fina en la Barra de fórmulas, escriba la palabra Normal (3) y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio.
7 Ahora comprobaremos que el contenido del Portapapeles puede ser pegado repetidas veces. Seleccione la celda B5 y, para copiar su contenido, pulse esta vez la combinación de teclas Ctrl.+C.
8 Haga clic en la celda B6, pulse la combinación de teclas Ctrl.+V para pegar en ella el contenido del Portapapeles y repita la operación en la celda B7. (4)
9 Mientras el Portapapeles tenga contenido, el icono de la herramienta Pegar se mostrará activo. Haga clic en la tecla Escape para borrar el contenido del Portapapeles y vea cómo dicho icono se desactiva. (5)
10 Para editar el contenido de la celda seleccionada, haga doble clic sobre la palabra Azul en la Barra de fórmulas, escriba la palabra Negro y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada.
11 Cambie del mismo modo las palabras Azul y Normal de la celda B6 por las palabras Negro y Fina y confirme el cambio pulsando la tecla Retorno. (6)
Si no desea que aparezca la etiqueta inteligente Opciones de pegado, desactívela en la sección Cortar, Copiar y Pegar de la categoría Avanzadas del cuadro de opciones de Excel.
12 La función Cortar se utiliza cuando el contenido de las celdas se desea borrar para pegarlo en otras distintas. Para cortar el contenido de una celda puede utilizar el icono Cortar, representado por unas tijeras en el grupo de herramientas Portapapeles, la opción Cortar de su menú contextual o la combinación de teclas Ctrl.+X. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la celda seleccionada y, de su menú contextual, elija la opción Cortar. (7)
13 Nuevamente la celda queda remarcada. Haga clic en la celda B8 y pulse el icono Pegar. (8)
Si pega el contenido de celdas en otras que también tienen contenido, tenga en cuenta que Excel sustituirá unos datos por otros.
14 Puede ver la diferencia entre la opción Copiar y la opción Cortar. En el segundo caso, el contenido de la celda de origen desaparece y se pega en la celda de destino, (9) mientras que en el primero, ese contenido permanece en la celda de origen. Deshaga esta última acción pulsando la combinación de teclas Ctrl.+Z.
Según el tipo de documento que se esté creando con Excel, puede resultar más práctico utilizar el relleno de series que las funciones de copia, corte y pegado. A medida que vaya trabajando con el programa, verá qué opciones se ajustan más a sus necesidades en cada momento.
15 Ahora veremos cómo actúa la función Copiar en el caso de las fórmulas. Seleccione la celda D4, que contiene una fórmula. (Compruébelo en la Barra de fórmulas).
16 Pulse el icono Copiar del grupo de herramientas Portapapeles, haga clic en la celda D5 y pulse el icono Pegar.
17 Observe de nuevo la Barra de fórmulas. En la celda de origen, la fórmula mostraba la celda C4 mientras que al pegarla en la celda de destino, ésta se ha actualizado para mostrar la referencia adecuada, C5. Haga clic en la etiqueta inteligente Opciones de pegado y pulse sobre el primer icono del apartado Pegar valores, correspondiente a la opción Valores. (10)
18 Como puede comprobar mirando nuevamente en la Barra de fórmulas, ahora se ha pegado únicamente el valor de la celda de origen y no su fórmula. Como no es lo que nos interesa en este caso, pulse nuevamente en la etiqueta inteligente y haga clic en el segundo icono del grupo Pegar, correspondiente a la opción Fórmulas. (11)
19 Comprobaremos ahora que la función de autorrelleno de celdas, con la que practicamos en el ejercicio anterior, también funciona cuando se trabaja con fórmulas. Haga clic en el controlador de relleno de la celda seleccionada y arrástrelo hasta la celda D7. (12)
20 Seleccione esta última celda y compruebe en la Barra de fórmulas que la fórmula se ha actualizado correctamente. (13)
21 Para completar este ejercicio, rellenaremos también las celdas correspondientes a los precios de venta al público con IVA de los cuatro primeros productos usando para ello las funciones Copiar y Pegar. Seleccione la celda E4 y pulse la combinación de teclas Ctrl.+C para copiar su contenido en el Portapapeles.
22 Pegaremos ese contenido en las celdas E5, E6 y E7 en dos únicos pasos. Seleccione la celda E5, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic en la celda E7 para seleccionar ese rango. (14)
23 Haga clic sobre la selección con el botón derecho del ratón y sitúe el puntero del ratón sobre el primer icono del apartado Opciones de pegado, correspondiente a la opción Pegar.
24 Puede comprobar que la nueva vista previa dinámica de pegado nos permite obtener una vista previa de los datos que se pegarán desde el Portapapeles antes de proceder definitivamente con la operación. (15) Pulse sobre ese icono para pegar la fórmula.
25 Seleccione la celda E7 y compruebe en la Barra de fórmulas que la fórmula se ha actualizado correctamente. (16)
26 Seleccione cualquier celda libre, pulse la tecla Escape para borrar el contenido del Portapapeles y acabe el ejercicio pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido para almacenar los cambios realizados en el libro Precios.xlsx. (17)
Lección 21. El Portapapeles de Office
El Portapapeles es un espacio de Office en el que se pueden almacenar hasta 24 elementos copiados por el usuario. Cada vez que se copia un elemento, ya sea un fragmento de texto o una celda, éste permanece en el Portapapeles a la espera de que el usuario lo pegue donde más le convenga. Cuando el Portapapeles tiene varios elementos almacenados, permite elegir el que se desea pegar. En un principio, si usted ha realizado la copia de varios elementos y luego realiza la acción de Pegar, el equipo pegará el último elemento pegado aunque puede mostrar en pantalla el contenido del Portapapeles por si desea pegar otro elemento. El Portapapeles puede vaciarse directamente desde el propio Portapapeles o cerrando todas las aplicaciones de Office.
1 En este ejercicio practicaremos con el Portapapeles de Office, el lugar en el que se almacenan temporalmente los elementos copiados o cortados. Para abrirlo, pulse en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo de herramientas Portapapeles, en la ficha Inicio. (1)
2 El panel de tareas Portapapeles se abre a la izquierda de la interfaz de Excel. Copiaremos un par de celdas del libro que estamos creando, Precios.xlsx. Seleccione, por ejemplo, la celda B4 y pulse el icono Copiar del grupo de herramientas Portapapeles. (2)
3 Haga clic sobre la celda B5 y cópiela también en el Portapapeles pulsando esta vez la combinación de teclas Ctrl.+C.
4 Puede ver que el contenido de las dos celdas se muestra en el Portapapeles, a la vez que una etiqueta emergente aparece durante unos segundos cerca de la Barra de tareas cuando se copian elementos. (3) Además, si no tiene la Barra de tareas oculta, podrá ver que el icono del Portapapeles se ha añadido al área de notificación de dicha barra, en el extremo derecho de la misma. (4) Como ve, puede pegar todo el contenido del Portapapeles pulsando el botón Pegar todo o bien sólo uno de los elementos pulsando sobre él. Haga clic en la celda B8 y pulse sobre el primer elemento del Portapapeles para pegarlo. (5)
Los elementos copiados permanecerán en el Portapapeles de Office hasta que cierre los programas de Office o hasta que los borre manualmente.
5 El botón de punta de flecha que aparece al situar el puntero sobre los elementos del Portapapeles incluye también las opciones que permiten pegarlo o eliminarlo. Haga doble clic sobre la palabra Azul en la Barra de fórmulas, escriba la palabra Rojo y pulse la tecla Retorno para confirmar el cambio.
6 Ahora pegaremos el segundo elemento del Portapapeles en la celda seleccionada. Sitúe el puntero del ratón sobre ese elemento y, cuando aparezca el botón de punta de flecha, púlselo y elija la opción Pegar. (6)
7 Editemos también este contenido. Haga doble clic sobre el término Azul en la Barra de fórmulas, escriba la palabra Rojo y pulse Retorno para confirmar el cambio.
8 Por último, para pegar los dos elementos copiados en las celdas siguientes, pulse el botón Pegar todo del panel Portapapeles. (7)
Al añadir elementos al Portapapeles de Office, la entrada más reciente se sitúa en primer lugar. Además, cada elemento muestra el icono del programa de origen (en este caso, el de Excel).
9 Siguiendo las indicaciones de los pasos anteriores, cambie los colores de los productos pegados en estas dos celdas por Verde.
10 Borre ahora el contenido del Portapapeles pulsando el botón Borrar todo. (8)
11 Pulse el botón Opciones situado al pie del Portapapeles.
12 Existen cinco opciones que pueden activarse o desactivarse en función de las preferencias de cada usuario. Para que el panel se abra automáticamente cada vez que se copien elementos, active la primera opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office. (9)
Por defecto, las dos últimas opciones del Portapapeles están activadas. Desactívelas si no desea ver información sobre este elemento en la Barra de tareas.
13 Al activar esta opción, se marca por defecto la siguiente, Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl.+C dos veces. La opción Recopilar sin mostrar en el Portapapeles de Office, por su parte, hace que los elementos se copien automáticamente en el Portapapeles de Office sin mostrar su panel de tareas y las opciones Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas y Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar, activadas por defecto, muestran en la Barra de tareas, como hemos visto, el icono del Portapapeles y el mensaje de los elementos reunidos al copiar. Cierre el menú de opciones pulsando dentro del Portapapeles.
14 Comprobaremos ahora que el panel se abre automáticamente al copiar dos elementos usando la combinación de teclas Ctrl.+C. Cierre el Portapapeles pulsando el botón de aspa de su cabecera. (10)
15 Vamos a copiar dos rangos de celdas. Haga clic en la celda C4 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse sobre la celda C7.
16 Para copiar el contenido de estas celdas, pulse la combinación de teclas Ctrl.+C. (11)
17 Seguidamente, pulse en la celda D4 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, pulse en la celda D7.
18 Copie también esta selección pulsando la combinación de teclas Ctrl.+C y compruebe que, efectivamente, se abre de manera automática el panel Portapapeles.
19 Para acabar este ejercicio, pegaremos los elementos copiados en el Portapapeles. Haga clic en la celda C8 y pulse sobre el primer elemento del Portapapeles, el que muestra cuatro veces el valor 0,20. (12)
20 Sitúese en la celda D8 y pulse sobre el segundo elemento, que muestra cuatro veces el valor 0,32.
RECUERDE
Puede copiar elementos de todos los programas de Office en el Portapapeles de la suite. En este panel, se mostrará una parte del texto copiado o una miniatura en el caso de las imágenes.
21 Borre el contenido del Portapapeles pulsando el botón Borrar todo y ciérrelo pulsando el botón de aspa de su cabecera.
22 Debe tener en cuenta que el Portapapeles de Office no admite el comando Pegado especial, por lo que las celdas que contenían fórmulas no se han pegado como tales, sino que sólo se ha pegado el valor que mostraban en la celda. Puede comprobarlo mirando en la Barra de fórmulas. Para corregir este error, seleccione la celda D7, pulse en el controlador de relleno que aparece en su esquina inferior derecha y arrástrelo hasta la celda D11 para crear la serie correcta. (13)
23 Ahora sí. Seleccione la celda D11 y compruebe que en la Barra de fórmulas se muestra la fórmula correcta. (14)
24 Para acabar este ejercicio, guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.
